Actualización del sistema integrado de gestión

Resumen

El presente trabajo fue realizado en la Gerencia de Servicios Generales de la Empresa Orinoco Iron, con el objetivo de actualizar y perfeccionar el Sistema Integrado de gestión existente y proponer acciones para su integración con vista a contribuir al mejoramiento de la gestión empresarial. Luego de un estudio bibliográfico sobre las principales concepciones de Calidad, Seguridad y Medio Ambiente, los sistemas de gestión de cada una de ellas así como las consideraciones de la integración de las mismas se procede a diagnosticar los principales problemas existentes en la documentación que conforma el Sistema Integrado de Gestión, seguido posteriormente por la propuesta para el perfeccionamiento del Sistema de Integrado de Gestión, y por la propuesta de un Programa de Gestión Ambiental .Para la recopilación de información se aplicaron varias herramientas, tales como entrevistas individuales y grupales al personal especializado como a obreros y supervisores, la observación directa, el análisis; además del estudio de la documentación técnica. Los resultados obtenidos contribuyeron a mejorar la Gestión Empresarial y serán un paso de avance para la empresa en aras de alcanzar sus metas y lograr objetivos.

Palabras clave: Sistema Integrado de Gestión, calidad, seguridad, ambiente, documento.

Introducción

Por mucho tiempo las empresas desarrollaron sistemas de gestión de manera independiente como ISO 9001 (sistemas de gestión de la calidad) en algunas ocasiones por cumplir requisitos contractuales o imagen corporativa, simultáneamente se comenzaron a implementar OHSAS 18001 (sistema de seguridad y salud ocupacional) e ISO 14001 (sistema de gestión ambiental), por lo que fue necesario su integración en un solo sistema. En la medida en que se fueron actualizando en el tiempo estas normas cada vez se hicieron más compatibles y similares en estructura para este propósito.

En este trabajo se presenta la actualización del Sistema Integrado de Gestión de la Gerencia de Servicios Generales de la empresa Orinoco Iron la cual posee un manual del Sistema Integrado de Gestión en donde están unificados los sistemas de gestión de la organización , conformado por una base documental única, procedimientos, instrucciones de trabajo, documentos técnicos y registros con la finalidad de contribuir al mejoramiento de la gestión empresarial, obteniendo un producto con la calidad requerida sin provocar daños en el medio ambiente ni en los trabajadores, con fuerzas de trabajo motivadas contribuyendo al adecuado funcionamiento de la entidad en general.

Los objetivos específicos a alcanzar con esta actualización del Sistema Integrado de Gestión es: Identificar, manejar y reducir los efectos ambientales y los peligros, riesgos de todas las actividades desarrolladas en la Gerencia y a través de la capacitación, asegurar la participación del personal para una mejora continua del desempeño ambiental, de seguridad y salud laboral llevando adelante las actividades en forma consistente con la política (Medio Ambiente, Seguridad y Salud) Corporativa, así como con los Objetivos y Metas relacionados.

El procedimiento seguido para lograr este trabajo fue el siguiente: se realizo la revisión de la documentación actual, se realizaron una serie de entrevistas con los obreros y supervisores de las unidades que conforman la gerencia de Servicios Generales, se realizaron visitas al área, logrando de esta manera tener un diagnostico de las debilidades que presentaba la documentación, para luego proceder a realizar las respectivas correcciones.

La investigación realizada se estructuró en cuatro capítulos describiendo lo siguiente: Capítulo I: El Problema, la formulación del problema por el cual se decidió desarrollar este tema, así como los objetivos de la investigación, alcance y justificación del estudio. Capítulo II: Marco de referencia, se describe de manera breve la empresa y se exponen los fundamentos teóricos bajo los cuales se realizó la investigación. Capítulo III: Aspectos procedimentales, donde se describe la metodología utilizada para cumplir con los objetivos planteados y el capítulo IV: donde se muestran los resultados obtenidos. Finalmente se presentan las conclusiones, recomendaciones, referencias bibliográficas y anexos.

CAPITULO I

El problema

• Planteamiento del problema

La integración de los Sistemas de Gestión es un objetivo cada vez más generalizado en aquellas empresas que ya tienen implantadas las Normas de Gestión de la Calidad, el Medio Ambiente y que vienen gestionando la Seguridad y Salud Ocupacional.

La tendencia mundial está dirigida hacia una nueva cultura ambiental empresarial, la prevención voluntaria de la contaminación ambiental, el manejo sustentable de los recursos naturales y de la seguridad industrial, producto de lo cual se exige cada vez con mayor fuerza, que tanto empresas como productos sean amigables con el medio ambiente, al tiempo que se desarrolla un proceso de preparación para insertarse en un mercado que cada día exige más que los procesos productivos, productos y servicios se ajusten a las exigencias que garanticen su conservación.

En el mundo de hoy sólo se consigue esta intención cuando la máxima dirección o gerencia de la organización ha comprendido la importancia que tiene para ello producir con calidad, preservando el medio ambiente, logrando la protección y motivación de sus trabajadores.

En estos momentos existe una problemática en la Gerencia de Servicios Generales de la Empresa Orinoco Iron con la documentación del Sistema de Gestión Integrado; ya que no se encuentran actualizados desde hace algún tiempo de acuerdo con las normas ISO 9001, 14001 (Sistema de Gestión Ambiental) y OHSAS 18001 (Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional). Esta documentación es de suma importancia para el trabajador, ya que contiene los procedimientos, subprocesos, practicas operativas, formularios/instructivos para facilitar la ejecución de las operaciones, también incluye la descripción de las acciones a desarrollar para garantizar un ambiente de trabajo seguro y satisfacer los requerimiento del sistema de gestión ambiental. Debido a lo antes mencionado la Gerencia de Servicios Generales solicita: la revisión y actualización del Sistema Integrado de gestión, para lograr una mejora continua en la gestión empresarial y así evitar fallos que significarían un alto costo no solo al producto sino también al medio ambiente y la seguridad laboral.

De no realizarse la actualización la empresa estaría incumpliendo con las normativas establecidas por la gerencia de Sistema de Gestión, lo que causaría una no conformidad al momento de que se realice la auditoria para optar por la recertificación de la Norma ISO 9001 y la certificación de la 14001.

• Objetivo General

Actualizar el Sistema de Gestión Integrado de la Gerencia de Servicios Generales en la Empresa Orinoco Iron en el periodo fiscal 2010-2011.

• Objetivos Específicos

• Consultar con la Gerencia de Sistema de Gestión cuál es la documentación que se debe manejar para poder trabajar con la actualización del sistema.

• Revisar y analizar las normas ISO 9001:2008, 14001:2005 y OHSAS 18001 con el fin de identificar las cláusulas en la que está involucrada la gerencia de Servicios Generales.

• Diagnosticar el estado actual de la documentación existente en la Gerencia de Servicios Generales para conocer las debilidades que presentan.

• Aplicar las acciones correctivas necesarias para el perfeccionamiento y actualización de este Sistema y de esta manera cumplir con la normativa exigida.

1.4. Justificación

Actualizar la documentación del Sistema de Gestión Integrado de la Gerencia de Servicios Generales de la empresa Orinoco Iron aumentará la conciencia del personal en cuanto a los impactos asociados a cada uno de los aspectos ambientales y los riesgos a los que están expuestos los trabajadores cuando llevan a cabo las diferentes actividades, incrementa el desempeño del personal y permite el logro de resultados eficientes en las operaciones que se realizan en las diferentes unidades de esta Gerencia. La actualización conlleva a la mejora continua de los Sistemas de Gestión de la Calidad, del Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional permitiendo unir esfuerzos y optimizar los recursos para optar por la recertificación de la norma ISO 9001 y certificación ISO 14001.

1.4. Alcance

La actualización de la documentación de los Sistemas de Gestión Integrados se llevara a cabo en la Gerencia de Servicios Generales del Subproceso de Mantenimiento de Infraestructura de Orinoco Iron la cual comprende las siguientes unidades: Servicio de Oficina, Carpintería de Madera, Refrigeración, Electricidad, Áreas Verdes, Construcción, Carpintería Metálica, Servicios Industriales, Equipo Móvil y la Unidad de Planificación y Control de Gestión tomando como referencia las actividades que se realizan en las diferentes unidades.

CAPITULO II

Marco de referencia

2.1. Descripción de la empresa

Orinoco Iron S.C.S. es una planta de reducción directa con Tecnología FINMET® (Finos Metalizados), la cual utiliza como materia prima finos de mineral de hierro, está ubicada en la parcela UD-507-01-02 Zona Industrial Matanzas Norte, Avenida Fuerzas Armadas, adyacente a la planta RDI-FIOR, Puerto Ordaz, Estado Bolívar – Venezuela. La figura Nº 1 muestra la ubicación geográfica de la empresa Orinoco Iron S.C.S.

Figura 1. Ubicación geográfica de ORINOCO IRON S.C.S.

Fuente: Autora

La planta que mediante tecnología FINMET, opera en Orinoco Iron, consta de 5 áreas operativas:

• 1. Área de preparación y alimentación de mineral.

• 2. Área de generación y preparación del gas reductor.

• 3. Área de reactores.

• 4. Área de briqueteado.

• 5. Área de servicios.

• 1. Área de preparación y alimentación del Mineral

En esta sección se reciben, apilan y clasifican y secan los finos de material de hierro provenientes de C.V.G. Ferrominera del Orinoco, para posteriormente ser distribuidos hacia los trenes de reactores de la planta. Esto se lleva acabo tomando en cuenta los parámetros de distribución granulométrica, y composición química. Los finos del mineral son trasladados hacia las tolvas de almacenamiento.

Figura 2. Área de Preparación y Alimentación del Mineral

Fuente: IBHNET Orinoco Iron S.C.S

• 2. Área de generación y preparación del gas reductor.

En esta área se preparará un gas con alto poder reductor a la presión, temperatura y composición química requeridos en el circuito de reactores. Cabe destacar que en el proceso FINMET®, la composición del gas reductor puede ser ajustada según requerimientos debido a la disposición de la unidad de remoción de CO2 en el circuito del gas de reciclo. En esta sección también se recupera parte de los gases de combustión del horno reformador para la obtención de gas inerte, que posteriormente será comprimido en el área de servicios.

Figura 3: Área de Planta de Gás.

Fuente: IBHNET Orinoco Iron s.c.s

• 3. Área de Reactores.

Esta área es el corazón del Proceso FINMET. El área consta de dos módulos, los cuales están compuestos de dos trenes cada uno y estos trenes a su vez contienen cuatro reactores reductores conectados en serie, en donde ocurren las reacciones de reducción. El mineral proveniente de los sistemas de alimentación de mineral fluye por gravedad a través de los reactores ubicados en serie descendente, entrando en contacto con el gas reductor. A medida que el mineral desciende, sufre una reducción continua hasta adquirir propiedades metálicas. En cada reactor se realiza una reacción química diferente dependiendo de las condiciones de presión y temperatura a la cual se trabaje. (Orinoco Iron, 2007)

• Reactor R-40: Es el primer reactor del tren y su forma es cilíndrica. En él se elimina el agua de cristalización que posee el mineral. Se puede considerar que actúa como un secador, debido a que el porcentaje de reducción es mínimo. La reacción ocurre aproximadamente a 450 °C.

• Reactor R-30: Aquí toda la hematita proveniente del R-40 se reduce a magnetita. La temperatura de operación es de 641°C en el reactor cilíndrico.

Figura 4: Reactor R40-R30

Fuente: IBHNET Orinoco Iron S.C.S

• Reactor R-20: En este reactor se reduce toda la magnetita a wustita a una temperatura de 730 °C. El reactor es tipo swedged, es decir, el diámetro en el tope del reactor aumenta.

• Reactor R-10: Ocurre la etapa final de reducción de la wustita a hierro metálico a una temperatura de 800 °C aproximadamente. Reactor tipo swedged.

Figura 5: Reactor R20-R10

Fuente: IBHNET Orinoco Iron S.C.S

• 4. Área de Briqueteado

El producto metalizado proveniente del último reactor es transportado neumáticamente hacia el tambor alimentador de las máquinas Briqueteadora, en donde los finos son compactados en caliente (aproximadamente a 700°C) por efecto de la presión hidráulica de las prensas rotatorias. Posteriormente el producto es cribado y el material que no fue compactado será reciclado nuevamente hacia la máquina. Las briquetas son enfriadas y pasivadas por un sistema de aire, luego pasan a las pilas de almacenamiento o a los silos de carga del tren, desde donde serán transportados hasta el puerto. El producto obtenido es de una densidad superior a 5,0 gr/cc, con alto contenido metálico, esencialmente inerte al ambiente y puede ser manipulado y transportado con medios convencionales de manejo de productos a granel. (Rebaza, 2007).

Las propiedades físicas y químicas, menor generación de finos durante el transporte, menor contenido de ganga y residuales así como su mayor contenido de carbono y mayor porcentaje de metalización hacen de las briquetas Orinoco Iron un producto superior a cualquier otro producto de reducción directa HBI/DRI.

Figura 6: Producto final del proceso FINMET® (Briqueta)

Fuente: IBHNET Orinoco Iron S.C.S

• 5. Área de Servicios.

Orinoco Iron (2006), plantea que las diferentes áreas del proceso FINMET requieren para su funcionamiento un conjunto de servicios auxiliares tales como:

• Sistema de tratamiento de agua de alimentación: el agua necesita un tratamiento previo para la eliminación de sólidos suspendidos, minerales y dureza, debido a que es suministrada directamente por la Corporación Venezolana de Guayana, sin que se le haya realizado algún tratamiento.

• Aire de Servicio e Instrumentación: cuenta con tres compresores eléctricos que permiten obtener los requerimientos generales de aire en la planta.

• Sistema de recirculación, enfriamiento y purificación: este sistema consta de una piscina sedimentaria o pozo, un sistema de bombeo y una torre de enfriamiento. El agua usada en el proceso, es enviada a los pozos para despojarla de las partículas sólidas de asentamiento. De allí pasa a las torres de enfriamiento y luego a través de las bombas se recircula al proceso.

• Generación de gas Inerte: cuando se hace reaccionar gas natural con aire de la atmósfera, en forma estequiométrica, se produce CO2 y N2. El gas inerte es comprimido y pasado a través de un secador de sílice.

Figura 7. Planta ORINOCO IRON

Fuente: IBHNET Orinoco Iron S.C.S

Diagrama simplificado del Proceso FINMET.

Figura 8. Diagrama simplificado del proceso FINMET.

Fuente: Orinoco Iron S.C.S

Misión

"Producir y suministrar oportunamente unidades de hierro metálico al mercado siderúrgico mundial dentro de los parámetros de calidad acordados en una estrecha relación de servicio"

Visión

"Ser el productor y suministrador de unidades de hierro metálico más competitivo y confiable del mundo; operando sin accidentes, con mínimo impacto ambiental, alta responsabilidad legal y social, suplidores confiables y con personal, clientes y accionistas satisfechos".

Valores- Principios

• Crecimiento

• Tenacidad

• Disciplina

• Cohesión / Trabajo en Equipo / Solidaridad

• Respeto / Honestidad / Ética

• Conservación del Ambiente

• Aprendizaje Continuo

• Calidad

• Lealtad, Estética / Armonía Viabilidad / Coherencia.

Política Integrada (Seguridad Y Salud Ocupacional, Ambiente Y Calidad)

En Orinoco Iron estamos comprometidos a fabricar y comercializar briquetas de hierro de reducción directa, superando las expectativas de nuestros clientes, en armonía con la naturaleza, controlando los impactos ambientales y asegurando la salud y seguridad de los trabajadores, a través del mejoramiento continuo de nuestros procesos y productos, con un margen adecuado de utilidad y cumplimiento con los requisitos legales y reglamentarios aplicables.

Estructura organizativa de la empresa

Los departamentos de Orinoco Iron S.C.S. adscritos a la Presidencia Ejecutiva, como máxima autoridad de la empresa son: Operaciones, Materiales, Ventas, Finanzas & Administración, Ambiente & Seguridad, y Recursos Humanos & Relaciones Publicas, los cuales prestan apoyo directo a la empresa. En el 2009 después de un proceso de nacionalización, la administración y control completo de Orinoco Iron S.C.S. pasó a manos del Estado Venezolano, se puede observar en detalle el Organigrama de Funcionamiento de ORINOCO IRON S.C.S.

Figura 9: Organigrama de la empresa.

Fuente: IBHNET Orinoco Iron S.C.S

2.2. Descripción del área de pasantía y trabajo asignado

La gerencia asignada para la realización de la Práctica Profesional fue la Gerencia de Servicios Generales.

Objetivo de la Gerencia

"Planificar, organizar y ejecutar las acciones para garantizar la seguridad, operatividad y conservación de la infraestructura, instalaciones y equipos de Orinoco Iron, para garantizar su disponibilidad, de acuerdo a los parámetros de calidad, costo y oportunidad exigidos por nuestros clientes."

Políticas Funcionales

La Gerencia de Servicios Generales ésta comprometida en preservar las instalaciones de la empresa, a través de la seguridad, mantenimiento de la infraestructura, instalaciones y equipos, con el fin de mantener un ambiente de trabajo confortable que garantice el cumplimiento de las labores operativas y administrativas de la empresa.

Son políticas funcionales de la Gerencia:

• Mantener comunicaciones abiertas con sus clientes y proveedores, internos y externos.

• Alentar en el personal la búsqueda y el logro progresivo de mejoras en el plano personal como en el trabajo.

• Contribuir al mantenimiento de un ambiente de trabajo confortable y saludable.

• Satisfacer las necesidades de sus clientes en lo referente a calidad y oportunidad.

• Velar por la seguridad del personal y bienes de la empresa.

• Promover la creatividad y el desarrollo continuo del personal de Orinoco Iron.

Estructura Organizativa de La Gerencia

Figura 10: Organigrama de la Gerencia de Servicios Generales.

Fuente: IBHNET Orinoco Iron S.C.S

Trabajo Asignado

El trabajo asignado en la Gerencia de Servicios Generales de la Empresa Orinoco Iron se basa en revisar y actualizar la documentación existente (procedimientos, prácticas operativas, matriz de aspectos e impacto ambiental y programa de Gestión Ambiental) tomando como base los sistemas de Gestión que conforman un Sistema Integrado de Gestión:

• Sistemas de Gestión de la Calidad (ISO 9001): Asegurar la calidad del producto y aumentar la satisfacción del cliente.

• Sistemas de Gestión Ambiental (ISO 14001): la protección ambiental y la prevención de la contaminación.

• Sistemas de Gestión Seguridad y Salud Ocupacional (OHSAS 18001): Controlar los riesgos de seguridad y salud ocupacional y mejorar su comportamiento.

La revisión y actualización de la documentación abarca a cada uno de los siguientes departamentos que conforman la Gerencia de Servicios Generales: Mantenimiento de Infraestructura, Servicios Industriales/ Construcción, y Equipo Móvil.

Cada uno de estos departamentos está distribuido en unidades como sigue a continuación:

• Mantenimiento De Infraestructura: tiene como propósito coordinar y controlar la ejecución de los planes y rutinas de mantenimiento preventivo y correctivo a través de las unidades de refrigeración y electricidad, áreas verdes, servicios de oficina.

• Refrigeración y Electricidad: se encarga del mantenimiento, reparación e instalación de los equipos de refrigeración compacto, integral, chiller, Umas, A/A de ventana y Split en áreas administrativas y operativas en planta, mantenimiento de neveras, fabricadores de hielo, enfriadores de botella y secadores de aire de instrumentación; reparación de aires acondicionados en vehículos de planta. Mantenimiento externo de iluminación e instalaciones eléctricas en oficinas y vialidad.

• Servicios de oficina inspecciona, realiza el mantenimiento y limpieza de oficinas, pasillos y baños; cambio de cerraduras y cilindros de puertas; mantenimiento de pintura de oficinas.

• Áreas verdes: se encarga de la fertilización orgánica y química, control de plagas domesticas y en áreas verdes; control de maleza manual y química; mantenimiento, limpieza, corte y poda de áreas verdes; diseño, construcción y mantenimiento de sistemas de riego; diseño y desarrollo de áreas verdes; desarrollo de sistemas para producción de abonos, mantenimiento y reproducción de plantas ornamentales.

• Carpintería de madera: se encarga de fabricar, reparar, modificar y montaje de muebles e instalaciones de madera en todas las áreas administrativas de planta.

• Servicios Industriales Y Construcción: tiene como propósito planificar, dirigir y controlar los servicios de construcción y limpieza industrial en las instalaciones de áreas comunes de la empresa, a través de las unidades de fabricación metálica, servicios industriales, servicios de construcción.

• Fabricación metálica: diseña, fabrica, modifica y repara las estructuras metálicas en planta de acuerdo a los requerimientos de los usuarios y al plan de mantenimiento de la gerencia.

• Servicios industriales: se encarga de la inspección, medición y trasegado de las trampas de aceite; trasegado de la solución LO-CAT UNIT; achique de agua en tanquillas y túneles de cable; inspección de plantas de tratamiento de aguas residuales; limpieza del cooling tower; mantenimientos del bucket elevator; cintas transportadoras de mineral; mixer A y B de secado; Aproconveyor A y B; soplado de cámaras multiciclonicas; mantenimiento de cribas A y B; limpieza sobre y bajo parrilla de los secadores A y B; mantenimiento de tolvas de alimentación y bajantes de mineral; staker de mineral y producto; fosa de concreto; rieles de vía férrea; plataformas y contrapesos; pisos d los módulos I y II; cooling conveyor; torres de trasferencia; dedusting en secado; contenedores de recepción de mineral en briqueteadora; planta de gas; lozas en trenes reformadores y praxair; orden y limpieza en cuarto de MgO; limpieza de piscina de sedimentación ; recolección de desechos en planta y limpieza de canales de lluvia.

• Servicios de construcción: diseña, fabrica, modifica y repara todas las edificaciones y obras civiles en planta; de acuerdo a los requerimientos de los usuarios y al plan de mantenimiento de la gerencia.

• Equipo Móvil: coordina y controla el mantenimiento preventivo y correctivo de equipos móviles en planta, a fin de lograr alta disponibilidad de los mismos al menor costo posible. Dentro de sus actividades se encuentran e mantenimiento correctivo y preventivo a vehículos livianos incluidas camionetas, vehículos pesados (camiones, payloader, minishowers, montacargas, gandolas, Vacuum, grúas, etc.; cambio de elementos o partes a los cargadores Dresser 555, 558 y DRESSTA 560E; cambio de elementos a partes a los compresores portátiles Deutz y Caterpillar; cambio de elementos o partes a la grúa Pettibone y grúa PH.; cambio y reparación de los elementos o partes de montacargas Clarck, Hyster y Taylor; mantenimiento a máquina de soldar a gasoil; cambio de aceite y filtro.

2.3. Descripción del procedimiento de la Gerencia de Servicios Generales de la empresa Orinoco Iron S.C.S.

La Gerencia de Servicios Generales adscrita al subproceso de mantenimiento de infraestructura encargada de planificar, organizar y ejecutar las acciones que garanticen la seguridad, operatividad y conservación de la infraestructura, instalaciones y equipos de Orinoco Iron, para ello siguen un procedimiento el cual se describe a continuación a través de un diagrama de caracterización, este diagrama se basa en ciclo de mejora continuo PHVA (planificar, hacer, verificar, actuar) este es un ciclo dinámico que se desarrolla dentro de cada proceso de la organización y en el sistema de procesos como un todo, está íntimamente asociado con la planificación, implementación , control y mejora continua tanto en la realización del producto como en otros procesos del sistema integrado de gestión. El cuadro nº 1. Que se presenta a continuación Muestra el diagrama de caracterización descrito anteriormente el cual en cada etapa del ciclo de mejora continua (PHVA) se identifican las actividades que realiza la gerencia de servicios generales tal como se explica a continuación:

Planificar: en esta etapa se establecen los objetivos y procesos necesarios para conseguir los resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la organización, dentro de las actividades que realiza la gerencia de servicios generales en esta parte del ciclo se encuentran las siguientes:

• Elaborar Plan Anual de Servicios Generales:

En este plan se definen todas las actividades que desarrolla la Gerencia de Servicios Generales, apoyándose en los Procedimientos, Prácticas Operativas, Rutinas de Mantenimiento y Programaciones previstas por cada una de las unidades para el Transcurso del año, con el compromiso de preservar las instalaciones de la empresa, a través de la seguridad, mantenimiento de la infraestructura, y equipos, manteniendo un ambiente de trabajo confortable que garantice el cumplimiento de las labores operativas y administrativas de la empresa, tomando en cuenta los objetivos de la calidad, objetivos operacionales, los objetivos y metas ambientales y los recursos disponible para la ejecución de las labores, en este caso la Gerencia cuenta con tres contratista que le garantiza la disponibilidad del recurso humano como lo son Limsur contratista que se encarga del mantenimiento de baños, oficinas y otros, supervisada por la Unidad de Servicios de Oficina, Degran&Compañia se encarga de la limpieza industrial y es supervisada por la Unidad de Servicios Industriales y Servicio de Electricidad supervisado por la unidad de Electricidad, las Áreas Verdes de Planta están mantenidas por la empresa Guayana Fértil quien supervisada por la unidad de áreas verdes. Otro punto a considerar para la elaboración de este plan es la contratación del personal eventual que puede ser estimado de acuerdo a las obras programadas. De acuerdo al historial y el manual del fabricante se verifica el lapso de vida útil de un equipo a través de ello considerar la posibilidad o no de sustituirlo o repararlo de acuerdo al estado del mismo y los costos que cualquiera de estas alternativas genere.

• Elaborar Presupuesto para la Ejecución de los Mantenimientos:

Estima los costos totales necesarios para la ejecución del mantenimiento a la infraestructura requerida para la fabricación, modificación y reparación de las instalaciones operativas y administrativas en cada una de las áreas funcionales y unidades que conforman la Gerencia de Servicios Generales, justificando las actividades planeadas y tomando como referencia los lineamientos y premisas macroeconómicas del departamento de administración y finanzas. Estos costos se registran en el presupuesto anual de mantenimiento, indicando principalmente lo correspondiente a los repuestos y suministros, servicios de terceros, otros mantenimientos y otros gastos.

• Elaborar Programas de Mantenimiento Preventivo y Correctivo:

Para la elaboración de estos programas se coordinan y organizan todas las actividades de mantenimiento de la infraestructura que realiza la Gerencia, con el fin de prestar un servicio, con su respectiva frecuencia, tiempos de ejecución, recursos requeridos y la unidad encargada de ejecutar el trabajo, en función del presupuesto anual de mantenimiento, historial de equipos, especificaciones de mantenimiento recomendadas por los fabricantes, usuarios y experiencia de los operadores y ejecutores del mantenimiento. Estos programas quedan registrados en el Sistema de Información de Mantenimiento.

• Planificación y Control de Gestión:

Planificar, programar, coordinar, controlar y recopilar toda la información que resuma la gestión mensual de la Gerencia, a través de la ejecución de los trabajos siguiendo los parámetros establecidos en los procedimientos, prácticas operativas y rutinas previamente programadas. Además de servicios requeridos con el soporte tecnológico adecuado, de acuerdo a los estándares establecidos de oportunidad, costo y calidad, reflejado a través del informe de gestión que se genera mensualmente en la Gerencia de Servicios Generales, mostrando la Eficacia de su gestión a través de sus Indicadores y logros.

Hacer: en esta etapa se implementa el proceso y para ello la gerencia realiza lo siguiente:

• Solicitar Recursos y Servicios:

Cada unidad debe analizar y evaluar el conjunto de actividades que integran los programas de mantenimiento, solicitando al Jefe de unidad los materiales necesarios para desarrollar su trabajo a través del formato solicitud de pedido, luego es aprobado por la Gerencia y es enviado a la Unidad de Compras, a través del Sistema SAP, para la compra (Los materiales solicitados a través de este método son los que no están en almacén) y para hacer uso de los materiales que son Stock de almacén se debe utilizar el Formulario Orden de Retiro de Materiales, además puede solicitar uniformes e implementos de seguridad para la ejecución de su trabajo.

• Asignar Recurso Humano y Materiales:

Asigna el personal específico, repuestos, suministros y herramientas requeridas para ejecutar las actividades de mantenimiento según los procedimientos y prácticas operativas correspondientes a cada unidad. Para la asignación del recurso humano se debe presentar de forma escrita la necesidad existente dando una breve descripción del trabajo para el cual se requiere personal utilizando un formato Solicitud de Personal y en el caso de los recursos el supervisor es quien está autorizado para dicha solicitud tomando en cuenta la orden de trabajo y los programas de mantenimiento a ejecutar.

• Ejecutar Actividades de Mantenimiento:

Es poner en práctica los trabajos de mantenimiento programados por el analista de planificación y control de gestión, de manera oportuna, con la máxima efectividad, confiabilidad y al mejor costo; siguiendo los procedimientos, prácticas operativas y rutinas de mantenimiento preventivo y correctivo correspondientes, cumpliendo con las normas establecidas de seguridad y preservación del ambiente.

• Registrar y Resguardar la Información sobre las Actividades y Recursos:

La Gerencia de Servicios Generales cuenta con formatos que le permiten confirmar información visual y verbal del día a día laboral, los cuales deben ser llenados de acuerdo a la información que contenga el Instructivo correspondiente, además del Formato Orden de Trabajo, en donde debe señalar los recursos empleados en la ejecución del trabajo; elabora informes donde se resume cualitativa y cuantitativamente los trabajos realizados, el estado de los equipos, las horas hombres laboradas y los tiempos de ejecución; revisa y aprueba la información. Unidades como Construcción, Carpintería de Madera, Telefonía y Electricidad llevan sus registros en libros y la unidad de Carpintería Metálica y Servicios de oficina lo maneja en un computador.

Verificar: se realiza el seguimiento y la medición de los procesos respecto a las políticas, los objetivos y los requisitos para el producto e informar sobre los resultados. Para lograr esta etapa la Gerencia realiza lo siguiente:

• Verificar la Ejecución de los Trabajos y Rutinas Realizadas:

La Verificación de que el trabajo se está realizando de acuerdo a lo programado es analizada a través de los resultados que se obtiene con los indicadores que refleja el Informe de Gestión, basándose en los estándares que especifican la forma como debe realizarse el mantenimiento, los cuales contienen la información técnica necesaria para su ejecución; estos estándares son: Programas Anuales de Mantenimiento, Procedimientos, Prácticas Operativas Formularios e Instructivos y el informe de gestión mensual. Esta actividad se realiza en base a los resultados sobre el funcionamiento de la infraestructura y los objetivos programados de la gerencia. Con esta información se controla efectivamente el desempeño de la función del mantenimiento y se definen e implantan las acciones preventivas y/o correctivas requeridas.

• Implantar Mejoras

Establecer los planes o procedimientos de las mejoras continuas, después de haber alcanzado los resultados esperados. La gerencia de Servicios Generales, dirige y controla la ejecución de los planes de las acciones preventivas y correctivas de la gerencia. Pide apoyo a las unidades responsables del área que este generando las desviaciones, con el fin de implantar las mejoras definitivas. Realiza revisión de las áreas afectadas en conjunto con los responsables de las unidades, evaluando los resultados producto de la ejecución de las acciones correctivas y verifica el nuevo nivel de desempeño de la gerencia. La revisión se realiza una vez finalizada la ejecución de las acciones correctivas.

Actuar: tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los procesos. Para ello se:

• Actualizar y Optimizar los planes y programas de Trabajo

De acuerdo a los resultados obtenidos en la Gestión mensual, se realiza un análisis de las desviaciones presentes y se implantan mejoras estableciendo acciones preventivas y/o correctivas y las incorpora a los planes y programas de mantenimiento, este análisis se realiza tomando en cuenta la opinión de los integrantes de las unidades involucradas.

2.3.1. Explicación Del Procedimiento:

Cuadro 1. Diagrama de caracterización

Fuente: Orinoco Iron S.C.S.

2.4. Glosario De Términos

• Infraestructura: Conjunto conformado por los edificios, espacios de trabajos, servicios asociados como áreas verdes y servicios de apoyo tales como comunicación y transporte.

• Especificaciones: Documento que establece los requisitos con los cuales un producto o servicio debe estar conforme.

• Seguimiento: Aptitud para encontrar el historial, la utilización o la localización de un artículo o actividad, o de artículos o actividades similares mediante el uso de una identificación registrada.

• Mantenimiento: Conjunto de acciones que se aplican a un equipo cuando este ha fallado o para evitar que las fallas ocurran.

• Mantenimiento Correctivo: Mantenimiento que se ejecuta para reponer las condiciones de operación del equipo, no alarga la vida útil del equipo, puede ser programado y de emergencia su frecuencia de ejecución es variable.

• Mantenimiento Preventivo: Mantenimiento que se ejecuta para alargar la vida útil del equipo, realizando cambios antes de que el equipo falle, sirve para garantizar las condiciones óptimas de operación, debe ser programada, con una frecuencia determinada.

• Historial de Equipo: Tiene por finalidad registrar y acumular la información de las acciones de cierta importancia que se ejecutan efectuando al equipo móvil.

• Planificación de Mantenimiento: Actividad que consiste en planificar, programar, coordinar, controlar y supervisar todas las actividades de mantenimiento, con el fin de mantener los equipos e instalaciones de la Planta a un nivel de disponibilidad y a un costo adecuado.

• Inspección: Consiste en revisar un equipo o una parte del mismo, con objeto de determinar el estado en que se encuentra. No modifica o altera la condición del equipo.

• Programas: Conjunto de actividades que se deben ejecutar para el mantenimiento en las plantas y talleres, mediante el uso de modelos que permitan compatibilizar los requerimientos con las prioridades y los recursos disponibles para su ejecución.

• Orden de Trabajo: Documento que utiliza el sistema de mantenimiento para ordenar que se ejecute una intervención, además sirven para definir el tipo y alcance de la misma.

Partes: 1, 2