Diseño de un Programa de Auditoria Integral para la Actividad Comercial (página 2)

Desarrollo

DISEÑO DE PROGRAMA DE AUDITORIA INTEGRAL PARA LA ACTIVIDAD COMERCIAL DE ITH, DIVISION TERRITORIAL CIENFUEGOS.

Caracterización de la Comercializadora ITH, S.A.

La Compañía Comercializadora ITH, S.A. perteneciente al Ministerio del Turismo (en lo adelante MINTUR), con escritura notarial de constitución de la compañía ITH, S.A., No. 2093 de fecha 4 de agosto de 1994, donde como Objeto Social tiene definido las siguientes actividades:

• Importar y adquirir en Cuba productos y equipos para la comercialización y distribución a las entidades del sector de turismo, a las vinculadas directamente o indirectamente al turismo y terceros de conformidad con la legislación vigente.
• Operar almacenes, medios de izaje y de transportación de carga, propios y arrendados, para la recepción, depósito , distribución y comercialización de las mercancías propias o en consignación, que importan, exportan o adquieren.
• Prestar servicio de almacenamiento, manipulación, izaje y transportación de cargas a entidades del sector turístico a las vinculadas directamente o indirectamente al turismo y a otras, que operan fundamentalmente en moneda convertible.
• Ceder temporalmente en arrendamiento áreas de almacenamiento, medios de manipulación e izaje de carga y medios de transporte a entidades del sector turístico a las vinculadas directamente o indirectamente al turismo y a otras, que operan fundamentalmente en moneda convertible.
• Establecer, operar y prestar servicios de centros Comerciales Mayoristas, Centros de Ventas Mayoristas (al por menos y al por mayor) y Salones de Exposición, propios y arrendados en la que podrán ceder en arrendamiento espacios y locales para facilitar y garantizar la realización de actividades comerciales afines.
• Operar y prestar servicios de Corredor Aduanal.
• Prestar servicio de transportación en moneda nacional a terceros en los viajes de retorno sin carga.
• Realizar ocasionalmente ventas mayoristas de mercancías en moneda nacional, previa las autorizaciones correspondientes y de acuerdo a la legislación vigente a tales fines.
• Prestar servicio de asesoramiento técnico sobre las actividades inherentes a su objeto social a entidades del sector turístico a las vinculadas directamente o indirectamente al turismo y a otras.

La Comercializadora desde su inicio ha desarrollado su Misión y Visión que se definen así:

Misión.

"Somos la Comercializadora del Sector del Turismo que trabaja por garantizar productos y servicios oportunos, de calidad, con buenos precios, para alcanzar la satisfacción de sus clientes, a través del trabajo de un colectivo laborioso, revolucionario y conocedor de los valores de la revolución y de la organización ".

Visión

"Ser una Comercializadora que se distinga por contar con la confianza de proveedores y clientes; convirtiéndonos en el principal proveedor de las instituciones e instalaciones turísticas, ofreciéndole servicios a la medida de sus necesidades y manteniéndonos comprometidos con los valores revolucionarios promulgados".

Estructura organizacional

Para la consecución de su objeto social ITH, S.A., dispone de:

• Almacenes y transporte para asumir la comercialización y distribución de todas las mercancías inherentes a su actividad.
• Sucursales y filiales tanto en Cuba como en extranjero para el desarrollo de la actividad descrita.

Para garantizar el cumplimiento del referido objeto social la Comercializadora ITH, S.A., mantiene una estructura nacional compuesta por dos importadoras; la División Importadora y Distribuidora de Alimentos (D.I.D.A) y la División Importadora y Distribuidora de Productos Industriales y Equipos (D.I.D.P.I.E), y diez Divisiones Territoriales, que garanticen el desarrollo turístico de provincias, y una Base Nacional de Transporte. Las funciones de las Divisiones Importadoras difieren del resto de las Divisiones en cuanto al desempeño de las actividades.

En el contexto de las Divisiones Territoriales de ITH se encuentra el objeto de estudio del presente trabajo, la Comercializadora ITH, División Territorial Cienfuegos.

La División Territorial Cienfuegos, que se constituye según Acta de la Junta de Accionistas Extraordinaria del 24 de julio de 1998, con personalidad jurídica propia, balance financiero y gestión económica independiente, situada en el Ave. 58 esquina 31 la Gerencia y Almacenes y Comercial en Calle 27 esquina 46, ambos en la ciudad de Cienfuegos. Actualmente cuenta con un total de 45 trabajadores, distribuidos en la Dirección general, y las subdirecciones; Económica, Comercial, y de Logística. En Anexo F se ilustra el organigrama actual que define la estructura de dirección de organización.

La Comercializadora ITH, División Cienfuegos, posee definidas las Áreas de Resultados Clave para el logro de su objeto social, cada área tiene trazados su objetivos y metas. Objetivos de Trabajo de la organización para el año 2005 en Anexo G.

La Actividad Comercial en la Comercializadora ITH, S.A., División Territorial Cienfuegos

La Subdirección Comercial es el área fundamental y determinante de la organización, afirmase que es el eslabón principal de la entidad, ya que las funciones que comprende genera el mayor por ciento de las operaciones de la Organización.

Entiéndase que una organización en marcha es en sí un flujo permanente de operaciones entrelazadas que forman un ciclo global, que por ende tiene un punto de partida, donde se actúa y se vuelve a llegar al mismo punto inicial.

Se concibe que el flujo de la actividad Comercial, lleve implícito las funciones u operaciones siguientes:

Legalización Actividad Comercial – Contratación

Compras

Reclamaciones Comerciales

Publicidad

Ventas

Devoluciones de clientes

Precios

Inventarios de Productos Perecederos

Inventarios de Productos de Lento Movimiento

Indicadores Técnico – Económicos

Calidad Total

Es un área determinante, encargada de garantizar con su gestión, el cumplimiento de los planes trazados, satisfacer las necesidades de los clientes hoteleros y extrahoteleros del turismo en el territorio, por lo que al atender directamente a proveedores y clientes, trasmite la imagen de la corporación, para lo que se requiere de un alto grado de profesionalidad y de calidad en todas las acciones que realice.

Para una mejor atención al cliente se brinda el servicio de exposición y ventas de sus productos en un salón habilitado para tales efectos. Los clientes más importantes están dentro del sector del turismo y algunos terceros que sus ingresos son representativos para la comercializadora.

Los principales proveedores de la entidad son; la D.I.D.A y D.I.D.P.I.E., que importan la diversidad de productos demandados por el turismo, también se mantienen relaciones con la Industria Nacional.

Como aspecto significativo en la estructura organizativa de la entidad; actualmente no cuenta por escrito con los manuales de procedimientos de la actividad comercial.

Sistemas informáticos utilizados para el control de los recursos materiales.

Para el control de la Contabilidad se utiliza el sistema automatizado denominado ACOUNTMATE (en lo adelante A.M.), el cual se complementa con un Sistema de Inventario, (en lo adelante SINTINVE), uno de Activos Fijos, uno de Nóminas y un Sistema de Consolidación y Enlace de todos ellos entre sí. Significamos que el sistema automatizado A.M. ofrece entre otras ventajas; la comparación de partidas de un periodo con relación al inicial y proporciona reportes del periodo o acumulado que permiten análisis interesantes de los resultados de la organización.

Independientemente de las ventajas que reporta la información de los Estados Financieros, la compañía elabora mensualmente un Análisis Económico que busca sintetizar los resultados de esta información a la vez que le permite revelar aspectos esenciales en función de los niveles de actividad realmente obtenidos por todas las divisiones de la compañía.

Como eslabón fundamental en la actividad que realiza ITH S.A., prevista en el objeto social de la misma, está la comercialización de productos y con ello los inventarios de mercancías para la venta, lo que es controlado por el SISTINVE, mencionado anteriormente, el cual es un sistema que integra el control de Inventarios, Facturación y Gestión Comercial, compuesto por cuatro módulos fundamentales:

1. Módulo de Control de Inventarios (Medios de Rotación) y Facturación: que está referido a todos los movimientos que se producen tanto desde un almacén de compra – venta o desde un almacén de insumos internos o ambos a la vez.
2. Módulo de Gestión Comercial, que comprende desde la confección de solicitud de productos a Suministradores de forma racional de acuerdo a las disponibilidades dinámicas, hasta el intercambio de información Almacén – Comercial (Ordenes de Despachos o Pedidos Comerciales), pasando por la confección de las Hojas de Costos de cada compra, así como calcular Precios de ventas fijos o calculados.
3. Módulo Estadístico, con la obtención de más de 50 elementos estadísticos, por producto, familias o agrupaciones de los mismos.
4. Módulo de Consultas masivas o generador de listados.
5. Otros que incluye nomencladores y descriptores.

La Comercializadora ITH aun no cuenta con un sistema automatizado integrado, se trabaja con sistemas informáticos independientes para los controles de los recursos disponibles.

Estructura del Área Comercial

Dentro de la estructura ocupacional el Dpto. Comercial de ITH, División Cienfuegos, tiene una plantilla aprobada y ocupada por el Subdirector Comercial, un Jefe de Departamento de Ventas, dos Especialistas "B" en Abastecimiento Técnico Material y tres Técnicos en Gestión Comercial, para un total de 7.

Objetivos de Trabajo

El área comercial, para el año 2005 trazó los objetivos de trabajo siguientes:

1. Obtener mejores niveles de actividad comercial logrando incrementar el nivel de ventas y a su vez el nivel de ingresos en un 7% con respecto al 2004.
2. Aumentar las compras a la industria nacional en un 2% como vía de sustitución de las importaciones.
3. Lograr la elaboración y consolidación del Plan de Demanda de los clientes del Sector del Turismo y establecer niveles de compromisos superiores en cuanto al cumplimiento del mismo.
4. Lograr alcanzar como mínimo 8 veces la rotación de los inventarios de los productos almacenados, priorizando los insumos y ferretería.

2.1.3. Análisis de la problemática

Los antecedentes para la investigación tienen su origen en el análisis de los resultados económicos alcanzados por ITH, División Territorial Cienfuegos en el año 2005, corroborado en la discusión del Balance Anual cuando se evalúan los objetivos trazados por la organización, no obstante, en análisis mas profundo de la situación actual se determinan causas como:

1. Incumplimiento de los objetivos de trabajo trazados para el año 2005. (Anexo H y Anexo I)
2. Incumplimiento en los principales indicadores de eficiencia en el año 2005, y la necesidad del incremento de la eficiencia y eficacia de los resultados de la entidad. Anexo J.
3. Inexistencia de los manuales de normas y procedimientos, que rigen la actividad comercial de las Divisiones Territoriales de la Comercializadora ITH, S.A., los cuales garantizan la uniformidad de las funciones que la integran.
4. Carencia de la mayoría de la legislación que rige la actividad comercial, e insuficientes fuentes de información para recibirla, asociado a ello el dominio de los especialistas del área de las políticas trazadas, situación esta que infiere un trabajo espontáneo, basado en la experiencia práctica acumulada.
5. Carencia de Programa de Auditoria que facilite la comprobación frecuente del control y de desempeño de la actividad comercial, emitido por los organismos superiores, es decir; MAC, MFP u otro, al amparo de la legislación vigente.
6. No se ejecutan por parte de la Dirección de Comercio de la Casa Matriz, revisiones, inspecciones sistemáticas, que tracen una línea de trabajo a seguir en el cumplimiento de la legislación vigente por parte de las Subdirecciones Comerciales de las Divisiones en los Territorios.
7. Los análisis sistemáticos de los resultados de la actividad comercial se basan solo en análisis operativos de los indicadores económicos, en ocasiones no oportunos.
8. No se realizan revisiones o análisis críticos de la gestión de comercialización, con el objetivo de determinar los factores que afectan lo resultados, y con ello la búsqueda de soluciones para mejorar o alcanzar altos grados de eficiencia en la organización como tal.
9. No funciona un sistema de Calidad que propicie información acerca de la excelencia de las operaciones con clientes y proveedores, informaciones fidedignas u opiniones de clientes acerca de la imagen de la División, sin validación mediante encuestas para determinar la calidad de la actividad comercial.

Una vez concluido el análisis de la situación problémica, se dio paso a evaluar los recursos disponibles con que cuenta la organización, para investigar las causas que originaron estos resultados contradictorios y que demandan explicaciones lógicas para alcanzar los objetivos de desarrollo de la entidad, de lo que se llega al consenso por los doce (12) miembros del Consejo de Dirección, y basados en la importancia de la auditoria interna, la actualidad del tema; que una acción de autocontrol realizada con calidad, que abarque el análisis de la actividad comercial íntegramente, presupone dar respuesta a los resultados alcanzados, tomándolo primeramente como una acción correctiva, y posterior para prevenir efectos similares en el futuro.

Diseño del Programa de Auditoria Integral para la Actividad Comercial de ITH, División Cienfuegos.

Un Programa de Auditoria constituye un instrumento de trabajo regular, cuyo contenido debe ser preciso y estar estructurado con el mayor grado de detalle posible para el tema comercial, toda vez que es considerable el número de comprobaciones, verificaciones, e investigaciones propias para esta actividad en la organización objeto de análisis.

De ahí que como la auditoria integral es un tema novedoso, se requirió que las técnicas y métodos de investigación utilizadas fueran: observación de la realidad, revisión de documentos, entrevistas, sesiones de trabajo en grupo con auditores de experiencia, tormentas de ideas, técnicas de consenso, utilizadas para dar solución al problema concreto.

Técnicas utilizadas para la elaboración del Programa

Las técnicas utilizadas para la elaboración del programa, se describen a continuación:

1. Confección del flujo de operaciones de la actividad comercial ITH División Territorial: Detalle de las operaciones implícitas en el proceso de comercialización y relacionarlas como los temas de mayor relevancia a auditar.
2. Búsqueda y recopilación de la legislación relacionada con la comercialización mayorista: En este punto se recopila toda la legislación vigente, emitida por los organismos rectores, y se identifica en correspondencia con cada una de las operaciones, descritas en este capitulo.
3. Estudio de la legislación: En esta parte permite definir los asuntos que se van a tratar.
4. Elaboración de las preguntas que deberán ser incluidas en el Programa: En este paso se redactan en forma clara y sencilla las preguntas que respondan a las cuestiones establecidas en la legislación.

Objetivos generales del Programa

En este documento se propone, como principal objetivo comprobar el grado de cumplimiento de los principios de control interno relacionados con la Política Comercial de las Divisiones Territoriales de ITH, dedicadas al comercio mayorista; la correcta aplicación de las políticas trazadas por la Compañía; la adecuada observancia de las regulaciones y la legislación vigente en el país, para al final poder hacer valoraciones parciales del grado de eficiencia, economía y eficacia en la planificación, control y uso de los recursos, y del desempeño de la administración en el logro de los objetivos del área en cuestión.

El programa propuesto tiene como objetivos, los siguientes:

1. Integrar en un programa único los aspectos a verificar relacionados con la gestión, la administración, y el control interno, específicos de la comercialización, de forma tal que se pueda evaluar frecuentemente el desempeño de la Actividad Comercial, como área determinante de la organización.
2. Elaborar una herramienta de trabajo que facilite a los auditores internos de ITH, la conducción de la auditoria de una forma sistemática, metódica, organizada y eficiente, y con ello la emisión de un informe que le facilita a la alta gerencia la toma de decisiones que conduzcan a la mejora de la organización.
3. Examinar y valorar la calidad de la administración del área -enfoque novedoso-, de los procesos mediante los cuales opera la organización, y los factores que inciden en casos de ineficiencias en los resultados generales de la organización.
4. Recopilar y organizar toda la legislación vigente, emitida en materia de comercialización, inherente a la actividad que desempeñan las Divisiones Territoriales de la Comercializadora ITH, S.A., para reemplazar la carencia de los Manuales de Normas y Procedimientos de la actividad, y con ello estimular y asegurar el cumplimiento de las políticas y directrices emitidas.
5. Estimular el correcto desempeño administrativo y su función de control, ejerciendo un autocontrol sistemático de la actividad comercial.
6. Identificar de las funciones que conforman la actividad comercial, la que no cumple con el grado de control existente reportando ineficiencia, y que el resultado del análisis sirva a la administración para la identificación de los riesgos, es decir; minimizar en lo posible el llamado riesgo inherente y riesgo de detección.
7. Proporcionar a la alta gerencia, mediante el resultado final (Informe) una herramienta eficaz para la toma de decisiones que conlleven a la mejora de la actividad comercial y con ello de la organización en general.
8. Mejorar la utilización del fondo de tiempo del auditor y facilitar la distribución racional del trabajo entre los auditores actuantes.

Con lo anterior se cumple con las consideraciones de la Resolución No. 100/04, sobre las Normas de Auditoria Interna, donde se requiere que el auditor interno en la planeamiento de su trabajo; debe tener en cuenta aspectos como: los objetivos de la actividad objeto de revisión, los riesgos significativos de la actividad, recursos y operaciones, la adecuación y eficacia de los sistemas de gestión de riesgos en el Control Interno de la actividad; y las oportunidades de introducir mejoras significativas a estos sistemas.

Estructura del Programa

Está compuesto por:

1. Contiene el nombre de la empresa u organización, así como titulo del Programa, y enumera y define la función u operación dentro de la actividad comercial objeto de auditoria, da idea clara y precisa del contenido que se auditara.

2. Encabezamiento:
   • Descripción de cada uno de los aspectos a verificar, relacionados con la legislación, con la gestión, o el control interno, algunos de los aspectos contienen procedimientos para las comprobaciones.
   • Apéndices como complementos a las técnicas de auditoria para aquellos aspectos del programa que lo ameriten, especialmente los cuestionarios relacionados con el desempeño administrativo y la calidad, donde su verificación es meramente cualitativa.
3. Cuerpo:

   Al final del manual se incluye:

   • Legislación implícita en el Programa a consultar.

   Elaboración y validación del Programa

   Para la validación del Programa de Auditoria Integral para la Actividad Comercial, se emplean los métodos de; expertos, encuestas y entrevistas (no estructuradas), diferenciando los métodos de acuerdo con los criterios de medida que se persiguen.

   2. Se emplea del método de expertos, para evaluar la correspondencia entre el Programa, las operaciones comprendidas como propias de la comercialización y sus elementos. Para la selección de los expertos se analiza de acuerdo con los conocimientos sobre la temática, experiencia, habilidades mostradas en el comercio. Así se determina y se somete al criterio de la Vicepresidencia y de la Dirección de Comercio de la Casa Matriz de ITH, S.A. y los Especialistas que lo integran, a continuación se muestran los resultados de este grupo, y los criterios recibidos:
   • Los expertos evalúan el total de las operaciones de la Actividad Comercial de las Divisiones Territoriales, su aplicación da la posibilidad de identificar con exactitud los aspectos que afectan negativamente la actividad comercial y el reto a la Dirección de ;la entidad de una toma de decisiones para contrarrestar las deficiencias detectadas.
   • Proponen que se realice una valoración de los aspectos previstos en los cuestionarios en correspondencia con la identificación de los riesgos, lo que reportaría una evaluación sólida y con fundamento relacionada con el desempeño de la actividad comercial.
   • Recomiendan que la Dirección de Auditoria y Control (en lo adelante D.A.C.) trabaje de conjunto con la Dirección de Comercio para el perfeccionamiento del Programa, así como su extensión a las Divisiones Importadoras, y que su instrumentación se generalice a través del Manual de Auditoria de la Compañía, puesto en vigor mediante Resolución No. I-01/2004 de la Presidencia.
   2. Para la validar el grado de importancia del Programa para la Dirección, y la información que suministra para la toma de decisiones, fue realizada una encuesta, en anexo se muestran el resultado de la aplicación del software SPSS para Windows 12,0, donde se hace uso de la estadística descriptiva para hacer las pruebas de la utilidad de este instrumento (Anexo K) a los doce (12) miembros del Consejo de Dirección de la División Cienfuegos, cuyos resultados se muestran a continuación:
   • El 67,5% afirma que el programa tiene importancia ALTA.
   • El 29,2% le da una importancia MEDIA.
   • El 3,3% Importancia BAJA.
   3. Para aprobar el nivel de utilidad del Programa para los auditores, se hace uso de la técnica de entrevistas no estructuradas, realizadas a los auditores de la D.A.C. de la Compañía, el cual estuvo integrado por el Director (1) un Supervisor, y (4) dos Auditores Adjuntos, para un total de seis (6), lo que constituyen el total de los especialistas de la Dirección, los que concuerdan en que;
   • Proporciona una herramienta de trabajo que facilita la labor a los auditores de la Compañía, y la ejecución de una auditoria con calidad.
   • Permite la confección de un informe que refleje por temas, vinculando las deficiencias con los objetivos de revisión e identificación de las normas y regulaciones que se incumplen.
   • Permite evaluar los riesgos en casos de incumplimientos significativos de las leyes y demás disposiciones legales, teniendo en cuenta los cuestionarios del Programa.
   • La aplicación del Programa reporta a la Organización, por su objetividad un significativo ahorro de auditores días, con una auditoria de resultados altamente beneficiosa.

   Teniendo en cuenta los resultados del impacto producido para los administrativos, y los criterios acerca del Programa de Auditoria, fue aprobado por la Dirección de Auditoria y Control de la Comercializadora ITH, S.A. e incluido en los programas del Manual de Auditoria de la Compañía.

   Conclusiones

   Del presente trabajo se definen las siguientes conclusiones:

   • La Auditoria Integral ejercida por profesionales y técnicos, que desarrollan su trabajo como instrumento de la propia administración (auditor interno), que trabajen en función de agregar valor y mejorar las operaciones de su organización, mediante un Programa de Auditoria con objetivos bien estructurados, resulta ser – por su desarrollo- una alternativa que garantiza a la Administración la detección de errores y la toma de decisiones oportuna para indicar mejoras.
   • El Programa de Auditoria Integral para la Actividad Comercial, constituye una herramienta de control, que aplicado con frecuencia en las Divisiones Territoriales, ayudan a la administración en la medición de los resultados y al cumplimiento de los objetivos y metas de la Organización.
   • La aplicación de un Programa de Auditoria Integral para la Actividad Comercial, suministra a la Administración de la Comercializadora ITH, S.A., División Territorial Cienfuegos, a través del informe, información suficiente para la toma de decisiones encaminadas a la mejora continua en el grado de eficiencia, eficacia, control Interno y administrativo en un área que determina los resultados de la organización en general.

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   Autor:

   MSc. Leidisara Martinez Calderín

   Universidad de Cienfuegos.

   Facultad de Ciencias económicas y empresariales

   MSc. Ocilia Rosa Santana Villafaña

   Corporación CIMEX S.A

4. Relación de la Legislación: