Descripción del proceso de comunicación organizacional en el entorno empresarial cubano (página 2)

Son responsabilidades del Director de empresa:

• Aprobar el Sistema de Comunicación de la empresa.

• Aprobar el Manual de Gestión de Comunicación y el Manual de Identidad Corporativa

• Aprobar medidas que garanticen establecer una adecuada comunicación entre la dirección general, las áreas de regulación y control, las unidades empresariales de base y con los trabajadores en general.

Se entiende por:

Manual de gestión de comunicación: La herramienta de trabajo que permite a la dirección de la empresa, o de la organización superior de dirección, el diseño e implantación de un sistema de comunicación coherente y armónico, logrando el funcionamiento de la Comunicación en aras del mejoramiento de la empresa y reduciendo la tendencia a la improvisación que existe frecuentemente en cuanto a la comunicación. (Decreto 281-2007)

Manual de Identidad Corporativo: Constituye una herramienta básica para la dirección de la empresa, o de la organización superior de dirección, en el logro de una imagen que la distinga. Herramienta que define el manejo de las directrices de presentación de los mensajes institucionales, como medio que garantice el respeto y la promoción de la identidad de la institución, en cada uno de los programas de información. En el manual de identidad corporativo se describe la actividad principal y secundaria de la empresa, el tiempo de existencia, su ubicación, tipo de mercado; se presenta los atributos de la imagen visual de la empresa y su uso en los diferentes soportes comunicativos, se especifica cómo, cuándo, y dónde se deberá usar la imagen. (Decreto 281-2007)

Teniendo en cuenta el fundamento que aparece legislado para la elaboración de un sistema de comunicación empresarial en el modelo de gestión empresarial de Cuba, se propone la metodología siguiente para el diseño e implantación del Sistema de Comunicación Empresarial en la organización objeto de estudio:

• 1- Elaboración y Aprobación de la política de Comunicación de la empresa.

• 2. Elaboración y Aprobación del Manual de Comunicación.

• 3. Elaboración y Aprobación del Manual de identidad Corporativa.

• 4. Establecer mecanismo de control y retroalimentación de comportamiento del sistema de comunicación empresarial.

Fig. 3 Metodología para el diseño e implantación del Sistema de Comunicación Empresarial.

Elementos que deben ser contenido en el Manual de Gestión de la Comunicación Empresarial:

• Definición de las políticas y objetivos de la comunicación.

• Identificación y caracterización del público objetivo (interno y externo): Deberá hacerse una caracterización de estos; en el caso del público interno en correspondencia con las funciones que desarrollan, sexo, edad, nivel profesional, gustos, características de los colectivos laborales, entre otros aspectos y en el caso del públicos externo la caracterización debe estar en correspondencia con las prioridades que estos representen para la empresa u organización superior de dirección.

• La selección de los distintos canales de comunicación, a utilizar.

• Personal autorizado para enviar mensajes directamente a los trabajadores, según canales autorizados.

• Diferentes canales a emplear por los trabajadores para dirigirse a la dirección.

• Características de los mensajes a emitir por la empresa u organización superior de dirección y sus dependencias.

• Organización estructural que garantiza la implantación del sistema de comunicación en la empresa u organización superior de dirección, así como diseño de la misión, funciones y facultades del área de comunicación de la empresa.

• Acciones a realizar en la implantación del sistema de comunicación.

• Establecimiento del presupuesto de la comunicación, incluido en el presupuesto de la empresa u organización superior de dirección.

El manual de identidad corporativo a su vez debe contener:

• La descripción de la actividad principal y secundaria de la empresa,

• el tiempo de existencia,

• su ubicación,

• tipo de mercado;

• los atributos de la imagen visual de la empresa y su uso en los diferentes soportes comunicativos, especificando cómo, cuándo, y dónde se deberá usar la imagen.

Conclusiones

• 1- El diagnóstico del proceso de comunicación organizacional debe ser paso primario para el diseño e implantación de sistema de comunicación organizacional y debe estar liderado por la alta dirección de la empresa.

• 2- En el proceso de diagnóstico se debe lograr la caracterización fundamentalmente de la partes integrantes del proceso de comunicación organizacional

• 3- La bibliografía estudiada como marco conceptual confirma la existencia de una amplia base teórica y práctica que reafirma la importancia del proceso de comunicación organizacional para la gestión empresarial.

• 4- Se recomienda la metodología propuesta basada en la legislación vigente, pero debe estar sujeto a un proceso de mejora continua acorde con los cambios propuesto para la modificación o tendencia del modelo económico cubano.

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• Varios Autores (2013): Tendencias de la economía Cubana actual. Ecu Red, 2013. Tomado de www.ecured.cu/index.php/Tendencias_de_la_economía_cubana_actual.

Anexos

Anexo. 1. Encuesta

CUESTIONARIO DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONALInstrucciones: El presente cuestionario tiene una lista de preguntas, lea cuidadosamente cada una de ellas y elija la respuesta que mejor convenga. Por favor solo dé una respuesta a cada pregunta y no deje ninguna en blanco. Toda la información que se obtenga será manejada confidencialmenteSIEMPRE (5) | FRECUENTEMENTE (4) | ALGUNAS VECES (3) | OCASIONALMENTE (2) | NUNCA (1) |1.- ¿Se le brinda atención cuando va a comunicarse con su jefe?5 | 4 | 3 | 2 | 1 |2.- ¿Cree que los comentarios o sugerencias que le hace a sus superiores son tomados en cuenta?5 | 4 | 3 | 2 | 1 |3.-   ¿Sus superiores le hacen sentir la suficiente confianza y libertad para discutir problemas sobre el trabajo?5 | 4 | 3 | 2 | 1 |4.-   ¿Se les permite hacer retroalimentación acerca de la información que recibieron?5 | 4 | 3 | 2 | 1 |5.- ¿Tiene confianza con su jefe para poder hablar sobre problemas personales?5 | 4 | 3 | 2 | 1 |6.- ¿Recibe retroalimentación de su jefe sobre su desempeño?5 | 4 | 3 | 2 | 1 |7.- ¿Recibe toda la información que necesita para poder realizar eficientemente su trabajo?5 | 4 | 3 | 2 | 1 |8.- ¿Cree que su jefe utiliza un lenguaje entendido cuando se dirige a   usted?5 | 4 | 3 | 2 | 1 |9.- ¿Las instrucciones que recibe de su jefe son claras?5 | 4 | 3 | 2 | 1 |10.- ¿Su jefe le da de manera oportuna la información?5 | 4 | 3 | 2 | 1 |11.- ¿Existe una atmósfera de confianza entre compañeros?5 | 4 | 3 | 2 | 1 |12.- ¿Cree que hay integración y coordinación entre sus compañeros del mismo nivel para la solución de tareas y problemas?5 | 4 | 3 | 2 | 1 |13.- ¿Cree que la comunicación entre sus compañeros del mismo nivel es de manera abierta?5 | 4 | 3 | 2 | 1 |14.- ¿Cree que se oculta cierta información entre compañeros del mismo nivel?5 | 4 | 3 | 2 | 1

Anexo. 2. Encuesta no.2

Tipo de comunicación predominante.

SIEMPRE (5) | FRECUENTEMENTE (4) | ALGUNAS VECES (3) | OCASIONALMENTE (2) | NUNCA (1) |1.- ¿Tiene acceso a la red informática del centro?5 | 4 | 3 | 2 | 1 |2.- ¿Emplea el correo electrónico como vía de comunicación?5 | 4 | 3 | 2 | 1 |3.-   ¿Utiliza el chat interno para comunicarse entre las áreas con las cuales tiene relaciones de trabajo?5 | 4 | 3 | 2 | 1 |4.- ¿Lee y se entera con antelación de las informaciones difundidas por carteles internamente en su área?5 | 4 | 3 | 2 | 1 |

5.- ¿Lee y se entera con antelación de las informaciones del nivel central difundidas por carteles en la garita o en las puertas de la institución?5 | 4 | 3 | 2 | 1 |

6.- ¿Lee y consulta el sitio web del centro?5 | 4 | 3 | 2 | 1 |7.- ¿Se reúnen en su área para informar de las orientaciones recibidas del máximo nivel de dirección de la institución en asambleas?5 | 4 | 3 | 2 | 1 |

Autor:

Ing. Beatriz Hernández Sigler. Msc.

Institución: CENPALAB.