Diseño de un catálogo de Costos para empresas constructoras. Proyecto de Contabilidad de Costos II (página 3)

4.2.1. Identificar el proceso de producción y registro de costos de las empresas

El campo de la construcción es muy amplio ya que hay distintas formas de construir y a su vez distintos tipos de materiales para edificar. Las empresas de construcción son capaces de llevar a cabo este proceso en cualquier tipo de suelo, pero primero deben estudiar las condiciones del mismo para saber qué tipo de materiales emplearán; a su vez necesitan elementos para poder realizar la edificación agregando estos materiales.

Entre esos elementos encontramos los andamios, las escaleras, los taladros, las mezcladoras, las espátulas, etc. Las empresas de construcción suelen manejarse de forma muy prolija a la hora de edificar un proyecto, en especial si se trata de grande complejos, siguiendo ciertos criterios o pasos de forma ordenada. El primero de ellos se relaciona con el tipo de edificación; cuando contratamos una empresa estamos contratando un medio que construirá algo para nosotros, por ende la misma nos hará una serie de preguntas que les servirá como guía a la hora de construir.

Siendo la construcción una de las principales industrias en nuestro país, la estimación de los costos de operación de las empresas adquiere gran relevancia, dado que su éxito y permanencia son garantía de empleos directos seguros tanto para el personal profesional de los mandos altos y medios como para el personal obrero, que procede, en su mayor parte, del campo o de zonas marginadas, además, genera empleos indirectos dado la cantidad y variedad de artículos, materiales y equipo que en ella se emplean.

La evaluación, la aprobación y el manejo interno de los costos indirectos son indicadores relevantes de las políticas y estilos de administración de las empresas y de sus obras. Sin embargo, es común que los constructores dediquen muchas horas-hombre al cálculo de los costos directos y, lamentablemente, pocas al cálculo de los costos de operación, a pesar de que la proporción económica entre ellos no es tan marcada.

Es difícil volver a los principios fundamentales para erradicar viejas costumbres en el cálculo de los costos indirectos. Conociendo, así mismo, que los costos indirectos de obra se analizan y cuantifican de acuerdo a un tiempo predeterminado de contrato, realizar la obra en un mayor tiempo significa mayores gastos en salarios al personal administrativo y directivo así como mayores gastos de operación. Todo esto en perjuicio de las utilidades de la empresa.

Siendo que las utilidades están dentro de los objetivos principales de toda empresa y que de éstas depende su éxito y permanencia pues se encuentran ligadas y dependientes de los costos de operación. Destacar la importancia del dominio amplio de todos los conceptos que abarcan los costos de operación, que a estos se les de la jerarquía que tienen en los costos totales y que se calculen con el mismo rigor que los costos directos.

A continuación se detalle el proceso Productivo y el Registro de los costos de las empresas estudiadas:

4.2.2. Identificar la estructura de costos del proceso productivo

La estructura de costos en el proceso productivo que se maneja en las empresas estudiadas es la siguiente:

La estructura de costos más idónea y que debería ser usada por este tipo de empresas, se detalla a continuación

La mayor parte del trabajo de las empresas a que se refiere este estudio se obtiene por medio de licitaciones o concursos públicos o privados. Algunas excepciones incluyen un acuerdo directo sin licitación, pero en todos los casos se requiere la elaboración de un presupuesto. La parte más conocida por todos los constructores y a la que se dedica mayor atención es la relacionada con los costos directos.

Constituyen costos directos de un presupuesto, todas aquellas partidas que, de acuerdo con un listado o formulario normalmente suministrado por el contratante, forman parte o quedan involucradas en la ejecución material de la obra objeto del análisis. En términos generales cualquier actividad requiere por lo menos uno de los siguientes recursos: Materiales para su elaboración, Obra de mano para su realización, Equipo mayor para su correcta ejecución, Equipo de transporte y Equipo menor complementario de Herramientas.

Gastos Generales: Para la realización de un proyecto de Ingeniería, se hace indispensable hacer un montaje específico desde el punto de vista de instalaciones y dotaciones requeridas y de personal especializado que sea capaz de dirigir y llevar a cabo la obra en el tiempo convenido con el contratante. Todos los gastos diferentes a los costos directos requeridos necesariamente para la realización del proyecto constituyen los denominados gastos generales o costos de administración específicos de la obra. No tienen nada que ver con aquellos gastos normales permanentes de administración de la empresa. Su característica esencial es la de tener el carácter de gastos transitorios; se inician cuando el proyecto empieza y terminan unas semanas o meses después de concluida la obra físicamente.

Los gastos generales se pueden dividir en tres tipos. Aquellos que varían con el tiempo de ejecución del trabajo; otros que son fijos y se producen independientemente del plazo del contrato, y algunos que son proporcionales al valor total.

Costos Totales: La suma de los costos directos y los gastos generales da como resultado el costo total del proyecto, o sea las erogaciones que deben tenerse en cuenta para el flujo de fondos.

Imprevistos: Una actividad como la construcción está afectada por una serie de eventos que no se presentan en las actividades industriales. Las condiciones climáticas variables, la diversidad de labores que no permiten una especialización de la mano de obra y que influyen en los rendimientos, el rendimiento de los equipos que depende a su vez de multitud de variables, desde la idoneidad de los operadores hasta la distribución y organización de las máquinas en un frente de trabajo, la redacción de los documentos contractuales que produce pliegos de condiciones claros o confusos, etc., obligan a incluir una partida de imprevistos generalmente como un porcentaje de los costos directos. Esta cifra porcentual puede a su vez ser función de varios factores:

• Tiempo disponible para la preparación del presupuesto.

• Tipo de obra que se está cotizando. Puede tratase de un trabajo rutinario para la empresa o uno en el cual se intenta por primera vez.

• Desconocimiento de las condiciones locales.

• Cantidad de personal especializado del que se dispone para la obra.

• Antecedentes del contratante, tanto del punto de vista de serie-dad en el pago de sus compromisos financieros, como de su estructura técnica.

• Grado de dificultad del proyecto.

• Dominio del proyecto por parte de quienes elaboraron el presu-puesto. Como normalmente la decisión sobre porcentaje de im-previstos, está en manos de la dirección de la empresa, existirá de parte de quien toma esa responsabilidad el propio concepto sobre la confiabilidad que ofrecen las cifras detalladas, preparadas en la oficina técnica.

Costos Financieros: Es normal que las empresas constructoras medianas y grandes tengan un endeudamiento bancario más o menos importante, común a la naturaleza del negocio. No se trata de los costos financieros que pudieran resultar como consecuencia del proyecto que se evalúa; esos costos deben haber quedado incluidos en el estudio de gastos generales como costos propios del proyecto. Se hace relación a la carga financiera que tiene que sufragar la empresa y cuyos recursos para atenderla no pueden tener un origen diferente al resultante de la ejecución de los diferentes contratos que se realizan simultáneamente.

Costos de Administración de la Oficina Central: Estos costos comprenden cualquier erogación necesaria para el funcionamiento de la empresa u oficina que no constituye un gasto de las construcciones en proceso, tales como salarios, alquileres de oficina, servicios públicos, impuestos municipales, papelería, dotaciones de oficina, vehículos, mantenimiento, etc. y como en el caso del punto anterior debe estimarse su valor total para un año, de tal forma que también se pueda conocer su costo anual expresado como porcentaje del valor total proyectado de los contratos que se realizarán en el periodo.

Utilidades: Toda actividad comercial debe producir un lucro para sus propietarios. La construcción se caracteriza por ser un negocio que se basa en utilidades porcentuales muy bajas comparadas con las de cualquier otro negocio.

Por supuesto que cada empresario debe tener un criterio claro sobre los beneficios económicos que considera aceptables para su caso particular, pues es quien toma la decisión en el momento de firmar una propuesta.

De todas formas es aconsejable que las empresas cuyo único objetivo es la realización de trabajos de ingeniería, tengan un criterio de utilidades mínimas para la elaboración de sus presupuestos, especialmente en épocas críticas cuando existe menor oferta de trabajo.

4.2.3. Identificar el proceso de fijación de precios en las empresas en estudio

Un vez que ser conocen las tres "ces" – la estructura de demanda de los Clientes, la función de costos y los precios de los competidores – la empresa está lista para escoger un precio. Los precios de los competidores y de los sustitutos sirven de orientación, los costos que establecen el límite inferior para el precio y la evaluación que hacen los clientes de las características exclusivas del producto establecen el precio máximo. La empresa selecciona un método de fijación de precios que incluye una o más de estas tres consideraciones.

Fijación de precios por sobreprecio: El método más elemental para fijar precios es sumar un sobreprecio estándar al costo del producto.

Las empresas de construcción presentan licitaciones para contratos estimando el costo total del proyecto y sumando un sobreprecio estándar de donde saldrán sus utilidades. Los abogados y contadores cotizan normalmente sumando un precio estándar a su tiempo y costos. Los contratistas de la defensa cobran su costo más un sobreprecio estándar.

Conclusiones

Basándose en lo expuesto y para mayor comprensión del trabajo, se organizó en cuatro (04) capítulos.

• El Capítulo l, presentamos el problema objeto de investigación, su justificación, determinándose el objetivo general y los objetivos específicos, la delimitación y alcance, todos éstos necesarios para conocer e identificar el problema, el cual estuvo relacionado con la dificultad de la empresa en desglosar y clasificar los costos debidamente según sus elementos, mostrando debilidades contables y por ende gerenciales.

• En el Capítulo ll, se presentó los antecedentes, bases teóricas y legales, y definición de términos básicos que contribuyen a fundamentar el estudio. En éste se señalaron los beneficios de un adecuado sistema de costos mediante los catálogos de cuentas, mejorando el control y la toma de decisiones gerenciales.

• En el Capítulo III, se desarrolla el marco metodológico, tipo de investigación, diseño de la investigación, población y muestra, instrumentos y técnicas de recolección de datos, (fases metodológicas). En este punto indicamos nuestra población que eran las empresas contratistas en las áreas de construcción civil de obras públicas en la ciudad de Punto Fijo, del municipio Carirubana del Estado Falcón. Y la muestra que son las tres empresas seleccionadas objeto de investigación.

• En el Capítulo IV, se presenta el análisis de cada uno de los objetivos planteados en el capitulo uno, los cuales se relacionan con caracterizar las empresas objetos de estudio, identificar el proceso de producción y registro de costos de las empresas, identificar la estructura de costos del proceso productivo, identificar el proceso de fijación de precios en las empresas en estudio. Con el objeto de desarrollar cada punto, es decir, los objetivos y posterior análisis de los mismos.

Después de llevar a cabo la investigación, ésta arrojó una serie de conclusiones las cuales se citan a continuación:

• Muchos de los problemas que se observan en empresas pequeñas, medianas y grandes que se dedican a la contratación de obras con entidades gubernamentales o empresas privadas, tienen su causa en el desconocimiento de su estructura de costos.

• Se observó que "Max Construcciones C.A.", "Corporación AF 1030 C.A." y "Ventura, Mantenimiento y Servicio C.A." respectivamente utilizan un control de costos de producción muy empírico, debido a la falta de métodos implementados para tal fin.

• Para el cálculo de los gastos generales de una obra no poseen un listado de verificación completo de todos los costos que se requieren para el funcionamiento de la misma.

• El desconocimiento de por qué se generan los costos, hace que la asignación de los mismos no sea adecuada

• Las empresas no cuentan con un personal altamente preparado en la determinación de sus costos.

Recomendaciones

De acuerdo a los resultados obtenidos durante la investigación y considerando las conclusiones se realizan las siguientes recomendaciones a las empresas: "Max Construcciones C.A.", "Corporación AF 1030 C.A." y "Ventura, Mantenimiento y Servicio C.A."

Se hace necesario poseer un porcentaje de imprevistos que pueda ser evaluado tomando en cuenta varios factores que afecten directa o indirectamente la obra a realizar.

Hacer claridad sobre conceptos básicos que se manejan en el lenguaje corriente del denominado "contratista". Esos conceptos son: el costo directo, los gastos generales o costos de administración de la obra, los costos financieros, los imprevistos y la utilidad o margen de ganancias.

Establecer un control de costos adecuado que ayude a que la empresa opere con efectividad y tenga la oportunidad de maximizar sus utilidades.

Implantar políticas adecuadas para la fijación de precios y aplicar programas de reducción y racionalización de costos.

Crear un departamento de costos a fin de tener informes detallados de los costos que se incurren en la elaboración del producto, de esta manera evitar desviaciones en la determinación de los mismos.

Convertir los costos en una herramienta de gestión estratégica, los cuales al ser analizados de manera organizada proporcionen información relevante para que la empresa continúe siendo competitiva.

Realizar una estructura de los costos que más se ajusten a las necesidades de las empresas en estudio. Esto en función de formular la clasificación de costos en base a las entrevistas no estructuradas llevadas a cabo con el personal que labora en las empresas, ya que lo mismos manifestaron la necesidad de estratificar los costos generados por la empresa para su mejor identificación, documentación y control.

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Autor:

Contreras, Sagrario

Cordones, Gustavo

Lovera, Ivana

Martinez, Andreina

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION SUPERIOR

UNIVERSIDAD DEL ZULIA

PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA PÚBLICA

CATEDRA: CONTABILIDAD DE COSTOS II

PROF: LCDA. GLADYS FERNÁNDEZ

Punto Fijo; 23 de Octubre de 2012