La administración del efectivo en la empresa de diseño e ingeniería de las Tunas
Enviado por Niulvis Barrero Maury
Problemática
L a Administración de efectivo
La administración financiera a corto plazo o gestión financiera operativa se resume en la administración del efectivo, en él se convierten todas las cuentas corrientes, involucra el cobro y desembolso eficiente del efectivo y su inversión temporal mientras este se encuentra dentro de la empresa. El presupuesto de efectivo, indica que cantidad de efectivo es necesario tener, cuando y durante cuánto tiempo, es decir sirve como base para la planeación y el control del efectivo, además de este presupuesto la empresa necesita información sistemática sobre el efectivo.
Los flujos de efectivos actualmente constituyen una herramienta indispensable para la toma de decisiones en la empresa moderna. Rara es la decisión empresarial que no requiera conocer la situación financiera de la empresa, es decir si la misma cuenta con dinero líquido para hacerle frente a determinada obligación.
El administrador financiero juega un papel dentro del sistema empresarial, depende en gran medida de su desempeño los resultados que se obtengan, ya que tiene la función de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de los fondos en las operaciones. Cuba a partir de la década del 90 fue escenario de grandes transformaciones económicas como resultado de las medidas adoptadas por la dirección del país para lograr la salida de la crisis, el país abrió sus puertas a la inversión extranjera insertándose y adaptándose a las nuevas condiciones del mundo unipolar.
Hoy en día ante tal crisis de envergadura la fuente de recurso más inmediata y factible es economizar. Para el cumplimiento de esta meta es necesaria una administración financiera adecuada a las necesidades de la empresa. De ahí la necesidad de tener en cuenta lo planteado en la Resolución Económica del V Congreso del PCC…"la eficiencia es el objetivo central de la política económica pues constituye una de las mayores potencialidades con que cuenta el país. Hacer un mejor uso de los recursos, elevar la productividad del trabajo y alcanzar cada vez mejores resultados con la calidad requerida tendrá un efecto positivo en nuestro Balance Financiero."
La administración del efectivo y de los valores negociables es una de las áreas más importantes de la administración del capital de trabajo. Como ambos son los activos más líquidos de la empresa, pueden constituir a la larga la capacidad de pagar las cuentas en el momento de su vencimiento, estos activos líquidos pueden funcionar como una reserva de fondo para cubrir los desembolsos inesperados, reduciendo así el riesgo de una crisis de insolvencia. Dado que los otros activos circulantes, cuentas por cobrar e inventarios se convertirán finalmente en efectivo mediante la cobranza y las ventas, el dinero efectivo es el común denominador al que pueden reducirse todos los activos líquidos.
La administración del capital de trabajo
El capital de trabajo neto se define como los activos circulantes menos los pasivos circulantes. También denominado capital corriente, capital circulante, capital de rotación, fondo de rotación o fondo de maniobra, es una medida de la capacidad que tiene una empresa para continuar con el normal desarrollo de sus actividades en el corto plazo.
Si el administrador financiero es incapaz de manejar de forma eficiente el capital de trabajo de su empresa, cualquier consideración a largo plazo no vendría al caso, ya que es probable que llegue a un estado de insolvencia y se vea forzado a declararse en quiebra, en general, el capital de trabajo determina la posición de liquidez de una empresa y la liquidez es necesaria para la supervivencia.
Mientras mayor sea el capital de trabajo habrá mayor liquidez, menor riesgo de no poder pagar las deudas a corto plazo en el momento del vencimiento pero mayor costo en el financiamiento, ya que toda la parte del activo circulante que no esté financiada con fondos a corto plazo estará financiada con fondos a largo plazo que son más costosos y a mayor costo en el financiamiento, menor rendimiento en el financiamiento, para reafirmar lo antes expuesto se plantea que "… mientras más grande sea el monto del capital de trabajo menos riesgo tiene la empresa". P ara mantener una salud financiera requerida en cualquier entidad será necesario comprender la importancia que tiene el mismo para el desarrollo y buen funcionamiento de las empresas:
Todas las operaciones de la empresa deben ser financiadas, por lo que es imperativo que el administrador financiero se mantenga al tanto de las tendencias de estas operaciones y del impacto que tendrán en el capital de trabajo.
Flujo de caja o efectivo
Es el flujo de caja generado por la empresa el que genera los recursos para operar la misma, para reponer los activos, para pagar la deuda y para distribuir utilidades.
Una eficiente generación de recursos garantiza la solvencia de la empresa para poder asumir los compromisos actuales y proyectar futuras inversiones sin necesidad de recurrir a financiamiento de los socios o de terceros. El flujo de caja de la empresa debe ser suficiente para mantener el capital de trabajo, para reponer activos, para atender los costos de los pasivos.
Las operaciones a corto plazo, es decir aquellas que se desenvuelven dentro del término de un año, se vinculan a un conjunto de sucesos económicos como por ejemplo: compras de materias primas, elaboración de la producción o comercialización de productos, pago de compras realizadas, venta del producto y cobro de lo vendido.
Todos estos sucesos económicos determinan entradas y salidas de efectivo que no están sincronizadas y que tienen cierto grado de incertidumbre. No están sincronizadas porque materialmente resulta imposible que, por ejemplo, el efectivo necesario para pagar las compras, coincida con el efectivo cobrado por la venta de los productos.
La administración del ciclo de flujo de efectivo es en realidad la parte más importante de la administración del capital de trabajo. Es útil distinguir dos factores: el ciclo operativo y el ciclo de pago, los cuales se combinan para determinar el ciclo de conversión de efectivo.
El ciclo operativo es el intervalo de tiempo que transcurre entre la llegada de la materia prima necesaria para la elaboración de un producto y la fecha en que se cobra en efectivo el importe de la cuenta por cobrar derivada de la venta de dicho producto. El ciclo operativo solamente se centra en las entradas de efectivo, por tanto no tiene en cuenta las salidas, lo cual está dado por el ciclo de pago de la empresa que no es más que:
El ciclo de conversión en efectivo se denomina como el período entre la salida de efectivo para el pago de las materias primas necesarias para la elaboración de un producto y la entrada de efectivo por el cobro de las ventas de dicho producto. Por tanto el ciclo de conversión del efectivo fusiona el ciclo operativo y el ciclo de pago.
La Empresa de Diseño e Ingeniería de Las Tunas presenta insuficiencias en la administración del efectivo al no saberse con certeza el efectivo necesario que debe tener para operar y a pesar de cumplir con sus indicadores de eficiencia en un momento determinado no cuenta con el Capital de Trabajo lo suficientemente grande para enfrentar sus obligaciones a costo plazo, principalmente el de los aportes al presupuesto del estado y recurre al crédito bancario para poder cumplir estas obligaciones.
Teniendo en cuenta lo antes expuesto se define el siguiente problema científico:
Insuficiencias en la Administración de efectivo que limitan la administración del Capital de Trabajo en la empresa de Diseño e Ingeniería de Las Tunas.
Se asume como Objeto de estudio: La administración del Capital de Trabajo. Tomando como base el problema científico planteado se constituye como campo: La administración del efectivo. Sujeto a solución se formuló la siguiente Hipótesis: Si se diseña un procedimiento para la administración del efectivo entonces se contribuye una mejor administración del Capital de Trabajo en la Empresa de Diseño e Ingeniería de Las Tunas.
Relevancia social
Esta investigación posee una elevada relevancia social en la que se pretende dar solución a la problemática que existe en la Empresa de Diseño e Ingeniería de Las Tunas.
Novedad científica
La principal novedad científica de la investigación radica en el diseño y aplicación de un procedimiento para la Administración del efectivo en la Empresa de Diseño e Ingeniería de Las Tunas el cual mejorará la administración del Capital de Trabajo y coadyuvará a la toma de decisiones.
Significación práctica
La utilización de este procedimiento permitirá al las especialista del área contable contar con un procedimiento que le sirva de guía para la administración del efectivo. Permitirá cumplir con todos sus compromisos sin tener necesidad de recurrir a créditos bancarios.
Valor técnico y metodológico
Esta investigación provee al proceso de administración del efectivo de una herramienta metodológica, por lo que los resultados obtenidos poseerán una base científica. toda vez que las series históricas estarán explicadas a través de modelos estadísticos matemáticos.
El hecho de contar con un procedimiento que está compuesto de varias etapas para la proyección de los ingresos en efectivo, sirve como base metodológica para el desarrollo de la planificación de los ingresos futuros y de esta manera ser una experiencia para la confección de una metodología más abarcadora en el futuro.
OBJETIVOS
Objetivo General:
1. Diseñar un procedimiento para la administración del efectivo.
Objetivos específicos:
1. Elaborar un marco teórico conceptual que sustente la investigación.
2. Realizar un diagnóstico de la administración del Capital de Trabajo y de efectivo.
3. Diseñar un procedimiento para la Administración del efectivo.
4. Aplicar el procedimiento diseñado.
La administración del Capital de Trabajo
El capital de trabajo puede definirse como la diferencia entre los activos y los pasivos circulantes de una empresa, se puede decir que una empresa tiene un capital neto de trabajo cuando sus activos circulantes son mayores que los pasivos circulantes, esto conlleva a que si la entidad desea empezar alguna operación comercial o de producción debe manejar un mínimo de capital de trabajo que dependerá de la actividad de cada una, casi todas las empresas actúan con un monto de capital neto de trabajo.
Según Gitman en su obra " Fundamentos de Administración Financiera" plantea que,…." capital de trabajo es la diferencia entre los activos y pasivos circulantes de la empresa".
Weston define en su obra " Fundamentos de Administración Financiera",…El capital de trabajo es la inversión de una empresa en activos a corto plazo (efectivo, valores negociables, cuentas por cobrar e inventarios)".
Aspectos teóricos de la administración del efectivo. Objetivos.
La administración de efectivo y de los valores negociables constituye uno de los campos fundamentales de la administración del capital de trabajo. Como la caja y los valores negociables son los activos más líquidos de la empresa que suministran a ésta los medios para pagar las deudas en la medida que vencen. Sobre el particular Gitman plantea en su obra…" estos activos líquidos ponen a disposición un colchón de fondos para cubrir erogaciones imprevistas y reducir en esta forma el riesgo de una crisis de liquidez".
Según Van Horne: la administración del efectivo incluye la administración del dinero de la empresa con el fin de maximizar la disponibilidad de efectivo y las utilidades por intereses sobre cualquier fondo inactivo.
La generación de efectivo es uno de los principales objetivos de los negocios, ya que la mayoría de sus actividades están encaminadas a la obtención de manera directa o indirecta de un flujo adecuado de dinero que le permita financiar las operaciones e invertir para aumentar su capital. Por ello su administración es de vital importancia en cualquier actividad, porque es el medio para obtener mercancías y servicios y requiere de una cuidadosa contabilización de las operaciones con efectivo debido a que este rubro puede ser rápidamente invertido.
En la literatura consultada se muestra de forma general que los especialistas en la temática concuerdan en que existen tres motivos fundamentales que demuestran la tenencia de efectivo: el motivo transaccional, el precautorio y el especulativo.
El objetivo de la administración del efectivo consiste en tratar de lograr mantener el mínimo de efectivo para garantizar las operaciones corrientes de la empresa, para el pago de la mano de obra y las materias primas, para las compras de activos fijos, para el pago de todas sus obligaciones.
Al respecto establece Stephen Ross en su obra citada: "…el objetivo básico de la administración del efectivo es mantener la inversión de efectivo tan baja como sea posible manteniéndose operando las actividades de la firma eficientemente y con eficacia…".
Bolten por su parte en "Administración Financiera" expresa: "… Se quiere minimizar los saldos de efectivo ociosos porque no producen nada para la empresa; pero al mismo tiempo se debe contar con el efectivo suficiente para no interferir en el proceso ordenado de producción y venta…".
Según Brealy en su libro "Fundamentos de Financiamiento Empresarial", "…el equilibrio entre los beneficios y los costes de la liquidez es una parte esencial de la gestión de tesorería…".
Philippa L. Back en "Gestión de Tesorería de empresas" enmarca la gestión de tesorería dentro de la función financiera de la empresa y establece que: "…la función de la gestión de fondos es parte de la tesorería. Su papel suele consistir en el manejo del efectivo y la interface directa con el mercado, para comprar o vender dinero o divisas. Como resultado su horizonte es predominante a corto plazo, en contraposición con el papel de la financiación estratégica a largo plazo…". Resulta evidente que en lo fundamental la administración de caja debe garantizar la tenencia de efectivo que permita atender las necesidades previstas e imprevistas del negocio, y a la vez que este saldo se encuentre en los niveles más bajos posibles dado el costo de oportunidad en que se incurre al no poder colocar para generar utilidades.
Stephen Ross en su obra refiere que la administración del efectivo incluye tres aspectos fundamentales: a) La determinación de la necesidad óptima de efectivo, b) La recolección y desembolsos de efectivo de forma eficiente y c) La inversión de exceso de efectivo.
El establecimiento de una política en cuanto a la administración de la tesorería incluye diversos aspectos entre los que resultará necesario examinar las características de los flujos de caja, los patrones cíclicos, temporadas de las ventas y la recuperación de las cuentas por cobrar; así mismo, habrá que estudiar las características de las salidas de cajas, pago de sueldos, compras de materias primas, pago de intereses, el patrón de cuentas por pagar, la amortización del pasivo y los impuestos, entre otros.
Otro aspecto a tener en cuenta para el establecimiento de dicha política, es la determinación de los costos asociados con un faltante de efectivo y con la conservación del efectivo inactivo; de la misma manera, luego de haberse trabajado la sincronización de los flujos de caja y los aspectos económicos de la administración del efectivo, los directivos financieros deberán ocuparse de la incertidumbre asociada.
Para administrar el efectivo es necesario conocer la forma en que se genera, la manera que se aplica y el destino que se la da.
Criterios para la determinación de las necesidades de efectivo
Una vez enunciadas las particularidades y complejidades de la administración del efectivo se hace necesario analizar cuáles son los factores que determinan la necesidad de tesorería en la empresa. En primer lugar se ha señalado que el problema de la sincronización de los flujos de caja, lo que exige que se establezca un horizonte de planeación de acuerdo con el cual se estimen las entradas y salidas de caja.
Para lograr un pronóstico los más acertado posible se debe estudiar el comportamiento de los cobros y pagos; al respecto opinan Cañibano y Bueno". "el análisis de las referidas corrientes de cobros y pagos tienen una gran importancia, primero, porque la liquidez existente en la empresa es una pieza clave para el desenvolvimiento de todas sus actividades y por tanto, su conocimiento no puede ni posponerse ni mucho menos obviarse, y segundo, porque los referidos flujos constituyen un elemento básico para la predicción.". Precisamente la posición de la tesorería muchos la denominan como la masa de capitales que queda en la empresa como consecuencia del proceso financiero de cobros y pagos.
El referido autor plantea que existen cuatro principios básicos cuya aplicación en la práctica conducen a una administración correcta del flujo de efectivo, Estos principios están dirigidos a lograr un equilibrio entre las entradas y salidas de dinero de tal manera que la empresa pueda, conscientemente, influir sobre ellos para lograr el máximo provecho, los cuales se enuncian a continuación:
1. Siempre que sea posible se debe incrementar las entradas de efectivo mediante el incremento del volumen de ventas o el incremento del precio de venta
2. Siempre que sea posible se deben acelerar las entradas de efectivo por medio del Incremento de las ventas al contado o pidiendo anticipos a clientes
3. Siempre que sea posible se debe disminuir las salidas de efectivo mediante la negociación de reducción de precios con los proveedores y logrando reducir los desperdicios en el proceso productivo.
4. Siempre que sea posible se deben demorar las salidas de efectivo adquiriendo las materias primas cuando se vayan a emplear en el proceso productivo.
Los principios 1 y 2 se refieren a las entradas de efectivo y el 3 y el 4 a las salidas de efectivo y todos en su conjunto deciden la posición financiera de la empresa.
Sobre la necesidad de estudiar los flujos de caja con fines provisorios afirma Bolten: "…un pronóstico preciso por parte del director de finanzas significa que la incertidumbre se ha reducido y que la empresa habrá de mantener poco dinero en saldos precautorios. También debe señalar los meses en que tendrá efectivo excedente para invertirlo temporalmente en valores negociables y aquellos en que se presenten faltantes de efectivo. Sabiéndolo con anticipación se pueden hacer los arreglos necesarios para obtener préstamos temporales…".
Para otros autores como F. Weston, R. Brealy, S. Ross y J.Van Horne, el costo total de la tenencia de efectivo es producto de la suma de dos grupos de costos: el costo de oportunidad de la tenencia de efectivo y el costo de transacción para reaprovisionarse de tesorería; y precisamente al punto en que las curvas de ambos costos se cortan le corresponde gráficamente el punto mínimo de la curva de costo total.
Determinación del efectivo óptimo. Empleo de técnicas y procedimientos de avanzadas
El objetivo de la gerencia esta encaminado a mantener saldos de efectivo para las transacciones e inversiones en valores negociables que contribuyan a mejorar el valor de la empresa.
Si los niveles de efectivo o de valores negociables son demasiado altos, la rentabilidad de la empresa será menor que si se mantienen en niveles óptimos. Las empresas pueden establecer cálculos cuantitativos o procedimientos subjetivos con el fin de determinar los saldos adecuados de efectivo para transacciones.
Además de ganar un rendimiento sobre fondos ociosos temporalmente, la cartera de valores negociables sirve como una reserva de seguridad de efectivo, que se puede usar para satisfacer las demandas inesperadas de fondos. El nivel de la reserva de seguridad es la diferencia entre el nivel de liquidez que desea la gerencia y el saldo de efectivo para transacciones que determina la empresa
La capacidad para generar efectivo por medio de la operación, permite determinar, entre otras cosas, el crecimiento potencial de la empresa y su salud financiera.
Técnicas de administración del efectivo
El objetivo que persiguen estas técnicas es el de disminuir o minimizar las necesidades de financiamiento negociado de la empresa, aprovechando ciertos defectos de los sistemas de cobros y pagos, a continuación haremos referencias a algunas de ellas:
1. Flotación: Son fondos enviados por un pagador, pero que aún están en una forma en que el beneficiario pueda gastar, es decir que aun no se ha efectuado el débito por el banco. Entre ellas tenemos
Flotación de cobro: El retraso entre el momento en que un pagador deduce un pago de su libro mayor de cuentas de cheques y el momento en que el beneficiario recibe realmente este fondo en una forma en que lo pueda pagar.
Flotación de desembolso: El tiempo que existe entre el momento que un pagador deduce un pago de su libro mayor de cuentas de cheques y el momento en que este fondo realmente se retira de la cuenta
2. Aceleración de Cobro: La empresa no solo desea impulsar a sus clientes a pagar pronto, sino también a poder convertirlo lo más pronto posible en dinero para poder gastar e invertir, en otras palabras minimiza la flotación de cobro.
3. Demora en los desembolsos: En relación con las cuentas por pagar, la empresa no solo desea pagar sus cuentas tan tarde como sea posible, sino también demorar la disponibilidad de fondo para los proveedores y empleados, una vez expedido el pago, es decir maximizar la flotación de desembolso.
La determinación de la cantidad óptima de efectivo que el negocio debe mantener constituye una de las decisiones más importantes que se debe enfrentar el directivo financiero, toda vez que la tenencia de efectivo tiene como beneficio la conveniencia de poder liquidar las deudas, y por otro lado, el mantenimiento del efectivo tiene un costo (de oportunidad) referido al ingreso por interés que se puede recibir por la inversión en valores negociables u otro tipo de colocación.
La elaboración de modelos sobre las decisiones de efectivo resulta de gran interés por lo que aportan de racionalidad en la gestión y objetividad en el análisis de los problemas; según Cañibano y Bueno "…este interés se puede apoyar en dos aspectos: uno instrumental y otro finalista. El primero porque en los más recientes años comienzan a aparecer trabajos importes en torno a estas cuestiones y segundo, porque ante la actual situación económica, el control y la programación de la liquidez ha de ser uno de los objetivos prioritarios de la empresa…".
La empresa actual ha de ser capaz de aplicar técnicas eficientes y capaces que le permitan enfrentarse a la búsqueda de la solución más conveniente, siendo objetivo de este trabajo exponer las vías más interesantes y sus aplicaciones prácticas.
Para la realización del trabajo fueron empleados métodos científicos como:
Métodos Teóricos:
– El histórico y lógico: análisis de la información obtenida a partir de la revisión de la literatura y documentación especializada.
– Analítico – sintético: Para desarrollar el análisis del objeto de estudio y el campo de acción, a través de la descomposición en los elementos que lo integran y llegar a conclusiones.
– Inductivo – deductivo: Para la formulación de la hipótesis y evaluar las técnicas y herramientas de administración del efectivo.
– Materialista dialéctico: Como método universal
Se utilizaron además métodos empíricos como la observación y la encuesta. Se analizaron documentos en diferentes períodos para establecer su comparación, mediante la utilización de herramientas como calculadoras y computadoras a través del procesador de cálculo Microsoft Excel. La fuente de información obtenida está basada en los Estados Financieros de la Empresa y otros informes económicos que emiten.
Etapa I Determinación del Tema de Investigación octubre – diciembre 2009.
Etapa II Exploración de estudios precedentes febrero 2010.
Etapa III Localización y recopilación de bibliografía referente al tema de investigación febrero – Agosto 2010.
Etapa IV Recopilación de datos Septiembre 2010.
Etapa V Determinación del tipo de estudio a realizar Septiembre 2010.
Etapa VI Selección de programas de procesamiento estadístico Septiembre 2010.
Etapa VII Aplicación del procedimiento septiembre – noviembre 2010.
Etapa VIII Resultados obtenidos Diciembre 2010 – Enero 2011.
Etapa VIII Comparación de los resultados obtenidos Enero 2011.
Etapa XIX Información de los resultados de la investigación Enero 2011.
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Autor:
Lic. Niulvis Barrero Maury
Lic. Marisol Ávila Gómez
Tutor:
MSc. José Alomá López
