Valoración integral del funcionamiento económico de la Unidad Básica de Servicios. Cuba (página 2)

Esta etapa hace uso sistemático de la información disponible para determinar la magnitud de las consecuencias de eventos y sus probabilidades para establecer el nivel de riesgo. El riesgo estimado se compara contra criterios de riesgo dados para fundamentar la decisión de si tolerar o controlar un riesgo.

Acciones principales:

• Valorar el nivel de las consecuencias de cada riesgo dentro de su grupo (riesgos evitables y no evitables), atendiendo el grado de afectación que provoca su impacto en la economía el servicio o la imagen de la organización.

Esta valoración es relativa y debe hacerse comparando las consecuencias de los riesgos del grupo, de modo que la mayor puntuación (15 puntos) corresponda al riesgo que más afectaciones puede provocar y recíprocamente (1 punto) al que menores consecuencias tuviera.

Valoración de consecuencias de los riesgos.

Valoración de las probabilidades de los riesgos

• Calcular el valor y nivel de cada riesgo.

• a. El Valor del Riesgo puede calcularse multiplicando los valores de consecuencia y probabilidad según la fórmula:

VR = C x P

Donde: VR es el Valor del Riesgo (1-225)

C es el valor de la Consecuencia (1-15)

P es el valor de la Probabilidad (1-15)

A continuación se muestran los riesgos a los que se expone la entidad, evaluando la frecuencia y severidad de estos, así como el valor del riesgo.

Tratamiento de los riesgos.

Objetivo: estructurar criterios orientadores en la toma de decisiones, respecto al tratamiento de los riesgos y sus efectos sobre la estabilidad económico-financiera de la empresa.

Se deben tener en cuenta alguna de las siguientes opciones, las cuales pueden considerarse cada una de ellas independientemente, interrelacionadas o en conjunto.

– Evitar el riesgo, tomar las medidas encaminadas a prevenir su materialización. Es siempre la primera alternativa a considerar, se logra cuando al interior de los procesos se generan cambios sustanciales por mejoramiento, rediseño o eliminación, resultado de unos adecuados controles y acciones emprendidas.

– Reducir el riesgo, implica tomar medidas encaminadas a disminuir tanto la probabilidad (medidas de prevención), como el impacto (medidas de protección). La reducción del riesgo es probablemente el método más sencillo y económico para superar las debilidades antes de aplicar medidas más costosas y difíciles.

– Compartir o Transferir el riesgo, reduce su efecto a través del traspaso de las pérdidas a otras organizaciones, como en el caso de los contratos de seguros o a través de otros medios que permiten distribuir una porción del riesgo con otra entidad, como en los contratos a riesgo compartido.

– Asumir un riesgo, luego de que el riesgo ha sido reducido o transferido puede quedar un riesgo residual que se mantiene, en este caso el gerente del proceso simplemente acepta la pérdida residual probable y elabora planes de contingencia para su manejo.

Comprobación del Costo en la Unidad Básica de Servicios:

Definición de presupuesto.

Polimeni. Es la expresión cuantitativa de un plan de acción y un auxiliar para la coordinación y la ejecución.

Horngren. Es un plan de acción cuantitativo y un auxiliar de la coordinación y el control. Son estados financieros anticipados, constituyen objetivos que abarcan todas las fases de las operaciones.

Igualmente, se destacará la importancia de los presupuestos:

Importancia de los presupuestos.

• Obligan a la administración a formarse un concepto preciso de la situación y a hacer evaluaciones cuidadosas respecto a las prácticas operativas de la empresa.

• Impulsar a la administración a prestar atención a las metas a largo plazo y constituyen una base para la toma de decisiones respecto a las metas a corto plazo.

• Fomentan un espíritu de cooperación entre el personal de la dirección

• Establecen ciertos estándares que pueden usarse en la evaluación de los resultados de las operaciones.

El presupuesto es un instrumento de planeación que estimula la coordinación y el control.

Planeación financiera: es un conjunto de técnicas que reúne una serie de métodos, instrumentos y objetivos con el fin de establecer en una empresa pronósticos y metas económicas y financieras tomando en cuenta los medios que se tienen y los que se requieren para lograrlo.

Se hará referencia a las fases de la planeación, finalidades, objetivos y períodos presupuestarios:

Fases de la planeación. En forma resumida se puede decir que la planeación es un procedimiento que se da en tres fases:

• Planear lo que se quiere hacer. (Determinar los objetivos. Precisar los cursos de acción que han de tomarse seleccionando y evaluando la mejor opción.)

• Llevar a cabo lo que planeas. (Ocurre en el proceso productivo. Deben intervenir tres aspectos fundamentales para que el proceso se lleve con éxito: Organización-Ejecución-Dirección.).

• Verificar la eficiencia con que se trabajó. Se requiere el control de las actuaciones, se compara con la primera fase para saber hasta donde se cumplió lo planeado.

Período presupuestario.

La selección de los períodos presupuestales depende principalmente de los objetivos, usos y confiabilidad de los datos del presupuesto, puede abarcar desde un año hasta 10 o más.

La planificación para el período fiscal de contabilidad usualmente cubre un período de un año y se refiere al presupuesto maestro; indica la coordinación entre las ventas y la producción, usualmente se divide por trimestres y estos por meses.

Se acostumbra también a utilizar los presupuestos continuos en los que se va agregando un mes futuro y se elimina el mes que acaba de transcurrir.

Se pondrá el énfasis fundamental en el concepto de presupuesto maestro y en los diferentes presupuestos que conforman el presupuesto de operaciones:

Presupuesto Maestro.

La preparación paso a paso de los diferentes componentes del presupuesto maestro obliga a una cuidadosa consideración por parte de la gerencia y a muchas decisiones claves relacionadas con la fijación de los precios, líneas de productos, programación de la producción, gastos de capital, investigación y desarrollo, etc. El plan inicial de un presupuesto y su revisión crítica originan muchas interrogantes y decisiones de la gerencia que conducen a la elaboración de los planes adicionales antes de la aprobación final.

• Presupuesto maestro. Estructura y contenido.

El presupuesto maestro es un conjunto de presupuestos que pueden ser agrupados de la forma siguiente:

El presupuesto maestro comienza con el pronóstico de ventas y termina con el Estado de ingresos presupuestados, el presupuesto de caja y el Balance General presupuestado.

Tipos de presupuestos maestros.

Sistema convencional de presupuesto maestro: es un presupuesto incremental, se basa en alto en el presupuesto maestro del año anterior. Es un presupuesto maestro convencional el énfasis se da en el costo de partidas específicas así como la administración de presupuesto, el costo de la operación de los centros individuales de responsabilidad.

Presupuesto base cero (PBC): comienza con un listado de las diferentes actividades o programas denominados "paquetes de decisión" de un centro de responsabilidad. Cada paquete es asignado y clasificado según su grado de importancia para el director del centro de responsabilidad, tiene que estimar el costo total como si fuera la primera vez.

Sistema de planeación y presupuesto por programas (SPPP): enfoca la atención sobre los resultados (programas y actividades) de la organización. La fuerza de este sistema está en la asignación de los recursos escasos de la organización (dinero) a aquellas actividades o programas que permitan la mejor tasa de retorno.

• Enfoque de alta gerencia: los funcionarios principales, tales como los altos ejecutivos de ventas, producción, finanzas y administración pronostican las ventas basados en su experiencia y en el conocimiento de la compañía y de la industria.

• Enfoque de la base: el pronóstico empieza desde abajo con base en los pronósticos elaborados por el personal de ventas.

Presupuesto de operaciones: Está constituido por los siguientes presupuestos independientes:

• Presupuesto de ventas.

• Presupuesto de producción.

• Presupuesto de compra de material directo.

• Presupuesto de consumo de material directo.

• Presupuesto de mano de obra directa.

• Presupuesto de gastos indirectos de fabricación.

• Presupuesto de inventarios finales.

• Presupuesto de mercancía vendida.

• Presupuesto de ventas y administración.

• Estado de resultado presupuestado.

Presupuesto de ventas:

La base sobre la cual descansan el presupuesto de ventas y todas las demás partes del presupuesto maestro, es el pronóstico de ventas. Si este pronóstico ha sido preparado cuidadosamente y con exactitud, los pasos siguientes en el proceso presupuestal son confiables. El pronóstico de ventas proporciona los datos para desarrollar los presupuestos de producción, presupuestos de compras y los presupuestos de gastos de ventas y administración. Si el pronóstico de ventas está equivocado, los presupuestos que dependen de él no pueden ser confiables.

Información necesaria para la preparación de este presupuesto:

1. Presupuesto de ventas en unidades.

2. Precio de venta por unidad.

Fórmula.

Presupuesto de ventas = Ventas en unidades * Precio de venta por unidad

A continuación se desarrolla el presupuesto de Ventas para la Unidad Básica de Servicios, tomando uno de los productos que produce y vende la misma.

Producto:

Sábanas: precio unitario de $25.0

Presupuesto de Ventas para el primer trimestre del año 2013

Unidad Básica de Servicios

La entidad no realiza presupuesto de ventas, lo recibe de la Empresa Provincial, por lo que se le recomienda llevarlo a cabo, teniendo en cuenta el presupuesto aquí presentado, el cual se basa en las condiciones económicas generales, las ventas en el año anterior, condiciones del inventario general y las condiciones competitivas de la misma.

• Presupuesto de Producción.

Las cantidades del presupuesto de producción deben estar entrelazadas con las del presupuesto de ventas y los niveles deseados de inventario. Especialmente, el presupuesto de producción es el presupuesto de ventas ajustado por los cambios de inventario.

Antes de adelantar trabajos en el presupuesto de producción, en la entidad se determina si puede producir las cantidades establecidas en el presupuesto de ventas. La producción es planeada a un nivel eficiente, de modo que no haya grandes fluctuaciones en la nómina de empleados.

En la unidad básica se ha previsto que para las siguientes fechas los inventarios iniciales y finales de artículos terminados sean:

Enero 1, 2010

Enero 31, 2540

Febrero 28, 1020

Marzo 31, 1530

Presupuesto de Producción Unidad Básica de Servicios

Primer trimestre del 2013

Unidad de medida (UNO)

Este presupuesto está determinado por los niveles de ventas e inventarios. Pienso que en la entidad la producción debe planificarse sin que existan grandes fluctuaciones entre un mes y otro a fin de establecer el número de trabajadores necesarios, los inventarios también deben ser bien calculados, es decir, no deben ser muy altos o muy bajos.

Estándares de cantidad y precio, presupuesto de materias primas y materiales directos en centros de costo de la Unidad Básica.

Es evidente que los costos pueden acumularse durante el proceso de producción mediante métodos usualmente establecidos, siendo conocidos como reales e históricos; pero éstos generalmente no pueden ser objeto de modificaciones porque ya ocurrieron, son un hecho consumado. Sin embargo, los costos pueden calcularse también, anticipadamente al proceso de producción, antes de obtenerse la primera unidad del producto terminado y éstos, comúnmente denominados predeterminados, si pueden ser objeto de decisiones, de modificaciones, de cambios y en esto radica su principal importancia.

El costo predeterminado puede constituir una herramienta muy útil en el proceso de dirección de la entidad y en el control de los costos de la producción.

Establecimiento de los estándares.

El establecimiento de los estándares es una parte importante del sistema de costos. Los estándares se establecen para:

• Material Directo

• Mano de Obra Directa

• Gasto Indirectos de Producción

Para el establecimiento de los estándares de materiales y de mano de obra, ambos directos, hay que tener en cuenta los siguientes aspectos relevantes:

• 1. Los estándares físicos, también denominados de eficiencia, se refieren a las cantidades físicas requeridas, indican las cantidades de material directo y las horas de mano de obra directa que debieran utilizarse de acuerdo al volumen de producción obtenido.

• 2. Los estándares de precios reflejan los precios unitarios a los cuales se espera adquirir el material directo, así como las tasas salariales (mano de obra directa) predeterminadas para un período.

• Estándar de material directo

Los costos del material directo se establecen al estándar y en ellos influyen los factores siguientes:

• Los estándares de precio

• Los estándares de eficiencia

Estándares de precio.

Es el precio unitario al cual se espera comprar el material directo: $3.00 por kg.

Los precios se establecen relacionados con una determinada calidad de la materia prima. Cuando se usa más de un material directo en un proceso de producción, es necesario calcular los estándares de precio para cada uno de ellos y si los precios fluctúan pueden establecerse promedios.

Estándares de eficiencia.

Los estándares de eficiencia de material directo se refieren a la cantidad preestablecida a cada uno de ellos, que se requieren para producir una unidad de producción determinada. Ejemplo: 5 kgs por unidad.

Las cantidades preestablecidas en los estándares son responsabilidad de departamentos especializados de ingeniería, producción, etc.

El resultado de multiplicar los dos factores señalados anteriormente constituye el estándar de material directo.

Si multiplicamos el estándar de materiales por el total de unidades producidas obtenemos el presupuesto estándar de materiales.

Los estándares por si solos no expresan nada si no los comparamos con el consumo real.

La diferencia entre el estándar y el real se denomina variación o desviación; esta puede ser favorable o desfavorable.

Las variaciones del costo real con relación al estándar son investigadas una vez calculadas, lo que tiene como objetivo descubrir mejores formas de planificar o administrar los recursos.

Estándares de precio, eficiencia y material directo de algunos de los productos que se producen en la Unidad Básica de Servicios.

En la entidad no se encuentran bien definidos los estándares de eficiencia, pues no se han estudiado correctamente los aspectos señalados anteriormente.

Estándares en el centro de costo Atelier La Moda

Toallas:

Estándares de precio: $ 20.0 por unidad

Estándares de eficiencia: 2 metros por unidad

Presupuesto estándar de materiales: $40.0 por unidad

Sábanas

Estándares de precio: $ 25.0 por unidad

Estándares de eficiencia: 1 metros por unidad

Presupuesto estándar de materiales: $25.0 por unidad

Batas de bebé

Estándares de precio: $ 35.0 por unidad

Estándares de eficiencia: 1 metros por unidad

Presupuesto estándar de materiales: $35.0 por unidad

Batas de casa

Estándares de precio: $ 40.0 por unidad

Estándares de eficiencia: 2 metros por unidad

Presupuesto estándar de materiales: $80.0 por unidad

• Presupuesto de Compra de Materiales.

Este es uno de los primeros presupuestos de costos que debe prepararse, ya que las cantidades por comprar y los planes de entrega deben esclarecerse rápidamente para que los materiales estén disponibles cuando se necesiten. Por lo general se dispone de una hoja de especificación o fórmula para cada producto que muestra el tipo y la cantidad de material directo, por unidad de producción.

El presupuesto de compra de materiales debe hacerse rápidamente a fin de no afectar la producción por falta de materia prima. Para hacerlo es necesario conocer cuantas unidades se van a producir, cuanta materia prima requiere una unidad y cual es el costo por unidad de la materia prima. Con la información requerida el departamento de compras prepara los planes correspondientes.

La hoja de costos estándar de la entidad indica que para cada unidad de producto terminado se requiere una unidad de materiales directos. El precio contratado para las materias primas es $ 8.0 por unidad hasta marzo, fecha en que subiría a $ 8.50. El inventario final deseado es del 25% de las necesidades de los meses siguientes. Para abril las unidades presupuestadas de producción son 1200. El inventario inicial para enero es del 25 % del presupuesto de producción de ese mes.

Presupuesto de compras de Material Directo

Unidad Básica de Servicios

Primer trimestre del 2013

Estándares de eficiencia y precio de la mano de obra directa, presupuesto de mano de obra directa.

• Estándar de mano de obra directa.

Para el establecimiento de los estándares de mano de obra directa al igual que en los materiales directos, hay que tener en cuenta que se dividen en:

• Estándar de precio (tasa de mano de obra).

• Estándar de eficiencia (cantidad de horas de mano de obra directa).

Estándar de precio de mano de obra directa.

Los estándares de precio (tasa) son tasas predeterminadas para un período; es el pago que generalmente un individuo recibe por cada hora de trabajo desarrollado en una actividad determinada. La tasa generalmente se basa en el tipo de trabajo que se realiza y en la experiencia que la persona ha tenido sobre él.

Para las sábanas el estándar de mano de obra directa es $ 5.00 por unidad terminada.

Estándar de eficiencia de mano de obra directa.

Los estándares de eficiencia de la mano de obra se predeterminan por la cantidad de horas de mano de obra que se utilizarían en la producción de una unidad terminada.

Los estudios de tiempo y movimiento son muy útiles en el desarrollo de estándares de eficiencia de la mano de obra.

Para las sábanas el estándar de mano de obra directa es 1 hora basándose en los estudios de tiempo y movimiento en la confección de una unidad.

• Presupuesto de mano de obra directa.

Estos presupuestos los fijan los ingenieros o el personal especializado de acuerdo a sus estudios de tiempo y otras consideraciones. El trabajo se realiza en coordinación con el jefe de producción.

La mano de obra indirecta se incluye en el presupuesto de gastos indirectos de producción. El departamento de personal se ocupa de la contratación, de acuerdo a las categorías de trabajadores y al número que de ellos se requiere para garantizar la producción planificada.

A continuación se realiza el presupuesto de mano de obra directa para el producto sábana, basándose en los datos reales que aquí se muestran.

Se requiere 1 hora de mano de obra directa para terminar una unidad.

La tasa estándar por hora es de $5.0 para enero, se espera que suba a $ 5.50 para febrero.

Unidad Básica de Servicios

Presupuesto de Mano de Obra Directa

Primer trimestre del 2013

Centro de costo Atelier La Moda

Producto Sábana

La entidad no realiza presupuesto de mano de obra directa, por lo que pienso que es necesario que lo lleven a cabo teniendo en cuenta lo descrito anteriormente.

Nivel de actividad, presupuesto de costos indirectos de producción

Niveles de capacidad de producción.

Para calcular los costos indirectos de fabricación de un período, se requiere de tasas de aplicación y para obtener estas tasas es importante determinar o estimar el nivel de capacidad de producción que se ha de utilizar. El nivel estimado de producción no puede exceder, en el corto plazo, la capacidad productiva de la empresa; esta depende de muchos factores:

• Tamaño físico y condiciones del edificio y el equipo.

• Disponibilidades de recursos como fuerza laboral entrenada.

• Diversidad de la materia prima.

En la empresa se pueden establecer los siguientes niveles de capacidad de producción:

• Capacidad teórica.

• Capacidad práctica o real.

• Capacidad normal o de largo plazo.

• Capacidad esperada o de corto plazo.

• Capacidad ociosa y en exceso.

• Capacidad teórica.

Es el nivel máximo, lo más que la fábrica puede producir. Este nivel de capacidad no considera interrupciones de la producción por reparaciones, mantenimiento, días feriados, descanso, etc.

• Capacidad práctica o real.

Es la máxima producción alcanzable, considerando interrupciones previsibles o inevitables.

• Capacidad normal o de largo plazo.

Se basa en al capacidad productiva práctica y tiene en cuenta la demanda de los clientes en el largo plazo. Debe ser igual o menor a la capacidad práctica.

• Capacidad esperada o de corto plazo.

Se basa en la producción estimada del período que se planifica. En el largo plazo debe ser igual a la capacidad normal.

• Capacidad ociosa y en exceso.

Es la capacidad productiva no utilizada.

Estándares de Costos Indirectos de Fabricación.

En la entidad generalmente los estándares de Costos indirectos de fabricación se establecen mediante tasas de aplicación las cuales se calculan dividiendo los costos indirectos de fabricación presupuestados entre el nivel de producción estimado (usualmente la capacidad normal) expresada en horas de MOD, horas máquinas, costos de MOD, etc.

A partir de los presupuestos de gastos indirectos preparados para ciertos niveles de actividad, se calculan las tasas de aplicación ó estándares de materiales y de mano de obra completan la ficha de costo estándar.

Por ejemplo, se ha preparado un presupuesto de gasto indirecto para el nivel de actividad de 5000 HR de MOD, este presupuesto muestra los siguientes resultados:

Unidad Básica de Servicios

Presupuesto de Gastos Indirectos de Fabricación.

Año 2013

Nivel de Actividad: 5000 horas de mano de obra directa.

En el presupuesto, el importe de la variable se calcula multiplicando la tasa de aplicación en horas por el nivel de actividad expresado en horas.

De disponerse solamente de los importes y los niveles de actividad, las tasas de aplicación se calculan de siguiente forma:

Tasa de aplicación de costos indirectos variables $7 500/5000 hr = $1,50 x HR de MOD

Tasa de aplicación de costos indirectos fijos $35 00/ 5 000hr = $0.70 x HR de MOD

Por lo que considero que no se encuentran dificultades en la entidad en cuanto al establecimiento del presupuesto de gastos indirectos.

Fichas de costo de algunos de los productos o servicios que se obtienen en la Unidad.

Unidad Básica de Servicios

Producto: Sábanas

Ficha de Costo.

Unidad Básica de Servicios

Producto: Toallas

Ficha de Costo.

Unidad Básica de Servicios

Producto: Batas de bebé

Ficha de Costo.

Unidad Básica de Servicios

Producto: Batas de casa

Ficha de Costo.

Las fichas de costo se elaboran teniendo en cuenta los estándares de materiales directos, de mano de obra directa y los costos indirectos tanto fijos como variables. Estas fichas de costo, no se elaboran en la propia entidad, sino que se reciben de la Empresa Provincial, por lo que se le recomienda su confección en la propia entidad.

Presupuestos de gastos de distribución y ventas, de administración y otros gastos

Presupuestos de gastos de administración:

Está formado por diferentes clases de costo que pueden ser variables o fijos. Este presupuesto se prepara partir de una fórmula presupuestal.

Los gastos de administración generalmente son fijos. Los gastos en esta categoría deben ser clasificados de tal forma que los individuos responsables de su incurrencia y control pueden ser responsabilizados. En algunos casos un porcentaje de algunos de estos gastos puede ser asignado a operaciones tales como compra e investigación.

La entidad no realiza presupuesto de gastos de administración, por lo que a continuación se muestra una proyección, basándose en los saldos de algunas de las cuentas presentadas en el balance del 31 de diciembre del 2012.

Presupuestos de gastos de administración

Unidad Básica de Servicios

Último trimestre del 2012

Presupuesto gastos de administración

Es necesario que la entidad realice Presupuesto de gastos de administración para poder responsabilizar a los individuos que incurren en estos gastos.

Presupuesto de gastos de ventas

Los gastos de venta están formados por diferentes partidas, algunas de las cuales son fijas y otras variables. Los principales gastos fijos son salarios y depreciación; los principales gastos fijos son comisiones, viajes, y están basadas en las cifras de ventas y varían por tanto directamente con ellas

La información necesaria para la ejecución del presupuesto son:

• Ventas

• Gastos fijos

• Gastos variables

La unidad básica no realiza Presupuesto de gastos de ventas, pero teniendo en cuenta el presupuesto de ventas realizado en el primer aspecto explicado, a continuación se lleva a cabo el presupuesto de gastos de ventas.

Presupuesto de gastos de ventas

Unidad Básica de Servicios

Enero 2013

Presupuesto de Ventas, enero 2013

$ 73 875.0

Presupuesto de ventas

Unidad Básica de Servicios

Febrero 2013

Presupuesto Ventas, febrero 2013

$ 78 125.0

Presupuesto de gastos de ventas

Unidad Básica de Servicios

Marzo 2013

Presupuesto de Ventas, Marzo 2013

$ 83 000.0

Se le recomienda a la entidad que ejecute el presupuesto de ventas, para que se planifique correctamente y obtenga los mejores resultados.

La entidad no lleva a cabo ningún procedimiento para calcular la utilidad o la pérdida proporcionada por cada uno de los productos o servicios.

Evidencia de la Auditoría

El auditor deberá obtener evidencia suficientemente apropiada de auditoría para poder extraer conclusiones razonables sobre las cuales basar la opinión de auditoría.

La evidencia se obtiene de una mezcla apropiada de pruebas de control y procedimientos sustantivos. En algunas circunstancias, la evidencia puede ser obtenida completamente mediante procedimientos sustantivos.

Evidencia de auditoría significa la información obtenida por el auditor durante la ejecución de su trabajo, para documentar las revelaciones, apoyar sus opiniones y llegar a las conclusiones sobre las que se basa su opinión. La evidencia de auditoría comprenderá documentos fuentes y registros contables subyacentes a los estados financieros e información corroborativa de otras fuentes.

Las pruebas de control para la obtención de evidencia de auditoría significan la adecuación del diseño y operación efectiva de los sistemas de contabilidad y de control interno.

Los procedimientos sustantivos son pruebas realizadas para obtener evidencia de auditoría, con el objetivo de detectar representaciones erróneas de importancia relativa en los estados financieros.

Las evidencias de auditoría deben ser suficientes, relevantes y competentes.

Suficiente: cuando existe bastante evidencia positiva y convincente que respalde las revelaciones, conclusiones o algunas recomendaciones del auditor.

Relevante: cuando es lo suficientemente convincente para probar, o no, que un aspecto es relevante si posee una relación lógica y sensible con el aspecto que trata.

Competente: cuando la evidencia es válida y confiable, por lo que el auditor debe considerar cuidadosamente si existen razones para dudar de su validez e integridad.

Los tipos de evidencia pueden ser : física, documental, testimonial y analítica.

La evidencia física: se obtiene por inspección u observación de las actividades de las personas, la propiedad, los sucesos. Esta evidencia puede estar documentada resumiendo los aspectos inspeccionados u observados, tales como: fotografías, gráficos, mapas, muestras reales.

La evidencia documental: consiste en informaciones mediante cartas, contratos, registros contables, facturas y otras informaciones escritas.

La evidencia testimonial: se obtiene a través de declaraciones en respuesta a encuestas o a entrevistas. Las declaraciones importantes para la auditoría deben ser corroboradas, cuando sea posible, con evidencia adicional. La evidencia testimonial debe ser evaluada para tener la certeza de que el testimonio no está influenciado, o solo ofrece un conocimiento parcial acerca del problema.

La evidencia analítica: incluye cómputo, comparaciones, razonamiento y separación de la información en sus componentes.

Procedimientos para obtener evidencia de auditoría:

El auditor obtiene evidencia de auditoría por uno o más de los siguientes procedimientos: inspección, observación, investigación y confirmación, procedimientos de cómputo y analíticos. La oportunidad de dichos procedimientos dependerá, en parte, de los períodos de tiempo durante los que la evidencia de auditoría buscada esté disponible.

Inspección: consiste en examinar registros, documentos o activos. La inspección de registros y documentos proporciona evidencia de auditoría de grados variables de confiabilidad dependiendo de su naturaleza y fuente, y de la efectividad de los controles internos sobre su procesamiento.

Observación: consiste en mirar un proceso o procedimiento que está siendo desempeñado por otro; por ejemplo, la observación del conteo de inventarios por el personal de la entidad o desarrollo de procedimientos de control que no dejan rastros de auditoría.

Investigación y confirmación: consiste en buscar información de personas enteradas dentro o fuera de la entidad. Las investigaciones pueden ser formales (por escrito dirigidas a terceras partes) u orales informales.

Cómputo: consiste en verificar la exactitud aritmética de documentos fuente y registros contables, o en desarrollar cálculos independientes.

Procedimientos analíticos: consiste en el análisis de índices y tendencias significativas incluyendo la investigación resultante de fluctuaciones y relaciones que son inconsistentes con otra información relevante, o que se desvían de los montos pronosticados.

Informes de auditoría:

La información es un requisito básico para operar las empresas. Las decisionesinteligentes no se pueden hacer sino sobre la base de una exacta información.

Debido a la complejidad del campo económico, un ejecutivo no puede, por sí mismo, recoger toda la información que necesita, tiene por tanto que depender de los informes de otros. La información presentada oralmente no basta, frecuentemente se necesita presentarla por escrito para ahorrar tiempo y dejar constancia.

Los fines de los informes son los siguientes:

• Presentar exacta y adecuadamente los resultados de las investigaciones a aquellos inmediatamente interesados y poner al corriente a la administración con el desarrollo de la empresa.

• Presenta concisa, clara, exacta convincentemente los resultados de una investigación que conduzca a recomendar una acción determinada.

• Recoger resultados de investigaciones y experimentos para futuras referencias, y de este modo, evitar la innecesaria duplicación del trabajo.

• Proporcionar la historia de cualquier desarrollo o investigación.

Los informes permiten dejar constancia de un trabajo en una forma comparativamente permanente y disponible con facilidad.

Expresan los resultados en forma útil para la sociedad y para la conservación de recursos que ayudan a la eficiencia de procedimientos y métodos en la producción y para mantener o elevar los niveles de vida.

Al prepara un informe deben tenerse en cuenta algunos aspectos que posibiliten la suficiente preparación:

• a) Si usted puede redactar informes exactos, convincentes y comprensibles, constituirá un valor para la empresa en la que usted trabaja.

• b) Un informe es la exposición por escrito de resultados, de eventos, cualidades, condiciones, progreso, e interpretación de registros.

La confección de informes incluye una bien definida habilidad de todas las técnicas de redacción, la explotación de nuevos medios para transmitir la información, situando los puntos importantes primero, el uso de sumarios, mayor énfasis en la atractiva presentación física del informe, adaptación al lector.

Debe evitarse el uso de terminología contable tanto como sea posible, a menos que quien lea los informes conozca sobre la materia. Los gráficos y diagramas se usarán cuando sea posible para sustituir o complementar lo narrativo.

Teniendo en cuenta lo descrito anteriormente a continuación se realiza un informe de auditoría, presentando una opinión con salvedades a la Unidad Básica de Servicios La Palma.

Informe de los auditores

Al Consejo de Dirección

Unidad Básica de Servicios La Palma

Hemos examinado el Balance General de la Unidad Básica de Servicios al 31 de diciembre del 2011 y los estados relacionados de Resultado y de cambios en la Posición Financiera por el año terminado en esa fecha. Los estados financieros constituyen una responsabilidad de la administración de la entidad. Nuestra responsabilidad es la de expresar una opinión acerca de esos estados financieros basada en nuestra auditoría.

Excepto por lo descrito en los párrafos siguientes, hemos realizado nuestra auditoría de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas. Esas normas requieren que planifiquemos y ejecutemos la auditoría para obtener una seguridad razonable acerca de si los estados financieros están libres de inexactitudes importantes. Una auditoría incluye el examen, sobre una base de pruebas, de la evidencia que respalda las cantidades y aseveraciones en los estados financieros. Una auditoría incluye también la evaluación de los principios de contabilidad empleados y los estimados significativos realizados por la administración, así como una evaluación de de la presentación general de los estados financieros. Consideramos que nuestra auditoría constituye una base razonable para la emisión de nuestra opinión.

No observamos el conteo de los inventarios físicos el 31 de diciembre del 2011, ya que la fecha es anterior al momento en que se comenzó la auditoría. Debido a la naturaleza de los registros de la entidad, no pudimos quedar satisfechos respecto de la cantidad del inventario por otros procedimientos de auditoría.

En nuestra opinión, excepto por los efectos de los ajustes a que diere lugar, si los hubiera, como podría haberse determinado si hubiéramos podido quedar satisfechos respecto a las cantidades del inventario físico, los estados financieros identificados en el primer párrafo de este informe, presentan razonablemente , respecto de todo lo significativo, la situación financiera, de la entidad, el 31 de diciembre del 2011, y el resultado de operaciones así como los cambios en la posición financiera, en el año terminado en esa fecha, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

La Palma, 12 de enero del 2012

Oficina Municipal de Estadísticas

______________

Firma del Auditor.

Diagrama gráfico de los procedimientos en el área de nóminas

En la Unidad Básica de Servicios se elaboran las nóminas de salario y vacaciones de la siguiente forma:

• Todos los meses el Departamento de Personal toma las ausencias de los trabajadores a partir del Libro de Firma.

• Los minutos de ausencias de los trabajadores se entran en el sistema y se calcula el salario a pagar y las vacaciones que se acumulan.

• En este proceso se actualiza los ficheros Salarios y Vacaciones, los que se utilizan para el pago de la nómina.

A partir de este esquema, elaboramos el Diagrama de Flujo de Datos.

Conclusiones

Se llega a la conclusión de que la Unidad Básica de Servicios lleva a cabo de forma general un buen trabajo contable y financiero, contando con una organización económica bien estructurada, pero existen algunos factores en los que debe mejorar.

1-) Se debe continuar trabajando en la eliminación de la corrupción política administrativa, para que no exista en la entidad desviaciones de recursos materiales que impidan su normal desarrollo.

2-) El indicador coeficiente normal de liquidez no es muy aceptable, pues el campo en el que opera la entidad exige que la liquidez sea de 2.0 o menos para saldar sus deudas y tiene un valor de 2.3.

3-) El indicador plazo promedio de cuentas por cobrar puede aumentar su valor aplicando una política de créditos.

4-) La entidad no posee una buena rotación de cuentas por pagar, ya que salda sus deudas cada 150 días.

5-) La entidad no realiza presupuesto de ventas, lo recibe de la Empresa Provincial.

6-) Pienso que en la entidad la producción debe planificarse sin que existan grandes fluctuaciones entre un mes y otro a fin de establecer el número de trabajadores necesarios, los inventarios también deben ser bien calculados, es decir, no deben ser muy altos o muy bajos.

7-) La entidad no realiza presupuesto de mano de obra directa.

😎 Las fichas de costo, no se elaboran en la propia entidad, sino que se reciben de la Empresa Provincial, por lo que se le recomienda su confección en la propia entidad.

9-) La entidad no realiza presupuesto de gastos de administración.

10-) La entidad no realiza presupuesto de ventas.

11-) La entidad no lleva a cabo ningún procedimiento para calcular la utilidad o la pérdida proporcionada por cada uno de los productos o servicios.

Recomendaciones

1-) Recomendamos continuar trabajando en el perfeccionamiento de su estructura para mejorar el trabajo que se realiza en la esfera contable.

2-) Se recomienda mejorar su plazo promedio de cuentas por cobrar aplicando una política de créditos.

3-) La entidad no realiza presupuesto de ventas, lo recibe de la Empresa Provincial, por lo que se le recomienda llevarlo a cabo, teniendo en cuenta el presupuesto aquí presentado, el cual se basa en las condiciones económicas generales, las ventas en el año anterior, condiciones del inventario general y las condiciones competitivas de la misma.

4-) Se recomienda que la producción se planifique sin que existan grandes fluctuaciones entre un mes y otro a fin de establecer el número de trabajadores necesarios, los inventarios también deben ser bien calculados, es decir, no deben ser muy altos o muy bajos.

5-) Se recomienda realizar el presupuesto de mano de obra directa.

6-) Se recomienda la confección de las fichas de costo en la propia entidad.

7-) Es necesario que la entidad realice presupuesto de gastos de administración para poder responsabilizar a los individuos que incurren en estos gastos.

😎 Se le recomienda a la entidad que ejecute el presupuesto de ventas, para que se planifique correctamente y obtenga los mejores resultados.

9-) Se recomienda a la entidad que lleve a cabo diferentes procedimientos para calcular la utilidad o la pérdida proporcionada por cada uno de los productos o servicios.

Bibliografía

• Administración, Stoner (soporte digital)

• Colectivo de autores. Administración Financiera del Estado Cubano. (Soporte digital)

• Contabilidad de Costo. Conceptos y Aplicaciones para la Toma de Decisiones.

• Contabilidad de Costo. Tomo 1,2 y 3.

• Tesis de maestría: Metodología para la Gerencia de Riesgos en el CAI azucarero "30 de Noviembre" de Msc. Marta María Cruz Bravo, págs12 a la 33, de las páginas 47 a la 82.

• Auditoría de Gestión, conceptos y métodos. Raúl de Armas García

• Trabajo de Diploma:

Aplicación de la metodología para la administración de riesgos en la Agrupación de Intervención Técnica de ETECSA, de la autora Yulena Echevarría Rodríguez, págs 8-66.

Autor:

Anabel Tejeda González

Licenciada en Contabilidad y Finanzas

Enviado por:

Orquídea Hailyn Abreu González