Defensa pública

PUNTOS BÁSICOS:

Ahora, ya se dispone de un documento que refleja todo el trabajo realizado y se desea realizar una exposición oral que resuma en algunos minutos la ardua labor de muchos meses. Esta parte de ninguna manera es sencilla. Existen varios factores que atentan contra una buena exposición:

• El miedo escénico: Prácticamente imposible de vencer, aún en los expertos.

• La falta de experiencia: no es tan fácil como podría pensarse la tarea de pararse frente a un auditorio y exponer un trabajo. En este punto, algunas personas lo hacen mejor que otras, y depende mucho de la personalidad (extro o introvertido) de cada individuo. El haber sido preparador durante la carrera es una excelente herramienta en este aspecto.

• El compromiso que significa llenar este último requisito para graduarse, que abre las puertas hacia el ansiado futuro laboral.

• La mayoría no ha realizado cursos sobre presentaciones personales, a pesar de que en distintas asignaturas de Ingeniería Química se deben realizar exposiciones orales.

• Los imprevistos: documentos que no "abren", video-beam que no funcionan, jurados que no llegan a tiempo, etc.

El tesista puede tener la seguridad que ninguna persona está más capacitada que él para realizar la exposición, pues fue quien realizó las experiencias, conoce a fondo la literatura relacionada con el tema, las dificultades que se presentaron durante el desarrollo de la tesis y muchos otros detalles que a veces ni el mismo asesor sabe.

Sin embargo, frecuentemente, los imprevistos mencionados antes (y otros que no están en esa lista, que de ninguna forma es completa) hacen que la exposición sea deficiente y que en el Jurado se establezca la idea de que "pudiese haber sido mejor".

Obviamente, la exposición va a depender mucho de los resultados obtenidos con la tesis. Se podrían presentar cuatro situaciones diferentes, a saber:

• Trabajo de tesis y exposición excelente. Es el caso ideal. Ojala que todos los tesistas se encuentren en esta situación.

• Trabajo de tesis excelente y exposición pobre. Ocurre con bastante frecuencia, y en ello contribuyen los factores citados arriba.

• Trabajo de tesis pobre y exposición excelente: Se trata ahora de un verdadero "vendedor", que demuestra una habilidad increíble para convencer al auditorio. Tales casos ocurren, y es muy probable que este tesista tenga bastante éxito profesional.

• Trabajo de tesis pobre y exposición pobre. Obviamente, es la peor situación, y nadie debería estar enfrentándola, porque seguramente va a estar en aprietos.

El objetivo de esta parte del documento es ofrecer al tesista las herramientas que permitan realizar una buena exposición de un material que se presume de excelente calidad (Caso 1), para que obtenga la máxima calificación en su Proyecto de Grado.

Los principios básicos para una presentación incluyen:

• El propósito de convencimiento

• Las percepciones son más importantes que los hechos

• Estamos "saturados" de información

• Todos olvidamos fácilmente

• Para que una presentación sea efectiva debe ser equilibrada, atraer la atención del auditorio y ser memorable.

Todas las presentaciones tienen un objetivo común: convencer al auditorio. El propósito básico es persuadir a los oyentes. Debe quedar en el ambiente la idea de que "valió la pena escuchar al expositor". La mejor manera de convencer a la gente es darle lo que desea (o decirle lo que quiere oír), lo que se traduce en una experiencia realmente importante, con oyentes atentos y satisfechos.

La forma como el auditorio percibe al expositor es decisiva para el éxito de éste y de la respuesta de aquél. Al generar persuasiones positivas, los resultados son siempre favorables. A veces, cuando no se considera este factor, puede obtenerse una percepción diferente a la que se buscaba, por lo que es muy importante tener en cuenta los "pequeños detalles" que pueden afectar la forma como un auditorio recibe el mensaje del expositor.

La percepción sigue tres pasos fácilmente diferenciables. La mente humana:

• 1. Recibe los datos de entrada

• 2. Procesa los datos

• 3. Hace juicios, basada en la experiencia de la persona.

Se observa que la influencia del expositor puede estar en el paso 1, en la forma como nos perciben y la experiencia que representa para el oyente al escucharnos.

La presentación no incluye solo lo que se dice, sino que influye también lo que se ve, es decir, la persona, el ambiente, y selecciona lo que realmente le interesa del mensaje y que le llama la atención. Esto depende, no solo del interés del auditorio, sino de la persona que lo presenta y de la forma como lo hace.

La habilidad del presentador consiste, en primera instancia, en saber a fondo el tema de la exposición (requisito fundamental), y en conocer la secuencia en que se van a presentar los hechos. El auditorio, por otra parte, trata de seleccionar lo que le llama la atención o le gusta. Cada persona recibirá el mensaje que quiere oír, no importando las características del emisor ni lo brillante de la presentación.

Cuando la información que se suministra es confusa o difícil de digerir, la mayoría prefiere "desconectarse", y seguramente se formará una imagen negativa del presentador. Medida que transcurra la exposición, va a ser muy difícil volver a despertar el interés del auditorio desconectado. Debe facilitársele las cosas a los que escuchan, y el expositor, como director de orquesta deberá preparar adecuadamente su presentación, evitando las distracciones y realizar todo lo apropiado para minimizar los errores.

El prejuicio juega un papel muy importante en la forma como se recibe el mensaje. La idea es ofrecer un producto depurado que se considere valioso para el auditorio. Sobre este particular, debe considerarse la impresión que se proyecta y lo que se percibe del expositor.

La cantidad de información que una persona recibe cada día es impresionante. Tal saturación obliga a un expositor a ser muy hábil en llamar la atención de su auditorio saturado ya de mensajes. Cuente siempre que no todos los que lo oyen están prestándole atención al 100% de lo que Ud. Dice. Cuando, por alguna razón, se reduce el interés por lo que se escucha, las personas se "desconectan del sitio", y no vaya a creer que porque asistió a su exposición un número grande de personas, todos ellos van a darle su atención. Cuanto más dure su presentación, tanto más difícil será mantener la atención sobre usted. Recuerde siempre que no es necesario (ni conveniente) decir todo lo que usted sabe, sino lo que ellos quieren oír para convencerse de que su mensaje fue completo y claro.

Debido a la sobrecarga de información que un individuo promedio recibe cada día, todos tendemos a olvidar rápidamente. Cuando alguien está "saturado", borra de su mente lo que cree que no es importante o innecesario. Se calcula que en promedio, sólo el 20% de las personas que asisten a una presentación oral recuerda algo de lo que escuchó. Esto no debería desanimarlo, porque los presentadores eficaces producen impactos positivos en los demás. El trabajo constituye un reto que puede ser afrontado, y que si se hace con cariño y empeño, produce una sensación realmente agradable en quien lo realiza, con la satisfacción del deber cumplido y de haber influido positivamente en un auditorio, dejando en ellos la sensación de que tiene "algo diferente" que lo distingue del resto, y le trae retribuciones sociales, profesionales y, por supuesto, económicas. A medida que recibimos más y más información, crece la necesidad de presentadores profesionales, que puedan organizarla, comunicar ideas y desarrollar formas realmente novedosas que puedan darle significado práctico a tal "bombardeo" de mensajes.

Cuando se dice que "una imagen vale más que mil palabras" se refiere al poder de las imágenes visuales en la transmisión de mensajes. El éxito de una presentación consiste en mantener un equilibrio durante su desarrollo, que significa balancear la información que se suministra con la relación que se establece con los que están presentes en su disertación. Para que una presentación pueda considerarse como efectiva debe lograr atraer y mantener la atención del auditorio, resultándole significativa y memorable y promoviendo un comportamiento acorde al mensaje enviado, que se traduce en cambios en la forma de pensar, sentir y comportarse. Si se logra atraer la atención y se le presenta un material que les resulta significativo y memorable, es fácil lograr que actúen en respuesta a la disertación. Esto significa que el verdadero secreto de una buena presentación se reduce a tres detalles:

• 1. Atraer y mantener la atención del auditorio

• 2. Lograr que la presentación sea significativa y memorable para sus oyentes

• 3. Inducir a la acción en base al material presentado.

Una presentación es algo parecido a relatar con estilo un libro que usted mismo escribió. Obviamente, no se puede contar sobre lo que no se ha escrito. Primero se selecciona el tema y la forma de desarrollarlo y luego se piensa en quienes van a ser los lectores. Todo esto requiere una preparación. Es indispensable clasificar la información que se va a presentar y la forma como se va a transmitir. Al respecto de la preparación anticipada, un mal chiste establece que se requieren "al menos tres semanas para preparar un buen discurso improvisado". Seguramente, el material de que se dispone consiste de una cantidad inmensa de información, que, por supuesto, no se puede (ni, prudentemente, se debe) presentar toda. Se necesita clasificarla, ordenarla y enfocarla, para "contar" en unos pocos minutos lo que se hizo durante uno (o quizás más) año de trabajo arduo. La idea básica es hacer "hablar" a su mensaje a la mente y el corazón de su auditorio, para que les signifique "algo diferente" y les sea memorable. No olvide que su mensaje debe orientarlo en función de sus oyentes y no en su punto de vista, porque son ellos (y no usted) quienes van a recibirlo (y sus jurados los responsables de la evaluación de su Trabajo de Grado). Para ello, debe ofrecérseles un material que estén dispuestos a "comprar", por lo que, indudablemente, tiene que ser atractivo para ellos (no para usted). Como las personas de diferentes tipos responden de manera distinta al mismo estímulo, es prudente que "estudie y conozca" a su auditorio. Seguramente estarán tres profesores (uno de ellos, su asesor), y algunos compañeros suyos. Los docentes, probablemente fueron sus profesores en asignaturas de la carrera, así que ya conoce aproximadamente "sus fortalezas y debilidades". Si tal no es el caso, o si dentro del Jurado hay una persona desconocida, trate de averiguar "la idiosincrasia" de ese Jurado: su formación académica, carácter, hoja de vida, y cualquier otra característica que le permita formarse una buena idea de esa persona. No olvide que la presentación debe ser como un traje confeccionado por un sastre "a la medida del cliente".

Todo esto significa que el conocimiento del auditorio es básico al momento de preparar la disertación, los términos que se van a utilizar y el material que se va a presentar el día pautado para la Defensa Pública.

El entorno (que usualmente es un salón de clases o de reuniones de la escuela) no deja de tener su importancia. En este caso, es secundario, pero tiene una influencia en las personas que le escuchan, porque no es lo mismo presentar una tesis en un auditorio de la Facultad, (donde es más fácil que la gente se distraiga) que hacerlo en un aula (un espacio más reducido). En todo caso, se asume un ambiente "formal" para la exposición. Cuando vaya a preparar su presentación (pensando en su auditorio, especialmente en el Jurado) trate de "montarla" pensando en lo que pueda atraerles, que consideren importante y que sea significativo para ellos.

PLANIFICACION PREVIA:

Para empezar a preparar su presentación, es conveniente la planificación. No olvide que lo más difícil es comenzar. A objeto de facilitar la tarea, pueden utilizarse hojas de trabajo que le permitan la planificación.

HOJA DE TRABAJO. PLANIFICACION PRELIMINAR.

Título de la tesis: _________________________________________________

Tiempo disponible: _______________________________________________

Equipo audiovisual/materiales: ______________________________________

Consideraciones particulares: _______________________________________

Otras consideraciones: ____________________________________________

PERFIL DEL AUDITORIO:

Educación: _____________________________________________________

Ocupación: _____________________________________________________

Intereses especiales: ______________________________________________

ENFOQUE:

¿Cómo deseo que me perciba el auditorio? ____________________________

¿Qué es importante para ellos? ______________________________________

¿Cómo podré dirigirme a ellos bajo su perspectiva? _____________________

¿Cómo debo enfocar la exposición para que sea significativa y memorable para ellos? __________________________________________________________

A medida que se va desarrollando el contenido de la presentación, debe organizarse la información de manera lógica y ordenada, lo que le facilita al oyente escuchar, asimilar y retener su mensaje. Para lograr estos objetivos, apóyese en otra hoja de trabajo, como la que sigue:

HOJA DE TRABAJO. BOSQUEJO DE LA PRESENTACION

Título: _________________________________________________________

• 1. Objetivo de la presentación: al final de mi presentación, el auditorio debería ………..

• 2. Puntos clave: Dos o tres puntos clave apropiados para apoyar su objetivo y que sean importantes para el auditorio.

• Punto clave A: Material de apoyo ( Transición

• Punto clave B: Material de apoyo ( Transición

• Punto clave C: Material de apoyo ( Transición

• 3. Visión preliminar. Resumen

• 4. Declaración introductoria ¿Qué logrará atraer la atención del auditorio?

• 5. Cierre ¿Qué deseo que hagan?

Estos elementos se reagrupan en la secuencia en que van a aparecer en la presentación:

• 1. Introducción: Declaración introductoria, objetivo y visión preliminar

• 2. Cuerpo de la presentación: Puntos clave, materiales de apoyo, transiciones.

• 3. Cierre: conclusiones y propuesta para la acción.

Conviene, además, incluir en esta parte un cuestionario que debería responder y conocer ampliamente antes del día de la presentación:

¿Qué términos, vocabulario y material de apoyo debo utilizar para dirigirme a este auditorio?

¿Qué procedimiento emplearé para involucrarlos y obtener respuestas de ellos?

¿Qué preguntas me podrían hacer?

¿Necesitaré algún (nos) recordatorio (s)?

¿Podría imaginar algunas escenas imaginarias?

¿Qué utilidad o aplicación tiene el tema desarrollado en la tesis? (declaración de valor).

No olvide que la presentación va a ser evaluada, no solo por su contenido sino por la forma como se realiza, por lo que debe darse tiempo suficiente para prepararla, y debe desarrollarla gradualmente (no de una sola vez!!!). Para ello, realice un bosquejo de cada elemento, desarróllelo y proyéctelo en una diapositiva (o menos comúnmente, transparencia). Al final del trabajo, debería realizar varias prácticas. Nótese que en la hoja de trabajo anterior se dieron pautas para preparar la presentación en un orden, pero su exposición sigue otro diferente

El objetivo es lo que se persigue con la presentación (no son, de ninguna manera los objetivos de la tesis). Si se logró, usted puede decir que tuvo éxito. El resto de la presentación se basa en el objetivo (¿podría ser acaso su objetivo obtener la nota máxima?¿la mención publicación de su tesis?¿la asistencia a un congreso científico para exponerla?). Si algún elemento de la presentación no aporta elementos para lograr su objetivo, seguramente es innecesario y debería desecharlo. Los objetivos típicos de una presentación son que el auditorio entienda algo, que sea capaz de hacer algo o que lo haga. Cuando se formula un objetivo claramente definido y alcanzable (realista), se ha dado un paso gigantesco hacia su logro, y se ha recorrido más de la mitad del camino.

Los puntos clave son la puerta de entrada hacia el alcance de su objetivo. Con ellos, el oyente tiene acceso a los puntos relevantes del contenido de la presentación. No olvide que como la gente está saturada de información (con la tendencia entonces a olvidar con facilidad), mientras menos puntos clave, más fácilmente podrá mantener la atención y será recordada su presentación. Existe una regla (que no debería utilizarse en los cálculos de Ingeniería Química) pero que es muy útil en las presentaciones, llamada REGLA DE TRES, que en palabras sencillas significa que se deberían incluir sólo tres puntos clave en una presentación, lo que hace que usted se prepare, organice y resuma su presentación, lo que se traduce en un mensaje más fácilmente asimilable por sus oyentes.

Para seleccionar los tres puntos clave que debería considerar en su exposición trate de incluir aquellos que le conducen más fácilmente a su objetivo y los tópicos que más desea que el auditorio recuerde.

Cuando una presentación está bien estructurada, el oyente no tiene dificultades para seguir, asimilar y retener el mensaje. Para establecer un orden lógico pueden utilizarse diferentes posibilidades:

• a) Orden cronológico: Según aparecen en el tiempo, es decir: pasado ( presente ( futuro o quizás: Primer paso ( Segundo paso ( tercer paso.

• b) Enfoque temático: En este caso, la presentación va desde el punto menos importante hacia otro de mayor relevancia finalmente hasta el de máxima importancia.

Un factor útil a considerar para determinar la secuencia de los puntos clave es su impacto, que debe ir creciendo

El material de apoyo más importante para su presentación es, sin lugar a dudas, el documento escrito de su tesis. No es necesario, ni conveniente, exponer todo lo que hizo. Un grupo de reuniones con su asesor le permitirán seleccionar aquello que es más impactante (y relevante), y desechar lo que es menos. Es saludable tener una "carta bajo la manga" con otra información que no se coloca dentro de la exposición, pero que se tiene a la mano para responder con seguridad alguna "eventual" pregunta de su auditorio. Si usted revisó a conciencia el material científico relacionado con el tema de su tesis, seguramente no va a tener ninguna dificultad en agrupar y ordenar la infor4mación que le permita salvar cualquier escollo relacionado con interrogantes "inesperadas" de sus oyentes. Allí se incluyen ejemplos apropiados, citas oportunas, ilustraciones, tablas, etc. Esto ayuda al auditorio a participar mentalmente en la respuesta. Particularmente eficientes son las citas, por aquello de que si "alguien muy conocido lo dijo, tiene que ser verdad". Recuerde además que sus resultados son la mejor prueba de los argumentos que esgrime en su presentación, porque la información se presenta basándose en hechos y no en especulaciones. Se supone que usted está completamente seguro de la exactitud de sus hallazgos, porque esto es muy importante para un auditorio bien informado.

En algunos casos, la preparación de la presentación la realiza otra persona que no es el tesista. Este trabajo a veces engorroso puede efectuarse con relativa facilidad utilizando los recursos de que se dispone actualmente, particularmente el uso de paquetes para presentaciones personales (Power Point o similar). El tiempo de que se dispone para la exposición fija su extensión. El entorno también debe considerarse. Si desea la interacción, debe decidir cuánto tiempo dispondrá para su intervención y para la participación de los oyentes. Si va a exponer toda la tesis, y la sesión de preguntas va al final, tiene que estipular previamente el tiempo que dejará al final para las interrogantes del jurado y del resto de su audiencia.

Como se mencionó previamente, no caiga en la tentación de exponer todo lo que hizo. Esto puede producirle dos problemas: la exposición se vuelve muy pesada, y lo verdaderamente importante se perderá en una lista muy grande de diapositivas o láminas. Por el contrario, si selecciona muy poco material, puede ocurrir que no sea suficiente para apoyar sus argumentos, y no pueda convencer al auditorio.

Las transiciones que deben establecerse entre un punto y otro son esenciales para que sus oyentes no pierdan el rumbo de su exposición. El presentador sabe cuando y donde establecer esos vínculos entre las distintas partes de la exposición, pero su auditorio no. Si no se establecen tales transiciones puede ocurrir que al final la impresión general sea parcial o confusa (lo que, evidentemente usted no quiere que ocurra). Como ejemplo de declaraciones de transiciones, tenemos: "después de haber considerado el punto X, vamos a examinar ahora el punto Y" o también: "Además de lo que he mostrado para el catalizador A, hemos conseguido también resultados sobresalientes con el catalizador B".

Teniendo presentes los distintos componentes a considerar para la preparación de su presentación, el próximo paso es preparar una visión preliminar. Considere siempre el enfoque y la estructuración de la disertación pensando en su auditorio. El "bosquejo" de la presentación debería tener tres puntos:

• 1. Lo que se va a hablar

• 2. El mensaje

• 3. Un resumen de lo dicho.

No olvide lo expresado previamente respecto de los puntos clave: haga una presentación previa de ellos en la visión preliminar, muéstrelos en detalle en el cuerpo y repítalos en el resumen, Falta sólo por incluir para terminar su presentación la vía de acceso y el cierre.

Para la declaración introductoria, debe pensar en que su objetivo es establecer un puente con sus oyentes, que permita captar inmediatamente su atención, y que lo invite a escuchar con detenimiento lo que usted les quiere decir (y eventualmente a intervenir). Curiosamente, a pesar de ser la puerta de entrada, y quizás por la extrema importancia que tiene para usted, lo más frecuente es que se deje para el final de la presentación, después de haber reflexionado lo suficiente para impactar a sus oyentes. Evite la tendencia de algunas personas a iniciar presentaciones con chistes. Como "datos" para esa frase inicial, considere lo que es más pertinente al tema y a sus oyentes, lo más apropiado para el entorno y lo que se adecúa más a su estilo, para empezar con seguridad y comodidad. Esta frase introductoria es el anzuelo que capta inmediatamente la atención y despierta el interés para escuchar lo que viene después.

En resumen, para preparar una presentación, recuerde estos "datos" sencillos:

• "Conocer" a su auditorio (incluido, por supuesto, el jurado de su tesis) y adaptar la presentación a la medida de ellos.

• Preparar la presentación en tres etapas:

• 1. Elaborar un bosquejo

• 2. Desarrollar la exposición

• 3. "Pasarla" a un programa de presentaciones (p. ej.: Power Point)

• Para elaborar el bosquejo, se sugiere seguir la secuencia:

• a) Objetivo

• b) Cuerpo (que incluye puntos clave, material de apoyo y transiciones)

• c) Visión preliminar y resumen final

• d) Declaración introductoria (para llamar la atención de sus oyentes)

• e) Frase de cierre.

• La presentación debería ir en este orden:

• 1. Declaración inicial, objetivo, visión preliminar

• 2. Cuerpo: Puntos clave (mejor 3 como máximo), material de apoyo, transiciones.

• 3. Cierre: un resumen de la exposición con la frase final.

OTROS DETALLES A CONSIDERAR:

Como se supone, la exposición de un proyecto de grado es del tipo proactivo, ya que usted es el protagonista, y asume un rol verbal y activo. Para que su mensaje pueda llegar al auditorio, deben tomarse en cuenta varios factores de interacción, a saber:

1. Expectación: La mayoría de las personas no quiere adivinar ni tampoco le gustan las sorpresas, por lo que sus oyentes deben saber lo que esperan, preparando la mente para su escucharle y para lo que viene después. En este punto, después de la lámina de Carátula de su presentación, siempre recomiendo que se coloque una de CONTENIDO DE LA PRESENTACION, donde se muestre (a manera de INDICE) los puntos de la misma, para que los oyentes puedan formarse una visión global de lo que van a escuchar. Si se hace esto, es más probable que ellos puedan oír con atención y entender lo que usted les va a decir. Recuerde además que otra forma de llamar la atención es fijándose en la persona que expone (que es el centro de atención), observando su cara, la postura que adopta, la apariencia y el tono de su voz.

• 2. Reconocimiento: El objetivo de su presentación es satisfacer las expectativas de su auditorio y producir en ellos la sensación de satisfacción, para lo cual es necesario conocer de antemano lo que ellos quieren y la forma de adaptar su presentación para atraer su atención.

• 3. Conocimiento de sus oyentes: Obviamente, se requiere saber hacia quienes va su mensaje. Esto es vital para enfocar su presentación. No se concentre en lo que usted quiere transmitir sino en lo que "ellos" quieren oír.

• 4. Dirigir el mensaje a sus oyentes: Evite el uso del YO, y piense que la información que transmite con su presentación debe enviar su propio mensaje, de forma tal que deje en el auditorio la impresión de que usted sabe con quien está hablando.

• 5. Afirmar al auditorio: Esto significa considerar cualquier interrogante de ellos como "muy interesante" (aunque en el fondo no lo sea), y se traduce en hacer que sus oyentes sean más importantes que usted mismo. No olvide que ellos le están dando su atención y tiempo. El tono de su voz, la forma como dice las cosas, la expresión de su cara y su posición son señas que indican claramente si usted está interesado en "volcarse hacia ellos" en su presentación, o esta situación constituye para usted un requisito más para obtener su título de Ingeniero. Trate de utilizar un tono amistoso y de sonreír con sinceridad.

• 6. El ritmo de la presentación: No utilice siempre el mismo tono ni permanezca mucho tiempo en el mismo sitio ni en el mismo punto, es decir, evite la monotonía. Esto hace muy pesado escuchar una presentación (aunque parezca inicialmente interesante), y que sus oyente simplemente "cambien de canal" o se desconecten de lo que están escuchando. Mientras expone, trate de modificar a propósito el tono de su voz, sus gestos y expresiones. Esto hará más dinámica la disertación y seguramente mantendrá la atención de quienes le escuchan.

• 7. Participación. En el caso de las tesis de grado, lo frecuente es que las preguntas se hagan al final de la exposición. A veces, un miembro del Jurado pregunta algo en algún punto intermedio. Esto es saludable porque rompe con la monotonía y hace más participativa la exposición (que se transforma de un monólogo a un diálogo), y consigue la motivación y de relación con el auditorio. En consecuencia, no se moleste si tal situación ocurre.

• 8. Personalice su presentación, es decir, muéstrese accesible y amable y permita que le conozcan. Este último punto es más difícil de conseguir. Un medio apropiado de lograrlo es revelar algo suyo, lo que, naturalmente, requiere tacto y discreción, además de conocer exactamente el momento apropiado para hacerlo, lo que refleja la imagen de que estamos involucrados y comprometidos con el auditorio.

TRANSMISION DEL MENSAJE:

Este punto se refiere a los procedimientos que se utilizan para enviar un mensaje a los que van a escucharlo. Los métodos que se emplean son verbales, vocales y visuales. Sin embargo, las palabras son menos importantes de lo que parecen. Más del 50 % del impacto proviene de lo que se ve. Un 40 % corresponde a los tonos y sonidos (vocal) y quizás sólo un 10 % es el resultado de las palabras. Observe que un 90 % del impacto es producido por los factores vocal y visual, lo que demuestra la impresión que causan las imágenes y sonidos en las personas. Sin embargo, no pierda de vista que usted, como el "director de la orquesta" es el personaje más importante en su presentación. Además, el auditorio lo va a ver antes de oírlo, por lo que antes de empezar a hablar, la mayoría (por no decir todos) ya se habrán formado una primera impresión sobre el expositor. El tono que usted utiliza durante la disertación influirá notablemente en la forma como es recibido su mensaje, es decir, lo que le llega a ellos está fundamentado en lo que usted le proyecta como expositor y en la manera en que realiza la exposición. Es recomendable, por lo tanto, subir y bajar la voz en ciertos momentos apropiados.

Los gestos que capta el auditorio tienen también su importancia. Cuando exponga, mantenga su cabeza erguida y muestre una actitud tranquila y serena. Trate de no bajar la vista ni de desviar la mirada. Tampoco mueva la cabeza afirmando o negando. Esto produce mala impresión. Sostenga la mirada, muestre seguridad y sonría con cordialidad. Aunque parezca difícil, trate de exponer como si lo estuviese haciendo frente a una sola persona, en una conversación animada y fluida. No olvide nunca que el contacto visual es fundamental para la comunicación. Cuando haga la defensa, trate de imaginarse al auditorio como la esfera de un reloj, y propóngase dirigirse visualmente a las doce, las tres, las seis y las nueve. No siga los cuatro "puntos del reloj" siempre en el mismo sentido ni orden, porque provocará distracciones. Así podrá establecer contacto con todos sus oyentes de una manera sencilla y natural. A pesar de que usted pueda estar exponiendo un grupo de diapositivas, trate de no perder el contacto con la vista de su auditorio, que esto hará mucho más dinámica (y exitosa) su presentación. Sea muy sutil al manejar las diapositivas y evite distracciones visuales o acústicas.

Para que su presentación tenga éxito, recuerde estas sencillas reglas:

• Proyecte confianza con su comportamiento

• Elija el atuendo adecuado

• Practique para que desarrolle buenas cualidades vocales

• Utilice palabras sencillas y claras en su mensaje

• Haga su presentación con moderación con un material que sea adecuado para su auditorio y que pueda despertar el interés de los oyentes.

• Haga que su presentación sea estimulante y entusiasta.

LOS MEDIOS AUDIOVISUALES EN SU PRESENTACION: Cuando los medios audiovisuales son utilizados sabiamente, crean la diferencia entre una presentación convencional y otra "memorable". Si recordamos que una imagen dice más que 1000 palabras, se debería reconocer la fuerza de la imagen en la transmisión de los mensajes. Recuerde que el medio no es la presentación sino que sirve de apoyo a ella. Si una persona se limita a presentarse a sí misma y a "pasar" un grupo de diapositivas "repletas" de información, permitiéndose leerlas (a veces sin ningún escrúpulo), seguramente el mensaje se volverá rutinario y fastidioso a los pocos minutos de haberse iniciado la exposición. Las presentaciones no deben realizarse de esa forma, ya que no pueden atraer la atención ni ser significativas para los oyentes. Este tipo de recurso debe ser utilizado con precaución, adecuado para el entorno, apoyar su mensaje y despertar el interés del auditorio. Para ello, debe tratarse de que la presentación sea atractiva, colorida y creativa. Sin embargo, un punto de precaución es oportuno: recuerde que su exposición tiene como objetivo difundir los resultados de su Trabajo de Grado, por lo que no debe abusar de cosas como: enlaces (que tienden a hacer perder la secuencia de la exposición por parte del auditorio), imágenes inapropiadas a un tema técnico, sonidos inadecuados o diapositivas que llegan o salen haciendo piruetas u otro tipo de "animación", y frases con palabras con efectos especiales. Tal tipo de ayuda es muy adecuada para mensajes publicitarios, pero en una presentación técnica, la característica debería ser la sobriedad.

Cuando se emplean apropiadamente tales herramientas con fotografías, gráficas, ilustraciones y tablas, además de diapositivas con frases cortas (no textos "larguísimos" que el expositor simplemente lee), evidentemente la presentación adquiere agilidad y notoriedad. Al respecto, merece mención aparte el color, que puede despertar respuestas favorables o desfavorables en la audiencia. Así, tenemos que el negro indica autoridad, muerte, fuerza y lealtad; el azul, fe, frío, verdad y ternura; el verde, salud, amistad y juventud; el castaño, acción y compañerismo; el rojo, pasión, calor y realización; al anaranjado, calidez, acción, poder, valor y furia; el morado, dignidad y melancolía; el blanco, santidad, limpieza, pureza y profesionalismo y el amarillo, confianza y conocimiento. Dependerá ahora de usted el tipo de impresión que quiera dejar en su auditorio, utilizando el (o los) color (es) que estime convenientes para su exposición. Recuerde no abusar de las gráficas en su disertación, porque dejan de mantener el interés de la gente. La mejor opción es "balancear" el empleo de tablas, texto, fotos (si las hay), figuras y gráficas. El fin último es presentar un material que mantenga "despierto y atento" al auditorio y que sea pertinente al mensaje que usted desea transmitir. En cualquier caso, independiente del material que haya preparado, evite caer en la tentación común de leer lo que está proyectando, porque así su mensaje va a perder rápidamente interés en la audiencia. Utilizando una computadora y un paquete apropiado, pueden prepararse presentaciones realmente impactantes en muy poco tiempo. Sin embargo, el auditorio quiere oírlo y verlo a usted (no a la presentación), por lo que el éxito va a depender de sus habilidades personales y del vínculo que establezca con quienes le escuchan (y ven). No siga la tendencia frecuente de apagar completamente las luces del ambiente donde va a realizar su exposición, porque al hacerlo, se produce una desconexión con su auditorio, lo que de ninguna forma es conveniente para usted. Es mejor atenuarlas. Asegúrese que maneja apropiadamente el paquete que utiliza y que todo funciona bien (es decir, la presentación se puede abrir rápidamente, las transiciones entre diapositivas funcionan, el apuntador tiene pilas nuevas, y el video beam trabaja adecuadamente). Antes de iniciar la exposición, estudie el sitio donde se va a ubicar para mantener la conexión visual con sus oyentes, cuidándose de no darles la espalda, no permanezca siempre en el mismo sitio, ni baje la vista para leer textualmente lo que proyecta (quienes le escuchan pueden hacerlo ellos solos). Hable de lo que están viendo y resalte los puntos clave. No caiga en la tentación de utilizar distintos dispositivos (como combinaciones de diapositivas, transparencias, pizarrón, rotafolios, etc.), porque puede distraer fácilmente la atención y hacer perder interés en su presentación. El sitio "ideal" para ubicarse quien expone es aquel donde no se obstruye la mirada de ninguna de las personas que se encuentran viendo la exposición y se mantiene el contacto visual con todos ellos. Al cruzarse por donde se encuentra el haz de luz del proyector, se produce una sombra en la pantalla que distrae al auditorio. Si el material que presenta es muy abundante y la duración es excesiva, seguramente aburrirá a los oyentes. En otros países, existe un tiempo máximo para realizar la defensa pública de trabajos de grado (20 o 30 minutos). Ojala que se pueda implementar en la ULA algo similar. Evite colocar tablas o gráficas con demasiados datos, porque son difíciles de descifrar y entender: es mejor presentar 3 diapositivas con 1 tabla que una diapositiva con 3 tablas. No abuse tampoco de los colores, evitando el empleo de aquellos muy fuertes (o chillones) o combinaciones de muchos en una sola diapositiva (quizás no deben utilizarse más de 3, a menos que sea una foto a color). Asegúrese de prever situaciones inesperadas, como saber el sitio de ubicación de los apagadores de luz, marcadores sin tinta, apuntadores con baterías descargadas, cables muy cortos, etc. Tome, al respecto sus precauciones, visitando con anterioridad el sitio donde va a realizar su exposición (si es que ya no lo conoce). Revise antes todos los materiales asegurándose que funcionan adecuadamente y lleve "repuestos" de lo que crea conveniente (una extensión más larga, la exposición en un disco compacto y en un "pen drive", marcadores adicionales, etc.).

PARA SUPERAR LA ANSIEDAD:

A muchas personas (incluido al autor) les resulta inquietante hablar en público. Es probable que usted haya realizado un excelente trabajo de tesis, y que el Proyecto escrito sea impecable, así también como la presentación en el computador, pero ahora debe realizar la defensa pública de su Trabajo de Grado. A pesar de que durante sus estudios universitarios, usted tuvo que realizar muchas presentaciones (en varias de las asignaturas de Pénsum de la carrera), ésta última (la de su tesis) puede hacer que los nervios le traicionen, y produzcan una sensación de impotencia cuando observa que se acerca el día de la exposición. Si le sirve de consuelo, sepa que incluso el presentador más experimentado es invadido por la ansiedad, cuando debe hablar en público. La idea debe ser que la ansiedad es un "mal que nos acompaña" y que debemos y podemos superarlo. Los síntomas clásicos de la ansiedad son la resequedad de la boca, el sudor de las manos y la aceleración de las pulsaciones del corazón. Vencer este problema requiere de adiestramiento y práctica. En este punto es oportuno mencionar que usted debería realizar un número importante de "simulacros" de su presentación delante de amigos, compañeros de estudios y colegas de laboratorio, además de su asesor, no solo para detectar y corregir errores (que deberían hacérselos notar ellos), sino para tener una buena idea de la extensión de su exposición (si es demasiado breve para incluir un mayor número de diapositivas o láminas, o por el contrario, muy extensa y deban eliminarse algunas de ellas). El peor de los casos es que usted falle o que se le olvide algún punto importante (lo que seguramente no será notado por el auditorio) o quizás que haya alguien que le haga sentir incómodo (actitud de ese "señor" que es igual para con todas las demás personas), o crea usted que su presentación no va a quedar perfecta (ninguna lo es, porque todos somos humanos). Las cosas parecen peor de lo que realmente son, y el asunto es emocional. Las tres situaciones planteadas antes casi nunca ocurren, y debemos convencernos de que "todo va a salir bien y que no va a pasar nada, como seguramente ocurrirá". El mejor caso es que todo salga "como debería ser", y que usted obtenga la máxima nota por su trabajo de tesis y por una presentación excelente.

Para vencer la ansiedad, debemos comenzar por "reconocer al enemigo". La razón de ese miedo que nos invade es psicológica o emocional. El temor a fallarnos ante una exposición ideal nos aterra. Desechemos tal percepción, porque no hay (ni habrá nunca) la presentación perfecta, lo que hay es buenas y malas presentaciones. Seguramente, lo que deseamos es estar dentro de los presentadores exitosos. A estas alturas de la guía, usted tiene las herramientas para incluirse en ese grupo. La autocrítica a veces es exageradamente dura, y debemos permitirnos ser un poco más elásticos con nosotros mismos y darnos la posibilidad de equivocarnos.

Para reafirmar su imagen, debe desechar lo negativo y atrapar lo positivo, reforzando lo que es importante y desterrando influencias negativas propias o ajenas. Deseche lo que usted no es, lo que no puede hacer o lo que no tiene y reconozca sus virtudes, afirmando lo que hace o puede hacer. Mentalice frases como ·"soy inteligente", "soy responsable", "se hablar bien", "tengo habilidad", "tengo creatividad" o cualquier otra que eleve su autoestima y lo haga sentir seguro ante un grupo de personas que lo van a escuchar. Escriba frases que afirmen su convicción de que usted va a hacer las cosas bien, léalas en voz alta varias veces en los días previos a su exposición, y repítalas cuanto sea necesario.