Plan de mejora en la gestión de inventario para el almacén 1 de la empresa Helados Cali C.A

La presente investigación tuvo como objetivo fundamental diseñar un plan de mejora en la gestión de inventario para el almacén 1 de la empresa Helados Cali C.A., para ello se aplicó una investigación de tipo descriptiva y evaluativa, empleando una metodología con diseño de campo, donde se evaluaron los procesos llevados a cabo en el almacén 1, desde la recepción de los insumos hasta su despacho al área de producción, pasando por la gestión de inventario con la finalidad de detectar las fallas que generan los problemas existentes. Se tomaron en cuenta factores tales como: Las órdenes de fabricación, comparaciones entre el stock de SAP y el físico, revisiones de inventarios de los meses anteriores y los demás procesos que se llevan a cabo en el almacén. Como resultado final, se realizó una clasificación ABC para determinar los productos con mayor porcentaje de rotación, un análisis de los costos asociados, se desarrollaron estrategias de mejora y por último, se estableció un plan de acciones para mejorar la confiabilidad en la gestión del almacén e inventario de la empresa.

Palabras claves: SAP, almacén, rotación, órdenes de fabricación, inventario, fallas, clasificación ABC.

INTRODUCCIÓN Hoy en día para que las empresas o compañías puedan ofrecer alta calidad en sus productos, es preciso llevar una buena organización, cumplimiento de los métodos, normas y reglas establecidas, con el fin de mantener un alto grado de productividad.

Helados Cali C.A es una empresa familiar, la cual nació con la idea de un negocio a fin de equilibrar una época de crisis. Desarrolla sus propias fórmulas de helados y sirop. El modelo de negocio se basa en una red de distribuidores autorizados que se encargan de la venta exclusiva de los productos de Helados Cali bajo los términos y condiciones estipulados por la empresa para su funcionamiento.

El presente trabajo se enfocó en mejorar la situación actual del almacén 1 de ubicado en la empresa Helados Cali C.A, el cual se encarga de almacenar la materia prima , material de empaque, químicos, material de limpieza para luego suministrarlos a cada una de las plantas para su producción. Para ello fue necesario identificar los problemas con la finalidad de buscar las respectivas soluciones. Además se desarrolló un plan de mejora para aumentar la confiabilidad de los inventarios.

El almacén presenta una serie de inconvenientes en cuanto al sistema de almacenamiento, además de tener diferencias a la hora de los cierres de inventario debido al poco control de los procesos, mal manejo de información, colapso del área de despacho por falta de espacio entre otros.

Las empresas deben y tienen que estar preparadas para adaptarse al cambio y las demandas del medio donde se desenvuelven, para poder conseguir y materializar el éxito organizativo, por esto se consideran importante que evolucionen los métodos que mejoren sus procesos; de ahí se hace necesario implantar diferentes estrategias que permiten lograr y conseguir los objetivos planteados de su gestión.

Este informe comprende cuatro (6) capítulos distribuidos de la siguiente manera:

El Capítulo I: el cual contiene el planteamiento del problema, objetivo general y objetivos específicos, alcance e importancia de la investigación; el Capítulo II por su parte, describe las generalidades de la empresa, su misión, visión, objetivos, estructura. El Capítulo III contiene el marco teórico y sustentos del estudio. El Capítulo IV en donde se presenta la metodología utilizada en el estudio, tipo de investigación, población, así como las estrategias para la recolección de los datos y los pasos a ejecutar. El capítulo V desarrollo y estudio de la situación actual. El Capítulo VI en el cual se detallan los resultados, análisis obtenidos Y propuestas planteadas; y por último, las Conclusiones y Recomendaciones, que posteriormente serán de utilidad para la empresa.

CAPÍTULO I

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1. Planteamiento del problema Helados Cali es una empresa dedicada a la producción y distribución de helados, entre ellos se pueden mencionar: helados de paletas, barquillas, paletas de agua, paletas cremosas, tinitas, potes de 4.7 litros, potes de 750cc, además de comercializar material pop como cavas térmicas con su emblema y cucharas dispensadoras para barquillas, publicidad impresa, entre otros. Se caracteriza por ser eficiente, es decir, que usa de la mejor manera posible los recursos para llevar a cabo sus actividades, en búsqueda de la satisfacción del cliente. Esta empresa cuenta con la tecnología necesaria para llevar a cabo las diversas actividades desde la parte gerencial hasta la prestación de servicios.

La misma posee un sistema de comunicación entre sus departamentos con el fin de facilitar el manejo de información por medio de un software para las diferentes situaciones que se soliciten, por tanto agiliza el proceso, es más organizado y eficaz.

Para que un almacén funcione de manera adecuada es necesario que tenga un control sobre todo lo que se ingresa y despacha; esto se refiere, entre otras actividades, a mantener las ubicaciones físicas bien definidas, qué clase de material se podrá almacenar en cada una, así como también conocer su capacidad y cualquier otra característica necesaria. Dentro de la gestión de los almacenes existe una parte fundamental que es el almacenaje y manejo de materias primas, siendo este una unidad de servicio funcional de la empresa con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y suministros.

Actualmente el almacén 1 no posee el espacio suficiente para el almacenaje de la materia prima, esto se debe a la mala ubicación de los estantes, arrojando como consecuencia poco espacio para el tránsito tanto de monta cargas como del personal que allí labora. El almacén no tiene definidas normas ni procedimientos de organización, distribución y almacenaje de materiales. Por lo que la labor es realizada por el encargado del almacén, basándose en los conocimientos de manejo de materiales, adquiridos a través del tiempo. Además falta de seguimiento para la ejecución de traslados de mercancía; es decir, el movimiento físico de mercancía dentro del almacén no se realiza de acuerdo a los sistemas de almacenamientos.

A pesar de contar con altos estándares de control propios de una empresa, el almacén de materia prima ha venido experimentando una serie de tropiezos en la ejecución de las funciones. Cuenta con un software (SAP) que le permite registrar los movimientos y el almacenamiento de materiales y, pese a estas bondades que brinda dicha herramienta, la empresa confronta ciertas dificultades en el control de inventario mediante continuas diferencias en los conteos físicos, presentando una baja confiabilidad de inventario en las ubicaciones y existencia.

Por otra parte los inventarios varían por el despacho de materiales, insumos, movimientos de las existencias por ingreso de nuevas cantidades y salidas de otras solicitudes, generando rotación de los materiales, además de generar costos por los materiales de baja rotación. Debido a esta problemática, a futuro puede afectar la rentabilidad de la empresa, además de no abastecer las plantas de producción para la fabricación del helado.

Con respecto a la norma COVENIN de las señales de seguridad, el almacén 1 no posee las señalizaciones para la prevención de accidentes, riesgos de salud y facilitar el control de emergencias.

Este evento se viene presentado desde hace 8 años es decir a partir del 2006, y a medida que pasa el tiempo la problemática crece ya que la producción de helados va en aumento.

De lo antes ya mencionado se ha llegado a una serie de interrogantes por la cual se ha de realizar el proyecto ¿Cómo puede mejorar la confiabilidad del stocks vs físico en el almacén 1?, ¿Qué acciones se emplearan para mejorar el proceso?

1.2. Objetivo general Diseñar un plan de mejora en la gestión de inventario para el almacén 1 de la empresa Helados Cali C.A, Puerto Ordaz – Estado Bolívar.

1.3. Objetivos Específicos 1. Diagnosticar la situación actual del proceso llevado a cabo en el almacén 1.

2. Establecer una estructura de procedimientos que permitan oportunidades de mejora en cada proceso.

3. Desarrollar indicadores de gestión para cuantificar el aprovechamiento del espacio físico.

4. Clasificar los productos mediante el método ABC para un mejor control de inventario.

5. Analizar los costos que generan los productos de baja rotación en el almacén 1 dentro de la gestión de inventario.

6. Desarrollar políticas, procesos de almacenamiento y normas orientadas a un mejor manejo de inventario dentro del almacén 1.

1.4. Justificación Los sistemas de control de inventarios están diseñados para supervisar los niveles y diseñar sistemas y procedimientos para una gestión efectiva. Para permanecer en el mercado y garantizar una buena participación, se debe tener presente que la gestión de almacén es importante tenerla controlada, ya que ello involucra un gran número de estrategias que cumplir para el logro de los objetivos.

La presente investigación es de interés para la empresa ya que le permitió determinar las causas que afectan a la gestión de inventario en el almacén.

Así mismo dotó a la organización de un sistema de procesos para minimizar la problemática en la variación de los inventarios en cada cierre de mes.

1.5. Delimitación o alcance La investigación se llevó a cabo en la empresa HELADOS CALI C.A en Ciudad Guayana, específicamente en Departamento de Inventario y en el Almacén 1. Durante el periodo de 6 meses (desde diciembre hasta mayo) con el fin de realizar un estudio detallado de los orígenes del problema basados en el levantamiento de la información de todos los procesos de almacenaje de materia prima desde la recepción hasta su despacho que permiten diagnosticar los puntos críticos en la cadena de suministros de materia prima, así como el sistema de gestión de inventario.

CAPÍTULO II

GENERALIDADES DE LA EMPRESA

2.1. Reseña Historia En Venezuela existen diversas empresas dedicadas a la fabricación y distribución al por mayor de distintos tipos de helados, los cuales son llevados por los mayoristas a los detallistas, quienes se encargan de llevarlos a los consumidores finales, como un producto de consumo, utilizado como postre o merienda por la familia en general.

Helados Cali es una empresa familiar que inició sus actividades en el año 2001, en San Félix, Estado Bolívar, Venezuela, bajo el nombre de Helados Paisa, con la idea de un negocio a fin de equilibrar una época de crisis. El resultado tuvo tan buena acogida que a corto plazo la producción cambio de ser artesanal a semi-industrial.

En noviembre del 2005, se traslada esta fábrica de helados a la ciudad de Puerto Ordaz, y se sustituye el nombre por Helados Cali; que significa "calidad certificada", trabajando con la fabricación de helados industriales, ofreciendo productos de excelente calidad, cumpliendo con los altos estándares de manufactura. Desde esa fecha la empresa se ha focalizado en fabricar productos de excelente calidad a precios competitivos.

Helados Cali desarrolla sus propias fórmulas de helados y sirops, y para ello mezcla la pureza de lo natural y lo industrial, con la precisión de la ciencia y la tecnología. Esta marca está en crecimiento a nivel nacional, contando con una red de distribuidoras, que ofrece a sus consumidores los mejores helados a un precio justo y de excelente calidad. Su modelo de negocio se basa en una red de Distribuidores Autorizados que se encargan de la venta exclusiva de los productos Helados Cali, en una zona geográfica establecida, bajo los términos y condiciones estipulados por la empresa para su funcionamiento.

Estas distribuidoras se encargan de la venta exclusiva de los productos de Helados Cali. La función principal de las Distribuidoras Autorizadas es vender los productos al mayor, con la finalidad de ofrecer al cliente la alternativa de obtener su propio negocio, logrando así un margen de ganancia del 50 por ciento de sus ingresos diarios; generando de esta manera miles de empleos indirectos.

2.2. Ubicación Helados Cali se encuentra ubicada en la zona industrial los pinos específicamente en la UD-304 manzana 28, parcela 01 de Puerto Ordaz estado bolívar. Cuenta con 4 galpones ubicados en la misma zona el cual son almacén 2, almacén 3 y cava4 y edificio administrativo.

A continuacion se muestra la figura de la ubicación geografica. (Ver figura 1).

Figura 1. Ubicación geográfica de helados Cali.

Fuente: Intranet Helados Cali C.A 2.3. Misión La misión de la empresa es Consolidar a Helados Cali, C.A., como la empresa líder en producción y comercialización de helados, dentro de los estándares de calidad que satisfagan las expectativas de sus clientes, empleados y accionistas; creciendo en forma sostenida y racional, con un equipo humano motivado con sólidos principios éticos y orientados al servicio, para así proyectar una imagen de solidez y responsabilidad.

2.4. Visión La visión es convertir la empresa para el año 2012 en una empresa reconocida a nivel nacional, a través de la fabricación y comercialización de productos congelados que brinden calidad, bienestar y precios justos a los clientes y consumidores, buscando mantener la rentabilidad y sostenibilidad que beneficie a los accionistas, empleados y la comunidad en general.

2.5. Objetivo Posicionar la marca, convirtiendo el helado en un buen hábito alimenticio y que siempre esté presente en las neveras de todas las familias venezolanas.

Valores Sus valores son:

– Servicio – Honestidad – Excelencia – Respeto – Responsabilidad – Compromiso Social.

2.6. Estructura organizativa La siguiente figura muestra la estructura organizativa de la empresa. (Ver figura 2).

Figura 2. Organigrama de la empresa.

Fuente: Helados Cali C.A. 2014 2.7. Descripción del área de trabajo El trabajo asignado se desarrollará en el departamento de inventario de la empresa Helados Cali C.A. los objetivos y funciones de este departamento se detallan a continuación:

2.7.1. Objetivo Realizar controles periódicos y constantes, que vislumbren el manejo diario de la materia prima, producto terminado y demás recursos de la empresa, permitiendo al departamento observar de manera detallada la rotación de todos los artículos y productos. Por cada elemento se debe elaborar un registro que contenga la historia del mismo, desde su ingreso, permanencia en servicio y salida definitiva de manera sistematizada.

2.7.2. Funciones – Comprobar que las entradas y salidas de almacén sean correctamente autorizadas.

– Verificar los conteos físicos de los inventarios existentes periódicamente.

– Control y seguimiento del manejo de los inventarios.: materia prima, material de empaque, material POP, químico y limpieza, producto terminado, repuestos, activos fijos, papelería, dotación, equipos de protección personal y otros insumos.

– Dar salida de donaciones y consumo interno.

– Controlar que se cumpla el orden, limpieza, flujo e implementación del FIFO dentro de los almacenes.

2.8. Estructura organizativa del departamento de inventario A continuación se muestra la estructura organizativa del Departamento de Inventario en la empresa Helados Cali, C.A. (Ver figura 3).

Figura 3. Organigrama del departamento de inventario.

Fuente: Helados Cali C.A 2.9. Proceso de realización de helado El proceso de realización del helado es el siguiente:

2.9.1. Homogenización Su finalidad es desintegrar y dividir finalmente los glóbulos de grasa que hay en la mezcla, para así conseguir una suspensión permanente y evitar que la grasa se separe del resto de los componentes y ascienda hacia la superficie por su menos peso helado con más cuerpo y textura.

2.9.2. Pasteurización Método de calentamiento que tiene como objetivo principal la destrucción de los microorganismos patógenos que puedan estar presentes en la mezcla, reduciendo el número de los mismos hasta un valor de inocuidad aceptable. Además se inactivan enzimas y microorganismos capaces de provocar indeseables modificadores de olor y sabor durante el almacenamiento de los helados, así como una completa disolución de los ingredientes de la mezcla.

2.9.3. Maduración Tras la hominización y pasterización de la mezcla, esta es conducida a tanques de maduración a una temperatura de 4-5°C por un periodo de 3 a 72 horas.

En algunos casos la mezcla se deja madurar hasta 72 horas para aprovechar al máximo estos beneficios.

2.9.4. Saborización Durante la saborización se añaden a la mezcla los aditivos finales (colorantes y esencias). Estos no fueron añadidos durante la mezcla ya que en la pasterización podrían perder sus características organolépticas.

2.9.5. Congelamiento e incorporación de overrum En esta etapa se realizan dos funciones importantes:

– Incorporación de aire por agitación vigorosa de la mezcla, hasta conseguir el cuerpo deseado.

– Congelación rápida del agua de la mezcla de forma que se formen pequeños cristales de hielo, consiguiendo una mejor textura en el helado.

Cuanto más baja sea la temperatura de congelación, mayor proporción de agua se congelara con un mayor número de cristales pequeños, aunque no se puede bajar demasiado la temperatura ya que aumentaría mucho la consistencia del helado y sería difícil manejarlo.

2.10. Productos Helados Cali, C.A. se dedica a la fabricación de productos alimenticios congelados como:

· Paletas – Paletas de agua: Paletas realizadas a base de agua con diferentes sabores: fres uva, fres fresa y fres limón.

– Tentación: helados semicremosos sabor a crema de leche: tentación mandarina, tentación frutos rojos.

– Casero : helado semicremoso sabor a guanaba con pulpa de guanábana – Helados cremosos a) Chocomantecado: helado cremoso sabor a mantecado con cubierta de chocolate.

b) Mausi: helado cremoso con cubierta de chocolate.

c) Emotions: helado cremoso con sabor a fresa y chocolate, con cubierta de chocolate.

d) Polet almendras: helado cremoso con sabor a almendras con cubierta de chocolate y almendras fileteadas.

e) Polet cruch: helado cremoso con galleta achocolatada, cubierto de galleta con chocolate.

f) Polet: helado cremosos con sabor a mantecado y fresa con cubierta de chocolate.

g) Max polet: helado cremosos con sabor a chocolate y vainilla con cubierta de chocolate y arroz inflado.

· Barquillas – Supercono fresa: barquilla cremoso a sabor a fresa con sirop de chocolate y maní.

– Supercono chocolate: barquilla cremoso a sabor a chocolate con sirop de chocolate y maní.

· Tinitas – Chocomantecado: helado cremoso sabor a mantecado con sirop de chocolate.

– Chocolisimo: helado cremoso sabor a chocolate con sirop de chocolate.

– Junior: helado cremosos de chocolate y vainilla.

– Sorpresa: helado cremoso sabor a mantecado con sirop de fresa.

– Cono chicle: helado semicremoso sabor a uva con chicle.

· Bandejas plásticas – 3 sabores: helado cremoso sabor a mantecado, fresa y chocolate.

– 3 sabores frutal: helad cremoso sabor a guanábana, fresa y parchita.

· Stick pack Chocomio: crema de chocolate y avellanas.

2.10. Política integral La Presidencia de Helados Cali, C.A. desea manifestar a todos los niveles de la organización, el compromiso de la empresa en la eliminación, prevención y notificación de los riesgos a los que pudieran estar expuestos sus trabajadores, sin distinción de género, haciendo extensivo el acatamiento de esta responsabilidad a sus proveedores y distribuidores, para lo cual se establecen las siguientes líneas de acción:

1. Respetar y cumplir estrictamente las leyes, reglamentos y normas vigentes en la República Bolivariana de Venezuela, así como los procedimientos, instructivos y normas internas de la empresa que regulan las distintas labores, actividades, procesos, insumos, servicios, productos, maquinarias y equipos que forman parte de nuestras operaciones.

2. Elaborar e implementar, junto con los trabajadores, trabajadoras y sus representantes, un Sistema de Gestión Integral de Calidad, Seguridad Industrial, Ambiente e Higiene Ocupacional adecuado a sus actividades, que permita garantizar la integridad física y mental de los trabajadores y trabajadoras, la calidad e inocuidad de los productos elaborados y la protección al ambiente.

3. Capacitar a los trabajadores y trabajadoras, en todos los niveles de la organización, para promover la participación activa en temas de prevención de incidentes, accidentes y enfermedades ocupacionales, en temas de conservación ambiental y en temas relacionados con la calidad e inocuidad de los productos elaborados.

4. Asegurar recursos financieros suficientes para la implementación de todos los requerimientos, planes, programas y actividades del Sistema de Gestión Integral.

5. Recibir constantemente de parte de los trabajadores y trabajadoras, todas las sugerencias y observaciones que conduzcan al mejoramiento continuo del Sistema de Gestión Integral de Calidad, Seguridad Industrial, Ambiente e Higiene Ocupacional.

6. Sancionar a los trabajadores y trabajadoras que no cumplan con lo establecido en las leyes y normas vigentes en el país y con lo establecido en las normas y procedimientos internos de la empresa.

7. Cumplir con todos los objetivos y metas que se establezcan en la organización.

CAPÍTULO III

MARCO TEÓRICO

3.1. Antecedentes Se realizó una revisión de trabajos de grado que tiene similitud con el tema tratado y muestran diferentes enfoques que dicha investigación pueda tener.

Johnny Ramírez, R (2012) trabajo de grado titulado como "Plan de mejoramiento del proceso productivo para una empresa de helado" expuesto en la Universidad de Ingeniería de Antioquia. Helado Tonny. Dicha investigación se realizó para mejorar el sistema de producción de la empresa.

Bernardez Brehm, Luis (2010) realizó un estudio del valle de México, denominado "Propuesta para mejorar los inventarios en una empresa de ventas por catálogos". Esta investigación se llevó a cabo para tener un mejor control de los inventarios y poder reducir los costos generados por los mismos.

Sánchez M, José (2007) trabajo de grado titulado "Propuesta de un sistema de inventarios de producto terminado y racionalización de inventarios de consumo masivo" presentado ante la Universidad Central de Venezuela. El objetivo general de la investigación consistía en determinar y recomendar el establecimiento de un sistema de administración de inventarios de productos terminados y por la otra proponer un programa de racionalización de inventarios de materiales de repuestos y suministros.

3.2. Optimización Una de las formas que tiene cualquier empresa industrial para ser más competitiva es mediante la optimización de sus procesos industriales. Lozano (2002) en su libro "Como y donde optimizar los costes logísticos" define "optimizar algo es conseguir los máximos objetivos con el mínimo esfuerzo. (p. 31)".

– Factores para optimizar un almacén El desarrollo de una buena gestión en los centros de distribución comprende los siguientes pasos que son importantes de tener en cuenta:

a) Definir como es el perfil de actividad de cada producto b) Evaluar si los productos están almacenados en la posición correcta dentro del espacio para obtener las mayores ventajas de las ubicaciones en que se localicen.

c) Las ubicaciones de los productos son relevantes para optimizar el fácil acceso al inventario y lograr una mayor utilización de los equipos de manejo de materiales.

3.3. Gestión de almacén Son las políticas o criterios que se manejan dentro de un almacén para recibir, manipular, custodiar, almacenar y despachar todos los productos, materiales e insumos. Cada almacén debe tener políticas propias, ya que su gestión depende de variables muy puntuales como lo son la ubicación del almacén, los costos de almacenamiento, el espacio con que se cuenta, entre otros factores.

3.3.1. Almacén Según García C. (2008), en su libro almacenes, planeación, organización y control, enuncia "El almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardos, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos (p. 207)." El almacén es el espacio físico que se utiliza para resguardar los productos, materiales e insumos durante un cierto tiempo. Está diseñado para la recepción, almacenamiento, condicionamiento y despacho. Entre los errores que se deben evitar son los siguientes:

ü No respetar la clasificación ABC: productos que más, salen más cerca de la zona de carga, lo contrario implicara mayor tiempo para preparar pedidos y como consecuencia pérdida de tiempo.

ü Personal insuficiente: implica mala ubicación de la mercancía, desorden

ü Tener los productos sin codificar.

– Funciones del almacén Resguardar, proteger y custodiar los productos de incendios, robos y condiciones climáticas que puedan incurrir en el deterioro de los mismos.

– Procesos del almacén

ü Recepción: consiste en el arrido del medio de transporte con los productos.

ü Depósito: comprende la custodia y protección de los productos, materiales e insumos en condiciones adecuadas.

ü Preparación: son todos aquellos pasos realizados dentro del almacén, desde que se solicita el producto, material o insumo hasta que se despacha.

ü Despacho: salida de los productos, materiales e insumos del almacén.

– Zonas de un almacén Para una buena gestión de almacenamiento, el lugar destinado al resguardo de productos, materiales e insumos debe contar con espacios adecuados y acondicionados para cada función que se realiza en el almacén. Entre las áreas más importantes se pueden mencionar:

ü Muelles y zonas de maniobra: área destinada de los vehículos que transportan los productos, materiales e insumos para ser almacenados. La zona debe estar señalizada y próxima al almacén.

ü Zona de recepción y control: área donde los productos, materiales e insumos son verificados.

ü Zona de stock y reserva: espacio donde los productos, materiales e insumos estarán durante un periodo de tiempo hasta su despacho final.

ü Zona de preparación: área donde se reúnen los productos, materiales e insumos próximos a ser despachados.

ü Zona de oficinas y servicios: áreas donde se realizan todas aquellas operaciones administrativas referentes al manejo del almacén.

ü Zonas especializadas: áreas que dependiendo de los productos que maneje el almacén, requieran de un espacio adecuado como por ejemplo: zona de almacenamiento en piso, de mantenimiento, de verificación, entre otros.

3.4. Espacio físico El tiempo de permanencia de las mercancías en el área debe ser lo más corta posible, pues el espacio y el costo de operación depende de la fluidez con que estas se pasan del vehículo del proveedor del almacén. Todo estancamiento innecesario eleva el costo del producto.

Según García Cantú (2008) "el espacio necesario para el área de recepción, almacén, despacho depende del volumen máximo de mercancía que se descarga y del tiempo de su permanencia en ella ( p. 216)".

3.5. Inventario Es un conjunto de bienes tangibles tanto muebles como inmuebles, que poseen en un momento dado para luego ser consumidos, transformados o comercializados.

3.5.1. Gestión de inventario Esta referido a todo aquel proceso relativo al control, planeación y manejo de productos, materiales e insumos, en el que se emplean metodologías y estrategias, con el fin de hacer más rentable y productivo la tendencia de dichos bienes.

3.5.2. Objetivos de los inventarios El objetivo fundamental es mantener un balance entre el capital invertido y la seguridad de poseer materiales e insumos, para evitar detener las operaciones de producción o de productos terminados para cumplir con la demanda de los clientes, y así poder determinar cuándo comprar y qué cantidad de productos, materiales y/o insumos. Entre los objetivos se pueden mencionar:

a) Tener el mínimo de inversión en existencias de productos, insumos, materiales en proceso y productos terminado b) Mantener el nivel de existencia de materiales e insumos y productos en proceso, de tal forma que las operaciones de producción no sufran demoras.

c) Descubrir a tiempo los materiales o productos sin movimiento, obsoletos y/o deteriorados d) Establecer una buena custodia en los almacenes para evitar fugas, despilfarros o maltratados por descuido e) Hacer seguimiento continuo a la demanda del mercado.

3.5.3. Inventarios cíclicos Se hacen recuentos diarios de un determinado grupo de productos, que previamente se han seleccionado normalmente con ayuda de un sistema informático. Así por ejemplo, se puede establecer un plan para que los artículos B o C se recontarían solamente una o dos veces al año. Otro criterio de interés podría ser, por ejemplo en función del valor de los artículos.

· Ventajas

ü Permite realizar el recuento, sin necesidad de parar la actividad, utilizando personal especializado.

ü Posibilita el análisis de las causas del error, mediante una investigación de las transacciones que tuvieron lugar en el periodo por lo cual, se pueden sacar estadísticas de los errores, estableciendo un programa preventivo para el futuro.

3.5.4. Tipos de inventarios Anual: el que se efectúa una vez y al cierre del ejercicio económico de la empresa, presenta inconvenientes tales como:

ü Paralización de la actividad de la empresa

ü Alto nivel de descuadres.

ü Dificultad de seguir el movimiento histórico de las diferencias Rotativo: control de los artículos diariamente por zonas, ubicaciones, consumo, valor. Entre sus ventajas:

ü Detectar y modificar las diferencias existentes dentro de la operativa del mismo mes.

ü Aleatorio: control al azar diario de diversas referencias de artículos.

Ofrece las siguientes ventajas:

· Ajusta los aprovisionamientos y las ventas a la realidad de los artículos almacenados.

· Facilidad en el seguimiento el movimiento histórico.

Dinámico: control de los artículos a la misma vez que se efectúa sus ubicación por entradas o su recolección para salidas. Entre sus ventajas se tiene:

ü Cuadre diario de los artículos

ü Diferencias a cero

ü Movimiento histórico, totalmente actualizado.

ü Exactitud de las necesidades de los aprovisionamientos. 3.5.5. Sistema de inventario Es un conjunto de elementos organizados y relacionados, que interactúan entre sí para lograr un objetivo. Un buen manejo y control de inventario necesita contar con la información idónea como: existencia de productos en el almacén, rotación de cada uno, cantidad y fecha de recepción de nuevos productos, materiales e insumos, tamaño de lote e inventario de seguridad, entre otros factores.

Entre los sistemas existentes se pueden mencionar:

a) Sistemas de máximos y mínimos de inventario. b) Sistema de regulación de stock de seguridad.

c) Sistema de control de inventarios de alto, medio y bajo valor. d) Sistema de control de entrada y salidas de almacenes.

3.5.6. Rotación de inventarios Es un índice que muestra la eficiencia que tiene una empresa para manejar el inventario que posee. Una rotación baja quiere decir que la empresa posee inventarios muy grades; lo que puede generar un uso ineficiente de los activos, además de un costo elevado de almacenamiento de los mismos. Si la rotación es alta, los productos, materiales e insumos entran y salen del almacén con rapidez; lo cual genera dinamismo y un bajo costo por motivo de almacenamiento.

3.5.7. Modelo de inventario El problema de inventario radica en realizar y recibir pedidos de determinados volúmenes de productos, materiales e insumos repetidas veces y en periodos que pueden variar. Es por ello que se deben conocer los factores que influyen para el buen funcionamiento del inventario como: costos, lote de pedido, rotación, características, capacidad de almacén y estantes disponibles entre otras premisas.

Entre los modelos de inventarios más conocidos están:

1. Modelos determinístico: Wilson, reabastecimiento, producción, escasez, descuentos por volúmenes y ABC.

2. Modelos probabilísticos: de revisión continua y EQQ probabilidad.

3.6. Método Primero en Entrar, Primero en Salir o "PEPS" Este método identificado también como "PEPS", se basa en el supuesto de que los primeros artículos y/o materias primas en entrar al almacén o a la producción son los primeros en salir de él. Se ha considerado conveniente este método porque da lugar a una evaluación del inventario concordante con la tendencia de los precios; puesto que se presume que el inventario está integrado por las compras más recientes y esta valorizado a los costos también más recientes, la valorización sigue entonces la tendencia del mercado.

3.7. Método último en Entrar, Primero en Salir o "UEPS" Este método parte de la suposición de que las últimas entradas en el almacén o a la Bodega de realmacenamiento, son los primeros artículos en salir. El método UEPS asigna los costos a los inventarios bajo el supuesto que las mercancías que se adquieren de ultimo son las primeras en utilizarse o venderse, por lo tanto el costo de la -mercadería vendida quedara valuado a los últimos precios de compra con que fueron adquiridos los artículos; y de forma contraria, el inventario final es valorado a los precios de compra de cada artículo en el momento que se dio la misma.

3.8. Operaciones de almacenaje

· LIFO Ultimo en entrar, primero en salir. Es el sistema idóneo para el almacenaje de los productos no perecederos ya que estos no tienen fecha de caducidad.

· FIFO Primero en entrar, primero en salir. Es el sistema idóneo para el almacenaje de productos perecederos.

· FEFO También conocido como PEPS lo primero que caduque lo primero que sale. Nos da la fecha ligada al ciclo de vida de un producto y significa cuando alcanza el fin de sus días.

3.9. Clasificación ABC El método ABC es una herramienta que se emplea para clasificar todos los artículos del stock en tres grupos o categorías de importancia (ABC). De esta forma la empresa puede identificar aquellos artículos que son realmente importantes y concentrar en ellos una mayor atención y dedicación de tiempo, esfuerzo y dinero en su control.

No todos los artículos se venden por igual. Existe un grupo reducido de artículos (grupo A) que son los que generan la mayor parte de las ventas de la empresa, mientras que el resto de artículos, grupos muy numerosos, apenas genera ventas.

Sobre la base del criterio elegido del método ABC agrupará los artículos en tres grandes categorías:

Categoría A: grupo formado por un pequeño número de artículos muy importantes. El stock incluirá de forma aproximada artículos que representan 80% del valor total de stock.

Categoría B: grupo un poco más grande que el anterior de artículos de importancia media. Los artículos representan el 15% del valor total de stock.

Categoría C: grupo formado por un gran número de artículos muy poco importantes. Los artículos representan el 5% del valor total de stock.

3.10. Diagrama de causa y efecto El Diagrama Causa-Efecto es llamado usualmente Diagrama de "Ishikawa" porque fue creado por Kaoru Ishikawa, experto en dirección de empresas interesado en mejorar el control de la calidad; también es llamado "Diagrama Espina de Pescado" porque su forma es similar al esqueleto de un pez: Está compuesto por un recuadro (cabeza), una línea principal (columna vertebral), y 4 o más líneas que apuntan a la línea principal formando un ángulo aproximado de 70º (espinas principales). Estas últimas poseen a su vez dos o tres líneas inclinadas (espinas), y así sucesivamente (espinas menores), según sea necesario.

Es una representación gráfica que permite identificar y facilitar el análisis de problemas en un proceso. Consiste en mostrar la causa raíz del problema y las fuentes (sub causas) que contribuyen a su generación.

3.11. Análisis FODA Herramienta que permiten identificar de manera rápida, las fortalezas y debilidades de un proceso o sistema, así como las oportunidades y amenazas que pueden existir. Este grafico nos permite observar la situación actual a nivel estratégico y en función de ello tomar decisiones adecuadas para mejorar una situación determinada.

Con el FODA se podrá detectar:

· Las Fortalezas de su empresa: los recursos y las destrezas que ha adquirido su empresa; aquello en lo que tiene una posición más consistente que la competencia.

· Las Oportunidades en el entorno: variables que están a la vista de todos pero que, si no son reconocidas a tiempo, significan la pérdida de una ventaja competitiva.

· Las Debilidades de su empresa: aquellos factores en los que se encuentra en una posición desfavorable respecto de sus competidores.

· Las Amenazas en el entorno: variables que ponen a prueba la supervivencia de su empresa y que, reconocidas a tiempo, pueden esquivarse o ser convertidas en oportunidades 3.12. Indicador de porcentaje de utilización Es un indicador que permite conocer el correcto aprovechamiento de las áreas. Y su fórmula es la siguiente:

El análisis del indicador seguirá el siguiente criterio:

· Si varía entre 100% – 65%: se está utilizando muy eficientemente el espacio con que cuenta el almacén.

· Si varía entre 64%- 45%: se usa adecuadamente el espacio disponible para almacenar los productos.

· Si es menos a 45%: se despilfarra en gran medida el espacio con que cuenta el almacén, dicha área debe analizar procesos alternativos para mejorar la gestión del almacén.

3.13. Exactitud de inventario Se determina midiendo el costo de las referencias que en promedio presentan irregularidades con respecto al inventario lógico valorizado cuando se realiza el inventario físico.

Se toma la diferencia en costos del inventario teórico versus el físico inventariado, para determinar el nivel de confiabilidad en un determinado centro de distribución. Se puede hacer también para exactitud en el número de referencias y unidades almacenadas.

ERI > ò = 95% = inventario confiable ERI < 95% = inventario no confiable 3.14. Glosario de términos

· Codificar: es el proceso de poner juntos los segmentos de sus datos que parecen ilustrar una idea o un concepto (representados en su proyecto como nodos). De esa forma, la codificación es una forma de hacer abstracción a partir de los datos existentes en sus recursos para construir un mayor entendimiento de las fuerzas que intervienen.

· Costo de operación: son los gastos necesarios para mantener un proyecto, línea de procesamiento o un equipo en funcionamiento.

· Confiabilidad: es usado generalmente para expresar un cierto grado de seguridad de que un dispositivo o sistema opera exitosamente en un ambiente específico durante un cierto periodo.

· Despilfarros: derroche de dinero o bienes, gasto excesivo e innecesario.

· Embalaje: es un recipiente o envoltura que contiene de manera temporal principalmente para agrupar unidades de un producto pensando en su manipulación, transporte y almacenaje.

· Empaque: se define como cualquier material que encierra un artículo con o sin envase, con el de preservarlo y facilitar su entrega al consumidor. Su objetivo es proteger el producto, el envase o ambos y ser promotor del artículo dentro del canal de distribución.

· Inventario de materia prima: lo conforman los materiales con los que se elaboran los productos, pero que todavía no han recibido procesamiento.

· Materia prima: es aquel o aquellos artículos sometidos a un proceso de fabricación que al final se convertirá en un producto terminado.

· Mejora: consiste en incrementar la calidad del producto o proceso, haciendo pasar de un estado bueno a uno mejor.

· Manejo de materiales: es la preparación y colocación de los mismos para facilitar su movimiento o almacenamiento.

· Organización: es cualquier sistema estructurado de reglas y relaciones funcionales diseñadas para llevar a cabo políticas empresariales.

· Proceso: se denomina proceso al conjunto de acciones o actividades sistematizadas que se realizan o tienen lugar con un fin

· Planeación: implica crear el futuro desde el presente con una visión prospectiva, es decir como una prolongación de éste y comprende por lo tanto el establecimiento anticipado de objetivos, políticas, estrategias, reglas, procedimientos, programas, presupuestos, pronósticos, etc.

· Rentabilidad: un índice que mide la relación entre la utilidad o la ganancia obtenida, y la inversión o los recursos que se utilizaron para obtenerla.