Benchmarking aplicado a la reingeniería de procesos

2. Antecedentes
3. Definición
4. Metodología
5. Bibliografía

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 INTRODUCCIÓN

Hoy en día, las empresas se ven sometidas a una serie de presiones que condicionan sus políticas de actuación:

– los clientes son cada vez más exigentes y ya no basta sólo con satisfacerlos mediante el mero cumplimiento de los requisitos contratados (necesidades explícitas) sino que ahora es necesario sobresatisfacerlos, es decir, proporcionarles cualidades en los productos/servicios ofrecidos que no solicitan explícitamente pero que les sorprenderán gratamente (necesidades implícitas).

-la competencia es cada día mayor debido a la globalización de la economía, lo cual obliga a las empresas a proporcionar mejores productos/servicios a menor precio para mantenerse dentro del mercado.

-las empresas, cómo parte fundamental de nuestra sociedad, deben ser respetuosas con la misma, cumpliendo rigurosamente todas las reglamentaciones en materia medioambiental, de seguridad laboral, o de cualquier otro tipo que determinen las administraciones.

Estas tres presiones externas condicionan la dirección de las empresas, por lo que podemos decir que los directivos de las empresas actuales están dirigidos por sus clientes, su competencia y la sociedad que les rodea…

Con este panorama, sólo existe un camino para sobrevivir en el negocio: el de la excelencia. Para ello las empresas deben tener una potente estructura organizativa que no se base sólo en la determinación de cargos y sus correspondientes autoridades y responsabilidades, sino que ha de existir una serie de procedimientos y metodología de trabajo que lubriquen el funcionamiento de dicha empresa. Ya no basta el empeño y trabajo sin descanso de empresarios que han levantado imperios en décadas anteriores, ahora esta capacidad es envidiable pero insuficiente. Para sostener una empresa es necesario un sistema de gestión de calidad apropiado y vivo, es decir, un sistema de gestión que se adecue a las posibilidades y necesidades de la misma, y que permita avances en materia de calidad, centrando estos avances en el logro de los seis ceros a lo largo y ancho de la empresa: cero defectos, cero averías, cero stocks, cero plazos, cero burocracia y cero accidentes.

Las mejoras de calidad permitirán a la empresa permanecer en su mercado, aumentar su cuota de mercado, liderarlo e , incluso, convertirse en el mejor de su clase ("wold class"). Para la consecución de dichas mejoras es necesario tener una estrategia de mejora continua que desarrolle y concrete la política de calidad establecida con anterioridad en base a las presiones económicas y sociales que antes hemos comentado. Las empresas actuales tienes dos visiones diferentes de la manera de mejorar: el "kaizen", que consiste en efectuar muchas mejoras pequeñas en base a la reingeniería de recursos humanos y ; el "kairyo", que consiste en efectuar una gran mejora en base a la incorporación de una mejor tecnología, o sea, mediante la reingeniería de procesos.

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Y es aquí, dentro de la estrategia de mejora continua donde debemos situar el benchmarking ( BM ), ya que supone una de las técnicas que nos van a permitir alcanzar un elevado nivel de calidad, siendo una técnica avanzada de gestión de calidad que debe estar integrada en el sistema de gestión de calidad junto con otras técnicas como el diagrama de Pareto, matriz de prioridades, análisis modal de fallos y efectos (AMFE), despliegue funcional de la calidad (QFD), diseño estadístico de experimentos (DEE), control estadístico de procesos (SPC), etc. con el fin de convertir nuestro sistema en una macroherramienta que eleve a la máxima expresión toda la capacidad de nuestros recursos materiales, humanos y técnicos; ya que cómo he dicho anteriormente la situación actual no permite a las empresas el más mínimo desperdicio de los mismos.

ANTECEDENTES

500 años antes de Cristo, Sun Tzu escribió la siguiente frase en el libro "El arte de la guerra":

"Si conoce a su enemigo y se conoce a sí mismo, no tiene por qué temer el resultado de cien batallas"

Podríamos decir que este pensamiento militar junto con el término japonés "Danotsu" , que significa ser el mejor entre los mejores, suponen el germen de la filosofía del benchmarking.

A pesar de tener este origen milenario, la aplicación de ésta filosofía a la gestión empresarial es bastante reciente. A raíz de la crisis del petróleo de 1974, las compañías automovilísticas japonesas aumentaron considerablemente su cuota de mercado en los Estados Unidos, proporcionando mejores automóviles que los fabricados en Norteamérica y a precios inferiores. Este efecto también se produjo en otros sectores como el de la electrónica, dónde compañías como Sony o Panasonic irrumpieron con fuerza en el mercado norteamericano. Todo este auge de las empresas japonesas fue consecuencia del desarrollo de mejores prácticas y procesos debido a la mejora de la gestión de calidad gracias al trabajo de gran parte de los que, hoy en día, se consideran gurús de la calidad: Deming, Juran, Ishikawa, Taguchi, Ohno, etc.

A principios de los 80 las empresas norteamericanas empezaron a utilizar el bechmarking como herramienta para aprender las prácticas y procesos desarrollados por las empresas niponas, y de ésta forma poder hacerles frente.

Xerox Corporation fue la primera empresa que lo desarrolló. Ya que dicha empresa descubrió que su filial japonesa Fuji-Xerox producía fotocopiadoras con las mismas características y con precios inferiores, por lo que comenzó a aplicar esta técnica, descubriendo que sus prácticas le conducían a costes de producción unitarios superiores a los de su filial japonesa. Por lo tanto, comenzaron a implantar las prácticas y procesos desarrollados por su filial, y, más tarde, ampliaron esta práctica a otras empresas japonesas que constituían su competencia más directa. Vistos los resultados obtenidos, la alta dirección de Xerox determinó que todas las unidades de negocio utilizaran el benchmarking como medio para alcanzar la calidad en todos los productos y procesos y, de esta forma, alcanzar el liderazgo. Entre los años 1989 y 1992 se efectuaron unos doscientos estudios de benchmarking en dicha empresa relacionados con procesos tan diversos como los sistemas de información, el procesamiento de documentos o la automatización del sistema de embalajes. Gracias a las mejoras implantadas por medio del benchmarking, esta empresa logró elevar el nivel de satisfacción de sus clientes y reducir considerablemente sus costes, lo cúal la hizo merecedora de los premios de mayor prestigio en el ámbito de la calidad a ambos lados del Atlántico, ya que se hizo tanto con el Premio Nacional a la Calidad Malcolm Baldrige (USA) como con Premio Europeo a la Calidad (EU).

A pesar de todo, no fue hasta la década de los 90 cuando la utilización del benchmarking se extendió a la mayoría de las grandes empresas internacionales, evitando así que éstas invirtieran recursos innecesarios en descubrir prácticas ya descubiertas con anterioridad por otros.

Algunas empresas relevantes que lo utilizaron o utilizan son: Xerox, IBM, Citibank, American Express, General Motors, Hewlett-Packard, Ford, Alcoa, DuPont, Johnson & Johnson, Kodak, Mototola, Texas Instruments, Seur, Westinghouse, Digital Equipment Corporation., Walt Disney Productions,…

La tendencia a su utilización fue aumentando año tras año, y ya en encuestas realizadas en el año 1991 se podía apreciar que el 75 % de las grandes compañías según Fortune 500 ya lo desarrollaban por entonces.

DEFINICIÓN

A lo largo de su historia han existido muchas definiciones de benchmarking, siendo las más destacadas las siguientes:

"Benchmarking es el proceso continuo de medir productos, servicios y prácticas contra los competidores más duros o aquellas compañías reconocidas como líderes en la industria"

David T. Kearns

"Benchmarking es la búsqueda de las mejores prácticas de la industria que conducen a un desempeño excelente"

Robert C. Camp

"Benchmarking es un proceso sistemático y continuo para comparar nuestra propia eficiencia en términos de productividad, calidad y prácticas con aquellas compañías y organizaciones que representan la excelencia"

Bengt Kallöf & Svante Östblom

"Benchmarking es un proceso sistemático y continuo para evaluar los productos, servicios y procesos de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como representantes de las mejores prácticas, con el propósito de realizar mejoras organizacionales"

Michael J. Spendolini

"Benchmarking es el proceso continuo de medir productos, servicios y prácticas industriales, con los competidores más difíciles o con aquellas empresas a las que se reconoce como líderes"

Wilson Main

"Benchmarking es el proceso sistemático y continuado que emprende una empresa concreta para aprender de las mejores a nivel mundial mediante la evaluación comparativa de productos, servicios, procesos, métodos, procedimientos, estrategias"

José M. Viedma

"Benchmarking es una metodología y un modo riguroso de actuar para determinar, en primer lugar, cuáles son los aspectos clave en los que se debe mejorar y sobresalir"

Antonio Valls

"Benchmarking es la búsqueda permanente en el proceso de identificación, entendimiento y adaptación de prácticas y procesos superiores de otras organizaciones con el fin de mejorar el desempeño de su organización"

McDonald y Tanner

Todas estas definiciones pueden considerarse válidas, aunque en la actualidad, definiríamos Benchmarking como un proceso continuo, sistemático y estructurado de medir y comparar nuestra manera de actuar con las prácticas de las mejores empresas de nuestro sector y/o de otros sectores para aprender mejores formas de operar, identificar iniciativas válidas para nuestra empresa, fijar metas y objetivos más eficaces, mejorar nuestras estrategias, etc.

Esta definición se puede desglosar en todos los términos que la componen, de tal forma que nos permitirá conocerlo de forma más exacta:

– es un proceso, ya que consiste en una actividad que transcurre y se desarrolla

– es un proceso continuo, ya que no es una actividad eventual que se haga se olvide después. Consiste en la búsqueda constante de las mejores prácticas, y esta búsqueda no concluye nunca, ya que dicho proceso requiere de una actualización constante

– es un proceso sistemático y estructurado ya que existe una metodología a seguir para ejecutarlo

• está basado en medir y comparar nuestra manera de actuar con las

prácticas de las mejores empresas de nuestro sector y/o de otros sectores. La medición constituye la esencia del benchmarking

– se realiza para aprender mejores formas de operar, mejores procedimientos, mejores recursos, mejores tecnologías, mejores prácticas, en definitiva para reingeniar los procesos de forma que se logre la consecución de los objetivos, los cuales deben ser reactualizados inmediatamente cada vez que se concluya un ciclo de benchmarking, para que el siguiente ciclo suponga una superación del anterior y , de esta forma, el benchmarking suponga una herramienta de mejora continua imprescindible para obtener el éxito empresarial.

METODOLOGÍA DEL BENCHMARKING

Existen muchas metodologías para la ejecución del benchmarking ,como puedan ser:

– el proceso de Robert C. Camp

• el proceso de Michael J. Spendolini
• el benchmarking consistente en etapas de planeación– análisis- integración – acción– madurez
• el benchmarking de lanzamiento-desarrollo-recopilación-análisis-implantación-presentación etc
• el proceso DEA (Data Envelopment Analysis)
• el proceso implementado en John Deere

Básicamente todos estos procesos consisten en lo mismo, aunque lo más importante ,para desarrollarlo con éxito, es adaptar el método patrón a la empresa que lo ejecute. A continuación presento un modelo de metodología de benchmarking en la que trato de incluir todos aquellos requisitos que permitirán a la empresa su desarrollo eficiente, haciendo hincapié en la necesidad de integrar dicha metodología en el sistema de gestión de la empresa.

ETAPA 0. Generar el ambiente necesario para iniciar el benchmarking

El primer paso lo debe realizar la dirección de la organización, la cual debe ser lo suficientemente humilde como para considerar que existen prácticas que son susceptibles de mejoras. Por lo tanto la dirección debe liderar el benchmarking para que el resto de la organización se sienta respaldada, para lo cual deberá comprometerse activamente con el benchmarking, y dicho compromiso se manifestará:

1. aportando los recursos humanos, materiales y técnicos necesarios
2. permitiendo los ensayos pertinentes para la adaptación de prácticas externas en nuestros procesos
3. aprobando definitivamente las prácticas que se implanten con éxito
4. participando activamente en la búsqueda de socios de benchmarking
5. autorizando la divulgación de nuestras prácticas a los socios de benchmarking
6. divulgando las mejoras conseguidas en el seno de nuestra organización y recompensando a los equipos de benchmarking que las obtengan con el objetivo de motivar a todo el personal

No basta con plantear los objetivos estratégicos de la empresa, componer un equipo de benchmarking y aprobar la implantación de las mejoras conseguidas. La dirección debe interesarse por el desarrollo de dicha actividad y efectuar un riguroso seguimiento de la misma, permaneciendo en contacto permanente con los líderes de los equipos para conocer de primera mano cómo avanzan los procesos de benchmarking y, evitar así, que éstos se queden estancados por falta de interés, de motivación del personal, o incluso, de resultados satisfactorios.

Además de apoyar el benchmarking, la dirección deberá propiciar el ambiente necesario para que todo el personal de la organización se involucre al 100 % en el mismo, para lo cual será necesario:

– Tener implantado un sistema de gestión (de calidad o integrado con otros como puedan ser el de gestión medioambiental o de gestión de salud laboral) basado en la gestión por procesos; en el que éstos estén perfectamente documentados, sean comprendidos al dedillo por el personal involucrado, sean medidos mediante la utilización de indicadores, etc.; ya que de poco servirá que busquemos la mejor práctica de nuestro proceso si todavía no conocemos el funcionamiento del mismo.

– Potenciar la cultura de calidad de la organización, ya que el personal debe ser consciente de que el propósito no es simplemente mejorar, sino convertirse en el mejor en la ejecución de las actividades que desarrolla la organización, y para ello es necesario tener una mentalidad abierta a nuevas ideas para aprovechar la información que obtengamos y traducirla en mejoras para los productos/ servicios/ procesos desempeñados.

Aparte de la cultura de calidad, deberemos proporcionar a nuestro personal habilidades para el análisis de los procesos, la investigación, la comunicación interna con integrantes del equipo o con socios del benchmarking. Para lograr estas habilidades es recomendable proporcionar formación en herramientas básicas de calidad (diagramas de Pareto, diagramas de causa- efecto, hoja de recogida de datos, histogramas, etc.) a todos los empleados y ; formación en herramientas de gestión ( diagramas de afinidades, diagramas de árbol, diagramas de procesos de decisión ,diagramas de flujo, círculos de calidad, tormenta de ideas, etc.) a los mandos intermedios y directivos de la organización.

A partir de la creación de esta atmósfera en la organización, se podrá afrontar el proceso de benchmarking con ciertas garantías de éxito.

ETAPA 1. Determinación de objetivos estratégicos para la organización

A lo largo de esta etapa la organización debe conseguir determinar qué es lo que necesita lograr para mejorar sus resultados dentro de su mercado. Por lo tanto lo primero que deberá hacer la organización es definir los indicadores necesarios que mostrarán los resultados de la organización en términos de rentabilidad económica de la actividad empresarial y satisfacción de clientes. Ya que estos dos factores son vitales para la existencia de la organización, entendiendo que nadie invierte dinero en una organización si ésta no genera beneficios que permitan , como mínimo su autofinanciación y; ninguna empresa puede sobrevivir en el mercado si no satisface los requisitos contratados por sus clientes. Utilizando un símil, podríamos decir que una empresa es como un ser humano: necesita oxígeno (= beneficios económicos) y alimento (demanda de sus clientes) para existir.

Lo primero que tendremos que hacer es definir unos indicadores que muestren los resultados alcanzados por nuestra organización en materia económica y de satisfacción a los clientes. Ejemplos de estos indicadores podrían ser:

– Participación del mercado

– Facturación anual

– Total activo

– Facturación por línea de producto/ servicio

– Ventas por unidad de negocio

– Beneficio total

– Beneficio por número de trabajadores

– Rendimiento total activo en tantos por ciento

– Rendimiento capital empleado en tantos por ciento

– Venta anual

– Número de clientes

– Número de clientes nuevos

– Número de clientes perdidos

• Costes postventa
• Costes de acciones para integrar a los clientes
• Número de quejas
• Número de reclamaciones

Estos indicadores, a los que denomino efectos críticos de éxito, se pueden recoger dentro de un cuadro de mando integral (CMI), y una vez que se hayan valorado de forma precisa (autoevaluación), se procederá a efectuar un estudio de mercado con el fin de contextualizar nuestros resultados dentro de dicho mercado. A raíz de la autoevaluación y del estudio de mercado, la empresa puede efectuar una comparativa externa que le permita determinar cuales son sus objetivos estratégicos en base a una información real y objetiva sobre cuales son sus fortalezas y debilidades frente a la competencia en términos generales.

Para la definición de los objetivos estratégicos, la dirección de la empresa debe responder a preguntas del tipo:

¿Qué resultados determinan la existencia de mi empresa?

¿Qué resultados debo obtener para liderar el mercado?

¿En qué efectos críticos soy peor que mi competencia?

¿En qué efectos críticos puedo abrir una brecha mayor con respecto a mi competencia?

Etc.

Dichos objetivos deberán definirse de tal forma que sean específicos, cuantificables, alcanzables, realistas y localizados en el tiempo.

Una vez que la empresa define sus objetivos estratégicos, la dirección debe proceder a la priorización de los mismos, para lo cual puede utilizar herramientas cómo las matrices de prioridades o los diagramas de Pareto, con el fin de reducir la subjetividad del juicio de los directivos a la hora de tomar la decisión de escoger el objetivo estratégico que la empresa debe abordar en primer lugar, el cual supondrá el punto de origen del proceso de benchmarking que se pretende desarrollar.

ETAPA 2. Determinación del elemento objeto del benchmarking

Según muchos especialistas, el BM podría ser aplicado a la mejora de varios elementos , como podrían ser:

– Productos

– Servicios

– Procesos de trabajo

– Funciones de apoyo

– Estrategias

Bajo mi punto de vista, los procesos suponen el alma de cualquier empresa, ya que todos los productos o servicios que genera la misma son consecuencia directa de la calidad de dichos procesos. Por lo tanto, a la hora de determinar un elemento objeto del BM, lo que se debería buscar serían los procesos que influyen decisivamente en el logro de los objetivos estratégicos fijados en la etapa anterior, a los cuales denomino procesos críticos de éxito.

Para obtener los procesos críticos de éxito, se debe descomponer el objetivo estratégico (que puede ser por ejemplo, alcanzar una participación del mercado del 37 %) en metas específicas cómo por ejemplo puedan ser:

• Mejora de la calidad de productos
• Diseño de nuevos productos
• Disminución de precios
• Reducción de tiempos de entrega
• Mejora del servicio postventa
• Aumento de publicidad de productos
• Etc.

 A raíz de las metas propuestas se irán identificando los procesos que influyen en la consecución de dichas metas, y consecuentemente en el logro del objetivo estratégico. Por ejemplo, si queremos disminuir los precios deberemos identificar procesos que influyan en los costes de producción de nuestro producto/servicio, que podrían ser:

– Proceso de diseño de producto

• Proceso de compras de materias primas
• Proceso de inspección de materias primas
• Proceso de elaboración de productos
• Proceso de control e inspección de productos
• Proceso de embalaje de producto
• Proceso de venta del producto
• Proceso de envío del producto
• Etc.

Todos los procesos identificados serían evaluados en términos de eficacia, rendimiento, eficiencia, adaptabilidad, operatividad, costes, capacidad, fiabilidad u cualquier otra magnitud por nos permitiese proporcionarle una calificación objetiva a dicho proceso, con el fin de obtener una magnitud global que llamaremos calidad del proceso, la cual será definida en función de las prioridades que la empresa otorgue a cada uno de los términos anteriores.

Mediante el valor de calidad del proceso y la valoración del impacto que tiene dicho proceso en la consecución del objetivo estratégico, se podrá obtener el valor de la criticidad de un proceso para un efecto causante de éxito determinado. Pudiéndose elaborar tablas como la siguiente, dónde se evalúa la criticidad de varios procesos para un efecto determinado:

 Calidad de proceso: 1: Muy bueno, 2 : Bueno, 3 :Medio ,4: Malo ,

5: Muy malo

Impacto del proceso: 1: Modesto ,2: Discreto, 3 : Medio, 4 :Elevado

5: Fundamental

Una vez hemos desarrollado esta tabla, podemos identificar el proceso crítico de éxito por y para el cual debemos orientar nuestro proceso de benchmarking, que en el caso del ejemplo anterior sería el proceso de inspección y ensayo, ya que obtiene el mayor valor de criticidad.

ETAPA 3. Determinación del equipo de benchmarking

En primer lugar, se debe tener claro que el benchmarking consiste en una actividad de equipo en la que pueden intervenir tanto especialistas internos, como especialistas externos o los propios empleados que participen directamente en los procesos relacionados con el proceso objeto del benchmarking.

Dicho equipo será escogido, orientado y dirigido por la dirección de la organización y será conformado en función de los planes y objetivos estratégicos definidos por la misma.

Para la elección de los integrantes del equipo, la dirección deberá realizar una valoración objetiva de los empleados o posibles participantes en función de las siguientes cualidades de los mismos:

• capacidad de trabajo en equipo

– conocimientos del proceso objeto del BM

• capacidad innovadora
• iniciativa a la hora de plantear mejoras
• prestigio en el seno de la organización
• mentalidad abierta y sin prejuicios infundados

Estos equipos podrán adoptar diferentes estructuras organizativas: 1. Grupos funcionales de trabajo, en el caso de que los integrantes del equipo pertenezcan a una misma función organizativa o departamental.

2. Equipos interfuncionales, equipos interdepartamentales y equipos interorganizativos, en el caso de que la eficacia del proceso objeto del BM dependa o pueda depender de varias funciones o departamentos.

3. Equipos AD HOC, en el caso de que surja un equipo que proponga y defina un tema objeto de BM y lo desarrollen hasta que concluya la investigación del mismo.

Sea cuál sea la conformación del equipo, todos los equipos deben tener perfectamente definidas:

1. Las habilidades, formación y experiencia necesaria para cada uno de las funciones del mismo
2. Las autoridades y responsabilidades para cada una de las funciones
3. Las ayudas que le serán concedidas por parte de la organización
4. La periodicidad con la que se efectuarán las reuniones del equipo, con el objetivo de intercambiar la información en el mismo y efectuar un seguimiento permanente de las actividades de BM
5. El plazo establecido para la presentación del informe que exponga los resultados obtenidos

Un equipo de BM básico estaría compuesto por:

1. Líder del proyecto, que sería aquella persona que inicia la actividad del equipo.
2. Facilitador del BM, que sería un especialista en BM que se responsabilizaría de :

1. la organización y administración de los procesos de BM (formación y motivación de los empleados, contratación y capacitación de intervinientes, establecimiento y mantenimiento de registros o bases de datos que permitan el seguimiento del BM, preparación de informes, etc.)
2. la capacitación de empleados para la gestión y realización de procesos de BM, lo cual permitiría a la organización multiplicar las acciones de mejora por todo lo ancho y largo de la empresa, ya que de esta manera potenciaremos la participación del personal en dichos procesos, pudiendo sacar partido a las propuestas e iniciativas que surjan de los empleados directamente involucrados en la realización de los procesos, ya que dichos procesos determinarán las características de los productos/ servicios.
3. La ejecución práctica del BM, a través de su trabajo con clientes, de la planificación de actividades, del análisis de datos, etc.

Las responsabilidades anteriores podrán ser propias un especialista interno o externo de la organización, pero en algunas ocasiones es necesario la inevitable participación de un especialista externo que proporcione un servicio específico, una opinión experta que facilite las tareas o un asesoramiento jurídico.

1. Empleados, que serán aquellos trabajadores de la organización que posean elevados conocimientos en la materia objeto del BM, los cuales participarán directamente en la planificación, ejecución, análisis y presentación de resultados del BM.

Aunque la composición de los equipos debe ser definida a partir la definición de la materia objeto del BM, es recomendable que las organizaciones configuren inicialmente equipos en todas las áreas de su organización como pueden ser:

1. investigación de mercados
2. diseño
3. aprovisionamientos / compras
4. planificación y desarrollo de procesos
5. producción
6. inspección
7. embalaje y almacenamiento
8. distribución y ventas
9. instalación y puesta en marcha
10. asistencia técnica de mantenimiento
11. eliminación y reciclado

Y a raíz de estos equipos iniciales se compongan equipos mixtos entre funciones de diferentes áreas con el fin de mejorar procesos más complejos dependientes de varias áreas o departamentos. Fomentando siempre la colaboración entre departamentos y la búsqueda de soluciones y; evitando convertir el proceso de mejora continua en un continuo enfrentamiento y cúmulo de acusaciones entre las áreas involucradas en la misma materia objeto de BM.

ETAPA 4. Selección de socios de benchmarking

A lo largo de esta etapa se identificarán los socios del BM, es decir aquellas personas u organizaciones que le proporcionen a la empresa cliente información relacionada con la investigación del BM mediante el establecimiento de una relación de intercambio de conocimientos que posibiliten la mejora del proceso objeto del BM.

Para la creación de estas redes de intercambio de información entre la organización cliente y el socio de BM es necesario inculcar en la organización un sentimiento de afiliación profesional de curiosidad y de reciprocidad que facilite la colaboración con los socios.

La razón de ser del BM es que no tiene ningún sentido invertir millones de euros en Investigación + Desarrollo + Innovación para intentar mejorar o reingeniar un proceso, cuando esa reingeniería de dicho proceso ya la ha efectuado otra empresa con anterioridad. Por lo que es mucho más sencillo establecer una relación de intercambio de conocimientos con aquella firma que ya ha conseguido mejorar el proceso, con el cual intentaremos asociarnos.

Para identificar los socios potenciales de nuestro BM debemos definir previamente nuestras fuentes de información básicas, las cuales nos proporcionarán información objetiva sobre el grado de desempeño logrado por otras organizaciones en el desarrollo de sus procesos. Dichas fuentes de información básicas podrían ser:

-Fuentes gubernamentales: informes gubernamentales como por ejemplo el B. O. E.

-Expertos en la materia: Instituciones académicas como universidades o centros de investigación, asesores, analistas, etc.

-Organizaciones o redes profesionales: conferencias, reuniones, redes profesionales o asociaciones, confederaciones, etc.

-Publicaciones: publicaciones especializadas o de trabajos de investigación; bases de datos (con o sin coste) como puedan ser Microdoc, Dun & Bradstreet-Duns, Financial Times Profile, Reuters Vusiness Friefing; servicios de información, libros de texto, etc.

–Proveedores: distribuidores e investigaciones de proveedores

Una vez tenemos identificados los socios potenciales del BM, debemos de determinar con cual de ellos nos interesa establecer la relación en primer lugar, para lo cual debemos definir previamente una serie de criterios que nos permitan tomar una decisión coherente con nuestros propósitos.

Dichos criterios podría ser:

• Que el socio posea la información que queremos
• Que la información sea accesible
• Que el coste de dicha información sea rentable para la organización cliente
• Que la estructura organizativa de la empresa cliente y de la socia sean similares
• Que ambas empresas pertecezcan al mismo sector
• Que el entorno socioeconómico sea el mismo

Una vez que tenemos los socios potenciales del BM y los criterios se desarrollará una técnica de análisis consistente en:

1º. Ponderar numéricamente el peso relativo que el equipo de BM estima para cada uno de los criterios anteriormente definidos

2º. Valoración del cumplimiento de los criterios para cada uno de los socios.

3º. Cálculo de la valoración total para cada uno de los socios potenciales

4º. Elección del socio que obtenga una mayor valoración total

Para el desarrollo de esta técnica de análisis se utilizará una tabla como la que a continuación presento:

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Como podemos ver en el ejemplo anterior, comenzaríamos estableciendo relaciones con el socio 3, ya que es el que obtiene la mejor valoración total de nuestro análisis de los socios potenciales.

ETAPA 5. Recopilación de la información

Una vez efectuada la selección del socio mediante una recopilación general o búsqueda primaria se llevará a cabo una recopilación más específica en la cual se profundizará en el estudio de los procesos que desarrollan aquellos socios de BM elegidos con anterioridad.

Durante esta etapa es necesario tener cuidado con los derechos de propiedad legalmente protegidos tanto de la organización cliente como de los socios de benchmarking. Con el objetivo de orientar estas relaciones interempresariales se redactaron una serie de principios que fueron incluidos dentro del Código de Conducta Europeo del Benchmarking, el cual tiene un papel meramente orientativo, es decir, no supone ninguna legislación que se deba de cumplir obligatoriamente, aunque, eso sí, es recomendable su conocimiento y uso para toda organización que se inicie en la práctica del benchmarking.

Los principios del Código de Conducta Europeo para en Benchmarking son los siguientes:

1. "Demuestra un compromiso claro con la eficiencia y la eficacia del benchmarking estando dispuesto a realizar un benchmarking inicial de contacto"

   "Obtén el máximo rendimiento del tiempo de tus socios de benchmarking a partir de una plena preparación de cada intercambio"

   "Ayuda a la preparación de los socios de benchmarking proveyéndoles con anterioridad de un cuestionario y agenda de la visita o visitas de benchmarking"

   "Antes de cualquier contacto de benchmarking, especialmente en los envíos de cuestionarios solicita asistencia legal"

2. Principios de preparación

   "Respeta la cultura corporativa de las organizaciones socio de benchmarking y trabaja con procedimientos acordados conjuntamente"

   "Usa los contactos de benchmarking designados por la organización socio, si es este el procedimiento escogido por ella"

   "Acuerda con el contacto de benchmarking designado cómo ha de delegarse la comunicación o la asunción de responsabilidad en el transcurso de un ejercicio de benchmarking. Verifica que existe comprensión recíproca"

   "Ante la solicitud de un determinado contacto, obtén permiso individualizado con antelación a poner a disposición su nombre"

   "Evita comunicar el nombre de un contacto en un foro abierto sin su permiso previo"

3. Principios de contacto

   "Estate dispuesto a proporcionar el mismo tipo y nivel de información que pidas a tu socio de benchmarking, con la asunción de que se observará el Principio de Legalidad"

   "Comunícate con amplitud de miras y la mayor prontitud posible con el contacto establecido, a fin de aclarar expectativas, evitar malas interpretaciones, y establecer un interés mutuo en el intercambio de benchmarking"

   "Sé honesto y resolutivo"

4. Principios de cambio

   "Trata los resultados de benchmarking de modo confidencial con respecto a los individuos y las organizaciones involucradas. Dicha información debe comunicarse a terceros sin consentimiento previo del socio de benchmarking que compartió tal información"

   "Cuando se busque consentimiento previo, asegúrate que especificas claramente qué información se va a compartir, y con quién"

   "La participación de una organización en un estudio es confidencial y no debe comunicar a extraños al proceso, sin el permiso precedente de dicha organización"

5. Principios de confidencialidad

   "Utiliza la información obtenida mediante benchmarking únicamente para propósitos planteados y acordados con el socio de benchmarking"

   "El uso o comunicación del nombre de los socios de benchmarking con los datos obtenidos o las prácticas observadas, requiere el permiso previo de ese socio"

   "Las listas de contacto, u otra información de contacto, proporcionadas por las redes de benchmarking (en cualquiera de sus formas), no podrán usarse para propósitos distintos a los de benchmarking"

6. Principios de uso

   "Si existiera cualquier posible duda sobre la legalidad de una actividad, se debería solicitar asesoramiento legal"

   "Evita discusiones o acciones que puedan implicar un interés en la limitación del comercio, mercado y/o proyectos de distribución de clientes, fijación de precios, manipulación de ofertas/licitación, soborno, o cualquier otra práctica anticompetitiva"

   "No trates tu política de precios con la competencia" "Evita la adquisición de información por cualquier medio que pueda interpretarse inadecuado, incluyendo la infracción, o aliciente a infringir, del deber de mantener la confidencialidad oportuna"

   "No reveles o uses ninguna información confidencial que pueda haber sido obtenida mediante medios inadecuados, o revelada por cualquier otra actuación que suponga violación del deber de confidencialidad"

   "Como consultor, cliente u otra parte interesada, no transfieras los hallazgos de benchmarking a otra organización sin primero obtener el consentimiento de tu socio de benchmarking y sin asegurarte de que los datos se "codifican" adecuadamente para que así queden protegidas las identidades de los participantes"

7. Principios de legalidad

   "Cumple de modo pertinente cada compromiso asumido con tu socio de benchmarking"

   "Esfuérzate en completar cualquier estudio de benchmarking a la satisfacción de tus socios, tal y como mutuamente se acordó"

8. Principios de consecución
9. Principios de comprensión y acuerdo

"Reflexiona sobre cómo le gustaría a tu socio de benchmarking que fuera el trato que recibiese de ti y trátalo de tal manera"

"Acuerda con tu socio cómo espera que utilices la información proporcionada, y no la uses de forma que rompiera ese acuerdo"

Una vez conocidos los principios anteriores, la organización estará preparada para la recopilación de la información , la cual se plasmará en el en el desarrollo de varias acciones, como puedan ser:

1. Intercambio de datos:

2. Esta actividad consiste en el intercambio de documentos relativos al proceso objeto del BM como pueden ser procedimientos específicos, instrucciones de trabajo de trabajadores implicados, registros correspondientes a mediciones efectuados sobre dicho proceso, diagramas de flujo en los que se aprecie la descomposición del proceso, estudios realizados sobre la eficiencia o capacidad del proceso, estimaciones de costes, etc. Dichos documentos pueden ir acompañados de comentarios suplementarios realizados por la empresa socio del BM

3. Visitas puntuales:

Con el fin de conocer el proceso en profundidad se pueden efectuar visitas a la empresa socia, la cual será acordada previamente en el transcurso de una reunión preliminar, en la cual se establecerá el contenido de la información intercambiada y la contraprestación que recibirá la empresa socia del BM.

Dichas visitas han de ser preparadas exhaustivamente con anterioridad para sacarle el máximo partido a la misma y no convertirla en una mera visita turística, para lo cual es imprescindible desarrollar una serie de actividades previas como son:

• planear un itinerario de visita
• configurar un cuestionario a seguir durante la visita
• comunicar al socio del BM las preguntas de la guía de visitas con anterioridad a dicha visita, para que éste determine quienes serán los participantes adecuados
• organizar al equipo enviado a las instalaciones del socio de BM, definiendo quienes serán los responsables de efectuar las preguntas, de tomar datos, de fijarse en aspectos determinados de los procesos, etc.
• hacer saber al equipo enviado cual es el ámbito de la visita, para evitar que éste intente sonsacar información no acordada previamente con el socio y de esta forma respetar en todo momento aquello que se acordó en la reunión preliminar

1. Entrevistas telefónicas o encuestas:

Se recomienda siempre la encuesta en formato papel o digital frente a la entrevista telefónica, ya que su registro y conservación es mucho más fácil.

Estas entrevistas o encuestas estarán basadas en un cuestionario elaborado con la participación directa de un experto en el proceso objeto del BM, en el cual se intentará extraer al socio del BM cuáles son las causas que originan unos resultados comparativamente mejores en el desarrollo de dicho proceso.

Por lo tanto, será de gran interés realizar previamente un diagrama de Ishikawa relativo al proceso objeto del BM, con el objetivo de identificar causas de problemas en el desarrollo del proceso que luego podamos traducir en preguntas interesantes a nuestros socios.

Dicho cuestionario será breve, debiendo estar constituido por 7 u 8 preguntas, siendo la mayoría de éstas específicas y enfocadas al proceso en cuestión.

ETAPA 6. Análisis de la información

Esta etapa consiste en la observación, comparación y asimilación de la información obtenida en las etapas anteriores con el objetivo de estimar cuales son las mejores prácticas relacionadas con el proceso objeto del BM.

Para organizar y analizar la información recopilada se establecerá una función interna de la organización, a la cual llamaremos comité o gabinete de BM. Dicho comité segregará la información recopilada en datos cuantitativos y cualitativos,y los transformará en información valiosa a la hora de tomar decisiones y emprender actividades de mejora a lo largo y ancho de la empresa. Además estudiará las posibilidades de éxito que tendrá la implantación de " las mejores prácticas teóricas" encontradas, para lo cual deberá comparar los entornos de la empresa cliente y la socia de BM, refiriéndonos a entornos en términos culturales, sectoriales, geográficos, sociales, económicos, legales, etc. Dicha actividad es conocida también como la normalización de la información, ya que antes de comparar la información, la organización debe asegurarse de que los datos de la empresa cliente y los socios del benchmarking son homogéneos, es decir, están expresados en las mismas magnitudes y unidades de medición, y ,además, no se ven influenciados por diversas variables externas no controlables como puedan ser, por ejemplo, las diferentes reglamentaciones legales a las que pueden estar sometidas dos empresas localizadas en países distintos.

Una vez la organización ha homogeneizado y normalizado los datos obtenidos, ésta procederá a su tabulación y representación mediante la elaboración de una matriz de comparación que representará la evaluación competitiva que realizamos entre ésta y los socios de benchmarking.

Por ejemplo, imaginemos que la empresa cliente se dedica a la fabricación y distribución de motocicletas, y que se ha propuesto como objetivo estratégico aumentar su cuota de mercado, para lo cual se hace imprescindible ofrecer mejores precios a sus clientes. Por lo tanto la empresa se marca la reducción de costes como una de sus metas específicas a alcanzar. Para obtener esta reducción de costes la empresa calcula todos los costes que generan sus procesos como puedan ser los procesos de ingeniería, de producción, de control de calidad, de gestión de personal, de gestión de compras, etc. Y descubre qué es el proceso de producción el que tiene una mayor criticidad en los costes totales (todo ésto se haría tal y como hemos descrito en las etapas anteriores) Entonces la empresa cliente elabora una matriz de comparación con sus socios de benchmarking con el objetivo de identificar inicialmente aquellas causas que generan un mayor coste en el proceso productivo y , en segundo lugar, aprender las prácticas que desarrollan nuestros socios y que le permiten obtener menores costes productivos.

En primer lugar clasificamos los costes del proceso productivo, y a raíz de la información obtenida realizamos una tabla donde se comparen los costes obtenidos por nosotros y por nuestros socios de benchmarking. Esta información se puede plasmar también en forma de gráfico, donde se verá mejor cual es la causa que origina nuestros mayores costes con respecto a nuestro socio. En este caso sería el hecho de que nuestro proceso ocasiona un elevado coste por reelaboraciones de productos defectuosos, por lo que deberemos observar como desarrolla el proceso de fabricación nuestro socio de benchmarking nº 2, ya que obtiene menores costes de este tipo , seguramente como resultado de un proceso mejor optimizado que le permite alcanzar unas capacidades y eficiencias mayores a la de la empresa cliente.

Para la determinación de las dimensiones de las fortalezas y debilidades de la empresa cliente con respecto a los socios será necesario determinar el Gap competitivo existente entre ambos, es decir, la diferencia actual existente.

Partiendo de que:

RCliente fuera el resultado correspondiente al proceso objeto del benchmarking de la empresa cliente y,

RSocio fuera el resultado correspondiente al mismo proceso objeto obtenido por la empresa socia del benchmarking

En ambos casos dicho resultado ( R ) supondrá una magnitud que esté directamente relacionada con el proceso objeto del benchmarking, y tendrá un valor proporcional a la eficacia del proceso orientada a la consecución del objetivo estratégico. Es decir, en el caso anteriormente expuesto, una empresa que obtenga un menor coste por reelaboración obtendrá una mejor calificación de la magnitud que identifique el resultado del proceso ( Es decir, cuanto menor sea el coste mayor debe de ser R).

Este gap o diferencia podría definirse mediante la siguiente expresión matemática:

Diferencia (%) = ((RCliente – RSocio) / RCliente ) x 100

Dónde una diferencia de signo positivo supondría una ventaja con respecto al socio y, una diferencia de signo negativo supondría una situación de desventaja con respecto al socio, es decir, que aquellos procesos en los cuáles los resultados nos proporcionan una diferencia negativa con respecto a nuestros socios de benchmarking, son los procesos susceptibles de ser objeto de benchmarking, ya que son aquellos procesos que nuestros socios desarrollan con más efectividad, y por lo tanto, aquellos de los que podemos aprender de ellos.

Una vez conocidas las diferencias entre empresa cliente y socios, como ya se ha dicho anteriormente, se procederá al análisis meticuloso de las causas que originan el gap entre ambos, para lo cual se hará imprescindible la utilización de diagramas de causa- efecto, con el fin de llegar a identificar aquellos factores que determinan la eficacia de nuestros procesos, y de ésta forma poder intervenir en los mismos consecuentemente.

Además se debería efectuar la extrapolación de las prácticas observadas en nuestros socios, es decir, proyectar niveles futuros de resultados, para lo cual será necesario tener en cuenta factores que pueden influir en la evolución de los resultados actuales, como puedan ser la caducidad de avances tecnológicos que de dentro de un determinado tiempo se pueden quedar obsoletos, la insostenibilidad de costes de la práctica observada, los cambios de normativas que puedan truncar las posibilidades un utilizar determinados materiales o instrumentos en el desarrollo del proceso, etc.

Por último, también se deberá estimar si la información obtenida es suficiente y adecuada con relación a los objetivos que se ha propuesto alcanzar la organización, por lo que en caso de que ésta sea insuficiente volveremos de nuevo bien a la etapa de recopilación general o a la específica.

ETAPA 7. Implantación de las mejoras

Esta etapa consistirá en la adaptación a la empresa cliente del BM de prácticas que han obtenido resultados contrastados en otras organizaciones (socios de BM).

Para ello, comenzaremos identificando las acciones de mejora a partir del análisis de la información obtenida en las etapas anteriores, mediante la descripción de las acciones que permitan alcanzar los objetivos marcados y que , a su vez, sean compatibles con los medios o procesos de la empresa cliente.

Una vez identificadas las acciones de mejora, se procederá a la priorización de las mismas, para lo cual será necesario cuantificar las mejoras, es decir, efectuar estimaciones de los beneficios que nos pueden aportar y a raíz, de las conclusiones de su cuantificación poder ordenarlas según los beneficios potenciales que nos pueden causar y escoger aquella que permita alcanzar el mayor beneficio potencial estimado. Sobre dicha acción de mejora seleccionada se realizará una evaluación inicial , la cuál se describirá en un informe con datos estructurados que será presentado a la dirección de la empresa. Dicho informe incluirá un presupuesto del coste de la implantación de la acción de mejora, que , por ejemplo, puede incluir:

• coste en adquisición de tecnología
• coste en mantenimiento de nueva tecnología
• coste en productos de ensayo
• costes de formación
• costes debido a un aumento de mano de obra
• costes debidos a pérdidas de producción ocasionados por la pruebas piloto
• costes de realización de ensayos en organismos externos sobre productos acabados
• etc.

Dicho informe será estudiado meticulosamente por la dirección en base a factores como el coste, el riesgo y el beneficio potencial que ocasione la acción propuesta por el equipo de BM. En caso, de que la dirección lo considere oportuno, la acción de mejora será aprobada y se procederá a la planificación de su ejecución, mediante el desarrollo de un plan Hoshin Kanri que registre datos referentes a:

• objetivo de la acción de mejora
• lista de actividades a ejecutar para llevar a cabo la acción de mejora
• responsables de las actividades
• hitos asociados a esas actividades
• planes a coto y largo plazo
• indicadores de los rendimientos alcanzados
• previsiones de rendimientos
• acciones de seguimiento
• planes de contingencia
• y cualquier dato que el equipo de BM considere oportuno para registrar el avance de la ejecución de la acción de mejora

El paso siguiente consistirá en la ejecución de la acción de mejora, es decir, en el desarrollo práctico de la planificación diseñada con anterioridad, para cuyo éxito será fundamental haber presentado dicho plan a todos los trabajadores involucrados en el proceso sometido a la acción de mejora.

Una vez ejecutada la acción se debe efectuar una evaluación en la que se estime si todos los resultados potenciales se han fraguado en resultados reales, para poder tomar la decisión de la implantación definitiva ( o no) de la acción de mejora dentro de nuestro sistema de gestión, en cuyo caso deberemos plasmar dicha implantación definitiva en la creación de nuevos procedimientos, instrucciones o documentos necesarios que registren las modificaciones efectuadas en los procesos, de tal forma que los trabajadores adopten la nueva práctica en sus tareas cotidianas sin que exista ninguna duda o contradicción al respecto como consecuencia de la modificación efectuada en el proceso en cuestión.

En caso de que se tome la decisión de no implantar la acción de mejora, se volverá a alguna de las etapas anteriores para buscar una acción alternativa que nos permita el mismo objetivo o volver a planificarla o ejecutarla de otra forma para intentar adaptarla exitosamente a la empresa cliente del BM.

ETAPA 8. Presentación de los resultados

En dicha presentación se efectuará la comparación de los resultados obtenidos con los previstos, analizando cuales fueron las causas de las desviaciones surgidas (en caso de que existan), con el objetivo de extraer información que nos pueda ser útil en futuras optimizaciones o mejoras que se desarrollen en el futuro.

En caso de que el proceso de BM nos haya conducido a resultados exitosos habrá que mostrar dicho logro a toda la organización para, por un lado, proporcionarle el reconocimiento público a la labor desempeñada por el equipo de BM, el cual también puede recibir otra serie de premios que la dirección de la empresa estime oportunos en función de los logros conseguidos; y para, por otro lado, estimular y motivar al resto de la organización.

ETAPA 9. Recalibración de objetivos

Como se dijo, cuando se definió el proceso de BM, dicho proceso es continuo, es decir no tiene un principio y un final establecidos, sino que consiste en un ciclo que nunca termina, ya que, una vez obtenidos los objetivos marcados inicialmente , la empresa debe recalibrar los "benchmarks", es decir , establecer nuevas metas, nuevos puntos de referencia , por lo que volveremos de nuevo a la etapa de determinación de objetivos estratégicos, de la cual partimos inicialmente.

De ésta forma le proporcionaremos al proceso de BM la continuidad de la que hablábamos, y convertiremos el proceso de Benchmarking en un motor de mejora continua que propulsará nuestro sistema de gestión de calidad hacia la excelencia empresarial.

BIBLIOGRAFÍA

Para la realización de éste trabajo se ha utilizado el siguiente material bibliográfico:

LIBROS:

– Esteban Plaza, R. ; Muñoz Alamillos, A. ; Prieto Diego, J. & Santos Peñas, J.(2003) "Máster Universitario en Gestión de calidad, medio ambiente y salud laboral". Madrid: Fundación general de la UNED

– Cuatrecasas, L.(2001) "Gestión integral de la calidad "(2º edición) . Barcelona: Ediciones Gestión 2000

– Senlle, A. (2001) "Calidad y excelencia". Barcelona: Ediciones Gestión 2000

ARTÍCULOS PUBLICADOS EN INTERNET:

– Roberto , R. (2000) "Benchmarking: Su aplicación mediante un enfoque sistémico y efectivo" extraído el 1 de enero del 2005 de http://www.iasvirtual.net/cereco/management/arrico,htm

– Basualdo, J. (1997) "Benchmarking" extraído el 1 de enero del 2005 de http://www.calidad.org.articles/oct97/3oct97.htm

– Bojalil, S."Benchmarking. La búsqueda mejores prácticas. Su aplicación en: desarrollo de recursos humanos, desarrollo de instituciones académicas" extraído el 1 de enero del 2005 de http://www.enciclopedia-max.galeon.com/CAdPracticas.htm

– Rodríguez de Rivera, J."Benchmarking (instrumentos de la gestión de procesos de negocio)" extraído el 1 de enero del 2005 de http://www2.uah.es/estucios_de_organizacion/temas_organizacion/org_praxis/organiz_valor/benchmarking

– Garavito S. & Suárez, E."Desarrollo conceptual del Benchmarking y consideraciones de aplicación práctica" extraído el 1 de enero del 2005 de http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/bmkbiotec.htm

-Barrantes,A.;Fuentes,A. & Reyes, C(2002)."Benchmarking…comparación de sistemas" extraído el 1 de enero del 2005 de http://benchmarking.galeon.com/index.html

– Cifuentes, A."Etapas del Benchmarking" extraído el 1 de enero del 2005 de http://www.monografias.com/trabajos10/bench/bench2

– Ministerio Español del Trabajo y Asuntos Sociales. Secretaría de Estado de la Seguridad Social "Guía metodológica del Benchmarking" extraído el1 de enero del 2005de http://www.seg-social.es/inicio/?MIval=cw_usr_view_Folder&LAG=1&D=28286

Autor:

Joaquín Sáez Vera

Licenciado en Ciencias Químicas por la Univ. De Alicante

Máster Universitario en Gestión de Calidad, Medio Ambiente y Salud Laboral por la UNED