Para superar la dificultad que se asocia con la ansiedad, muchas personas utilizan técnicas de relajamiento, como una música serena o la lectura de una poesía, junto con un aroma que resulte agradable. El procedimiento consiste en verter una gota de esa fragancia en un trozo de algodón, sentarse o recostarse cómodamente, escuchar la grabación y al sentirse relajado, aspirar la fragancia del algodón por 1 a 3 minutos. El procedimiento se repite 4 a 5 veces. El "truco" es asociar la fragancia con la sensación de relajamiento, y al percibirla en su olfato, se obtendrá automáticamente una respuesta de relajamiento. Al momento de la presentación, puede aspirar la fragancia de un pañuelo.
Así mismo, es muy útil incluir dentro del auditorio a algunos partidarios (generalmente "colegas" estudiantes), lo que hace parecer más fácil al auditorio. Una artimaña muy valiosa es realizar la presentación delante de ellos unos días antes del correspondiente a la defensa final, y que ellos sean los "jueces" que califiquen críticamente su exposición. Sus sugerencias pueden ser muy útiles. Como seguramente conocerá de antemano a todos o la mayoría de sus jurados, hable con ellos mientras desarrolla su tesis, para saber un poco más de ellos, y téngalos al tanto del desarrollo de su trabajo. Se establecerá así un vínculo que será muy importante el día de su defensa final y que le hará sentirse más seguro y "como en familia".
Cuando usted está seguro de lo que va a hacer no debería presentarse la ansiedad o el nerviosismo. Si usted desarrolló a conciencia el tema de su tesis, preparó bien su presentación y realizó la práctica necesaria, no debería tener mayores dificultades al momento de la exposición. Al prepararse mejor, la ansiedad desaparece o se reduce al mínimo.
Aún cuando se tomen las previsiones suficientes, estamos expuestos a ser víctimas del azar en todas las actividades de nuestra vida, y una exposición no es la excepción. Sin embargo, no todos los "accidentes" se pueden resolver satisfactoriamente, por lo que deben enfrentarse en el momento en que aparecen y tratar de salir lo mejor posible de la situación. Por ejemplo, si observa a tiempo que su vestimenta tiene alguna mancha o rotura, puede cambiarla por otra en mejores condiciones. Si ocurre una caída, podría pensarse que es una situación muy delicada, que seguramente causará sorpresa en el auditorio. Un comentario jocoso oportuno podría sacarnos de aquel aprieto. Una reacción humorística ante tal situación nos ganará la simpatía de la gente. Al hacer reír al auditorio, le hace sentir bien, y le ayuda a usted a disipar la tensión que se pudo haber generado. Sin embargo, tenga mucho cuidado de no abusar de las situaciones graciosas, y evite en la mayor medida el empleo de chistes en presentaciones técnicas (como la de un Proyecto de Grado). La idea es sacarle provecho a una situación embarazosa mediante un comentario divertido. La cuestión puede ser complicada para aquellos que no tienen sentido del humor. Si tal es su caso, debería pensar que las presentaciones no tienen que ser terriblemente serias para que sean efectivas, lo contrario, si se establece un diálogo fluido entre usted y el auditorio, y aquel recibe correctamente su mensaje, la atmósfera será muy liviana y las ideas fluirán libremente. Si usted no es perfeccionista, enfocará su atención en sus oyentes y la exposición quedará mucho mejor. Al prepararse mejor, se observa y transmite confianza. Al interpretar de manera muy seria y personal cualquier incidente que ocurra, nos puede embargar el temor de que va a producir consecuencias desastrosas en la presentación, mientras que si, por el contrario, le buscamos la parte divertida a lo que nos ocurre, puede utilizarse para su provecho, manejándolo con buen humor. Cuando algo "falla", nos hace sentir que somos humanos e imperfectos, y nos acercamos más a nuestro auditorio. No olvide una de las leyes de Murphy que dice que si algo puede fallar, entonces fallará. Puede ocurrir que en su presentación no pase nada inesperado, pero si llegase a ocurrir, consuélese pensando que, a pesar de tomar todas las previsiones, es imposible prever todas las eventualidades. Como medida de precaución, recuerde que no siempre la respuesta humorística es la solución. La salida va a depender del imprevisto. Lo que usted haga dependerá de la situación y magnitud de lo que ocurra. Como buen director de orquesta, todos están pendientes de usted, así que deberá tomar una decisión sobre lo que se debe hacer, y ellos estarán pensando sobre lo que vendrá después, así que no se deje confundir, sea flexible y busque la mejor salida posible. Mantenga la compostura y la calma. En caso de duda, proponga un receso de unos 15 minutos. En casos extremos, es mejor aplazar la presentación que hacer esperar a su auditorio un tiempo considerable, lo que se podría considerar como una falta de respeto a su tiempo, que es valioso.
Una frase que puede ser útil para sacarnos de algún apuro es "me alegro que esto haya ocurrido, porque me da la oportunidad de …". La forma de reducir la posibilidad de ocurrencia de imprevistos es aumentar el número de presentaciones (lo cual, evidentemente no es su caso), pero si el número de ensayos previos a su disertación final se incrementa, se producirá automáticamente una disminución en la ocurrencia de imprevistos.
Si el imprevisto se refiere a una o más personas que intenta "sabotear" su presentación, debe actuar con cortesía, respondiendo con educación. Si esto no produce el resultado deseado, deberá demostrar que es usted (y no él, o ellos si hay más de uno) quien controla la situación. Para salir de esa situación, podría ensayar respuestas como las siguientes:
"Le agradezco su interés, pero el tiempo apremia, por lo que debo pedirle que no haga más preguntas. Podemos discutirlas al final". Después, continúe con su presentación.
"Tenemos tiempo sólo para una pregunta más", y concédale la palabra a otra persona del auditorio.
"Si tiene preguntas, escríbalas, que las discutiremos al terminar la exposición".
En cualquier situación, el auditorio deberá tener claro desde el inicio si las preguntas pueden hacerse durante el transcurso o al final de la presentación.
Si la situación embarazosa con el detractor se mantiene, a pesar de sus buenas intenciones y de su paciencia, quizás lo mejor sea hacer una pausa de unos 5 minutos y llamar aparte a esa persona para hablar en privado con ella, mirándolo a los ojos, y hablando con cortesía, deberá indicarle que, por razones de tiempo, o por el bien de todo el grupo, desista de seguir con el comportamiento indeseable hasta que termine la presentación. Afortunadamente, es muy raro que sea necesario recurrir a esta medida extrema. En la mayoría de los casos, la cortesía y el control le permiten salir de tales situaciones desagradables.
No olvide que equivocarse es de humanos, y los buenos presentadores sacan provecho de sus errores.
PARA RESPONDER LAS PREGUNTAS Y COMENTARIOS: El objetivo de esta sección es tratar de prepararlo lo mejor posible para responder con seguridad las interrogantes y comentarios que seguramente harán a su exposición. Se asume en adelante que ya usted ha preparado con suficiente antelación su disertación y que ha realizado un número "suficiente" de prácticas de la misma. La idea es salir
"airoso" de situaciones que podrían ser embarazosas. Siendo usted el "experto" en el tema y contenido de lo que presentó, seguramente puede "adivinar" las interrogantes que pasarán por la cabeza de sus oyentes. Las preguntas que seguramente le hicieron sus amigos del auditorio durante el "ensayo" de su presentación probablemente se repetirán el día de la disertación. Esto le permite prepararse con las respuestas apropiadas. Además, es seguro que usted tendrá sus propias interrogantes, por lo que debe conseguirles respuesta. Si sus amigos fueron críticos con lo que oyeron, tendrán una serie de dudas que le servirán para afrontar con éxito lo que surja el día final. Una buena medida es anotar tales interrogantes y responderlos también por escrito. La idea es, como especialista en el tema, que usted conozca a fondo el contenido de "todas" las diapositivas de su presentación. Si en alguna tiene dudas, convérselo con su asesor y si no consiguen juntos la respuesta, elimínela. No existe una "mejor" forma de responder las preguntas, y depende de las circunstancias y del contexto, es decir, puede tratarse de una interrogante muy simple, o válida, quizás complicada, o se trata de algo que usted no conoce, pudiendo ser inclusive alguien que quiere causarle problemas. Para salir exitosamente de una encrucijada como ésta, siga estos pasos: Escuche ( Determine ( Afirme y ( Responda.
Al escuchar con atención las preguntas del auditorio, está mostrando interés por ellos, lo que reafirma su condición de líder del grupo y el aprecio de sus oyentes. Recuerde mantener el contacto visual con la persona que pregunta y mueva la cabeza afirmativamente, dando la impresión de que entendió perfectamente lo que oyó. Mientras oye, trate de adivinar la "intención" de la pregunta, antes de responderla, lo que le ayudará bastante a conseguir la respuesta apropiada. A menudo, cuando la interrogante es confusa, o para ganar un tiempo "extra" puede iniciarse la respuesta reformulando la pregunta con una frase como ¿Si entendí bien, lo que Ud. Pregunta es …. ¿verdad?. O ¿A usted le interesa saber si …. (
En grupos pequeños, queda usted muy bien si, conociendo el nombre de la persona que le pregunta, inicia su respuesta llamándola por su nombre al dirigirse a ella, empleando frases como: "Me alegra que me haya hecho esa pregunta, Pedro " o "Usted ha hecho una buena observación, María". Puede ser que no esté usted de acuerdo con la pregunta, pero eso no implica que esa persona no tenga derecho a expresarla. Una frase como las anteriores confirma el valor que le damos a nuestro auditorio, independiente de que esté o no de acuerdo con nosotros. Sin embargo, no exagere con las frases, para que no caiga en la insinceridad, y pueda estimulas así un bombardeo de preguntas impertinentes.
Una pregunta corta y directa merece una respuesta similar. Cuando la pregunta sea un poco más complicada, trate de ofrecer la mejor respuesta. Generalmente, por cuestiones de tiempo, deberían darse respuestas cortas. No añada detalles innecesarios o irrelevantes, porque podría meterse en aprietos y generar preguntas aún más difíciles. Normalmente, las preguntas más complicadas vienen de personas que no están de acuerdo con lo que están escuchando (y viendo). Para este tipo de situaciones, debe ser usted honesto y sincero, manteniendo la credibilidad de su auditorio. Hay muchas opciones inteligentes para afrontar estos casos, iniciando la respuesta con frases como: "Pienso que hay muchos puntos de vista diferentes en ese punto. Mi opinión sincera sobre el particular es …", O "Su pregunta es muy buena. Yo he estado pensando mucho en eso, y aunque creo que no todos ustedes van a estar de acuerdo, mi opinión es que …". Cuando usted es objetivo y sincero en su respuesta, por difícil que sea la pregunta, evitando personalizar su respuesta, demuestra honestidad e incrementa su dominio sobre el auditorio. A pesar de que una pregunta pueda parecer agresiva, debe mantener el respeto y evitar respuestas "cortantes", demostrando siempre interés, franqueza y confianza.
Como la mayoría de nosotros buscamos la perfección (lo que de ninguna manera puede considerarse un defecto), puede pasar que haya una (o varias) preguntas cuya respuesta usted desconozca, y que no pueda responder. Lo peor que se puede hacer es "inventar" la respuesta. Puede pasar (y a menudo ocurre) que alguna persona del auditorio pueda responder. Es difícil reconocer que no se sabe la respuesta, pero la sinceridad debe permitirle decir "Esa es una buena pregunta que quisiera responder, pero desafortunadamente no puedo" y agregar inmediatamente "¿sabe alguno de ustedes la respuesta?" o "¿alguno de los presentes conoce algo al respecto?. Otra técnica que se utiliza es la de devolver la pregunta, con algo como "Esa es una buena pregunta que me gustaría responder, pero no puedo. Basándose en su experiencia ¿Qué opinión tiene usted (o ustedes, si se dirige al auditorio?").
En algunos casos, deberá usted decir que buscará la respuesta y se la entregará a su interlocutor. Recuerde cumplir su promesa. Para este caso, puede decir "Lo siento, desconozco la respuesta, pero averiguaré y hablaremos al respecto".
Puede ocurrir también que lo que expresa alguien del auditorio no es una pregunta sino un comentario. Si tal es el caso, debe prestarle igualmente atención y darle la respuesta más apropiada. Un comentario puede ser aprobatorio (que son los menos frecuentes, porque es casi imposible que alguien esté 100% de acuerdo con usted), complementario u objeciones. Para los comentarios aprobatorios la única respuesta es "Gracias". Si es complementario sobre lo que usted está exponiendo, debe darse una respuesta breve. Debe reconocerse la validez del comentario y expresar su agradecimiento a quien lo hace. Generalmente con este tipo de comentarios, es innecesario (e inconveniente) ahondar en el tema. Una frase apropiada podría ser: "Usted tiene toda la razón. Gracias por su comentario".
La situación con las objeciones es claramente más delicada. Para manejar estos casos se requiere diplomacia y tacto. La idea es disipar el conflicto y evitar "la pelea" con otra persona. Evite por sobre cualquier cosa las discusiones acaloradas para tratar de imponer su punto de vista, porque esto le traerá problemas y le hará perder credibilidad y respeto frente a su auditorio. Si alguien objeta con razón evidente algo que usted dijo, reconozca que él tiene razón. Si la objeción es sincera, pero no tiene razón, reenfoque la situación desde otro punto de vista, explicando sus argumentos desde otra óptica. Si el interlocutor insiste, olvídese del asunto, utilizando algo como "Como usted ha comprobado, yo no estoy de acuerdo con sus argumentos. Me gustaría seguir discutiendo este asunto después de mi presentación". Piense siempre que cuando alguien hace una objeción válida, su propósito no es polemizar con usted, ni provocar una "pelea" entre los dos. Es más importante para el expositor mantener una buena relación con el auditorio que demostrar que tiene la razón, porque puede ocurrir que ellos se cierren y se nieguen a escucharlo.
El momento en que se van a hacer las preguntas también debe considerarse con cuidado. En el caso de presentaciones como la de los Proyectos de Grado, lo usual es que la sesión de preguntas y respuestas se deje para el final. Sin embargo, su auditorio debe saberlo. Después del inicio de la disertación, debe agregar un comentario como "Al final de la presentación, responderé con mucho gusto las preguntas que ustedes quieran hacer". No olvide distribuir su tiempo para dejar un lapso que le permita al auditorio formular las interrogantes que considere convenientes. Para iniciar la sesión de preguntas, puede decir: "Qué preguntas o comentarios quieren hacer? (Evite decir ¿Hay alguna pregunta? O ¿Preguntas?, porque puede dar la sensación de que usted está esperando un NO como respuesta). Cuando las interrogantes surgen durante la exposición, a veces hace que la disertación se alargue demasiado. Los comentarios del auditorio producen interrupciones y distracciones que hacen perder el interés de la mayoría. Sin embargo, cuando la presentación es muy larga, dinamiza bastante y promueve la interacción del grupo. Si tal es su caso, considere solicitar comentarios cuando haya expuesto cada argumento clave, de forma que no se pierda el "hilo" de la exposición. En el caso de que surja un debate, es su deber como líder del grupo ponerle fin a la polémica, con una salida como "Agradezco su entusiasmo sobre el tema. Los dos han presentado argumentos válidos. Si continuamos con la presentación y vemos el resto del material, podemos resolver algunos de los puntos que ustedes han planteado".
PARA ADQUIRIR LA DESTREZA DEL PROFESIONAL:
Cada día es más valioso y reconocido dentro de una sociedad el presentador hábil y convincente. Las opciones para convertirse en uno de tales profesionales son muy variadas y pueden mencionarse algunas técnicas que permiten desarrollar tales habilidades:
Cursos de capacitación: Se ofrecen con mucha frecuencia en ciudades como Caracas, Maracaibo y Valencia. La información aparece en los periódicos nacionales. Busque personas calificadas en presentaciones (no en oratoria).
Grabaciones: Utilizando un grabador de video, haga una presentación y vea la grabación para detectar aquello que puede mejorar (movimientos involuntarios, semblante, tono de voz o palabras que se repiten con frecuencia, como "este…", "esto…", "bien", "¿si?" etc.)
Actuación: Aunque le parezca descabellado, una excelente opción es realizar un curso de actuación o de teatro para aficionados o cualquier otro tipo de experiencia escénica que le sea útil para superar el miedo escénico.
Personajes modelo: Es muy útil observar a buenos presentadores (en la televisión o mejor en "vivo" en conferencias, seminarios, reuniones científicas, cursos, talleres, etc.), y no tema "copiar" lo que hacen. Recuerde que "viendo también se aprende".
Hacer presentaciones: La mejor forma de aprender es aprendiendo. Cuantas más presentaciones haga usted, al adquirir más experiencia, tanto más fácil será realizar la siguiente.
"TIPS" FINALES PARA LA PRESENTACION:
Prepare un borrador de su presentación con suficiente anticipación.
No tiene que presentar todo el material que aparece en su tesis. Discuta con su asesor y exponga lo realmente relevante.
Practique la exposición varias veces delante de conocidos y permita que le critiquen.
Invite a varios amigos al día de la defensa pública de su tesis.
Evite presentaciones muy cortas o demasiado largas.
Prepare un grupo de diapositivas adicionales que le ayuden a responder algunas de las interrogantes que puedan surgir durante la presentación.
Incluya una frase introductoria que despierte el interés del auditorio sobre su presentación y otra de cierre que les deje un mensaje pertinente al tema que acaba de exponer.
No presente diapositivas muy llenas de texto y evite leer "descaradamente" lo que está proyectando.
Incluya una lámina de contenido de la presentación, donde aparezcan claramente los puntos que va a tratar. Esto evitará "sorpresas" para su auditorio, que no sabe en qué momento va a concluir la exposición y la pérdida de tiempo (recuerde que un buen método para perder tiempo en una reunión es no saber lo que se va a tratar).
En el caso de las Tablas, tampoco muestre aquellas que tienen demasiada información (muy llenas), porque son difíciles de asimilar. Igual ocurre con las gráficas. Asegúrese además que utiliza colores que se pueden distinguir fácilmente en las figuras y los caracteres de las tablas.
Supere su nerviosismo aplicando técnicas de relajación. Si conoce a algunas personas dentro del auditorio, busque su cara para que le inspiren confianza.
Si usted es muy tímido y tranquilo, busque a un amigo que vea con anterioridad su presentación y le ayude a encontrar expresiones de entusiasmo apropiadas. Concéntrese en expresar sentimientos de satisfacción, no en sus temores y considere que la presentación es similar a una conversación normal.
Cada vez se hace más necesario en nuestra carrera dominar las destrezas de un presentador. Un ingeniero no solamente se dirige a sus superiores de manera verbal. Con frecuencia debe presentarles informes escritos y realizar presentaciones orales. El documento que acaba de leer persigue el propósito de ayudarlo a "fluidizar" su comunicación. Si he logrado involucrarlo en mi mensaje, y aplica los "secretos" aquí expuestos, seguramente podrá convertirse en una persona exitosa en tal aspecto (donde hay pocos "competidores"). Esa será una buena recompensa para mí. Así pues, adelante y muchos éxitos.
1. Landeau, R.:"Trabajo de Grado. Informe Final". Universidad Metropolitana. Caracas. 1996.
2. Eco, U.:"Cómo se hace una Tesis". Gedisa. Buenos Aires. 1982.
3. Visión Tecnológica: "Información para los Autores". INTEVEP. Los Teques. 1995.
4. Laboratorio FIRP:"Normas de Presentación de Tesis de Grado". Universidad de Los Andes.
5. Revista Técnica de Ingeniería:"Normas de Publicación". Universidad del Zulia. Maracaibo.
6. Acta Científica Venezolana:"Instrucciones a los Autores". AsoVAC. Caracas.
7. Industrial & Engineering Chemistry Product Research and Development:"Guide for Authors". American Chemical Society. Washington, D. C. U.S.A.
8. Arredondo, L.:"Cómo hacer Presentaciones Profesionales". Mc Graw Hill. México. 1993.
Enviado por:
Ing.+Lic. Yunior Andrés Castillo S.
"NO A LA CULTURA DEL SECRETO, SI A LA LIBERTAD DE INFORMACION"®
Santiago de los Caballeros,
República Dominicana,
2015.
"DIOS, JUAN PABLO DUARTE Y JUAN BOSCH – POR SIEMPRE"®
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