Propuesta para mejorar la eficiencia en la cadena de suministro en empresa Kimberly Clark Panamá (página 2)

Al ser planificado, es administrado por el Warehouse Management System (WMS) que está a cargo de un colaborador de la empresa, el cual asigna los transportes y genera las tareas que a su vez serán llevadas por los operarios, los cuales realizan el trabajo físico del recorrido por los pasillos completando una orden de pedido de producto, cabe mencionar que dentro de los pasillos del centro distribución existe un orden establecido en función de numeración y también de forma lógica en el sistema para que los operarios recorran las ubicaciones de manera más eficiente para llegar al muelle. Las tareas son realizadas a través de una pistola de infrarrojo conocida como Hand Held, la cual es como una pequeña computadora capaz de leer las órdenes generadas por el sistema WMS y confirmarlas en la puerta adecuada, los productos son llevados a puerta a través de montacargas y jackpalets.

Una vez listo el pedido en puerta, se imprimen los documentos de verificación los cuales son validados por un verificador de Kimberly Clark Panamá y un verificador de los proveedores de transporte, mientras se valida el producto con el proveedor de transporte debe tener un ayudante por contrato para que ayude a la carga del mismo de manera simultánea.

El paso siguiente lo ejecuta el transportista que se encarga de llevar el producto directamente a cada punto de venta.

En Kimberly Clark Panamá se maneja tanto la parte de ingreso de producto como el despacho como hemos mencionado anteriormente se realiza de esta manera debido a que no se consta con una planta de producción local.

La ventana de servicio es de 48 horas, por lo cual se tiene una anticipación de 24 horas para saber que producto va a ser descargado con prioridad y el orden en el que se debe bajar el mismo de manera que se pueda garantizar la entrega de los pedidos a los clientes.

Figura # 4 – Ampliación del centro de distribución de Kimberly Clark Panamá (Parque Sur)

• Fuente: Supply Chain de Kimberly Clark Panamá

En la siguiente figura se muestra la organización del centro de distribución de Kimberly Clark Panamá. Partiendo del hecho de las altas demandas podemos entender que empresas de gran fortaleza económica utilizan centros de distribución para aumentar su respuesta a la demanda de productos que exige el mercado.

Figura # 5 – Diagrama de Distribución de Kimberly Clark Panamá

• Fuente: Supply Chain de Kimberly Clark Panamá

Planificación de la Demanda en la Cadena de Suministros Para definir el concepto de demanda, se establecieron puntos de vista de diferentes autores, por ejemplo (Fischer & Espejo, 2004), menciona que la demanda son los productos que el mercado esa dispuesto a consumir en términos de cantidades y precios. Este último factor (precio) son determinados por segmentos del mercado. Otras autores como (Kotler, Cámara, Grande, & Cruz, 2006), la definen como el deseo que se tiene por un determinado producto y este deseo está respaldado una capacidad de adquisición. No obstante (Andrade, 1998) agregar conceptos de uso de los productos adquiridos y su relación con la satisfacción del cliente bien sea de forma parcial o total.

La importancia de contextualizar la planeación de la demanda como proceso clave para la eficiencia y competitividad empresarial, inicia desde su definición. Autores como (Merino, 2013) la definen como el proceso de analizar el comportamiento de las ventas y el mercado con el objetivo de estimar sus valores en el futuro. No obstante autores como (Franco, 2012) integran los conceptos de anticipación y respuesta a las fluctuaciones del mercado, a través de operaciones agiles y flexibles con costos competitivos. Por su parte (Tempelmeier, 2003) establecen conceptos más básicos orientados a proporcionar una actualización mensual de planes de marketing & ventas y un plan formal actualizado de la demanda sobre un horizonte de planificación acordado.

Si bien los conceptos anteriores hacen referencia a las funciones de la planeación de la demanda como apalancamiento a procesos de producción, operaciones, compras y ventas, es necesario establecer una visión de la planeación de la demanda como un proceso acoplado con otros procesos de la cadena, en este punto y de acuerdo con (Zuluaga, 2011), la planeación de la demanda se integra con la gestión del abastecimiento, de la producción, de los inventarios y de la distribución, con el fin garantizar la satisfacción de los clientes tanto internos como externos, por medio de la integración de cada uno de los componentes de la cadena, estableciendo una diferencia radical con respecto al enfoque tradicional, en el que estos mismos componentes no comparten ningún tipo de información. Por el contrario, este nuevo enfoque garantiza un flujo constante de materiales, información, dinero y decisiones que balancean los costos Vs el servicio.

Por lo anterior este proceso es fundamental en el buen desempeño logístico de las organizaciones y conlleva al mejoramiento de operaciones. No obstante y según (Peregrina 2011) la mejora en los canales de comunicación y colaboración con los clientes, impacta de forma positiva en la mejora de la exactitud de la demanda existente y el cálculo de las existencias de seguridad. Por último y de acuerdo a las conclusiones establecidas en el Autodiagnóstico Logístico Exportador realizado por Proexport en el 2008, la planeación y gestión de la demanda, tienen una influencia marcada en la generación de valor en las organizaciones y por lo tanto, es necesaria para todos y cada uno de los sectores empresariales del país.

A nivel general este autodiagnóstico presento resultados relacionados con la planeación de la demanda como:

• Solo el 40% de las empresas entienden por demanda, como una variable estratégica que represente y marca el devenir organizacional.

• El 23% de las empresas cuentan como modelos óptimos de integración de la planeación de la demanda y la planeación de la producción y el abastecimiento. Lo cual contribuye a un manejo apropiado de volúmenes de producción y procesos flexibles con un adecuado control de inventarios.

• Sólo el 25% cuentan con un alineamiento de la logística y mercadeo.

El mercado actual exige a las empresas una información fiable en la que basarse para tomar las decisiones correctas y en el momento oportuno, que permitan garantizar la satisfacción de sus clientes, a la vez que mantienen sus stocks y sus costos a un nivel adecuado.

Una de las herramientas fundamentales con la que cuentan los responsables de la Cadena de Suministro es la previsión de la demanda.

El proceso y ejecución de la Planificación de la Demanda (Demand Planning) se ha convertido en una actividad de máxima importancia dentro de todo el flujo de suministro entre proveedores y clientes.

Podemos definir la Planificación de la Demanda como el conjunto de acciones y técnicas de cálculo necesarias para aprovisionar producto (stock) a uno o varios centros de consolidación o almacenaje y cuyo objetivo principal es mantener unos niveles de stock adecuados para atender la demanda media solicitada por el conjunto de clientes en un periodo de tiempo.

La planificación exige tener un panel de indicadores para controlar el proceso de planificación. Indicadores de tipo Financiero y del Inventario.

Cada empresa debe decidir cuáles son los más adecuados según su modelo de negocio u operacional. Pero deben servirnos para tener controlado periódicamente este proceso y poder verificar el cumplimiento de nuestros objetivos.

Cabe destacar los siguientes KPI"s:

• Fill Rate (FR) es un indicador que mide la cantidad que entregamos a los clientes contra lo que solicitaron.

• Forecast Accuracy (FA) es el proceso de determinar la exactitud de los pronósticos realizados con respecto a la demanda de un producto por parte del cliente.

• Días de inventario (DIO) equivale al número de días que en promedio cada artículo o SKU (Stock-Keeping Unit) permanece en inventario. Su estimación resulta necesaria debido a que nos permite una correcta asignación de los costos de almacenamiento del inventario (los costos de almacenamiento o holding cost son parte de los costos de inventario). Mientras menos tiempo pasa cada artículo en inventario menor es el costo de almacenamiento.

Figura # 6 – Pasos para planificar la demanda

• Fuente: Raquel DaSilva Planificación de la Demanda

Para establecer una adecuada revisión de los aspectos más relevantes de la Planeación de la Demanda, hay que considerar un aspecto importante que es el pronóstico de la demanda.

Existen múltiples definiciones en dependencia del autor consultado, para (Ávila, 2010), un pronóstico es la estimación futura de la demanda de un producto y/o servicio, el cal debe regirse bajo un contexto externo e interno, el cual se trata de escenificar bajo unos supuestos racionales. (Sierra, 2000) lo de definen como una predicción de eventos futuros que se utiliza con propósitos de planificación, por otro lado para (Wagner, 2008) el objetivo del pronóstico es predecir la demanda y sus patrones en un determinado mercado. Otros autores como (Adam & Ebert, 1991), lo definen como el proceso de apreciación de un acontecimiento futuro, el cual es construido con datos del pasado, estos datos se combinan bajo un procedimiento estructurado.

De acuerdo a Lutz, Loedding, & Wiendahl, 2003, los pronósticos proveen unas series de ventajas de orden estratégico y operativo que se muestran a continuación

• Reducción de excesos de inventarios.

• Disminuye el nivel de agotados cuando la demanda supera a la oferta.

• Disminuye la necesidad de fabricar innecesariamente para cubrir la posible demanda no anticipada.

• Disminuye costos de mano de obra no planificada.

• Mejora el nivel de servicio al cliente como resultado del equilibrio entre la oferta y la demanda.

• Disminuye la complejidad en la toma de decisiones.

Modelo de Integración La evolución logística trajo consigo nuevos elementos en la planeación, de los cuales podemos destacar:

Planificación de Ventas y Operaciones (S & OP)

Aunque esta metodología surgió en la década de los 80´s durante la 29ª conferencia anual de APICS (Asociación de Gestión de Operaciones), su auge e implementación fue en la década de los 90´s (Richard, 1998). Sin embargo para efectos prácticos de esta investigación, esta metodología se incluyó en el grupo de la nueva planeación. Autores como (Torres & Chavez, 2012) la definen como una metodología que permite la colaboración entre los agentes de la cadena de abastecimiento, cuyo objetivo es conciliar los pronósticos comerciales con los requerimientos logísticos y financieros, lo cual se traduce en optimizar los inventarios, minimizar los lead times, estabilizar las tasas de producción y afianzar las relaciones con los proveedores. S&OP ayuda a las compañías a tener y mantener su demanda y capacidad alineadas.

S & OP es el proceso integral de gestión y toma de decisiones de negocio para balancear la demanda y suministro, alinear los planes comerciales, operativos y financieros con la estrategia del negocio en un horizonte de tiempo adecuado.

Aunque el plan estratégico de negocios es actualizado anualmente, el plan de ventas y operaciones es un proceso dinámico en el cual los planes de la compañía son actualizados regularmente, usualmente y al menos mensualmente.

El proceso empieza con los departamentos de ventas y mercadotecnia, que comparan la demanda actual con el plan de ventas, evaluar el potencial del mercado y pronosticar la demanda futura.

El plan de mercadotecnia actualizado entonces es comunicado a manufactura, ingeniería, y finanzas, quienes ajustan sus planes para cumplir el plan de mercadotecnia revisado. Si estos departamentos detectan que no pueden cumplir el nuevo plan de mercadotecnia, entonces este plan debe ser ajustado. De esta manera el plan estratégico de negocios es continuamente revisado a través del año y las actividades de los diferentes departamentos son revisados.

La planeación de ventas y operaciones es de alcance medio e incluye planes de mercadotecnia, ingeniería, y finanzas.

De acuerdo con (WALLACE, 2004), en esta metodología se establecen reuniones mensuales, las cuales son parte de la planeación y permiten actualizar y proveer información, de igual forma en estas reuniones se evalúa el desempeño del equipo de trabajo y se ajustan los planes de acción para los periodos siguientes. De acuerdo con el mismo autor (WALLACE, 2004. P 57)

Las actividades a desarrollar en estas reuniones son:

• Actualizar los pronósticos de ventas

• Revisar el impacto de los cambios en el Plan de Operaciones, y determinar si se tiene la capacidad y los materiales adecuados para soportar dicho plan.

• Identificar oportunidades de mejora y alternativas de solución para problemas existentes.

• Identificar las variaciones existentes en el Plan de Negocios (en relación al presupuesto) así como las soluciones potenciales para resolver dichas variaciones.

• Realizar recomendaciones a la alta gerencia, con base a los cambios que hubo en los planes e identificando las áreas con las cuales no se ha logrado llegar a un consenso.

• Comunicar toda esta información a la alta gerencia para que sea revisada antes de la siguiente reunión.

Esta planeación tiene varios beneficios:

• Proporciona un medio para actualizar el plan estratégico de negocios cuando cambian las condiciones.

• Proporciona un medio para cambiar la administración. En lugar de reaccionar a cambios en las condiciones del mercado o la economía después de que estos ocurren. SOP fuerza a la administración a revisar la economía al menos una vez al mes y le da una mejor posición para planear o prever cambios.

• Se asegura que los planes de los diferentes departamentos sean realistas y coordinados y respaldan el plan de negocios.

• Proporciona un plan realista que pueda alcanzar los objetivos de la compañía.

• Permite mejor administración de producción, inventario, y órdenes tardías.

Planeación, Pronostico y Reabastecimiento colaborativo (CPFR)

Este proceso fue desarrollado por VICS (Voluntary Interindustry Commerce Standars) en 1998. De acuerdo con (Ireland & Crum, 2005) esta metodología permite a los integrantes de la cadena tener visibilidad de la demanda, los pronósticos y los pedidos de cada organización integrante, con el fin de abastecer la demanda futura de forma eficiente. Diferentes compañías han implementado CPFR logrando óptimos resultados como Wall Mart, Target, Sears, Procter & Gamble. Este mismo autor define CPFR como un proceso de negocios neutral y global que se rige bajo lineamientos estándar, en donde los integrantes coordinan planes para reducir la variación entre el suministro y la demanda, compartiendo el beneficio que resulta de la ejecución de actividades altamente eficientes y productivas.

Parte fundamental del CPFR es el soporte tecnológico para procesar la información del cliente directamente en los puntos finales de la cadena. Esta información es el input de los procesos de planeación, pronósticos y el reabastecimiento de productos. La comunicación efectiva entre socios comerciales y/o clientes-proveedores es la fuente de valor que determinará que los pronósticos, la planeación y el reabastecimiento de material sea lo más acertado posible.

Algunos beneficios del CPFR son:

• Facilita la construcción de relaciones flexibles.

• Disminuye los niveles de inventario.

• Reducción de agotados.

• Disminuye los costos de almacenamiento y financiamiento de inventarios.

• Facilita la eficiencia de las promociones.

• Aumento en ventas por el mejor servicio al cliente.

• Mejora en los procesos de pronóstico y planeación.

• Optimización de la capacidad de carga.

• Reducción de costos de operación.

• Incremento en el nivel de servicio

Modelo SCOR (Supply Chain Operations Reference model)

Un modelo de referencia tiene como característica un lenguaje común para la comunicación entre todos los integrantes de la cadena de abastecimiento. Acorde a (Ireland & Crum, 2005) esta herramienta establece un plan de negocio conjunto entre los actores de la cadena monitoreado a través de indicadores de gestión globales, con el fin de proporcionar una planeación y satisfacción de la demanda. Por otro lado este modelo no tiene descripción matemática ni métodos heurísticos, en cambio estandariza la terminología y los procesos de una cadena de suministro, usando KPI´s.

Beneficios:

• Visibilidad del negocio en cada uno de los integrantes de la cadena a través de un plan de ventas integradas.

• Optimización en la estimación y conocimiento del mercado, mayor flexibilidad y adaptabilidad en los cambios del mercado.

• Sistematización de la comunicación de datos críticos.

Marketing focused forecasting MFF Si bien la planeación estadística de la demanda es bastante acertada en sus resultados siempre y cuando se escoja el modelo adecuado de acuerdo al patrón de la demanda, no basta solo con estimar la demanda, es necesario analizarla y administrarla. En este sentido (Merino, 2013) menciona que a pesar que las la tendencia muestra la dirección del mercado (Positiva o negativa) este valor de forma aislada no genera valor, por lo tanto es necesario establecer cuáles son los factores que intervienen en la decisión del cliente a la hora de comprar o preferir un producto. El propósito fundamental del MFF marketing focused forecasting (planeación enfocada al mercado) es justamente analizar este tipo de variables y generar estrategias comerciales, de precios, entre otras que influyan en la decisión de compra. Por otro lado el output del MFF es el plan de acción comercial que involucra promociones, eventos, entrega de muestras entre otros planes de comercialización que se coordinan con las actividades de la planeación de la demanda, reforzando y sincronizando la logística comercial con la logística de distribución.

New Ways of Working Together Esta metodología consiste en el establecimiento y desarrollo de cuatro decisiones estratégicas que definen los niveles comunicación e intercambio entre los agentes de la cadena. Estas cuatro decisiones estratégicas son la base de las nuevas formas de interacción entre los socios y la base para guiar sus comunicaciones con el fin de eliminar las interrupciones de la cadena y enfocarse en los esfuerzos conjuntos.

Estas decisiones son:

• Enfocarse en el consumidor

• Preparar a nuestra gente

• Conectar nuestra información de negocios

• Compartir nuestra cadena de abastecimiento

A partir de estas decisiones estratégicas se desarrolla la metodología a través de cuatro fases:

• Fase I: Estrategia y Compromiso

• Fase II: Preparación y Entendimiento

• Fase III: Implementación del proyecto

• Fase IV: Medición del proceso y de los resultados

Sistema y Tecnología El software se ha convertido en el elemento diferenciador para que todo proceso de planificación mejore de forma sustancial.

Los sistemas que podemos distinguir en Kimberly Clark Panamá son:

• 1. SAP es un software ERP (Enterprise Resource Planning), que permite planificar y gestionar los recursos de todas las áreas de la empresa: desde logística a contabilidad, pasando por el departamento comercial y de marketing, finanzas, producción, gestión de proyectos, de la calidad, mantenimiento o dirección y administración general.

Permite tener la información en tiempo real por lo que sus usuarios pueden usar dicha información para tomas decisiones estratégicas a tiempo o, incluso, anticipándose a los cambios, lo cual siempre reporta ventajas competitivas en el mercado.

• 2. SIG Mobile es una herramienta creada en Kimberly Clark para brindar servicio a nuestros clientes. A través de esta herramienta podemos obtener:

• Visibilidad de inventarios en tiempo real.

• Visibilidad de faltantes en punto de venta.

• Cargar y visualizar nuestro pronóstico de venta.

• Ingresar órdenes de compra.

• 3. DPSM es una aplicación móvil que permite auditar los puntos de ventas y dar seguimiento a la información para la toma de decisiones. Sus siglas se encuentran en ingles que significan:

• D (Distribution / Distribución) indica la disponibilidad de los principales SKU"s en el punto de venta.

• P (Price / Precio) validación de nuestros precios en punto de venta y el de nuestros competidores.

• S (Shelving / Estantería) si se encuentra el surtido correcto y la planimetría de acuerdo a la estrategia de la categoría.

• M (Merchandising) se refiere a las exhibiciones y acciones adicionales en el punto de venta.

• 4. ShowPad es una aplicación móvil donde muestra todas las acciones planeadas y negociadas, garantizando que los planes de Trade sean ejecutados.

Figura # 7 – Aplicación ShowPad

• Fuente: Trademarketing Kimberly Clark Panamá

El papel de la tecnología en la cadena de suministro se debe a la influencia cada vez mayor del cliente, la visibilidad y la trazabilidad han pasado a convertirse en las claves de la logística.

Actualmente asistimos a la transformación del modelo tradicional de la cadena de suministro, desde un canal de oferta a un canal de demanda, debido a la participación cada vez más activa de los consumidores.

Aunque la tecnología proporciona una mejor elección de los algoritmos correctos para generar una previsión más fiable, el rendimiento tan sólo puede ser tan bueno como los datos subyacentes.

Como alternativa de planificación a partir de previsiones, se pueden crear redes "visibles" basadas en la capacidad para suministrar de acuerdo con la actividad anterior, creando una red de suministro impulsada al 100% por la demanda.

Por ejemplo, los sistemas de inventario gestionados por proveedores (VMIs) son fáciles de introducir cuando el proveedor es completamente responsable del producto, tiene un acceso directo a los sistemas del retailer para controlar las ventas o los niveles de existencias y luego crea los pedidos de reposición en base a la demanda, los niveles de stock y los pedidos de compra entrantes existentes.

Dado que el proveedor cuenta con acceso directo a los datos en tiempo real, generados a través de solicitudes de picking o de reposición, que a su vez son desencadenadas por las ventas de la tienda, este puede ser un método más preciso. Trabajar de este modo puede reducir los niveles de inventario y eliminar la falta de existencias, reduciendo considerablemente los costes para el retailer. Asimismo, ofrece beneficios adicionales a las dos partes interesadas ya que el minorista no necesita asignar recursos para gestionar las mercancías, puesto que el proveedor se encarga de ello y, a su vez, el proveedor se beneficia al contar con acceso directo a información valiosa, lo que les permite mejorar su propia cadena de suministro, reduciendo además los costos.

Según la encuesta Global Supply Chain 2014 de Deloitte, una de las necesidades más apremiantes de las empresas es impulsar el crecimiento del negocio a través de la innovación en la cadena de suministro, no solo a través de productos y servicios, sino también con modelos de negocio. Esta innovación, de acuerdo con la consultora, puede proceder de la adopción de TI potencialmente disruptivas tales como las siguientes cinco tendencias, propuestas por Honeywell para modernizar la cadena de suministro en el 2015:

• 1. Computadoras de mano o portátiles. La tendencia móvil comenzó con el uso de handhelds o computadoras de mano en los entornos de almacenamiento y distribución, y ha ido extendiendo su adopción en otros procesos de la cadena de suministro. Muchos de estos dispositivos están equipados con funcionalidades como lectores de código de barras 1D y 2D (de corto y largo alcance), RFID, etc. Sin embargo, la tendencia más reciente son las "soluciones de movilidad total", es decir, suites de herramientas móviles que trabajan de forma integrada.

• 2. Reconocimiento de voz. El reconocimiento de voz ha contribuido a mejorar la productividad, al reducir la necesidad de que los operadores logísticos tengan que mirar una y otra vez a la pantalla de una computadora. Gracias al uso de sistemas abiertos e interoperables, las soluciones de síntesis y reconocimiento de voz pueden integrarse fácilmente dentro de numerosas aplicaciones heredadas, incluyendo las de gestión de almacenes, ubicación y preparación de pedidos, inventarios, inspección, control de calidad, entre otras. Quizá el más grande desarrollo en este tipo de aplicaciones –y que se espera tenga gran penetración– es la mejora en su integración con productos de gestión de almacenes (WMS o warehouse management system).

• 3. Código de barras. El código de barras está presente en casi cualquier aspecto de la cadena de suministro, pues su uso hace que los procesos de integración de negocios en la gestión de esta área sean más sencillos y eficientes,

reduciendo la entrada de datos manual, basada en papel. Se espera que muchos negocios optimicen sus procesos de SC adoptando soluciones de escáneres inalámbricos de código de barras para agilizar sus procesos y reducir errores en el registro de datos y levantamiento de órdenes.

• 4. RFID. La identificación por radiofrecuencia (RFID) es una tecnología que sigue una trayectoria ascendente de adopción e impacto. Hoy se cuenta con muchos casos de negocio en los que se ha demostrado sus beneficios para gestionar la visibilidad de sus inventarios, transportes, envíos y recepciones, etc. por su gran potencial para transformar la automatización y visibilidad en la cadena de suministro. En 2015, seguramente seremos testigos de la adopción de esta tecnología en otros procesos de la SC o su implementación en formas distintas para generar mayores beneficios, así como su incursión en distintas industrias.

• 5. Impresión móvil. Han permitido cumplir con diversas tareas, que incluyen muchas funcionalidades de los modelos estacionarios, al igual que la flexibilidad de imprimir materiales bajo demanda para mejorar aspectos como el etiquetado. Al utilizar impresoras y computadoras móviles en conjunto en la cadena de suministro, se crea un entorno óptimo que permite responder adecuadamente a los deseos de los clientes, a la vez que se crea un registro electrónico de datos que libra a las empresas de tener que procesar su trabajo en papel. Esto será crucial para que su adopción continúe en aumento.

Variable (s)

• Definición conceptual

Cuadro # 1 – Variable Conceptual

Definición operacional Cuadro # 2 – Variables Operacionales

Marco Conceptual

• 1. Servicio al cliente: Llevar al cliente el producto correcto, en el lugar y tiempo adecuado, en las mejores condiciones y a un costo mínimo.

• 2. Transporte: Dicha tarea se basa en el traslado de materiales y mercancías desde el punto de origen hacia un punto objetivo, este puede ser centros de distribución o de consumo.

• 3. Comunicación: Asegurar una comunicación integral en toda la cadena.

• 4. Procesamiento de pedidos: incluye tareas como revisión en el estado de los inventarios, créditos de clientes, facturación, cuentas por cobrar, entre otros.

• 5. Manejo de inventarios: Asegurar las óptimas condiciones de inventario disminuyendo el costo de obsolescencia y daño de los inventarios.

• 6. Planeamiento logístico: Estimar el comportamiento de la demanda en un tiempo determinado.

• 7. Alianzas estratégicas: Se realizan las actividades de tercerización, outsoursing, asociaciones.

CAPITULO 3:

METODOLOGÍA Y ANÁLISIS DE RESULTADOS

Métodos de Investigación A través de la investigación científica se encarga de producir conocimiento, del cual se caracteriza por ser sistemático, ordenado, metódico, racional o crítico. Podemos definir los métodos de investigación como instrumentos que enlazan el sujeto con el objeto de la investigación, sin la metodología es casi imposible llegar a la lógica que conduce al conocimiento científico.

También podemos decir que el método es el conjunto de procedimientos lógicos a través de los cuales se plantean los problemas científicos y se ponen a prueba las hipótesis y los instrumentos de trabajo investigados.

Existen varios métodos científicos, sin embargo de acuerdo a los estudios logísticos el más aplicado es el método de investigación descriptiva que implica observar y describir el comportamiento de un sujeto sin influir sobre él de ninguna manera. Y complementado con la investigación cuantitativa donde se reúne variables medibles, por la cual una excelente manera de finalizar los resultados y probar o refutar una hipótesis.

Tipo de Investigación Podemos decir que la investigación científica se define como la serie de pasos que conducen a la búsqueda de conocimientos mediante la aplicación de métodos y técnicas.

La investigación que se realizó es de tipo descriptiva – cuantitativa por la recolección de datos donde incluye:

• Observación de variables:

• Identificación de oportunidades en las entregas de pedido

• Medición de tiempos.

• Demora en la carga y descarga

• Tiempo muerto en la entrega

• Tiempo de espera en el retorno del transporte

En dicha investigación descriptiva, podemos enfocarla que su preocupación primordial radica en describir algunas características fundamentales de conjuntos homogéneos de fenómenos, utilizando criterios sistemáticos que permitan poner de manifiesto su estructura o comportamiento. De esta forma se pueden obtener las notas que caracterizan a la realidad estudiada.

Definición Desde el punto de vista de costos, es donde se realizan los mejores beneficios, un estudio reciente demostró que los costos totales de la cadena de suministros llegan a ser el 75% de presupuesto operativo de gastos.

Por ende, la definición de esta investigación radica en la disminución de costos de distribución para hacer más eficiente nuestras entregas y rentable el negocio.

Justificación Kimberly Clark Panamá distribuye a nivel nacional a todas las cadenas de Supermercados por punto de venta, esto significa que la mayor parte de costos operativos se encuentran focalizados en el área de distribución.

Los costos de distribución de los productos de Kimberly Clark Panamá pueden ser reducidos significativamente a través de una eficiente cadena de suministro, lo cual nos llevaría a trasladarle un mejor servicio a nuestro consumidor final, quien es el centro de toda nuestra gestión.

De modo que una distribución alternativa nos daría mejores resultados.

Definición operacional de las variables y Conceptos Dentro de la Cadena de Suministro está integrada desde:

• Import and Export Analyst: Está a cargo de un solo colaborador que lleva el control de los contenedores marítimos y terrestres que están por llegar al centro de distribución, el contenido de cada factura y el establecimiento de la fecha de llegada de los mismos a patio de la empresa.

• Replenishment Analyst: encargado de llevar el orden semanal de los planes de producción de productos para Kimberly Clark Panamá, el promedio de venta de productos mensuales, productos nuevos, promociones y códigos por descontinuar de nuestro portafolio.

• Customer Service Analyst: se encarga de validar el ingreso de pedidos a través de las órdenes de compra y la validación del pedido que es entrega en los puntos de venta, cuentan con un control de calendario de pedidos, planes de descarga y abastecimiento del centro de distribución.

• Transport Planner: encargado de armar los transportes de acuerdo al cubicaje y las rutas más efectivas, es directamente el que se comunica con los transportistas y da el seguimiento para que cada uno de los transportes se

encuentren en el momento de su carga y que estén a tiempo en el punto de venta.

• WMS Administrator: encargado del sistema de bodega, es el que administra la asignación de transportes, el que genera todas las tareas que se realizan en el centro de distribución, valida las tareas realizadas y finalmente confirma los transportes.

• Key Account Manager: encargado de la cuenta, es la persona que realiza las negociaciones de cara al cliente.

• Cliente: es la persona o punto de venta que compra los productos.

• Consumidor final: es la persona que realmente utiliza el producto.

Instrumentación

• Encuestas

Una encuesta es un procedimiento dentro de los diseños de una investigación descriptiva en el que el investigador recopila datos por medio de un cuestionario previamente diseñado, sin modificar el entorno ni el fenómeno donde se recoge la información ya sea para entregarlo en forma de tríptico, gráfica o tabla. Los datos se obtienen realizando un conjunto de preguntas normalizadas dirigidas a una muestra representativa o al conjunto total de la población estadística en estudio, integrada a menudo por personas, empresas o entes institucionales, con el fin de conocer estados de opinión, ideas, características o hechos específicos.

Figura # 8 – Encuesta del servicio de distribución

• Fuente: https://s.surveyplanet.com/r1Os5VJub

Población Por población se entiende el grupo completo de personas o elementos a quienes se desea comprender.

Para esta investigación, podemos considerar que en Kimberly Clark Panamá, distribuye directamente a un universo de 200 puntos de ventas.

De los cuales se dividen en dos canales:

• UTT (Up The Trade) es el canal moderno, cuyas características son:

• Posee varios puntos de ventas a nivel nacional

• Tiene estructura organizacional

• Infraestructura y tecnología

• Manejo de alto volumen

• Alta frecuencia de compra

• Productos en tamaños grandes

En dicho canal encontramos Supermercados, Hipermercados, tiendas de conveniencia, autoservicios y farmacias.

En Panamá, podemos mencionar las siguientes cadenas que tienen dichas características: Super 99, Xtra, Machetazo, Grupo Rey, El Fuerte, Pricesmart, Supercarnes, entre otros.

Gráfico # 1 – Cantidad de puntos de ventas por cadena

• Fuente: Sap Bex Analyzer

• DTT (Down The Trade) conocido como canal tradicional, sus características son:

• Toma de decisiones en el punto de venta

• Mostrador

• Productos en presentaciones pequeñas

• Volúmenes de pedidos bajo

• Manejo de poca referencias

En este canal encontramos: Mini Super, Tiendas de barriadas, Abarroterías, Mayoristas, Kioskos, etc.

Muestra Uno de los factores para lograr esto es el tamaño de la muestra, encontrar a nuestra población ideal puede resultar verdaderamente difícil.

Una muestra es una selección de los encuestados elegidos y que representan a la población total. El tamaño de la muestra es una porción significativa de la población que cumple con las características de la investigación reduciendo los costos y el tiempo. El definir el tamaño de la muestra antes de comenzar una investigación es un principio estadístico que nos ayuda a evitar el sesgo en la interpretación de los resultados obtenidos.

Dentro de la población, la muestra seleccionada fueron las cadenas de supermercados que representan el 70% de la venta de Kimberly Clark Panamá.

Gráfico # 2 – Peso de venta por canales

• Fuente: SAP Bex Analyzer

Tipo de Muestreo Para este proyecto, el tipo de muestreo a utilizar es el Muestreo no probabilístico debido que la muestra seleccionada es bastante representativa y podemos considerarlo como un total de la población.

En este tipo de muestreo, puede haber clara influencia de la persona o personas que seleccionan la muestra o simplemente se realiza atendiendo a razones de comodidad. Salvo en situaciones muy concretas en la que los errores cometidos no son grandes, debido a la homogeneidad de la población, en general no es un tipo de muestreo riguroso y científico, dado que no todos los elementos de la población pueden formar parte de la muestra.

Entrevistas La entrevista, es la comunicación interpersonal establecida entre el investigador y el sujeto de estudio a fin de obtener respuestas verbales a los interrogantes planteados sobre el problema propuesto. Se considera que este método es más eficaz que el cuestionario, ya que permite obtener una información más completa.

A través de ella el investigador puede explicar el propósito del estudio y especificar claramente la información que necesite; si hay interpretación errónea de las preguntas permite aclararla, asegurando una mejor respuesta.

Para la investigación, se entrevistó a colaboradores del departamento de Supply Chain, con el fin de relacionar los resultados de la encuesta anterior.

Análisis de Resultados

• Resultados de la encuesta

Para la encuesta realizada, se utilizó la aplicación web para encuestas https://surveyplanet.com/, de la cual a través de manera automática nos proporciona los resultados a través de gráficos, por lo tanto no se presentará tablas de resultados.

Gráfico # 3 – Pregunta 1: Efectividad en la entregas

Tuvo como resultado que el 71.4% de los encuestados, opinaron que las entregas no son eficientes.

Gráfico # 4 – Pregunta 2: Debilidad en la distribución

Con un 42.9% de voto, indica que la mayor debilidad en el servicio de distribución se debe al alto tiempo de espera al momento de entregar un pedido en un punto de venta.

Gráfico # 5 – Pregunta 3: Fortalezas en la distribución

Podemos observar, que el 42.9% señala que unas de las principales fortalezas es el ahorro en gastos, esto se debe a que frecuentemente se busca reducir los costos para ser mucho más efectivos.

Gráfico # 6 – Pregunta 4: Percepción en el punto de venta

Dicha pregunta, tiene como resultado el 85.7% de que si se percibe un alto índice de faltante de nuestros productos en los supermercados, debido a las variables anteriores, lo cual hay una gran oportunidad de mejorar el proceso de entregas.

Gráfico # 7 – Pregunta 5: Opciones de entrega

El 100% de los encuestados indicaron que la mejor opción de entrega debería ser la centralizada, permitiendo muchos beneficios como es la reducción de costos.

Resultados de la entrevista Ana Patricia Sanchez

• Cargo:

Gerente de Distribución Enfoque del puesto:

Administrar, coordinar, dirigir y controlar las operaciones de Distribución de acuerdo a las estrategias del área de Supply Chain para satisfacer las necesidades de los clientes internos y externos de la empresa, asegurando el abastecimiento oportuno que contribuya al éxito del negocio.

Principales funciones:

• Dirigir y supervisar las funciones del personal a su cargo así como gestionar la motivación y el nivel de desempeño.

• Programar y supervisar el trabajo diario de los trabajadores asignando responsabilidades según la carga de trabajo en recepción, almacenaje, preparación de pedidos y despacho.

• Revisar y analizar el cierre diario de stock, preparación de pedidos y liquidaciones de reparto, analizando las ventas y planteando cambios o propuestas que apoyen la mejora del nivel de servicio.

• Planificar y coordinar la disponibilidad de las unidades de transporte para cubrir las necesidades de entrega de pedidos.

• Coordinar los despachos de los clientes garantizando su entrega oportuna en los tiempos pactados.

• Control de los registros de inventarios. .

• Velar por el cumplimiento y evolución de los indicadores de gestión de almacén y transporte

• Monitorear y evaluar el desempeño de los proveedores de transporte, cuyo nivel de servicio afecta la calidad del servicio que presta la empresa a sus clientes. Proponer mejoras y cambio de proveedores oportunamente.

Relación con el proyecto Por su cargo debe garantizar que la entrega llegue hasta nuestro consumidor final, de modo que vaya alineado a los indicadores del departamento y objetivos de la organización. Por lo cual es muy importante su conocimiento de todas las actividades que se ejercen en el centro de distribución, para realizar el análisis correcto para un cambio que permita el mejoramiento en la cadena de suministro y cuyo fin es buscar eficiencia en todo los procesos.

Aporte al proyecto

• Ahorro en los costos de distribución

• Efectividad en las entregas

• Poca rotación de personal

• Rentabilidad para la organización

• Reducción de horas extras

Melissa Camaño

• Cargo:

Transport Planner Enfoque del puesto:

Planear y asegurar el transporte diario de los despachos para los clientes a nivel nacional, todo esto bajo las políticas regionales de transporte, con el objetivo de satisfacer en tiempo y calidad de entrega, apuntando a los indicadores versus la venta y asegurando el cumplimiento en eficiencia y optimización.

Principales funciones:

• Planear oportuna y eficazmente los despachos a los clientes locales y afiliados mediante la planificación de las rutas de forma secuencial y lógica para garantizar cubrir los planes de venta y política de inventarios.

• Garantizar diariamente la disponibilidad de unidades de transporte con el objetivo de hacer efectiva la carga de los despachos planeados en el sistema.

• Coordinar con el Replenishment en base a los planes de producción a fin de garantizar el adecuado abastecimiento en tiempo y completo.

• Revisar el cierre de mes que el sistema quede libre de transportes abiertos con el objetivo de garantizar los pagos a los proveedores.

• Monitorear el costo mensual de transporte a fin de garantizar que este dentro del presupuesto establecido por la organización.

• Realizar las reuniones mensuales con los transportistas, para evaluar los servicios y visualizar nuevas oportunidades.

• Utilizar TMS durante la planificación diaria de transporte con el fin de optimizar las rutas de entrega nacionales.

• Utilizar OTE para medir la eficiencia de carga de todos nuestros equipos diariamente.

Relación con el proyecto:

Es una posición clave dentro de la cadena de suministro, debido que se encarga de toda la planificación de los pedidos para que lleguen a tiempo al cliente y por ende que nuestro consumidor final pueda encontrar nuestro producto en la estantería.

A través de su conocimiento podemos identificar y analizar las oportunidades en el proceso de mejora de eficiencia:

Aporte al proyecto:

• Efectividad en la planificación

• Ahorro en tiempo y mano de obra en la bodega

• Menos rotación de puerta y chequeadores

• Menos atraso de entrega

• Mayor efectividad en el transporte

• Ahorro de flete

CAPÍTULO 4: PROPUESTA DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO Introducción de la Propuesta para mejorar la eficiencia en la cadena de suministro para la reducción de costos de distribución en Kimberly Clark Panamá La propuesta para mejorar la eficiencia en la cadena de suministro para la reducción de costos de distribución de la empresa Kimberly Clark Panamá está enfocada en el modelo de entrega centralizada y una nueva figura denominada CPFR (Collaborative, Planning, Forecasting and Replenishment).

Con este esquema, se puede llegar a representar enormes reducciones en costos y un mejor desempeño en toda la cadena de suministro y su agilidad de respuesta ante variaciones inesperadas; ambas siendo unas de las principales metas de todas las empresas.

Justificación del Modelo de entrega centralizada y CPFR La Cadena de Abastecimiento ostenta muchas cualidades que hacen de ella un fenómeno complejo y complicado a la vez. Esto hace que su comportamiento adquiera dimensiones que aunque son fáciles de comprender grosso modo, son difíciles de caracterizar para cuantificar sus efectos y tomar decisiones acertadas. En respuesta a esto, existen muchísimas prácticas que están diseñadas para hacer frente a estos comportamientos: una de ellas es la centralización.

¿Por qué resulta útil la centralización?

Las entregas centralizadas permiten la mayor eficiencia a los tiempos de entrega y minimizan los costos logísticos de distribución significativamente. De manera que, la razón principal para la forma centralizada es mantener un fuerte control sobre las actividades logísticas y beneficiarse de las eficacias asociadas con la escala de actividades que pueden ocurrir al concentrar todas las actividades logísticas de la empresa.

El sistema de distribución puede ser ampliamente mejorado gracias a la implementación de entrega centralizada a los centros de distribución de cada una de las cadenas de supermercado, con el cual se reducirían los costos de fletes y así mismo el tiempo de descarga en los puntos de venta.

De cara al cliente, podemos indicar que tendrán mayor control de sus inventarios, abastecimiento y tiempo de respuesta en cada punto de venta. Adicional, a esto con una nueva figura de CPFR para la gestión de la planificación y la demanda mediante el uso de indicadores, lenguaje y acuerdos comunes para mejorar la eficiencia para todos los participantes.

Este proceso permite mejorar la sincronización de las acciones vinculadas con las previsiones de las ventas y la planificación de los suministros. Permitiendo reducir el nivel de existencias y mejorar la tasa de servicio frente al cliente final.

Propuesta del Modelo de entrega centralizada y CPFR Para la propuesta, se visitaron a tres puntos de ventas de diferentes cadenas de supermercados para analizar las siguientes variables

• Tiempo de entrega / descarga por punto de venta

• Comunicación entre nuestros transportistas y los encargados de recepción de la tienda

• Comunicación entre nuestro equipo de mercaderistas y transportistas

Gráfico # 8 – Tiempo de entregas (hrs)

• Fuente: Departamento de Supply Chain de Kimberly Clark Panamá

De acuerdo al gráfico, podemos ver los altos tiempos de entrega cuando se realiza en los distintos puntos de ventas, en promedio se tarda 6.6 horas en una tienda; por lo cual, no permite utilizar el transporte para otra entrega.

Al ser una entrega centralizada al centro de distribución de la cadena de supermercado, obtendríamos una reducción bastante significante de tiempo:

Gráfico # 9 – Entrega (hrs)

Uno de los indicadores que permite determinar la rentabilidad de la entrega es flete vs venta neta.

Para este ejercicio se analizó el promedio de venta de una cadena de supermercado, donde:

1 furgón de 85 m3 ocupa aproximadamente de 1,000 a 1,200 bultos y su flete por viaje tiene un costo de $250.00 Cuadro # 3 – Ventas vs Ocupación

Cuadro # 4 – Promedio de Flete por día de una cadena

• Fuente: cálculo propio

Al mes, en promedio para esta cadena de supermercado se gasta en alrededor $8,750 en flete de transporte.

Si, consideramos la entrega semanal directamente al centro de distribución de la cadena podemos tener un ahorro de $7,750 mensual, que al año sería $93,000.

El rol del CPFR es clave dentro de la propuesta debido que su misión es garantizar el abasto óptimo de productos a través de la administración eficiente y eficaz de los inventarios en tiendas. Desarrollar prácticas de negocio con socios y usuarios que combinen la inteligencia del comercio en la planeación y el resurtido de la demanda del consumidor con las herramientas y estrategias adecuadas proporcionadas por las cadenas, tomando en cuenta venta histórica y temporalidad de productos. Como funciones y responsabilidades principales:

• Responsable de proporcionar la base (baseline) del forecast y asegurar nivel de abastecimiento correctas por medio de los KPIS instock, días inventario, fillrate, IP, forecast accuracy.

• Monitorear el abastecimiento de la cadena de suministro hasta punto de venta.

• Responsable en conjunto con los KAMs de identificar las oportunidades comerciales (building blocks)

• Anticipar riesgos de agotados, dando visibilidad si existen riesgos en las dinámicas comerciales a ejecutar.

• Mantener el catálogo de los clientes actualizado en referencia a los códigos SAP de KC tomando en cuenta transiciones y nuevos registros.

• Anticipar temporadas negociadas con los clientes para garantizar el nivel de abasto.

• Garantizar los planes 30/60/90 que aseguren nivel de abasto.

Gráfico # 10 – Nueva Estructura Organizacional con CPFR

• Fuente: Elaboración propia

Esta figura estaría dentro de la estructura organizacional en el área de Ventas, debido a la relación que tendrá cara a cara con los clientes en las distintas negociaciones de planes, promociones, lanzamiento de nuevos productos o aperturas de tiendas.

Como resultado, podemos decir que traería aumento de ventas por un mejor servicio al cliente y colaboración más profunda como socios comerciales.

Objetivos del Modelo de entrega centralizada y CPFR

• Presentar a la empresa una propuesta válida y creíble con datos reales.

• Optimizar los procesos logísticos y comerciales.

• Implementar mejoras en las operaciones del centro de distribución de la empresa.

Beneficios Esperados Podemos obtener los siguientes beneficios:

• Disminución de tiempo de entrega de vehículos

• Ahorro en fletes por frecuencia de entregas

• Mejor Planificación de transporte

• Mayor estabilidad en las señales de demanda

• Control de inventarios

• Tiempo de respuesta a los clientes

• Mejor servicio al cliente

• Aumentar la confianza y colaboración con los clientes

• Facilita la construcción de relaciones flexibles

• Rentabilidad

Cronograma de actividades Cuadro # 5 – Cronograma de actividades

Presupuesto El presupuesto proyectado para su implementación sería:

Cuadro # 6 – Presupuesto de la propuesta

Plan de acción Cuadro # 7 – Plan de Acción

Recomendaciones de la propuesta para mejorar la eficiencia en la cadena de suministro para la reducción de costos de distribución en Kimberly Clark Panamá

• Ante un mundo globalizado y la fuerte competencia, las empresas deben mejorar constantemente sus procesos para así mejorar la calidad de sus productos y servicios.

• Desarrollar una cultura de ahorro en todos los niveles de la organización.

• Estar en constante comunicación con los clientes, de manera que sean literalmente socios comerciales que en conjunto se obtenga negociaciones que sean de ganar – ganar.

• Importante la proactividad, para el desarrollo de acciones creativas que generan mejoras, es tomar iniciativas y asumir responsabilidades para lograr los resultados deseados.

CONCLUSIONES

• Al realizar el estudio sobre la empresa y el análisis de la cadena de suministro en búsqueda de reducir sus costos de distribución actual, podemos concluir que actualmente la empresa cuenta con un modelo de Planificación de ventas y operaciones, que permite llevar a cabo con los clientes negociaciones de las distintas estrategias promocionales.

• Un factor importante dentro de la propuesta es el análisis de la información que esté involucrado desde el área comercial hasta distribución, así tener presente cada una de las variables.

• Los estudios de tiempos y movimientos juegan un papel importante en la productividad de cualquier empresa. Medir y establecer cuánto tiempo se invierte en el trabajo permite identificar aquellas tareas que, por alguna razón, influyen de manera negativa en el rendimiento de la compañía; y así, diseñar estrategias para corregirlas.

• De acuerdo a la encuesta de satisfacción del cliente interno obtuvimos resultados regulares, lo cual son oportunidades de mejora dentro de la cadena de suministro.

• Con la implementación de las propuestas presentadas se planea mejorar la disponibilidad del producto en el mercado y reducir los costos de entregas cuyo resultado sería rentabilidad para la organización.

RECOMENDACIONES Entre las principales recomendaciones que se pueden mencionar están:

• Sugerir a la empresa implementar la propuesta de entrega centralizada para reducir los costos de distribución y uso efectivo del transporte.

• Para una implementación adecuada del modelo propuesto en la cadena de suministro se deben tomar en cuenta la importancia en la entrega oportuna de la información.

• Para apoyar a la adecuada implementación se deberá tomar en cuenta el control de estos por medio de indicadores que permitan comparar los resultados periódicamente, de manera que, ante alguna disminución, se puedan establecer medidas de solución continuas que contribuyan a mejorar la propuesta presentada.

• Monitorear y dar seguimiento diario a los procesos administrativos y operativos para la mejora continua de la empresa Kimberly Clark Panamá.

• Fortalecer relaciones comerciales entre proveedor y cliente para mejorar la rentabilidad.

• Finalmente, evaluar constantemente la satisfacción del cliente vía encuestas en toda la cadena de valor.

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ANEXOS

Productos de la categoría Baby and Child Care

Productos de la categoría Family care

Productos de la categoría Feminine & Adult care

DEDICATORIA Quiero dedicar el presente proyecto a mi padre Yau Chuen Hor (QEPD) por creer en mí, quererme mucho y siempre apoyarme en todas mis decisiones. Papá, te extraño muchísimo y esto es para ti. AGRADECIMIENTOS Quiero agradecer a Kimberly Clark Panamá, por permitirme ser parte de una de las multinacionales líderes del país y por darme la oportunidad de desarrollarme como individuo y profesional.

A mi asesor el Magister Raúl Bethancourt por su guía, tiempo y dedicación en este proyecto, garantizando el cumplimiento de todas las normas y exigencias requeridas por la Universidad.

Autor:

Yesica Yau Chen

Profesor Asesor:

Mgtr. Raúl Bethancourt

Proyecto final de graduación presentado como requisito parcial para optar por el título de maestría en administración de negocios con énfasis en dirección empresarial en la universidad latina de Panamá

UNIVERSIDAD LATINA DE PANAMÁ

CENTRO DE ESTUDIOS DE POSTGRADOS Y MAESTRIAS PANAMÁ, REPÚBLICA DE PANAMÁ 2017