Control de costos en la restauración (página 2)

Para saber que menú debemos o podemos ofrecer es necesario estar claros en el tipo de local que queremos abrir, la ubicación y el equipo con el cual contamos. El menú de una fuente de sodas difiere considerablemente de aquél de un restaurante de mariscos que esté junto al mar. Igualmente el menú apropiado para un salón de té en donde se sirve a las señoras que están de compras no es adecuado para el comedor de un fabrica o para el que esté al lado de la carretera, en el cual se pretende dar servicio a hombres que están desempeñando un duro trabajo físico y su comida debe ser mas sustanciosa.

En un restaurante pequeño, idear un menú puede ser un proceso relativamente sencillo muchos de ellos se especializan en dos o tres platillos regulares (en Venezuela se llama menú ejecutivo y cuenta contresplatos: Sopa, platoprincipalypostre). Otrosrestaurantesfun- dan su reputación en un solo platillo del cual hacen su especialidad. Sin embargo, lo ideal es un menú sencillo pero bien surtido.

Cómo diseñar un menú:

Cuando el menú significa la carta del día donde se relacionan las comidas, postres y bebidas su apariencia en sí es el primer punto a considerar recordemos que este constituye la bienvenida para el cliente al restaurante. El menú le informa de los platillos disponibles, la manera en que se preparan y el costo. Se planea con el propósito de vender la comida, de conformar la atmósfera y de darle publicidad al restaurante. Puede ser de mucha ayuda para satisfacer al cliente y darle reputación al establecimiento. Debe ser sencillo, de buen tamaño, fácil de leer y entender, atractiva y apropiada.

Tanto para restaurantes pequeños como grandes, un menú con un numero limitado de platillos, la mayoría de los cuales se pue- den servir frecuentemente, resulta ideal pues solo debemos te- ner a la mano una variedad de comida relativamente pequeña. La comida se consume rápidamente, y existen pocas probabilidades de que se eche a perder. Las sobras se pueden mantener en un mínimo porque es posible controlar la producción con cuidado.

Un menú con un limitado número de platillos reduce la cantidad de empleados que se necesitan en la cocina y en la despensa. Asimismo, los cocineros podrán concentrarse en la preparación, condimentación y presentación de unos cuantos platillos, realizándolos excepcionalmente suculentos y agradables a la clientela y el cliente se tarda menos tiempo en seleccionar, los meseros pueden realizar un servicio mas rápido y eficaz ocupándose de un mayor número de clientes.

El menú debe ser elaborado por el cocinero, quien es la perso- na mas adecuada y que sabe como facilitar la preparación de los platillos.

• Cómo controlar los costos de la comida

Este es un punto importante que debemos conocer, a fin de evitar las compras excesivas y la perdida de material o comida sin necesidad de ello.

Debemos conocer el rendimiento aproximado de cada comida para saber el costo aproximado de cada platillo en el menú, recuerde que en los costos debe estar incluido todo, desde el alquiler del local, pasando por el costo de los servicios públicos hasta los beneficios laborales de los empleados. Si usted vende un pan, del precio al publico de este pan usted debe saber hasta el gas que utiliza para cocerlo, aunque parezca exagerado, muchos negocios que prometían ser exitosos cerraron por que no se calcularon adecuadamente los costos.

Con práctica usted será capaz de llevar y recordar estas cifras. Sin embargo, es una buena idea ordenar un archivo donde se tabule tal información. Se puede utilizar una tarjeta por separado para cada platillo y ordenarlas alfabéticamente bajo la clasificación correcta.

Para un buen resultado en el control del los costos se debe estandarizar recetas y porciones. De esta manera el rendimiento será el mismo cada vez que se prepare la receta, y las ventas, basadasenunciertonúmerodeporcionesdeuntamañodefinido, podrán calcularse con un cierto grado de exactitud.

Lleve un archivo de las recetas. Registrar el costo cada receta y del costo de las porciones junto con los precios de venta y la fecha en que se hicieron los cálculos es una valiosa información que puede apuntarse al reverso de cada fórmula, es ésta una forma muy sencilla de sistematización; se puede desarrollar de manera que incluya toda la información que el administrador del restaurante considere esencial.

El método general utilizado para calcular los precios de venta es muy sencillo. Si el restaurante opera sobre un costo de comida del 40 por ciento, esto significa que el costo total de la comida comprada por el restaurante es equivalente al 40 por ciento de las ventas. Para mantener un costo del 40 por ciento, el precio de venta de un platillo odeunacomidadeberáserdeaproximadamente 2 1/2 veces el costo de la comida. Si el restaurante opera sobre un costo del 50 por ciento, el precio de venta deberá ser del doble del costo. El porcentaje del costo de la comida cambia en los distintos restaurantes, según el menú y el tipo de servicio que ofrecen; en los restaurantes de lujo el porcentaje de costos de comida es más bajo que en los lugares que venden su comida a precios moderados.

• Abasteciendo la despensa

El gasto más fuerte del restaurante esta representado por los productos alimenticios que compra, es decir, del 35 al 50 por ciento de los ingresos, recordemos que no podemos ser mezquinos en cuanto a esto pues es esta mercancía la que mantiene el negocio.

Como primera regla debemos comprar cuidadosa e inteligentemente. Sinosesposible, debemoscomprarporpeso. Los términos «caja», y «bolsa» no garantizan el rendimiento de artículos tales como los tomates o la lechuga, los cuales pueden empacarse holgadamente, o en aquellas variedades con gran cantidad de follaje inservible, como la coliflor.

Las frutas cítricas, los tomates, melones y lechuga deben comprarse por cantidad y/o tamaño. Aun así, deberán incluirse los pesos mínimos en las especificaciones.

Compre alimentos clasificados y de buena calidad, aunque la clasificación indica la calidad en el momento en que se clasificaron los alimentos y no la condición de éstos durante la venta, que en el caso de mercancía de fácil descomposición pudo haberse alterado considerablemente. No siempre es posible comprar mercancía clasificada en el caso de verduras y frutas frescas, bajo estas circunstancias el comprador tendrá que depender de su propio buen juicio y experiencia, por eso es importante que la persona encargada de la compra cuente con el conocimiento para reconocer cuando el producto está fresco y en buenas condiciones y cuando no.

Estudie el rendimiento neto que obtenga de la unidad de compra (bolsa, kilogramo, caja, rebanada o lata). Compare los rendimientos de las distintas mercancías clasificadas. Frecuentemente encontrará que la mejor clasificación proporciona el mayor rendimiento y que el artículo más caro con base en la unidad de compra resulta el más económico desde el punto de vista del costo por ración.

La mercancía, debe ser revisada por una persona competente. La revisión deberá consistir en examinar la calidad, tamaño, cantidad y peso de los alimentos. Se deberá notificar inmediatamente al vendedor acerca de cualquier producto que no cumpla los requisitos especificados por el comprador.

Puede comprar la comida en almacenes de mayoreo, con fabricantes, agricultores o productores locales, asociaciones cooperativas, mercados municipales y tiendas de menudeo, evitando así el sobreprecio de los intermediarios.

Los productos perecederos deben estar situados en una zona de trabajo independiente de la de almacenamiento, prepara- ción y cocción.

• Procedimientos aplicables a toda preparación de comida

1.- Utilice recetas para todos los platillos y siga estas recetas cuidadosamente. Las buenas recetas, estandarizadas resultan apropiadas para diferentes tipos de servicio, se pueden tomar de muchas fuentes. Utilice tales recetas como base para formar un archivo de recetas; desarrolle otras que tal vez se puedan convertir en la «especialidad de la casa».

2.- En el caso de comidas que deban prepararse antes de ser cocinadas, trate de terminar tal preparación en el momento preciso de comenzar el cocimiento.

3.- No deje que la comida que se eche a perder fácilmente se mantenga a temperatura ambiente. Manténgala a bajas temperaturas hasta el momento de usarla.

4.- Termine el cocimiento justo antes de servir la comida, tomando en cuenta el tiempo que se necesitará para trinchar la carne.

5. – Cocinar en pequeñas cantidades tan frecuentemente como lo requiera el servicio. La comida que se deja reposar mucho tiempo después de ser cocinada pierde mucho de su buen sabor y valor nutritivo.

6.- El tiempo aproximado de cocimiento viene indicado en la mayoría de las recetas y en los cuadros de información que se incluyen en el apéndice.

7.- Pruebe cada platillo antes de servirlo, verifique la sal y la sazón. Tal vez sea necesario cambiar la consistencia o sazonar un poco más. Es preferible esto a exponerse a que el cliente devuelva el pedido por soso, o por muy salado.

8.- Revise la apariencia de la comida para asegurarse de que tenga un aspecto apetecible y delicioso. Recuerde que comemos primero con la vista, luego con el olor, si se ve bien, y huele bien, lo más probable es que sepa muy bien.

9 – Las ideas más importantes de la cocina moderna son el poder de controlar las temperaturas, el tiempo de cocimiento y la cantidad de líquido (cuando éste es necesario). Aproveche esta experiencia de la cocina de años.

• lleve un registro

En algunos restaurantes sus dueños o administradores emplean un contador público especializado en contaduría de restaurantes (independientes) en lugar de llevar los registros ellos mismos, es más viable y le permite centrar su atención en otras cosas importantes de funcionamiento.

Pero además de esto usted debe hacer un registro diario, en las formas que le proporcione el contador, de renglones tales como: el balance de la caja registradora, el dinero en efectivo, los depósitos a los bancos, los pagos que se han hecho en efectivo y los cheques que se han emitido, para eso lo ideal seria tener un asistente administrativo que sepa contabilidad. Esta información debe enviarse al contador una vez por semana o mensualmente para que él preparare los registros y estados de cuenta.

Generalmente el costo de un servicio de esta índole es razonable. Cada negocio utilizará el sistema prescrito por un contador competente.

Los registros diarios de cualquier restaurante reflejan las actividades financieras cotidianas del negocio, tales como el dinero recibido por las ventas y otras fuentes, los pagos hechos por concepto de comida y otros gastos, los pagos de préstamos y la compra de equipo. Actualmente se utilizan muchos sistemas que proporcionan los mismos resultados y pueden variarse según las necesidades de cada restaurante.

También debellevarunregistroinventariodemercancía, paraque no se encuentre con que le falta algún ingrediente importante para la confección de un platillo.

Imagine el corre-corre si este platillo es además la especialidad de la casa y que será exigido por gran cantidad de clientes que viene a su restaurante solo para comerlo.

• Invierta en publicidad

O lo que es lo mismo, anuncie sus aciertos, la idea de gastar dinero en promoción tal vez no le llame mucho la atención, sobre todo cuando se comienza en el negocio con un capital limitado. Sin embargo, tal vez este sea el momento en que el dinero gastado de dicha manera le traerá los mejores resultados, porque se estará promocionando, y dando a conocer lo que usted esta ofreciendo, más si el negocio lo compró ya establecido y necesita captar nueva clientela.

Prevea el presupuesto para esta publicidad desde el inicio. Aun cuando una de las maneras más efectivas de anunciar un restaurante es por medio de las recomendaciones verbales de sus clientes, no puede depender nuestro negocio de este medio antes de que haya sido debidamente consagrado. Destine un porcentaje del presupuesto inicial para hacerse publicidad. Determine con tiempo la cantidad del presupuesto que será usada en la publicidad. Tal vez fuertes gastos publicitarios produzcan ingresos considerables, para muchos exitosos dueños de restaurantes una constante afluencia de clientes regulares y la publicidad verbal es importante para alcanzar el éxito, pero no esta mal darse una ayudadita, con alguien que nos pueda asesorar y que conozca de mercadeo. Averigüe cuánto gastan otros restaurantes en publicidad, no es desleal investigar, muchas veces podemos sacar provecho de la experiencia de quienes tienen mas tiempo en el negocio de los restaurantes.

En el negocio de los restaurantes o de la Restauración se habla de las «siete P»: producto, precio, promoción, lugar, proceso, evidencia física y protagonistas, que son consecuencia del carácter imperceptible, plural, fugaz y simultáneo que caracteriza a laactividad. Sóloelcultivodetodasellasgarantizarálaexistencia de una clientela fiel y unos beneficios constantes, seguidos de un gran éxito.

Entrelabibliografíaconsultadayquepuederevisarseencontramos una que resulta muy interesante, la misma corresponde al trabajo de uno de los Diplomados de Dirección de Restaurantes que se imparte en la Escuela de Altos Estudios de Hotelería y Turismo; dicho sea de paso, la tesina, cuyo propósito fundamental era: "Analizar los problemas existentes en el área de restauración con el objetivo de erradicarlos" , estaba muy bien estructurada y su contenido refleja como los autores habían interiorizado en el tema.

Pero entre los aspectos que nos llamó la atención y que se ajusta muy bien con los temas tratados en los dos primeros capítulos del libro, fue la definición de producto; la cual se describe a continuación:

Loqueeshoy, el restaurante El Sitio, esunadelasinstalacionesque más cambio ha sufrido desde su inauguración. Comenzó como un restaurante de comida italiana para un segmento medio alto por sus precios y oferta especializada de alta cocina, estos precios y esa oferta limitó desde el comienzo los ingresos esperados, por lo que se cambió la oferta a comida internacional.

Estodiolugaraqueelrestauranteperdieraelnombreconquehabía salidoalmercado(Pizzería La Belle) ysecomenzóallamarrestaurante LaMarina.Selogróunaumentoenlasventasporconceptodeturistas libresyseempezóarecibirturismodepaqueteemitidopordiferentes agencias de viajes. A comienzos del 2001, se decide cambiar la oferta por una destinada a un segmento alto, con cambios de horarios y se lanzó con el nombre que hoy mantiene, es decir, restaurante El Sitio. Esta nueva oferta tampoco dio los resultados esperados y se comenzó a operar el restaurante en horario regular con una oferta de comida internacional a través de tables y menú predeterminados para un segmento más bien bajo. Poco a poco, el restaurante ha mantenido niveles estables de venta y goza de reputación entre los representantes de varias firmas de la ciudad, hombres de negocios, los cuales utilizan confrecuencia el local para representaciones, almuerzos de negocios y cenas de atención a sus clientes.

Los elementos antes expuestos son suficientes para demostrar que el diseño del producto no se realizó correctamente, se efectuaron cambios poco afortunados y según sus directivos finalmente han logrado estabilizar el producto. Concluimos este ejemplo con las palabras de un locutor de un programa televisivo: Saque usted sus propias conclusiones.

Otro ejemplo poco afortunado es el de un hermoso restaurante construido y equipado en un cayo de nuestro archipiélago a un costo, según se pudo conocer extraoficialmente de un millón de dólares.

Podrá usted imaginar la calidad del producto final, a ese costo, indudablemente sería una excelencia. Además, el lugar que estaba en pleno desarrollo turístico, comenzando a recibir un gran número de turistas internacionales amantes de la naturaleza y fundamentalmente del sol y playa, ambas con calidades excepcionales.

Todo hasta ahí parecía muy bien y auguraba un exitoso destino al majestuoso restaurante, pero y siempre hay un pero cuando no hacemos las cosas adecuadamente los deseos van por encima de la razón, los inversionistas parecen no haberse percatado, tal vez por la euforia en la cantidad de turistas que estaban llegando al cayo, pensaron resarcir la inversión en poco tiempo, o quizás por desconocimiento que los hoteles ya estaban construido en el lu- gar, adoptaron modalidad de comercialización "Todo incluido ".

Pero esta conclusión llegó más rápido cuando al cabo de un corto tiempo, el hermoso restaurante sólo registraba pérdida en sus operaciones. Realizaron tantas acciones como pudieron con el propósito de elevar las ventas, pero no lo consiguieron y aquella bella instalación, hasta donde se pudo conocer, más tarde, terminó como sala de juegos, en algunos de sus amplios salones, como dirían los orientales, "vea".

Esto nos puede llevar, entre otras, a la siguiente reflexión: El entusiasmo puede ser un factor decisivo para acometer una tarea pero el resultado sólo será exitoso cuando previamente hemos analizado a cabalidad lo que nos proponemos hacer.

El Costo

Importancia.

Clasificación. Sistemas de Costo. Costos fijos y variables

Presentación del Tema

Este capitulo constituye uno de los fundamentales del libro, es la base para la mejor comprensión de algunos de los res- tantes. Se brindan distintas definiciones de costo, según el punto de vista de diferentes autores nacionales e internacio- nales, así como la clasificación de los costos según los crite- rios y los sistemas de costos existentes. Particulariza, por su importancia, en los costos fijos y variables, dado que a partir de ellos se pueden conocer aspectos que se verán el siguien- te capítulo.

Objetivos de aprendizaje

Los estudiantes deben entender y aplicar la definición de costo y su importancia.

Conocer como se clasifican los costos y aplicar a casos concretos.

Conocer los diferentes sistemas de costo. Señalar cual resulta el más útil para la gastronomía.

Entender la importancia de los costos fijos y los costos variables.

Contenido del Capítulo

• Concepto general de costos. Objetivos de la determinación de costos

• Clasificación de los Gastos en Restaurantes.

• Clasificación de los costos

• Sistemas de costos

• Separación en costos fijos y variables

• Decálogo de los Costos 6

Lacontabilidadpatrimonialtienedosobjetivosfundamentales: informar acerca de la situación del ente (Balance) y evaluar los cambios que se producen en el capital como resultado de las actividades (Estado de Resultados). Los informes relativos al costo afectan a ambos, ya que el costo de los productos no vendidos se refleja en el primero y el de los vendidos en el segundo. Por tanto el sistema de contabilidad de costos no es independiente de las cuentas patrimoniales.

La contabilidad de costos es una rama de la contabilidad gen- eral que sintetiza y registra los costos de una empresa, con el fin de que puedan medirse, controlarse e interpretarse los resultados de cada uno de ellos, a través de la obtención de costos unitarios y totales en progresivos grados de análisis y correlación.

La contabilidad de costos se ocupa de la clasificación, acu- mulación, control y asignación de costos. Los costos pueden acumularse por cuentas, trabajos, procesos, productos u otros segmentos del negocio.

Los costos sirven, en general, para tres propósitos:

• Proporcionar informes relativos a costos para medir la utilidad y eva- luar el inventario (estado de resultados y balance general).

• Ofrecer información para el control administrativo de las operaciones y actividades de la empresa (informes de control).

• Proporcionar información a la administración para fundamentar la planeación y la toma de decisiones (análisis y estudios especiales).

6Jesús Felipe Gallego. Op. cit. P. 432

El sistema formal de la contabilidad de costos generalmente ofrece información de costos e informes para la realización de los dos primeros objetivos. Sin embargo, para los fines de planeación y toma de decisiones de la administración, esta in- formación generalmente debe reclasificarse, reorganizarse y complementarse con otros informes económicos y comercia- les pertinentes tomados de fuentes ajenas al sistema normal de contabilidad de costos.

Las características de la contabilidad de costos son las siguien- tes:

• Registra los hechos ocurridos en diferentes períodos.

• Es analítica, pues permite indagar en las causas de las desviaciones.

• Los movimientos de las cuentas son en unidades monetarias.

• Sólo registra operaciones internas.

• Refleja la unión de una serie de elementos: materia prima, mano de obra directa y empleo de activos.

• Determina el costo de los materiales usados por las distintas áreas, el costo de la mercadería vendida y el de las existencias.

• Sus períodos de análisis pueden ser diarios, mensuales y anuales

• Su idea implícita es la minimización de los costos.

Al igual que la contabilidad general se basa en la partida doble. Es una parte de la contabilidad general que exige ser analizada con mayor detalle que el resto. Si bien puede prescindirse de la base contable para establecer costos, no es recomendable por las deficiencias, errores y omisiones que pueden originarse.

• Concepto general de costos. Objetivos de la determi- nación de costos

Los costos representan una porción o parte del precio de adquisición de los artículos, propiedades o servicios, los cuales quedan diferidos dentro de ellos, o se hacen presentes sólo en el momento de su realización o venta. Esto es, se denomina costo, al valor de los recursos económicos utilizados para la producción de bienes o a la prestación de servicios, el costo es un recurso que se sacrifica o al que se renuncia para alcan- zar un objetivo específico.

Esta definición de costo, sintetiza los conceptos tomados de:

Costo: Recursos sacrificados operdidosparaalcanzar unobjetivo. Char- les T. Horgren y George Foster, pág. 23 del libro ¨ Contabilidad de Costos. Un Enfoque Gerencial¨ Costo: El valor del sacrificio hecho para adquirir bienes o servicios. To- mado del libro Contabilidad de Costos. Selección de Temas. Tomo I, pág 34.

Costo: Expresión monetaria de los recursos empleados enel proceso de producción de las empresas. Miguel A. Benitez y María Victoria Miranda Dearribas, pág. 156 del libro ¨Contabilidad y Finanzas para la Formación Económica de los Cuadros de Dirección¨.

Costo: Sacrificio quedeberealizarse paraobteneracambioundetermi- nado artículo o servicio. Jesús Felipe Gallego. Gestión de Hoteles. Una nueva visión. Capítulo 13. p. 427.

Costo: Es la medida y valoración del consumo realizado o previsto por la aplicación racional de los factores para la obtención de un producto o servicio, siendo en cualquier caso, la magnitud para valorar el resultado interno de la empresa. Procedimientos Generales de Contabilidad.

Por otra parte, los gastos se constituyen erogaciones o desem- bolsos de dinero que se aplican en un período en particular y que no forman parte del costo. Representan más que nada pérdidas necesarias para el desarrollo del negocio. Los gastos vienen a ser el valor de los recursos económicos desti- nados a la comercialización de los productos o servicios y a la administración y financiación de la empresa, sin que los mis- mos formen parte directa de dichos productos o servicios.

Según Gallego , el gasto es la adquisición de bienes y/o servi- cios destinados a la obtención de productos y/o servicios para 7Jesús Felipe Gallego. Op. cit. P. 427

el consumo. El costo se produce cuando incorporamos el gasto al proceso de producción a medida que los productos y/o ser- vicios adquiridos se utilizan en la fabricación. Es decir, cuando se realiza una compra a un proveedor, estamos generando un gasto; cuando a través de ese producto realizamos una venta en el establecimiento, se genera un costo.

En la práctica y particularmente en las empresas dedicadas a la prestación de servicios, resulta difícil en muchas ocasiones clasificar algunos recursos consumidos como costos o gastos.

Michel Rochat8, refiriéndose específicamente a la restaura- ción, considera que: ¨ El costo de las mercancías corresponde a todos los gastos en mercancías que se utilizan para la preparación de un plato ¨.

Según las definiciones de José Francisco Cuevas9 y que refle- jan perfectamente el contenido del costo y el gasto de una instalación gastronómica, se tiene que:

Costos son todas aquellas ¨ salidas ¨ de mercancías, que en su momen- to fueron compradas con la intención de procesarse y/o venderse. Los costos están compuestos por ventas (a precio de compra), promociones, mermas y fugas. En el caso de los restaurantes el costo se integra con el valor de los ingredientes utilizados en la elaboración de un platillo obebi- da: como: cárnicos, lácteos, licores, para poder vender ciertos productos.

Gastos son todos aquellos pagos que tiene que llevar a cabo cualquier persona o empresa para poder operar. Ejemplos de gastos son: pagos de luz, teléfono, gas, salarios, impuestos sobre la fuerza de trabajo, man- tenimientos, etc.

• Clasificación de los Gastos en Restaurantes.

Gastos de Administración: son todos aquellos egresos rela- cionados con la gente que dirige y opera un restaurante. Los 8Michel Rochat. Op. cit. p. 215

9Francisco Cuevas, José, Op. cit., p.

rubros que lo integran son: salarios, vacaciones, impuestos y otras prestaciones.

Gastos de Venta: en el caso de los restaurantes son aquellos egresos que se efectúan para tratar de incrementar las ventas. Por ejemplo: publicidad, promociones, comisiones sobre ven- tas, gasto de distribución a domicilio, anuncios, etcétera.

Gastos de Operación: son todos aquellos que se deben re- alizar para poder mantener las instalaciones administrativas y operativas en perfecto estado, por ejemplo: renta o depre- ciación del inmueble, mantenimiento preventivo, consumos de luz, agua, teléfono y gas, vigilancia, recolección de basura, asesorías, etcétera.

Otros Gastos: Comedor obrero, uniformes, etcétera.

Gastos Financieros: son aquellos egresos relacionados con transacciones financieras. Por ejemplo, comisiones por expe- dición de cheques, cheques devueltos, pago de intereses so- bre préstamos bancarios, comisiones de tarjeta de crédito.

Entre los objetivos y funciones de la determinación de costos, encontramos los siguientes:

• Servir de base para fijar precios de venta y para establecer políticas de comercialización.

• Facilitar la toma de decisiones.

• Permitir la evaluación de inventarios.

• Controlar la eficiencia de las operaciones.

• Contribuir a planeamiento, control y gestión de la empresa.

• Clasificación de los costos

De acuerdo con la función en que se incurren:

De producción: son los que se generan en el proceso de transformar la materia prima en productos terminados: materia prima (costo de los materiales integrados al producto), mano de obra (que interviene direc- tamente en la transformación del producto) y gastos de fabricación indi- rectos (intervienen en la transformación del producto, con excepción de la materia prima y la mano de obra directa).

De distribución o venta: son los que se incurren en el área que se en- carga de llevar el producto desde la empresa hasta el último consumi- dor.

De administración: se originan en el área administrativa.

Con relación al volumen de actividad: es decir, su variabilidad:

Variables: mantienen una relación directa con las cantidades produci- das, son proporcionales al volumen de trabajo (materias primas, parte de la energía eléctrica, parte de la cuenta de personal, etc.).

Fijos: (estructurales) en períodos de corto a mediano plazo, son cons- tantes, independientes del volumen de producción (parte de la cuenta de personal, alquiler de la fábrica, cargas sociales de operarios mensua- lizados).

Los costos variables podrían ser:

Proporcionales: aumentan de forma proporcional al volumen de pro- ducción.

Degresivos: aumentan con el volumen de producción pero de una for- ma menor.

Progresivos: aumentan con el volumen de producción, pero de una for- ma mayor.

Existen algunos casos que por su naturaleza pueden ser con- siderados como mixtos, es decir, que contienen una parte de fijos y otro de variables (ejemplo: electricidad, teléfono, etc.). En la cuenta de personal, las horas extras y la producción po- drían ser variables, mientras que el salario base y la seguridad social son parte fijas.

Según su identificación con alguna unidad de costeo:

Directos: se pueden relacionar o imputar, independientemente del vo- lumen de actividad, a un producto o departamento determinado. Los que física y económicamente pueden identificarse con algún trabajo o centro de costos (materiales, mano de obra, consumidos por un trabajo determinado).

Indirectos: no se vinculan o imputan a ninguna unidad de costeo en particular, sino sólo parcialmente mediante su distribución entre los que han utilizado del mismo (sueldo del gerente de planta, alquileres, etc.).

El problema surge a la hora de hacer las imputaciones10 de costes indirectos, unitariamente, es decir, a cada plato. Existen dos sistemas básicos: El primero de ello basado en el Volumen de Producción y el segundo, en el Volumen de Actividad. Para el primer sistema, los productos son los que consumen recursos, es decir, consumen factores de produc- ción (suministros, trabajos, etc.) para realizar una actividad. Por tanto, el costo de un producto es la suma de los recursos utilizados. El segundo sistema, es decir, según el volumen de actividad, son estas las que consumen recursos, mien- tras que los productos consumen actividades.

La actividad es una combinación de factor humano, tec- nología, materias primas y métodos que producen un pro- ducto o servicio, es decir, la actividad describe lo que hace la empresa. Su costo será la suma de todos los factores de producción utilizados para llevar a cabo esa actividad. Por ejemplo, en el Bar., la actividad viene dada por el número de copas vendidas. Este sistema proporciona una asigna- ción de costos indirectos más precisa al quedar definidos dentro de una actividad.

En líneas generales, los costos indirectos son heterogéneos y están originados por distintos generadores de costos. Por ejemplo, el costo de la energía eléctrica, Oficinas, Cocina, Comedor, Almacén, Bar., etc.

10Jesús Felipe Gallego. Op. cit. P. 428

Ciclo de la contabilidad de costos

El flujo de los costos sigue el movimiento físico de las mate- rias primas y materiales, a medida que se reciben, almacenan, se trasladan al centro de costo y se convierten en mercancías vendidas y artículos gastados. El flujo de los costos de la ope- ración da lugar a estados de resultados, de costos de ventas y de otros costos. Esquema 1.

Elementos del costo.

Los tres elementos del costo de fabricación son:

Materias primas: Todos aquellos elementos físicos que es imprescindi- ble consumir durante el proceso de elaboración de un producto, de sus accesorios y de su envase. Esto con la condición de que el consumo del insumo debe guardar relación proporcional con la cantidad de unidades producidas.

Manodeobradirecta: Valor del trabajo realizado por los operarios que contribuyen al proceso productivo.

Costos indirectos: Son todos los costos enque necesita incurrir uncen- tro para el logro de sus fines; costos que, salvo casos de excepción, son de asignación indirecta, por lo tanto precisa de bases de distribución.

• Sistemas de costos

Un sistema de costos es un conjunto de procedimientos y téc- nicas para calcular el costo de las distintas actividades.

Sistema de costo parcial: Solo se distribuyen entre los pro- ductos ciertas categorías de costos.

Sistema de costo total: Distribuyen la totalidad de los cos- tos.

Sistema de costo parcial Solo distribuyen determinadas categorías de costos. El resto de los costos no distribuidos se consideran gastos del ejercicio y se llevan directamen- te a la cuenta de resultados

• a) Sistema de costos directos asigna a los productos únicamente los cos- tos directos.

• b) Sistema de costos variables imputa a los productos únicamente los costos que varíen en función del volumen de actividad, el resto se consi- dera gastos del ejercicio y se llevan a la cuenta de resultados.

• Separación en costos fijos y variables

Bajo este sistema se afirma que los costos fijos se relacionan con la capacidad instalada y ésta, a su vez, está en función dentro de un período determinado, pero jamás con el volu- men de producción.

El hecho de contar con una determinada capacidad instalada genera costos fijos que, independientemente del volumen que se produzca, permanecen constantes en un período determi- nado; por lo tanto, lo costos fijos no están condicionados por el volumen de ésta, ya que no son modificables por el nivel en el cual se opera; de ahí que para costear bajo este método se incluyan únicamente los costos variables; los costos fijos de producción deben llevarse al período, lo que trae aparejado que no se le asigne ninguna parte de ellos al costo de las uni- dades producidas.

Este sistema de costeo se concentra principalmente en el mar- gen de contribución, que es el exceso de ventas sobre los cos- tos variables. Cuando se expresa como un porcentaje de las ventas, el margen de contribución se conoce como índice de contribución o índice marginal.

Ventajas y limitaciones en su aplicación

Ventajas:

• Tiende a ofrecer un mayor control sobre los costos del período.

• Es particularmente útil en las decisiones para fijar precios a corto plazo

• Facilita la planeación, mediante el uso del modelo costo-volumen-uti- lidad (ver punto de equilibrio).

• Elimina fluctuaciones de los costos por efecto de los diferentes volú- menes de producción.

• Elimina el problema de elegir bases para prorratear los costos fijos, ya

que su distribución es subjetiva.

• Facilita la rápida evaluación de los inventarios, al considerar sólo los

costos variables, los cuales son medibles.

• Suministra un mejor presupuesto de efectivo, debido a que normal- mente los costos variables implican desembolsos.

• Muestra claramente cuando un artículo deja de ser remunerativo.

• En una empresa donde aún no funciona ningún sistema de costos,

este método es más fácilmente de implantar que el integral.

• Su economicidad no ofrece dudas.

Limitaciones:

• Dificultad para establecer una perfecta división entre costos variables

y fijos

• Linealidad en el comportamiento de los costos

• El precio de venta, los costos fijos dentro de una escala relevante y el

costo variable por unidad permanecen constantes.

• Permite conocer el precio inferior, pero no el precio a conseguir, el

precio de venta verdadero.

• El valor de los inventarios de existencias en proceso y terminadas no es representativo del patrimonio real de un negocio. Esta subvaluación puede acarrear inconvenientes en la obtención de créditos.

• En épocas de control de precios, las empresas necesitan conocer el

costo unitario integral.

• Entorpece el cálculo de los costos de ociosidad y de iniciación, cuan- do estos hechos afectan sólo a una parte de una empresa, puesto que se desconocen los costos fijos totales de cada centro.

Los costos como herramienta de control de la dirección

• El costeo variable ayuda a los empresarios a comprender que son las

ventas las que generan las utilidades, y no el proceso industrial.

• Los estados de resultados por líneas de productos son más fáciles de entender por los gerentes; al no estar oscurecidos por las sobre y subab- sorciones, concentran la atención del lector sobre los aspectos controla- bles del negocio.

• Familiariza a los empresarios con el punto de equilibrio, y los acerca a

esta herramienta.

• El costeo variable muestra claramente cuando un artículo deja de ser

remunerativo.

• Es útil a la hora de tomar cualquier decisión conducente al incremento

de las utilidades.

Ejemplo1: Relativo a los costos fijos y variables.

Un establecimiento gastronómico expende: bebidas, comesti- bles y confituras. Al respecto, se cuenta con la siguiente infor- mación del mes anterior:

• Mano de obra: 3 dependientes – cajeros, quienes, de conjunto, reciben

un salario mensual de $ 750, 00.

• Depreciación de los activos fijos tangibles: $ 500, 00.

• Gastos de limpieza: $ 300, 00.

• Gastos de administración: $ 1 000, 00.

Método de Control de Costos Variables

• 1. Clasificar los costos

• 2. Determinar el costo unitario de cada producto.

• 3. Presentar la cuenta de resultados.

• 2. Costo Unitario de cada producto.

• 3. Cuenta de Resultados

Ejemplo 2. Relativo a los costos directos e indirectos

Un restaurante, en el área capitalina, oferta un variado menú de la gastronomía internacional y, según información obteni- da, muestra los resultados económicos siguientes en el 2004.

• Durante el año las ventas alcanzaron unos $ 500 000, 00.

• En el restaurante operan 3 dependientes de salón, un cajero canti- nero, un cocinero y su ayudante, 2 en la carnicería y un trabajador en el lunch. El salario anual de estos 9 trabaja-dores es de unos $ 27 000, 00.

• El personal indirecto lo componen 5 trabajadores, con salario anual

de $ 15 600, 00.

• La depreciación anual de lo equipos ascendió a $ 10 000, 00.

• Los gastos de lavandería registraron $ 6 000, 00.

• Los gastos de limpieza se han elevado a $ 4 000, 00.

• El costo de la materia prima registró unos $ 190 000, 00.

• En energía eléctrica el gasto ascendió a $50 000, 00.

Aplicación

• 1. Clasificación de los costos.

• 2. Determinar el costo total, teniendo en cuenta los costos directos e indirectos.

• 3. Presentar la cuenta de resultados.

Respuesta

• 1. Clasificación de los costos

• 2. Costo Total

• 3. Cuenta de Resultados

Otras clasificaciones de los costos

Costos Estándar: norma establecida según un plan. Costos Históricos: valores obtenidos después de la realiza- ción del proceso productivo.

Costo Externo: Son aquellos que son consumidos por un centro para la realización de un servicio pero que no for- man de la infraestructura de a empresa (ejemplo: en la rea- lización de un banquete, el alquiler de equipos de audio, etc.).

Costo Interno: Provienen de la propia infraestructura y ca- pacidad de la empresa, controlándose a través de las pro- pias actividades que se generan en los centros.

• Decálogo de los Costos11

• 1. Antes de hablar de costos, conozca los elementos que lo integran.

• 2. Un costo es fruto de una idea.

• 3. Los costos no son buenos o malos; somos nosotros bue- nos o malos gestores. También ayudan las circunstan- cias.

• 4. Los costos altos pueden ser fruto de una mala gestión y los costos bajos pueden serlo de la ignorancia.

• 5. Analiza el costo antes de gastarlo.

• 6. No gastes ni mucho ni poco, gasta lo necesario. Un cos- to almacenado es un costo improductivo.

• 7. Un costo potencial no es un dogma, es una oración.

• 8. Un costo real es un milagro si coincide con el potencial.

• 9. Los costos son números, las perdidas son pesetas.

• 10. Si los costos son altos y los beneficios también, bien. Si los costos son bajos y los beneficios también mal.

Independientemente a todo lo anterior, Michel Rochat12 seña- la : ¨ Hace algunos años que, después de una toma de con- ciencia de la necesidad de disminuir los costos, los especialis- tas en la materia preparan informes voluminosos que analizan las causas principales de los aumentos y disminuciones de los precios de costo ¨.

Esta concepción de control existe aún hoy día, a pesar de que comporta numerosas desventajas:

• Los informes es frecuente que se retrasen y además anali- cen una situación que ya tiene varias semanas de antigüedad;

• Teniendo en cuenta su complejidad, exigen un esfuerzo ad- ministrativo considerable, y además siguen siendo difíciles de comprender para un cierto número de mandos intermedios.

11Jesús Felipe Gallego. Op. cit. P. 432 12Michel Rochat. Op. cit. p. 213

Según Rochat13 , los controles deberán ser simples, eficaces, pero flexibles, es decir, adaptados a los cambios que puedan intervenir en la explotación. Deberán permitir una visión re- gular de las operaciones e integrarse en el tipo y tamaño de la empresa. La pequeña explotación tendrá pocas fórmulas de control, pero serán más precisas. La grande y mediana empre- sa dispondrá, naturalmente, de un control más elaborado.

13Michel Rochat. Op. cit. p. 213

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