Diseño de un sistema automatizado para el control de almacén

Resumen

La presente investigación se realiza en el departamento de administración de la Comandancia de la Policía del Estado Carabobo, cuyo objetivo general es diseñar un sistema automatizado para el control del almacén; dicho estudio se realiza por la necesidad que tiene la institución de poseer un instrumento que facilite los procesos de registro y control de los bienes. La investigación es de tipo campo bajo la modalidad de proyecto factible con nivel descriptivo; apoyada en la metodología de James Senn denominada Ciclo de Vida del Sistema, para darle solución a la problemática existente, causada por la falta de un control real de los bienes que tiene la Comandancia, así como también, la perdida de tiempo empleado en el proceso de inventario de los suministros (Medicamentos y Materiales) en un momento determinado involucrando de forma directa el proceso de toma de decisiones relacionado. Como técnicas para la recolección de información se utilizará la observación directa y una encuesta en la modalidad de cuestionario el cual esta conformado por diez (10) ítems con preguntas de tipo dicotómicas el mismo será aplicado a la muestra conformada por quince personas para luego tabular y graficar los resultados obtenidos que darán inicio al desarrollo del diseño.

Descriptores: Administración, Diseño de Sistema, Almacén, Registro y Control.

CAPÍTULO I

El problema

Planteamiento del Problema

Durante los últimos años, las organizaciones se han beneficiado con los avances tecnológicos surgidos como consecuencia de la incorporación del hombre a la era de la informática tal integración ha logrado producir un manejo eficiente de la información a través de la utilización de sistemas automatizados que han ayudado a controlar los requerimientos de comunicación, facilitando el flujo de los datos; recurso esencial dentro de cualquier organización.

En tal sentido, el intercambio de información organizacional se ha convertido en parte fundamental del desarrollo de las actividades cotidianas. Cabe destacar, que las redes globales reúnen datos sobre temas diversos, como las condiciones atmosféricas, diagnósticos en el campo de la medicina, las producciones de empresas manufactureras, las cosechas y el tráfico aéreo, ingeniería, entre otras.

En la actualidad, existen numerosas instituciones que se han dado a la labor de reemplazar mecanismo que le permitan acelerar sus procesos de trabajo. Es por ello, que se desarrollan diferentes tipos de sistemas automatizados para satisfacer las necesidades de una organización en las cuales las decisiones deben tomarse teniendo en cuenta la aceptación por los miembros de las mismas porque de lo contrario la implantación seria complicada. Pueden tomarse mejores decisiones cuando el personal encargado dispone de la información precisa con la frecuencia y confiabilidad necesaria así como el formato de la misma.

Por consiguiente, Aguilar (2006) define los sistemas computarizado como "un grupo de elementos integrados (personas, procedimientos y equipos), que funcionan de manera conjunta para apoyar la toma de decisiones y las actividades en una organización o en una situación personal" (p. 32).

Es de hacer notar, que en Venezuela, se ha incrementado de manera muy notable el desarrollo de sistemas de información, los cuales se han ido introduciendo considerablemente en todos los campos de trabajo; trayendo como consecuencia, un gran cambio que influye de manera positiva a todos los sistemas en general. Así mismo, desde los inicios la automatización ha contribuido sustancialmente al crecimiento de todos los sectores empresariales y organizacionales, los cuales han estado involucrados de forma directa en el vuelco del nuevo milenio.

Ahora bien, a raíz de este logro se han reducido los costos causados por los procesos involucrados en el funcionamiento de las organizaciones; sin embargo, mediante aportes positivos del área de tecnología a favor de las instituciones se puede traducir como un intercambio entre un sistema manual a un sistema automatizado.

Actualmente, en Valencia existen instituciones públicas que no poseen un sistema automatizado para llevar el control de estos procesos, generando así pérdidas económicas y de tiempo por parte de las personas que allí laboran. A esta situación, no escapa el Departamento de Almacén de la Comandancia General de Policía del Estado Carabobo, el cual tiene como finalidad la ejecución de presupuesto, tramitación, recepción y control de existencia de medicamentos, la elaboración de un informe trimestral para el control de gestión y la dotación de los recursos, entendiéndose como recursos tanto los servicios como los insumos para la ejecución de los procesos administrativos y operativos para el funcionamiento de las unidades (Municipios, Parroquias, Módulos y Brigadas Especiales) que integran la institución.

En vista de todas las funciones antes referidas y considerando el volumen de datos de los procesos que se realizan en el Departamento de Almacén; se ha observado que la información que se procesa en éste, viene presentando algunas debilidades tales como la pérdida de tiempo en el proceso de toma de decisiones relacionada con el control de los bienes que allí se depositan, motivados principalmente por la forma manual en que se lleva el control de entradas y salidas de dichos materiales e insumos.

Tal situación, trae como consecuencia retardo en la adquisición de bienes por parte de un funcionario o unidad asociada a la Comandancia, demoras en el proceso de tomas de decisiones con respecto a la solicitud de nuevos bienes en un momento determinado; por otro lado, es conveniente indicar que la manera de manipular los datos no permite obtener una información clara y precisa sobre los bienes disponibles y requeridos por la Institución,

De igual manera, el proceso de registro y control de los suministros es lento, debido a que el procedimiento de entrada y salida de materiales se realiza de forma manual donde se tiene que efectuar un conteo físico de los mismos para luego ser registrado en el libro respectivo, presentando en algunos casos fallas en la trascripción de datos por parte del personal involucrado.

Cabe destacar, que la solicitud de un bien, por parte de una unidad o funcionario se posterga la entrega motivado a que las personas que ejecutan las operaciones de distribución de insumos y procesamiento de datos no poseen conocimiento acerca de la colocación o ubicación de los materiales, así como la carencia de información actualizada para satisfacer estos requerimientos, ocasionando así demoras en los procedimientos posteriores debido a la falta del suministro solicitado en el momento determinado o por el desconocimiento de la existencia por parte del personal encargado de la distribución.

Finalmente, para solventar esta situación, se requiere principalmente la automatización general del sistema de registro y control de bienes del Departamento de Almacén, que permita mantener actualizado el inventario de los mismos.

Formulación de la Interrogante de la Investigación

De todo lo planteado, surge la siguiente interrogante. ¿De que manera la automatización del departamento de Almacén influirá en la gestión de adquisición y distribución de los suministros?

Objetivos de la Investigación

Objetivo General

Diseñar un sistema automatizado para el control de inventario del Almacén de la Policía del Estado Carabobo.

Objetivos Específicos

– Diagnosticar la situación actual del departamento de Almacén para la determinación de la problemática existente.

– Analizar el proceso de inventario para el control de las existencias depositadas en el Almacén.

– Determinar los requerimientos técnicos operativos y económicos necesarios para la solvencia de la problemática que presenta el departamento de Almacén.

– Formular la estructura conceptual sistema automatizado para el control de inventario del Almacén de la Policía del Estado Carabobo

Justificación de la Investigación

El mundo de la información con la revolución innovadora de las computadoras personales, en todos los ámbitos empresariales, ha originado la necesidad de unificar criterios que permitan ejecutar todas las actividades importancia para la empresa, por cuanto proporcionará una información integra y confiable, para la elaboración de reportes y formatos que contengan la información necesaria.

También contribuirá a la optimización de las labores de distribución de los materiales que se resguardan en el departamento sujeto a estudio, esto ayudará a facilitar la toma de decisiones en el mismo, motivado a su rápido y fácil manejo, lo que permitirá el ahorro de tiempo y costos operativos al departamento en cuestión.

El diseño de un sistema automatizado le proporcionará a la institución, beneficios de información actualizada acorde a la realidad, ya que al tener el proceso más eficaz economizaría tiempo y dinero; los cuales pueden ser invertidos en otras actividades que realmente lo ameriten dando paso de esta manera a la nueva tecnología que proporcionará una nueva imagen a la institución.

Para satisfacer las necesidades y requerimientos detectados, el nuevo sistema ofrecerá otras bondades tales como: se podrá contar con información valida y actualizada en todo momento, obteniendo un mayor control del trabajo que se realiza, mayor rendimiento por la velocidad de procesamiento de la información manejada, así como, la integridad general y seguridad en el flujo de información, para una eficaz y eficiente toma decisiones.

Sistema de Variables

Hurtado y Toro (2006), define la variable como:

Todo aquello que puede cambiar o adoptar distintos valores, calidad, cantidad o dimensión. Es cualquier característica que puede cambiar cualitativa o cuantitativamente. En una investigación las variables son las distintas propiedades, factores o características que presenta la población estudiada que varían en cuanto a su magnitud, como la edad, distancia, productividad, la calidad de un trabajo realizado y tantas otras (p. 75)

De acuerdo a la formulación anterior, las variables pueden ser cualitativas y cuantitativas. Desde el punto de vista metodológico, la presente investigación es cuantitativa ya que se utilizarán y se aplicarán instrumentos de medición y comparación que proporcionarán datos cuyo estudio requiere el uso de modelos matemáticos y estadisticos.

El autor referido, define la variable cuantitativa como "aquellas que poseen valores cuantificables o que pueden expresarse numericamente" (p.75).

De igual manera, el estudio se considera cualitativo porque se usan herramientas para la obtención y manejo de información y no es necesario aplicar ni utilizar terminos estadisticos o matemáticos para llegar a conclusiones. El mismo autor, puntualiza que las variables cualitativas" están referidas a características no cuantificables" (p. 75).

Cuadro1

Identificación de Variables

Fuente: González (2007)

Operacionalización de las Variables

El sistema de variables se realiza a través de la operacionalización de los objetivos mediante un cuadro técnico metodológico donde se descomponen los objetivos específicos de la investigación en unidades de contenido más precisos que el enunciado inicial que los define.

Cabe destacar, que ésta descomposición permitirá extraer elementos estructurales más específicos y precisos, con la finalidad de que una vez convertidos en categorías de análisis o variables, indicadores o ítems, puedan servir como elementos medibles en los instrumentos de recolección de datos. Este proceso se denomina operacionalización de variables.

Así mismo, las dimensiones, indicadores e ítems se definen como enunciados concretos que permiten una descomposición del objetivo. También, se definen como cada uno de los elementos que componen una variable cualitativa, las cuales, representan elementos más concretos que las variables empíricas; los indicadores son elementos que señalan la existencia de una categoría o variable, indican o son indicios de variables más generales, y los ítems son la medida que se le hace a los indicadores y suelen constituir las preguntas o reactivos que van a conformar los instrumentos de recolección de datos. (ver cuadro 2).

Cuadro N° 2

Operacionalización de las Variables

Fuente: González (2007)

CAPÍTULO II

Marco teórico referencial

Antecedentes de Investigación

En todo proceso de investigación es necesario realizar una búsqueda de información sobre trabajos de investigación anteriores que estén relacionados con este proyecto con la finalidad de obtener conocimientos y orientación referente al diseño del sistema propuesto.

Por esta razón, para el desarrollo del presente proyecto, se han realizado estudios previos, con el propósito de determinar la existencia de sistemas relacionados con el proceso de control de bienes. Por otro lado, dichas revisiones han permitido construir las bases teóricas de la presente investigación. A continuación se presentan algunas referencias de los trabajos consultados:

Faría (2005), en su trabajo de grado titulado "Desarrollo de un Sistema Automatizado para el Control de la entradas y salida de los materiales del almacén, de La Empresa Omninet C.A", para optar al título de Ingeniero en Sistema, otorgado por la Universidad de Carabobo. El objetivo de este trabajo fue desarrollar un sistema automatizado de apoyo para el Control de la entrada y salida de los materiales del almacén. La metodología utilizada fue la de Kendall & Kendall, con un estudio de carácter descriptivo con diseño de campo, bajo la modalidad de proyecto factible; aplicado a una población de 42 personas con una muestra de 20 individuos, cuya técnica utilizada para la recolección de información fue la observación directa y un cuestionario conformado por doce preguntas.

El investigador concluyó, que mediante la implementación de la propuesta la empresa podrá obtener una visión clara de los beneficios que ofrece el mismo además servirá para cualquiera empresa del mismo ramo en uso de procesamientos computarizados como lo es un sistema automatizado de información, tomando como base el manejo y clasificación de los datos.

El aporte de este trabajo con el presente estudio, radica en los problemas a resolver y en la estrecha similitud de la estructura organizacional. Este trabajo sirvió para analizar la metodología a utilizar y como referencia en el desarrollo del proyecto. El trabajo antes descrito sirvió, de apoyo a la presente investigación, ya que se consideraron puntos relacionados con los procesos de información administrativos.

Suárez (2005), realizó una investigación titulada "Desarrollo de un Sistema de Información Automatizado para el Control de los medicamentos para el Servicio Integral Familiar, de la empresa Inversiones Servicio Integral de Bienes Social", para optar al título de Ingeniero en Sistema, otorgado por la Universidad de Carabobo.

El objetivo general fue obtener la información necesaria en cuanto a los ingresos de los medicamentos y obtener una idea clara el tratamiento que se le debe dar a los mismos. La metodología utilizada fue la de James Senn, amparado en un estudio de carácter descriptivo con diseño de campo bajo la modalidad de proyecto factible, la población estuvo conformada por 40 personas de las cuales se tomó una muestra de 20 individuos; como técnicas para la recolección de información se utilizó la observación directa y un cuestionario conformado por quince preguntas.

Entre las conclusiones se destaca, la importancia de este proyecto, el la cual recae en el control de información estableciendo los parámetros con las asignaciones aplicables a los Sistemas de información, sirviendo de base para solucionar el problema planteado.

La presente investigación, sirvió como aporte en la realización del proyecto, ya que, en él se estudia el sistema el cual hará posible una rápida y constante información acerca de los procesos administrativos para obtener una eficiente y aceptada toma de decisiones.

Moncada (2004), en su trabajo de grado titulado, "Desarrollo de un Sistema de Información Automatizado para el Control de Ahorro y Préstamo o del Cuerpo y Seguridad y Orden Público del Estado Aragua" , para optar al título de Ingeniero en Sistema, otorgado por la Universidad Bicentenaria de Aragua, el cual tuvo como objetivo elaborar un sistema adecuado para combatir y no sucumbir en el atraso de los préstamos concedidos.

La metodología utilizada fue James Senn, amparada en un estudio de carácter descriptivo con diseño de campo, bajo la modalidad de proyecto factible; la población y muestra estuvo conformada por 25 personas, como técnicas para la recolección de información se utilizó la observación directa y un cuestionario conformado por veinte preguntas.

El investigador concluyó que mediante la puesta en marcha del diseño la función de planeación de sistemas ha de abarcar el examen de los subsistemas propuestos en función de los criterios de planeación cuyo fin es reducir al mínimo el número de sistemas, ampliar su alcance y colocarlos en el orden debido de desarrollo. El trabajo de grado descrito sirvió de aporte al presente estudio, ya que se extrajo información referente a los antecedentes de investigación, los cuales sirvieron de apoyo a la tesis que se esta diseñando.

Otra investigación, es la elaborada por Mendoza y Zambrano (2004), denominada "Sistema Automatizado para el Control de las Entrada y salida de Materiales, para la empresa Manpa", para optar al título de Ingeniero en Sistema, otorgado por la Universidad de Carabobo, cuyo objetivo principal es desarrollar un mecanismo que permita llevar un mejor control de las entradas y salida de materiales que reposan en el almacén. La metodología utilizada fue Kendall & Kendall, con un estudio de carácter descriptivo con diseño de campo, bajo la modalidad de proyecto factible; la población y muestra fue de 30 personas a quienes se le aplicaron como técnicas para la recolección de información la observación directa y un cuestionario conformado por doce preguntas.

Los investigadores concluyeron, que mediante la automatización del proceso de las entradas y salida de material del almacén se podrá llevar un mejor control tanto del inventario como de la información acerca de las cantidades existentes en el mismo.

El aporte de este proyecto a la presente investigación, debido a que los problemas reflejados del tipo de organización esta relacionado con este trabajo de grado. Además sirvió como referencia en el estudio de la metodología a utilizar y guía para el análisis del sistema actual, debido a su similitud en sus operaciones.

Finalmente, el trabajo realizado por Villalobos (2000), titulado "Diseño de un Sistema Automatizado para el control de Compras y Entregas de Suministros, para el Consejo de la Judicatura", para optar al título de Ingeniero en Sistema, otorgado por la Universidad Bicentenaria de Aragua, cuyo objetivo fue el diseño de un sistema que permita mantener una base de datos de los proveedores para poder realizar las compras necesarias.

La metodología utilizada fue Kendall & Kendall, con un estudio de carácter descriptivo con diseño de campo, bajo la modalidad de proyecto factible; la población y muestra estuvo conformada por 25 personas, como técnicas para la recolección de información se utilizó la observación directa y un cuestionario conformado por doce preguntas.

El investigador concluyó, que mediante la investigación se le proporcionara a la empresa la organización de datos en una forma estandarizada facilita su introducción, su lectura y su verificación. El uso de su información constante posiciona los datos, identifica la información variable y permite una introducción más rápida de los datos mediante técnicas como la comprobación o poner los elementos dentro de un círculo determinado.

Este trabajo es de importancia, debido a que los problemas reflejados del tipo de organización esta relacionado con este trabajo de grado. Además sirvió como referencia en el estudio de la metodología a utilizar y guía para el análisis del sistema actual, debido a su similitud en sus operaciones. El referido trabajo ayuda a la investigación en cuanto a los pasos y procedimientos que deben llevarse a cabo para el desarrollo e implementación de las herramientas y mecanismos basados en los sistemas automatizados.

Bases Teóricas

Es de suma importancia tener presente, que para el desarrollo de cualquier trabajo de investigación que se desee llevar a cabo, es conveniente el manejo de ciertas definiciones y términos que toman un carácter fundamental para el desenvolvimiento y compresión del mismo; además esto contribuye a estructurar el actual proyecto estudiado de manera tal que sea entendido con facilidad. Por otra parte, es importante mencionar, que la investigación actualmente presentada se fundamenta en varias teorías que servirán para comprender el desarrollo de este proyecto, alguna de estas teorías se mencionan a continuación:

Teoría de Sistema

Senn. J (2000), señala que, 2el sistema es un conjunto de elementos en relación y referidos al todo. Se trata de elementos de una organización que están en juego por medio de interacciones mutuas" (p. 130). El objetivo que persigue un sistema es la satisfacción de una necesidad. Dentro de este marco, la teoría de sistemas estudia los fenómenos, considerándolos como entidades integrales, ya que, las interrelaciones entre los elementos constitutivos no permiten descompones un sistema sin que éste pierda su naturaleza.

Por otro lado, Anderson (2001) define un sistema así: "es un conjunto organizado de elementos funcionales o variables, que adquiriendo un valor cada uno determinaran el valor final del sistema, alcanzando una determinada "precisión" que es el objetivo final" (p. 121).

Sistema de Información

Según, Montilva, J. (1992) "es un sistema caracterizado por ser abierto, interactúa con su ambiente mediante el intercambio de información, y se adapta a las necesidades del ambiente que lo contiene" (p. 47).

Igualmente, en este aspecto el autor Davis (1992) define que "es un sistema hombre-maquina integrado, que provee información para el apoyo de las funciones de operación, gerencia y toma de decisiones en la organización" (p. 123).

Por otra parte, según Kendall y Kendall (1991), puntualiza, que "son aquellos que se desarrollan para procesar grandes volúmenes de información, generada en las funciones administrativas que se desarrollan con diferentes propósitos, los cuales dependen de las necesidades de la empresa" (p. 79).

Según Burch y Straker, (1974) un sistema de información se define como un ensamblaje formal y sistematizado de componentes que ejecutan operaciones de procesamiento de datos para:

Satisfacer los requerimientos de procedimientos legales y transnacionales.

Proporcionar información a la gerencia para e apoyo de las actividades de planificación, control y toma de decisiones.

Proporcionar una variedad de reportes que sean entes externos.

Resumidamente se puede decir, que los sistemas de información, no son más que un conjunto organizado de hombre – máquina, programas y procedimientos para llevar a cabo varias funciones que cumplan los objetivos deseados, de manera tal que puedan ser empleados por quienes los necesite, aportando apoyo a la toma de decisiones en las funciones administrativas, dentro de las organizaciones.

Clasificación de los Sistemas

Según, Store (2001), Los sistemas se pueden clasificar de acuerdo con los diversos puntos de vista:

Naturales o Artificiales: Los primeros se presentan de manera espontánea en la naturaleza, mientras que los segundos son creados por el hombre.

Abiertos o Cerrados: Los sistemas abiertos actúan de acuerdo al medio donde estén ubicados intercambiando con éste energía, información o materiales, el sistema cerrado es el que no actúa con su medio ambiente ni con otros sistemas, es decir que puede aislarse para u estudio sin que se alteren el ambiente ni el sistema mismo.

Componentes de los Sistemas de Información

Según Montilva (1992) los componentes de un sistema de información se clasifican en dos tipos, los cuales son los componentes físicos y funcionales. Los primeros representados por las entidades que forman el sistema de información:

Subsistema Computador (Hardware): Se refiere a los equipos computarizados y los referentes dispositivos o periféricos asociados a este punto.

Subsistema Programado (Software): Se refiere a los diferentes programas que se utilizan para dirigir las operaciones del equipo.

Subsistema Personal: Se refiere a todas aquellas personas encargadas de operar tanto el equipo como los programas.

Los Componentes Funcionales: Son las funciones básicas que posee un sistema de información.

Subsistema de procesamiento de transacciones: Su propósito es capturar, clasificar, ordenar, calcular y resumir los datos originados por las transacciones que ocurren en la organización.

Subsistema de Administración de Datos: Se refiere a los diferentes medios de almacenamiento utilizados para guardar los datos originados por las transacciones.

Subsistema de Procesamiento de Información: Se encarga de producir y distribuir la información requerida por los usuarios del sistema.

Gestión de Almacén

Roux (2005), define el almacén como, "la unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una institución o una empresa comercial , con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y producto" (p 127).

Control de Inventario

La manera de organizar y administrar el almacén, determina el control de los inventarios los cuales dependen de varios factores, tales como el tamaño y plan de organización de la institución, el grado de centralización deseado, la variedad de productos a almacenar o fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos. Sin embargo para proporcionar un inventario eficiente es necesario tomar siempre en cuenta las siguientes funciones las cuales son aplicables a todo tipo de inventario: recepción de los productos o materiales, registro de entradas y salidas del almacén, almacenamiento, mantenimiento de materiales, despacho de materiales y coordinación del almacén con las áreas involucradas con el control de inventario.

Este proceso de control, requiere de cuatro elementos, los cuales Davis (2000), y Methodios (2001), lo definen como "un conjunto de planes que describe las metas y objetivos, y el conjunto de normas que se deben seguir durante el desarrollo (p. 89).

En tal sentido, controlar los procesos dentro de una organización, permite la obtención de mayor producción y el ajustes de las necesidades que hagan falta, todo departamento por pequeño que sea debe llevar un control de todos los pasos que allí realizaron, debido a que es la única forma en la que se consigue buenas tomas de decisiones.

En virtud de lo expuesto, el control se expresa a través de las políticas aprobadas por los niveles de dirección y administración de la empresa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información y de programas de selección, inducción y capacitación del personal. En tal sentido, Cepeda (2001), puntualiza que el control es:

El conjunto de planes, métodos y procedimientos adoptados por una organización, con el fin de asegurar que los activos están debidamente protegidos, que los registros contables son fidenignos y que la actividad de la empresa se desarrolla eficazmente de acuerdo con las políticas trazadas por la gerencia, en atención a las metas y los objetivos previstos (p. 4).

Cabe destacar, que no hay control eficiente si la organización no permite, entre otras cosas, una evaluación continua del personal y si no existe voluntad de realizar los ajustes que se requieran cuando los objetivos de la organización no se estén cumpliendo o se estén logrando con derroche, sin orden, ni transparencia, sin cumplir las normas legales o los principios de eficiencia. Dentro de este marco, el mismo autor menciona que para realizar un control que cubra la mayoría de las expectativas de la empresa es necesario realizar y llevar a cabo lo siguiente:

El establecimiento de una estructura flexible y dinámica que permita asumir los retos de la misión organizacional; el logro de una gestión administrativa y financiera comprometida con altos niveles de calidad y racionalidad en la utilización de los recursos; mayores y mejores niveles de productividad; recurso humano motivado y capacitado, dispuesto a comprometerse con su organización; diseño de sistemas de planeación, información, operación, financieros, contables, control y seguimiento como apoyo a la nueva cultura organizacional; tener al cuidado (cliente) como centro de atención, y la excelencia en la prestación de los servicios; simplificación de regulaciones excesivas e innecesarias y transparencia y responsabilidad administrativa ( p. 49).

El análisis precedente, evidencia que hoy en día, el control compromete a todos los empleados con el mejoramiento de la calidad de la gestión; este proceso de transformación implica mejoramiento de la organización teniéndo como horizonte la protección de los recursos de la misma, buscando su adecuada administración ante riesgos potenciales y reales que los puedan afectar. Por su lado, Gómez (2001), menciona que el control de inventario en las empresas u organizaciones, tiene como objetivos ineludibles los siguentes:

a) Preservar los activos contra pérdidas por siniestros, deterioro, inclemencia, sustracciones, desperdicio, entre otros; b) Reducir al mínimo los desperdicios, tanto de tiempo, como de insumos; c) Detectar errores u omisiones; e) reducir los costos operativos en general; f) Evitar los fraudes y actos dolosos; g) Garantizar el cumplimiento de las políticas generales establecidas; y, h) Proporcionar información financiera correcta y fidenigna, a través de los registros e informes (p. 6-5).

Debe señalarse, que desafortunadamente, el sistema de control no puede impedir el incumplimiento de estos objetivos; pero se considera suficiente con que los detecte oportunamente, para que se tomen las medidas correctivas a tiempo.

No obstante, el sólo hecho de saberse, que el control es capaz de detectar cualquier irregularidad; resulta un incentivo suficientemente poderoso, en la mayoría de los casos, para disuadir a muchos de sus posibles intensiones aviesas y, a otros tantos, los incentiva a trabajar con eficiencia y corrección, en las oportunidades precisas.

Metodología de Sistema

Cabe destacar, que para el diseño del sistema propuesto se utilizará la metodología Kendall y Kendall porque tiene un enfoque sistemático sirviendo de enlace entre las técnicas clásicas y las actuales, además, es estructurada presentándose en sus etapas de manera discreta y nunca se lleva a cabo como un elemento independiente. Esta metodología consta de siete (7) fases, las cuales comprenden una serie de actividades cuyo propósito es permitir el logro de los objetivos trazados como:

Fase l: Identificación de problemas, Oportunidades y objetivos: En esta primera etapa del ciclo de desarrollo de los sistema, el analista se involucra en la identificación de los problemas, de las oportunidades y de los objetivos planteados al inicio de la investigación. Esta fase es crucial para éxito del resto del proyecto, pues nadie estará dispuesto a desperdiciar su tiempo dedicándolo al problema equivocado.

Las oportunidades son aquellas situaciones que el analista considera que pueden perfeccionarse mediante el uso de los sistemas de información computarizados. Al aprovechar las oportunidades, la empresa puede lograr una ventaja competitiva o llegar a establecer un estándar industrial.

La identificación de los objetivos también es un importante componente de la primera fase. En primera instancia, el analista deberá descubrir lo que la empresa intenta realizar. Y luego, estará en posibilidad de determinar si el uso de los sistemas de información apoyaría a la empresa para alcanzar sus metas, el encaminarlas a problemas u oportunidades específicas.

Fase ll: Determinación de los requerimientos de Información: La siguiente etapa que aborda el analista, es la determinación de los requerimientos de información a partir de los usuarios particularmente involucrados.

Para identificar los requerimientos de información dentro de la empresa, pueden utilizarse diversos instrumentos, los cuales influyen: el muestreo, el estudio de los datos y formas usadas por la organización, el cuestionario, la observación de la conducta de quién toma las decisiones, así como de su ambiente; (estos instrumentos están referidos en los anexos 2 y 3) y también el desarrollo de prototipos.

En esta etapa, el analista hace todo lo posible por identificar que información requiere el usuario mediante los formatos de entrada y salidas del sistema, entre otros, para desempeñar sus tareas. Puede ver cómo varios de los métodos para establecer las necesidades de información la obliga a relacionarse directamente con los usuarios. Esta etapa sirve para elaborar la imagen que el analista tiene de la organización y de sus objetivos.

Fase lll: Análisis de las necesidades del Sistema: Esta etapa que ejecuta el analista de sistema consiste en analizar las necesidades propias del sistema. Una vez más, existen herramientas y técnicas especiales que facilitan al analista la realización de las determinaciones requeridas. Estas incluyen el uso de los diagramas de flujos de datos (DFD) que cuentas con una técnica estructurada para representar en forma gráfica la entrada de datos de la empresa, los procesos y la salida de información.

A partir de DFD, se desarrolla un diccionario de datos que contiene todos los elementos que utiliza el sistema alfanumérico y el espacio de impresión que requieren. Durante esta fase, el analista de sistemas también analiza las decisiones donde las condiciones, alternativas, acciones y reglas de acción podrán determinarse.

A esta altura del ciclo de desarrollo del sistema, el analista prepara una propuesta del sistema que resume todo lo que ha encontrado, presenta un análisis de Costo-Beneficios de las alternativas y plantea las recomendaciones (si es que existe) de lo que deberá realizarse. Si la dirección acepta alguna de las recomendaciones, el analista procederá de acuerdo con ella.

En sistemas cada problema es único; y en consecuencia, nunca habrá solo una solución correcta. La manera como se plantea una recomendación (solución) depende de las características individuales de cada analista unidas a su información profesional.

Fase lV: Diseño del Sistema Recomendado: En esta etapa del ciclo de desarrollo de los sistemas, el analista de sistemas usa la información que recolectó con anterioridad y elabora el diseño lógico y la programación del sistema de información. El analista diseña procedimientos precisos de captura de datos, con el fin de que los datos que se introducen al sistema sean los correctos. También diseña accesos al sistema de información, mediante el uso de las técnicas de diseño de formas y pantallas.

Una parte del diseño lógico de sistema de información es la creación de la interfaz con el usuario. La interfaz conecta al usuario con el sistema y evidentemente, es de suma importancia. La etapa del diseño también incluye el diseño de los archivos o la base de datos que almacenará aquellos datos requeridos por quién toma las decisiones en la organización. Una base de datos bien organizada es fundamental para cualquier sistema de información. En esta etapa, el analista diseña la salida (en pantalla o impresa) hacia el usuario, de acuerdo con sus necesidades de información.

Fase V: Desarrollo de Documentación del Software: En la quinta etapa del ciclo de desarrollo de los sistemas, el analista trabaja con los programadores para desarrollar el software se tienen: el método HIPO, los Diagramas de Flujos. Aquí es donde, el analista de sistema transmite al programador los requerimientos de programación.

Durante esta fase, el analista también colabora con los usuarios para desarrollar la documentación indispensable del software, incluyendo los manuales de procedimientos. La documentación le dirá al usuario cómo operar el software, como también qué hacer en caso de presentarse algún problema.

Fase VI: Prueba y Mantenimiento del Sistema: El sistema de información debe probarse antes de utilizarlo. El costo es menor si se detectan los problemas antes de la entrega del sistema. El programador realiza algunas pruebas por su cuenta, otras se lleva a cabo en colaboración con el analista del sistema. En un principio, se hace una serie de pruebas, con datos tipo, para identificar las posibles fallas del sistema; más adelante, se utilizará los datos del sistema real.

El mantenimiento del sistema y de su documentación, empiezan justamente en esta; y después, esta función se realizará de forma rutinaria a lo largo de toda la vida del sistema. Las actividades de mantenimiento integran en una buena parte de la rutina del programador, que para las empresas llega a implicar importante suma de dinero. Sin embargo, el costo del mantenimiento disminuye de manera importante cuando el analista aplica procedimientos sistemáticos en el desarrollo de los sistemas.