Sistema de control administrativo en la Unidad de Contraloría interna de INVITRAP

1. Resumen
3. El problema
4. Marco teórico
5. Metodología
6. Análisis de los resultados
7. La propuesta
8. Conclusiones y recomendaciones
9. Referencia bibliográficas
10. Anexos

RESUMEN

El estudio tiene como objetivo proponer un Sistema de Control Administrativo en la Unidad de Contraloría Interna del Instituto de Vialidad y Transporte del Estado Portuguesa (INVITRAP). El estudio esta fundamentado bajo la modalidad de proyecto factible, apoyado en la investigación de campo de tipo descriptivo, sustentado con las bases teóricas y legales, además de los antecedentes sobre estudios similares anteriormente realizados. El mismo esta desarrollado en tres (3) fases: en la fase I: el diagnostico, el contexto población esta conformado por nueve (9) empleados adscritos a la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP, siendo estos objetos de aplicación de un cuestionario, el cual consta de nueve (9) preguntas con respuestas dicotómicas de forma cerrada, previamente validado mediante el juicio de tres (3) expertos; dos (2) en administración y uno (1) en metodología, los cuales determinaron su confiabilidad en una prueba piloto con cinco (5) sujetos con características similares a la población en estudio, sometidos a una prueba de confiabilidad (KR20), donde se reporta un coeficiente altamente confiable de 0,98. Fase II: diseño de la propuesta, sujetos participantes son el Contralor Interno de la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP, el tutor y los autores del proyecto; se aplicó el torbellino de ideas en la técnica e instrumento de recolección de datos. Fase III: trata de la factibilidad de la propuesta, los sujetos participantes son los individuos que se relacionan directamente con la Unidad y los resultados de la factibilidad de la propuesta fueron técnica, operativa, social y económicamente. Los datos recabados hasta el momento permiten concluir que en la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP, existe la necesidad de un Sistema de Control Administrativo que garantice la efectividad, eficacia y legalidad de los procesos y operaciones institucionales. Recomendando establecer una planificación organizacional de los gastos que promuevan la actualización permanente de los procesos administrativos.

INTRODUCCIÓN

El Sistema de Control Administrativo comprende el plan de organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados para la autorización, procesamiento, clasificación, registro, verificación, evaluación, seguridad y protección físicas de los activos, incorporados en los procesos administrativos y operativos para alcanzar los objetivos generales del organismo.

El Sistema de Control Administrativo es un proceso organizacional que constituye una fortaleza a la planificación y acciones que ejecuta el personal que labora en la empresa que utilice este sistema. En este sentido, la situación desfavorable que se presenta en la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP, se debe a la falta de un sistema de control administrativo que le permita optimizar las funciones y desarrollar con eficiencia las actividades según cargos desempeñados.

El propósito de esta investigación permite enfocar una visión especifica de lo que se quiere alcanzar, para mejorar las funciones del proceso administrativo y funciones de cada empleado que labora en la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP, con la finalidad de eliminar esta debilidad en la Unidad investigada.

Desde esta perspectiva el objeto de estudio permitió verificar con sus objetivos, los medios accionarios para las estrategias en función a la esquematización de la propuesta preestablecida en el proceso investigativo.

En otro orden de ideas, la metodología aplicada en este estudio hace referencia a un modelo operativo que va a permitir solventar la situación desfavorable encontrada en el funcionamiento de la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP, apoyándose también en una investigación de campo de tipo descriptivo. Se aplicó un instrumento de tipo dicotómico para recopilar la información referida al estudio.

A tal efecto, el siguiente proyecto se estructuró en los siguientes capítulos:

Capítulo I: describe el planteamiento del problema, los objetivos generales y específicos y el alcance de la investigación.

Capítulo II: constituido por el marco referencial en el cual se exponen las bases teóricas, los antecedentes relacionados con el estudio, la operacionalización y la matriz de variable del instrumento.

Capítulo III: corresponde al marco metodológico en el cual se describe el tipo de estudio, la fase diagnostico, la fase del diseño de la propuesta y la fase de la factibilidad de la misma.

Capítulo IV: presenta el análisis de los resultados obtenidos, las factibilidades técnica, operativa, económica y social.

Capítulo V: describe la propuesta a través de la presentación, fundamentación y estructura la propuesta.

Capítulo VI: presenta las conclusiones y recomendaciones de la investigación. Finalmente las referencias bibliográficas y los anexos del trabajo.

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

Este capítulo presenta el planteamiento del problema donde se explica detalladamente los síntomas del problema existente en la Unidad de Contraloría Interna del Instituto de Vialidad y Transporte del Estado Portuguesa (INVITRAP), los objetivos generales y específicos de la investigación. La investigación donde hará énfasis en el propósito por el cual se realizará la misma y el alcance donde se especificará la ubicación y la actividad que realiza la institución en estudio.

Planteamiento del Problema

El Control Interno Administrativo lo conforman las normas, procedimientos y mecanismos que regulan los actos de administración, manejo y disponibilidad del patrimonio público y los requisitos y condiciones que deben cumplirse en la autorización de las transacciones presupuestarias y financieras.

En su concepción más sencilla, según Chiavenato (2001) definen que el control "es la función administrativa que trata de garantizar que lo planeado, organizado y dirigido, cumpla realmente los objetivos previstos". (p.394).

Desde esta perspectiva lo expuesto por el autor permite enfocar que un control debe ser objeto para que una organización establezca su planeación efectiva en cuanto al manejo de los recursos presupuestarios y los utilizados durante el proceso de administración.

Por otro lado, en el Reglamento sobre la Organización del Control Interno en la Administración Pública Nacional (1997), plantea que el Sistema de Control Interno tiene por objetivo promover el acatamiento de las normas legales, salvaguardar los recursos, verificar la exactitud y veracidad de la información financiera y administrativa a fin de hacerla útil, confiable y oportuna, promover la eficiencia de las operaciones, estimular el acatamiento de las decisiones adaptadas y lograr el cumplimiento de sus planes, programas y presupuesto, en concordancia con las políticas prescritas y con los objetivos y metas propuestas.

Por consiguiente, en la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP, no se lleva un control de los gastos emitidos por la institución; es decir, no existe un control de las ordenes de pago emitidas por la Gerencia de Administración y Finanzas con sus respectivos soportes, tales como: bauches, ordenes de compra, ordenes de servicio; dependiendo cual sea el caso. Esto no garantiza la exactitud, cabalidad y veracidad de la información presupuestaria, financiera y administrativa de la institución.

Lo anteriormente expuesto, permite establecer que las políticas para el control interno no son manejadas con efectividad, dado que se evidencia la poca receptividad de los ingresos y egresos, según los servicios que presta esta organización, lo que va a constituir una problemática por la falta de una planeación organizada en la cual se establezcan directrices para prevenir todo los elementos preestablecidos en un control interno.

De continuar esta situación, la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP no podrá establecer los medios estratégicos que le permitan generar nuevas acciones que influyan positivamente en el sistema de control, lo cual constituye un factor fundamental para que esta empresa se oriente hacia la realidad y relevancia de sus funciones.

De allí que la siguiente investigación propone un medio estratégico que va a contribuir a fortalecer la organización en la Unidad de Contraloría Interna, es decir, el proyecto brindará una propuesta de un Sistema de Control Administrativo en la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP

Por otro lado y haciendo referencia a la problemática planteada surgen las siguientes interrogantes:

¿Cómo se propondrá el Sistema de Control Administrativo en la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP?

¿Cuál es la situación actual de la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP?

¿Cuál es la necesidad de implantar un Sistema de Control Administrativo en la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP?

¿Cuál será el diseño del Sistema de Control Administrativo en la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP?

¿Cuál será la factibilidad de implantar un Sistema de Control Administrativo en la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP?

Objetivo General

Proponer un Sistema de Control Administrativo en la Unidad de Contraloría Interna del Instituto de Vialidad y Transporte del Estado Portuguesa (INVITRAP).

Objetivos Específicos

-Diagnosticar la situación actual de la Unidad de Contraloría Interna del Instituto de Vialidad y Transporte del Estado Portuguesa (INVITRAP), en relación al control administrativo.

-Diagnosticar la necesidad de implantar un Sistema de Control Administrativo en la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP.

-Diseñar un Sistema de Control Administrativo en la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP en el área financiera, para garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de la información presupuestaria, financiera y administrativa.

-Determinar la factibilidad de implantación del Sistema de Control Administrativo en la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP.

Justificación

La formulación de la propuesta de un Sistema de Control Administrativo para la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP, surge por la necesidad de brindar a esta organización un medio estratégico que contribuya al desarrollo efectivo de la planeación organizacional, permitiendo con ello esquematizar cada factor que influya posiblemente para que la organización pueda optimizar sus funciones.

A tal efecto, la relevancia de este estudio permite esquematizar la promoción de estrategias que contribuyan un proceso interactivo entre cada empleado de la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP y la propuesta que se establecerá en esta investigación. Lo que se quiere afirmar con esto, es que la investigación ofrecerá soluciones para mejorar el Control Interno.

Por otro lado, es de gran relevancia hacer notar que el Sistema de Control Administrativo que se establecerá en la propuesta, va a ser objeto de fortalecimiento para que la institución disponga de otra herramienta que le permita desarrollar su planeación tomando en cuenta los factores que constituyen la misma, según sea las funciones que ejerce cada empleado apoyándose para ello también en la propuesta.

A este respecto, la investigación servirá de apoyo para que otras investigaciones desarrollen su proceso metodológico apoyándose en este estudio.

Alcances

La investigación se desarrolla en un Instituto Autónomo Estadal, adscrito a la Gobernación del Estado Portuguesa. El mismo se realizará en el primer trimestre del año en curso (2004). Dicha investigación es en la Unidad de Contraloría Interna del Instituto de Vialidad y Transporte del Estado Portuguesa (INVITRAP), y consistirá en diseñar un Sistema de Control Administrativo, para obtener información de una forma clara, rápida y precisa como medio para ampliar el conocimiento que lo rodea, creando y manteniendo permanente información exacta y actualizada de la disponibilidad administrativa, presupuestaria y financiera.

De tal modo que el alcance inmediato de este estudio es pretender lograr la eficacia, la efectividad y la legalidad de los procesos en la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP, para que de esta manera se pueda lograr los objetivos propuestos en la Institución.

CAPÍTULO II

MARCO REFERENCIAL

Este Capítulo comprende las bases teóricas que sustentan la investigación y los antecedentes del mismo, matriz de operacionalización de los objetivos e instrumentos, tal como lo señala la Universidad Pedagógica Experimental Libertador, Vicerrectorado de Investigación y Postgrado. (2002). Manual de Trabajos de Grado de Especialización, Maestría y Tesis Doctórales. "Comprende una revisión de los trabajo previos realizados sobre el problema en estudio y (o) de la realidad contextual en la que se ubica. Dependiendo de la naturaleza del Trabajo o la Tesis, el marco referencial, puede comprender aspectos teóricos, conceptuales, legales, situacionales de la realidad objeto de la investigación u otros, según convenga el caso". (p.16).

Bases Teóricas

Todo elemento de investigación se enfoca en diferentes bases conceptuales, las cuales constituyen una fortaleza al estudio.

Control

En este sentido, Cepeda (1999), establece que "el control es una comprobación, intervención o inspección. El propósito final del control es, en esencia, preservar la existencia de cualquier organización y apoyar su desarrollo; su objetivo es contribuir con los resultados esperados". (p.3)

Por otro lado, el autor antes mencionado define el control interno como:

El conjunto de planes, métodos y procedimientos adoptados por una organización con el fin de asegurar que los activos estén debidamente protegidos, que los registros contables sean fidedignos y que la entidad se desarrolla eficazmente de acuerdo con las políticas trazadas por la gerencia, en atención a las metas y los objetivos previstos. (p.4).

De igual manera, Cepeda (1999), establece que "debe tenerse en cuenta que el sistema de control interno no es una oficina, es una aptitud, un compromiso de todas y cada una de la personas de la organización, desde la gerencia hasta un nivel organizacional más bajo". (p.4).

Seguidamente el mismo autor define que el sistema de control interno:

Es un mecanismo de apoyo o gerencial, orientado hacia una meta o fin; pero no es objetivo o un fin en si mismo. Provee una garantía razonable del logro de los objetivos y las metas organizacionales, no una garantía absoluta. Un adecuado sistema de control interno, podrá alertar oportunamente y reportar sobre el bajo rendimiento de una gestión, pero no podrá transformar o convertir una administración destacada. En este sentido, el control interno es solo uno de los componentes básicos de la labor gerencial. (p.4).

Por consiguiente, lo anteriormente expuesto, permite señalar que el control en el proceso administrativo, contribuye a que la organización establezca con efectividad sus medios de acciones estratégicas en la planeación de cada proceso administrativo ejecutado por la institución.

En este mismo sentido, refleja que existen seis tipos de controles: "el gerencial, el contable, el operativo de gestión, el presupuestario el de informática y el administrativo u operativo". (p.29).

Control Gerencial: está orientado a las personas con el objeto de influir en los en los individuos para que las acciones y comportamientos sean conscientes con los objetivos de la organización.

Control Contable: comprende todas las normas y procedimientos contables establecidos, como todos los métodos y procedimientos que tiene que ver o están relacionados directamente con la protección de los bienes y fondos y la confiabilidad de los registros contables.

Control Operativo de Gestión: esta orientado a procesos y tareas ya ejecutadas. Comprende el conjunto de planes, políticas, procedimientos y métodos que se necesitan para alcanzar los objetivos de la organización.

Control Presupuestario: es una herramienta técnica, en la que se apoya el control de gestión, basado en la dirección u objetivos. Consistente en confrontar periódicamente el presupuesto frente a los resultados reales del periodo, centro por centro, con el fin de poner en evidencia las desviaciones.

Control Informático: esta orientado a lograr el uso de la tecnología y la informática como herramienta de control; su objetivo será mantener controles automáticos efectivos y operativos sobre las operaciones.

Con relación al presente estudio, el control administrativo u operativo "se relacionan con normas y procedimientos relativos a la eficiencia operativa y la adhesión a las políticas prescritas por la administración". (p.29).

Por otra parte, el autor Catacora (1999), también establece que existen dos tipos de control, el control preventivo (previo) y el control de detección (posterior)" (p.238).

El control preventivo "son aquellos que se ejecutan antes de la ejecución de un proceso, ejemplo: el inventario, revisión y aprobación de los comprobantes de diario". (p.238).

En cambio, el control de detección:

Se aplica durante o después de un proceso; la eficiencia de este dependerá principalmente del intervalo de tiempo transcurrido entre la ejecución del proceso y la ejecución del control. Algunos ejemplos son: conciliaciones de cuentas de auxiliares vs mayores; emisión de listado de excepciones; cuadre de totales de débitos y créditos al grabar comprobantes contables. (p.238).

El mismo autor clasifica el control interno administrativo, de acuerdo a su naturaleza: controles internos administrativos y controles internos contables.

Los controles internos administrativos, "el cual trata el presente trabajo de investigación, generalmente no tienen relación directamente con las cifras de lo estados financieros, pero tienen como objetivo básico establecer lo siguiente:

-Plan de organización.

-Métodos y procedimientos relacionados con la eficiencia de las operaciones.

-Adhesión a la políticas gerenciales". (p.238).

El control Interno: es un sistema que comprende el plan de organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados dentro de una empresa y lograr el cumplimiento de su misión, objetivos y metas.

A tal efecto, los tipos de controles expuestos, permiten establecer estrategias para definir el control de mayor efectividad en congruencia con el trabajo que realiza cada empleado en el proceso administrativo de la organización.

En este orden de ideas, Chiavenato (2001) en su libro de introducción a la teoría general de la administración, dice que:

La administración es interpretar los objetivos propuestos por la organización y transformarlos en acción organizacional a través de la planificación, organización, dirección y control de todos sus esfuerzos realizados en todas las áreas y niveles de la organización, con el fin de alcanzar tales objetivos de la manera más adecuada a la situación. (p.394)

De igual manera, establece que el proceso administrativo "está constituido por las cuatros funciones administrativas: planificación, organización, dirección y control. Es un proceso dinámico e interactivo". (p.24)

Planificación: es la función administrativa que determina por anticipado que debe hacerse, y cuales objetivos debe alcanzarse.

Organización: función administrativa que se ocupa de agrupar todas las actividades necesarias para ejecutar lo que se planeo.

Dirección: función administrativa que indica el comportamiento de los individuos hacia los objetivos que deben alcanzarse.

Control: es la función administrativa que trata de garantizar que lo planeado, organizado y dirigido, cumpla realmente los objetivos previstos.

Además, Valenzuela (2003). Seminario sobre la Nueva Visión del Control Previo, Establece y define lo siguiente:

El Sistema de Control Administrativo Interno comprende el plan de organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados para la autorización, procesamiento, clasificación, registro, verificación, evaluación, seguridad y protección físicas de los activos, incorporados en los procesos administrativos y operativos para alcanzar los objetivos generales del organismo o entidad. (p.3).

Por consiguiente, un sistema de control administrativo va a contribuir a que la institución fortalezca los procedimientos aplicados para administrar y ejercer funciones de acuerdo a cada rango que tenga el empleado. Lo que se quiere afirmar con esto es que el sistema de control es un paradigma para que el instituto optimice sus funciones.

Razones para implantar un Sistema de Control Interno

-Vigilancia de la legalidad administrativa.

-Defensa y protección del patrimonio público.

-La evaluación de la gestión administrativa.

-Defensa de la ética y probidad administrativa y pública.

Elementos del Sistema de Control Interno

-Un plan lógico y claro de las funciones de organización que establezca líneas claras de autoridad y responsabilidad tanto para las unidades de organización, como para los empleados individualmente y que segregue las funciones operativas, de registro y de custodia.

-Un sistema adecuado para la autorización de transacciones y operaciones; y procedimientos seguros para registrar sus resultados en términos financieros.

-Prácticas sanas y seguras para la ejecución de las funciones y obligaciones de cada unidad y persona, dentro de la organización.

-Personal, en todos los niveles, con la aptitud, capacitación y experiencia requeridas para cumplir sus obligaciones satisfactoriamente.

-Normas de calidad y ejecución claramente definidas y comunicadas al personal.

-Una efectiva y profesional unidad de auditoria interna independiente, hasta donde sea factible, de las operaciones examinadas. (p.4).

Requisitos de un Sistema de Control Interno

-Debe ser integral e integrado.

-Legal.

-Comprensible.

-Debe adaptarse a la forma de la organización.

-Debe registrar rápidamente las desviaciones y tender a la acción correctiva.

-Flexible.

-Conocido.

-Debe incluir elementos de control previo, posterior y auditoria interna.

-Fundamentado en principios de: eficacia, eficiencia y economía. (p.4)

Aspectos que debe abarcar el Sistema de Control Interno

-Presupuestario.

-Económicos.

-Financieros.

-Patrimoniales.

-Normativos.

-De gestión.

-Evaluación de programas y proyectos.

Según el artículo 131 de la Ley Orgánica de la Administración Financiara del Sector Público (2003), establece lo siguiente:

Objetivos del Sistema de Control Interno

-Promover y asegurar el acatamiento de las normas legales.

-Salvaguardar los recursos y bienes que integran el patrimonio público.

-Asegurar la obtención de información administrativa, financiera y operativa útil, confiable y oportuna para la toma de decisiones.

-Lograr el cumplimiento de los planes, programas, presupuestos, en concordancia con las políticas prescritas y con los objetivos y metas propuestas.

-Garantizar razonablemente la rendición de cuentas. (p.4)

Cabe considerar que Haynes y otros citados por Chiavenato (2001), en su libro de introducción a la teoría general de la administración, expresan que lo esencial en cualquier sistema de control es:

-Un objetivo, un fin predeterminado, un plan, una línea de acción, un estándar, una norma, una regla decisoria, un criterio, una unidad de medida.

-Un medio por la actividad desarrollada.

-Un procedimiento para comparar la actividad con el criterio fijado.

-Algún mecánico que corrija la actividad en curso, para alcanzar los resultados deseados.

Desde esta perspectiva, los objetivos de un sistema de control brindaran a la organización, la visión y misión que va a contribuir a la eficiencia en la ejecución de los mecanismos de control administrativo, teniendo en cuenta cada elemento que contribuya a la eficacia del trabajo según la función asignada.

Por otra parte, Likert citado por Chivavenato (2001), establecen lo siguiente:

El Sistema es un: "todo organizado o complejo. Un conjunto o combinación de cosas o partes que forman un todo complejo o unitario" (p.771).

Así mismo establece que la esencia en cualquier sistema es: "Un objetivo, un fin predeterminado, un plan, una línea de acción, un estándar, una norma, una regla decisoria, un criterio, una unidad de mando". (p.776)

Desde esta visión Chiavenato (2001) establece que el control es un proceso cíclico, compuesto de cuatro fases:

-Establecimiento de estándares y criterios: los estándares representan el desempeño deseado; los criterios representan las normas que guían las decisiones. El control implica una comparación con estándares establecidos previamente para poner en marcha la acción correctiva cuando se presenta un desvío inaceptable.

–Observación del Desempeño: la observación o verificación del desempeño o del resultado busca obtener información precisa de lo que se controla. La eficiencia de un sistema de control depende de la información inmediata sobre los resultados anteriores, transmitidos a quienes tienen el poder para introducir cambios.

-Comparación del desempeño con el Estándar establecido: la comparación no sólo busca localizar las variaciones, erróneas o desvíos, sino también predecir otros resultados futuros.

-Acción correctiva: el objetivo del control es indicar cuándo, cuánta, cómo y dónde debe ejecutarse la corrección. (p.767).

En otro sentido Chiavenato (2001), expresa la Clasificación del Sistema Administrativo, de la siguiente manera:

-Sistema 1. Autoritario coercitivo: es un sistema administrativo autoritario y fuerte, coercitivo y notoriamente arbitrario que controla rígidamente todo lo que ocurre dentro de la organización. Es el sistema más estricto y cerrado. Se encuentra generalmente en empresas que utilizan mano de obra intensiva y tecnología rudimentaria en las cuales el nivel intelectual del personal empleado es extremadamente bajo, como ocurre en el área de las empresas de construcción civil o construcción industrial (construcción hidroeléctrica, pavimentación de autopistas).

-Sistema 2. Autoritario benevolente: es un sistema administrativo autoritario que constituye una variación atenuada del sistema 1. En el fondo es un Sistema 1, pero condescendiente y menos rígido. Se encuentra frecuentemente en empresas industriales que utilizan una tecnología más avanzada y mano de obra más especializada pero que mantiene todavía forma de coerción, para no perder el control sobre el comportamiento de las personas. (en el área de producción y montaje de empresas industriales y en las oficinas de ciertas fábricas).

-Sistema 3. Consultivo: es un sistema que se inclina más hacia la participación que hacia la autocracia y la imposición como ocurría en los dos sistemas anteriores. En el, la arbitrariedad organizacionales se va suavizando gradualmente. Por lo general en las empresas de servicios (Bancos e Instituciones Financieras, por ejemplo) en ciertas áreas administrativas de empresas industriales, más organizadas y avanzadas en términos de relación con sus empleados.

-Sistema 4. Participativo: es el sistema administrativo democrático por excelencia. Es el más abierto de todos los sistemas propuestos por Likert y Chivavenato. Se encuentra poco en la práctica, se ha localizado en empresas que utilizan tecnología sofisticada y personal muy especializado y desarrollado (empresas de servicios y de publicidad, de consultoría e ingeniería y en administración, en las cuales los profesionales realizan actividades complejas. (p.96)

En la clasificación de los sistemas de control administrativos, permiten señalar que cada uno de ellos pueden ser aplicables a una empresa, dado que permitirán enfocar una nueva organización del proceso administrativo ejecutado por la empresa, de esta manera optimizar la productividad de la organización empresarial.

Por otra parte Mediante la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal (2001), establece lo siguiente:

–El Control Externo, comprende la vigilancia, inspección y fiscalización ejercida por los órganos competentes del control fiscal externo sobre las operaciones de las entidades gubernamentales. Son órganos competentes para ejercer el control fiscal externo: la Contraloría General de la República y las Contralorías de los Estados, Municipios, Distritos y Distritos Metropolitanos.

–El control Interno, es un sistema que comprende el plan de organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados dentro de un ente u organismo sujeto a esta ley, para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia economía y calidad en sus operaciones, estimular la observancia de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de su misión, objetivos y metas.(p.64)

Así mismo en las Normas Generales del Control Interno (1997), define lo siguiente:

El Control Interno Administrativo, lo conforman las normas, procedimientos y mecanismos que regulan los actos de administración, manejo y disposición del patrimonio público y los requisitos y condiciones que deben cumplirse en la autorización de las transacciones presupuestarias y financieras.

El Control Interno contable, comprende las normas, procedimientos y mecanismos, concernientes a la protección de los recursos y la confiabilidad de los registros de las operaciones presupuestaria y financieras, así como a la producción de información atinente a las mismas.

Antecedentes

Graterol, A. (2002), Guanare, estudiante del Instituto Universitario de Tecnología para la Informática "IUTEPI", en su trabajo especial de grado titulado "Diseño de un Sistema de Control Administrativo para Pagos de Personal Eventual en la Unidad de Nomina de la Empresa ELEOCCIDENTE, C.A. Zona Portuguesa", donde el objetivo principal es Diseñar un Sistema de Control Administrativo. La presente investigación esta enmarcado en la modalidad del proyecto factible. La población del estudio esta conformada por 8 personas que desempeñan funciones en la Unidad de Nomina del Departamento de Recursos Humanos de la ELEOCCIDENTE Zona Portuguesa; el autor en primer lugar solicito la debida autorización de la gerencia de la empresa para realizar el estudio de la misma, realizó una exhaustiva revisión bibliográfica, se selecciono la técnica e instrumento de recolección de datos siendo esta la técnica de la encuesta y como instrumento el cuestionario, luego se identifica los sujetos que conforman la población en estudio, seguidamente se elabora y se aplica el instrumento quedando conformado por ocho (8) ítems de tipo dicotómico cerrado, se analizaron los datos obtenidos los cuales sustentan el diagnostico, así mismo se elaboró el diseño de la propuesta. Llega a la conclusión de que en el estudio investigado posee posibilidades de ser implantado en los aspectos operativos, técnicos, financieros y sociales, el cual permitirá medir, comparar, verificar y corregir las acciones concernientes al personal eventual que labora en la empresa. Finalmente el autor recomienda dirigir al personal que labora en la Unidad de Nómina, acciones que proporcionen una mayor preparación la aplicación del proceso del control; supervisar el cumplimiento de los diversos procedimientos que se ejecuten en dicha unidad en cuanto al personal eventual; incentivar al personal eventual para gestionar el cambio de los procedimiento que se llevan en la actualidad; presentar al Departamento de Recursos Humanos la propuesta de un sistema de control para que de tal forma ésta se implante en el menor lapso posible; incluir la nomina del personal eventual al sistema de nomina de la empresa (SINOM).

Jiménez, G. y Rodríguez, R., (2002), Guanare, estudiantes del Instituto Universitario de Tecnología del Estado Portuguesa "IUTEP", realizaron el trabajo especial de grado que se titula "Sistema de Control Presupuestario para la Asociación Civil de Productores, Consumidores y Servicios "Las Americas" del Municipio Guanare Estado Portuguesa. Tiene por objetivo proponer un sistema de control presupuestario para la Asociación Civil de Productores, Consumidores y Servicios "Las Americas" del Municipio Guanare Estado Portuguesa. La propuesta planteada es en la modalidad de proyecto factible sustentada en una investigación descriptiva de campo. Se consideraron como sujetos participantes a 6 personas que se desempeñan en el área administrativa y gerencial de la empresa, lo cuales conforman la población u objeto de estudio. Para la elaboración del Estudio, en primer lugar se determinan los sujeto participantes la población en estudio, posteriormente se selecciono la técnica e instrumento adecuado a los requerimientos del estudio, resultando la encuesta como técnica y el cuestionario como instrumento. Se aplica el instrumento a la población en estudio. Y finalmente se analizan los datos recabados en la aplicación del instrumento. Los autores llegan a la conclusión que el sistema de control presupuestario permite la detección de necesidades en las diversas actividades del proceso presupuestario que se realiza en la empresa. Una vez detectada la necesidades el sistema de control canaliza la aplicación de correctivos para el mejoramiento de la funciones de los procesos de control presupuestario. Recomendando de esta manera promover efectivos y eficientes sistemas de control presupuestario para organizaciones y empresas de misión y razón de tipo social sin fines de lucro. Seguidamente recomiendan desarrollar procedimientos de control sobre los procesos de control presupuestario que se desarrollan en la empresa y por ultimo, implantar la propuesta de un Sistema de Control Presupuestario en la Asociación Civil de Productores, Consumidores y Servicios Las América del Municipio Guanare, Estado Portuguesa.

Lacruz, Y. y Pérez, M., (2001), Guanare, estudiantes del Instituto Universitario de Tecnología para la Informática "IUTEPI", realizan un estudio para su trabajo especial de grado que titula: "Propuesta para el Diseño de un Sistema de Control Administrativo en la Unidad de Transporte de la Empresa ELEOCCIDENTE Filial de CADAFE Zona Portuguesa"; la presente investigación tiene como objetivo principal Proponer el Diseño de un Sistema de Control Administrativo en la Unidad de Transporte que permita mejorar los procesos. Esta investigación se encuentra pautada bajo los criterios de una investigación de campo y descriptiva, dentro de la modalidad de proyecto factible. Para la ejecución de la investigación se aplico en primer lugar la auditoria de lo procedimientos que se encuentran dentro de la unidad. Se empleo la técnica de observación directa para visualizar la situación existente. Seguidamente se realizo una valuación de lo procedimientos. Luego de los pasos anteriores, se logro dichos procedimientos y como ultimo paso, se analizaron tanto los procedimientos como también la información recabada a través de la técnica empleada. Los autores de la presente investigación llegan a la conclusión, que la unidad de transporte requiere para optar medidas y procedimientos de control que le permitan mejorar y agilizar todos los términos administrativos aplicados dentro de los mismos, la necesidad de proponer el diseño de un sistema de control administrativo para que pueda ser establecido y garantice de que las medidas de control serán aplicadas en todas las funciones durante su ejercicio y después de desarrollarlo, de manera que actué a tiempo para prevenir y corregir la fallas que puedan surgir y así facilitar el logro de los objetivos y meritos previstos a alcanzar. Según los autores de esta investigación es recomendable hacer necesaria la aplicación y desarrollo del instrumento del control administrativo dentro de esta unidad, ejecutado y evaluado por un profesional especialista en auditoria. Aplicar el sistema en el menor tiempo posible y por el tiempo que sea necesario. Emplear todos y cada uno de las medidas y procedimientos establecidos dentro del sistema. Y por ultimo, recomiendan crear una oficina de control interno dentro de la unidad de estudio con el propósito de desarrollar y perfeccionar el sistema de control administrativo.

Estos estudios establecen una concordancia con la presente investigación, dado que constituyen aportes valiosos teóricos y prácticos para la formulación del estudio. Además, establecen similitudes con los resultados, ya que constituyen a la formulación de un modelo operativo viable a solventar un problema.

Cuadro N° 1. Operacionalización del Objetivo

Fuente: Durán, Gómez, Montaña (2004)

Cuadro N° 2. Matriz de Operacionalización del Instrumento

Fuente: Durán, Gómez, Montaña (2004)