Diseño de un sistema automatizado para el control de almacén (página 2)

Fase Vll: Implantación y Evaluación de Sistema: En esta última etapa del desarrollo del sistema, el analista ayuda a implantar el sistema de información. Esto incluye el adiestramiento que el usuario final requerirá. Si bien, parte de esta capacitación la dan las casas comerciales, la supervisión del adiestramiento es una responsabilidad del analista necesita planear la suave transición que trae consigo un cambio de sistemas.

Aunque la evaluación del sistema se plantea como parte integrante de la última etapa del ciclo de desarrollo de los sistemas realmente, la evaluación toma parte en cada una de las etapas. Uno de los criterios fundamentales que debe satisfacer la investigación, es que el futuro usuario utilice el sistema desarrollado. En realidad, todas las etapas mantienen una dinámica de carácter espiral, hasta que el sistema finalmente se concluye. El desarrollo de está investigación se llevó a cabo hasta la fase V.

Bases legales

Las bases legales son organismos, principios, leyes, criterios y normas formuladas, cuyo objetivo es controlar y regir la justicia venezolana, garantizándole, tanto a las personas como a sus bienes en el desarrollo de toda actividad de vida en forma segura.

Entre los Organismos y Leyes Nacionales más importantes dedicados a la seguridad de información se tiene, la Ley Especial Contra los Delitos Informáticos. Gaceta Oficial Nº 37.313 del 30 de octubre de 2001, en los siguientes artículos:

Artículo 1ࠠObjeto de la Ley. La presente Ley tiene por objeto la protección integral de los sistemas que utilicen tecnologías de información, así como la prevención y sanción de los delitos cometidos contra tales sistemas o cualesquiera de sus componentes, o de los cometidos mediante el uso de dichas tecnologías, en los términos previstos en esta Ley.

Artículo 2ࠄefiniciones A efectos de la presente Ley, y cumpliendo con lo previsto en el artículo 9 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, se entiende por:

a. Tecnología de Información: rama de la tecnología que se dedica al estudio, aplicación y procesamiento de datos, lo cual involucra la obtención, creación, almacenamiento, administración, modificación, manejo, movimiento, control, visualización, transmisión o recepción de información en forma automática, así como el desarrollo y uso del "hardware", "firmware", "software", cualesquiera de sus componentes y todos los procedimientos asociados con el procesamiento de datos.

b. Sistema: cualquier arreglo organizado de recursos y procedimientos diseñados para el uso de tecnologías de información, unidos y regulados por interacción o interdependencia para cumplir una serie de funciones específicas, así como la combinación de dos o más componentes interrelacionados, organizados en un paquete funcional, de manera que estén en capacidad de realizar una función operacional o satisfacer un requerimiento dentro de unas especificaciones previstas.

c. Data (datos): hechos, conceptos, instrucciones o caracteres representados de una manera apropiada para que sean comunicados, transmitidos o procesados por seres humanos o por medios automáticos y a los cuales se les asigna o se les puede asignar un significado.

d. Información: significado que el ser humano le asigna a la data utilizando las convenciones conocidas y generalmente aceptadas.

e. Documento: registro incorporado en un sistema en forma de escrito, video, audio o cualquier otro medio, que contiene data o información acerca de un hecho o acto capaces de causar efectos jurídicos.

f. Computador: dispositivo o unidad funcional que acepta data, la procesa de acuerdo con un programa guardado y genera resultados, incluidas operaciones aritméticas o lógicas.

g. Hardware: equipos o dispositivos físicos considerados en forma independiente de su capacidad o función, que conforman un computador o sus componentes periféricos, de manera que pueden incluir herramientas, implementos, instrumentos, conexiones, ensamblajes, componentes y partes.

h. Firmware: programa o segmento de programa incorporado de manera permanente en algún componente de hardware.

i. Software: información organizada en forma de programas de computación, procedimientos y documentación asociados, concebidos para realizar la operación de un sistema, de manera que pueda proveer de instrucciones a los computadores así como de data expresada en cualquier forma, con el objeto de que los computadores realicen funciones específicas.

j. Programa: plan, rutina o secuencia de instrucciones utilizados para realizar un trabajo en particular o resolver un problema dado a través de un computador.

k. Procesamiento de Datos o de Información: realización sistemática de operaciones sobre data o sobre información, tales como manejo, fusión, organización o cómputo.

l. Seguridad: condición que resulta del establecimiento y mantenimiento de medidas de protección, que garanticen un estado de inviolabilidad de influencias o de actos hostiles específicos que puedan propiciar el acceso a la data de personas no autorizadas, o que afecten la operatividad de las funciones de un sistema de computación.

m. Virus: programa o segmento de programa indeseado que se desarrolla incontroladamente y que genera efectos destructivos o perturbadores en un programa o componente del sistema.

n. Tarjeta Inteligente: rótulo, cédula o carnet que se utiliza como instrumento de identificación; de acceso a un sistema; de pago o de crédito, y que contiene data, información o ambas, de uso restringido sobre el usuario autorizado para portarla.

ñ. Contraseña (password): secuencia alfabética, numérica o combinación de ambas, protegida por reglas de confidencialidad, utilizada para verificar la autenticidad de la autorización expedida a un usuario para acceder a la data o a la información contenidas en un sistema.

o. Mensaje de Datos: cualquier pensamiento, idea, imagen, audio, data o información, expresados en un lenguaje conocido que puede ser explícito o secreto (encriptado), preparados dentro de un formato adecuado para ser transmitido por un sistema de comunicaciones.

Por su parte, Ley Sobre Derecho de Autor (1993), en los siguientes artículos:

Artículo 1° Las disposiciones de esta Ley protegen los derechos de los autores sobre todas las obras del ingenio de carácter creador, ya sean de índole literaria, científica o artística, cualesquiera sea su género, forma de expresión, mérito o destino.

Los derechos reconocidos en esta Ley son independientes de la propiedad del objeto material en el cual esté incorporada la obra y no están sometidos al cumplimiento de ninguna formalidad. Quedan también protegidos los derechos conexos a que se refiere el Título IV de esta Ley.

Artículo 2° Se consideran comprendidas entre las obras del ingenio a que se refiere el artículo anterior, especialmente las siguientes: los libros, folletos y otros escritos literarios, artísticos y científicos, incluidos los programas de computación, así como su documentación técnica y manuales de uso; las conferencias, alocuciones, sermones y otras obras de la misma naturaleza; las obras dramáticas o dramático-musicales, las obras coreográficas y pantomímicas cuyo movimiento escénico se haya fijado por escrito o en otra forma; las composiciones musicales con o sin palabras; las obras cinematográficas y demás obras audiovisuales expresadas por cualquier procedimiento; las obras de dibujo, pintura, arquitectura, grabado o litografía; las obras de arte aplicado, que no sean meros modelos y dibujos industriales; las ilustraciones y cartas geográficas; los planos, obras plásticas y croquis relativos a la geografía, a la topografía, a la arquitectura o a las ciencias; y, en fin, toda producción literaria, científica o artística susceptible de ser divulgada o publicada por cualquier medio o procedimiento.

Artículo 3°. Son obras del ingenio distintas de la obra original, las traducciones, adaptaciones, transformaciones o arreglos de otras obras, así como también las antologías o compilaciones de obras diversas y las bases de datos, que por la selección o disposición de las materias constituyen creaciones personales.

Artículo 6ࠠAcceso Indebido. Toda persona que sin la debida autorización o excediendo la que hubiere obtenido, acceda, intercepte, interfiera o use un sistema que utilice tecnologías de información, será penado con prisión de uno a cinco años y multa de diez a cincuenta unidades tributarias.

CAPÍTULO III

Marco metodológico

Diseño y tipo de Investigación

Diseño de Investigación

El presente estudio se desarrolla bajo un diseño de campo amparado en un proyecto factible, apoyado, el cual permite identificación y caracterización de las actividades que se desarrollan en el departamento de administración, con la finalidad de detectar los hechos que la conforman, y aportar una alternativa de solución viable a un problema que afecta el área administrativa, asegurando con ello una mejor reorganización de los materiales en resguardo para ser distribuidos.

El diseño de la investigación es de campo, ya que mediante este se analiza y se estudia la problemática directamente desde donde ocurren los hechos, es decir del departamento de almacén de la Policía del estado Carabobo; a tal efecto, el Manual de Trabajos de Grado de Maestría y Tesis Doctórales de la Universidad Pedagógica Experimental Libertador (UPEL) (2006) señala que la investigación de campo es entendida como:

El análisis sistemático de problemas en la realidad, con el propósito bien sea de describirlos, interpretarlos, entender su naturaleza y factores constituyentes, explicar sus causas y efectos o predecir su ocurrencia, haciendo uso de métodos característicos de cualquiera de los paradigmas o enfoques de investigación conocidos o e n desarrollo. Los datos de interés

son recogidos en forma directa de la realidad. (p.14).

Es innegable valor del diseño de campo reside en que a través de él el investigador puede cerciorarse de las verdaderas condiciones en que se han conseguido sus datos, haciendo posible su revisión o modificación en el caso de que surjan dudas respecto a su calidad.

Demostrando que esta investigación estará enmarcada en la objetividad y veracidad de los datos e información tomada de la realidad. El trabajo, esta amparado en la modalidad del proyecto factible, porque permite el enfoque adecuado para la elaboración de una solución viable al problema presentado en el área sujeta a estudio. En tal sentido, El Manual de Trabajos de Grado y Tesis Doctorales Universidad Pedagogica Experimental Libertador ( UPEL) (2006), define proyecto factible:

La elaboración de una propuesta de un modelo operativo viable, o una solución posible a un problema tipo práctico, para satisfacer necesidades de una institución o grupo social. La propuesta debe tener apoyo, bien sea de una investigación de campo, o una investigación de tipo documental; y puede referirse a la formulación de políticas, programas, tecnologías, métodos o procesos (p. 7).

Es decir, que el resultado de esta investigación es el diseño de un proceso que simplifique las operaciones en la implementación de la propuesta, con la cual se espera solucionar la problemática planteada.

Nivel o Tipo de Investigación

El nivel de investigación, se refiere a los métodos a emplear cuando los datos de interés se recogen en forma directa de la realidad. De acuerdo a los objetivos e interrogantes planteados esta investigación se refiere a un estudio de tipo descriptivo, porque se utilizarán métodos de recolección de datos para obtener información de la problemática actual en el sitio donde ocurren los hechos, lo que permitirá desarrollar los parámetros establecidos en la investigación.

Dentro de este marco, el presente trabajo se considera de tipo descriptivo, tal como indica Sabino (2006), la investigación descriptiva consiste "en la caracterización de un hecho, fenómeno o grupo con el fin de establecer su estructura o comportamiento, cuyo propósito está dirigida principalmente a racionalizar la actividad investigativa, para que ésta se realice dentro de condiciones que aseguren la autenticidad de la información que se busca con relación al estudio de un tema en particular" (p 145).

Bajo este concepto, la implementación de un sistema automatizado para el control y distribución de bienes, mejorará la ubicación y distribución de los materiales y piezas que se encuentran en el área de administración de la Comandancia General de la Policía del Estado Carabobo.

Población y Muestra

Población

Toda investigación puede considerarse como una búsqueda de los datos apropiados que permitan resolver ciertos problemas de conocimiento. Dichos datos son obtenidos a través de un conjunto de unidades que constituyen el universo relevante para la investigación. En tal sentido, Méndez (2004), define la población como, la totalidad del fenómeno a estudiar en donde las unidades de población poseen una característica común, la cual estudia y da origen a los datos de la investigación (p. 86).

Por lo tanto, la población para esta investigación, está constituida por todas las personas que laboran en el departamento de Almacén de la Comandancia General de la Policía de Carabobo, conformada por quince (15) personas (ver cuadro 3) que están relacionadas con el proceso en estudio , es decir que se encargan de emitir reportes necesarios, que trabaja con la compra y distribución de bienes, que recibe informes u otros documentos generado por este proceso, entre otros .

De esta manera, se podrán estudiar en amplitud las actividades realizadas en el proceso actual, con el propósito de poder abarcar cada característica recomendada en el sistema propuesto, el cual requiere el estudio completo de las tareas para poder estructurarlas de la forma más idónea.

Distribucion de la Población

Cuadro 3

Fuente: Recursos Humanos

Muestra

En relación a la muestra, ésta es considerada uno de los aspectos más importantes que conforman el marco metodológico, Hurtado y Toro (2005), la define como "Un subconjunto o parte representativa de un universo o población" (p.112).

La muestra no probabilística, se basa en procedimientos de selección de los elementos integrantes los cuales no depende de la probabilidad, sino de causas relacionadas con las características de los investigadores; por lo que este tipo de muestra pueden estar sesgadas, debido a que son seleccionadas por decisiones subjetivas de los mismos.

En este caso, la población esta definida por todas aquellas personas que integran el departamento de almacén de la Policía del estado Carabobo, debido a lo pequeña de ésta, por lo que no es necesario la estratificación muestral. Por su parte, Arias. F (2006), comenta que cuando la población es igual a la muestra, "entonces los estudios de estos casos se concentran en uno o pocos elementos que se asume, no como un conjunto sino como una sola unidad" (p.49). Cabe destacar, que en el presente estudio la muestra a considerar es el cien por ciento (100%) de la población, a los cuales se les aplicará los instrumentos de recolección de datos para obtener información precisa de las debilidades y fortalezas del proceso existente.

Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos

Técnicas

Las técnicas utilizadas en la recolección de datos hacen posible la elaboración y planificación de los pasos a seguir para obtener información sobre el desarrollo de la investigación. Las técnicas a emplear en la investigación, corresponden a la observación directa y a la aplicación de una encuesta.

En relación a la observación directa la cual corresponde al uso de los sentidos, en la búsqueda de los datos que se requieren, utilizando en este caso específico la observación participante. Según Arias (2006), la define como aquella observación en la que el observador pertenece al grupo, e igualmente obtiene la información.

Con respecto a la encuesta, Arias (2006) la define como: "El método o técnica que consiste en obtener información a cerca de un grupo de individuos" (p. 78)

Instrumentos

Para la recolección de información del el presente estudio, se tutilizará como instrumento la liosta de cotejo y el cuestionario: Porque la muestra seleccionada, con relación a la población escogida, fue bastante homogénea en función a las características propias de la misma, con niveles de conocimientos semejantes y problemáticas parecidas; para asi conocer, por medio de metodos sistemáticos, los sentimientos y juicios personales de las personas que se relacionan con la problemática estudiada.

Hurtado y Toro (2005) afirman: "La Lista de cotejo es aquella que se lleva cuando se van a hacer las observaciones, para que sirvan de guía y detenerse sólo en lo que atañe a la investigación" (p. 91).

De la misma manera, la observación directa en la recolección de datos utiliza un registro, valido y confiable, que permitirá demostrar las fortalezas y debilidades del proceso actual para determinación del problema en estudio.

Según, Hernández y otros (2006) define el cuestionario como "el formato que contiene una serie de preguntas en función de la información que se desea obtener, y que se responde por escrito" (p. 78). Mediante la aplicación de este, se podrá obtener datos confiables acerca de la problemática planteada, permitiendo evaluar los procesos existentes, con la finalidad de recopilar información, y determinar lo que se pretende solucionar con el presente trabajo, y obtener un diagnóstico de la situación actual que presenta el departamento de almacén de la institución sujeta a estudio.

Validez y Confiabilidad del Instrumento

Validez

Además de las preguntas y las categorías de respuestas, los cuestionarios incluiyen las instrucciones que indicarán como contestarlo, el propósito de la investigación, los datos del entrevistado y un encabezado. Una vez diseñados los instrumentos de investigación, se procederá a la validación de los mismos, que consintirá en entregarles a expertos (profesores de la Universidad Alejandro de Humboldt), Hernández, Fernández, Baptista (2006) señalan que, "la Validez se refiere al grado en que un instrumento realmente mide la variable que pretende (p. 243)

Confiabilidad

Por su parte, Sabino (2006), comenta que, "la confiabilidad de un instrumento de medición se refiere al grado en que su aplicación repetida al mismo sujeto u objeto, produce iguales resultados" (p. 144). Una vez que se obtenga el juicio de validación se procederá a determinar la confiabilidad del cuestionario, mediante un ensayo piloto con un margen máximo de concordancia de cinco punto, aplicados a trabajadores de la Policía del Estado Carabobo, ya que para este estudio se usa la muestra completa por la dicotomía del instrumento, la confiabilidad será determinada mediante el Tes- Retest, apropiado para instrumento de respuesta dicotómicas conformado por doce ítems (12) (ver anexo II).

En este sentido, la prueba piloto según, Flames (2001), dice que "es un instrumento de medición que permite obtener datos, aspectos, ideas e informaciones necesarias para determinar la confiabilidad de un instrumento de recolección de datos" (p. 41). Así mismo, Hernández, Fernández, Baptista (2006), señalan que, "la confiabilidad de un instrumento de medición se refiere al grado en el cual su aplicación repetida al mismo sujeto u objeto, produce iguales resultados" (p. 242). Los grados de confiabilidad según, Flames (2001), son: "valores entre 0,00 y 0,64 poco confiable, de 0,65 y 0,74 confiable y 0,75 y 1,00 altamente confiable" (p. 53).

Determinación de la confiabilidad

Los resultados indican, que el grado de confiabilidad es altamente confiable.

Técnicas de Análisis de Datos e Interpretación de los Resultados

En este caso, el cuestionario será aplicado a la población antes descrita por ser la forma más segura para recopilar información. Cabe destacar, que el cuestionario es el instrumento para la recolección de datos que se utiliza para recolectar la información. El diseño del mismo es esencial para el éxito del trabajo investigado. El mismo, se elaborará de una manera clara, fácil de comprender y encaminado hacia los objetivos del estudio en cuestión; para que con ello, se obtegan los datos que llenen los requisitos de información del presente análisis.

Es necesario indicar, que el instrumento propio de las técnicas a emplear, consiste en un cuestionario estructurado con preguntas dicótomicas, es decir con dos altenativas de respuestas (SI- NO), el cual es aplicado a la unidad en análisis que esta integrada por quince (15) personas en total, conformada por todos los que participan en las actividades que se realizan en el departamento de almacén.

En relación a ello se concluye, que el investigador agrupará de una manera intencionada los elementos que le sirven de apoyo a la investigación, ya que es necesario la opinión de sujetos expertos dentro del problema, a objeto de obtener de forma más precisa, la información relacionada al problema en estudio.

Asimismo, el que un cuestionario sea válido depende de si los datos obtenidos se ajustan o no a la realidad, sin distorsión de los hechos. Es necesario que el mismo cumpla con otros requisitos como es el de facilitar la tabulación de los datos y asegurar la veracidad de las respuestas.

Procedimiento

En este aparte, se describen las fases en las que se dividido el trabajo, la misma esta dividida en tres fases:

Fase I: Planeación: en esta fase se procedió a realizar una revisión bibliográfica donde se consultaron trabajos realizados por otros investigadores, así como las teorías necesarias que sirvieron de guía para el desarrollo del trabajo, y para finalizar se cito el aspecto legal que sustenta el estudio.

Fase II: Se realizó el análisis metodológico en el cual se determino el diseño y el tipo de investigación a realizar, así como las técnicas e instrumento a utilizar y la validez y confiabilidad del mismo.

Fase III: Desarrollo de la propuesta donde se establece la factibilidad del proyecto y todos los componentes de la propuesta.

CAPÍTULO IV

Presentación y análisis de los resultados

Mediante los resultados obtenidos, se realizará un análisis de las respuestas ya clasificadas y tabuladas, donde se reflejará la incidencia de los puntos claves que dan a conocer el propósito de la propuesta. Los resultados arrojados se tabulan y se presentaran en gráficos circulares utilizando la técnica de estadística descriptiva por cada variable o ítem, ya que la primera tarea es describir los datos, valores o puntuación obtenida por cada pregunta, en segundo lugar, se procede a realizar el análisis respectivo, a fin, de permitir una mejor visualización de los datos obtenidos, y así lograr una mayor efectividad en cuanto a las interpretaciones sobre las tendencias arrojadas.

De la tabulación de los datos obtenidos en la aplicación del instrumento a la muestra seleccionada, se procedió a efectuar un análisis descriptivo porcentual, tomando en cuenta los respectivos enunciados para su estudio. Dichos resultados, permiten diagnosticar, determinar y establecer el grado de problemas en la gestión de control y distribución de bienes, para la buena gestión del departamento de almacén del la Comandancia de la Policía del Estado Carabobo. Los resultados del instrumento de recolección de datos son analizados, ítem por ítem hasta conformar un total de diez (10), los mismos son estudiados a través de la representación gráfica en forma circular, en la cual se utilizó para tal fin el sistema computarizado Microsoft Excel.

Pantalla de Ayuda

Relación Tabla Base de Datos

Seguridad del Sistema

Todo sistema de información debe contar con ciertas medidas de seguridad, sobre todo los sistemas integrados basados en computadoras que cuentan con dispositivos de comunicaciones de datos, situados en líneas accesibles a los usuarios de toda organización.

El reconocimiento de las necesidades de seguridad es un sentimiento que ha crecido de manera natural, basados en que la idea que dice que la información es un recurso clave en una organización. La seguridad es responsabilidad de todos aquellos que están en contacto con el sistema.

Seguridad Física.

El respaldo (o BACHUP䓩 de la información procesada por el sistema se efectuara cada 8 días. Utilizando la opción RESPALDAR de el menú RESPALDOS que se encarga del manejo de los dispositivos la cual debe ser almacenada y conservada en disquetes) en lugares frescos y seguros con el fin de tener su acceso disponible en cualquier situación que se presente.

Seguridad Lógica.

El sistema cuenta con un control lógico de acceso para los usuarios (contraseñas) la cual es facilitada al iniciar la sesión. Este acceso es establecido en la opción USUARIO del menú USUARIO seguridad a los datos que maneja el sistema. Controlando así aquellas personas no autorizadas que intenten utilizar el sistema.

CAPÍTULO V

Conclusiones y recomendaciones

Conclusiones

El hombre constantemente ha diseñado y desarrollado procesos que le han permitido satisfacer necesidades y exigencias para cumplir con la obtención de mejores resultados en la organización partiendo de esta idea, en la Policía del Estado, específicamente en el departamento de Almacén se presenta una problemática relacionada con el control de inventario y distribución de los bienes del departamento en cuestión, tal problemática origina lentitud, inexactitud, desactualización y muchas veces pérdidas total o parcial de la información que se maneja al respecto, originando todo ello una toma de decisiones tardía y en ocasiones erróneas afectando los ingresos monetarios con que cuenta la empresa.

En consecuencia, esta búsqueda de información y de mejores procesos y despues de haber aplicado las técnicas para recoger información se pudo constatar la necesidad que tiene la institución de desarrollar un sistema de información automatizado que permita establecer un control adecuado de los bienes; además resulta el hecho de mencionar que este sistema será diseñado con la finalidad de generar procesos eficientes que permitirán arrojar una información veraz, integra y oportuna; igualmente también resalta el impacto positivo de tal sistema evidenciado en la velocidad de las respuestas permitiendo así un significativo avance hacia la optimización de las actividades ejecutadas y desempeñadas en el departamento de sistema.

En el mismo orden de ideas, cabe mencionar que la implementación del sistema desarrollado traerá como beneficio principal una mayor capacidad en la velocidad de las respuestas,de la información veraz, un mejor ambiente en las actividades desarrolladas por el personal que labora en el departamento, un mejor aprovechamiento del recurso humano y una marcada mejoraría en el proceso de toma de decisiones por parte de la gerencia general.

Por otra parte, es importante destacar que el análisis del antiguo sistema fue la base fundamental para determinar las debilidades de los procesos llevados a cabo en el departamento, estableciendo así los requerimientos necesarios para satisfacer tales debilidades, de igual forma también es importante enfátizar, el logro y concertación de todos los objetivos establecidos para la investigación y para el sistema propuesto observando con su implementación el rendimiento satisfactorio de dicho sistema.

Recomendaciones

Para la implementación, y buen funcionamiento del sistema automatizado para el control de los Bienes de la Comandancia General de la Policía del Estado Carabobo se han establecido una serie de actividades. A continuación se pueden mencionar las siguientes:

Implementar el sistema propuesto denominado Diseño de un Sistema Automatizado para el Control del Almacén de la Policia del Estado Carabobo (DSACAPEC) con la finalidad de automatizar los procesos de la institución relacionados con el registro y control de los bienes adquiridos.

Crear un plan de contingencia por parte de la institución donde se especifique los pasos a seguir en caso de que el sistema DSACAPEC versión 1.0 presente inconveniente en su funcionamiento.

Establecer un plan de adiestramiento a los funcionarios usuarios del sistema, logrando de esta manera un buen funcionamiento en todas las operaciones que se realicen en el, debido a que se lograra una familiarización con el DSACAPEC.

El administrador o encargado del sistema DSACIAPEC debe definir el cambio periódico de la clave de acceso al sistema motivado a restringir el acceso a los usuarios no autorizados en el Sistema Automatizado de Control de Bienes.

Es conveniente generar respaldos de la base de datos del DSACAPEC en intervalos de tiempos cortos (cada semana) con la finalidad de proteger las transacciones que se realizan en el sistema. Es importante realizar mantenimiento preventivo al equipo donde se instalará el sistema propuesto con el objetivo de establecer un buen rendimiento tanto del equipo como del DSACAPEC versión 1.0.

No omitir ningún dato, por muy insignificante que parezca al momento de retroalimentar el sistema, lográndose de esta manera una alta calidad de los informes debido a la utilización de datos verdaderos y completos que puedan ser analizados a tiempo en el proceso de toma de decisiones. Tener siempre a mano el manual de usuario para aclarar dudas de funcionamiento y corregir problemas que se puedan presentar en un momento determinado con respecto a la manipulación del DSACAPEC versión 1.0.

CAPÍTULO VI

La propuesta

Denominación del Proyecto

Los sistemas de procesamiento automático de datos, constituyen hoy en día, una de las herramientas más eficaces en el desarrollo de la sociedad, su éxito radica en la simplificación de los métodos de trabajos; por ello son utilizado en un amplio universo de actividades.

El dinamismo presente en la evolución del sistema actual, da origen a múltiples relaciones en conflicto que deben ser regidas por procesos administrativos que garanticen su eficacia y que le permita efectuar una debida evaluación y supervisión, a tono con los tiempos modernos, utilizando los avanzados recursos que ofrece la tecnología.

En efecto, la Comandancia de la Policía del Estado Carabobo; no sólo lleva las admisiones de materiales en forma manual, sino que también provee un relato histórico de la reincidencia de los problemas que se han presentado en la distribución de los mismos, pasando a ser un problema de informática y discernimiento, los procedimientos de estas son muy lentos por lo que se que requiere de registros elementales, no sólo para el control de los ingresos de los productos, sino para llevar el control de estadísticas de ingreso y egresos que conlleven a realizar análisis y planificación futuras en forma eficiente.

Por otra parte, Diseñar un sistema automatizado para el control de inventario del Almacén de la Policía del Estado Carabobo, podría considerarse como una ayuda en la conducción de los procesos de toma de decisiones administrativas con fines de desarrollo, entendido como crecimiento administrativo racionalizado según ciertas técnicas de organización, planificación y control de dicha institución, a través de la aplicación de la metodología propuesta Kendall and Kendall explicada con anterioridad de las que se desarrollará hasta la fase VI (ver capítulo II) .

Cabe señalar, que el uso de la tecnología y del cambio en los procesos, permitirá eliminar los errores, demoras y repeticiones continuas, dado que los encargados de la operación se dedicarán con más esfuerzo a las labores realizadas en este proceso de ingreso y egreso de los inventarios, con el propósito de obtener una satisfacción a la institución y usuarios a tiempo y sin defectos; así como alcanzar mejoras espectaculares de costo, calidad, servicio y rapidez, actuando en la institución, en el flujo de trabajo y en la motivación del personal.

Este sistema estaría integrado por subsistemas; como la entradas, salidas por pantalla, consultas por impresora, también contará con respaldo del sistema, ayuda al usuario, restauración, seguridad de información, y estos a su vez estará relacionados entre sí, con el fin de facilitar las tomas de decisiones, de minimizar los riesgos de informatización y aumentar la eficacia de los utilizadores y del personal informático, estableciendo unas políticas (formación) y unos procedimientos (seguridad de los datos) para proporcionar a la institución y a sus usuarios información segura y veraz.

Naturaleza del Proyecto

Justificación

La administración empieza con la planeación del sistema de la empresa. Y el desempeño eficiente de las actividades de la misma depende de ella. Planear es decidir de antemano lo que debe hacerse, cómo ha de hacerse, cuándo se hará y quién lo hará. La planeación automatizada tiende un puente entre el punto de donde nos encontramos y dónde queremos estar en el futuro.

Todos los que trabajan efectúan alguna clase de planeación, pero la planeación gerencial es bien definida. Los gerentes planean la distribución de todos los recursos y el trabajo de las organizaciones; los no gerentes no planean la distribución de los recursos humanos, sino tan solo sus propias actividades. Actividad que se centra en el desarrollo de métodos para producir información digital, dirigida al usuario/lector, cuyo soporte es el documento digital propiamente dicho, en el marco de una estructura determinada comprende el diseño, creación y producción de información digital dirigida al usuario final.

Se basa esencialmente en la experimentación y en la adquisición de conocimientos mediante la práctica. La interactividad es un componente fundamental en el diseño de información. Los documentos digitales son más dinámicos, activos y prácticos que los documentos tradicionales que tienden a ser estáticos. De allí la justificación de Diseñar un sistema automatizado para el control de inventario del Almacén de la Policía del Estado Carabobo

Objetivos de la Propuesta

Objetivo general

Diseñar un sistema automatizado para el control de inventario del Almacén de la Policía del Estado Carabobo

Objetivos Específicos

Registrar las entradas y salida de los materiales, para la obtención de datos confiables en la elaboración de reportes.

Proporcionar información actualizada correspondiente a todos los materiales existentes en el departamento sujeto a estudio.

Suministrar a la gerencia información acerca de la existencia de materiales, permitiéndole a la misma la toma acertada de decisiones.

Implementar las copias de seguridad de las bases de datos en horarios estrictos, con la finalidad de realizarlas en cintas o discos para mantener el respaldo de la información.

Metas: El presente trabajo se realiza con la finalidad de automatizar los procesos de inventario del Almacén de la Policía del Estado para el control de los bienes materiales que allí se depositan, los cuales están destinados a cubrir las necesidades materiales de todas las áreas de la Comandancia.

Los beneficiarios directos del sistema son todas las personas que laboran en el almacén ya que mediante su implementación se sintetizarán los procesos; además el sistema servirá para minimizar el tiempo de entrega y de respuestas exigidas por todos los departamentos.

Localización: El sistema se implementará en el almacén de la Comandancia general de la policía del estado Carabobo, con la finalidad de controlar todas las entradas y salidas de los bienes y materiales requeridos por la institución.

Determinación de Requerimientos

Para el desarrollo de un sistema se requiere la existencia de determinadas condiciones óptimas para las entradas de datos, almacenamiento de los mismos, salida de la información y funcionamiento del sistema.

A continuación se describen los requerimientos que deben estar presentes en el sistema propuesto denominado Diseño de un sistema automatizado para el control del Almacén de la Policía del Estado Carabobo (DSACAPEC) versión 1.0

Requerimientos de la Entrada

Para el registro de todas las transacciones que se generan en el sistema automatizado de control de bienes del Departamento de Administración de la Policía, denominado Diseño de un sistema automatizado para el control del Almacén de la Policía del Estado Carabobo (DSACAPEC) versión 1.0, es necesario la utilización y manipulación de varios formatos o planillas, entre ellos se tiene: Formato de Solicitud de Bienes para Funcionarios, Solicitud de Bienes por Unidades o Dependencia, Registro de Entrada de Bienes en el Almacén, Registro de Salida de Bienes (Medicamentos o Materiales), entre otros (ver anexos) que se utilizan en el Sistema propuesto.

A continuación se detallan los datos que contiene el formato de Solicitud de Bienes para Funcionarios: Numero de la Solicitud de Bienes, Código de Bienes para Funcionarios: Número de la Solicitud de Bienes, Código del Funcionario (Demandante o Usuario), Fecha de Solicitud, Cantidad solicitante, Descripción del bien solicitado, entre otros datos.

También se puede mencionar que el formato de Registro de Salida de Bienes o Suministros contiene: Numero de salida, código del usuario, fecha de salida, entre otros que lo conforman.

Requerimientos Almacenamiento

Se requiere un medio de almacenamiento en disco fijo para la ubicación de su funcionamiento y unidades de discos flexibles para el respaldo de la base de datos que conforman el sistema DSACAPEC versión 1.0 a desarrollar: los cuales se utilizaran para almacenar, procesar y recuperar los datos tanto de entrada como las salidas del mismo.

Por otro lado, es necesario mencionar que el almacenamiento se realizara en las siguientes tablas: Funcionario, Dependencia, Proveedor, Materiales, Medicamentos, Recepción de Bienes, Inventario de Materiales y de Medicamentos, Control de Salida, Detalles de Control, entre otros que se utilizan en el DSACAPEC 1.0.

Requerimientos de Salida

En este tipo de requerimiento, se incluye las consultas y reportes de información que se necesita en el Departamento de Administración de la Comandancia General de la Policía del estado Carabobo para el proceso de toma de decisiones relacionadas con la administración, distribución y control de los bienes que posee la Institución.

Al mismo tiempo, estos reportes pueden estar representados por listados, por pantallas o por impresora, entre los que se pueden mencionar los siguientes; Listado de Materiales, Reportes de Bienes en General, Control Perceptivo de Bienes, entre otros documentos que ofrece el sistema DSACAPEC versión 1.0.

Requerimientos Funcionales

El sistema a desarrollar requiere para su funcionamiento que, el Departamento de Administración de la Comandancia General de la Policía tenga a la disposición los componentes indicados en el estudio de factibilidad técnica que se realizo tales como: Hardware, Software, Personal e Instalaciones Físicas en condiciones adecuadas.

Asimismo, es necesario cumplir con una serie de normas operativas del DSACAPEC versión 1.0 que fueron establecidas en el manual de usuario del mismo, para garantizar de ésta manera que el Sistema mencionado funcione de forma efectiva y óptima en cada una de sus funciones, módulos y por ende en cada proceso que se ejecute.

Estudio de Factibilidad

Una vez detectado un problema dentro de una organización, es necesario evaluar sus posibles alternativas de solución, hasta encontrar aquellas que cumplan en mayor grado la serie de requisitos que convierten a una propuesta viable, en una solución factible para ser diseñada y desarrollada. Entre estos requisitos se encuentran la posibilidad de emplear tecnologías, materiales, equipos y personal dentro de la organización, además de proponer una perspectiva de los costos actuales y de aquellos en que se ha de incurrir para establecer la solución de mayor beneficio en lo que respecta a los costos.

Es evidente, que la evaluación de la factibilidad de los sistemas automatizados no es una tarea fácil, las decisiones acerca del proyecto no son tomadas por el jefe de Almacén si no por la alta gerencia, basándose en los datos recolectados y presentados en forma experta y profesional por el Gerente de Administración, quien debe tomar muy en cuenta la opinión y las necesidades de los usuarios garantizando que el nuevo diseño este acorde con los requerimientos existente incluyendo las políticas de la organización.

Por esta razón, la investigación previa a cualquier iniciativa en el sistema automatizado adquiere gran importancia, ya que a través de una adecuada evaluación de la propuesta se podrá determinar si la misma es factible o no,

La evolución de factibilidad de un proyecto incluye un análisis técnico, social también llamado psicosocial y económico, por lo que a continuación se presenta un estudio más detallado de los diferentes componentes del análisis de factibilidad.

Factibilidad Técnica

El análisis técnico evalúa la posibilidad que la propuesta pueda realizarse con los equipos y materiales disponibles, esto permitirá determinar la vialidad técnica que tendrá la investigación. Para ello se deben revisar los recursos con que cuenta el área en estudio y determinar si satisface los requerimientos del sistema propuesto o se requiere a alguna inversión que genere beneficios a corto o a mediano plazo.

En los cuadro N° 16 y 17 se puede apreciar el estudio de factibilidad técnica realizado en Comandancia de la Policía del Estado Carabobo, en lo que concierne a tecnología. Por otro lado, cabe destacar que, los gastos de mantenimiento de los equipos será realizado por los trabajadores de la empresa ya que los mismos están preparados para tal fin.

Cuadro N°. 16 Equipos de Oficina Requeridos (Hardware)

Fuente: Sección de Almacén, 2007

Cuadro N° 17. Recursos Tecnológicos (Software)

Fuente: Sección de Almacén, 2007

El lenguaje de programación que se utilizará, es el software Visual fox Pro versión 8.0 española, el cual permitirá un mejor manejo de datos creación y mantenimiento de archivos, generación de índices, consultas interactivas y reportes muy amigables. Una vez finalizado el desarrollo del sistema, se elaborarán los discos de instalación del software final que contendrá los programas ejecutables (.Exel).

Los equipos con que cuenta la Sección de Administración son suficientes y técnicamente equipados para el desarrollo del sistema propuesto debido a que la Institución posee los implementos requeridos para lograr el planteamiento.

Sin embargo, en la parte de Hardware y software la Comandancia deberá proveerse del paquete Visual FoxPro Versión 8.0, para poder realizar el sistema de información, el cual podrá integrarse en plataformas, proporcionando la ventaja de obtener información y ser trasladada automáticamente a una hoja de cálculo que procese estos datos para emitir luego un reporte general.

Cuadro N°. 18 Materiales de Oficina Existentes y Requeridos

Fuente: Sección de Administración, 2007

El cuadro anterior, permite visualizar en forma clara el material de oficina que será utilizado durante un año por el área sujeta a estudio.

Factibilidad Psicosocial

Una vez realizado el análisis técnico, el Jefe de Administración deberá considerar la factibilidad operativa del proyecto, la cual debe aprobar el grado de aceptación o rechazo que el Recurso Humano tiene hacia el proyecto. Después de implementar el diseño propuesto, esta consideración debe evaluar la posibilidad de que él mismo sea aceptado y operado adecuadamente.

Por otra parte, mientras mayores sean los requerimientos de cambio en el medio ambiente del usuario donde se pondrá en marcha la investigación planteada, mayores serán los riesgos de rechazo sin embargo, en la presente investigación, los usuarios se involucran en el nuevo proyecto, participando de manera activa en las etapas de planificación y diseño, por lo que no se considera riesgos mayores. Adicionalmente, los resultados obtenidos en el Item N°. 11 del cuestionario aplicado al personal involucrado permite verificar los niveles de aceptación del diseño automatizado propuesto y el cambio organizacional. El cuadro 19, muestra el personal existente en el departamento de Almacén, y el involucrado directamente con el diseño propuesto así como también las personas que lo operarán

Cuadro N°. 19 Personal Existente y Requerido

Fuente: Recursos Humanos, 2007

Factibilidad Económica

La factibilidad económica es el tercer componente de la determinación de recursos. Aun cuando una propuesta es factible desde el punto de vista técnico y operativo, si no representa una buena inversión desde el punto de vista financiero de la organización, probablemente no será ejecutada. Los beneficios deben igualar o exceder los costos; el análisis incluye la evaluación de elementos tales como, el costo de llevar a cabo la investigación completa del diseño, los gastos de implementación, gastos de personal y reducción de costo (papelería, material de oficina y misceláneos.) Producto de la puesta en marcha del diseño propuesto.

Es importante señalar, que la Institución dispone de los recursos financieros para la realización del proyecto, por lo que solo queda realizar el análisis de costo el cual permite visualizar los beneficios que se obtendrán en función de la implementación del diseño propuesto.

Costos del Diseño Propuesto

En este punto es importante señalar que se reflejarán en detalles tanto los costos como las reducciones que se generarán con el desarrollo y puesta en marcha del diseño propuesto. Así mismo el costo de inversión del software Visual FoxPro 8.0

Gastos de Maquinarias y Equipos

En estos rubros todos los gastos relacionados con los, equipos y materiales se verán disminuidos ya que muchos de ellos no serán necesarios una vez puesta en marcha del sistema propuesto; Algunos de ellos serán trasladados a otras áreas donde serán de mayor utilidad.