Calculo de los costos de calidad en la empresa de confecciones textiles Fénix

Introducción

El objetivo fundamental de los altos directivos es llegar a obtener y mantener el mejor nivel de calidad posible de los bienes y servicios que ofrezca. Pero en la realidad se sacrifica la calidad por la obtención de resultados económicos a corto plazo, sin analizar las ventajas económicas de un sistema de Gestión de Calidad y por ende del sistema de costo asociado a él.

Cuando una empresa implanta un programa de Gestión de Calidad, los costos derivados del mismo suelen ser elevados en principio, debido a que en la fase inicial se destinan recursos cuantiosos tanto financieros como humanos en el diseño del programa y en la formación de los empleados. Mientras, los costos de sostenimiento suelen ser reducidos, porque en la formación y en el diseño ya se han realizado, o porque los fallos comienzan a reducirse como consecuencia de los beneficios aportados por el Programa de Calidad.

En un amplio sentido, el presente trabajo tiene como objetivo general calcular los costos de prevención, evaluación y fallos para cada proceso del Sistema de Control de la Calidad en la Empresa de Confecciones Textiles "Fénix".

OBJETIVOS ESPECIFICOS:

1-Diagnosticar el sistema de información y la situación actual de la calidad en la empresa objeto de investigación.

2- Validar el procedimiento de cálculo de los costos de calidad en la industria de las confecciones textiles.

A partir de estos elementos se define la hipótesis de la investigación: Si se calculan los costos de calidad entonces se cuenta con una herramienta que facilita la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad.

Para la cumplimentación de los objetivos trazados en la investigación que hoy se presenta se emplean técnicas para la recopilación de información, técnicas de cálculo para los costos de la calidad y métodos para obtener las cifras de las mediciones de los costos de calidad.

Técnicas empleadas para la recopilación de información.

• El análisis documental

• La encuesta y las entrevistas.

• La observación directa

• Criterio de expertos.

• Los trabajos en grupos.

Técnicas de cálculo para los costos de la calidad empleada.

• Partidas contables: Es una técnica que utiliza la lista de cuentas o el libro mayor de la contabilidad de la empresa, la división o el departamento para localizar las cuentas que representan el costo de hacer las cosas mal.

• Precio por persona: Se utiliza básicamente para calcular el costo de tener puestos cuya única actividad está en función de corregir o enmendar lo defectuoso.

• Mano de obra asignada: Comprende el cálculo de las horas-hombres y otros gastos que implican una tasa específicamente dirigida a la detección de defectos u errores.

• Precio por defecto: Esta técnica es particularmente útil cuando hay múltiples incidentes, implica tomar el costo promedio de un incumplimiento y después multiplicarlo por el número de incumplimiento.

• Desviación de lo ideal: Puede utilizarse para comparar que cantidad de energía o materia prima está consumiendo un proceso actualmente contra la cantidad para la que estaba diseñado consumir.

Métodos más utilizados para obtener las cifras de las mediciones de los Costos de Calidad:

• La Estimación: Este es reconocido como el enfoque más práctico, pues solo requiere de pequeños esfuerzos y se puede obtener, en pocos días o semanas.

• Los costos reales: A través de la ampliación del Sistema Contable, este es un enfoque más elaborado, que requiere de mucho tiempo y esfuerzo por parte de varios departamentos, especialmente los de Contabilidad y de Calidad.

Desarrollo

Hoy día en nuestras economías el manejo e interpretación de los costos se convierten en una necesidad imperiosa, y dentro de ellos los costos totales de calidad en su intento por buscar oportunidades de mejoramiento significativas para el preciado aumento de la competitividad.

Para conseguir que los esfuerzos por mejorar continuamente la calidad sean muy eficaces, la organización debe establecer firmemente en sus principios operativos el conocimiento de que la calidad y los costos son complementarios y no objetivos en conflicto.

El conocimiento de los costos de calidad se remonta a los inicios de la revolución industrial, si bien no se conocían con ese nombre eran perfectamente identificados y por lo general se agregaban como complemento a otros tipos de costos, principalmente a los costos indirectos, a medida que el nivel de especialización aumentó se crearon dependencias dentro de las organizaciones que se encargan del control económico, que permite la diferenciación de los diferentes costos y las áreas que los generan.

Hasta el año 1950, como costos de calidad se identificaban solamente los costos de inspección y verificación de calidad quedando varios costos de calidad prorrateados en otras cuentas. En el año 1961, se crea el Comité de Costos de Calidad de la Asociación Americana de Control de la Calidad (ASQC), con el objetivo de institucionalizar esta actividad lo que revertería su importancia en el proceso productivo.

Cuando se intenta explicar qué son los costos de calidad, los especialistas explican de una manera diversa a los mismos, por lo que no existe una visión uniforme de lo que son, y lo que debe ser incluido bajo el término.

Las teorías sobre los Costos de Calidad han evolucionado rápidamente en los últimos años, si anteriormente estos eran percibidos como costos para poner en funcionamiento el departamento de aseguramiento de la calidad, la detección de costos de desechos y costos justificables, actualmente, se entienden como aquellos incluidos en una amplia gama del proceso productivo como el diseño, la implementación, la operación y el mantenimiento de los sistemas de calidad de una organización, además de las erogaciones producidas por ineficiencias o incumplimientos.

Una definición sencilla sobre los Costos de Calidad, permite entonces precisar que el término no es más que la relación de costos derivados del logro o no de la calidad del producto, considerando como producto al resultado de un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las que transforman entradas en salidas, siendo estas categorizadas genéricamente como servicios, software, hardware o materiales procesados de acuerdo con el elemento dominante.

Clasificación de los costos de calidad

Los costos pueden ser clasificados por una empresa de acuerdos a sus propios criterios, Oriol Amat en su libro"Contabilidad de Gestión de Costos", clasifica a los costos de la siguiente manera:

Las ventajas de esta categorización, es que ha sido aceptada universalmente, al cubrir a la mayoría de las clases de costos, y suministrar un criterio generalizado que ayuda a precisar de qué costos se trata, dónde se ubican y si tienen relación con la calidad o no.

Costos de la calidad

Los costos de obtención de la calidad también denominados costos de calidad o de conformidad, se definen como aquellos costos que se originan producto de las actividades de prevención y evaluación que la empresa acomete en un plan de calidad.

• Los costos de prevención, son los costos de todas las actividades llevadas a cabo para evitar defectos en el diseño y desarrollo, en las compras de insumos, equipos, instalaciones y materiales; en la mano de obra, y en otros aspectos relacionados con el inicio y creación de un producto.

• Los costos de evaluación: Son los costos de las actividades destinadas a inspeccionar la calidad de los productos, ya sean producidos por la organización, como recepcionados por los proveedores.

Los costos de la calidad representan una inversión voluntaria o no para la empresa en función de sus necesidades, en la medida que pueden imponer ciertos números de controles a quienes proveen productos, y a quienes realizan pedidos, incluso a clientes importantes.

Costos de la no calidad

No alcanzar el nivel de calidad deseado puede ser consecuencia de los fallos cometidos, es decir, de la no calidad, no conformidad o mala calidad. Los fallos pueden agruparse según su repercusión, desde el punto de vista de los clientes en:

• Los costos por fallos internos: Son los costos generados por los productos no conformes con los requisitos de los clientes, siempre que sean detectados por la organización antes de la entrega o envío del producto.

• Los costos de fallos externos: Son los costos generados por los productos no conformes con los requisitos de los clientes, siempre que sean detectados por el cliente después de la entrega o envío del producto.

Estos costos de la no calidad representan, una pérdida involuntaria y con mucha frecuencia no visible y difícilmente cifrable en las entidades, es imprescindible intentar reducirlos.

A continuación se hace una caracterización de la empresa la cual es objeto de estudio:

La Dirección de la Empresa de Confecciones Textiles "Fénix" se encuentra ubicada en calle Villuendas No. 51, esquina a Independencia, Santa Clara, Villa Clara.

La Misión de La Empresa de Confecciones "Fénix" es garantizar, el posicionamiento de sus marcas en el mercado de las confecciones en cuba, con productos competitivos, logrando la satisfacción de las expectativas de los clientes mediante un servicio de excelencia de todos los miembros de la organización: La eficiencia es el resultado de su gestión y sus beneficios le permiten continuar su desarrollo y aporta cada año mayores dividendos al presupuesto del país. Consolida un equipo de trabajo que introduce y aplica modernas técnicas de producción, control y gestión, donde los cuadros por su ética, ejemplo, calificación e iniciativa son los principales inductores del cambio. Constituye un baluarte y ejemplo de la empresa estatal socialista.

La Visión es: Somos una organización competitiva a nivel internacional, prestamos un servicio pleno al cliente, nuestros productos, destacándose los de mezclilla, están arraigados en el mercado nacional, ejerciendo una posición de líder, logramos niveles de productividad a nivel internacional, hemos demostrado, que en el país, se puede hacer ciencia y tecnología de alta calidad en nuestra industria, el equipamiento lo hemos renovado y esta todo funcionando, la red de computación opera correctamente, hay una gran fortaleza en las fabricas con gran espíritu de trabajo, aportamos al estado sistemáticamente, la eficiencia de nuestros trabajadores y cuadros nos caracterizan como una organización estatal socialista de una alta eficiencia, aspecto que nos identifica como un centro de referencia para los cursos de post-grados en las confecciones textiles cubanas.

"Fénix" cuenta con los siguientes procesos muy bien identificados, clasificados en:

• Proceso de Gestión de la Dirección.

• Proceso de Gestión de los Recursos Humanos.

• Proceso de Materialización del Producto.

• Proceso de Medición, Análisis y Mejora.

• Proceso de Gestión de la Documentación.

• Proceso de Compras.

• Proceso de Confección de prendas de vestir.

• Proceso de Solicitud y Contratación

Organigrama de la Estructura de Dirección.

Esquema de procesos de "Fénix"

Resultados

El Sistema de Costos de Calidad es la herramienta de decisión más importante con que cuenta la dirección para trabajar en los proyectos de mejora de su empresa.

Los Sistemas de Costos de la Calidad deben introducirse de manera positiva, con el objetivo de que no sean mal interpretados sus resultados, pues estos generalmente ponen de manifiesto un grado elevado de desechos, errores y gastos necesarios en una empresa que gestiona correctamente la Calidad. Su aplicación sencilla y práctica apoyará las iniciativas para mejorar la Calidad en cada operación, de esto se deriva que en su implementación inicial se debe ser muy cuidadoso en su buena planificación para alcanzar los objetivos propuestos.

El presente trabajo se basa en aplicar el procedimiento propuesto por Delgado Misnelys , Guerra Odalys y Rodríguez Corominas( 2004) en la tesis titulada Procedimiento de cálculo de los costos de calidad en la industria del mueble de madera, de la cual se retoma los siguientes pasos y se aplican en la empresa objeto de investigación.

Procedimiento propuesto.

Como resultado de un profundo análisis de los Procedimientos y Metodologías existentes, se decidió el diseño de un procedimiento que resultó un híbrido de metodologías reconocidas en virtud de facilitar la adecuación a las características de la organización y estilo de dirección en la empresa objeto de estudio. A continuación detallamos los pasos propuestos.

Paso1. Educación en los costos de calidad.

Objetivo: Educar a la dirección de la empresa y a todo el personal involucrado en el Sistema de Gestión de la Calidad.

-Contenido:

Características generales del sistema de costos de calidad

Clasificación de los costos de calidad

Objetivos y ventajas de un sistema de costos de calidad

Participantes: Todo el personal de la empresa

Paso2. Formación y composición del grupo de trabajo

Objetivo: Proveer la integración, para poder enfrentar como grupo, la identificación de los costos de calidad.

Participantes: Todos los miembros del Sistema de Gestión de la Calidad. ¿Quién no puede faltar? El área económica y el área de calidad.

Paso3. Identificación, selección y clasificación de los elementos de los costos de calidad.

Objetivo: Identificar, seleccionar y clasificar los elementos de los costos de calidad.

Contenido: Iniciar con los costos cuyos datos se encuentre ya en el sistema de información de la empresa, así como los costos cuyos datos son generados por el grupo de trabajo para proporcionar el completamiento de la información relacionada con el cálculo de costos de calidad.

Participantes: Todos los miembros del grupo de trabajo.

Teniendo en cuenta el paso anterior (identificación) se seleccionaron los elementos de costos que se adecuan a la producción de muebles de madera, asociados a los procesos definidos por Sistema de Gestión de la Calidad.

Una vez seleccionado estos elementos se procede a clasificar por categorías: prevención, evaluación y fallos (internos y externos).

En esta etapa debe quedar aprobada la clasificación de los elementos a utilizar en el cálculo de costos de calidad.

Paso 4. Documentación para el cálculo de los costos de calidad.

Objetivo: Proveer al Sistema de Gestión de la Calidad de los datos primarios que permitan el cálculo de los costos de calidad por los diferentes procesos.

Contenido: Analizar la documentación generada por la empresa. Analizar la documentación necesaria que permita la captación de los datos para el cálculo y registro de los costos de calidad.

Participantes: Controlador de la calidad, especialista de costo, consejo de calidad, y el director general.

Es muy ventajosa la información generada por la empresa tales como reportes de costos, financieros, producción, personal, la establecida por el Sistema de Gestión de la Calidad, y para identificar aquellos relacionados con los costos que se incluirán en el sistema. En aquellos casos que se emitan de manera diferente a la requerida para el cálculo de los costos de calidad, se negociaran los ajustes pertinentes.

La documentación necesaria que permita la captación de los datos para el cálculo y registro de los costos de calidad se refiere a nuevos modelos que no se incluyen en el sistema de documentación de la empresa objeto de estudio.

Posteriormente se determina las responsabilidades que asumirían cada uno de los factores involucrados en el sistema para la captación de los datos necesarios para el cálculo de los costos de calidad.

El trabajador (diseñador, técnico de producción, el operario, el especialista de venta, de compras, el de calidad, la química analista, el auditor y el técnico de personal) es el encargado de registrar los datos primarios en cuanto a: materiales empleados, las horas trabajadas y otros recursos que han sido empleados en la actividad de calidad, especificando el proceso y la categoría de costo de calidad. Este dato se capta diariamente.

El controlador de la calidad es el encargado de procesar mensualmente los datos captados por el trabajador e informar a través del Registro de la información para el cálculo de los costos de calidad.

Paso 5 Procedimiento de cálculo de los costos de calidad

Objetivo: Definir los costos de calidad que serán absorbidos por la producción y los costos de no calidad, así como el tratamiento contable para ambas situaciones.

Participantes: Especialistas de contabilidad y de costos.

Paso 6. Presentación de los resultados.

Objetivos: Presentar un informe al director de la Gestión de la Calidad y otro al Director General.

Contenido: Informar al Director de la Gestión de Calidad sobre el desempeño de los Jefes de procesos y al Director General, mensualmente, sobre el comportamiento de los costos de calidad (prevención, evaluación y fallos tanto internos como externos).

Este informe puede ser presentado mediante gráficas y a través de porcentaje, entre los que se destacan: gráfico de pasteles, de barras, entre otros y el porcentaje de los costos de calidad en relación con los costos de producción.

Participantes: Jefes de procesos.

Paso 7. Implantación del sistema

Objetivo: Proponer el programa piloto para probar el procedimiento.

Contenido: Seleccionar el área piloto.

Para implementar el Sistema piloto de los costos de calidad se recomienda una reunión de trabajo previa con el área implicada con el objetivo de aclarar dudas y ultimar detalles.

Comenzar periodo de prueba: Aún cuando el periodo de prueba no tiene límites de tiempo, se considera un periodo razonable que permita analizar resultados. Al cierre de cada mes la dirección de la empresa deberá presentar los resultados e informar las acciones de mejora así como los ahorros previstos.

Ampliar el programa a otras áreas: Después de un análisis global de los resultados del periodo de prueba, la dirección de la empresa debe decidir si el sistema de costos de calidad será ampliado al resto de las áreas o cancelado. Si la decisión es ampliarlo, se debe definir un plan de acciones a tales fines y que tendrá como salida un procedimiento documentado para la implantación del sistema de costos de calidad según el alcance previsto.

Participantes: Todos los integrantes del grupo de trabajo.

Paso 8. Modificar programa según experiencias.

Objetivos: Análisis y mejora del procedimiento propuesto.

Participantes: Área piloto y el grupo de trabajo.

Como resultado de la aplicación de esos pasos se obtuvo la siguiente matriz

A continuación se muestra el esquema que resume las actividades que se incluyen dentro de los procesos de la empresa:

Para calcular los recursos invertidos en los costos de prevención, evaluación y fallos se tuvieron en cuenta los elementos establecidos en los lineamientos generales para la planificación, registro, cálculo y análisis del costo y de los gastos incurridos en la Empresa de Confecciones Textiles "Fénix" por lo que se plantea la siguiente fórmula general para el cálculo de los costos de calidad:

Cc- costos de calidad.

Cm- costo de los materiales empleados en las tareas de prevención, evaluación y fallos. Para obtener la información de los recursos invertidos en este elemento se toma la cantidad física consumida realmente en cada una de las tareas por el precio.

Fuente de información: vale de salida del almacén y criterios de expertos.

Cco- costo de combustible empleado en las tareas de prevención, evaluación y fallos.

Para obtener la información de los recursos empleados en este elemento se incluyen todos los gastos originados en el consumo de los diferentes combustibles empleados en los diferentes procesos.

Para calcular el importe del combustible correspondiente se toma el gasto total de combustible registrado en cada área entre la cantidad de kilómetros recorridos y este coeficiente lo multiplico por los kilómetros empleados en cada una de las tareas que lo necesiten.

Fuente de información: hojas de ruta, vales de salida de almacén y criterios de expertos.

Ce- costo de energía empleada en la prevención, evaluación y fallos.

Para obtener la información necesaria para el cálculo en este elemento se tomó la factura cobrada por la empresa eléctrica y a través de coeficientes se distribuye a los diferentes centros de costo.

Para calcular cada una de las tareas se determina un coeficiente que se obtiene de dividir el costo de la energía asignado entre el total de kilowatts-horas consumidos y este se multiplica por los kilowatts consumidos en cada una de las tareas de los procesos.

Cs- costo de salario empleado en la prevención, evaluación y fallos.

Para obtener la información de los recursos invertidos en este elemento se incluyen todas las remuneraciones que se realizan a los trabajadores a partir del fondo de salario, comprende salario básico (horas trabajadas reales por tarifa horaria), así como otras formas de remuneración tales como: nocturnidad, condiciones laborales anormales, entre otros, a esta última forma de pago se le conoce como salario devengado.

Dentro de este elemento también se incluyen las vacaciones (9.09% del salario devengado).

Para calcular el importe del salario correspondiente se toma como base las horas trabajadas en las tareas de prevención, evaluación y fallos.

Fuente de información: nóminas y criterios de expertos.

Css- costo de seguridad social empleados en la prevención, evaluación y fallos.

Para obtener la información de los recursos invertidos en este elemento se incluyen los gastos originados por la aplicación al salario de las tasas aprobadas por la seguridad social (12.5% del salario devengado más vacaciones, pagos por este concepto que asuma la empresa, pagos por el impuesto de la fuerza de trabajo (25% del salario devengado).

Fuente de información: nóminas y criterios de expertos.

Ca- costos de amortización empleados en la prevención, evaluación y fallos.

Para obtener la información de los recursos invertidos en este elemento se incluyen los gastos calculados a partir del valor iniciadle los medios básicos que participan en las tareas de prevención, evaluación y fallos al aplicarle la tasa de amortización establecida.

Fuente de información: reporte de amortización y criterios de expertos.

Cog- costo otros gastos empleados en la prevención, evaluación y fallos.

Para obtener la información de los recursos empleados en este elemento se incluyen entre otros los gastos por comisiones de servicio, impuestos, estipendio, pasaje, pagos por servicios productivos y no productivos incurridos en las diferentes tareas de prevención, evaluación y fallos.

Tratamiento contable: Habilitar una cuenta de Pérdidas para reflejar los costos de no calidad y habilitar sub-cuentas donde se analicen los costos de calidad.

Presentación de los resultados(Informe de tendencia)

Otra forma de presentar los resultados es a través de índices o razones

Índices o razones.

Costos de calidad =

Costo de producción

Significa que los recursos destinados a la calidad representan un ¿?del costo de producción.

Costos de calidad =

Costo total de la empresa

Significa que los recursos destinados a la calidad representan un ¿? del costo total de la empresa.

Costos de calidad =

Ventas

Significa que los recursos destinados a la calidad representan un ¿? de los ingresos por ventas

Conclusiones

• Con el cálculo de los costos de calidad se logró definir los recursos destinados a la prevención, evaluación y fallos dentro del sistema de gestión de la calidad, determinándose que el % es de prevención, el % de evaluación y el % de fallos internos.

Recomendaciones

• Que se aplique el modelo de captación de datos que anexamos al final.

• Que se aplique el procedimiento propuesto para el cálculo de los costos de calidad.

Bibliografía

• Alexander, A.G. La mala calidad y su costo / Adisson- Wesley Iberoamericana

SA. 1994

• Amat, O. Costos de calidad y costos de no calidad. Contabilidad y Gestión de

costos. Edición Gestión 2000, SA Barcelona .1999

• Harrintong, H.J. Mejoramiento de los procesos de la empresa. McGraw Hill. Co. Santa fé de Bogota. 1993.

Reporte de Trabajo por Actividad

Nombre y Apellidos_____________________________________________ Proceso_________________

Autor

Lic. Leonardo Gárciga Gárciga

Enviado por:

Pedro Rafael Castro

UNIVERSIDAD CENTRAL MARTA ABREUS DE LAS VILLAS

Sede Municipal Santa Clara