Propuesta metodológica de procedimientos dirigidos a la Planificación de gastos por áreas de responsabilidad (página 2)

3.1 Diagnóstico inicial del problema.

Para la ejecución de este trabajo se partió del Banco de Problemas de la Empresa Comercializadora Sancti-Spíritus- UEB Uruguay donde:

Etapa de constatación inicial:

ü       Deficiente planificación de los gastos por áreas de responsabilidad

ü       Incorrecta apertura de las áreas de responsabilidad

ü       Deficiente análisis y control de los gastos por áreas de responsabilidad.

ü       Afectación en la gestión económica.

En los momentos iniciales la búsqueda estuvo dirigida a descubrir las principales irregularidades respecto a los presupuestos de gastos por áreas de responsabilidad.

El análisis de los instrumentos aplicados para el diagnostico inicial de la muestra arrojó los siguientes resultados:

Para profundizar todo lo referente a la investigación se realizó análisis de documento (Anexo l)

La observación realizada al inicio de la investigación para ver como se hacía la planificación de gasto por áreas de responsabilidad arrojó que un 30% reconocen la importancia de la  planificación de gastos por áreas de responsabilidad, solo un 5% lo utiliza en su modo de actuar y un 8% domina la influencia que tiene la planificación de gastos por áreas de responsabilidad en la gestión económica de la empresa. (Anexo ll)

La  encuesta a trabajadores dio como resultados que un 30% no dominan los presupuestos de gastos, un 20% alude no haber tenido capacitación en este sentido y un 18 % emite criterios  en cuanto a este aspecto de forma negativa. (Anexo lll)

3.2. Presupuesto por área de responsabilidad

La confección de los presupuestos de gastos por áreas de responsabilidad ha sido a partir de la estructura funcional de la UEB (ver anexo lV) que cuenta con 11 áreas de responsabilidad, para cada area de responsabilidad existe asociado un centro de costo. (Ver anexo V)

 Para la planificación de gastos por áreas de responsabilidad, se tuvo en cuenta el nivel de ventas planificado para el año según se muestra en la tabla l el cual asciende a $  12559000.00, y un margen comercial del 6% que representa

$753540.00 para una planificación gasto por áreas de responsabilidad ascendente a  $281521.00.

Tabla l Actividad Comercial

En el caso de la actividad por servicios prestados se partió del nivel de ingresos previstos para la actividad, y tomando como base las normas de consumo y series históricas se elaboro el presupuesto de gastos según muestra la tabla ll

Tabla ll  Actividad de servicios prestados

Para la actividad del comedor se tuvo en cuenta las series históricas, y a partir del ingreso la planificación de los presupuestos:

Tabla lll Actividad del comedor

Luego determinados los niveles de actividad, se confeccionan los presupuestos de gastos que a su vez se analizan por elementos los cuales relacionamos a continuación:

-            Fila 01 Materias Primas y Materiales: En esta fila se incluyen los consumos materiales los cuales han sido detallados en el presupuesto de materiales auxiliares, teniendo en cuenta además las series históricas para cada área de responsabilidad. (Ver  Anexo Vl y VII)

Para el caso del área 10 Servicios de Transporte se toman las normas de consumo para los lubricantes de acuerdo al consumo previsto de combustible  tomando las normativas establecidas para el MINAZ (Ministerio del Azúcar) según muestra el anexo Vll, los restantes insumos y  el resto de las áreas de acuerdo a las series históricas  para un nivel de actividad similar al previsto, considerando también una reducción 15% respecto al real del año anterior. (Ver análisis de reducción de los gastos).

-            Fila 02 Combustible: Para el calculo de este elemento se toma en cuenta la cantidad de equipos que posee la UEB, distribuidos por cada área de responsabilidad para de ahí tomando  las normas de consumo establecidas y los  días a trabajar, los kilómetros a recorrer como promedio diario hacer el calculo físico de este portador energético, el que tomando como base el precio por litro (0.50 diesel y 0.55 gasolina) nos da el valor a presupuestar, estos cálculos se detallan en el anexo Vlll y lX.

A continuación mostramos un ejemplo para su mejor comprensión:

Ejemplo

Área 05 Dirección

Fila 01 marca del equipo, fila 02 cantidad de equipos que posee el área de esta misma marca, fila 03 plan de Kilómetros  promedio recorridos de acuerdo a la serie histórica para un nivel de actividad similar según datos reflejados en el expediente del vehiculo, fila 04 al igual que la 03 se tomo del promedio reflejado en el expediente de los equipos,  la fila 05 = fila 02*fila 03*fila 04, la fila 06 se tomó de las normas establecidas por el ministro del azúcar según muestra en el anexo Vlll y ajustadas a cada equipo de acuerdo a sus características especificas.            

La Fila 07= Fila 05* (Fila 06/100)

La fila 08 es el precio al que Cupet vende el litro de combustible que se sitúa en tarjetas magnéticas de acuerdo a mecanismo establecido al efecto.

La Fila 09= Fila 07* Fila 08

-    Fila 03 Energía: se incluye en esta fila el gasto de energía teniendo en cuenta en cada área de responsabilidad los equipos instalados y el consumo estimado diario según muestra el anexo X, que a su vez se comparo con la lectura diaria del metro contador y las series históricas del consumo de energía en un nivel de actividad similar al propuesto, se planifica una reducción del mismo en un 3% unido a un plan de ahorro no solo en horario pico sino también el resto del dia.

-    Fila 04 Total Gasto Material: Es la sumatoria de las filas 01+02+03

-    Fila 05 Salarios: Se tomó en cuenta de la plantilla de cargos y  estructura de los salarios abierta por áreas de responsabilidad como se muestra en el anexo Xl,

Ejemplo:

Salario= (Salario Escala+ Estimulación+ Plus+Pagos adicionales)

Reserva para vacaciones= (Salario*9.09)

Total Salarios= Salario+Reserva para vacaciones

Área 01 Base de Almacenes principal

9 trabajadores  con un salario básico mensual de $2437 a este valor se le determina el  9.09 (Reserva para vacaciones) y se obtiene $221, la sumatoria de estos dos valores, $ 2658 es el valor que va a la fila 05

En esta fila se tuvo en cuenta la salida de vacaciones en los meses de julio y agosto de acuerdo al plan vacacional de la Empresa Comercializadora Sancti-Spíritus.

-      Fila 06 Otros gastos de la fuerza de trabajo: Es la suma de la Fila 07+ Fila 08+Fila 09

–      Fila 07 Contribución a la Seguridad social: Constituye el 12.5% de la Fila 05 el cual se registra como gasto y se le aporta al presupuesto del estado de forma mensual,

Ejemplo

Área 01 Base de Almacenes principal

Fila 05 $ (2658* 12.5)/100 = 332

-            Fila 08 Seguridad social pagada a corto plazo: esta formada por el 1.5% de la Fila 05.

Ejemplo

Área 01 Base de Almacenes principal

Fila 05 $ (2658* 1.5)/100 = 40

-            Fila 09 Impuesto por la utilización de la fuerza de trabajo: es el 25% de la Fila 05

Ejemplo

Área 01 Base de Almacenes principal

Fila 05 $ (2658* 25)/100 = 665

-            Fila 10 Depreciación para la reposición: se tomó sobre la base de los activos fijos distribuidos por cada área de responsabilidad y las tasas de depreciación vigentes para cada caso (Resolución 379/03), se tomo en cuenta además las series históricas.

A continuación se muestra un resumen por áreas de responsabilidad tomando cada activo fijo distribuido por área y de acuerdo a las tasas y el valor del medio un pronostico depreciación para de esta forma conformar este gasto.

Distribución y Pronóstico de la  Depreciación de los activos fijos tangibles

-            Fila 11 Otros Gastos monetarios: en esta fila se analizan por separado los gastos de dietas, los cuales están incluidos en el total de los otros gastos monetarios, los cuales se calcularon por cada área según anexo Xll.

-            Fila 12 Total de Gastos por su naturaleza: esta fila es la sumatoria de las filas 04+05+06+10+11

-            Fila 13 Traspasos recibidos o enviados : esta formada por los traspasos enviados de las áreas presupuestadas(área 05 dirección, 06 vicedirección comercial, 07 vicedirección económica, 08 vicedirección logística, 09 Departamento de recursos humanos), este  saldo aparece negativo en estas areas, y en las restantes  que reciben el traspaso aparecen con saldos positivos los cuales fueron  determinados a través de un coeficiente que se determina dividiendo el total de gastos indirectos de las áreas antes mencionadas de un periodo base entre el salario de éste mismo periodo de las áreas que prestan servicio, éste resultado es el coeficiente que multiplicado por el salario pagado cada área que vende o presta  servicio nos permitirá conocer el valor que debe añadirse por este concepto.

-            Fila 14 Total del presupuesto de  gastos: es la suma de la Fila 12+ Fila 13

3.3. Validación Final de la propuesta de solución.

La propuesta de procedimiento de planificación de gastos por áreas de responsabilidad en la Empresa Comercializadora Sancti-Spíritus-UEB Uruguay arrojó resultados satisfactorios evidenciados en los diferentes instrumentos aplicados

La observación realizada una vez concluida la investigación arrojó que un 90% reconocen la importancia de la  planificación de gastos por áreas de responsabilidad, el 85% lo utiliza en su modo de actuar y un 88% domina la influencia que tiene la planificación de gastos por áreas de responsabilidad en la gestión económica de la empresa. (Anexo ll)

Por otra parte se realizo nuevamente la  encuesta a trabajadores dio como resultados que solo un 5% no dominan los presupuestos de gastos, un 10% alude no haber tenido capacitación en este sentido y un 5 % emite criterios en cuanto a este aspecto de forma negativa. (Anexo lll)

A continuación se muestra un análisis de la reducción de los gastos reales del 2006 respecto a la proyección del 2007, y del real primer trimestre  en el 2006 y real 2007 del primer trimestre.

Análisis de la reducción de Gastos

La estructura de los gastos planificados para el 2007 es como sigue:

Análisis de la estructura de los gastos planificados

Para que los gastos disminuyan existen varias vías, estas dependen de las características de cada empresa y las más importantes son las siguientes:

• Mecanismo y Automatización del Proceso de comercialización y prestación de servicios.
• Normación y Control del Consumo.
• Uso óptimo de los Materiales.
• Óptima utilización de la Jornada Laboral.
• Incremento de la Productividad del Trabajo.
• Capacitación de los trabajadores.
• Eliminación de los Gastos Productivos que surge producto a la infracción de la disciplina del trabajo.
• Pleno uso de las capacidades instaladas.

Cada uno de estos elementos, deben considerarse en la proyección de los presupuestos de gastos.

Conclusiones

Ø       Con el presente trabajo se ha logrado la eficacia en la planificación de gastos por áreas de responsabilidad  en la Empresa Comercializadora Sancti-Spíritus UEB Uruguay.

Ø       Se ha demostrado que este medio constituye una vía esencial para medir  los resultados y poder tomar decisiones

Ø       El establecimiento de presupuestos de gastos por áreas de responsabilidad posibilita la determinación y ajuste de las desviaciones, lográndose sobre esta base un mejor control. 

Recomendaciones

Ø       Aplicar en lo adelante los presupuestos de gasto por áreas de responsabilidad  propuestas en el trabajo.

Ø       Realizar la planeación sobre la base de los modelos establecidos, para de esta forma mejorar la Gestión Empresarial y optimizar su objeto social.

Ø       Analizar  periódicamente presupuestos de gasto por áreas de responsabilidad  para determinar las posibles desviaciones, para lograr un mejor control, y facilitar así la correcta toma de decisiones.

Ø       Capacitar y superar al personal del área contable en lo referente a los presupuestos de gastos por áreas de responsabilidad  para así posibilitar la rápida implementación de la nueva herramienta.

Bibliografía

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Ø                   Niurer, J. Contabilidad de costo / J. Niurer — La Habana: /s. n./, 1973.

Ø                   Pedersen, H. W. Los costes y la política de precios / H. W. Pedersen. — 2. ed. — Madrid — Editorial  Aguilar, 1958. — p. 6.

Ø                   Polimen, Ralph. Contabilidad  de  Costos: Conceptos y aplicaciones para la toma de decisiones gerenciales / R. Polimen,  F. J. Fabo, A. H.  Aldelberg. — 2. ed. –  Bogotá:  Megrew – Hill,  1989. — 467 p.

Ø                   Rapin. A. Contabilidad analítica de explotaciones / A. Rapin, J. Poly. –  Bilbao : Ediciones Deusto, 1967. — p. 213.

Ø                   Resolución Económica V Congreso del Partido Comunista de Cuba.-La Habana, Editora Política, 1997,–p.  XV.

Ø                   Schneider, Erich. Contabilidad industrial / E. Schneider. — Madrid: Editorial Aguilar, 1962. — p. 7.

Ø                   Tablada  Pérez, Carlos. El  pensamiento  económico  de Ernesto Che  Guevara / C. Tablada Pérez. — Ciudad  Habana: Editorial Casa de las   Américas, /s. a./. — 210 p.

Ø                   Vicente, M. La batalla de la competitividad se gana a través de los costos /  M. Vicente, F. Repall. — Valencia: /s. n./, 1998. — 235 p.

Anexos

Anexo l

EES Empresa Comercializadora Sancti-Spíritus- U.E.B Uruguay

Guía para el análisis de documentos:

Objetivo: Constatar las orientaciones formuladas sobre la planificación de gastos por áreas de responsabilidad en la Empresa Comercializadora Sancti-Spíritus- UEB Uruguay.

Aspectos:

1. Orientaciones emitidas por los organismos superiores (Ministerio del Azúcar, Grupo Empresarial de Aseguramiento), el PCC sobre la resolución económica.
2. Didáctica sobre la planificación de gastos por áreas de responsabilidad. 
3. Banco de problemas de la Empresa Comercializadora Sancti-Spíritus- UEB Uruguay.
4. Potencialidades sobre la puesta en práctica de los procedimientos dirigidos a la planificación de gastos.

Anexo ll

EES Empresa Comercializadora Sancti-Spíritus- U.E.B Uruguay                        

Observación.

Objetivo: Valorar el modo en que se realiza la planificación de gastos por áreas de responsabilidad en la Empresa Comercializadora Sancti-Spíritus- UEB Uruguay.

Aspectos:

1. Reconocen la importancia de la planificación de gastos por áreas de responsabilidad.

          Si________                                No________

2. Utilizan los presupuestos de gastos por áreas de responsabilidad en su modo de actuar

          Si________                                No________                  A veces ________

3. Dominan la influencia que tiene una correcta  planificación de gastos por áreas de responsabilidad en la gestión económica de la empresa. 

          Si________                                No________

Anexo lll

EES Empresa Comercializadora Sancti-Spíritus- U.E.B Uruguay                                    

Encuesta a trabajadores:

Objetivo: Constatar la actualización de los conocimientos de los trabajadores respecto a la planificación  de gastos por áreas de responsabilidad, asi como el dominio sobre los presupuestos de gastos.

Compañero(a):

Se está realizando una investigación relacionada con la planificación de gastos en la Empresa Comercializadora Sancti-Spíritus- UEB Uruguay, deseamos contribuya con la misma dando respuesta sincera a las siguientes interrogantes, solo tiene que marcar con una X no tiene que poner su nombre.

Cuestionario:

1. Domina usted los presupuestos de gastos por área de responsabilidad de su empresa.

Si________                              No________

2. Ha recibido capacitación en estos últimos cinco años relacionados con la planificación de gastos por áreas de responsabilidad.

 Si________                             No________

3.  Qué criterios le atribuye a la planificación de gastos por áreas de responsabilidad

          Bueno________              Regular________                       Malo ________

Anexo No IV

Esquema Funcional de la EES Empresa Comercializadora Sancti-Spíritus U.E.B Uruguay

Anexo V

Declaración de las áreas de responsabilidad en la Empresa Comercializadora Sancti-Spíritus UEB Uruguay                     

Anexo Vl