Valoración integral del funcionamiento económico de la Unidad Básica de Servicios. Cuba

Resumen en Español

Este trabajo nos permite añadir mayores conocimientos a nuestra cultura personal pues vinculamos el contenido abordado en las diferentes asignaturas con el trabajo desde el punto de vista contable realizado por la Unidad Básica de Servicios. Se Investiga acerca del contexto histórico y político en que surge y se desarrolla la entidad, caracterizándola través de su sistema organizativo. Se observan además los objetivos, misión, visión, y organigrama de la unidad. Se evalúa si la entidad tiene la documentación necesaria para garantizar un buen ambiente de control. Se evalúan los riesgos, identificando principalmente los riesgos de pérdidas a los cuales se expone, clasificándolos, y analizando las causas y los efectos de su materialización. Se evalúa la frecuencia y severidad de los riesgos que afectan la situación económica financiera de la empresa y su jerarquización, proponiendo alternativas para el tratamiento de los riesgos de pérdidas evaluados, conjuntamente con los funcionarios de la empresa.

En la comprobación del costo se explican los conceptos que se incluyeron y los cálculos que se realizaron para definir el total de unidades que de cada producto ha de vender la empresa, o la magnitud de los servicios que se han de prestar, determinando las deficiencias y definiendo correctamente el presupuesto de ventas en valores. Se define correctamente el presupuesto de producción o servicios, en las unidades de medida que corresponda. Se definen correctamente los estándares de cantidad y precio y el presupuesto de materias primas y materiales directos que corresponde aplicar por centros de costo. Se determinan los hallazgos de auditoría presentes teniendo en cuenta: condición criterio, causa, efecto, recomendaciones, técnica de recolección de información y evidencia de la auditoría, se elabora además un informe de auditoría. Se diagraman literal y gráficamente los procedimientos en el área nóminas donde se detectó un problema informativo.

Summary

This work will add more knowledge"s to my personal culture, because I am going to link the classes with the work that the Basic Unit of Services makes, company in which I decided to go in, to know if it work is related with the studied subjects. In this work I make a research about the political an historical context in which the company surges and develop, making a characterization thru it organizative system. It makes an evaluation about the papers to guaranty a good environment control. It makes an evaluation about the risks that the company faces. It makes an evaluation about the frequency of the risks that affects the economical and financial situation of the company proposing different choices to treat these risks, working with the workers of the company.

In the cost comprobation it makes an explanation about the concepts included on the calculus made to define the total units of every products that the company sales, or the magnitude of the services that the company gives. It defines correctly the productions or services projections, in the measure units that correspond. It defines correctly the amount and price standards and the projections of materials that correspond apply in every cost centre. It will show the auditory founds taking in count critter, cause, effect, recommendations, recollection techniques and auditory evidence, it makes an auditory inform. It diagram literal and graphic procedures in the nominees area which it detects an informative problem.

Introducción

Inmersa en el desarrollo y perfeccionamiento de la revolución se encontraba Cuba cuando se produce el derrumbe del campo socialista y la desintegración de la URSS. Estos hechos se reflejaron dramáticamente en la sociedad cubana, puesto que la economía del país estaba integrada a esa comunidad. Tal integración estaba condicionada aun más por el férreo, cruel e ilegal bloqueo que Estados Unidos mantuvo y mantiene sobre Cuba desde los primeros años de la Revolución. Al producirse el derrumbe del socialismo en Europa y la desintegración de la URSS, en un período muy corto, Cuba disminuyó su capacidad de compra. En medio de este contexto histórico surge la Unidad Básica de Servicios.

La Unidad Básica de Servicios La Palma, es una empresa rentable, pues sus ingresos son mayores que sus gastos, con una ganancia anual por encima de los 150 000 pesos, sus trabajadores son beneficiados salarialmente con una estimulación, de acuerdo a los resultados finales de la producción. Actualmente brinda servicios de confección, arreglo y bordado en sastrerías y atelieres, en pesos cubanos y pesos convertibles. Comercializar de forma minorista ropa reciclada a través de la red de atelieres. Brinda servicios de alquiler de almacenes eventualmente disponibles. Brinda servicios de montaje de espectáculos, de desfiles y exposiciones de moda vinculados con los servicios de atelieres y belleza. Brinda servicios de reparación de equipos electrodomésticos tales como ollas arrocera, multipropósito, cocinas eléctricas, ventiladores, o sea equipos del Programa de Ahorro Energético en el cual está inmerso nuestro país.

Este trabajo recopila el contenido laboral de la entidad en la esfera de la actividad contable, aplicando técnicas de contabilidad en el registro y presentación de la información económica en las formas de organización empresarial, tomando como referencia la base jurídica e integrando los métodos estudiados en las diferentes asignaturas de la carrera hasta este momento, para que teniendo en cuenta este análisis conocer las condiciones de trabajo en que se desarrolla la unidad como parte integrante de la economía nacional y permitiendo adquirir conocimientos con un enfoque integrador.

Desarrollo

Caracterización de la entidad

El contexto histórico y político en que surge y se desarrolla la entidad.

El período de 1986-1993 transita como etapa de rectificación de errores y tendencias negativas en nuestro país que da paso al "Período Especial", la Reforma Económica y la "llamada economía dual" (doble circulación monetaria), luego del derrumbe del socialismo en los países de Europa Oriental y la desintegración de la URSS.

En octubre de 1990, nuestro comandante elaboró las directivas para enfrentar el Período Especial en tiempo de paz. Este era un concepto de la doctrina militar de "Guerra de Todo el Pueblo", referido a las medidas para encarar el bloqueo total, golpes aéreos y desgaste sistemático, así como una invasión militar directa.

En la estrategia trazada se pusieron en práctica una serie de medidas encaminadas a lograr la elevación de la eficiencia económica y la competitividad, el saneamiento financiero interno. Esa ley constituyó un paso más en el intento de rendir al pueblo cubano por hambre. Cuba disminuyó su capacidad de compra.

En medio de este contexto histórico y político surge y comienza a desarrollarse la Unidad Básica de Servicios La Palma, siendo esta una de las muchas creadas en la nación como alternativa para enfrentar el período especial al que se enfrentaba nuestro pueblo.

Objetivos, misión, visión de la Unidad Básica

El objeto de la Unidad Básica de Servicios Técnicos y Personales del Hogar es prestar servicios técnicos a equipos electrodomésticos, del hogar y todas sus modalidades a la población y las entidades estatales a través de la red de establecimientos autorizados, en pesos cubanos. Ofertar servicios de alquiler de equipos electrodomésticos a la población en pesos cubanos. Producir y comercializar en forma mayorista artículos, partes, piezas de repuesto y dispositivos relacionados con las actividades de los servicios técnicos y del hogar. Brindar servicios de atelieres a la población y confección de uniformes para las entidades gastronómicas y vestuarios de espectáculos, incluyendo el carnaval. Brindar servicios de cafetería y comedor obrero a los trabajadores a los trabajadores de la empresa en pesos cubanos. Brindar servicios de capacitación en las actividades de servicios personales y técnicos en pesos cubanos. Brindar servicios de confección, arreglo y bordado en sastrerías y atelieres, en pesos cubanos y pesos convertibles. Comercializar de forma minorista ropa reciclada a través de la red de atelieres. Brindar servicios de alquiler de almacenes eventualmente disponibles. Brindar servicios de montaje de espectáculos, de desfiles y exposiciones de moda vinculados con los servicios de atelieres y belleza.

La Unidad Básica de Servicios La Palma actualmente está estructurada o dividida en cuatro grupos de trabajo (Anexo1). Los cuales son el Grupo Económico integrado por el Jefe de departamento y dos contadores más. El grupo de Recursos Humanos integrado por el Jefe de departamento, un técnico de gestión y un Técnico de recursos Humanos. Otro grupo que forma parte de la misma es el Grupo de Servicios Personales y del Hogar, el cual está integrado por un Balancista, un distribuidor, un chofer, un cocinero integral y el encargado del almacén. Por último se encuentra el Grupo de Programa Energético conformado por el Jefe de departamento, un Técnico de Gestión economía, un Técnico en Ciencias informáticas y un chofer.

Estos grupos en conjunto con la dirección de la entidad son los encargados de controlar el trabajo que realizan las diferentes unidades que integran la Unidad Básica de Servicios las cuales son: Unidad de servicios integrales, Unidad de Calzado, Unidad de Peluquería y Barbería, Unidad de Atelier, Unidad Sanguily, Unidad Pueblo Nuevo, Unidad Pueblo Viejo, Unidad Las Cadenas, Unidad La Sierra, Unidad Multioficio, y por último la Unidad de Refrigeración Electrónica.

Estas unidades al finalizar cada mes informan y concilian con los grupos de trabajo anteriormente mencionados diferentes informaciones, como son la entrega y conciliación de inventarios de mercancías, se realiza la distribución del salario, se determina el informe estadístico, se revisan los traslados realizados de una unidad a otra, por citar algunos ejemplos, para de esta forma controlar y tener certeza que se están llevando a cabo correctamente todas las tareas asignadas a cada unidad, y que no existan desvíos de recursos, ni mala utilización de los mismos.

Por lo expuesto anteriormente se puede plantear que la entidad posee una correcta estructura organizacional, pues las actividades de la organización se encuentran divididas, organizadas y coordinadas.

Ambiente de Control

El ambiente o entorno de control constituye el andamiaje para el desarrollo de las acciones y refleja la actitud asumida por la alta dirección en relación con la importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades de la entidad y resultados, por lo que debe tener presente todas las disposiciones políticas, y regulaciones que se consideran necesarias para su implementación y desarrollo exitoso.

El ambiente de control fija el tono de la organización al influir en la conciencia del personal. Este puede considerarse como la base de los demás componentes de control interno.

El ambiente de control se basa en fundamentos claves tales como:

• La filosofía y el estilo de dirección

• La estructura, el plan de organización, los reglamentos y los manuales de procedimientos.

• La integridad, los valores éticos, la competencia profesional y el compromiso de todos los componentes de la organización, así como su adhesión a las políticas y objetivos trazados.

La dirección de la entidad posee un adecuado ambiente de control pues, existe una estructura organizativa efectiva, se aplican sanas políticas de administración y se cumplen las leyes y políticas, que son asimiladas de forma efectiva, pues el personal las tiene a la vista por escrito.

La máxima autoridad de la entidad procura suscitar, difundir y vigilar la observancia de valores éticos y el reglamento de los cuadros del estado y el gobierno.

Los dirigentes y trabajadores se caracterizan por poseer un nivel de competencia que les permite comprender la importancia del desarrollo, implantación y mantenimiento de controles internos.

En la entidad existe una atmósfera de confianza mutua, la conducción y tratamiento del personal de la entidad es justo y equitativo.

Riesgos en la entidad

El riesgo empresarial tiene su fundamento en el carácter probabilístico de la actividad empresarial, así como en la relativa incertidumbre situacional en que se desarrolla esta actividad. La labor en el marco de la economía de mercado se realiza en su mayoría con fines, determinados sobre la base de lo pronosticado y lo deseado cuya realización depende del juego de muchos factores internos e externos de la organización económica.

El riesgo empresarial podría definirse como un fenómeno subjetivo-objetivo del proceso de toma de decisión entre diferentes alternativas en situación de incertidumbre, con la probabilidad de ocasionar efectos negativos en los objetivos de la empresa, produciendo después de realizarse la acción decidida un resultado peor del previsto. De tal modo el riesgo se presenta como un fenómeno complejo, de carácter objetivo y a la vez subjetivo que incluye:

– la situación de incertidumbre como contexto y condición objetiva del riesgo; – el acto de tomar decisiones sobre la base de información incompleta; – la vivencia de vacilación motivada por la probabilidad de pérdidas o fracasos como resultado de la realización de la alternativa privilegiada.

TIPOS DE RIESGOS.

• Vinculados a la teoría y practica del seguro, teniendo en cuenta el efecto o carácter de las consecuencias.

• Riesgos puros– aquellos que al materializarse siempre originan perdidas. ej. Incendios, inundaciones, accidentes (son los típicamente asegurables) .

• Riesgos financieros– aquellos que al materializarse pueden originar indistintamente beneficios o perdidas. Ej. Inversiones en divisas, juegos al azar, riesgos tecnológicos.(generalmente no son asegurables). Riesgos especulativos es la denominación más amplia.

• Dado el carácter estático o dinámico, se clasifica en:

• Riesgos dinámicos: relacionados con las incertidumbres producidas por una sociedad en cambio permanente condiciones ambientales, nec. del consumidor, nueva tecnología, cambios sociales.

• Riesgos estáticos: son riesgos puros que nos e ven influidos por tales cambios, terremotos, caída de meteoritos, rayo, ( para algunos estos cada día van desapareciendo)

• Según su importancia económica.

• Leves– aquellas cuyas pérdidas no perturban la economía de la emp. (desviación típica reducida)- son asumidos como gastos generales.

• Graves – aquellas cuyas pérdidas requieren endeudamiento o aplicación de capital. (desviación típica muy alta) – asumidos bajo ciertas condiciones.

• Catastróficos – aquellos que pueden producir la perdida de la empresa ( desviación típica muy alta) -generalmente transferidos a un tercero, especialmente una aseguradora.

• Según los riesgos de la empresa pueden ser:

• Riesgos laborales o personales-

• Riesgos de las propiedades.

• Riesgos de responsabilidad civil

• Riesgos por otras responsabilidades.

• Riesgos económicos – financieros.

• Teniendo en cuenta el carácter objetivo – subjetivo de los factores que producen el riesgo, se clasifican en:

• Riesgo inherente– emanan de la actividad propia de la empresa, producido por factores objetivos..- no se pueden separar de la situación donde existen- Se tratan de minimizar

• Riesgo incorporado – son producto de la irresponsabilidad, errores y fallos humanos – eliminarlos.

Posibles Riesgos de pérdidas a los que se expone la entidad

• Abandono del servicio de guardia.

• No registrar los relevos ni firmarlos.

• Penetrar en los locales que quedan abiertos o con débil seguridad y hurtar medios o apropiarse de mercancías

• No depositar con la frecuencia establecida el efectivo.

• Alterar las cifras consignadas en los documentos de control

• Empleo del efectivo en acciones no autorizadas

• Elaborar documentos ficticios para justificar apropiaciones.

• Apropiación de AFT.

• Traslado para lugares no autorizados sin documentos establecidos.

• Desactualización de los modelos de control

• Que no estén lo AFT correctamente identificados.

• Pérdidas, extravíos, Apropiación indebida.

• Deterioro por uso inadecuado

• Desactualización de las tarjetas de estiba para ocultar faltantes y sobrantes.

• Poner cifras que no correspondan con las existencias reales.

• Pérdida de las tarjetas de estiba

• No registrar el acceso de visitas a área no autorizadas.

• No firmar por el visitado y no reflejar la hora de salida

• Grabación e impresión de documentos no autorizados

• Operar la computadora personas sin cumplir las regulaciones establecidas

• Empleo de la computadora en acciones no autorizadas(juegos)

• Acceso de personas al área de informática sin autorización

• Entrega no controlada que posibilite su uso dentro y fuera del centro en ocasiones no autorizadas.

• Introducción de virus derivados de un deficiente control

• Deficiente actualización del sistema de Antivirus.

• Mantener personas que han causado baja.

• Alterar datos sobre asistencia al trabajo.

• Aplicación incorrecta de normas salariales.

• Certificados médicos ficticios o alterados.

• Licencias de maternidad ficticias vencidas o alteradas.

• Alterar la sumatoria

• movimientos de productos para apropiarse o beneficiar a otras personas

Los riesgos mencionados anteriormente se clasifican en riesgos personales o laborales según los riesgos de la empresa, y en riesgos incorporados atendiendo al carácter objetivo – subjetivo de los factores que producen el riesgo.

A continuación se hace un análisis financiero donde se resaltan algunas partidas que afectan o inciden negativamente en el resultado de la empresa :

Balance Resumido de la Unidad Básica de Servicios

Noviembre, 2011

Como datos adicionales tenemos:

Ventas: $185 000. 00

Compras: 400 000. 00

El coeficiente normal de liquidez es la medida que se usa con más frecuencia para evaluar la solvencia a corto plazo, pues indica el grado al que se cubren los derechos de los acreedores a corto plazo mediante activos que se espera se conviertan en efectivo en un período que corresponde mas o menos al vencimiento de dichas deudas.

Por lo que en la entidad cada 2.3 veces los bienes y valores de fácil realización se convertirán en efectivo por cada peso de pasivo exigible en el mismo período de tiempo. Este indicador no es muy aceptable, pues el campo en el que opera la entidad exige que la liquidez sea de 2.0 o menos para saldar sus deudas.

El plazo promedio de cuentas por cobrar, o período medio de cobro, es una cifra más significativa para aplicar en la evaluación de la política de créditos y cobro de la empresa. Se calcula de la siguiente forma:

El plazo promedio de cuentas por cobrar

Mientras más alta sea la rotación de cuentas por cobrar de la empresa, es más favorable, por lo que puede aumentar su valor aplicando una política de créditos.

Rotación por Cuentas por Pagar: Sirve para calcular el número de veces que las cuentas por pagar se convierten en efectivo en el curso del año. Se calcula de la siguiente forma:

Aplicado a la entidad:

El coeficiente responde las veces que gira el saldo medio y de ahí las veces que pagamos, por lo que la entidad no posee una buena rotación de cuentas por pagar, ya que salda sus deudas cada 150 días.

Planificación Financiera con algunas de las partidas más importantes

Empresa Unidad Básica de Servicios

Diciembre 31,2011

Estado de Resultado

Empresa Unidad Básica de Servicios

Balance General

La Proyección se realizó teniendo en cuenta el Método Porcentaje sobre las Ventas.

Las ventas proyectadas para la entidad son de 400 000.00

Fórmulas para el cálculo de las proyecciones de algunas cuentas de la entidad:

Para la realización del Presupuesto de Efectivo se cuenta con los siguientes datos:

El presupuesto se preparará para los meses de octubre, noviembre y diciembre. Las ventas en agosto y septiembre fueron de $100 000.0 y $200 000.0 respectivamente. Se pronostican ventas de 400 000.0, 300 000.00 y 200 000.00 para octubre, noviembre y diciembre. Históricamente el 20% de las ventas se han hecho al contado y el 50 % ha generado cuentas por cobrar que se cobran 30 días después y el resto ha generado cuentas por cobrar que se cobran 2 meses más tarde. En diciembre la empresa va a recibir ingresos por valor de $ 30 000.0.

Las compras de la empresa representan el 70% de las ventas, el 10% de estas se paga al contado, el 70% en el mes siguiente al de la compra y el 20% restante dos meses después del mes de la compra. En el mes de octubre se pagarán $ 20 000.0 de estimulación, el arrendamiento mensual se paga por valor de $ 5000.0, los salarios de la empresa pueden calcularse agregando el 10 % de sus ventas mensuales a la cifra de su costo fijo de $ 8000.0. En diciembre deben pagarse impuestos por $ 28 000.0. Se compra una máquina de coser a un costo de $ 130 000.00 que se va a pagar en el mes de noviembre.

La empresa paga intereses por $ 10 000.0 que vencen en diciembre. También vence en diciembre una cuenta por pagar a largo plazo por $ 20 000.0. El saldo final de efectivo a finales de septiembre será de $ 50 000.0 y el saldo mínimo de efectivo por valor de $ 25 000.0.

Entradas de efectivo

Salidas de efectivo

Unidad Básica de Servicios

Presupuesto de Efectivo

Cuarto trimestre del 2012

La Unidad Básica de Servicios no está realizando ninguna inversión, por lo que no se puede llevar a cabo el cálculo del VAN, TIR y el análisis de Sensibilidad.

Evaluación de los riesgos.

Objetivo: Determinar el nivel de los riesgos, a través del cálculo de la probabilidad de ocurrencia de los mismos y el impacto de sus consecuencias, con el fin de obtener información para establecer las acciones que se van a implementar, para su eliminación o reducción.