La Consultoría Organizacional en función del desarrollo del Sistema Empresarial

FACILITAMOS SU DESARROLLO, GANAMOS SU LEALTAD

Resumen

El presente trabajo aborda la Consultoría como servicio profesional/ y/o proceso en función del desarrollo empresarial. En este caso se presenta la labor que desempeña el Grupo de Consultoría en Gestión Tecnológica del Centro de Información y Gestión Tecnológica de Pinar del Río, CIGET para contribuir al avance local de su territorio desde los servicios de Consultoría Organizacional.

El articulo parte de las generalidades del concepto del consultoría, visto por diversos autores, así como un análisis de aquellos aspectos que coinciden y lo convirte en paradigma de ser el servicio profesional/ y/o proceso líder que ayuda a las empresas y otras organizaciones a mejorar sus procesos. Posteriormente se realiza una descripción del entorno inmediato como antecedente para el desmpeño posterior de este servicio en el CIGET. Asímismo se muetran resultados derivados de métodos de investigación para evaluar la calidad y efectividad de los servicios de consultoría, apoyado en este caso en cinco herramientas básicas que aseguran su funcionalidad y contribución al desarrollo de la institución, el sistema empresarial de la provincia y la sociedad en general.

Palabras Claves: Consultoría Organizacional, Gestión Tecnológica, Consultoría Empresarial

Introducción

La Consultoría Organizacional (CO) es desde hace mucho tiempo reconocida como un servicio profesional de gran utilidad y apoyo a los directivos de las organizaciones para identificar y definir los principales problemas que afectan su institución, y en función de ello alcanzar sus propósitos u objetivos; procedentes inicialmente desde su misión. Contar con un servicio de CO, parte del reconocimiento de un problema, y por ende proyectar una serie de acciones para erradicarlos o perfeccionarlos a partir de una correcta implementación.

La consultoría se considera ante todo como un método para mejorar las prácticas de gestión, sin embargo también se considera a ella misma como una profesión," la consultoría como método y la consultoría como profesión constituyen las dos caras de una misma moneda" (Kubr,1994).

La CO se practica de muchas formas diferentes. Éstas se reflejan en la diversidad de las organizaciones y los entornos en que actúan sus propios consultores, los diversos enfoques para realizarla corresponden a la disposición de aceptarlos como válidos y estarán muy influidos por las perspectivas y métodos de intervención que propongan los consultores internos.

Existen numerosas definiciones del término "consultoría" y de su aplicación a situaciones y problemas organizacionales, algunos autores declaran dos direcciones básicas de la consultoría.

Steele(1975) define la consultoría como: "Por proceso de consultoría entiendo cualquier forma de proporcionar ayuda sobre el contenido, proceso o estructura de una tarea o de un conjunto de tareas, en que el consultor no es efectivamente responsable de la ejecución de la misma, sino que ayuda a los que lo son" Peter Block (1971) sugiere incluso que "se actúa como consultor siempre que se trata de modificar o mejorar una situación, pero sin tener un control directo de la ejecución…

La mayor parte de los funcionarios de una organización son realmente consultores aunque ellos no se designen así oficialmente. En éstas y otras definiciones se insiste en la idea de que los consultores proporcionan ayuda o aportan una capacidad cognoscitiva. Para ello se parte del supuesto de que esa ayuda la pueden prestar personas que realizan trabajos muy diferentes. Un director o gerente de una organización puede también actuar como consultor, si decide asesorar y ayudar a un colega o incluso a sus propios subordinados, en lugar de darles instrucciones y órdenes.

El segundo enfoque considera la consultoría como un servicio profesional especial y se destacan varias características que debe poseer ese servicio. Según Larry Greiner y Robert Metzger (1983), "la consultoría de empresas es un servicio de asesoramiento contratado por y proporcionado a organizaciones por personas especialmente capacitadas y calificadas que prestan asistencia, de manera objetiva e independiente a la organización cliente para poner al descubierto los problemas de gestión, analizarlos, recomendar soluciones a esos problemas y coadyuvar, si se les solicita, en la aplicación de soluciones. Las asociaciones profesionales de consultores de los Estados Unidos, el Reino Unido y otros países, así como empresas de consultoría individuales, utilizan definiciones similares.

La premisa que se tomará en cuenta es que el consultor tiene como cliente a la empresa, la cual se desarrolla en un entorno dado, luego los fundamentos básicos del estudio de las organizaciones y sus problemas, y cómo abordar la solución de problemas en las empresas, así como el proceso de solución de problemas y las técnicas más comúnmente utilizadas.

La acción del consultor actual y los enfoques utilizados tiene como primera finalidad apoyar intensa y temporalmente a las organizaciones para que lleven a cabo este proyecto y que no todas están preparadas para ejecutarlo con la calidad y eficiencia requeridas. Se convierte el consultor entonces, en una figura interna dentro de aquella empresa a la que brinda sus servicios, provocando cambios en un proceso de mejora continua de los procesos y sus resultados.

Los autores han denominado esta modalidad en Consultoría Colaborativa o Participativa (Sherwood (1989), Doyle (1989), Portuondo (1992). Este tipo de consultoría tiende a fijar cambios para que las soluciones que se adopten surjan de la propia empresa por el convencimiento de la necesidad y la bondad de tales cambios. Su esencia es por tanto crear esta capacidad que demanda las empresas u organizaciones a las que se preste este servicio en función de mejorar sus procesos y resultados de forma continúa.

La consultoría según otras definiciones se considera un servicio prestado por una persona o personas independientes y calificadas en la edificación e investigación de problemas relacionados con política, organización, procedimientos y métodos.

Como se puede apreciar existe una estrecha relación entre los conceptos señalados anteriormente, a partir de la existencia de puntos coincidentes de la consultoría en sí misma. Algunos de los elementos son:

• La consultoría vista como un servicio profesional independiente

• La consultoría como proceso en tanto está conformada por una secuencia lógica de tareas.

• Es un servicio que vincula la teoría con la práctica.

• Tiene un carácter consultivo.

• El consultor no dirige la entidad, área o actividad en la que realiza su trabajo.

• No es casual, sino causal (parte de una sólida preparación del consultor y el análisis de hechos concretos.)

• La consultoría está dirigida a la solución de un problema.

La labor actual de un consultor, no es tarea fácil, en tanto muchas empresas hacen resistencia a la contratación de servicios especializados y que por demás van acompañado de un desconocimiento conceptual por parte de los factores que tienen en sus manos la toma de decisiones. El consultor es un agente de cambio, es un mediador entre lo existente, no en su totalidad funcional y lo que debiera existir para un mejor funcionamiento. Esto implica la transferencia de conocimientos, Know How y la capacitación del personal de las empresas, de forma implícita o explícita.

Situación actual

La presente etapa de desarrollo en el ámbito nacional e internacional está marcada por diversos cambios y roles que han tenido que asumir las organizaciones. Las modificaciones en los encargos sociales de éstas se encaminan a la creación de nuevos servicios y productos, que generen en gran medida un crecimiento, no solo hacia el interior de la institución, sino a potenciar el perfeccionamiento de aquellos clientes finales, a los que está destinada una determinada actividad.

En ese sentido, se hace referencia a aquellas organizaciones que en un período, cumplían con un objetivo y en tanto las condiciones del entorno fueron sufriendo evoluciones, éstas tuvieron que reformar su quehacer a través de la implementación de nuevos productos y servicios. En el caso que nos refiere abordaremos la Consultoría Organizacional como un medio y al mismo tiempo un fin para lograr determinados propósitos dentro y fuera de la organización.

Para nada hay que profundizar, ni sumergirse en entornos internacionales, aunque sin lugar a dudas, la situación creciente y cambiante de éste influye directa e indirectamente en los cambios que se asumen en el país. El escenario nacional es lo suficientemente rico y complicado para discutir el tema de la consultoría como proceso y/o servicio. En ocasiones las empresas trabajan, y se empeñan en obtener óptimos resultados, pero a la hora de analizar los mismos, nos damos cuenta que no cumplen sus objetivos estratégicos. Ante esta situación pueden existir diversas causas, pero como principales podemos señalar: la resistencia al cambio y asumir la intromisión de terceros en el trabajo interno de una empresa. Ganar cultura y conciencia organizacional sobre ello es clave para llevar a cabo la consultoría empresarial.

En estos momentos el país se encuentra inmerso en un proceso de cambio, que a largo plazo tributará a un nivel más elevado de desarrollo sostenible, que permita además, un uso eficiente del potencial humano, una elevada competitividad en las producciones tradicionales y el desarrollo de nuevas producciones de bienes y servicios de alto valor agregado.

El proceso plantea que es necesario el fortalecimiento de la institucionalidad, priorizar el crecimiento, la diversificación de exportaciones y la sustitución de importaciones; diseñando programas de apoyo, hay que trazarse estrategias que tributen a estos objetivos.

El Proyecto de los Lineamientos Económicos también hace referencia: a la búsqueda de alternativas de fuentes de financiamiento para detener el proceso de descapitalización de la industria y la infraestructura productiva del país; incrementar la productividad del trabajo; incrementar sostenidamente y diversificar las exportaciones de bienes y servicios, así como otorgar mayores facultades, en los marcos del plan, a las empresas, e impulsar con efectividad la iniciativa de los territorios para potenciar de manera sostenible su desarrollo económico.

Qué vamos a hacer para aproximarnos al menos a una parte de estos lineamientos y tributar satisfactoriamente a la economía del país. Sobre qué cimientos de la empresa debemos apoyarnos para estimular y asumir el cambio, ya inevitable. Qué estrategias vamos a seguir para cumplir con tales propósitos. Estas son algunas de las interrogantes que deben plantearse los empresarios para llevar adelante el mejoramiento del Modelo Económico de nuestros país.

Recordemos que estamos en un mundo donde los intangibles alcanzan cada día mayor valor; la información y el conocimiento son conceptos que marcan la época contemporánea y son la base en los modos de hacer de las organizaciones.

En este sentido se está estimulando la innovación tecnológica sobre los productos y servicios; y se demanda un sistema empresarial que gestione la calidad. Por otro lado tenemos el proceso de Perfeccionamiento Empresarial, que tiene como principio diseñar e implementar un Sistema de Dirección y Gestión que responda a los intereses de nuestra sociedad, generando productos y servicios en función de sus necesidades en cantidad y calidad.

En el caso que corresponde vamos a describir de una forma muy general la situación de las empresas de Pinar del Río, aplicando como métodos elementales el diagnóstico y la observación como parte del ejercicio profesional de la actividad de consultoría del CIGET.

• 1. Las empresas se encuentran sumergidas en el proceso de Perfeccionamiento Empresarial, aún cuando estamos por debajo del 50%. Esto indica que las inmersas en este proceso cuentan o deben contar con un Sistema de Gestión de manera independiente o integrada, que es una nueva tendencia a seguir.

• 2. Las empresas están sumergidas en un nuevo período de transformación, condicionada por la situación actual del país reflejada en el Proyecto de Lineamientos de la Política Económica y Social.

• 3. Existe un escaso desarrollo del sector empresarial en la esfera industrial y la biotecnología en el territorio que limitan un mayor alcance de los servicios de consultoría.

• 4. Algunas empresas son mixta o corporaciones y no conocemos a fondo su funcionamiento. Pues no se relacionan lo suficientemente con el entorno inmediato, es decir el de la provincia y no ven la necesidad de contratar el servicio de consultoría del territorio.

• 5. Las empresas cuentan con especialistas que pueden desempeñar estas actividades, pero les falta la capacitación adecuada, el tiempo requerido y no poseen todas las herramientas necesarias para guiar estos procesos.

• 6. La mayoría de las empresas demandan los Sistemas de Gestión para dar cumplimiento a las estrategias trazadas por sus organismos rectores, sin tener conciencia de la importancia de la contratación de los servicios de consultoría en la obtención de mejores resultados.

De manera general los puntos antes mencionados, constituyen un antecedente para trabajar en el fortalecimiento del sector empresarial de la Provincia y alcanzar un mejor posicionamiento y reconocimiento en el mercado nacional e internacional.

Recientemente el centro realizó una encuesta a 25 empresas priorizadas por la Unidad de Ciencia y Técnica de la Delegación Territorial del CITMA y el Gobierno, con el objetivo de conocer la usabilidad de los servicios y productos que brinda el centro, así como captar nuevas necesidades de información y asesoría organizacional, para fortalecer nuestra Agenda de Ofertas.

Los resultados, aún cuando no participaron todas las empresas fueron notorios para trazar una estrategia en función del mejoramiento de éstas, y tributar al desarrollo local.

Tabla. 1

Tabla 2.

Los modos de hacer de las empresas de cualquier formato, se basan fundamentalmente en el desarrollo de estrategias y sistemas que respondan a una forma de gestión que muestren el camino que desean andar. Sobre este tema es donde los servicios de consultoría del CIGET Pinar del Río, se convierten en piedra angular en la conducción de los proyectos empresariales para el perfeccionamiento de los procesos del sector. De esta forma y a partir de los resultados presentados anteriormente el CIGET ofrece sus servicios y específicamente los de consultoría, apoyándose en los siguientes elementos:

• Trazar una estrategia inmediata para erradicar los aspectos negativos y trabajar en el fortalecimiento de los aspectos positivos, que son en definitiva los que nos afianzan en el mercado empresarial del territorio. (incluye acciones de promoción y divulgación).

• Se recomienda seguir mejorando los servicios más demandados soportados por los estándares de calidad requeridos.

• Repensar el diseño de un nuevo producto institucional que nos identifique como institución líder para las empresas del territorio.

• Retomar con más potencia la actividad de capacitación, por ser una herramienta clave en la difusión del conocimiento.

El Centro de Información y Gestión Tecnológica, CIGET. Características Generales

El  Centro de Información y Gestión Tecnológica de Pinar del Río (CIGET) surgió el 23 de diciembre de 1977, como Centro Multisectorial de Información Científica y Técnica (CMICT), entonces el objetivo principal era organizar y procesar los fondos informativos y la prestación de estos servicios.

En la actualidad el CIGET es una entidad de interfase subordinada al Instituto de Información Científico y Tecnológica (IDICT), del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente (CITMA), que tiene como encargo social la prestación de servicios especializados en Información, Consultorías en Gestión tecnológica y Propiedad Industrial, para favorecer la toma de decisiones, la solución de problemas y el desempeño de las organizaciones.

A continuación se muestra el Mapa de Procesos del Primer Nivel de CIGET, Pinar del Río, el cual agrupa los principales procesos estratégicos, los procesos Claves u Operativos y los procesos de apoyo.

La misión del centro está encaminada a ser una organización de la industria de la información y el conocimiento, que facilita la toma de decisiones, la solución de problemas y el desarrollo sostenible de sus clientes, con productos y servicios científicos, tecnológicos y ambientales de alto valor agregado.

El escenario en el que se desenvuelve el CIGET, enfrenta diversos retos, sobre todo en el entorno competitivo, donde los Centros de Educación Superior, los Institutos de Investigación y los Órganos de la Administración Central del Estado, los Grupos de I+D de las Empresas en Perfeccionamiento y los Centros universitarios Municipales (CUM) juegan un papel esencial en el avance local. El centro tiene identificado sus principales clientes actuales, que en los últimos 5 años se ha incrementado y muchos de los clientes potenciales identificados han pasado a reales, debido a las exigencias del entorno, la calidad de los servicios y productos ofertados, así como la política de comunicación desarrollada por la institución.

2.1 La cartera de productos y servicios generales

• Consultoría y Asesorías en: Diseño Estratégico, Gerencia de Proyectos, Diagnóstico Organizacional, Comunicación Efectiva, Búsquedas de Información Especializada, Diseño de Sistemas de Innovación Tecnológica, Propiedad Industrial y Medio Ambiente, Seguridad y Salud del Trabajo, Capital Humano, Calidad entre otras.

• Capacitación: El centro ha acumulado experiencia en la ejecución de actividades de capacitación nacional e internacional, en diversos temas, que hoy son prioritarios en cualquier organización.

• Organización de eventos.

• Ejecución de proyectos científico técnicos.

• Actividad editorial. La entidad edita la Revista Digital Avances, la cual está acreditada como Revista Científica y Tecnológica de la república de Cuba, así como otras publicaciones destinadas al sector empresarial.

Para la materialización de esta cartera de productos y servicios se cuenta con un capital humano de 23 trabajadores, graduados universitarios, en su totalidad. Seis poseen titulo de Máster en Ciencias, 2 se encuentran en la fase de culminación de Maestría y 1 ostenta la categoría de Doctor en Ciencias. Los Recursos humanos cumplen con un amplio Plan de Capacitación que responde a la calidad de superación y la difusión y desarrollo del conocimiento y El 52 % de de éstos, llevan más de cinco años ejecutando los productos y servicios.

La Consultoría como proceso en el CIGET. Departamento de Gestión Tecnológica

El proceso de consultoría es una actividad conjunta del consultor y del cliente destinado a resolver un problema concreto y a aplicar los cambios deseados en la organización del cliente. Este proceso tiene un comienzo (se establece la relación, a partir de la demanda del servicio por parte del cliente y se inicia el trabajo) y un fin, que marca la culminación del servicio, según lo establecido en los contratos iníciales (la partida del consultor). Entre esos dos extremos, el proceso se puede subdividir en varias fases básicas, lo que induce al consultor y al cliente a ser sistemáticos y metódicos y pasar de una fase a otra y de una operación a otra, siguiendo una secuencia lógica y temporal. Para esto el consultor debe reunir una serie de capacidades que en este caso las resumiremos en dos dimensiones:

• Una dimensión técnica vinculada con la naturaleza de la gestión o problema de la organización que afronta el cliente y la forma de que este problema se puede analizar y resolver.

• Una dimensión humana, es decir, la relación entre el consultor y el cliente y la forma en que los miembros de la organización cliente reaccionan a los cambios y pueden ayudar a planificarlos y aplicarlos.

El Departamento de Gestión Tecnológica del centro, es el encargado de brindar los servicios y productos, derivados del proceso/servicio de consultoría. El mismo se adhiere a la política de Calidad del centro que se sustenta en: diseñar e implementar un Sistema de Gestión de la Calidad que permita satisfacer y superar las expectativas de sus clientes, con profesionales altamente calificados y comprometidos a brindar servicios de información científico- técnico y de consultoría, con el mayor nivel de exactitud, actualidad y precisión.

Su visión es ser reconocido como un Grupo de Gestión Tecnológica (GGT) competitivo que ofrece servicios de consultoría, enmarcados en soluciones que se adapten a los requisitos de los clientes, ampliando la gama de servicios y la cobertura del mercado.

Es válido hacer énfasis en la importancia que le concede el GGT a la actividad de capacitación. No solo para los integrantes del grupo, sino también para los clientes reales y potenciales identificados.

3.1 Etapas o fases de Consultoría, CIGET

3.2. Servicios y Productos de Consultoría:

SERVICIOS

• Diseño Estratégico

• Gerencia de Proyectos

• Diagnósticos Organizacionales

• Diseño de Sistemas de Gestión (Calidad, Medio Ambiente, Innovación, Capital Humano, Seguridad y Salud del Trabajo, Comunicación, Sistema de Vigilancia Tecnológica y Propiedad Intelectual).

• Asesorías para la Organización de Eventos

• Estudios de Mercados

• Análisis de Información

• Asesoramiento & Posicionamiento comercial

• Análisis de Riesgos

• Estudios de capacidades.

• Sistema de Capacitación para las Empresas.

• Análisis de Tendencias.

PRODUCTOS

• Diseño de páginas web

• Cartera de capacitación

• Boletín empresarial el consultor.

3.3. Clientes actuales

3.4. Herramientas de apoyo a los servicios y productos de consultoría

• Diseño de la Estrategia de Desarrollo del Centro: elaborada para alcanzar los objetivos propuestos, a partir del cumplimiento de su ejecución eficiente y eficaz.

• Diseño del Sistema de Comunicación Aplicada a la Información y Gestión Tecnológica en el CIGET de Pinar del Río (CAIGET): herramienta que facilita la relación comunicativa-informacional del CIGET con los públicos a los que va orientado su actividad, para llevar a cabo una eficiente gestión de información y gestión tecnológica.

• Diseño del Sistema de Calidad: se sustenta en las normas internacionales de calidad, ISO 9000 y se implementa a través de los Espacios de Activos Fijos de Calidad.

• Sistema de Capacitación para las empresas: según las necesidades de capacitación de las empresas, a fin de potenciar el desarrollo de su capital humano, con incidencia directa en los resultados óptimos del trabajo.

• Diseño de la cartera de Productos y Servicios del centro: a partir de una nueva imagen corporativa.

Conclusiones

No es menos cierto que los consultores existen y existirán ya que sus servicios satisfacen necesidades y existen clientes que los demandan. La Consultoría representa una forma de asistencia a las organizaciones del territorio en lo económico y productivo, con el fin de activar el progreso científico –técnico mediante la transferencia de experiencias y conocimientos profesionales del consultor. De igual forma es resultado de las investigaciones científicas en la esfera de la organización de la producción , el trabajo, la dirección , la selección en toma de decisiones óptimas.

La consultoría ejercida por el Departamento de Gestión Tecnológica de Pinar del Río, independientemente de las limitaciones asociadas a su contratación y la cultura de los empresarios sobre este servicio, es un ente esencial que incide en el progreso de las organizaciones que contratan el servicio, pues la premisa del centro es asegurar y guiar a las entidades para dar solución a problemas existentes y contribuir al cumplimiento de los objetivos propuestos por éstas los cuales están vinculados a la sustitución de importaciones, la producción de alimentos y el ahorro energético, respondiendo a las políticas establecidas por el territorio y el país.

En otro sentido se puede concluir que los profesionales que dan este servicio cuentan con las capacidades requeridas para difundir y poner en práctica sus conocimientos con exactitud. El consultor de manera general debe ser competente, trabajar con organización y disciplina, ser ético y hacer uso del tiempo requerido en cada problema. Tener paciencia para escuchar los argumentos del personal consultante y llevar de manera eficiente el servicio hasta su etapa final.

La consultoría organizacional se asocia a la obtención de resultados satisfactorios, el crecimiento de las producciones, y el fortalecimiento del incentivo, apoyándose en la innovación tecnológica, la calidad, el potencial humano y otros recursos que tributan a este fin. Fin que se convierte en un estado deseado por las empresas del territorio pinareño y el sistema empresarial cubano en sentido general.

Bibliografía

• VI Congreso del Partido Comunista de Cuba: Lineamientos de la Política Económica y Social del Partido y La revolución. Abril de 2011.

• Drucker, Peter: Escritos Fundamentales. El Management, tomo 2, 2002.

• Monografía de Luís F Alvarez López. Extraído de: http://www.gestiopolis.com/recursos4/docs/ger/econsultoria.htm

Rol de la consultoría organizacional en la gestión del cambio en una empresa. Extraído de: http://www.virtual5.com.mx/articulos/479/rol-de-la-consultoria-organizacional-en-la-gestion-del-cambio-en-una-empresa/

• Consultorías em Confiabilidade e Assuntos Correlatos : www.reliasoft.com.br/consulting

• Pinto, Deise: La Consultoría como alternativa Profesional en: http://www.wikilearning.com/ , 29 Octubre 2006

Autor:

Ing. Ydania Varela Pérez.

Lic. Yosdalys Estévez Pozo

Consultoras del Departamento de Gestión Tecnológica.