La estructura organizativa de la organización es departamental que responden a su estrategia, a sus objetivos maestros o retos de mayor alcance, por cuanto cada actividad es especificada en la estructura de forma que cada persona de la organización conoce la manera en que debe desempeñarse dentro de sus funciones y como se relaciona con el resto del colectivo para lograr unos objetivos generales.
La coordinación entre los departamentos, en ocasiones, no funciona de manera efectiva pues los procesos no se sincronizan y se apoyan entre sí ni se sigue un proceso de trabajo de flujo lineal existiendo dificultades recurrentes en cuanto al aseguramiento de los insumos que pueden no estar en el lugar, con la cantidad y la calidad con estos se necesitan. Por lo dicho anteriormente podemos afirmar que no se alcanza en forma efectiva la integración que no es más que el grado en que los empleados de varios departamentos trabajan juntos en una forma uniforme.
Tipología del entorno. Identificación y definición.
Del estudio realizado en la organización se llegó al consenso de que se desenvuelve en un entorno turbulento, el cual puede definirse como altamente complejo, con interconexiones entre sus elementos y con grandes e imprevisibles cambios. El grado de incertidumbre y hostilidad aumenta. Ante este tipo de entorno la organización corre el riesgo de perder el control de la misma.
Otros de las dificultades organizativas que se presentan son las siguientes:
Insuficientes relaciones con organizaciones similares.
Constantes cambios en los subsistemas, lo cual le imprime un relativo grado de inestabilidad.
La actuación de proveedores, clientes e instituciones financieras afectan la actuación de la organización.
Existen elementos de la organización que funcionan desconectados, subsistemas que no siempre interactúan. Falta sinergia.
Todo este razonamiento nos conduce a afirmar que el grado de incertidumbre al que se enfrenta la actuación de esta organización es relativamente alto.
Diagnóstico Estratégico
Resumen Análisis DAFO
La Organización posee Fortalezas que pueden potenciar bien el aprovechamiento de las Oportunidades del entorno
Es grande el esfuerzo que se debe hacer en tal sentido, debido al desbalance interno entre esas Fortalezas y las limitaciones de las Debilidades.
Las Debilidades internas poseen fuerza significativa en el freno al aprovechamiento de las Oportunidades.
Módulo de Madurez de Crosby (1-5)
(Aplicado a los Consejos de Dirección de 6 Unidades Empresariales de Base de la Organización)
Da como resultado que de forma general la ENPA presenta sus Sistemas de Gestión de la Calidad en "fase de participación" en la cual:
La condición de participación del personal es básica para conseguir implantar un sistema de calidad con éxito.
La Dirección debe emprender acciones de motivación con el fin de conseguir la colaboración activa de todos los factores
Enfrentamiento abierto a los problemas no buscando un culpable, sino la solución eficaz y definitiva, conseguida con el esfuerzo de todos.
Promover que el cálculo de los costes vaya acercándose algo más a la realidad, considerando todas las consecuencias de pérdida a que da lugar un fallo de calidad y no solamente el valor del producto final.
Valoración del estudio diagnóstico realizado:
De acuerdo con los resultados anteriores, se puede observar que la Organización cuenta con unas competencias importantísimas, que puede desarrollar en forma de ventajas competitivas para incursionar en las valiosísimas oportunidades que se ofrecen en el entorno. Existen sin duda un número de deficiencias en los subsistemas internos, pero si observamos las fortalezas presentes en la UEN, podemos concluir que haciendo uso de ellas con un bien diseñado plan estratégico, se obtendrán las soluciones a los principales inconvenientes que están afectando sus modos de actuación y así darán cumplimiento exitoso a sus retos estratégicos.
CONCLUSIONES
Este breve estudio práctico de la Administración en la Organización permitió arribar a las siguientes conclusiones:
Posee una departamentalización por funciones, pues la descomposición del flujo de actividades de la organización es según las funciones de la empresa.
La estructura organizativa en ocasiones no responde a su estrategia, a sus objetivos maestros o retos de mayor alcance.
No existe una actuación que se corresponda con los modernos enfoques de dirección y actuación con visión estratégica precisa que para asumir el mercado y la competencia existente.
La Organización tiene sentadas las bases para consolidarse aún más en el mercado, posicionándose frente al mercado total con una diferenciación competitiva en calidad y/o costos.
RECOMENDACIONES
Se reformulará la Estrategia de la Organización que comprenda el rediseño de sus modos de actuación, concibiendo e implantando una administración formal más acorde al negocio que contribuya a alcanzar mayor eficiencia y eficacia en el funcionamiento interno para lograr ampliar la cuota de mercado dentro del sector agropecuario del país.
Se determinarán procesos homogéneos para todo el sistema. Se debe adoptar un modelo único de análisis que unifique los criterios de evaluación de procesos y auditorías. El siguiente mapa de procesos se propone como modelo a aplicar por todas las UEB de la Empresa.
Se adoptará un flujograma de realización del servicio homogéneo para toda la estructura de la organización que contiene las etapas fundamentales a cumplimentar para la realización de un proceso de diseño en el cual se incluyen las verificaciones y validaciones correspondientes en cada etapa. Este proceder irá creando una cultura de hacer las cosas bien a la primera para dejar satisfechos a los clientes que según Garbin (1984) está claro que la mejor forma de operar en una empresa. Según este autor el mejor rasgo de excelencia en el servicio al cliente es darle a éste un producto que cubra sus expectativas. El organigrama que se plantee de forma general deberá evitar los costos generados por rediseño que implican un aumento considerable de los costos de operación que según Juran (1995) y Crosby (1979) son determinantes en la buena gestión de la organización.
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ANEXOS
Anexo 1. Estructura organizativa Unidades Empresariales de Base
Anexo 2. Estructura Organizativa Organización
Autor:
Ing. José Antonio Castro Díaz
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