Diseño de un sistema automatizado para el control de almacén (página 3)

Cuadro N°. 20 Equipos de Oficina Requerido con Valores ( Bs.)

Fuente: González, 2007

Por otra parte, el diseño de un sistema automatizado para el control de inventario del Almacén de la Policía del Estado Carabobo, se estima implementarse al final del primer año proyectado en la presente investigación, con un costo del software Visual FoxPro 8.0, paquete aplicaciones Office y antivirus, bolívares 800.000,(desglosado en: Bs 300.000 FoxPro, 450.000 aplicaciones Office y antivirus Bs. 50.000) siendo esta la única inversión necesaria para el desarrollo del diseño propuesto.

Gastos de Material de Oficina

Este renglón también se vera disminuido producto de la utilización del sistema propuesto como se puede apreciar en el cuadro N°. 21.

Cuadro N°. 21 Material de Oficina Requerido con Valores ( Bs.)

Fuente: González, 2007

Gastos de Personal Proyectado (Por Programador y Operadores)

En este rubro se estiman los gastos del personal que interviene en las actividades que se llevan a cabo en el área de Almacén de la institución sujeta de estudios, los mismos son calculados según información suministrada por el departamento de Recursos Humanos para el año 2008 y 2009 se estima un monto de Bs 94.568.481 y 111.589.864 respectivamente.

Cabe señalar, que la institución tiene como política según acuerdo de la Contraloría del Estado, aumentar el sueldo a sus trabajadores el 18% anual, además, de los beneficios por concepto de prestaciones sociales, aguinaldos y vacaciones la cantidad 25, 75 y 90 días respectivamente, es importante destacar que estos beneficios son estipulados por la Gobernación del Estado Carabobo de la cual depende la Comandancia General de la Policía, y que dichos salarios están contemplados en el presupuesto de dicha entidad. Estos gastos disminuirán ya que 2 de los operadores y 1 secretaria son transferidos al área de almacén debido a una reestructuración Administrativa, cabe destacar que las transferencias se harán mediante un movimiento horizontal, es decir de acuerdo con la estructura organizativa de la institución.

Gastos de Diseño y Desarrollo

Estos gastos se relacionan con la puesta en marcha del nuevo plan, lo cual incluye los gastos de análisis y desarrollo, construcción y apoyo al usuario. Los mismos se realizarán únicamente en el año 2007 que corresponde a la implementación del nuevo diseño. Se estima que se usarán 24 horas de trabajo con un costo estimado de 7.000 Bs. Cada una, alcanzando un valor total de Bs. 454.950.

Análisis de Costos

En el momento de aceptar un proyecto hay aspectos que son esenciales o de vital importancia, tales como los beneficios y costos. Los cuales pueden ser vistos como tangibles o intangibles, los mismos deben ser tomados en cuenta o considerado.

El presente análisis se realiza con la finalidad de analizar y comparar los costos acarreados por el nuevo diseño contra los costos actuales, además ha permitido plasmar los beneficios tangibles (ventajas medibles que se acumulan a la organización por medio del uso del nuevo proyecto) y los beneficios intangibles (beneficios que se acumulan por el uso y mantenimiento de productividad, calidad, eficacia y competitividad, entre otros que resultan difícil de medir pero sin embargo son de suma importancia para la empresa.

Descripción del Software del Sistema Propuesto

Es importante que las aplicaciones que se desarrollen se encuentren en constante actualización debido al volumen de datos que se manejan en las instituciones hoy día, es por eso que se realizo un estudio comparativo sobre los diferentes software de desarrollo del mercado con el propósito de definir el adecuado y que se adapte a las necesidades de información que se presenta en el desarrollo del sistema automatizado de control de bienes de la Comandancia de la Policía, teniendo como horizonte crear software fácil de comprender y manipular por parte de los usuarios de la institución. Cabe destacar, que en dicho estudio se examinaron algunas opciones, las cuales se presentan a continuación: Visual FoxPro versión 8.0, FoxPro para Windows versión 2.6, Access 2000, Visual Basic versión 6.0, entre algunos.

Por las razones antes expuestas y basándose en los criterios establecidos para la selección del software de desarrollo para la construcción del sistema automatizado de control y distribución de bienes arrojo como resultado un lenguaje orientado a objeto denominado Visual FoxPro versión 8.0, debido a que es un poderoso sistema de programación gráfica que permite crear aplicaciones bajo la filosofía del entorno Windows. Asimismo Visual FoxPro es la vía más rápida para desarrollar soluciones de base de datos de 32 bits. Es el medio más rápido para actualizar aplicaciones.

Características de Visual FoxPro 8.0

Integra los sistemas cliente/servidor con la web para crear aplicaciones multinivel (multi-tier) basadas en componentes. Visual FoxPro 8.0 da soporte total al modelo de objetos de componentes, COM (que permite que los objetos interactuen localmente) y al COM distribuido, DCOM (que permite que los objeto s interactuen a través de las redes). Visual FoxPro 8.0 también de soporte a ODBC, OLE DB y a otros estándares para la comunicación con sistemas back end de bases de datos de alto rendimiento.

Crea aplicaciones cliente/servidor de alto rendimiento usando vistas remotas y el asistente de actualización. Consulta y modifica datos SQL en forma remota al utilizar las herramientas de vistas remotas y ODBC; migra de manera sencilla datos en FoxPro para que se ejecuten en los back ends de Microsoft SQL Server Oracle utilizando el asistente de actualización.

Se puede crear objetos empresariales basados en FoxPro con datos que otras aplicaciones pueden aprovechar fácilmente con COM y DCOM. Por ejemplo, una aplicación basada en Microsoft Excel puede ejecutar un componente COM en Visual FoxPro para que extraiga, filtre y regrese datos en forma local o remota a través de una red.

Crea aplicaciones web de bases de datos. Utiliza componentes COM con Microsoft Internet Information Server (IIS)* para crear paginas web dinámicas que fusionen los datos con HTML.

Visual FoxPro 8.0 de soporte a Microsoft transaction Server, por lo que no se necesita escribir códigos para administrar, instalar y escalar componentes COM en Visual FoxPro para manejar cientos de usuarios.

Comparte datos de Visual FoxPro 8.0 con otras aplicaciones. Utilice el controlador ODBC de Visual FoxPro para acceder, sin problemas los datos, incluyendo los productos de Microsoft Office, Microsoft BackOffice y Microsoft Visual Studio.

Aprovecha la integración con Microsoft Visual Studio Enterprise Edition. Visual FoxPro 8.0 funciona sin problemas con las herramientas Visual Studio, como el Modelador Visual, para simplificar, analizar, diseñar e implementar soluciones basadas en componentes.

Descripción del Sistema Propuesto

En el análisis del sistema que se realiza a una organización, empresa o cualquier Institución es de vital importancia plantear la automatización como la opción más viable para satisfacer los requerimientos y necesidades en la misma.

Es de hacer notar, que los objetivos generales y específicos de una propuesta no siempre se identifican con las necesidades de información. En este punto se sintetizan toda la información y se coloca en relieve el problema.

De la misma manera, la propuesta también reúne todas las características y recomendaciones presentadas por los analistas para el desarrollo del mismo.

Refiriéndose a lo expuesto por González R. (2006) dice "Cuando un sistema es diseñado para alcanzar un objetivo. Esta flexibilidad integral hace que el sistema pueda absorber las continuas modificaciones debidas a la variación en las necesidades del usuario" (MADISI, pag.98).

Este se refiere principalmente a las organizaciones que buscan confiar en sistemas automatizados de alta calidad y efectividad.

Carta Estructurada

Es una representación gráfica de los módulos principales, así como también de los submodulos que conforman el sistema automatizado para el control del Almacén de la Policía del Estado Carabobo (DSACAPEC) versión 1.0 A continuación se representa gráficamente la carta estructurada.

Carta estructurada

Diseño Modular.

Se puede decir que la carta estructurada consiste en una representación gráfica del contenido del sistema (DSACAPEC) versión 1.0. Cabe destacara que el sistema automatizado para el control del Almacén de la Policía del Estado Carabobo se encuentra estructurado por módulos, los cuales se describe de manera resumida a continuación.

Modulo de Mantenimiento.

Este modulo permite realizar todo lo referente al mantenimiento del (DSACAPEC), como por ejemplo, actualizaciones tanto de los Datos de los Funcionarios, Dependencia, Materiales, entre otros relacionados con el mismo. Estas opciones además presentan rutinas de programación que permiten incluir, consultar, modificar y eliminar según el caso seleccionado por el usuario.

Modulo de Movimiento.

En este modulo del DSACAPEC se procesa toda la información para el registro de los datos de los materiales, relacionados con el sistema y que afectan al inventario en cada suministro. Asimismo, este modulo permite registrar todos los valores necesarios para el control de entrada y salidas de suministros tanto para Funcionarios como Dependencias, así como también otra clase de proceso inmersos en el control de los bienes de la comandancia de policía y que se requiera en el sistema.

Modulo Reportes:

Este modulo genera los listados generales y detallados acerca de los Funcionarios, Dependencias, Bienes o Suministros (Materiales) que están registrados en el sistema. Así mismos estos reportes pueden ser por pantalla como por impresora. Por otro lado, se manejaran tipos de reportes tales como: Control Perceptivo, Listado de Bienes, Bienes por Departamento o Funcionario, entre otros que se generan en el DSACAPEC.

Por otro lado, se puede indicar que a través del mismo modulo se pueden obtener otra clase de información tal como: Notas de Recepción y Notas de Devoluciones de Bienes.

Modulo Utilidades:

Este modulo permite la preservación y utilidad del sistema, Cabe destacar, que este modulo se encuentra estructurado de la siguiente manera: Clave de Acceso al sistema, Calculadora, Respaldar la Base de Datos del DSACAPEC, así como también tiene la opción de Restaurar la Base de Datos. Este modulo representa la integridad de los datos en el ámbito de acceso de usuario, así como también de la base de datos.

Modulo Ayuda

Tiene información relacionada con el sistema en general. Cabe decir que este modulo esta conformado por las siguientes opciones: Acerca de…, Información General del Sistema

DIAGRAMA OPERATIVO DE ACTIVIDADES

Descripción del Sistema Actual

En esta sección se detalla, el proceso que se utiliza actualmente en la Institución (Comandancia General de la Policía del Estado Carabobo) relacionado con la administración del inventario y de los bienes depositados en el Almacén.

Cabe destacar que antes de iniciar la descripción de los procesos es necesario conocer que la adquisición de bienes se realiza por medio de la ejecución del presupuesto, donde se detallan las cantidades de bienes, seguidamente, se procede a notificarle al proveedor mediante una orden de pedido (se indican las cantidades de medicamentos o materiales dependiendo del caso) requeridos por el Departamento solicitante o funcionario según sea el caso.

A continuación se mencionan los procesos que se realizan, en el departamento de administración:

• Registro de Bienes (Materiales)

• Solicitud de Bienes

Proceso Nº. 1 Registro de Bienes

Este proceso de adquisición de bienes (materiales ) se describen a continuación:

Primeramente, cuando llega un proveedor al Departamento de Administración es atendido por la secretaria donde se verifica orden de pedido; una vez que verificada la orden del pedido se le entrega al administrador que certifique la entrada de los bienes o simplemente se genere una orden de devolución del material o medicamento en el caso de encontrar bienes en condiciones inadecuadas (dañados). Asimismo, cuando se decide aceptar los bienes se genera una nota de recepción de bienes y se le entrega al proveedor una copia del documento.

Cabe destacar, que cuando existe un material en condiciones o estados irregulares se realiza una orden de devolución donde se justifican las causas al proveedor. De la misma forma, se procede a elaborar los respectivos reportes de bienes como por ejemplo control perceptivo. Es de hacer notar, que para cada caso se realiza un registro (Kardex y/o Carpetas) sobre los bienes.

Proceso Nº. 2. Registro de Solicitudes de Bienes

Este proceso tanto a funcionarios como unidades funcionales de la Comandancia General de la Policía del Estado Carabobo.

Así mismo el funcionario o dependencia realiza la solicitud por medio de un formato (oficio) donde se establecen sus necesidades bienes (Materiales) dependiendo del caso.

Luego de llenar de llenar la solicitud se procede a verificar los datos según listado manuales de funcionarios o dependencia según el caso para indicar si se puede otorgar o no la petición de bienes realizada. Una vez realizada la solicitud se procede a verificar la existencia del material solicitado para proceder a entregarlo al demandante en caso de encontrarse donde además se genera una orden de entrega de bien al funcionario o dependencia. De la misma orden de entrega donde se archiva en un Kardex y/o Carpeta.

Diagrama de Flujo de Datos del sistema Actual

Antes de comenzar a observar los procesos del sistema actual mediante la representación gráfica (DFD), es necesario conocer la simbología que se utilizo para construirlos, cabe acotar que se realizo una adaptación de los símbolos debido a la manipulación del software en que fueron elaborados. A continuación se presentan los respectivos símbolos utilizados y los diagramas de flujos de datos del proceso que se lleva actual donde se especifican los flujos de datos que se generan.

Determinación de Requerimientos

Para el desarrollo de un sistema se requiere la existencia de determinadas condiciones óptimas para las entradas de datos, almacenamiento de los mismos, salida de la información y funcionamiento del sistema.

A continuación se describen los requerimientos que deben estar presentes en el sistema propuesto denominado Diseño de un sistema automatizado para el control del Almacén de la Policía del Estado Carabobo (DSACAPEC) versión 1.0

Requerimientos de la Entrada

Para el registro de todas las transacciones que se generan en el sistema automatizado de control de bienes del Departamento de Administración de la Policía, denominado Diseño de un sistema automatizado para el control del Almacén de la Policía del Estado Carabobo (DSACAPEC) versión 1.0, es necesario la utilización y manipulación de varios formatos o planillas, entre ellos se tiene: Formato de Solicitud de Bienes para Funcionarios, Solicitud de Bienes por Unidades o Dependencia, Registro de Entrada de Bienes en el Almacén, Registro de Salida de Bienes (Medicamentos o Materiales), entre otros (ver anexos) que se utilizan en el Sistema propuesto.

A continuación se detallan los datos que contiene el formato de Solicitud de Bienes para Funcionarios: Numero de la Solicitud de Bienes, Código de Bienes para Funcionarios: Número de la Solicitud de Bienes, Código del Funcionario (Demandante o Usuario), Fecha de Solicitud, Cantidad solicitante, Descripción del bien solicitado, entre otros datos.

También se puede mencionar que el formato de Registro de Salida de Bienes o Suministros contiene: Numero de salida, código del usuario, fecha de salida, entre otros que lo conforman.

Requerimientos Almacenamiento

Se requiere un medio de almacenamiento en disco fijo para la ubicación de su funcionamiento y unidades de discos flexibles para el respaldo de la base de datos que conforman el sistema DSACAPEC versión 1.0 a desarrollar: los cuales se utilizaran para almacenar, procesar y recuperar los datos tanto de entrada como las salidas del mismo.

Por otro lado, es necesario mencionar que el almacenamiento se realizara en las siguientes tablas: Funcionario, Dependencia, Proveedor, Materiales, Medicamentos, Recepción de Bienes, Inventario de Materiales y de Medicamentos, Control de Salida, Detalles de Control, entre otros que se utilizan en el DSACAPEC 1.0.

Requerimientos de Salida

En este tipo de requerimiento, se incluye las consultas y reportes de información que se necesita en el Departamento de Administración de la Comandancia General de la Policía del estado Carabobo para el proceso de toma de decisiones relacionadas con la administración, distribución y control de los bienes que posee la Institución.

Al mismo tiempo, estos reportes pueden estar representados por listados, por pantallas o por impresora, entre los que se pueden mencionar los siguientes; Listado de Materiales, Reportes de Bienes en General, Control Perceptivo de Bienes, entre otros documentos que ofrece el sistema DSACAPEC versión 1.0.

Requerimientos Funcionales

El sistema a desarrollar requiere para su funcionamiento que, el Departamento de Administración de la Comandancia General de la Policía tenga a la disposición los componentes indicados en el estudio de factibilidad técnica que se realizo tales como: Hardware, Software, Personal e Instalaciones Físicas en condiciones adecuadas.

Asimismo, es necesario cumplir con una serie de normas operativas del DSACAPEC versión 1.0 que fueron establecidas en el manual de usuario del mismo, para garantizar de ésta manera que el Sistema mencionado funcione de forma efectiva y óptima en cada una de sus funciones, módulos y por ende en cada proceso que se ejecute.

Estudio de Factibilidad

Una vez detectado un problema dentro de una organización, es necesario evaluar sus posibles alternativas de solución, hasta encontrar aquellas que cumplan en mayor grado la serie de requisitos que convierten a una propuesta viable, en una solución factible para ser diseñada y desarrollada. Entre estos requisitos se encuentran la posibilidad de emplear tecnologías, materiales, equipos y personal dentro de la organización, además de proponer una perspectiva de los costos actuales y de aquellos en que se ha de incurrir para establecer la solución de mayor beneficio en lo que respecta a los costos.

Es evidente, que la evaluación de la factibilidad de los sistemas automatizados no es una tarea fácil, las decisiones acerca del proyecto no son tomadas por el jefe de Almacén si no por la alta gerencia, basándose en los datos recolectados y presentados en forma experta y profesional por el Gerente de Administración, quien debe tomar muy en cuenta la opinión y las necesidades de los usuarios garantizando que el nuevo diseño este acorde con los requerimientos existente incluyendo las políticas de la organización.

Por esta razón, la investigación previa a cualquier iniciativa en el sistema automatizado adquiere gran importancia, ya que a través de una adecuada evaluación de la propuesta se podrá determinar si la misma es factible o no,

La evolución de factibilidad de un proyecto incluye un análisis técnico, social también llamado psicosocial y económico, por lo que a continuación se presenta un estudio más detallado de los diferentes componentes del análisis de factibilidad.

Factibilidad Técnica

El análisis técnico evalúa la posibilidad que la propuesta pueda realizarse con los equipos y materiales disponibles, esto permitirá determinar la vialidad técnica que tendrá la investigación. Para ello se deben revisar los recursos con que cuenta el área en estudio y determinar si satisface los requerimientos del sistema propuesto o se requiere a alguna inversión que genere beneficios a corto o a mediano plazo.

En los cuadro N° 16 y 17 se puede apreciar el estudio de factibilidad técnica realizado en Comandancia de la Policía del Estado Carabobo, en lo que concierne a tecnología. Por otro lado, cabe destacar que, los gastos de mantenimiento de los equipos será realizado por los trabajadores de la empresa ya que los mismos están preparados para tal fin.

Cuadro N°. 16 Equipos de Oficina Requeridos (Hardware)

Fuente: Sección de Almacén, 2007

Cuadro N° 17. Recursos Tecnológicos (Software)

Fuente: Sección de Almacén, 2007

El lenguaje de programación que se utilizará, es el software Visual fox Pro versión 8.0 española, el cual permitirá un mejor manejo de datos creación y mantenimiento de archivos, generación de índices, consultas interactivas y reportes muy amigables. Una vez finalizado el desarrollo del sistema, se elaborarán los discos de instalación del software final que contendrá los programas ejecutables (.Exel).

Los equipos con que cuenta la Sección de Administración son suficientes y técnicamente equipados para el desarrollo del sistema propuesto debido a que la Institución posee los implementos requeridos para lograr el planteamiento.

Sin embargo, en la parte de Hardware y software la Comandancia deberá proveerse del paquete Visual FoxPro Versión 8.0, para poder realizar el sistema de información, el cual podrá integrarse en plataformas, proporcionando la ventaja de obtener información y ser trasladada automáticamente a una hoja de cálculo que procese estos datos para emitir luego un reporte general.

Cuadro N°. 18 Materiales de Oficina Existentes y Requeridos

Fuente: Sección de Administración, 2007

El cuadro anterior, permite visualizar en forma clara el material de oficina que será utilizado durante un año por el área sujeta a estudio.

Factibilidad Psicosocial

Una vez realizado el análisis técnico, el Jefe de Administración deberá considerar la factibilidad operativa del proyecto, la cual debe aprobar el grado de aceptación o rechazo que el Recurso Humano tiene hacia el proyecto. Después de implementar el diseño propuesto, esta consideración debe evaluar la posibilidad de que él mismo sea aceptado y operado adecuadamente.

Por otra parte, mientras mayores sean los requerimientos de cambio en el medio ambiente del usuario donde se pondrá en marcha la investigación planteada, mayores serán los riesgos de rechazo sin embargo, en la presente investigación, los usuarios se involucran en el nuevo proyecto, participando de manera activa en las etapas de planificación y diseño, por lo que no se considera riesgos mayores. Adicionalmente, los resultados obtenidos en el Item N°. 11 del cuestionario aplicado al personal involucrado permite verificar los niveles de aceptación del diseño automatizado propuesto y el cambio organizacional. El cuadro 19, muestra el personal existente en el departamento de Almacén, y el involucrado directamente con el diseño propuesto así como también las personas que lo operarán

Cuadro N°. 19 Personal Existente y Requerido

Fuente: Recursos Humanos, 2007

Factibilidad Económica

La factibilidad económica es el tercer componente de la determinación de recursos. Aun cuando una propuesta es factible desde el punto de vista técnico y operativo, si no representa una buena inversión desde el punto de vista financiero de la organización, probablemente no será ejecutada. Los beneficios deben igualar o exceder los costos; el análisis incluye la evaluación de elementos tales como, el costo de llevar a cabo la investigación completa del diseño, los gastos de implementación, gastos de personal y reducción de costo (papelería, material de oficina y misceláneos.) Producto de la puesta en marcha del diseño propuesto.

Es importante señalar, que la Institución dispone de los recursos financieros para la realización del proyecto, por lo que solo queda realizar el análisis de costo el cual permite visualizar los beneficios que se obtendrán en función de la implementación del diseño propuesto.

Costos del Diseño Propuesto

En este punto es importante señalar que se reflejarán en detalles tanto los costos como las reducciones que se generarán con el desarrollo y puesta en marcha del diseño propuesto. Así mismo el costo de inversión del software Visual FoxPro 8.0

Gastos de Maquinarias y Equipos

En estos rubros todos los gastos relacionados con los, equipos y materiales se verán disminuidos ya que muchos de ellos no serán necesarios una vez puesta en marcha del sistema propuesto; Algunos de ellos serán trasladados a otras áreas donde serán de mayor utilidad.

Cuadro N°. 20 Equipos de Oficina Requerido con Valores ( Bs.)

Fuente: González, 2007

Por otra parte, el diseño de un sistema automatizado para el control de inventario del Almacén de la Policía del Estado Carabobo, se estima implementarse al final del primer año proyectado en la presente investigación, con un costo del software Visual FoxPro 8.0, paquete aplicaciones Office y antivirus, bolívares 800.000,(desglosado en: Bs 300.000 FoxPro, 450.000 aplicaciones Office y antivirus Bs. 50.000) siendo esta la única inversión necesaria para el desarrollo del diseño propuesto.

Gastos de Material de Oficina

Este renglón también se vera disminuido producto de la utilización del sistema propuesto como se puede apreciar en el cuadro N°. 21.

Cuadro N°. 21 Material de Oficina Requerido con Valores ( Bs.)

Fuente: González, 2007

Gastos de Personal Proyectado (Por Programador y Operadores)

En este rubro se estiman los gastos del personal que interviene en las actividades que se llevan a cabo en el área de Almacén de la institución sujeta de estudios, los mismos son calculados según información suministrada por el departamento de Recursos Humanos para el año 2008 y 2009 se estima un monto de Bs 94.568.481 y 111.589.864 respectivamente.

Cabe señalar, que la institución tiene como política según acuerdo de la Contraloría del Estado, aumentar el sueldo a sus trabajadores el 18% anual, además, de los beneficios por concepto de prestaciones sociales, aguinaldos y vacaciones la cantidad 25, 75 y 90 días respectivamente, es importante destacar que estos beneficios son estipulados por la Gobernación del Estado Carabobo de la cual depende la Comandancia General de la Policía, y que dichos salarios están contemplados en el presupuesto de dicha entidad. Estos gastos disminuirán ya que 2 de los operadores y 1 secretaria son transferidos al área de almacén debido a una reestructuración Administrativa, cabe destacar que las transferencias se harán mediante un movimiento horizontal, es decir de acuerdo con la estructura organizativa de la institución.

Gastos de Diseño y Desarrollo

Estos gastos se relacionan con la puesta en marcha del nuevo plan, lo cual incluye los gastos de análisis y desarrollo, construcción y apoyo al usuario. Los mismos se realizarán únicamente en el año 2007 que corresponde a la implementación del nuevo diseño. Se estima que se usarán 24 horas de trabajo con un costo estimado de 7.000 Bs. Cada una, alcanzando un valor total de Bs. 454.950.

Análisis de Costos

En el momento de aceptar un proyecto hay aspectos que son esenciales o de vital importancia, tales como los beneficios y costos. Los cuales pueden ser vistos como tangibles o intangibles, los mismos deben ser tomados en cuenta o considerado.

El presente análisis se realiza con la finalidad de analizar y comparar los costos acarreados por el nuevo diseño contra los costos actuales, además ha permitido plasmar los beneficios tangibles (ventajas medibles que se acumulan a la organización por medio del uso del nuevo proyecto) y los beneficios intangibles (beneficios que se acumulan por el uso y mantenimiento de productividad, calidad, eficacia y competitividad, entre otros que resultan difícil de medir pero sin embargo son de suma importancia para la empresa.

Descripción del Software del Sistema Propuesto

Es importante que las aplicaciones que se desarrollen se encuentren en constante actualización debido al volumen de datos que se manejan en las instituciones hoy día, es por eso que se realizo un estudio comparativo sobre los diferentes software de desarrollo del mercado con el propósito de definir el adecuado y que se adapte a las necesidades de información que se presenta en el desarrollo del sistema automatizado de control de bienes de la Comandancia de la Policía, teniendo como horizonte crear software fácil de comprender y manipular por parte de los usuarios de la institución. Cabe destacar, que en dicho estudio se examinaron algunas opciones, las cuales se presentan a continuación: Visual FoxPro versión 8.0, FoxPro para Windows versión 2.6, Access 2000, Visual Basic versión 6.0, entre algunos.

Por las razones antes expuestas y basándose en los criterios establecidos para la selección del software de desarrollo para la construcción del sistema automatizado de control y distribución de bienes arrojo como resultado un lenguaje orientado a objeto denominado Visual FoxPro versión 8.0, debido a que es un poderoso sistema de programación gráfica que permite crear aplicaciones bajo la filosofía del entorno Windows. Asimismo Visual FoxPro es la vía más rápida para desarrollar soluciones de base de datos de 32 bits. Es el medio más rápido para actualizar aplicaciones.

Características de Visual FoxPro 8.0

Integra los sistemas cliente/servidor con la web para crear aplicaciones multinivel (multi-tier) basadas en componentes. Visual FoxPro 8.0 da soporte total al modelo de objetos de componentes, COM (que permite que los objetos interactuen localmente) y al COM distribuido, DCOM (que permite que los objeto s interactuen a través de las redes). Visual FoxPro 8.0 también de soporte a ODBC, OLE DB y a otros estándares para la comunicación con sistemas back end de bases de datos de alto rendimiento.

Crea aplicaciones cliente/servidor de alto rendimiento usando vistas remotas y el asistente de actualización. Consulta y modifica datos SQL en forma remota al utilizar las herramientas de vistas remotas y ODBC; migra de manera sencilla datos en FoxPro para que se ejecuten en los back ends de Microsoft SQL Server Oracle utilizando el asistente de actualización.

Se puede crear objetos empresariales basados en FoxPro con datos que otras aplicaciones pueden aprovechar fácilmente con COM y DCOM. Por ejemplo, una aplicación basada en Microsoft Excel puede ejecutar un componente COM en Visual FoxPro para que extraiga, filtre y regrese datos en forma local o remota a través de una red.

Crea aplicaciones web de bases de datos. Utiliza componentes COM con Microsoft Internet Information Server (IIS)* para crear paginas web dinámicas que fusionen los datos con HTML.

Visual FoxPro 8.0 de soporte a Microsoft transaction Server, por lo que no se necesita escribir códigos para administrar, instalar y escalar componentes COM en Visual FoxPro para manejar cientos de usuarios.

Comparte datos de Visual FoxPro 8.0 con otras aplicaciones. Utilice el controlador ODBC de Visual FoxPro para acceder, sin problemas los datos, incluyendo los productos de Microsoft Office, Microsoft BackOffice y Microsoft Visual Studio.

Aprovecha la integración con Microsoft Visual Studio Enterprise Edition. Visual FoxPro 8.0 funciona sin problemas con las herramientas Visual Studio, como el Modelador Visual, para simplificar, analizar, diseñar e implementar soluciones basadas en componentes.

Descripción del Sistema Propuesto

En el análisis del sistema que se realiza a una organización, empresa o cualquier Institución es de vital importancia plantear la automatización como la opción más viable para satisfacer los requerimientos y necesidades en la misma.

Es de hacer notar, que los objetivos generales y específicos de una propuesta no siempre se identifican con las necesidades de información. En este punto se sintetizan toda la información y se coloca en relieve el problema.

De la misma manera, la propuesta también reúne todas las características y recomendaciones presentadas por los analistas para el desarrollo del mismo.

Refiriéndose a lo expuesto por González R. (2006) dice "Cuando un sistema es diseñado para alcanzar un objetivo. Esta flexibilidad integral hace que el sistema pueda absorber las continuas modificaciones debidas a la variación en las necesidades del usuario" (MADISI, pag.98).

Este se refiere principalmente a las organizaciones que buscan confiar en sistemas automatizados de alta calidad y efectividad.

Carta Estructurada

Es una representación gráfica de los módulos principales, así como también de los submodulos que conforman el sistema automatizado para el control del Almacén de la Policía del Estado Carabobo (DSACAPEC) versión 1.0 A continuación se representa gráficamente la carta estructurada.

Carta estructurada

Diseño Modular.

Se puede decir que la carta estructurada consiste en una representación gráfica del contenido del sistema (DSACAPEC) versión 1.0. Cabe destacara que el sistema automatizado para el control del Almacén de la Policía del Estado Carabobo se encuentra estructurado por módulos, los cuales se describe de manera resumida a continuación.

Modulo de Mantenimiento.

Este modulo permite realizar todo lo referente al mantenimiento del (DSACAPEC), como por ejemplo, actualizaciones tanto de los Datos de los Funcionarios, Dependencia, Materiales, entre otros relacionados con el mismo. Estas opciones además presentan rutinas de programación que permiten incluir, consultar, modificar y eliminar según el caso seleccionado por el usuario.

Modulo de Movimiento.

En este modulo del DSACAPEC se procesa toda la información para el registro de los datos de los materiales, relacionados con el sistema y que afectan al inventario en cada suministro. Asimismo, este modulo permite registrar todos los valores necesarios para el control de entrada y salidas de suministros tanto para Funcionarios como Dependencias, así como también otra clase de proceso inmersos en el control de los bienes de la comandancia de policía y que se requiera en el sistema.

Modulo Reportes:

Este modulo genera los listados generales y detallados acerca de los Funcionarios, Dependencias, Bienes o Suministros (Materiales) que están registrados en el sistema. Así mismos estos reportes pueden ser por pantalla como por impresora. Por otro lado, se manejaran tipos de reportes tales como: Control Perceptivo, Listado de Bienes, Bienes por Departamento o Funcionario, entre otros que se generan en el DSACAPEC.

Por otro lado, se puede indicar que a través del mismo modulo se pueden obtener otra clase de información tal como: Notas de Recepción y Notas de Devoluciones de Bienes.

Modulo Utilidades:

Este modulo permite la preservación y utilidad del sistema, Cabe destacar, que este modulo se encuentra estructurado de la siguiente manera: Clave de Acceso al sistema, Calculadora, Respaldar la Base de Datos del DSACAPEC, así como también tiene la opción de Restaurar la Base de Datos. Este modulo representa la integridad de los datos en el ámbito de acceso de usuario, así como también de la base de datos.

Modulo Ayuda

Tiene información relacionada con el sistema en general. Cabe decir que este modulo esta conformado por las siguientes opciones: Acerca de…, Información General del Sistema

Trabajo de Grado presentado como requisito para optar al Título de Ingeniero en Informática

DEDICATORIA

A Dios, Todo Poderoso por guiarme por buen camino y darme fuerzas y esperanzas para el logro de esta meta.

A mi Esposa e hijos por su comprensión y por el apoyo que ellos me han brindado.

A mis familiares y amigos que de una u otra forma colaboraron con la realización de este sueño que hoy me embarga de alegría y satisfacción.

A mis padres por estar siempre pendiente y preocuparse, tanto en las buenas como en las malas.

RECONOCIMIENTO

Doy las gracias a Dios por haberme permitido la oportunidad de ver realizada una de mi mas deseada meta como es la obtener el Titulo de Ingeniero.

A mis compañeros de trabajo, y en especial a la Policía del Estado Carabobo por permitirme la oportunidad de superarme como profesional.

Al Departamento de Administración de la Comandancia General de Policía del Estado Carabobo, por habernos permitido realizarr este trabajo de Grado en sus instalaciones.

A mi amigo Clemir por haberme ayudado incondicionalmente en la elaboración de este trabajo.

A todas aquellas personas que por alguna razón siempre estuvieron conmigo brindándome apoyo incondicional en el desarrollo de esta carrera.

A todos los profesores de los que estare eternamente agradecido por su valiosa colaboración incondicional y sin egoísmo de ninguna naturaleza con respecto al aporte de sus conocimientos.

Autor:

Jesus González Barreto

UNIVERSIDAD ALEJANDRO DE HUMBOLDT

FACULTAD DE INGENIERIA

ESCUELA DE INFORMÁTICA

Tutor: María Sara Yépez

Valencia, Noviembre de 2007