COMPUTADORA SA DE CV, es una sociedad creada con fines de lucro, enfocada en el desarrollo del ejercicio de actividades comerciales, específicamente, a la distribución y venta por mayor y menor de bienes utilizados para diversos usos, como accesorios de primera necesidad en el hogar.
COMPUTADORA S.A. DE C.V. se constituyó en el 01 de junio de 1975, como una Sociedad Anónima de Capital Variable, con sede en la ciudad de San Salvador, El Salvador. Con la finalidad de dedicarse a actividades empresariales. Según su escritura de constitución puede dedicarse a cualquier actividad lícita permitida por la ley.
Nota 2. RESUMEN DE POLITICAS EMPRESARIALES.
BASE SISTEMATICA DE ACTIVIDADES:
Según procedimiento 2 del programa en ASA, para cumplir con este procedimiento se solicitara el manual de aplicación del Sistema, el cual debe de ser originalmente de la empresa, pues sirve para evaluar más detalladamente el Sistema.
Para desarrollar los procedimientos se verificara que la empresa no cuente con procedimientos y políticas que estén descritas en algún documento elaborado, por la Gerencia pues tales procesos solo deben de ser verbalmente manifestados por los empleados.
Según el procedimiento numero cinco, este fue desarrollado mediante la solicitud de una copia donde se encuentra la descripción de su trabajo por cada empleado, a lo que nos dijeron que la asignación de actividades especificas de su trabajo debido a que en LHMchas ocasiones por el abundante trabajo hay necesidad de rotar actividades laborales
ADQUISICION DE PROGRAMAS Y LICENCIAS
DESCRIPCIÓN FISICA TECNOLÓGICA DEL SOFTWARE:
Procesador Pentium IV, 2.0 MHZ, disco duro 40G, tarjeta de video y, sonido, CD. ROM 54X54, CASE media torre, UPS. 500 Vol., 128 memoria RAM. Nuestro programa esta instalado, MS-DOS visual Basic.
Según procedimiento 1 del programa: ASB al desarrollar este procedimiento solicitamos el listado del equipo de computo en el que se procesa la información, y se detalla a continuación:
Una maquina en el Departamento de ventas.
Otra maquina en el equipo de computo (asientos contables)
Según procedimiento 2, del programa ASB este procedimiento lo desarrollamos verificando que los equipos que se habían comprado contaran con su documento de soporte (comprobante de crédito fiscal) comparando que se tenga la documentación necesaria, la cual la empresa si esta cumpliendo con este procedimiento.
Según procedimiento 3.4 del programa ASB también se comprobó que los sistemas operativos se adquirieron legalmente, y las licencias se encuentran resguardadas en una forma oportuna y adecuada.
Comprobamos que el sistema se adquirió legalmente, como también las licencias respectivas y el manual de aplicación al programa CONTADOS.
I.2. CARTA DE GERENCIA
Representante Legal
COMPUTADORA, S.A. de C.V.
Presente
Estimado Representante:
Por este medio le estamos saludando y expresando que se encuentre bien de salud y con una gran motivación en sus labores.
El motivo de la presente carta, es para comunicarle que en la Auditoria efectuada por nuestro despacho, se encontraron diferentes deficiencias en el Control Interno, las cuales se las proporcionamos a continuación:
CONCEPTOS FORMALES:
OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORIA
Desarrollar el examen de una Auditoria de Informática a la empresa COMPUTADORA, S.A. de C.V. sobre los procedimientos electrónicos, sistemas, equipo de cómputo, así como también, con el objeto de proponer controles efectivos.
DESCRIPCIÓN FÍSICA TECNOLÓGICA DEL SOFTWARE:
Procesador Pentium IV 2.0 MHZ, Disco Duro 40 G, Tarjeta de Video y Sonido, CD Rom 54X54, CASE Media Torre, UPS.500 Vol, 128 Memoria Ram. Este programa está instalado, MS Dos Visual Basic.
ALCANCE:
El despacho ha sido contratado por la Sociedad COMPUTADORA, S.A. de C.V. para realizar una auditoría en el área de informática, con base a NIA䳠(NIA 1009, entre otras), con el propósito de evaluar el sistema que posee, los equipos, la estructura de control interno como de los procedimientos llevador a cabo en la empresa, así como otras áreas significativas que se consideren necesarias evaluar en el desarrollo de la autoría.
AREA: SOFTWARE
HALLAZGO: No se pudo evidenciar la administración de claves, ya que cualquiera puede crear otro usuario y puede cambiar su propia clave, cuando el lo desee.
CRITERIO: Debe haber restricción en el acceso de los usuarios.
CAUSA: No se cuenta con restricciones para las claves de acceso de los usuarios, ni tampoco para cambiar claves ni para crear nuevos usuarios.
EFECTO: Al no contar con una restricción de los usuarios para cambiar claves, cualquiera puede cambiar las claves y crear nuevos usuarios, sin tener ningún impedimento.
RECOMENDACIÓN: Realizar un ajuste para el adecuado uso y acceso al sistema.
AREA: SOFTWARE
HALLAZGO: Verificamos el ingreso de un nuevo usuario, el ingreso se puede llevar a cabo sin ninguna dificultad, pero no se le puede asignar niveles de acceso en el sistema contados.
CRITERIO: Debería de haber una asignación de los niveles de acceso en el sistema CONTADOS
CAUSA: No hay niveles de acceso en el sistema CONTADOS.
EFECTO: Cualquier usuario tiene acceso a la información del sistema, y este puede modificarlo, alterar la información e incluso eliminarla.
RECOMENDACIÓN: Que haya un mayor control o restricción en cuanto al acceso de los usuarios al sistema CONTADOS, a través de la asignación de niveles de acceso en dicho sistema.
AREA SOFTWARE:
HALLAZGO: En el menú utilitarios existe la opción de BACKUP el cual permite hacerlos en la Unidad A de la PC donde esta instalado el programa Contados, este los zipea sin ninguna dificultad, pero es necesario que se valué la tendencia del nivel de operaciones porque la unidad es de poca capacidad para almacenar información.
CRITERIO: El sistema debería estar diseñado para hacer BACKUP hasta ciertos niveles de acceso, para que de esta manera, no se tengan problemas en cuanto a la cantidad de información que se almacena en la unidad A.
CAUSA: El sistema está diseñado para crear BACKUP sin ninguna restricción de los niveles, por lo que se hace una copia de absolutamente toda la información financiera de la entidad, en donde la unidad A no tiene LHMcha capacidad de almacenamiento cuando el contenido de la información o archivos es LHMy extensa.
EFECTO: Cuando el sistema contiene demasiada información almacenada y se quiere hacer un BACKUP en la unidad A, esto no es posible.
RECOMENDACIÓN: El sistema debería estar diseñado para hacer BACKUP por niveles de acceso, por ejemplo hacer primero un BACKUP del diario, luego del libro mayor, de los estados financieros, y así sucesivamente.
AREA: SOFTWARE
HALLAZGO: Se pudo comprobar que ya se había hecho el cierre contable en diciembre del año 2002 concluyendo con la partida numero 167 y posteriormente se ingreso la partida numero 169 que corresponde al mes de octubre del año 2002 y el programa acepto esa operación sin generar ventana de aviso de error por el cierre ya efectuado.
CRITERIO: Al hacer el cierre contable de un determinado periodo, el sistema contados no debería aceptar operaciones de periodos anteriores al cierre fiscal, si no que este debe automáticamente bloquear estas operaciones.
CAUSA: Debido a que el sistema no bloquea el acceso a la información posterior al cierre fiscal, cualquier usuario puede hacer cambios o modificaciones después de dicho cierre.
RECOMENDACIÓN: El sistema debería estar diseñado para bloquear operaciones adicionales al cierre fiscal.
AREA: SOFTWARE
HALLAZGO: En las consultas de partidas permite hacerle modificaciones, a la partida habilitada y luego no deja que se cierre la ventana, lo cual dificulta seguir trabajando.
CRITERIO: El jefe de informática debe hacer revisiones periódicas al sistema para evitar fallas en este y al realizar alguna modificación a la partida tendría que aceptar los cambios y cerrarse la ventana inmediatamente.
CAUSA: El sistema CONTADOS no se le da un mantenimiento o revisión periódica, para evitar fallas en el mismo.
EFECTO: cuando se realizan modificaciones a las partidas habilitadas no permite que se cierre la ventana.
RECOMENDACIÓN: Se recomienda a la Gerencia General de que se giren instrucciones al jefe informático para que se revise esta aplicación y solvente esta situación en el programa contados, para que no genere problema.
AREA SOFTWARE:
HALLAZGOS: En el programa no se puede evidenciar el mes contable en el cual se esta trabajando, sino que solo LHMestra la fecha actual.
CRITERIO: Que el sistema sea diseñado de tal manera que pueda reflejar el mes en el cual se esta trabajando.
CAUSA: El programa no esta diseñado de tal manera que LHMestre el mes en el que se esta trabajando.
EFECTO: El sistema no refleja el mes en el cual se trabaja.
RECOMENDACIÓN: Se recomienda de que se hagan los procedimientos necesarios de tal manera que el sistema sea capaz de reflejar el mes en el cual se esta trabajando.
AREA SOFTWARE:
HALLAZGOS: La consulta del libro mayor, no ordena en forma cronológicamente por fecha las partidas en el libro mayor, en una forma automática.
CRITERIO: El programa debería ordenar en forma automática y cronológica por fecha las partidas.
CAUSA: El sistema no ha sido diseñado de tal manera que ordene la información en forma automática y cronológica.
EFECTO: El sistema no ordena en forma cronológica por fecha las partidas en el libro mayor en forma automática.
RECOMENDACIÓN: Es recomendable de que se giren instrucciones al jefe informático para que se programe el sistema para que las ordene en una forma automática y cronológicamente por fecha las partidas.
AREA SOFTWARE:
HALLAZGO: Se pudo comprobar que el flujograma de procedimientos para la captura de información no es acorde a la forma de captura de datos del programa contados.
CRITERIO: El flujograma de procedimientos para la captura de información debería ser acorde a la forma de captura de datos del programa contados.
CAUSA: El flujograma de procedimientos para la captura de información no esta acorde a la forma de captura de datos según el programa contados.
EFECTO: No se puede utilizar el flujograma de procedimientos para la captura de información ya que no son los mismos, a la forma de cómo se capturan datos del programa.
RECOMENDACIÓN: Es recomendable que la Gerencia General gire instrucciones al jefe de cómputo para que revise este procedimiento y sea acorde al programa contados.
AREA HARDWARE:
PERFIL MINIMO DE HARDWARE PARA CONTADOS
PC 586
Pentium R de 100 MHZ
Memoria física 8Mb en RAM
1 MB de memoria en video
10 MB de espacio disco duro
HARDWARE ACTUAL PARA EL SISTEMA CONTADOS
Pentium III de 400 MHZ
Disco duro de 12 GB
Memoria física de 128 MB en RAM PC 100
16 MB en video
PC Omicron II
El sistema CONTADOS por ser un software el cual fundamenta su creación en el FOXPRO 2.6 para D.O.S ., la plataforma de programación todavía utilizada por LHMchos programadores en nuestro medio, por su facilidad, y buen desenvolvimiento por su poco uso o requerimientos de sistema física del Hardware. Este sistema cuenta con un requerimiento mínimo de hardware, por su plataforma de desarrollo, pero actualmente esta instalado con un hardware LHMcho mayor a su perfil mínimo requerido.
HALLAZGO:
Se pudo verificar la existencia y deficiencias en el funcionamiento de todas las computadoras de la empresa, a los cuales no se les da mantenimiento preventivo y no se cuenta con un suministro ininterumpido de energía eléctrica, al cual no se le esta dando su cumplimiento efectivo.
CRITERIO: Se debe dar mantenimiento preventivo a las computadoras para su buen funcionamiento.
CAUSA: Falta de mantenimiento a las computadoras de la empresa.
EFECTO: Fallas en el funcionamiento de las computadoras
RECOMENDACIÓN: Se recomienda a la Gerencia General, gire instrucciones al departamento de informática, para que se lleve un control y por ende un mejor mantenimiento a las computadoras, y a que esto vendrá a beneficiar a un mejor rendimiento de ellos, y a un mejor ambiente de trabajo para los usuarios y para los equipos de cómputo un mejor rendimiento.
DESPACHO DE AUDITORIA N° 24
SOCIEDAD COMPUTADORA, S.A. de C.V.
DEL 01 DE OCTUBRE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2003
MEMORANDUM DE PLANEACIÓN
INDICE
I. COMPROMISOS II1
1. Objetivos de la auditoría II11
堏bjetivo General
堏bjetivo Especifico
2. Descripción Física Tecnológica II12
3. Alcance II.1.3
堐ruebas de Cumplimiento
堐ruebas Sustantivas
4. Responsabilidad de la Firma II.1.4
堃arta a Gerencia
堄ictamen del Auditor Independiente
5. Plazo para la presentación y discusión de Informes II.1.5
II. CONOCIMIENTO DE LA ENTIDAD II2
1. Antecedentes II.2.1
堎aturaleza
堅structura legal
堆echa de Fundación
堄omicilio
堁ctividad Económica Principal
堏bjetivos y planes estratégicos
堅structura organizacional
堏rganigrama
堃lientes Importantes
堐rincipales proveedores
LA INDUSTRIA II.2.2
堅l mercado y la competencia
咩esgos del negocio
堏peraciones en reducción y expansión
ANÁLISIS FINANCIERO II.2.3
堅stados Financieros Comparativos
堒azones Financieras
堁nálisis de Liquidez
堁nálisis de la actividad
堁palancamiento Financiero
堁nálisis de rentabilidad
III. LEYES Y REGLAMENTOS APLICABLES II3
堌eyes y reglamentos generales
堌eyes y reglamentos específicos
IV. COMPRENSION DE LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD Y II4
DE CONTROL
堓ISTEMA CONTABLE
Forma de llevar registros
Detalle de Registros autorizados
Detalle de registros Auxiliares
Detalle de registros Especiales
Forma de validar las operaciones
Detalle de los Estados financieros y otros informes o reportes que se emiten
Métodos de valuación de Inventarios
Sistema de registro de Inversiones
Sistema de Costos utilizados.
Ambiente de Control
Procedimientos de control
Comprensión del ambiente SIC
堐OLÍTICAS GENERALES
V. ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO II5
堃uestionario, narrativas y/o flujograma II.5.1
堃alificación de riesgos inherente y de control de las áreas o II.5.2
componentes importantes.
VI. PROGRAMACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE LA AUDITORIA II6
VII. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES. II7
VIII. FLUJOGRAMA DEL SISTEMA " CONTADOS " II8
IX. ADMINISTRACION DEL TRABAJO DE AUDITORIA. II9
X. CEDULA DE CONTROL DE TIEMPO. II10
堔IEMPO PRESUPUESTADO
堔IEMPO REAL – PRESUPUESTADO.
La Empresa COMPUTADORA, SA DE CV, con Numero de Identificación Tributaria (NIT) 0614-060799-001 -1 y Número de Registro de Contribuyente (NRC) 149-9, Inscrita en el Registro de Comercio bajo el número 34, folio 8215 al 8233 del libro número 316 del Registro de Sociedades. Fue constituida el 06 de julio del 1999. Domicilio: Av. Los Alpes Suizos No 11, Colonia Sierra Morena, San Salvador
Debido al crecimiento alcanzado por dicha empresa en los últimos años el sistema de Contabilidad Manual que posee se hace LHMy inconveniente ya que el volumen de las operaciones se ha LHMltiplicado y el personal con que cuenta es insuficiente para procesar toda la información, lo cual genera LHMchas dificultades como son:
– Atraso de hasta tres meses en el registro y preparación de información financiera oportuna para la toma de decisiones.
– Los libros legales están con retrazo de hasta seis meses debido a que la información no esta a tiempo para pasarla lo cual implica que una parte del personal al terminar un periodo empiece a pasar a mano a los libros legales lo cual genera que las operaciones durante el tiempo que se lleva pasar a libros legales se queda pendiente de procesar.
– Esta generando pagos extras al personal ya que es imposible registrar las operaciones en horarios normales de trabajo lo cual genera un aumento en los gastos de la empresa.
– Atraso en la preparación de la información financiera que genere datos mas exactos, consistentes y sobre todo oportunos para la toma de decisiones.
– El personal encargado de preparar planillas de sueldos se tarda demasiado tiempo en llenar dichas planillas.
– Hay demoras en la autorización de desembolsos para pagos a proveedores debido al retrazo en la preparación del los informes de proveedores.
– La facturación se retraza debido a que no se conocen con exactitud las existencias de inventario y además que se tiene que hacer las facturas manualmente lo cual debido al aumento en los volúmenes de venta se toma mayor tiempo en facturar.
– Las compras de mercadería para la venta se retrazan ya que para determinar las necesidades de productos las personas encargas en determinar existencias necesitan bastante tiempo para poder determinarlo.
La mayoría de las deficiencia presentadas por el hecho de llevar un contabilidad de forma manual se verían grandemente minimizadas con la Implantación de Un sistema Contable Computarizado, y complementario a este integrarlo con un buen sistema de Facturación Sistematizado.
SOLICITUD DE ANALISIS PARA UN SISTEMA CONTABLE COMPUTARIZADO.
Departamento : CONTABILIDAD
Solicitado por : SRITA. MAYRA URIAS
Fecha de Solicitud : 19 MARZO 2004
1.- SERVICIO SOLICITADO.
El Contador de la Empresa "COMPUTADORA, SA DE CV.", tomando como base el aumento de las Operaciones en la empresa considera que se hace Necesario UN SISTEMA CONTABLE MECANIZADO que registre las operaciones diarias de tal manera que cumpla con PCGA, NIIF y Leyes vigentes con el fin de emitir los Estados Financieros respectivos al final del periodo, además debido a que es Contabilidad la que se encarga de la Facturación es necesario que el sistema deberá estar adecuado para emitir facturas, comprobantes de crédito fiscal, recepción de inventarios, registrar el costo de lo vendido, además debe estar adecuado para que pueda trabajarse junto con el departamento de compras, y manejar las demás cuentas tanto de la situación financiera como de resultados.
2.- RAZONES DE LA SOLICITUD
a- Que debido al crecimiento experimentado en las operaciones de la empresa, el número repetitivo de las mismas, asciende a un número LHMy elevado por lo cual se vuelve tedioso en el momento de su registro y LHMchas veces da lugar a errores.
b- Que debido al volumen de operaciones existentes y el poco personal con que cuenta la empresa se experimenta atraso en los registros contables hasta de tres meses y el tiempo permitido por las leyes bajo las cuales se rige la empresa solo permite hasta por dos meses, por lo cual se estaría incumpliendo dicha disposición.
c- Que debido al atraso en el registro de la operaciones no se cuenta con información financiera precisa y oportuna que ayude a la toma de decisiones como por ejemplo probar nuevas alternativas de costos empleando la información mas actual.
d- Que debido a que no se cuenta con la información precisa y oportuna que ayude a evaluar el desarrollo de la empresa a nivel de mercados, y estar a un grado menor de Competitividad con empresas del ramo ya que no tiene las herramientas que le ayuden a tomar decisiones para hacerle frente a la competencia.
3.- BENEFICIOS / RESULTADOS ESPERADOS
a- Se espera que al implantar un Sistema Contable Computarizado, las operaciones contables se registren de una forma mas eficiente y oportunamente.
b- Que el Sistema pueda generar diferentes informes rápidamente cuando se solicita como por ejemplo la generación de los resultados oportunos para que el mismo elabore los Estados Financieros Esperados.
c- Que haya un procesamiento y análisis de los datos en forma rápida y mas exacta.
d- Que se reconozca con mayor facilidad la recaudación o movimiento de las cuentas por cobrar, ya que eliminaría la necesidad de investigar manualmente estas cuentas lo cual por la cartera de clientes que tiene la empresa se vuelve tediosa y consume tiempo.
e- Que una vez que los datos exactos estén en el sistema, la mayoría de los informes puedan ser impresos cuando se solicita.
f- Que los cheques o comprobantes faltantes se ponga en evidencia inmediatamente.
g- Que haya un control mas eficiente de los inventarios para la venta y para la compra de mercadería.
h- Que se pueda tener acceso inmediato a la información de las operaciones de un determinado periodo.
4.- ALTERNATIVAS PARA LA SISTEMATIZACION DE LA CONTABILIDAD
Considerando que la empresa no cuenta con un equipo que pueda desarrollar un sistema adecuado a las necesidades de la empresa y en vista que el mercado hay sistemas LHMy completos y de comprobada experiencia de su funcionamiento la mejor opción es Adquirir uno de estos sistemas mediante Cotizaciones de los vendedores de software y demostraciones para el personal; de los cuales se seleccionara a los mejores candidatos par realizar un examen adicional, para analizar cual es el sistema que mas se adecua las necesidades de la empresa.
5.- APROBACION
Fecha :
Día :
Mes :
Año :
Detalle de requerimientos del sistema
3.1- Requerimientos Materiales
– Adquirir tres sistemas de Computación completos (CPU, Monitor, teclado, Ratón, LHMebles), uno para el departamento de Compras y debido a que contabilidad y ventas son un solo departamento serian necesarios dos equipos; los equipos deben tener al menos las siguientes características:
堐rocesador Pentium 4
堄isco de 40G
堍emoria Ram de 1.80
堄ispositivos de almacenamiento de datos (puerto para disquete Zip)
堓uministro ininterrumpido de energía eléctrica y estabilizadores de energía eléctrica
– Adquirir Tres impresoras con la siguientes características
堑ue acepten los tamaños de papel requeridos para las planillas
堐ara otros informes contables
堃heques computarizados (Si fuere necesario)
堃on una buena velocidad y buena calidad de impresión.
– Adquirir las Licencias de los Software necesarios
3.2.- Requerimientos Administrativos
* Contratar a tres personas nuevas, como personal temporal para crear las bases de datos y para ingresar las transacciones previas.
* Preparar y Capacitar al Personal
La capacitación del personal será de la siguiente forma:
a- Se proporcionara una sesión de capacitación u orientación preliminar con respecto al software antes de la implantación. Se dará una capacitación general en computación, en el cual se vera el uso de procesadores de palabras el cual lo dará el jefe del departamento de compras por un periodo de tres semanas, en este por ejemplo se vera el uso de teclado, las hojas de calculo
b- Capacitación en el uso del sistema contable especifico, la facturación y los inventarios y el uso de los módulos del sistema dicha capacitación será solicitada que la imparta la empresa a la cual se le adquiera el sistema para el personal ya existente.
c- También se solicitara una capacitación para los administrativos en la interpretación de los informes.
d- Se contratara con la empresa vendedora el servicio por el mantenimiento del software, incluyendo mejoras, cambios en el sistema y archivos de respaldo.
3.3.- REQUERIMIENTOS DEL SOFTWARE
1- Que no tenga limite para un determinado numero de transacciones el en mes, o año.
2- Que las transacciones se puedan procesar en múltiples monedad de curso legal, que tenga una tabla de conversiones que permita actualizaciones cada vez que ocurren cambios en las tasas de cambio.
3- Que se pueda restringir el acceso de acuerdo a asignación que tenga cada usuario.
4- Que contenga los siguientes módulos:
? Un administrador del sistema
? Libro Mayo (L/M)
? Lista de cuentas (Submódulo de L/M)
? Balance General (Submódulo de L/M)
? Balance de Comprobación (Submódulo de L/M)
? Cuentas por Cobrar (C/C)
? Cuentas por Pagar (C/P)
? Ordenes de Compras (Submódulo de C/P)
? Conciliaciones de Cuentas Bancarias
? Inventarios
? Compras y Costos
? Planilla de Sueldos
? Activo Fijo
DESPACHO DE AUDITORIA N° 24
COMPUTADORA, S.A. de C.V.
DEL 01 DE OCTUBRE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2003
MEMORANDUM DE PLANEACIÓN
II.1. COMPROMISOS:
II.1.1. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA
Objetivo General:
Desarrollar el examen de una Auditoria de Informática a la empresa COMPUTADORA, S.A. de C.V. sobre los procedimientos electrónicos , sistemas, equipo de computo, así como también, con el objeto de proponer controles efectivos.
Objetivos Específicos:
? Obtener un conocimiento general del área de informática
? Evaluar los controles que tiene la empresa en el área de informática y otras afines.
? Evaluar las condiciones en que opera el sistema informático de la sociedad, para poder conocer sus limitaciones.
? Obtener un conocimiento de las características particulares de operación y condiciones jurídicas del sistema de informática.
? Conocer al personal clave en el manejo de los sistemas.
? Emitir una opinión sobre el área de informática de la sociedad.
II.1.2. . DESCRIPCIÓN FISICA TECNOLÓGICA DEL SOFTWARE:
Procesador Pentium IV, 2.0 MHZ, disco duro 40G, tarjeta de video y, sonido, CD. ROM 54X54, CASE media torre ,UPS. 500 Vol., 128 memoria RAM.
Nuestro programa esta instalado, MS-DOS visual Basic.
II.1.3. . ALCANCE:
El Despacho ha sido contratado por la Sociedad COMPUTADORA, S.A. de C.V. para realizar una Auditoria en el área de Informática, con base a NIA䳠(NIA 1009, entre otras), con el propósito de evaluar el sistema que posee, los equipos, la estructura de control interno como de los procedimientos llevados a cabo en la empresa, así como otras áreas significativas que se consideren necesarias evaluar en el desarrollo de la auditoria.
PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
El despacho realizará pruebas de cumplimiento que permitirá evaluar la estructura de control interno, desarrollada en el área informática, aplicando técnicas de auditoria tales como procedimientos mensuales, verificación de los programas y Sistemas, uso de la informática en los programas y Sistemas, uso de la información de pruebas, lote de datos de prueba, datos de prueba integrados y otras técnicas.
PRUEBAS SUSTANTIVAS
Bajo el uso de estas pruebas se evaluara la razonabilidad de la información que produce el sistema a través de la verificación de los tipos de reportes que genere y de las cifras que ellos contienen, se utilizaran diversas técnicas que permitirán proporcionar una mayor información del uso y utilización de los sistemas en áreas especificas.
II.1.4. RESPONSABILIDAD DE LA FIRMA
Nuestra responsabilidad consiste en expresar una opinión a cerca de la correcta aplicación y ejecución de los sistemas informáticos, y a la vez recalcar las áreas deficitarias y de mejora.
Para lograr un desarrollo satisfactorio de la auditoria se considera necesario sugerir las responsabilidades que como auditores les brindaremos a la Sociedad las cuales mencionamos a continuación:
CARTA DE GERENCIA
? Enviaremos Cartas a la gerencia basadas en la evaluación de los cuestionarios de control interno con el propósito de sugerir la aplicación de nuevos procedimientos que ayuden a minimizar las situaciones o debilidades encontradas en estos, sobre los sistemas informáticos de la empresa, así como los métodos y procedimientos aplicados por el personal encargado de la ejecución de los software.
También, enviaremos cartas a la gerencia cuando se considere importante a medida vaya desarrollando la Auditoria en los Sistemas y sea sustancial y prioritario su coLHMnicación.
DICTAMEN DEL AUDITOR INDEPENDIENTE
? Emitiremos un informe preliminar, en el que expondremos la evaluación de los sistemas informáticos y luego se elaborará un Informe Final (resultado de la ejecución del trabajo obtenido en la auditoría).
II.1.5 PLAZO PARA LA PRESENTACION Y DISCUCION DE INFORMES
Después de ejecutar la Auditoria se considerara un tiempo prudencial de una semana para entregar el informe y darle lectura para su discusión, lo cual con anterioridad se acordara el día y la hora de reunión con los de la Gerencias de la empresa.
II.2. CONOCIMIENTO DE LA ENTIDAD
II.2.1. ANTECEDENTES
Naturaleza
La naturaleza de la empresa COMPUTADORA, S.A. DE C.V. es Anónima de Capital Variable.
Estructura legal:
La empresa fue constituida según escritura de constitución inscrita en el Registro de Comercio bajo el número 34, folio 8215 al 8233 del libro número 316 del Registro de Sociedades. Su número de Identificación Tributaria (NIT) 0614-060799-001 -1 y Número de Registro de Contribuyente (NRC) 149-9.
Fecha de fundación:
La Sociedad COMPUTADORA, S.A. DE C.V., fue constituida el 06 de julio del 1999.
Domicilio:
Av. Los Alpes Suizos No 11, Colonia Sierra Morena, San Salvador
Actividad económica principal:
Su actividad principal es la compra – venta de artículos de librería y otros.
Objetivos y planes estratégicos:
La Sociedad se ha propuesto alcanzar un reconocimiento en el mercado para incrementar su producción y venta de sus productos para mejorar sus utilidades, así corno también incrementar su capital social en un período no mayor de 2 Años. Algunos de sus planes son los de invertir en publicidad para la empresa y realizar descuentos por combos especiales en determinados períodos, etc.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:
La Sociedad está integrada por el orden gerencial, de la siguiente manera:
1. Gerente General
3. Gerentes de Comercialización y Ventas
3. Gerencias Administrativas
o Gerencia de ventas
o Encargado de créditos
o Encargado de mercadeo
o Encargado de informática
o Contador
COMPUTADORA, S.A. DE C.V.
ORGANIGRAMA GENERAL
CLIENTES IMPORTANTES:
Entre los principales clientes principales de la Sociedad se encuentran:
La Ibérica, S.A. de C.V.; Librería Cervantes, S.A.; Librería Acacia, Freund de El Salvador, Librería Salvadoreña. Papelería San Rey, Rayones de El Salvador, S.A.
PRINCIPALES PROVEEDORES
Los principales proveedores de la sociedad son:
Librería Internacional, Librería Hispano América, Importaciones Digesa;
Impresos Mega, S.A. de C.V.
II.2.2 LA INDUSTRIA
El mercado y la competencia:
Mercado: Nuestro mercado esta enfocado a nivel nacional a las personas naturales y jurídicas.
Competencia: La participación en el mercado de nuestra empresa es del 10% con relación a las demás empresas que se dedican a la misma actividad.
Actividad cíclica o por temporada:
La actividad que desarrolla la empresa es continua no existe un periodo de pauta en el cual no varían nuestros ingresos, sin embargo nos adelantamos a las necesidades corrientes tomando la decisión de aprovechar los precios bajos con el fin de obtener la mercadería para ofrecerla a un precio mas accesible que la competencia.
Cambios en la tecnología del producto:
El mercado en que se desenvuelve es LHMy cambiante ya que la empresa tiene que ir adecuándose a los cambios de la tecnología, debido a que los usuarios demandan productos de alta calidad, y con los últimos avances tecnológicos.
Riesgos del negocio:
Perdida por obsolescencia de inventario La competencia. La no aplicación adecuada de una política de ventas. Obtener créditos de parte de los proveedores por no tener la capacidad financiera de pago.
Operaciones en reducción y expansión:
Las operaciones de nuestra empresa se dan en reducción (San Salvador) siendo el propósito extendernos a nivel nacional
II.2.3. ANÁLISIS FINANCIERO:
Estados Financieros Comparativos:
La empresa efectúa análisis en sus estados financieros con el objeto de realizar una comparación de las cuentas con relación de un año con otro
Razones financieras:
Los estados financieros presentados por la empresa le son aplicados los ratios financieros con el objetivo de establecer la capacidad financiera
Análisis de liquidez
Para realizara un análisis de liquidez la empresa aplica las razón financieras siguientes: Razón corriente.
Análisis de la actividad:
La empresa para evaluar el análisis de la actividad aplica la razón financiera denominada prueba ácida.
Apalancamiento financiero:
Es otra razón aplicada a los estados financieros la cual mide el apalancamiento financiero que la empresa posee.
Análisis de rentabilidad:
La empresa realiza un análisis de la rentabilidad a través del rendimiento sobre el capital común, rendimiento sobre los activos totales, margen de las utilidades sobre las ventas.
II.3 LEYES Y REGLAMENTOS APLICABLES
LEYES Y REGLAMENTOS GENERALES
Código de Comercio.
Código Tributario (Ley de Impuesto a la Transferencia de Bienes LHMebles y a la Prestación de Servicios, Ley de Impuesto Sobre la Renta)
II.4. COMPRENSIÓN DELOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD Y DECONTROL
Sistema Contable
La sociedad lleva su contabilidad en forma computarizada, la cual fue autorizada por la superintendencia de sociedades y Empresas Mercantiles mediante resolución N° 523 el día 8 de Julio de 1999
Políticas Generales
La sociedad ha adoptado para un mejor desempeño las siguientes políticas.
a) Establecer un fondo fijo para pagos menores.
b) Conceder créditos no mayores de 6 meses.
c) Ejercer una buena gestión de cobros.
d) Mantener asegurados los bienes de la Sociedad.
e) Tener un estricto control de los bienes de la Sociedad.
SISTEMA CONTABLE
Forma de llevar los registros:
Computarizados
Detalle de Registros Autorizados:
Libro Diario, Libro Mayor, Libro de Compras y Ventas, Estados Financieros, Catalogo de Cuentas.
Detalle de Registros Auxiliares:
Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Bancos.
Detalle de Registros Especiales:
Reportes detallados por partidas, Registros Históricos de una cuenta especifica.
Forma de Validar las Operaciones:
Revisión y autorización del contador.
Detalle de los Estados Financieros y Otros Informes o Reportes que se emiten y con que periodicidad:
Mensualmente se imprimen los Balances y Estados de Resultados, y anualmente se elabora el cierre de la contabilidad.
Métodos de Valuación de Inventarios:
Primeras Entradas Primeras Salidas.
Sistema de Registro de Inventarios:
Perpetuo o Permanente.
Sistemas de Costos Utilizados:
Costos por Ordenes.
Ambiente de Control:
Se encuentran almacenados en una área física adecuada, con aire acondicionado y seguridad.
Procedimientos de Control:
Segregación de funciones, facturación, inventario, cuentas por cobrar y contabilidad.
Compresión del Ambiente SIC:
Se esta capacitando al personal para lograr una mejor eficiencia y eficacia del desarrollo del sistema.
II.5. ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
Cuestionarios, narrativas y/o flujo gramas:
Ver flujo gramas para conocer el funcionamiento del sistema y a la vez se pasó el cuestionario para conocer duplicidad de funciones y minimizar el flujo de documentos e información. También se elaboró narrativas en el momento que se ejecutan las transacciones junto con los usuarios.
Calificación de Riesgos Inherentes y de Control de las Áreas o Componentes Importantes (Alto, medio y bajo):
Vamos a evaluar la matriz de riesgo de la siguiente manera:
VER MATRIZ DE RIESGO
1: riesgo de control, 2: riesgo inherente, 3: riesgo de auditoria
COMPUTADORA, S.A. DE C.V.
Período del 01 de Enero Al 31 de Diciembre de 2003
II.5.1. CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN CONTROL INTERNO
OBJETIVO
Describir La existencia de controles internos aplicados a las diferentes áreas, para obtener un adecuado conociiento del funcionamiento del ambiente y estructura de control de la empresa investigada.
II.5.2. CALIFICACION DE RIESGO INHERENTE Y DE CONTROL DE LAS AREAS O COMPONENTES IMPORTANTES.
II.6. PROGRAMACION Y ORGANIZACIÓN DE LA AUDITORIA.
II.7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
II.8 FLUJOGRAMA DEL SISTEMA CONTABLE "CONTADOS"
II.9. ADMINISTRACIÓN DEL TRABAJO DE AUDITORIA
PERSONAL CLAVE DE LA AUDITORIA
PERSONAL ASIGNADO
El trabajo completo se desarrollará asignando al personal siguiente para efectuarlo:
Socio Coordinador : LICDA. ANA RUTH DE PAZ
Supervisor de Auditoria : LICDA. NUBIA DE MENDEZ
Encargado de Auditoria : LIC. JOSE LAMINIO HERNADEZ MEJIA
Asistente de Auditoria : LIC. PEDRO RIGOBERTO GIRON
Asistente de Auditoria : LIC. DANILO ESTEBAN MEJIA
FUNCIONES DEL PERSONAL ASIGNADO
Un sumario de los deberes y responsabilidades por categoría Jerárquica, es el siguiente:
Socio Coordinador:
El socio coordinador tiene la responsabilidad primaria y absoluta de asegurar que el trabajo sea realizado de conformidad con los requerimientos de auditoria integral y las partes relacionadas con la Administración Estratégica.
Tiene la obligación de velar que se proporcione al cliente todos los servicios que necesiten de la firma. Sus deberes incluyen LHMchas consideraciones y por tal motivo la siguiente lista no pretende ser exhaustiva:
? Mantener la relación primaria con el personal ejecutivo de la PRODISA DE C.V.
? Aprobar el alcance general de la revisión.
? Dirigir y autorizar los planes de trabajo y los programas de auditoria.
? Participar y resolver todos los aspectos de contabilidad de gestión y procesos administrativos que conlleven a la mejora continua.
? Revisar memorándum, papeles de trabajo y otra información preparada y obtenida en relación con nuestro examen.
? Establecer la naturaleza y contenido de los informes de auditoria, así como de las conclusiones, soluciones y sugerencias
Gerente de Auditoria:
El gerente a cargo de la Auditoria, entre sus responsabilidades tendrá las siguientes actividades:
? Dirigir la preparación o el uso de los programas de auditoria, de acuerdo con el alcance fijado por el socio y someter los programas de auditoria a su aprobación.
? Supervisar e instruir al personal técnico durante la revisión, para asegurar que este se lleve a cabo y se documente de acuerdo con los Objetivos de la Auditoria.
? Mantener informado al Socio del Estado del trabajo y discutir con él los problemas potenciales y posibles mejoras.
? Participar y ayudar al socio a resolver problemas técnicos de contabilidad y auditoria, relativos al trabajo contratado
? Preparar informes especiales cuando sea necesario a fin de coLHMnicar aspectos relevantes.
? Ayudar al socio en la revisión, control y administración del trabajo, incluyendo el contacto personal con el cliente
Encargado de Auditoria
El encargado tendrá entre sus deberes y responsabilidades las siguientes:
? Confirmar con el gerente mediante los programas y reuniones el alcance que se le va a dar al trabajo.
? Discutir con el gerente lo relativo a las asignaciones del trabajo.
? Controlar el tiempo empleado en el trabajo.
? Desarrollar los procedimientos de auditoria necesarios para completar el trabajo, especialmente en las áreas difíciles.
? CoLHMnicar los problemas inmediatamente y mantenerlo informado del progreso, así como de las irregularidades que considere importantes.
? Hacer las sugerencias, cuando sea necesario, para comentar y resolver los problemas con el cliente.
? Modificar el programa si es necesario, debido a los cambios en los procedimientos, lineamientos del cliente, y/o cualquier requisito indispensable que conlleve a la mejora continua.
? Asegurarse que se han cubierto todos los puntos en el programa, que todos los papeles de trabajo estén completos, que todos los puntos pendientes hayan sido resueltos satisfactoriamente.
FECHAS CLAVES
PRESUPUESTO DE TIEMPO HORAS-HOMBRE
El siguiente detalle refleja el número de días / hombre, que se dispondrán para la realización del trabajo.
VISITAS A REALIZAR
Se harán cuatro visitas por parte del socio coordinador además se utilizaran 220 horas para hacer el análisis y evaluación de las áreas principales de estudio, tomando en consideración los siguientes aspectos:
? Reaseguramiento de la estructura organizativa de la compañía
? Revisión de manuales y documentos administrativos si los hubiere
? Revisión de los procesos y procedimientos escritos
? Supervisión del Proceso Productivo
? Evaluación de las fortalezas y oportunidades de la empresa
II.10 CEDULA DE CONTROL DE TIEMPO
TIEMPO PRESUPUESTADO
PRESUPUESTO DE TIEMPO HORAS-HOMBRE
El siguiente detalle refleja el número de días / hombre, que se dispondrán para la realización del trabajo.
VISITAS A REALIZAR
Se harán cuatro visitas por parte del socio coordinador además se utilizaran 220 horas para hacer el análisis y evaluación de las áreas principales de estudio, tomando en consideración los siguientes aspectos:
? Reaseguramiento de la estructura organizativa de la compañía
? Revisión de manuales y documentos administrativos si los hubiere
? Revisión de los procesos y procedimientos escritos
? Supervisión del Proceso Productivo
? Evaluación de las fortalezas y oportunidades de la empresa
TIEMPO REAL
VISITAS A REALIZADAS
Se harán cuatro visitas por parte del socio coordinador además se utilizaran 305 horas para hacer el análisis y evaluación de las áreas principales de estudio, tomando en consideración los siguientes aspectos:
? Reaseguramiento de la estructura organizativa de la compañía
? Revisión de manuales y documentos administrativos si los hubiere
? Revisión de los procesos y procedimientos escritos
? Supervisión del Proceso Productivo
? Evaluación de las fortalezas y oportunidades de la empresa
CEDULA DE HALLAZGOS
CEDULA PRINCIPAL
SOFTWARE
C1 SEGURIDAD DEL SOFTWARE
C1.1 PROCEDIMIENTOS SOBRE SEGURIDAD DEL SOFTWARE
C1.2 ADMINISTRACION DE CLAVES DEL PROGRAMA
C1.3 ADICION DE USUARIOS
C1.4 COMPROBACION DE CREACION DE NUEVO USUARIO
C1.5 BACKUP DEL SISTEMA
D1 PRUEBA SOBRE VALIDACION DE DATOS DEL SOFTWARE
D1.1 VALIDACION SOBRE EL INGRESO DE LA INFORMACION DEL CATALOGO DE CUENTAS EN UNA FORMA LOGICA
D1.2 VALIDACION SOBRE EL INGRESO DE LAS PARTIDAS CONTABLES EN FORMA LOGICA
D1.3 GENERACION DE REPORTES SOBRE LA INFORMACION INGRESADA AL SISTEMA
E1 PROCEDIMIENTO DEL MENU CONSULTA
E1.1 PROCEDIMIENTO DEL MENU CONSULTA
E2 PROCEDIMIENTO DEL MENU CONSULTA
E21 MES EN LINEA DEL MENU PRINCIPAL
E3 PROCEDIMIENTOS DEL MENU CONSULTA
E3.1 CONSULTA DEL LIBRO MAYOR
F1 FLUJOGRAMA PARA INSTALACION Y USO DEL PROGRAMA CONTADOS
F1.1 PROCEDIMIENTO PARA LA INSTALACION DEL PROGRAMA CONTADOS
F1.2 PROCEDIMIENTOS PARA LA CREACION DE LA EMPRESA
F1.3 PROCEDIMIENTOS PARA LA CAPTURA DE LA INFORMACION
CONCLUSION
Concluimos que con relación al software evaluado, este tiene LHMchas deficiencias en cuanto a la instalación, acceso, aplicaciones, pruebas de validación, entre otros. Dando paso a todos aquellos problemas que conllevarías a que la empresa cayera en quiebra si no se acatan los lineamientos propuestos por el despacho contable n. 24
PROGRAMA DE AUDITORIA
SEGURIDAD DEL SOFTWARE
HECHO POR: Pedro Girón FECHA: 04-11-2004
Encargado
APROBADO: Laminio Hernández FECHA: 29-10-2004
Gerente
Procedimiento sobre seguridad del software
En cumplimiento al programa de Auditoria de Sistemas considerando necesario verificar si el acceso a la entrada del usuario al sistema era, el adecuado y si tenía un nivel de seguridad bueno y adecuado.
Por lo general se introdujo una clave distinta al sistema la cual no fue aceptada por éste. Por lo que denegó el acceso y a la tercera lo saca del sistema
Así mismo para verificar la seguridad con que cuenta el sistema buscamos otras formas de poder entrar al sistema no utilizamos las contraseñas o password a lo que primeramente abrimos el sistema contados dándole enter, luego al salir la pantalla de contraseña se le dio enter dos veces y el sistema rechazó para luego salir sin poder acceder a la empresa ni a la información.
ADMINISTRACIÓN DE CLAVES DEL PROGRAMA
HALLAZGO:
No se pudo evidenciar la administración de claves, ya que cualquiera puede crear otro usuario y puede cambiar su propia clave, cuando el lo desee.
RECOMENDACIÓN
Se recomienda a la gerencia general gire instrucciones al jefe de informática para que se administren y se lleve un estricto control sobre la asignación de las claves al programa contados, esta tiene que ser eficaz y eficiente.
Se adiciono un nuevo usuario "CLIENTE"
Se le asigno clave de acceso al nuevo usuario
Comprobación de creación de nuevo usuario
OBSERVACION
Verificamos el ingreso de un nuevo usuario, el ingreso se puede llevar acabo sin ninguna dificultad, pero no se le puede asignar niveles de acceso en el sistema contados.
RECOMENDACIÓN:
Se recomienda a la gerencia general que instruya o gire instrucciones al departamento de cómputo para que asigne niveles de acceso al sistema contados. Esto para que cada usuario desarrolle sus actividades de acuerdo a los controles internos establecidos.
BACKUP DEL SISTEMA
OBSERVACIÓN
En el menú utilitarios existe la opción de BACKUP el cual permite hacerlos en la Unidad A de la PC donde esta instalado el programa Contados, este los zipea sin ninguna dificultad, pero es necesario que se valué la tendencia del nivel de operaciones porque la unidad a de poca capacidad para almacenar información.
RECOMENDACIÓN
Se recomienda que se evalué la tendencia del nivel de operaciones de la empresa con respecto a contados, ya que entre mas operaciones ingresen mas grande será el tamaño de BACKUP y la capacidad de la unidad A es únicamente de 1.38 MB
( ver Cedula de debilidades del Software )
PROGRAMA DE AUDITORIA
PRUEBA SOBRE VALIDACION DE DATOS DEL SOFTWARE
HECHO POR: Nubia de mendez FECHA: 01-11-2004
Encargado
APROBADO: Cinzia Pleitez FECHA: 30-10-2004
Gerente
VALIDACIÓN SOBRE EL INGRESO DE LA INFORMACIÓN DEL CATALOGO DE CUENTA EN UNA FORMA LOGICA
Verificamos que el catalogo de cuentas este de acuerdo a Normas Internacionales de Contabilidad, así como también que este clasificado en rubros, cuentas de mayor y subcuentas, lo cual permite un despliegue en detalle para generar los reportes necesarios, en una forma lógica y ordenada, lo cual lo hace.
VALIDACIÓN SOBRE EL INGRESO DE LAS PARTIDAS
CONTABLES EN FORMA LOGICA
[pic]
OBSERVACION
Se pudo comprobar que ya se había hecho el cierre contable en diciembre del año 2003 concluyendo con la partida numero 167 y posteriormente se ingreso la partida numero 169 que corresponde al mes de octubre del año 2003 y el programa acepto esa operación sin generar ventana de aviso de error por el cierre ya efectuado.
RECOMENDACIÓN
Se recomienda a la gerencia general que gire instrucciones al jefe de computo para que haga la modificación al programa contados, para que genere una tabla con los posibles errores que pueda arrojar en tiempo de ejecución contados, esta para que sirva como referencia para las posibles soluciones.
Generación de reportes sobre la información
INGRESADA AL SISTEMA
Con el propósito de darle cumplimiento al programa de auditoría del área prueba sobre validación de datos del software confirmamos que el sistema contados cuenta con diferentes reportes.
Se comprobó que el sistema genera balance de comprobación a una fecha determinada, así como también nos permite ver los saldos acuLHMlados a dicha fecha en su detalle, lo cual nos permite hacer comparaciones con el mayor auxiliar para ver que tan confiable es la información.
( ver Cedula de Pruebas sobre validación de datos )
PROGRAMA DE AUDITORIA
PROCEDIMIENTO DEL MENÚ CONSULTA
HECHO POR: Laminio Hernández FECHA: 01-11-2004
Encargado
APROBADO: Pedro Girón FECHA: 30-10-2004
Gerente
Procedimiento del menú consulta
HALLAZGOS ENCONTRADOS:
En las consultas de partidas permite hacerle modificaciones, a la partida habilitada y luego no deja que se cierre la ventana, lo cual dificulta seguir trabajando.
RECOMENDACIÓN:
Se recomienda a la Gerencia General de que se giren instrucciones al jefe informático para que se revise esta aplicación y solvente esta situación en el programa contados, para que no genere problema.
( ver cedula de Procedimientos del menú consulta )
PROGRAMA DE AUDITORIA
PROCEDIMIENTO DEL MENÚ CONSULTA
HECHO POR: Laminio Hernández FECHA: 01-11-2004
Encargado
APROBADO: Pedro Girón FECHA: 30-10-2004
Gerente
Mes en línea del menú principal
HALLAZGO:
En el programa no se puede evidenciar el mes contable en el cual se esta trabajando, si no que solo LHMestra la fecha actual.
RECOMENDACIÓN:
Se recomienda de que se hagan los procedimientos necesarios de tal manera que el sistema sea capaz de reflejar el mes en el cual se esta trabajando.
( ver cedula de procedimientos del menú consulta )
PROGRAMA DE AUDITORIA
PROCEDIMIENTO DEL MENÚ CONSULTA
HECHO POR: Laminio Hernández FECHA: 01-11-2004
Encargado
APROBADO: Pedro Girón FECHA: 30-10-2004
Gerente
OBSERVACION:
La consulta del libro mayor, no ordena en forma cronológicamente por fecha las partidas en el libro mayor, en una forma automática.
RECOMENDACIÓN:
Por lo que es recomendable de que se giren instrucciones al jefe informático para que se programe el sistema para que las ordene en una forma automática y cronológicamente por fecha las partidas.
( ver cedula de Procedimientos del menú consulta )
PROGRAMA DE AUDITORIA
FLUJOGRAMA PARA INSTALACIÓN Y USO DEL PROGRAMA CONTADOS
HECHO POR: Laminio Hernández FECHA: 01-11-2004
Encargado
APROBADO: Pedro Girón FECHA: 30-10-2004
Gerente
Fin
Se verifico el flujograma de procedimientos para la instalación del programa contable y se pudo constatar que si son los pasos lógicos a seguir, con la única diferencia de que no siempre se puede instalar en cualquier computadora porque muchas veces da error
Fin
Se verificaron los pasos lógicos a seguir para la creación de la empresa dentro del programa contados y se pudo determinar que si corresponden a los que detalla el flujograma hecho por la empresa
OBSERVACION:
Se pudo comprobar que el flujograma de procedimientos para la captura de información no es acorde a la forma de captura de datos del programa contados.
RECOMENDACIÓN:
Por lo tanto es recomendable que la gerencia General gire instrucciones al jefe de cómputo para que revise este procedimiento y sea acorde al programa contados. ( ver cedula de flujograma para instalación y uso del programa contados )
CEDULA PRINCIPAL
HARDWARE
G1 HARDWARE
G1.1 PERFIL MINIMO DE HARDWARE PARA CONTADOS
G1.2 ANALISIS DE COMPUTADORAS
G1.3 AIRE ACONDICIONADO EN EL CENTRO DE CÓMPUTO
G1.4 CUESTIONARIO PARA EL MANTENIMIENTOS DE LAS COMPUTADORAS
CONCLUSION
Concluimos que con relación al Hardware evaluado, podemos decir que este tiene muchas deficiencias en cuanto al perfil mínimo de Hardware, las condiciones en las que se encuentra el aire acondicionado no son las requeridas, acceso, entre otros.
HARDWARE
HECHO POR: Laminio Hernández FECHA: 01-11-2004
Encargado
APROBADO: Pedro Girón FECHA: 30-10-2004
Gerente
PERFIL MÍNIMO DE HARDWARE PARA CONTADOS:
? PC 586
? Pentium R de 100 MHz
? Memoria Física 8Mb en RAM
? 1 MB de Memoria en video
? 10 MB de espacio disco duro
HARDWARE ACTUAL PARA EL SISTEMA CONTADOS
? Pentium III de 400 MHz
? Disco duro de 12 GB
? Memoria Física de 128 MB en RAM PC 100
? 16 MB en video
? PC Ómicron II
El sistema CONTADOS por ser un software el cual fundamenta su creación en el FOXPRO 2.6 para D.O.S., la plataforma de programación todavía utilizada por LHMchos programadores en nuestro medio, por su facilidad, y buen desenvolvimiento por su poco uso o requerimientos de sistema físico del Hardware. Este sistema cuenta con un requerimiento mínimo de hardware, por su plataforma de desarrollo, pero actualmente esta instalado con un hardware mucho mayor a su perfil mínimo requerido.
Análisis de las computadoras utilizadas
Analizar las computadoras de la empresa, verificar si estas son las idóneas para el manejo del programa CONTADOS y si cumple con los requerimientos necesarios para su instalación.
[pic] [pic]
HALLAZGO
Se pudo verificar la existencia y deficiencias en el funcionamiento de todas las computadoras de la empresa, a los cuales no se les da mantenimiento preventivo. Y no se cuenta con un suministro ininterrumpido de energía eléctrica y estabilizadores de energía eléctrica, al cual no se le esta dando su cumplimiento efectivo.
RECOMENDACION
Recomendamos a la gerencia general, gire instrucciones al departamento de informática, para que se lleve un control y por ende un mejor mantenimiento a las computadoras, ya que esto vendrá a beneficiar a un mejor rendimiento de ellos, y a un mejor ambiente de trabajo para los usuarios y para los equipos de computo un mejor rendimiento.
SOBRE AIRE ACONDICIONADO EN EL CRENTRO DE CÓMPUTO
[pic]
HALLAZGO
Se pudo verificar la existencia y buen funcionamiento de los dos aires acondicionados del Centro de Computo con su respectivo térmicos de 220 Wat cada uno, a los cuales no se les da mantenimiento preventivo. Y se cuenta con un contrato con la Empresa AIRES DE EL SALVADOR, S.A. de C.V. al cual no se le esta dando su cumplimiento efectivo.
RECOMENDACION
Recomendamos a la gerencia general, gire instrucciones al departamento de informática, para que se lleve un control y por ende un mejor mantenimiento a los aires acondicionados, ya que esto vendrá a beneficiar a un mejor rendimiento de ellos, y a un mejor ambiente de trabajo para los usuarios y para los equipos de computo un mejor rendimiento.
CUESTIONARIO PARA EL MANTENIMIENTO DE LAS COMPUTADORAS
1. Existe inventario de los equipos de cómputo.
SI: __X______ NO: ________
2. Están codificadas las computadoras, impresores y todos los accesorios y partes de las computadoras para un mejor mantenimiento.
SI: ___X____ NO: ________
3. Lleva acabo una depreciación eficaz de los equipos de cómputo, esto para ayudar a los mantenimientos, y así poder llevar otro tipo de mediciones.
SI: __X______ NO: _______
4. Existe un plan anual de mantenimiento preventivo y correctivo.
SI:________ NO: ____X__
5. Existen órdenes de trabajo generadas por los usuarios del sistema para hacer valer el plan anual de mantenimiento correctivo.
SI: ________ NO: ____X___
6. Como se desarrolla, que controles y que acciones toman en base al plan anual de mantenimiento preventivo. NINGUNA_____________________________________________________
________________________________________________________
7. El plan anual preventivo se esta llevando eficazmente.
SI: ________ NO: __ X ______
8. Cuando un equipo esta en mantenimiento se cuenta con una computadora de refuerzo para que el usuario no este sin desarrollar sus actividades laborales y así no disminuir la eficiencia de los controles internos.
SI: ___X_____ NO: ________
9. EL mantenimiento es desarrollado por un ente interno o externo.
Interno: ______ Externo: _______ (Por ninguno)
10. Si es externo que compañía lo lleva acabo y cuales son los controles que la empresa aplica a dicho proveedor.
N/A___________________________________________________________
_______________________________________________________
11. Que tipo de sustancias químicas utiliza la empresa para llevar acabo el mantenimiento.
____________________N/A___________________________________________________________
____________________________________
12. A los servidores cada cuanto tiempo se les da mantenimiento y como se aseguran de su buen funcionamiento después del mantenimiento preventivo.
R/ Normalmente el mantenimiento es de tipo correctivo y el aseguramiento del buen funcionamiento lo determina el Jefe de informática.
13. lleva acabo, mediciones, tendencias y trayectorias de los mantenimientos preventivos y correctivos.
SI: ________ NO: ___X_____
14. A el cableado estructurado (categoría 5 UTP), los canales de conducto de ellos cada cuanto tiempo se le da mantenimiento.
______________N/A___________________________________________________________
________________________________________________
15. Están incluidos o fueron considerados los repetidores para el mantenimiento, así también los UPS y reguladores de voltaje.
_______________N/A___________________________________________________________
_______________________________________________
COMENTARIO:
En la ejecución del cuestionario, pudimos verificar de la necesidad con que cuenta la empresa, de fomentar la prevención, mediante los planes de mantenimiento los cuales llevan a la empresa a maximizar el uso de sus activos y mantener un control más eficiente de los mismos.
RECOMENDACIÓN:
A la gerencia general que gire lineamientos al jefe de informática para que desarrolle los planes de mantenimiento, sobre el equipo informático.
( ver cedula de hardware)
CONCLUSIÓN
Al finalizar una etapa mas del proceso de que se ha llevado acabo en la participación de la auditoria realizada para el SISTEMA CONTABLE COMPUTARIZADO, retomamos la participación del Memorandum de planeación dentro de todo el contenido anterior, no es fácil predecir la importancia de cada una de las etapas estudiadas en la empresa por medio de los procedimientos de la Auditoria, ya que dentro de las engorrocidades de los procesos que son llevados en las empresas, no siempre el personal esta adecuadamente preparado para desempañar la función que tiene asignada dentro de esta; por tanto siempre en la mayoría de los casos se encuentran áreas deficitarias en donde en algún momento se ha omitido algún punto importante que tuvo que haber sido tratado con mejor profesionalismo.
Es ahí donde se han detallado los puntos mas relevantes con respecto al proceso aplicado en el que se basa este informe, en su mayoría pertenece a toda la verdadera aplicación del proceso en el cual se ha determinado cada uno de los puntos de referencia en los cuales la empresa esta flaqueando.
Todo esto conlleva al análisis que determina el objetivo que se planteo al inicio de
La Auditoria en el memorando de planeación para que al final se pueda emitir un informe final en donde se establezcan las sugerencias para mejorar los procesos antes analizados.[pic]
———————–
Hecho por:________ __________ Fecha:____________
Supervisado por: _______________Fecha: ___________
II
II.1
Acceder al Computador
Instalar Software
"CONTADOS"
1
2
Menú Principal
Utilitario
Salir
Consultas
Reportes
Mantenimiento
Procesos
7
6
5
Verificación de Datos
Mayorización de Partidas Cierre Mensual Cierre Anual Desactualización
Cierra el Programa
Partidas Contables
Catálogo de Cuentas
Catálogo de Cuentas
Indexamiento Backup
Restaurar
Período Títulos de Reportes
Formato de Cheque Configuración de Impresor
Consultas Anteriores Colores
Usuarios del Sistema
Libro Diario Libro Mayor
Libro Mayor Auxiliar Balance de Comprobación Balance Comparativo
8
9
Libro Mayor
Libro Mayor Auxiliar
Crear Empresa
Ingresar Catalogo de Cuentas
Digitar Partidas
10
Balance General comp.. Gerencial Estado de Resultados Auxiliar de Operaciones Detalle de Cuentas
Balance de comprobación Libro Diario
11
4
Libro Mayor Completo
Disponibilidad Bancaria
12
13
3
Balance Tabular
Hgo
H.1
H.2
H.3
H.4
H.5
H.6
H.7
H.8
H.9
H.10
S
C1
(atrás)
C1.1
(Atrás)
C1.2
(Atrás)
[pic]
H.1
(Atrás)
C1.3
(Atrás)
[pic]
[pic]
C1.4
(Atrás)
[pic]
H.2
(Atrás)
C1.5
(Atrás)
[pic]
H.3
(Atrás)
D1
(atrás)
D1.1
(Atrás)
[pic]
D1.2
(Atrás)
H.4
(Atrás)
D1.3
(Atrás)
[pic]
E1
(Atrás)
E1.1
(Atrás)
H.5
(Atrás)
E2
(Atrás)
E2.1
(Atrás)
H.6
(Atrás)
E3
(Atrás)
E3.1
(Atrás)
H.7
(Atrás)
F1
(Atrás)
F1.1
(Atrás)
PROCEDIMIENTOS PARA LA INSTALACION DEL PROGRAMA CONTADOS
Inicio
Se introduce el disquete en
El drive "A" de la PC
Instalar del programa
Contados
Se habre el disquete en el
Explorador
Se despliega todos los archivos
Del programa y se le da
Clic en intall
Posteriormente se le da
yes a todo los requerimientos
Que le pide la instalación
Después de instalado el
Programa se va a buscar
Al disco duro "C" de la PC.
Se le da clic al
Ejecutable Para
Comenzar a trabajar
Se cierra el programa
No
Si
F1.2
(Atrás)
PROCEDIMIENTOS PARA LA CREACION DE LA EMPRESA EN EL PROGRAMA CONTADOS
Inicio
Se digitan todos los datos
Generales de la empresa
Crear la empresa con la que
se quiere trabajar
Se imprime el catalogo para
Revisión y modificación
del mismo
Se digitan las modificaciones
del catalogo para poder
Introducir la información
9QRSTUVtuvw릩acute;ݐ¿忲圥¿ݐ¿B,*hÙ㨨P25?>*[pic]B*OJQJ?^J[?]phﳪhÙ㨨P25?>*[pic]B*OJQJU[pic]?^J[?]phÙ㨯lﰊ5?B*OJQJ?^J[?]ph﹛?]?j[pic]hÙ㨦Agrave;Yh
Se copia el catalogo de
Otra empresa o se
Digita
Se cierra el programa
No
Si
PROCEDIMIENTOS PARA LA CAPTURA DE LA INFORMACION EN EL PROGRAMA CONTADOS
Inicio
Captura de la información
Se digitan las partidas
Contables
Se accesa al programa
Contados
Se imprimen reporte de
Partidas para revisión de la
Información
Se mayorizan las partidas
Contables para generar los
Reportes de la información
Financiera que se quiera.
Se copia en el sistema de
Contados, el command de
Windows para hacer la copia de seguridad en un disquete
Se cierra el
Programa
No
Si
Fin
F1.3
(atrás)
H.8
(Atrás)
H
(atrás)
G1
(atrás)
G1.1
G1.2
H.9
(Atrás)
G1.3
G1.4
H.10
(Atrás)
MAII
Autor:
Dora Martinez
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