Proyecto Mapa Digital Predial de Valorización

2. Resumen
4. Planteamiento del problema
5. Justificación
6. Objetivos
7. Etapa de planeación
8. Etapa de ejecución
9. Etapa de monitoreo
10. Recomendaciones
11. Conclusiones
12. Bibliografía

RESUMEN

Dentro de las potencialidades técnicas y de recurso humano del Instituto de Desarbolo Urbano se creo el Proyecto Mapa Digital Predial de Valorización, como solución al problema de manejo de información espacial, donde se ofreció como alternativa de gestión para los diferentes procesos inherentes a la Valorización, la implementación de una herramienta sistemática que tiene como valor agregado la disminución de costos operativos y el mejoramiento del flujo de datos que directamente afectara a la ciudadanía de Bogota D.C.

De tal manera se planifico y ejecuto este proyecto con la participación de funcionarios del Instituto en los procesos gerenciales, administrativos y de soporte técnico, y de estudiantes de Ingeniería Topográfica y tecnología en Topografía en los procesos operativos.

Teniendo en cuenta lo anterior, se realizo análisis gerencial del proyecto Mapa Digital predial de Valorización, enmarcado en las etapas determinadas en el proceso de planificación, que llevaron a la creación de un producto final presentado a la Subdirección Técnica de Operaciones.

Para su desarrollo se determinaron las siguientes etapas de seguimiento:

– Etapa de planeación

– Etapa de ejecución

– Etapa de monitoreo.

Teniendo en cuenta lo anterior se realizo la evaluación, análisis y consolidación de resultados de las diferentes actividades realizadas, y a su vez el análisis del impacto que género la implementación de las diferentes herramientas para los usuarios del Mapa Digital Predial de Valorización al interior del Instituto.

Este documento en su primera parte desarrolla el marco de referencia del proyecto, posteriormente en su segunda parte presenta el análisis de las diferentes etapas del proyecto desde la visión gerencial gestada, y finalmente y tercera parte se entregan los resultados finales del Proyecto mapa Digital Predial de Valorización en su puesta a producción.

SUMMARY

Within the tecnicas potentialities and of human resource of the Institute of Urban Desarrolo I am created the Project Digital Map Predial de Valorizacion, as solution to the problem of handling of space information, where like alternative of management for the different inherent processes from the Valuation, the implementation of a sistematica tool that has like added value the diminution of operative costs and the improvement of the data flow that directly affected people of Bogota D.C.

Of such way I plan and I execute east project with the participation of civil employees of the Institute in the managemental processes, administrative and of tecnico support, and students of Ingenieria Topografica and technology in Topografia in the operative processes.

Considering the anteriror, I am made managemental analisis of the project Digital Map predial of Valuation, framed in the stages determined in the planning process, that took to the creation of a presented/displayed end item to the Subdivision Tecnica de Operaciones.

For their development the following stages of pursuit were determined:

– Stage of planning

– Stage of execution

– Stage of monitoreo.

Considering the previous thing I am made the evaluation, analysis and consolidation of results of the different made activities, and as well the analysis of the impact that I generate the implementation of the different tools for the users from the Digital Map Predial de Valorizacion from the interior of the Institute.

This document in his first part develops the frame of reference of the project, posteriormente in his second part presents/displays the analisis of the different stages from the project from vision managemental developed, and finally and third part gives to the final results of the Project Digital map Predial de Valorizacion in their putting to production.

INTRODUCCION

El Mapa Digital Predial de Valorización, se estructura como el desarrollo de un proyecto encaminado a automatizar y sistematizar algunos procedimientos adelantados en torno a la atención al contribuyente, elaboración de censos, consultas jurídicas y para nuevos procesos de Valorización. Procesos estos, adelantados por el Instituto de Desarrollo Urbano (IDU) en varias de sus dependencias y que implican la integración de información espacial (mapas) con información alfanumérica.

Debido a los diferentes procesos censales y a la naturaleza del cobro de Valorización, el cual es un gravamen real que se asigna a cada inmueble beneficiado por un conjunto de obras, con base a unas variables asignadas en un momento dado, es necesario unificar la base predial de Valorización Local del Acuerdo 25 de 1995 del Instituto de Desarrollo Urbano (IDU) tanto en sus registros alfanuméricos como gráficos, siendo el sistema de información el que se encarga de administrar los datos de Valorización, específicamente en los procedimientos para liquidar y generar el gravamen de esta contribución a una base predial determinada técnica y jurídicamente, con la base predial del Departamento Administrativo de Castro Distrital (DACD) creando el enlace de información georeferenciada a la base Cartográfica Digital Predial, y a su vez realizar la digitalización de la información cartográfica (Física) de soporte de los censos prediales realizados para la asignación del gravamen de los ejes de Valorización por Beneficio Local.

El presente proyecto es la propuesta para la realización del análisis gerencial al proyecto mapa digital predial de valorización, el Ingeniero Topográfico aplica los conocimientos adquiridos a lo largo del proceso académico de formación profesional, a fin de realizar el análisis conceptual y técnico de las diferentes etapas propuestas y ejecutadas, tales como el planteamiento de los objetivos, diagnóstico preliminar, proceso de planeación, control de las actividades llevadas a cabo, control de tiempos en el cronograma de actividades ,gestión empresarial para adquirir los recursos necesarios del proyecto, análisis de resultados e impacto en los procesos internos y externos, para la creación del Mapa Digital Predial de Valorización (MDPV) que será una herramienta fundamental para el manejo de información de la base de datos de Valorización, de tal manera que los procesos de identificación, homologación y consultas de esta información resulte ágil, confiable y eficiente para el personal del IDU involucrado con dicho gravamen y en general con la comunidad de Bogotá D.C., con resultados prácticos medibles que estarán a la altura de las expectativas de las directivas del Instituto.

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Actualmente el proceso de atención al contribuyente y específicamente los procedimientos adelantados para confrontar y verificar la información contenida en la base de datos de Valorización y la información espacial se adelantan de manera manual. Como resultados de lo anterior, se diagnosticaron los siguientes inconvenientes:

– El proceso de atención al contribuyente es lento y dispendioso, tanto para el contribuyente como para los funcionarios del IDU. Este proceso, hace referencia exclusivamente a los procedimientos adelantados entorno a la consulta, actualización y verificación de la información correspondiente a ubicación predial para definir su estado de cuenta de Valorización.

– La información gráfica espacial que reposa en la Subdirección Técnica de Operaciones (sede IDU calle 20), se almacena en carpetas de papel, esto repercute negativamente en aspectos de seguridad consultas ineficientes e integridad de la información, lentitud del proceso y deterioro diario de esta información.

– La información espacial, contenida en las carpetas anteriormente mencionadas, no presenta ningún valor agregado en términos de la posible utilización optima de esta información por otras dependencias del Instituto.

– El tiempo de atención de consultas en la mayoría de los casos supera los tres (3) días ocasionando contratiempos entre los funcionarios de las ventanillas y los usuarios (propietarios y/o poseedores de inmuebles), debido a la dispersión de información a nivel Distrital.

– Los costos de los recursos operativos ocasionados por no tener este proceso automatizado son altos para el Instituto.

– Actualmente la Subdirección Técnica de Operaciones adelanta el proceso de unificación de la Base de datos, a fin de consolidar y reestructurar la información contenida en el servidor del Instituto y lograr aplicar nuevas tecnología en cuanto a Software se refiere, esto implica la depuración de información existente.

2. JUSTIFICACIÓN

La realización de este análisis se basa principalmente en tres niveles de requerimientos, de los usuarios externo e internos del sistema de información de Valorización, a fin de mejorar los procesos que actualmente se realizan. Los términos y definiciones del presente documento son conceptos que se utilizarán en el mismo para hacer descripciones técnicas de los requerimientos, sin que estos constituyan definiciones legales de los mismos.

2.1 Niveles de requerimientos

Este documento presentará los requerimientos basados en las necesidades que debe satisfacer el Mapa Digital Predial de Valorización en tres niveles jerárquicos diferentes:

2.1.1 Requerimientos normativos

Son todos aquellos a los que el Mapa Digital Predial de Valorización junto con el sistema de información debe responder ante las imposiciones de normas legales que rigen la contribución de Valorización. Igualmente, dentro de estos requerimientos se encuentran aquellos que rigen un plan de Valorización específica según lo establecido por el IDU, ya sea mediante un resolución de Autorización, Procedimientos, Aprobación de Junta de Vigilancia, Aprobación de Memoria Técnica o Asignación, y los plasmados en la Memoria Técnica que acompaña dicha Asignación.

2.1.2 Requerimientos según Políticas Directivas

Son todos aquellos que dependen de las políticas administrativas y de organización del proceso de liquidación, generadas por los directivos del IDU y que permiten un mejor funcionamiento del proceso, sin que vayan en contra de los requerimientos normativos.

2.1.3 Requerimientos de Usuario

Son todos aquellos que surgen por las necesidades de los usuarios al momento de funcionar el sistema. Estos requerimientos tienen mucho que ver con la presentación y forma en que se ingresa y se presenta la información del sistema, de tal manera que los insumos y los resultados cumplan con el objetivo del proceso de generación del gravamen. Estos requerimientos estarán sometidos a su compatibilidad con los requerimientos normativos y de políticas explicados anteriormente.

3. OBJETIVOS DEL PROYECTO

3.1 Objetivo general

Realizar el análisis gerencial del proyecto Mapa Digital Predial de Valorización, a fin de obtener un producto con un alto nivel de calidad, aplicado como herramienta de innovación para los diferentes procesos inherentes a la Valorización en el Instituto de Desarrollo Urbano.

3.2 Objetivos específicos

– Determinar el manejo actual en control de información.

– Realizar la auditoria de procesos, medición de tiempos y cálculo de costos.

– Evaluar la gestión de servicio interno y externo así como las cualidades y aptitudes personales para determinadas actividades del proyecto.

– Especificar los responsables de todos los movimientos, validaciones y aprobaciones en manejo de información.

– Controlar las adecuadas auditorias sistémicas de operación.

– Elaborar MACRODIAGRAMA de flujo genérico de procedimientos, para la Subdirección Técnica de operaciones, dependencia donde se implementara el sistema de información georeferenciada, especificando requerimientos lógicos o de intervención humana. ( términos económicos y de tiempo)

– Analizar los resultados de homologación y empalme cartográfico. (Memoria Técnica)

– Fijar políticas de trabajo para el equipo involucrado en el proyecto.

– Realizar el informe final del análisis gerencial del proyecto mapa digital predial de Valorización.

Como resultado obtenido del desarrollo del proyecto, se plantea una metodología de trabajo que permite a la totalidad de los funcionarios del Instituto, adecuar por medio del prototipo, su información referente a predios con la información de la base de datos de Valorización, junto con el Mapa Digital, en su nivel de predios.

4. ETAPA DE PLANEACION

4.1 Conceptualización del proyecto

4.1.1 Definiciones y conceptos

– "Proyecto es un conjunto de actividades sincronizadas con el fin de solucionar problemas".

– "Es la búsqueda de una solución inteligente al planteamiento de un problema de necesidades humanas."

– "Es un conglomerado de actividades reunidas sobre unos objetivos, que tiene un principio y un final determinado, que requiere de recursos y de equipos multifuncionales."

– "Una tarea única, no repetitiva, con inicio y fin bien determinados, formalmente organizado y que congrega y emplea recursos, buscando resultados preestablecidos."

4.1.2 Parámetros del proyecto

Para ver el gráfico seleccione la opción "Descargar" del menú superior

4.1.3 Objetivos

La definición e interpretación de objetivos es fundamental, para la gestión de todos los proyectos, toda vez que ellos cumplen los siguientes requisitos:

– Direccionan el trabajo a ser realizado, por cada grupo o persona integrante del equipo, en aras de alcanzar la meta del proyecto.

– Concentran los esfuerzos sobre los aspectos críticos o prioritarios.

– Facilitan el proceso de comunicación entre el gerente, su equipo, la gerencia y los usuarios.

– Son un parámetro básico para la resolución de conflictos.

– Descomponen la meta en una serie de tareas específicas, indican a cada uno qué hacer, cuándo hacerlo y cómo evaluar el progreso y el desempeño de las personas y de las actividades, a través de indicadores de gestión.

– Forman de manera integral la meta del proyecto.

Entretanto, no obstante ser reconocida su importancia, pocos gerentes saben cómo definirlos y controlarlos. Por desconocimiento, pueden fallar en la comunicación interpersonal con el equipo que tendrá a su cargo cumplir con los objetivos planteados, generando innumerables problemas para sí mismos y para sus equipos.

Los objetivos en los proyectos se caracterizan por ser:

a. Finitos

b. Realistas

c. Claros

d. Mensurables

e. Concertados

f. Costeados.

Los errores más comunes en la definición de objetivos son:

– Confundir intenciones y deseos con objetivos. Por ejemplo la frase "Debemos aumentar nuestra productividad", no es un objetivo, y sí un simple deseo, o declaración de buenas intenciones.

– Utilización de palabras abstractas, ambiguas o vagas. "Debemos aumentar nuestros ingresos brutos en 15%". Esta frase, podría generar algunas dudas, pues esto puede ser conseguido de diversas formas:

– Aumentando los ingresos y manteniendo los gastos estables.

– Manteniendo ingresos estables y disminuyendo los gastos.

– Aumentando los ingresos y los gastos, de forma desproporcionada.

– Vendiendo activos de la empresa.

En verdad, cada una de estas situaciones implica una estrategia diferente y, por consiguiente, el objetivo no está bien definido, pudiendo generar esfuerzos en direcciones contrarias.

– Objetivos irreales. La dificultad de un objetivo solamente es motivadora si existen posibilidades reales de solucionarla. Los objetivos considerados imposibles serán abandonados o relegados a un plano secundario.

– Objetivos conflictivos. Cuando los objetivos son conflictivos, los esfuerzos para el cumplimiento de uno de ellos podrían perjudicar el cumplimiento de otros. Por ejemplo: El área de Ventas, para cumplir su cuota anual, acepta pedidos de pequeños y variados lotes, que acaban por dificultar las metas de producción y de productividad de Manufactura.

– Cambios. Los objetivos solamente deben ser abandonados en dos situaciones: bien sea, cuando ya fueron alcanzados o, bien cuando las condiciones que los motivaron se alteran significativamente.

– El frecuente cambio de objetivos. Acarrea una pérdida de credibilidad en los mismos y, de esta forma, son abandonados.

– Fines/ Medios. La concentración, en los fines y en los medios puede entorpecer la creatividad y, de esta forma impedir que un objetivo sea alcanzado. "Debemos aumentar las ganancias disminuyendo nuestros gastos". Ejemplo: Si los gastos que se requieren reducir están orientados a rubros prioritarios es probable que no se alcance el objetivo. Como por ejemplo, publicidad, promoción de ventas, entrenamiento de personal, materiales,….,etc.

Para tener en cuenta:

a. Los objetivos son similares a las metas, pero se concentran en las partes del proyecto. Así, la meta que tiene las mismas características de los objetivos, es una META INTELIGENTE.

b. El proceso de definir objetivos, generalmente se conoce con el nombre de:

4.2 La estructura de división del trabajo

4.2.1 Tiempo (t) – Plazo

Plazo es el "Tiempo" que nos permite conocer la duración de la actividad, los días en que se puede comenzar y terminar la misma y/o el proyecto en general.

4.2.2 Tiempo (Duración) Optimista (to)

Es el tiempo más corto en que se puede realizar la actividad si no se presentan dificultades o imprevistos.

Dentro de este tiempo optimista, se completa solamente el 1% de los proyectos similares.

4.2.3 Tiempo (Duración) más Probable ™

Es el "tiempo más probable" que necesita la actividad para su ejecución.

4.2.4 Tiempo (Duración) Pesimista (tp)

Es el mayor tiempo, dentro del cual se completa el 99.73% de los proyectos similares. También se define como, el tiempo que se necesita para efectuar la actividad si se presentan dificultades o complicaciones imprevistas.

4.2.5 Tiempo (Duración) Esperada (te)

Es el "tiempo estimado" de duración de la actividad calculado mediante la siguiente fórmula:

Te = (to + 4*tm + tp)/6

Te = ( 5 + 4(6) + 8)/6 = ( 5+24+8 )/6 = 6.1 meses para el proyecto mapa digital predial de Valorización.

– Esta misma ecuación es utilizada para estimar Tiempos-Costos.

– Desviación estándar ( = (tp –to) / 6)

– La duración esperada o "tiempo estimado" es una variable aleatoria.

4.2.6 Estimativos

– Dentro del rango de + 1 de la desviación estándar, el trabajo se terminará el 68.26% de las veces.

– Dentro del rango de + 2 de las desviaciones estándar, el trabajo se terminará el 95.44% de las veces.

– Dentro del rango de + 3 de las desviaciones estándar, el trabajo se terminará el 99.73 de las veces.

La función de asignar los tiempos de duración de cada actividad dentro de un proyecto, se llama "Estimación de Tiempos". La estimación puede ser determinística o probabilística.

Estimación Determinística: Ocurre cuando la estimación del tiempo de duración se supone con certeza, sin riesgo de equivocación, es cierta en un 100%; la probabilidad de cumplir con la fecha es igual a 1, que equivale al 100% de certeza.

Estimación Probabilística: Ocurre cuando el tiempo de duración estimado conlleva un grado de inseguridad o de probabilidad, es decir, no podemos asegurar una fecha única de terminación del proyecto.

4.2.7 Tiempo más temprano o Tiempo más pronto.

Es la fecha más temprana posible de comenzar un evento. Al primer evento se le asigna el tiempo más temprano igual a cero (0).

4.2.8 Tiempo más tarde.

Es la fecha más tarde permisible para terminar un evento.

Para determinar el tiempo de comienzo más temprano y más tarde para cada actividad, existen los siguientes métodos:

– Diagrama de GANTT.

– PERT: Project Evaluation and Review Technique.

– CPM: Critical Path Method.

– ADM: Arrow Diagramming Method.

– PDM: Precedence Diagramming Method.

9. El diagrama de Gantt es una barra horizontal que muestra gráficamente la relación del tiempo entre las actividades de un proyecto. Muestra la secuencia del flujo de las actividades, así como las que se puedan llevar a cabo al mismo tiempo.

   El diagrama de Gantt terminado mostrará el tiempo mínimo para ejecutar el proyecto, la secuencia apropiada para las actividades y qué actividades pueden ejecutarse al mismo tiempo. Puede también, mostrar las actividades críticas, que son aquellas que pueden atrasar el proyecto y, las no críticas, aquellas que pueden retardarse en un "cierto tiempo", sin que el tiempo total del proyecto sea atrasado. Ese "cierto tiempo" recibe el nombre de "holgura o márgen" de una actividad para su realización.

   

10. Diagrama de GANTT
11. Diagrama PERT

Es conocido como (Técnica de Evaluación y Control de Proyectos), surgió como una aplicación práctica de las matemáticas y la estadística en los programas de investigación y desarrollo. Este diagrama constituye una forma más sofisticada de la planificación, que el diagrama de Gannt, y es más apropiado para los proyectos que tienen muchas actividades interactivas.

Está formado por los "eventos", representados generalmente mediante círculos; "actividades", representadas por flechas que conectan los eventos; y, las "no actividades", o Tiempo Muerto, representa una dependencia entre dos eventos que no requieren ningún trabajo. Se indican mediante flechas discontinuas.

El PERT se hace más útil si muestra el tiempo planificado para terminar una actividad en la línea de actividades. Algunas veces, muestran dos números para los tiempos estimados: un estimado tardío y un estimado temprano. Este diagrama no solo muestra la relación entre los diferentes actividades en un proyecto, sino que también sirve para calcular la ruta crítica, que es el camino más largo a través de la red; además, identifica las actividades que deben terminarse a tiempo para evitar retrasos en la finalización del proyecto.

1. ADM: Arrow Diagramming Method

Para ver el gráfico seleccione la opción "Descargar" del menú superior

 Esta técnica también se denomina "actividad sobre flecha" y está orientada a las actividades, y se aplica en la industria de la construcción, en la que de forma habitual el tiempo de cada actividad es muy controlable. Las actividades se representan con flechas que se conectan con nodos para mostrar las dependencias.

9. PDM: Precedence Diagramming Method.

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Esta técnica también se denomina "actividad sobre nodo", y se basa en la utilización de una red en la que figuran las actividades en los nodos y los arcos representan demoras de tiempo entre los puntos (comienzo o fin de nodo) que unen, a la vez que muestran las dependencias. Permiten reflejar distintas relaciones de precedencia entre tareas.

4.2.13 Recurso – Costos

Los componentes del Costo se dividen en Directos e Indirectos.

4.2.13.1 Directos

Son todos aquellos costos que tienen una incidencia directa sobre el valor del proyecto, tales como:

– Mano de obra: sueldos y prestaciones sociales del personal vinculado al proyecto, incluyendo personal administrativo de la oficinas de dedicación exclusiva al mismo o las instaladas en el terreno para la ayuda logística requerida. También se consideran los viáticos, viajes, transportes y servicios profesionales.

– Equipos

– Materiales y transporte.

4.2.13.2 Indirectos

Son costos porcentuales calculados sobre los valores anteriores, comúnmente conocidos como (A.I.U) son clasificados como:

– Administración

– Imprevistos

– Utilidades

Administración. Corresponde a gastos que componen la infraestructura operativa del proyecto y de la empresa, tales como: Sueldos y prestaciones sociales del personal administrativo (Gerencia, administración general, secretaria, contador, conductores, celadores, mensajero, aseadoras) y, arriendo, dotación, operación y mantenimiento de las oficinas principales.

Imprevistos. Son ciertos valores que se asignan para ejecutar algunas actividades no contempladas dentro del análisis de los costos directos, pero que pueden tener ocurrencia. Se consideran como una holgura o "un colchón de seguridad".

Utilidad. Se genera cuando los costos de ejecución del proyecto son menores que el valor contratado. Pero ésta debe ser calculada, reconocida y aceptada por el contratante.

El campo de batalla para enfrentar la competencia se encuentra definido por el tiempo, la velocidad con que se llegue al mercado (implementación), la alta calidad, el servicio óptimo al cliente y el manejo adecuado de los presupuestos escasos y estrechos de las organizaciones. Lograr una ventaja competitiva para mantenerse como actor en esta nueva carrera, significa que se deben concentrar energías en hacer innovaciones y a la par mantener las más altas normas de calidad para lograr que el trabajo se haga rápidamente y con un adecuado control de inversión .

Para hacer frente a este nuevo reto gerencial, se debe empezar por desempeñarse como líderes de proyectos y de equipo de trabajo y no como los tradicionales gerentes funcionales, por lo tanto es necesario tener una visión creativa del trabajo orientado al proyecto con las siguientes características.

– Un enfoque único.

– Un resultado final específico.

– Un comienzo y un final.

– Un cronograma para llevarlo a cabo.

– Un trabajo con un grupo de personas adhoc y de manera interinstitucional.

– Recursos limitados.

– Una secuencia de actividades interdependientes.

– Un determinado usuario (cliente) de los resultados.

El resultado del trabajo debe hacerse dentro de los límites de tiempos y de presupuesto, según las normas de calidad deseada.

4.3 Ingeniería del Proyecto

(El segmento 2.3, fue extractado del texto "Administración y Dirección de Proyectos" – Un enfoque Integrado. Del autor: Pedro Briceño L. Editorial Mc Graw-Hill, 1996.)

La Ingeniería del proyecto se entiende como el arte de aplicar el conocimiento científico-técnico para desarrollar los medios de obtener y hacer uso eficiente de los recursos, en la materialización del objetivo de un proyecto.

El desarrollo secuencial de la ingeniería de proyectos puede darse así: en el primer nivel aparece la Ingeniería Conceptual; en el segundo, la Ingeniería Básica; posteriormente, la Ingeniería de Detalle, y, en el cuarto nivel se encuentra la Ingeniería de Terreno.

4.4 Ingeniería Conceptual

En el ámbito de su campo de análisis, está orientada a apoyar la decisión de inversión o su desistimiento, y a establecer orientaciones generales para la planificación y organización de la implementación. Incluyendo, por consiguiente, los desarrollos siguientes de la ingeniería del proyecto.

La ingeniería conceptual debe formular apreciaciones conducentes a definir los grupos técnicos participantes, su respectiva responsabilidad por el desarrollo de las especialidades, y las fórmulas propuestas para su coordinación. Habitualmente de aquí se deduce el alcance de los servicios del ingeniero Gerente del proyecto, y su grado de responsabilidad en la coordinación de los demás grupos de ingeniería y en la implementación total del proyecto.

Este criterio asigna a la ingeniería conceptual tres funciones, así : La primera, crea un nivel más, agregado de la ingeniería al proyecto, aportando elementos para la decisión final de inversión; La segunda, le asigna la responsabilidad de formular apreciaciones sobre una serie de tópicos, contribuyendo a perfeccionar el perfil y la factibilidad técnica, y, La tercera, cumpliendo el rol de nexo entre las fases de estudio de la inversión, la decisión y su ejecución.

a) Tiene la posibilidad de producir los criterios más relevantes del proyecto-síntesis, orientados a maximizar su relación de valor. En etapas posteriores del diseño, la "maximización parcial" de las diferentes especialidades puede terminar por suboptimizar las concepciones iniciales del conjunto.

b) Entrega definiciones "marco" del proyecto sobre las cuales se sustenten los estudios multidisciplinarios de prefactibilidad y factibilidad del proyecto.

c) Especifica lineamientos preliminares para programar y organizar los desarrollos posteriores de la ingeniería del proyecto, en sus diferentes niveles y disciplinas.

d) En macroproyectos aporta conceptos concretos, tanto para el complejo desarrollo del estudio, como para fijar marcos de referencia y criterios útiles para la administración del proyecto.

e) En razón a que durante la fase de análisis se acrecienta significativamente el conocimiento general del proyecto, sus objetivos estratégicos, su alcance, y su concepción, surgen algunos aspectos críticos del mismo, siendo posible anticipar medidas en situaciones que de otra manera no habrían sido previstas.

Normalmente, la intervención de la ingeniería "conceptual" se inicia mucho antes que la decisión de inversión esté tomada en firme, con la participación de un grupo de especialistas en el área. Como a menudo este grupo no es el mismo que continúa con las responsabilidades por la materialización de la inversión, es posible que valiosa información y conclusiones prácticas se pierdan, si no se toman las medidas del caso por parte de la dirección del proyecto.

El desarrollo de la ingeniería con sus diferentes niveles de detalle o profundidad, tiene también un comportamiento secuencial durante el proyecto, debiendo generar un efecto "cascada" en la contribución de las etapas anteriores a las siguientes. La ingeniería conceptual también está ligada cronológicamente al desarrollo de la información técnica que respalda la decisión de inversión del propietario.

4.5 Ingeniería Básica

Tomando las referencias derivadas de la ingeniería conceptual, se inicia el desarrollo de la Ingeniería Básica, algunas veces llamada "ingeniería de escritorio". Ella tiene por objetivos definir con precisión los criterios tecnológicos del diseño; proveer la diagramación general del Lay-out y flujos del proceso; entregar especificaciones técnicas de los equipos principales para fines de cotización y compra de los mismos; afinar los presupuestos de costos directos del proyecto, y mejorar la estimación de tiempos de la programación cualitativa o Plan Maestro.

Las precisiones de los criterios de diseño del proyecto son a su vez desagregadas por los ingenieros especialistas de cada área, para aplicarlas como orientaciones específicas de diseño a las diferentes áreas del proceso y disciplinas bajo su responsabilidad.

4.6 Ingeniería de Detalle

Esta por su parte, debe producir todas las especificaciones técnicas de diseño adicionales, planos, listados de equipos, cantidades de materiales y de obra con el fin de programar las respectivas adquisiciones. Además, en algún momento (ojalá lo más temprano posible), durante el desarrollo de la ingeniería de detalle, se deberá contar con la información necesaria para establecer la programación cuantitativa o analítica de la ejecución, conjuntamente con el cronograma de actividades y requerimiento de recursos, de donde se derivará el presupuesto "definitivo" del proyecto.

4.7 Ingeniería de Terreno

La ingeniería de terreno deberá complementar a la ingeniería de detalle en todas aquellas situaciones de deficiencias en los planos de diseño o cambios obligados durante la construcción, registrando a la vez los planos "as built".

4.8 Planificación de la ingeniería

Al igual que en cualquier otro escenario, la planificación y organización de la ingeniería significa, primeramente, establecer alcances, objetivos y criterios, que son posteriormente traducidos en metas precisas, necesidad de recursos y ordenamientos secuenciales aportados por la programación.

La formulación del plan de ingeniería descansa básicamente en los siguientes elementos:

– Apropiadas definiciones conceptuales del proyecto en sus variables más importantes (objetivos, capacidad, tecnología, fórmula de ejecución, etc.).

– Definición de los alcances de los servicios de ingeniería en general, y en particular para las diferentes áreas y disciplinas que estén involucradas.

– Adecuada modulación y clara definición de fronteras de los "paquetes" parciales de servicios, considerando la interrelación de las disciplinas, centralización de responsabilidades, minimización de interfases, esfuerzo de coordinación, etc.

– Dimensionamiento de la magnitud de los trabajos involucrados, por áreas y especialidades, rendimientos medios razonables, recursos necesarios, y similares.

– Asignación de los paquetes o contratos de servicios optimizando los criterios de experiencia probada en proyectos similares, know-how del medio y prácticas locales, costos de los honorarios involucrados, capacidad técnica y de gestión, y otros.

– Clara definición de criterios de control de calidad, y parámetros para controlar el avance de los trabajos.

4.9 Proyecto = Negocio Pequeño

Los proyectos y los negocios pequeños

– Consumen recursos.

-Factor humano.

-Equipos.

-Instalaciones.

– Tienen equipos de interlocutores, que:

-Aportan capital.

-Definen objetivos.

-Demandan capital de retorno.

– Tienen factores críticos de éxito.

-Costo.

-Calidad.

-Tiempo.

– Tienen objetivos financieros para:

-Trabajar dentro del presupuesto.

-Control de costos.

-Generar ingresos y ganancias.

-Asegurar flujos de caja positivos.

-Trabajar dentro del presupuesto.

-Control de costos.

-Generar ingresos y ganancias.

-Asegurar flujos de caja positivos.

4.10 Etapas para la elaboración de un proyecto

– Identificar los actores del proyecto.

– Conocer el valor "NETO" de estos actores.

Necesidades

Expectativas

Temores

Opciones.

– Determinar qué problema se quiere resolver

– Dar un nombre al proyecto

– Dar un horizonte al proyecto

– Iniciación

– Finalización

– Determinar fechas de evaluación

– Escoger el líder del proyecto

– Prever qué ocurrirá si se aplazara el proyecto

– Determinar el impacto ambiental generado por el proyecto

– Determinar las oportunidades del proyecto

– Determinar la fortalezas del proyecto

– Determinar las debilidades del proyecto

– Determinar las amenazas del proyecto

– Determinar los recursos a utilizar para el desarrollo del proyecto

– Determinar las innovaciones del proyecto

– Definir los costos de proyecto

– Definir los beneficios para los actores

– Diseñar los Indicadores de Gestión

– Determinar cómo se realizará el control del proyecto

– Proyectar los planes de contingencia

– Gestionar el programa de Salud Ocupacional

– Gestionar el programa de seguridad Industrial

– Gestionar el programa de Aseguramiento de Calidad

– Gestionar el programa de Manejo y Protección Ambiental

– Realizar retroalimentación con nuevos proyectos

4.11 Análisis de resultados etapa de planeacion

4.11.1 Objetivos del proyecto Mapa digital Predial de Valorización (MDPV)

4.11.1.1 General

Disponer en la Intranet la información de Valorización (gráfica y alfanumérica), validada y depurada con el Mapa predial actualizado del DACD; con el fin de optimizar los procesos inherentes a la valorización.

4.11.1.2 Especificos

Unificar e integrar por medio del proceso de validación, la información contenida en las Bases de Datos del I D U (Sistema de Valorización) y el D A C D.

Relacionar, organizar y sistematizar la información catastral de los predios ubicados dentro del perímetro de Bogotá. (Bases de Datos IDU-DACD)

Personalizar las herramientas que proporcione el mejoramiento en la consulta de la Base de Datos.

Agilizar la búsqueda cartográfica con base en estas aplicaciones.

Brindar una atención efectiva, eficiente y eficaz en cuanto a procesos y tiempos de atención se refiere.

Reducir la pérdida de información cartográfica relacionada con la Base de Datos del Sistema de Valorización.

Implementar un sistema de protección y de seguridad a la información básica del Instituto, en particular a la de la Subdirección Técnica de Operaciones. (Censos y Planos)

Optimizar la Base de Datos para realizar proyectos institucionales de mejoramiento de procesos tales como: Censos, Liquidaciones, Afectaciones

Viales, Venta y Administración de Predios, Recuperación de Cartera, Aplicación de Estrategias, entre otros.

4.11.2 Escenario del proyecto MDPV

Tenemos entonces, a los contribuyentes y demás clientes del Instituto, clientes relacionados con consultas, verificaciones o actualizaciones de información correspondiente a predios; bajo esquemas de atención desactualizados y poco eficientes. Además de lo anterior, el Instituto esta perdiendo el valor agregado que representa poseer su información sistematizada y disponible por medios automatizados de consultas y actualización.

4.11.3 Antecedentes del proyecto MDPV

Al interior del proyecto, en primera instancia, se desarrolló un prototipo que permite por medio de la utilización de Arcview , consultar, simultáneamente, tanto la información gráfica digital de los predios (Mapa Digital, nivel de predios), información alfanumérica alojada en la Base de Datos de Valorización y la información gráfica proveniente de los diferentes levantamientos adelantados por el Instituto.

4.11.4 Valores Agregados del proyecto MDPV

Como valor agregado obtenido del desarrollo del proyecto, se plantea una metodología de trabajo que permite, a la totalidad de los funcionarios del Instituto, adecuar, por medio del prototipo, su información referente a predios, con la información de la base de datos de Valorización, junto con el Mapa Digital, en su nivel de predios.

En segunda instancia, se obtendrá como resultado el mejoramiento del servicio al contribuyente, donde el tiempo de atención se estimará en 5 minutos para la localización de predios ubicados en la zonas ejes viales de la contribución por Benéfico Local, de esta manera se obtendrá un mejoramiento de la relación costo beneficio para el instituto, donde se reducirán los costos operacionales en cuanto al optimizando la herramienta de consulta.

El proyecto ha desarrollado y documentado una serie de pasos metodológicos que permitieron ponderar, con un alto grado de aproximación, los costos necesarios para adelantar la validación o verificación entre la información relativa a predios de tipo alfanumérico contenida en la base de datos de valorización junto con la información gráfica de predios archivada en carpetas, y el Mapa Digital, en su nivel de predios; para toda la ciudad. Es decir, si los funcionarios que manejan información referente a predios, codifican esta información de la manera estándar utilizada por el Departamento Administrativo de Catastro Distrital (DACD) , obtendrán, eventualmente, una llave de enlace entre su información local y las bases de datos tanto del DACD y valorización.

Además de lo anterior, el prototipo ofrece la incorporación de las ortofotografías. Este insumo ofrece un gran valor agregado para los funcionarios que adelantan los procedimientos de ubicación predial, ya que por medio de la imagen, el funcionario puede incorporar nuevas manzanas y lotes, los que posteriormente pueden ser enviados al DACD, para su validación e incorporación oficial en el Mapa Digital de Bogotá. Como también, sirve de herramienta para facilitar la localización de los predios.

Los anteriores pasos, se desarrollaron para 6 sectores de la ciudad de Bogotá, los que corresponden a los siguientes barrios:

• Bosque Popular.

• La Cabaña.

• Normandía.

• Normandía Occidental.

• El Encanto.

• Jardín Botánico.

Los anteriores 6 sectores (barrios), contienen, 251 manzanas, 5608 lotes y 8765 unidades prediales. Estos sectores, fueron definidos como el área piloto de trabajo e implementación y corresponden a los sectores aledaños a la Calle 63 y Avenida el Dorado, desde la Avenida 68 o Avenida del Congreso Eucarístico, hasta la Avenida Ciudad de Cali; Estas divisiones, corresponden al área de afectación de la futura ampliación de la Calle 63 o Avenida José Celestino Mutis (ver plano adjunto), la base de información predial correspondió al censo que se utilizó para notificar la última valorización por beneficio local.

4.11.5 Adaptación a las necesidades de otras dependencias internas del proyecto MDPV

Dentro de las potencialidades adicionales que presenta el prototipo, tenemos la capacidad de adaptación que ofrece la programación, es decir, se puede, con algunos pequeños cambios, adaptar el programa para automatizar algunos otros procedimientos, tal como:

La ubicación y distribución de la cartera correspondiente a la contribución por valorización que en la actualidad adquiere gran importancia como mecanismo para fortalecer las arcas del Instituto.

Definición automatizada de áreas de influencia, determinada por obras que pretenda adelantar el Instituto dentro del esquema de contribución por valorización.

Venta y administración de predios, pertenecientes al Instituto.

Adquisición de predios.

4.11.6 Desarrollo del proyecto MDPV

Gran parte de los valores agregados arrojados por el desarrollo del proyecto, se encuentran en las interdependencias configuradas para estructurarlo. Es decir, el problema que se acerca a resolver el proyecto, es un problema del proceso de atención al cliente o al contribuyente, en los aspectos relativos a la información sobre predios, al desarrollo de consultas, almacenamiento de información, generación de reportes, centralización y adecuación de la información al interior del Instituto. Este proceso, se desarrolla, especialmente, en la Dirección Técnica Financiera – Subdirección Técnica de Operaciones y en el comité de Predios. Cabe anotar aquí, la variedad de fuentes de información y apoyo para desarrollar el proyecto.

En primera instancia, tenemos la base de datos de valorización, administrada por la Subdirección Técnica de Sistemas (STS). Reposan también en esta oficina, los conocimientos en estructuras de bases de datos, programación y administración de bases de datos Cabe resaltar aquí, que esta base de datos, Muchas veces a superado el número de predios y lotes registrados en el catastro de la ciudad; por lo cual, se hace necesario adelantar procesos de retroalimentación interinstitucional de información referente a predios, con el fin de unificar criterios y redundar en la optimización del manejo y actualización de este tipo de información.

En segunda instancia, y no por ello menos importante, tenemos el Mapa Digital, en su nivel predial. Este insumo, es administrado por la Subdirección Técnica de Sistemas (STS). Este grupo, cuenta además con el conocimiento de la potencialidad del programa Arcview y SDE; junto con la experiencia en estructuración de bases de datos Geográficas y administración de información espacial. La STS, tiene a cargo las relaciones interinstitucionales con el DACD, lo cual provee tanto el Mapa Digital como sus actualizaciones, de nuevo, insumo importante para el desarrollo del proyecto.

Los siguientes niveles de información están en el instituto:

Cobertura predial.

Cobertura de Manzanas.

Cobertura de Nomenclatura.

Cobertura de Sectores o Barrios.

Ortofotografía: Este insumo, corresponde a una fotografía aérea tomada desde un avión, posteriormente digitalizada y corregida. Esta imagen, aporta al procedimiento de ubicación predial un alto grado de validación, ya que se constituye en una corroboración de la ubicación y determinación predial en el espacio real de la ciudad.

Como tercer insumo, contamos con la información, relacionada con predios, levantada por el Instituto, derivada de los diferentes censos y trabajos de campo. Esta información, se haya en carpetas y diversos papeles, en la Subdirección Técnica de Operaciones. Esta información, se constituyó en insumo de respaldo para desarrollar el proceso de verificación de información proveniente del DACD con la base de datos de Valorización propiedad del IDU.

4.11.7 Requerimientos del proyecto MDPV

Para realizar este proyecto se ha determinado un requerimiento de 35 técnicos, para realizar el proceso de validación predial de las bases de datos.

Para este fin se solicito en la Universidad Distrital en la Facultad del Medio Ambiente y Recursos Naturales, la disponibilidad de 35 estudiante en calidad de pasantes, que desarrollaran este proyecto.

El perfil de los estudiantes se refirió a la aplicación de la ciencia topográfica en las diferentes actividades catastrales que son necesarias para el óptimo desempeño del proyecto.

Teniendo en cuenta lo anterior, obtendremos mano de obra calificada a un bajo costo para el Instituto.

4.11.8 Cuadro de perfiles para el proyecto MDPV

4.11.8.1 Técnicos Validación

Objetivo Unificar e integrar por medio del proceso de validación y depuración, la información contenida en las Bases de Datos del IDU (Sistema de Valorización) y el Mapa Digital del DACD.

Experiencia

NO REQUERIDA

Formación

Estudiantes último semestre de Ingeniería Topográfica.

Intereses

Realizar pasantías.

Labores

Verificar la información contenida en la Base de Datos del Instituto de Desarrollo Urbano (Gráfica, Alfanumérica), para que mediante un proceso de validación sea relacionada, organizada y sistematizada.

Requeridos

35 pasantes.

Lugar

Subdirección Técnica de Operaciones – Grupo Atención al Cliente- Localización de Predios.

4.11.8.2 Descripción de las actividades generales para el proceso de validación predial

CUADRO 1

STOP- Subdirección Técnica de Operaciones

STS- Subdirección Técnica de Sistemas

STRF- Subdirección Técnica de Recursos Físicos

PSTES- Pasantes

CTRA- Contratistas.

4.11.9 Clasificación del proyecto MDPV

El Mapa Digital Predial de Valorización está clasificado como un proyecto de desarrollo Institucional, sirviendo de soporte informático para las bases de datos que maneja el Instituto de Desarrollo Urbano en el tema de valorización, teniendo en cuenta que el Proyecto busca incidir en la efectividad de la institución en cuanto procesos de cambio de mentalidad organizacional, modernización tecnológica y optimización de procesos rutinarios.

Para asegurar la gestión exitosa de este proyecto no solo se debe asegurar el retorno de la inversión y el mejoramiento de los indicadores sociales, sino que se debe mostrar un ejecutor de proyecto sólido al cual se le puedan encomendar nuevos desarrollos teniendo en cuenta:

– Desarrollo del proyecto en el tiempo estimado

– Presentar un nivel apropiado de rendimiento con garantía de cumplimiento de las especificaciones

– Costo final dentro del costo presupuestado

– Que no ocasiona alteración en el desempeño de la organización ni deterioro de su trabajo principal

– La generación de aprendizaje en la organización y mejoramiento de la cultura corporativa.

4.11.10 Diagrama de Gantt del proyecto MDPV

Para determinar el manejo de tiempos y costos aplicados al proceso operativo se diseño el diagrama de gantt. ( Ver anexo A)

4.11.11 Diagrama de Pert del proyecto MDPV

Para determinar el manejo de tiempos y costos aplicados al proceso operativo se diseño el diagrama de pert. ( Ver anexo B)

12. Disponibilidad presupuestal para el proyecto MDPV

Para la realización del proyecto se contó con la partida presupuestal numero xxxxx del rublo de Valorización (Ver anexo C.)

4.11.13Presupuesto para el proyecto MDPV

Para la realización de este proyecto se destinaron los recursos de la siguiente manera para la contratación del personal técnico y elementos de oficina:

a)- Convenio 035-2002 Universidad Distrital y profesionales A.

b)- Elementos de Oficina.

c)- Sistemas.

d)- Consolidado de Costeo final.

TOTAL COSTO DIRECTOS: CIENTO TREINTA Y CUATRO MILLONES SEISCIENTOS DOCE MIL CUATROCIENTOS VEINTINUEVE PESOS MCTE.

Para la asignación del valor total del proyecto se tramito la disponibilidad presupuestal con la Subdirección Técnica de Presupuesto, del punto de inversión de Valorización según Acuerdo 9 de 1998.