Sistema de gestión de información de estudiantes y trabajadores para la escuela de idiomas

Resumen

El artículo está orientado a la adopción de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) en la gestión de información referida a estudiantes y trabajadores de la escuela de idiomas "Eduardo Pérez Sánchez" de la Isla de la Juventud. Se presenta un sistema de gestión de información sustentado por el empleo de software libre, que afronta con mayor homogeneidad los principales procesos que tienen lugar en dicha entidad y que humaniza además, el trabajo de las secretarias. Las características del sistema diseñado permiten incorporar progresivamente nuevas funcionalidades de gestión minimizando esfuerzos, lo que sumado a su carácter de software libre de código abierto (SLCA) lo convierte en una solución con una razón costo-beneficio muy favorable.

Palabras claves: escuela de idiomas, sistema de gestión de información, software libre de código abierto.

Information Management System of students and workers for language school "Eduardo Pérez Sánchez" in The Isle of Youth

Summary:

This article is focused at the adoption of Information Technology and Communications (ICT) in the management of information regarding students and workers from the language school "Eduardo Perez Sanchez" in The Isle of Youth. We present an information management system supported by the use of free software, which faces more homogeneous principles processes taking place in this organization and also humanizes the work of secretaries. The characteristics of the designed system can incorporate new requirements and it will gradually minimize management efforts, which added to its character as free open source software (SLCA) makes a solution with a cost-benefit ratio very favorable.

Key words: Free Open Source Software, information management system, language school.

Introducción

El desarrollo de una institución es, en gran medida, el producto de la precisión y efectividad del sistema de información que soporte su funcionamiento. Un sistema con información veraz, confiable, precisa y bien estructurado garantizará el éxito de las decisiones de sus consumidores. Para obtener estos resultados, es preciso un flujo eficiente e ininterrumpido de información que sustente los procesos institucionales para que estos fluyan con libertad, a partir del quehacer de un personal dotado de los conocimientos necesarios para el desarrollo de sus actividades [1]

Los sistemas de información están concebidos para capturar, actualizar, integrar, consultar y analizar información pertinente a la organización a la cual pertenecen.

Según Díaz Toledano, un sistema de información es la composición de elementos que operan unidos en orden de capturar, procesar, almacenar y distribuir información [2]. Esta información se utiliza generalmente para tomar decisiones, la coordinación, el control y el análisis en una organización. Frecuentemente, el propósito básico del sistema es la gestión de la información.

En general los sistemas de información:

? Gestionan los datos que almacenan.

? Gestionan los usuarios que utilizan la información, que además pueden agregarla.

? Poseen una interfaz en correspondencia con la información que contienen.

? Integran no sólo datos e información, sino también programas y otros sistemas de información.

Hoy Cuba cuenta con numerosas escuelas de idiomas que pertenecen a la enseñanza de idiomas extranjeros de la Educación de Adultos del MINED. Los objetivos generales de la enseñanza de lenguas extranjeras en el país parten de los fines de la educación referidos al dominio práctico del idioma por los alumnos, a conocimientos relacionados con la lengua y la cultura de sus habitantes. Se satisfacen así en cada territorio las demandas de superación de los trabajadores y se amplían las capacidades en los distintos niveles.

En la escuela de idiomas "Eduardo Pérez Sánchez" de la Isla de la Juventud se ejecutan varios procesos de vital importancia para su buen funcionamiento. Todos estos se llevan a cabo de forma manual por personas que diariamente tratan con grandes volúmenes de información. Los principales procesos analizados por parte de los autores en esta entidad son:

? Matricular estudiante.

? Gestionar evaluaciones y asistencia de estudiantes.

? Gestionar pago de estudiantes.

? Contratar trabajador.

? Gestionar asistencia de trabajadores.

? Gestionar reportes.

La matrícula se realiza mediante la recogida manual de información de cada estudiante la que posteriormente si éste es aceptado se organiza y se archiva en un expediente. La gestión de las evaluaciones y asistencia de los estudiantes se controla diariamente de forma manual y queda recogida en los registros del profesor. El pago mensual de cada estudiante se lleva a cabo por parte de la administración, y la constancia queda registrada en comprobantes que se entrega a cada parte.

En el caso de contratar trabajador se registran manualmente los datos del interesado, y si éste es aceptado se organizan y se archivan sus datos en un expediente laboral. La asistencia de los trabajadores se gestiona de forma manual mediante el uso de hojas de firmas. En la escuela de idiomas "Eduardo Pérez Sánchez" de la Isla de la Juventud se realizan diversos tipos de reportes tales como: reportes de asistencia tanto de estudiantes como de trabajadores, reportes de evaluaciones, reportes de promoción, reportes de bajas, de incidencias, etcétera, y cada uno de éstos se efectúa igualmente de forma manual. El empleo de estos métodos tradicionales propicia que se detecten las siguientes deficiencias:

El proceso de gestión de información referida a estudiantes y trabajadores con que cuenta el centro no permite desarrollar el trabajo de manera rápida, eficiente y efectiva, lo que dificulta un buen flujo de información necesaria para procurar el buen funcionamiento de la entidad.

En el control de información existen datos erróneos, repetidos y no actualizados lo que dificulta emitir reportes reales con detalles de cada estudiante o trabajador y pos supuesto esto conlleva a una ineficiencia en la prestación de los servicios.

Esta vía de conservar la información ocupa espacio, propicia su deterioro y disminuye el nivel de confiabilidad.

Se considera trabajosa la gestión de la información de estudiantes y trabajadores por parte del personal involucrado en este proceso.

Con el objetivo de eliminar las dificultades presentes por la forma de almacenamiento y gestión actual de la información surge el Sistema de Gestión de Información de Estudiantes y Trabajadores (SIGET) para la escuela de idiomas "Eduardo Pérez Sánchez" de la Isla de la Juventud.

En este artículo se describe el sistema que da solución a la problemática existente. El SIGET se modela utilizando el Proceso Unificado de Desarrollo (RUP). Para su notación se utiliza el Lenguaje Unificado de Modelación (UML). Se emplea PostgreSQL como gestor de base de datos y Java como lenguaje para su implementación.

Ideas fundamentales

Se lleva a cabo un estudio del estado del arte de los sistemas informáticos vinculados al sistema que se propone y se obtiene como resultado que se explotan actualmente en Cuba el SIGENU y el ABACO, ambos sistemas automatizados que tienen como objetivo precisamente la gestión de información de personal, pero ninguno se adapta a las necesidades reales de la escuela de idiomas "Eduardo Pérez Sánchez" de la Isla de la Juventud.

El SIGENU es un sistema concebido para la gestión de los estudiantes en las universidades, el sistema está diseñado para desktop y plataforma web, surge como sistema en el año 2004, como necesidad del MES para lograr una mayor homogeneidad en los procesos sustantivos de la nueva universidad y hacer una mejor toma de decisiones en cuanto a los recursos económicos que dispone el país para desarrollar cada curso escolar. SIGENU permite registrar los datos de los estudiantes desde el momento de la matrícula hasta que se gradúan o causan baja definitiva, incluyendo bajas temporales, licencia, repitencia, reportes evaluativos, cambio del lugar de residencia, etc. [3]. Pero carece de un módulo que le permita realizar otras funciones como la gestión de información de los trabajadores y de ahí su deficiencia.

El ABACO por su parte, es un sistema creado por Charlie Interactive S.A. con el propósito de facilitar al usuario una herramienta de trabajo, que le brinde de forma rápida y eficiente, todas las informaciones y controles que se exigen en el Subsistema de Nóminas y Recursos Humanos, establecidas por el Sistema Nacional de Contabilidad, además de proporcionarle datos suplementarios que mejoran el trabajo y las relaciones entre las áreas de Economía y Recursos Humanos, proporcionándole al cliente un mayor control sobre la fuerza laboral y todos los datos relacionados con la misma. Pero no concibe la gestión de la información relacionada a estudiantes pues está fuera de objeto, y constituye ésta precisamente la limitante en este caso.

La novedad científica de esta investigación radica en la elaboración de un sistema de gestión de información basado en uso de SLCA que contribuye a mejorar la gestión de información referida a estudiantes y trabajadores para la escuela de idiomas "Eduardo Pérez Sánchez" de la Isla de la Juventud a la vez que humaniza el trabajo de las secretarias.

Los procesos del negocio comunes en este centro se pueden ilustrar gráficamente en un diagrama de casos de uso del negocio. La figura. 1 muestra este diagrama con los procesos del negocio y la interacción que tiene con los actores.

Figura 1.Diagrama de casos de uso del negocio.

Materiales y métodos

A través de la revisión de la literatura actualizada acerca del funcionamiento de las escuelas de idiomas en el país se hace un estudio preliminar para constatar la situación problemática y determinar la mejor vía a seguir para solucionar el problema científico. Con la información extraída es posible determinar cuál alternativa es la más adaptable para la escuela de idiomas "Eduardo Pérez Sánchez" de la Isla de la Juventud por su generalidad y potencialidades. Mediante el estudio de las tendencias y tecnologías actuales se define la forma adecuada de desarrollar el sistema informático seleccionado y qué soporte técnico es necesario y más favorable teniendo en cuenta las exigencias del cliente.

El análisis de contenido, la observación científica y la entrevista se emplean como puntos de partida para la investigación y su posterior seguimiento. El análisis y la síntesis apoyan a los autores en el estudio de la información que se maneja durante los procesos de matrícula y contrato a trabajador desarrollados en el centro. La modelación ayuda a comprender el proceso en su totalidad mediante diversos modelos y diagramas tales como: diagramas de casos de usos, los diagramas de clases del análisis y el modelo de diseño. El método histórico lógico por su parte establece en este caso, las pautas para la evolución y el desarrollo de la investigación.

Metodología computacional

En busca de nuevos horizontes, nuestro país está inmerso en un proceso de migración a Software Libre y Código Abierto (SLCA). Esta transición va a proporcionar ante todo independencia tecnológica y control de la información, pues esta puede ser modificada por el usuario, también ofrece seguridad y garantiza que no exista fuga de información [4].

El conocimiento se socializa, al poder compartir la información entre los programadores, promover el desarrollo local y lograr la inclusión digital de los pueblos, así como fomentar la conciencia sobre el aprendizaje y la colaboración [4]. Teniendo esto en cuenta, el Sistema de Gestión de Estudiantes y Trabajadores (SIGET) de la escuela de idiomas "Eduardo Pérez Sánchez" de la Isla de la Juventud basa su desarrollo en el empleo de SLCA.

Algunas ventajas que supone el uso del software libre son [5]:

? Beneficios sociales y tecnológicos para el país.

? Ahorros millonarios en la adquisición de licencias tanto de uso como de desarrollo.

? Combate efectivo a la copia ilícita de software.

? Desarrollo colaborativo con la participación de especialistas tanto nacionales.

? Tiempos de desarrollo reducidos sobre algo que no exista, por la amplia disponibilidad de herramientas y bibliotecas y reutilización de códigos.

Herramientas empleadas para el desarrollo de SIGET

? RUP (Proceso Unificado de Software): como propuesta de proceso de desarrollo.

? UML (Unified Modeling Language): para describir el SIGET.

? Java: como lenguaje de programación.

? Hibernate: como framework.

? NetBeans: como Id de desarrollo.

? Ireport: para construir y diseñar los reportes.

? PostgreSQL: como gestor de base de datos.

Sobre el uso de PostgreSQL en el desarrollo de SIGET

PostgreSQL es un sistema gestor de base de datos objeto-relacional, bajo licencia BSD. Esta licencia tiene menos restricciones en comparación con otras como la GPL estando muy cercana al dominio público. La licencia BSD al contrario que la GPL permite el uso del código fuente en software no libre. Es el sistema de gestión de bases de datos de código abierto más avanzado del mundo y en sus últimas versiones posee muchas características que sólo se podían ver en productos comerciales de alto calibre [6].

En el caso de SIGET el empleo de PostgreSQL permite:

? Manejar con éxito grandes volúmenes de información referida a estudiantes y trabajadores de la escuela de idiomas "Eduardo Pérez Sánchez" de la Isla de la Juventud.

? Lograr un tiempo de respuesta rápido a consultas complejas realizadas a la base de datos por parte del usuario.

? Que el sistema se encuentre distribuido, de manera que varios usuarios pueden acceder a la misma vez a la base de datos del sistema para gestionar información, lo que evidencia el alto nivel de concurrencia que este gestor admite.

? El estilo que SIGET emplea es un esquema cliente-servidor, es decir un proceso servidor y una serie de aplicaciones clientes que realizan solicitudes de acciones contra las bases de datos, por cada aplicación cliente el postmaster crea un proceso postgres.

? Por su carácter extensible permite a los autores del SIGET crear nuevos tipos de datos, funciones, operadores, funciones agregadas, métodos indexados y lenguajes procedurales.

Metas en el diseño de SIGET

Las metas más relevantes en el diseño e implementación del sistema fueron:

Que permitiera la incorporación, con poco esfuerzo, de nuevas funcionalidades al sistema en la medida que aparezcan nuevas exigencias.

Que las adiciones y (o) modificaciones en los servicios quedaran operativas lo más transparentemente posible para el usuario y en corto tiempo.

Que el sistema estuviera basado en el empleo de software libre y de código abierto (SLCA) y siguiera los principios de este modelo de distribución.

Algunas consideraciones de interfaz

La capa de presentación es visualmente atractiva, de uso fácil y legible para el usuario.

Cuenta con un menú principal que facilita el acceso a las funcionalidades del sistema.

Los botones de los formularios contienen imágenes que representan las funcionalidades en cada caso.

Cuenta con accesos directos a las funcionalidades más utilizadas.

Incluye la documentación necesaria que sirve como manual para el usuario.

Algunas consideraciones de implementación

• Programación en tres capas.

• Implementación de un sistema que permite gestionar con mayor homogeneidad la información de estudiantes y trabajadores.

• Uso de interfaces.

Descripción de SIGET

A continuación se presenta la distribución de los elementos físicos en los cuales se procesa y almacena la información del sistema para la escuela de idiomas "Eduardo

Pérez Sánchez" de la Isla de la Juventud.

Figura 2. Diagrama de despliegue de SIGET.

Módulo Gestión de Estudiantes

En este módulo se brindan facilidades para la gestión de estudiantes, entre las que se destaca la posibilidad de matricular un estudiante y crear su expediente automáticamente. Este módulo ofrece además posibilidades de gestionar evaluaciones y asistencia a la vez que brinda las interfaces para gestionar el pago de los estudiantes

y reportar bajas e incidencias en cada caso.

Figura 3. Ejemplo de interfaz de usuario del Módulo Gestión de Estudiantes.

Tratamiento de errores

Es válido destacar que cada capa de la arquitectura implementa el chequeo de errores, acción que garantiza la consistencia de los datos con los que se trabaja brindándole así

mayor estabilidad al SIGET.

Figura 4. Ejemplo de interfaz de usuario del Módulo Gestión de Estudiantes.

Módulo Gestión de Trabajadores

En este módulo se brindan utilidades para la gestión de trabajadores, entre las que se encuentran contratar trabajador y crear su expediente laboral. Se facilita el proceso de gestión de hoja de firmas, interfaz mediante la que se obtiene un reporte de asistencia de los trabajadores. Es posible emitir reportes como: promoción, asistencia, bajas, incidencias etc., así como otros reportes de interés para el centro.

Figura 5. Ejemplo de interfaz de usuario del Módulo Gestión de Trabajadores.

Tratamiento de errores

En este módulo también se implementa en cada capa de la arquitectura el chequeo de errores por lo que se garantiza la consistencia de los datos con los que se trabaja y se

le brinda de esta forma mayor estabilidad al SIGET.

Figura 6. Ejemplo de la visualización de un error en el Módulo Gestión de Trabajadores

Resultados de la investigación

La experiencia sobre la aplicación del SIGET en la escuela de idiomas "Eduardo Pérez Sánchez" de la Isla de la Juventud transita por una primera etapa que comenzó en mayo de 2011 y que se ha caracterizado por la explotación del sistema en el área concebida. Algunos de los resultados obtenidos a saber son:

Sistema que afronta con mayor homogeneidad la gestión de información referida a estudiantes y trabajadores de la escuela de idiomas "Eduardo Pérez Sánchez" de la Isla de la Juventud.

Una herramienta de trabajo fiable (resistente a fallos), funcional (hace lo que debe) y de alto rendimiento (lleva a cabo su trabajo de forma efectiva).

Se percibe una reducción en los tiempos de gestión de la información de estudiantes y trabajadores que se realiza en ese centro, y por tanto una reducción en los tiempos de respuesta a los usuarios finales.

Sistema que permite obtener todo tipo de reportes.

Se hace más fácil el trabajo del personal que gestiona la información relacionada con los estudiantes y trabajadores.

Conclusiones

El desarrollo con éxito de las funciones de gestión de información de estudiantes y trabajadores de la escuela de idiomas "Eduardo Pérez Sánchez" de la Isla de la Juventud, requiere, entre otros factores, de la utilización de alguna herramienta informática que contribuya a homogeneizar los procesos que se llevan a cabo en este centro. Basado en esta idea, surge el Sistema de Gestión de Estudiantes y Trabajadores (SIGET) presentado en este artículo.

Este sistema logra cumplimentar su objetivo en tanto contribuye a mejorar la gestión de información de estudiantes y trabajadores de forma fiable, funcional y efectiva. Esto, sumado a su carácter SLCA convierte al SIGET en una herramienta de aplicación extensiva a otros centros similares del resto del país.

Referencias Bibliográficas

1. González, M.Y.S.D.y.L.P.U. Sistemas de gestión de contenidos: En busca de una plataforma ideal 2006 [cited 2010; Available from: http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol14_4_06/aci11406.htm.

2. Toledano, M.D. The Architecture of Enterprise Information Systems. A View based on patterns. 2002 [cited 2011 2010]; Available from: http://www.moisesdaniel.com/wri/eisa.doc

3. Cubano, P.E. 2009 [cited 2010; Available from:

http://www.rimed.cu/index.php?option=com_content&view=article&id=4034:la-nueva- universidad-en-informatica-2009-&catid=343&Itemid=184.

4. Vázquez, L.B., Proyecto de migración de sistema de código abierto en Cuba, in Juventud

Rebelde. 2011: Habana.

5. Rodríguez, H., El movimiento del Software Libre en Cuba, in Revista Cubana de Ciencias

Informáticas. 2009. p. 86.

6. Autores, C.d., PostgresSQL in Cuba Comunidad Técnica. 2010.

Autor:

Ing. Ledy Mari Rodríguez Esquivel

Ing. Dylan Anibal García Aponte

Formación académica: Universidad Isla de la Juventud "Jesús Montané Oropesa".

Entidad: Universidad Isla de la Juventud "Jesús Montané Oropesa".

Nueva Gerona, Isla de la Juventud.

Noviembre de 2011.