Plan de mejora en la gestión de inventario para el almacén 1 de la empresa Helados Cali C.A (página 2)
Enviado por IVÁN JOSÉ TURMERO ASTROS
· Stock: es la cantidad de existencia de material que se tiene en un almacén.
CAPÍTULO IV
4.1. Tipo de investigación. Dicha investigación se apoyó en una investigación descriptiva y aplicada.
– Descriptiva: la investigación descriptiva la cual de acuerdo con Hernández (2003) tiene como propósito describir situaciones y eventos. Una investigación descriptiva busca especificar las propiedades importantes de personas, grupos, comunidades o cualquier otro fenómeno que sea sometido a análisis.
La investigación que se desarrolló se consideró descriptiva puesto que se recogió información acerca de la situación existente es decir de la problemática que presenta la gestión de almacén 1, además de las variables que lo causaban.
– Aplicada: según Rosa Narváez (1995) la investigación aplicada busca "desarrollar nuevas destrezas o estrategias para resolver problemas con aplicación a un sistema, aparato, ambiente de trabajo" (Pág. 34.)
La presente investigación se consideró aplicada puesto que permitió establecer a la unidad (Inventario), a través de indicadores, políticas, normas y un análisis FODA, las posibles mejoras para que el control de inventario y en su gestión se disminuyeran las diferencias a la hora de los conteos físicos de cada cierre de mes y que exista un mejor control dentro del almacén.
4.2. Diseño de la investigación Según Tamayo el diseño de la investigación es "la estructura a seguir en una investigación, ejerciendo el control de la misma a fin de encontrar resultados confiables y su relación con los interrogantes surgidos de los supuestos e hipótesis del problema". (Pág. 70).
De lo antes mencionado, el diseño de la investigación es el comienzo para la obtención de resultados confiables.
Para la problemática planteada el diseño de la investigación fue:
De campo. Balestrini (2000). Establece que: "El diseño de campo permite no solo observar , sino recolectar los datos directamente de la realidad objeto de estudio, en su ambiente cotidiano y posteriormente analizar e interpretar los resultados de estas indagaciones". (Pág. 134).
La presente investigación se sustentó bajo esta modalidad debido a la necesidad de realizar visitas técnicas al área de objeto de investigación (almacén 1) a fin de recolectar la información necesaria para su posterior estudio y generar soluciones a la problemática planteada.
4.3. Población Y Muestra La población son todos aquellos elementos que se toman como fuente de información para realizar una investigación los cuales pueden ser: cosas, objetos, personas y otros.
Balestrini (2006) plantea "que la muestra es una proporción representativa de la población que selecciona el investigador, con la finalidad de obtener las características más exactas, confiables de la población.
En esta investigación la población está constituida por los procedimientos que se utilizan en el almacén 1 además de la materia prima, el material de empaque, los productos de químico y limpieza, sistemas de almacenamiento y costos asociados en el almacén 1. La muestra está constituida por todos los procedimientos descritos anteriormente, por tanto la muestra es coincidente con la población.
4.5. Técnicas e instrumentos de recolección de datos. En la recolección de datos se aplicaron técnicas que ayudaron a la obtención confiable de la información que fueron el soporte para el cumplimiento de los objetivos; a continuación se muestran las técnicas que permitieron el desarrollo de la investigación:
– Revisión documental: revisión de material bibliográfico relacionado con el proyecto a desarrollar, utilizando el apoyo de libros, manuales y normativas de la empresa, con el propósito de obtener una base teórica amplia.
Durante la realización de este proyecto, se extrajo información de los recursos disponibles presentes en la empresa Helados Cali C.A, como son intranet, bibliografías, referentes al tema a desarrollar, entre otros, que aportaron datos los cuales ayudaron a una mejor resolución del problema a estudiar.
– Observación directa: es aquella donde el investigador puede estudiar los fenómenos que conforman el problema en cuestión mediante su propia observación. Esta se utilizara por lo regular junto con la entrevista; una forma de hacerlo es observar el proceso y las variables que se generan de manera casi de forma inmediata.
– Entrevista no estructura: es aquella que se realiza sin prever las preguntas, es decir, ni las preguntas ni las respuestas están predeterminadas completamente. Este tipo de entrevista tiene la particularidad de no poseer preguntas y da la oportunidad y libertad de responder sin un estándar formal. En el desarrollo de esta investigación se realizaron entrevistas al personal del almacén, con el propósito de saber los procesos y las fallas con respecto a la gestión de inventario.
4.5.1. Instrumento de recolección de datos. Para obtener datos confiables en la realización de la presente investigación se aplicaron los siguientes instrumentos:
Consultas académicas e industriales: se llevó a cabo consultas con el tutor académico e industrial, con la finalidad de recibir orientación en definición y delimitación del trabajo así como cualquier duda a surgir referente al mismo.
Herramientas computacionales: uso continuo de los programas de office de Windows como Word, Excel, software SAP, a fin de organizar y analizar los datos.
Recursos físicos
ü Computador e impresora
ü Equipo de protección personal 4.6. Procedimiento Metodológico Para la elaboración de este informe de investigación se describe el procedimiento a seguir de acuerdo al plan de trabajo establecido. Las actividades que se realizaron por cada objetivo específico son las siguientes:
1. Diagnosticar de la situación actual del proceso llevado a cabo en el almacén 1:
· Revisión de normas, procedimientos relacionados con los procesos de almacenamientos en el almacén 1.
· Realización entrevistas no estructuradas a cada uno de los trabajadores.
· Revisión el espacio físico y rotación de los materiales.
2. Establecer una estructura de procedimientos que permitan identificar oportunidades de mejora en cada proceso:
· Observación las fortaleza debilidades, amenazas y oportunidades que tiene el almacén 1.
· Realización un análisis FODA.
3. Desarrollar indicadores de gestión para cuantificar el aprovechamiento del espacio físico del almacén 1:
· Medición las áreas del almacén.
· Revisión las órdenes de fabricación.
· Revisión los materiales de producción.
4. Clasificar los productos mediante el método ABC para un mayor control del inventario.
· Seleccionar un criterio es decir clasificar los materiales dependiendo su nivel de importancia en el almacén 1:
· Realización de inventarios de acuerdo a este criterio.
· Determinación el uso acumulado para todos los productos.
· Clasificación los productos A, B, C según su importancia.
· Asignación espacio en el almacena 1 para cada producto.
5. Analizar los costos que generan los productos de baja rotación en el almacén 1.
· Revisión y tomar nota de los productos que tienen baja rotación en el almacén.
· Determinación los costos que generan los productos de baja rotación.
6. Desarrollar políticas, procesos de almacenamiento y normas orientadas a un mejor manejo de inventario dentro del almacén 1.
· Observación de los despachos de la materia prima a las plantas, de las órdenes de fabricación, y del almacenamiento.
· Recopilación de datos de la labor que hacen cada uno de los analistas y ayudantes.
CAPÍTULO V
En este capítulo se da a conocer la situación actual en el almacén 1 de la empresa Helados Cali C.A, en relación a los procesos de almacenamiento, lo que afecta específicamente a la gestión de inventario.
En referencia a la problemática del almacén 1 se presenta por la falta de conocimientos en cuanto a los procesos de almacenamiento, es decir el analista o ayudante de almacén labora con lo que va aprendiendo u observando del trabajo de los demás sin tener un manual de cómo debería hacerlo. Además de la falta de personal para poder realizar todas las labores de manera efectiva y algunas condiciones del almacén que no son las más aptas para trabajar.
5.1. Fallas en el almacén 1. A continuación se presenta el diagrama de causa y efecto. (Ver figura 4).
Figura 4. Diagrama de Causa- efecto.
Fuente: Elaboración propia.
En el diagrama anterior (ver figura 4) se pueden observar las causas que dan origen al problema, y son los siguientes:
· Mano de obra – Falta de personal en los turnos: en los diferentes turnos (11-7,7-3,3- 11) existe una deficiencia en cuanto al personal, hay turnos en la cual solo hay un analista que hace los despachos, realiza las transferencias, los inventarios y organiza el almacén, y es evidente que hay tareas que no realiza por atender a otras.
– Carencia de manejo de materiales y procedimientos en caso de emergencia: al encargado del almacén no se imparten charlas informativas de la rotación de los productos, sistema de almacenamiento, y procedimientos que indiquen qué hacer en casos de emergencia al encargado del almacén y los que allí laboran.
· Almacén – Mal uso del espacio físico: el almacén no está organizado correctamente, por ende en ciertas ocasiones no queda espacio suficiente para colocar la materia prima que llega.
– No están señalizadas las rutas de evacuación: ninguna de las puertas que tiene el almacén están señalizadas como ruta en caso de emergencia, tampoco están señalizados la zona de descargas, ni las zonas de riego.
– Poca ventilación en la planta alta: en la planta alta del almacén no existe ventilación, y debido a estos se hace un poco difícil organizar y realizar inventarios en horas de la tarde por el calor que allí hace, además de fatigarse el trabajador.
– No hay un horario establecido para la entrega de mercancía a cada una de las plantas: para el despacho de materia prima y material de empaque para la producción de cada una de las plantas no existe un horario establecido es decir llegan en diferentes horarios y en ciertas oportunidades todos al mismo tiempo ocasionando desorganización a la hora del despacho.
– Falta de bombas para la extracción de esencias: Existe ausencia de bombas para despachar las esencias para la respectiva producción en cada una de las plantas.
– La zona habilitada para el despacho colapsa: debido al horario establecido y a la falta de personal, el área habilitado para el despacho se queda pequeño ya que se deben atender a todos para que arranque la producción en cada turno.
· Sistema de almacenamiento – El proceso de almacenaje no tiene una metodología: se almacena de acuerdo a lo que el analista o coordinador crea q es lo más convenientes, es decir no se guían por normas o procedimientos de cómo debería estar distribuido de manera adecuada la materia prima.
– No se aplica lo primero que entra es lo primero que sale: en el almacén este proceso no se aplica, debido a estos hay materiales que se dañan por el tiempo que permanecen en el almacén.
· Sistema de inventario – Diferencias en los conteos de cierre de mes: Se debe a la falta de organización dentro del almacén y las entregas a producción donde en ocasiones no entregan las cantidades solicitadas y esto provoca una diferencia en el material entregado.
– No se realizan inventarios cíclicos: En el almacén no se realizan inventarios cíclicos para mejorar y tener un control dentro del mismo. Para llevar un buen control de los productos existentes en el almacén se deberían realizar inventarios selectivos, para detectar las fallas antes del cierre de cada mes.
5.2. Análisis FODA Debido a la situación actual que presenta el almacén 1 se pudo analizar los diferentes factores como las debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas. A continuación se muestra el análisis FODA. (Ver figura 5).
Figura 5. Análisis FODA. Fuente. Elaboración propia.
CAPÍTULO VI
En el presente capítulo se muestran los resultados obtenidos al aplicar la presente investigación, según los objetivos específicos que se plantearon para llevar a cabo la ejecución del mismo.
5.1. Análisis de la Situación Actual En el diagrama de causa- efecto (ver figura 4) se desglosaron las diferentes problemáticas que afectan el buen funcionamiento del almacén 1 y de esta manera se pudo llegar a realizar las siguientes propuestas:
5.1.2. Mano de obra
· Contratar el personal que haga falta para los diferentes turnos en que se elaboran en el almacén 1 y de esta manera minimizar las aglomeraciones que se forman durante el despacho, además de cumplir con las tareas del día de manera efectiva.
· Realizar charlas de capacitación en cuanto al manejo de material y todo lo referente a los procesos que se deben llevar a cabo en un almacén.
5.1.2. Almacén
· Ordenar el material de acuerdo a la alta rotación que tenga, de esta manera el almacén 1 se mantiene organizado ya que es el material que más sale, además de ubicarlo más rápido ya que está en el espacio adecuado.
· Señalizar las rutas de evacuación, así como las áreas de peligro, las zonas de descarga y los materiales de alto riesgo para el personal.
· Colocar un sistema de ventilación que permita refrescar la planta alta del almacén 1 y así ser de ese espacio óptimo para laborar y realizar los conteos físicos de inventarios.
· Colocar un cartel donde muestre los horarios en los cuales se pueda despachar la materia prima y de esta manera evitar el colapso de personas y la mala organización a la hora de surtir las plantas para su producción.
· Habilitar una zona de despacho de materia prima para las plantas con más espacio.
· Comprar bombas de extracción para las esencias y evitar que el analista o ayudante tenga contacto directamente con el artículo.
5.1.3. Sistema de almacenamiento
· Capacitar al personal de los métodos, normas y políticas que debe tener un almacén y de esta manera mejorar el sistema de almacenamiento.
· Aplicar el método PEPS en el almacén y evitar de esta manera el vencimiento de la materia prima que se encuentra en el almacén 1.
5.1.4. Sistema de inventario
· Realizar inventarios cíclicos ya que de esta forma se detectarán los faltantes y se podrá corroborar por medio de auditorías de todos los procesos antes de los conteos físicos de cada cierre de mes y de esta manera finalizar con inventario confiable.
5.2. Análisis FODA. Para realizar propuestas a los problemas del almacén 1 se elaboró a través de un análisis FODA, con la finalidad de conocer aquellos factores que influyen de manera positiva y negativa a la gestión de inventario.
A continuación se muestra el Análisis FODA. (Ver figura 6)
Figura 6. Análisis FODA Fuente: Elaboración propia.
5.2.1 Análisis de estrategias FO (Fortaleza y Oportunidades) 1. Seguir manteniendo la parte positiva como la seguridad en el almacén 1 y convertir una oportunidad en una fortaleza como lo es la propuesta de mejora ya que por medio de esto se pueden evitar al máximo los robos.
2. Continuar abasteciendo el almacén de la materia prima requerida para dotar a las plantas lo necesario para la producción de helados ya que si el material que se necesita no está, entonces se para la producción.
3. Impartir charlas que motiven al personal a seguir trabajando de la mejor manera, además de recompensarlo por el buen trabajo que hace, ya que de esta forma el personal laborara con más ánimo y hará del ambiente de trabajo más agradable.
DO (Debilidades y Oportunidades) 1. Capacitar al personal de todos los procesos que se llevan a cabo en el almacén, de esta manera ubicaran la materia prima en el lugar más adecuado y de fácil manejo.
2. Para facilitar los inventarios tantos selectivos como los de cierre de mes, la materia prima debe estar organizada por medio de la clasificación ABC, ya que este método ayuda agregar valor a los artículos y así saber cuáles son los errores con más precisión.
3. Se debe realizar un reclutamiento de personal ya que en el almacén no está el personal suficiente para realizar todas las actividades en el almacén.
FA (Fortalezas y Amenazas) 1. Realizar un pedido de un montacargas o solicitarlo a los entes pertinentes dentro de la empresa para que les facilite al almacén 1 de un montacargas ya que por falta del mismo hay procesos que no se llevan a cabo.
2. En conjunto con el Departamento encargado de buscar los proveedores realizar una búsqueda de proveedores que faciliten la materia prima de manera rápida y que tenga el producto que otros no poseen de esta forma el almacén tendrá la materia prima para la producción de las plantas.
3. Tener ubicación especial para cada materia prima es decir dependiendo de lo frágil, del peso, de su fecha de caducidad, de la temperatura que necesite.
DA (Debilidades y Amenazas) 1. Después de realizar charlas de capacitación evaluar al personal para observar si labora de la manera adecuada y si está informado lo suficiente de los procesos de almacenamiento.
2. El almacén debe estar organizado ya que cuando llegue cualquier material debe estar un espacio disponible para colocarlo.
3. Reclutar personal que tenga amor al trabajo, que tenga sentido de pertenencia, además de ser honesto, que se adueñe de su trabajo que le importe cada gasto que hace la empresa , ayude a minimizar pérdidas , de estrategias para mejorar el almacén 1.
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