LA INTEGRACIÓN DEL E-BUSINESS EN LAS PYMES, UN ELEMENTO MÁS DE LA INTELIGENCIA DE NEGOCIOS
Enviado por sroque
INDICE: Resumen Contenido Dentro de los procesos del e-Business como son Conclusión Referencias
La propuesta en este artículo es describir una manera de enfrentar el aumento de competitividad de la PYME ante el entorno de E-Bussines a través de estrategias integrales de negocios, como una forma de mejorar sustancialmente los resultados.
La importancia en optimizar la gestión de la información en la PYME, como un recurso que les permita posicionarse en el entorno globalizado e hipercompetitivo actual, y tomar decisiones con menor grado de incertidumbre ante los diversos eventos presentados en los escenarios actuales, escenarios de enorme complejidad y diversidad.
Los avances en las Tecnologías de Información, ofrecen herramientas de gran capacidad que se han desarrollado como aplicaciones de soporte para la toma de decisiones, en diversos niveles de las organizaciones, generando conocimiento, base para la Inteligencia del Negocio. La gestión del Conocimiento, desarrolla las competencias centrales en las organizaciones. Se puntualizan criterios, así como la ventaja estratégica de la Inteligencia Del Negocio.
Marco: la Economía Global Digital.
En el escenario de la economía global, la tecnología desempeña un papel clave. Es importante que las empresas y los gobiernos se adapten ágilmente a un entorno económico cambiante. La capacidad para sumarse al cambio y dominar la tecnología del siglo XXI determinará la velocidad con que las empresas avancen hacia el futuro.
Una de las propuestas para las empresas se resume en algunos elementos centrales: el primero, es proporcionar la agilidad que necesitan hoy las empresas para vencer los obstáculos internos y externos a la innovación, así como para anticiparse y responder velozmente a las necesidades cambiantes de sus clientes. La tecnología puede incrementar considerablemente la creatividad, eficiencia y productividad de los negocios. Les permite a las empresas competir efectivamente en la economía digital de un mundo global con la capacidad de tomar decisiones con rapidez y flexibilidad.
En un mundo que cambia a un ritmo vertiginoso, será muy importante que las empresas adopten tecnologías que les den ventajas competitivas.
Uno de los momentos críticos de la gerencia moderna es cuando se enfrenta a los planes de negocios. La definición del nuevo proyecto, el mercado, la estrategia y al final hacerse las preguntas claves: ¿es rentable el nuevo negocio o proyecto?, ¿cuáles son las expectativas?, ¿en cuánto tiempo se recupera la inversión?
En el escenario de la economía global, la tecnología de información desempeña un papel clave. Internet es una herramienta que se ha convertido en una plataforma para hacer negocios y aumentar la productividad y la eficiencia de las empresas.
Los grandes corporativos han visto en los sistemas ERP una excelente solución para integrar las diferentes áreas de su organización. Con la expansión de Internet y el crecimiento acelerado en el número de usuarios a finales, las empresas han comenzado a buscar una manera de aprovechar esta red para el desarrollo de sus negocios, no sólo al interior de su empresa, sino involucrando también a clientes y proveedores.
Por estas razones surge una nueva dimensión de soluciones empresariales a través de Internet, cuyo objetivo primordial es ofrecerle ventajas competitivas a las organizaciones al permitirles operar en un ambiente de colaboración integrado. Es de esta manera que, internet funciona como un diferenciador para que las empresa se mantengan competitivas al ofrecer productos y servicios por este conducto, y sostener una comunicación estrecha con sus clientes y proveedores, apoyados en sistemas ERP para sustentar sus operaciones internas.
Se han generado modelos sobre la implementación de estrategias como redes para generar valor, en donde los actores son: empresa, clientes, intermediarios, proveedores y complementarios.
Dentro de los procesos del e-Business como son:
· Desarrollar productos y servicios
· Generar demanda (mercadear, vender, servir)
· Satisfacer demanda (administración de cadena de suministro, logística, operaciones)
· Planear y administrar la empresa (administración de alianzas, administración de recursos, administración de información)
En la actualidad la PYME ha cobrado protagonismo en la adquisición de tecnologías de información en soluciones empresariales. De las inversiones totales mundiales que se realizan en tecnologías de información, la PYME representa el 45%.
Actualmente, muchas industrias emplean portafolios de aplicaciones de las grandes empresas, pero también han surgido vendedores emergentes (software de aplicación) que tienen sistemas para dirigirse al nicho para la administración y planeación de los recursos internos de la empresa, así como para la administración de los problemas en la cadena de suministros.
Una tendencia que vislumbra la industria de ERPs en México, es el incremento en la demanda de estos servicios entre las empresas medianas, el cual dependerá de la difusión de una cultura tecnológica en este segmento y de las oportunidades de financiamiento para este tipo de soluciones.
"El mercado más grande en soluciones ERP a nivel mundial, en términos porcentuales, se encuentra en la región latinoamericana y en Asia Pacífico. Esto indica que la mayor parte de las empresa mediana y pequeñas en estas zonas, se encuentran rezagas en lo que respecta a la Tecnología de Información, debido a su falsa creencia de que estos proyectos son exclusivos de los grandes corporativos por sus altos costos. Sin embargo, las campañas y los productos que actualmente estamos ofreciendo al mercado, están enfocados a la empresa media", afirma Eugenio Riveroll, director general de QAD México.
En la actualidad muchas empresas medianas tienen importantes rezagos tecnológicos, aunque un número cada vez mayor ha encontrado en el uso de la tecnología un diferenciador para hacer más eficiente sus operaciones y lograr mantenerse competitivas. La empresa mediana ha detectado que los sistemas tecnológicos avanzados les permite agilizar sus procesos, ofrecer mejores tiempos de respuesta y brindar una atención más eficiente al cliente, lo cual influye directamente en un mejor posicionamiento en el mercado. Aunque este segmento económico está usándolas en un pequeño porcentaje.
En América Latina, constituida por países en vías de desarrollo, la economía sustentada por empresa medianas, pequeñas y micros. La dimensión de estas empresas les limita a tener una visión mayor, condicionadas por sus recursos limitados y desconocimiento.
Las tecnologías, trátense de cualquier tipo, las recibimos en AL de manera retardada. Los enfoque de negocios igualmente, por lo que nuestro desarrollo en el ámbito de negocios ha sido más lento que en países desarrollados
Para Allan Muñoz, director general de Exactus México, los sistemas ERP a través de Internet son una tendencia natural del mercado, "Internet es una herramienta que se ha convertido en una plataforma para hacer negocios y aumentar la productividad y la eficiencia de las empresas. En este sentido, el producto de Exactus se convertirá en una herramienta que podrá ser operado 100 por ciento vía Internet".
El ejecutivo de Exactus asegura también que los ERPs a través de Internet darán una nueva dimensión a la relación Cliente-Empresa-Proveedor, por lo que este tipo de soluciones se enfocarán cada vez más a los conceptos Business to Business (negocio a negocio), Business to Consumer (negocio a consumidor) y Business Intelligence (Inteligencia de negocios).
Lo anterior ha llevado a muchos proveedores a ofrecer estrategias de comercio electrónico a las empresa con el fin de que éstas obtengas mayor presencia y una generación creciente de procesos de negocios a través de esta red de información. Por ejemplo, Solomon Software brinda a estas compañías la estrategia denominada "Negocios a través de Internet", la cual se compone de cinco iniciativas de producto estrechamente ligadas e integradas a Internet. Esta solución presenta una propuesta sencilla, flexible y accesible en costo para que cualquier empresa mediana que desea utilizar diariamente Internet como una práctica diaria para hacer negocios en forma electrónica.
Los problemas organizacionales que enfrentamos para integrar un ERP, es que en general no se tiene la adecuada visión de negocios y existe una resistencia al cambio. En lo económico se considera que una solución ERP es muy costosa, en los recursos que se invierten (financieros, humanos) como lo mencioné anteriormente, ya que existen soluciones menos costosas y aplicables a medianas y pequeñas empresas. En lo concerniente a cultura, carecemos de una cultura informática, empresarial/negocios. Lo que no permite vislumbrar los beneficios que conllevan el soporte tecnológico que potenciará las actvidades empresariales.
Otro punto interesante y por demás controversial, es la tendencia incremental de la demanda de productos ERP, que dependerá de la culturización tecnológica del segmento de mercado intermedio y las oportunidades de financiamiento (Cerezo.2000)
Se ha señalado en otros análisis el mercado potencial que representa este sector de mercado, sin dejar de observar las barreras que han obstaculizado los desarrollos apropiados:
A pesar de que los oferentes de soluciones ERP admiten que los costos y el tiempo de implementación pueden intimidar en un principio, existe un aspecto positivo para ellos: las ofertas ERP vienen dominando las soluciones empresariales integrales.
De igual forma confían en que pronto llegará el día en que existan soluciones de este tipo al alcance de los presupuestos de todas las empresas, ya sea a través de desarrollos a la medida o por medio de la renta de dichas aplicaciones que en un futuro se espera ofrezcan los ASP (Application Service Provider; Proveedor de servicios de aplicaciones).
Si esto se cumple, estamos seguros que dichas soluciones permitirán rápidamente a las empresas incrementar su productividad, reducir sus costos de operación, y llegar a sus clientes con agilidad y eficiencia, haciéndose más competitivos en el mercado.
Los beneficios organizacionales obtenidos a través de la implantación de ERPs en empresas medianas han permitido la integración de información entre diferentes áreas, la disponibilidad inmediata de información para la toma de decisiones, el incremento en la productividad, mejoría en los tiempos de respuesta, rápida adaptación a los cambios, escalabilidad del sistema, integridad de los datos y seguridad definida por el usuario para el manejo de información.
Con el afán de automatizar todas las áreas de una organización, también se da la posibilidad de implementar técnicas de atención personalizada a clientes por medio de Internet, que en la mayoría de los casos requiere de fuertes inversiones cercanas a los millones de dólares. Esta inversión puede reducirse en forma considerable si las empresas voltean hacia el outsourcing de aplicaciones, de donde surge el concepto de ASP.
El ASP es básicamente un proveedor de renta de aplicaciones, que se hace cargo de procesos tales como mensajería electrónica, herramientas de oficina o aplicaciones corporativas como: ERP, CRM, Web Hosting, transacciones electrónicas, comercio electrónico y otros procesos. Un estudio realizado por Select-IDC marca entre los principales beneficios de este tipo de proveedores, la reducción de costos, la desprecocupación del usuario por dar mantenimiento o por actualizar la aplicación y también el que no se necesita comprar una robusta infraestructura.
Ahora, si se toman en cuenta las condiciones que privan actualmente en las empresas de México y del resto de América Latina, en cuanto a la adquisición de tecnología, los ASP’s parecen ser una solución idónea para la región.
Se vislumbra un camino interesante para la mediana empresa —y tal vez algunas pequeñas— en el Application Hosting, lo que les permitirá tener tecnología sin un departamento de sistemas, prácticamente.
"Este año será mucho más fácil y accesible para la PyME la adquisición de este tipo de tecnología. Los programas de financiamiento y los modelos ASP, por ejemplo, apenas empiezan en México y creemos que es una forma bastante accesible para que las empresas medianas y pequeñas adquieran tecnología sin hacer desembolsos importantes", pronostica por su lado Eugenio Riveroll, director general de QAD.
Ariba es una empresa proveedora de plataformas de comercio electrónico B2B (Business to business; Negocio a negocio), sin embargo tiene una plataforma en donde se habilitan a los BSP (Business Service Providers; Proveedores de servicio de negocios) y algunos también los proveen ellos mismos. "Parte de nuestro modelo de negocios es ser un proveedor de servicios de comercio electrónico. Ofrecemos servicios y aplicaciones, de las cuales una pequeña o mediana empresa puede hacer uso tan sólo con entrar en nuestro sitio y darse de alta como comprador o vendedor", aclara Jorge Brandt, director de Operaciones de América Latina para Ariba.
Los diez factores fundamentales para la implementación de un ERP son:
· tener una visión de un proyecto de negocio (integración de todos los componentes de la organización hacia un objetivo definido y común),
· formación de un comité de proyecto (Integrado por representantes de cada área, se refiere al seguimiento, control y retroalimentación del proyecto),
· designación de un líder de proyecto (coordinación y toma de decisiones), involucrar a los usuarios (operatividad),
· capacitación que va más allá de los conceptos tecnológicos (formas de hacer negocios),
· adaptación a los programas existentes (integración del back-oficce y del front-office),
· elaboración de un programa detallado (Plan de trabajo: actividades, responsables, tiempos, milestones, imponderables),
· recurrir a los expertos (consultores y empresas similares que lo tengan integrado),
· una nueva visión (trabajo en equipo, responsabilidad, autogestión) y
· el seguimiento (control, mejora continua) (Cerezo.2000).
Es un hecho en la actualidad, que todas las empresas enfrentan un entorno de negocios de alta complejidad, lo que les obliga a definir estrategias de negocios acordes a la competencia para realizar sus transacciones de una mejor manera.
El impacto de Internet en las comunicaciones ha generado una nueva economía. Es fundamental entender a la red de redes como un elemento más que ayuda a integrar procesos de negocios, no sólo internamente sino también con los clientes.
La nueva visión de negocios: "Las dos economías (tanto la "tradicional" como la "nueva") deben converger en un ambiente empresarial que cambia muy rápido."
Los ERPs (Enterprice Resource Planning/Planificación de Recursos de la Empresa) tradicionalmente, se enfocaban a las cuatro paredes de un negocio, pero la extensión de la cadena de valor llevó a considerar dentro del ERP al CRM (Customer Relationship Management), SCM (Supply Chain Management) y, en general, a la sincronización de operaciones.
Es indispensable considerar criterios para decidir por la mejor opción, los directivos deben considerar que la selección ha de integrar a las operaciones transaccionales, -tradicionales- con las otras aplicaciones clave y con la capacidad para operar en el e-business; la implementación debe ser en corto tiempo y poca inversión, considerando los servicios de consultoría ofrecidos por los proveedores, puntos señalados por el autor.
Como originalmente, por el costo y la complejidad, los ERPs han sido diseñados para grandes corporaciones, ya que cuentan con todos los recursos –financieros, tecnológico, humanos, infraestructura- aunque como menciona Reyes, actualmente los desarrolladores están enfocándose hacia las empresas del mercado intermedio, considerándolo un segmento muy importante aunque complejo, ya que tienen similares necesidades a las de las grandes corporaciones y sus recursos son limitados (financieros y humanos), además de que requieren soluciones a corto plazo.
Otra idea central es que debe considerarse, para la decisión de adquisición, la integración de las aplicaciones internas (back-office/Relay) y externas (front-office). Las empresas, generalmente, manejan de manera independiente estas aplicaciones. La integración real, a través del ERP, estará incrementando la competencia de los tomadores de decisiones al contar con herramientas-sistemas para tomar decisiones inteligentes para el negocio. Para el análisis de la información, el sistema ERP seleccionado debe permitir capturar, entender y analizarlos datos internos y externos de la organización.
El ERP seleccionado debe tener las aplicaciones necesarias para apoyar las estrategias de e-business (reyes 2000), como permitir la interacción entre clientes, proveedores (stakeholders), "personalizando" la comunicación y servicios, para fomentar y aumentar la fidelización de clientes y mantener la relación con el mismo a través de un único canal inuitivo basado en la web. Otras soluciones a considerar son:
Herramientas adecuadas para la navegación
Herramientas de Procesamiento Analítico En-línea (OLAP) y de Almacenamiento de Datos (Data Warehouse)
Paquetes de Aplicaciones Analíticas
A los desafíos a que se enfrentan las empresas del mercado intermedio son sus limitaciones de recursos de personal y financieros, ya que implementar sistemas de información integrales de manera exitosa debe ajustarse al presupuesto y al tiempo.
Muchas son las empresas que todavía persisten en creer que se puede establecer y mantener una presencia efectiva en Internet con un personal mínimo y sin llevar a cabo una integración lógica con sus actividades tradicionales. Han pasado ya varios años para aprender las amargas lecciones de la gestión y el márketing en la red, pero la mayoría de las empresas aún afrontan modelos de negocio online con una ingenuidad asombrosa. Estudios recientes desarrollados por compañías líderes en investigación han destacado este aspecto en Estados Unidos, país en el que los negocios en Internet siempre están en el "foco de la atención". Lo que me preocupa, por consiguiente, es cuánto más retrasado se encontrará México respecto a los norteamericanos. Existen estudios que han demostrado que mientras algunas empresas consideran que sus negocios online son estratégicos para su desarrollo, la mayoría ha establecido sus operaciones en la red sin una estrategia claramente articulada y se limitan a hacer pruebas con el fin de medir la demanda en Internet. Los estudios también han demostrado que aquellos negocios que afrontan de una manera más proactiva el e-business se encuentran muy por delante de la competencia.
Esta proactividad no se limita solamente a construir una buena web, sino que implica un compromiso mucho mayor, con una estrategia de negocio ampliamente desarrollada, así como la creación de una unidad de negocio específica y un alto grado de integración por parte de todos los niveles de la empresa. El esfuerzo en e-business se debe orientar con el objetivo de ganar cuota de mercado e importancia, con servicios innovadores de valor añadido. Las empresas que se han adelantado y que han creado centros de desarrollo y unidades de negocio, a menudo, encuentran importantes obstáculos para llevar a cabo estos proyectos: el financiamiento, las responsabilidades, el tiempo o la incapacidad para convencer a la dirección. Y a pesar de que los estudios muestran con mucho detalle lo que está ocurriendo en Estados Unidos, esto no significa que LA se encuentre por delante. Al contrario, está bastante retrasada. Cuando se crea un e-business, ya sea como parte de un proyecto puramente online o como parte de un negocio real, es importante comenzar por los principios básicos y hacerlo bien. Por ello, si se van a comercializar bienes o servicios habrá que asegurarse que tanto el equipo como los canales de distribución están dedicados ciento por ciento a Internet. Además, no se debe tener miedo a la hora de pedir ayuda externa desde el principio. Existe en muchas empresas cierta tendencia a abordar negocios en la red desde dentro, con personal poco cualificado y experimentado en este campo.
Sin embargo, tras las primeras dificultades, muchas de ellas deben recurrir a especialistas para que les asesoren en sus proyectos online y les ayuden a obtener un rendimiento positivo a sus inversiones. En muchos casos, hacerlo desde el comienzo se convierte en un ahorro de tiempo y de dinero. No debemos olvidar que Internet es todavía un canal relativamente nuevo y, por tanto, un paraíso para los oportunistas. Hasta ahora, las empresas han tenido suficiente manga ancha para cometer errores y poder volver a empezar, pero, pronto, las oportunidades se harán más escasas. Mientras tanto, México, en su posición como uno de los países latinoamericanos con menor saturación en Internet, ofrece el entorno perfecto para e-business a gran escala. Tan sólo hay que hacerlo bien.
El E-Business mejora la performance del negocio a través de la conectividad:
Implementar nuevas tecnologías en la cadena de valor para generar transparencia/visibilidad
Conectar cadenas de valor a través de las empresas; entre las empresas y los consumidores
Para:
Mejorar los servicios/reducir los costos
Abrir nuevos canales
Transformando así los escenarios de competitividad.
Potenciar las técnicas para obtener el máximo aprovechamiento posible de la implantación de los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning, o Sistemas Integrados de Gestión) debe ser el objetivo, cuando las empresas comienzan a ser productivas gracias a sus sistemas de gestión, es debido a que antes han tenido que realizar un gran esfuerzo en materia de implantación de nuevos sistemas. Una reflexión a los directivos de las empresas, que, cualquiera que sea la fase en la que se encuentre la empresa, siempre es aconsejable mejorar la capacidad de reacción ante las nuevas demandas de los clientes, explorar nuevos canales de venta, como Internet o los call centers, u optimizar el rendimiento de la cadena de suministros. El camino que se debe recorrer para obtener todos los beneficios posibles de los sistemas ERP no se agota en estas fases, sino que requiere un proceso posterior de aprendizaje y mejora continua.
En definitiva, la clave radica en crear un ambiente interno de innovación constante que permita a la empresa crear valor añadido. Cabe mencionar algunas ventajas, El 30% de las empresas que han implantado últimamente sistemas ERP, se asegura que han conseguido una mayor eficiencia, rapidez y productividad en sus transacciones. Además, veinte de cada cien consideran que han mejorado en la solución de errores en los informes, y el 15% resalta como principales ventajas la mejora en la gestión de los cambios de personal y en la corrección de fallas y funcionalidad. Es aconsejable que las empresas exploren nuevos canales de venta, como Internet o los "call centers", y optimizar el rendimiento
Los sistemas ERP tienen beneficios tácticos y estratégicos muy significativos. Los programas ERP también ofrecen beneficios inesperados. Las empresas deberían anticipar una disminución en su rendimiento después de la entrada en marcha/productivo. Existen tres etapas diferentes en cada etapa después de la puesta en marcha/productivo (estabilizar, sintetizar y crear sinergias). Desencadenando el poder de la gestión integrada, los sistemas ERP permiten adoptar decisiones con mayor eficacia y rapidez. Proporcionan una estructura que permite ampliar sus funcionamientos a través de otras soluciones.
Definitivamente la demanda de la tecnología tiene que responder a las necesidades del negocio. Por lo tanto, las redes del futuro tienen que ser redes inteligentes que se adapten a las necesidades del negocio. Necesitamos redes que tengan la inteligencia para ser ágiles y responder a usuarios ágiles.
La tecnología de información en nuestros días ha obtenido una gran relevancia estratégica, proveniente del hecho de que está cambiando la forma en que las empresas operan, en sus productos, y aún más, en una gran cantidad de ocasiones está redefiniendo a los productos en sí mismos. Los sistemas de información permiten a las compañías lograr ventajas competitivas de diferentes manera: coordinando actividades de valor en localidades que se encuentran en una amplia geografía, o también mediante la creación de nuevas interrelaciones entre los negocios, ampliando el alcance de las industrias. Los sistemas de Información estratégicos son una herramienta poderosa para lograr ventajas competitivas, ya que influye en la mayoría de las áreas de una organización. Asimismo le sirve a las empresas para soportar sus estrategias competitiva, ya sea para ir un paso delante de la competencia o reducir las ventajas que la misma pueda presentar.
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Autor:
C.P. Silvia Roque Moranchel, M.I. sroque[arroba]prodigy.net.mx