diagnóstico de las funciones administrativas en el Combinado Cubanacán (página 2)

8. Conclusiones

1. Después de haber realizado el diagnostico de las funciones administrativas, hemos consolidado el trabajo de los departamentos que están trabajando bien y se han detectado las dificultades de aquellos que las poseen.
2. Se hace preciso la descentralización del Combinado Cubanacán de la Empresa, para que se logren mejores resultados en las funciones del ciclo administrativo.
3. Se debe mejorar la previsión , ya que hasta ahora solo se trabaja sobre la alternativa que ofrece la empresa, en esta función se alcanzo una evaluación promedio.
4. En el caso de las funciones Planificación, Organización, Integración de Personal y Mando se observó que se logran resultados aceptables en todos los departamentos.
5. En la función de control se observaron deficiencias que deben ser superadas para mejorar el proceso administrativo y además las mismas inciden directamente en los resultados del centro.

Recomendaciones

1. Discutir en el consejo de dirección del centro los resultados del diagnostico de los diferentes departamentos.
2. Trabajar en grupo sobre la base de las recomendaciones que con anterioridad se plantean para cada una de las funciones y llegar a posibles soluciones.
3. Implantar el Perfeccionamiento Empresarial para así superar muchos de los señalamientos planteados en el desempeño de las funciones de dirección.
4. Los administrativos deben continuar esforzándose por consolidar y mejorar cada vez más su labor como dirigentes, independientemente de que los resultados obtenidos no son críticos.
5. Realizar este diagnostico dentro de un año con el objetivo de comprobar si ya se han superado las deficiencias detectadas.

9. Bibliografía

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10. Anexos

Anexo I "Cuestionarios Usados en el Diagnóstico" Cuestionario para el diagnostico de las funciones de dirección diseñado por los compañeros Dr. Carlos Martínez Martínez y Dra. Katy Herrera Lemus A continuación aparecen diversas interrogantes que describen la esencia de las funciones fundamentales a desarrollar por el dirigente y que constituyen el núcleo central del proceso de administración en una empresa. Tomando en cuenta la escala de puntuación (1-5 puntos), que más adelante aparece, indique la puntuación con la que usted calificaría el comportamiento que actualmente tiene cada la función en el desarrollo del proceso de administración en su organización. Coloque el número elegido en el espacio libre de la izquierda de cada pregunta. Trate de ser lo más objetivo posible en sus valoraciones, para ello tome en cuenta el significado de la escala de puntuación que a continuación se muestra.

Gracias Inadecuado 1 Comportamiento considerado como inaceptable para el desarrollo de un buen trabajo de administración. Aceptable 2 Comportamiento que aún está por debajo de los requerimientos para desarrollar un buen trabajo de dirección y que exige un proceso de perfeccionamiento inmediato. Promedio 3 Comportamiento considerado como promedio que puede ser aceptado temporalmente, pero que debe ser mejorado. Bueno 4 Un estándar de desempeñado por encima del promedio, que satisface los requerimientos para desarrollar un buen trabajo de dirección, y que deja muy pocas cosas importantes para mejorar o perfeccionar. Excelente 5 Un estándar que evidencia la existencia de un trabajo de dirección efectivo y eficiente.

1. Función de Previsión:

• ¿Se detiene a analizar que tiene que hacer en su empresa, antes de realizar la planificación?
• • ¿Determina Ud. qué es su negocio, donde está, cual es su misión, su visión futura?
  • ¿Realiza investigaciones para saber con que elementos cuenta y cuales estorban para alcanzar los objetivos, es decir, mercados, créditos, nuevos productos o servicios, avances técnicos y el personal con que cuenta?
  • ¿Cuenta con dos o mas siempre para la toma de decisiones?

2. Funciones de planificación: —- ¿ Establece objetivos a corto y largo plazo en términos verificables, que están relacionados y contribuyen al logro de los objetivos de su departamento y del hotel? —- ¿ Confeccionan para su dpto, planes de trabajo con calidad y hacen uso efectivo y sistemático de ellos? —- ¿ Se aseguran los dirigentes que los objetivos previstos en sus áreas de trabajo son comprendidos por quienes tienen la responsabilidad de ejecutarlos? —- ¿ Establecen premisas de planeación consistentes y coordinadas con los demás miembros de su equipo de trabajo? —- ¿Comprenden la importancia del trabajo orientado hacia el logro de los objetivos? —- ¿ Establecen sus subordinados directos, objetivos verificables y consistentes, que contribuyan al cumplimiento de los objetivos generales de la organización? —- ¿ Con qué eficacia y visión de futuro los directivos de la organización asumen compromisos superiores de planificación considerando el entorno? —- ¿ Apoyan a sus subordinados en la búsqueda y obtención de la información necesaria para que desarrollen su proceso de planeación? —- ¿ Captan, comprenden y aplican eficazmente las orientaciones y políticas del organismo superior en la toma de decisiones? —- ¿ Demuestran los directivos de la organización, habilidad en el enjuiciamiento del impacto futuro de las decisiones que adoptan con relación a los resultados que de inmediato esperan alcanzar? —- ¿ Reconocen y determinan los factores limitantes o críticos para la toma de decisiones y solución de problemas en el desarrollo de sus funciones como dirigentes? —- ¿ Cuándo se enfrentan a la solución de problemas, es característicos de los directivos de la organización, el buscar e introducir los resultados de la ciencia y la técnica ? —- ¿Se apoyan en sus experiencias de trabajo y habilidades técnicas para la toma de decisiones? —- ¿ Trabajan con prioridades y exigen que sus subordinados directos hagan lo mismo? —- ¿ Comprueban periódicamente si sus planes de trabajo están en correspondencia con las expectativas actuales de su trabajo y de la organización?

3. Función de organización: —- ¿ Delega autoridad sin perder el control e integridad de la actividad que dirige? —- ¿ Comprende el papel e importancia de la claridad en la delegación de autoridad y la aplica consecuentemente? —- ¿ Entiende Ud. y se asegura que sus subordinados entiendan la naturaleza de las relaciones entre la línea ejecutiva y la funcional? —- ¿ Con qué eficacia se encarga de ocupar los puestos de trabajo, con personal seleccionado, apto y capaz de cubrir los requerimientos y expectativas de los mismos? —- ¿ Domina las funciones de su puesto de trabajo y se asegura que sus subordinados los dominan y entiendan? —- ¿Coordina e integra el trabajo de su personal enfocado al logro de resultados superiores? —- ¿ Está claramente delimitado la autoridad y funciones para cada uno de los puestos de trabajo y se asegura que los subordinados lo los conozcan y cumplan? —- ¿ Buscan soluciones aplicables que garanticen la estabilidad de su personal? —- ¿ En qué magnitud identifica los cambios a realizar en el sistema y participa en el diseño de soluciones organizativas, efectivas y congruentes con los objetivos de la empresa? —- ¿ Se abstiene de tomar decisiones en aquellas áreas en la que delegó autoridad a sus subordinados? —- ¿ Con qué eficacia organiza y controla su trabajo personal y se asegura que sus subordinados hagan lo mismo? —- ¿ Cómo considera su preocupación y dedicación a su superación técnica y profesional? —- ¿ En qué medida contribuye a la superación y desarrollo sistemático de su personal? —- ¿ Con qué eficacia se asegura que exista correspondencia entre los objetivos, funciones y tareas a desarrollar en cada puesto de trabajo subordinado?

4. Función de integración de personal:

• En la administración de los Recursos Humanos en su organización. ¿Tienen establecida la fase de reclutamiento?
• ¿Se realiza un adecuado proceso de selección de esos recursos?
• ¿Poseen los puestos de trabajo especificidades a cumplir?
• ¿Usted considera que se realiza de forma adecuada la familiarización y educación del personal?
• ¿Está establecido un plan de capacitación y desarrollo para cada compañero que ingresa en la organización?. ¿Ud lo considera correcto?
• ¿Está basado el sistema de evaluación en los objetivos convenidos con los trabajadores y en otros elementos?

5. Función de mando:

—- ¿ Demuestra profesionalidad en el desempeño de sus funciones y exige de sus subordinados una actividad semejante? —- ¿ Logra motivar a sus subordinados para el desempeño efectivo de su trabajo? —- ¿ Posee un sistema de estímulo eficaz a utilizar en su trabajo capaz de incentivar a sus subordinados? —- ¿ En qué medida utiliza el trabajo en equipo, y logra esfuerzos cooperados de sus subordinados en su trabajo? —- ¿ Diseña soluciones aplicables y efectivas a problemas detectados en su trabajo? —- ¿ Contribuye a la solución satisfactoria de los problemas sociales de sus subordinados y al aumento de la identificación con su trabajo? —- ¿ Promueve relaciones efectivas con sus subordinados y vela para que estas se fortalezcan constantemente? —- ¿ Escucha las inquietudes e ideas de sus subordinados mostrando tanta sensibilidad ante las opiniones? —- ¿ En qué medida demuestra equilibrio y control emocional ante situaciones críticas y transmite seguridad ante sus subordinados? —- ¿ Promueve la participación real y efectiva en la toma de decisiones y se preocupa por preparar a los subordinados para la misma? —- ¿ Cómo considera la habilidad que demuestra la persuasión y comunicación con sus subordinados? —- ¿ Cómo considera el nivel de honestidad y confiabilidad en el trabajo de sus subordinados? —- ¿ Cómo valora la habilidad de selección y uso efectivo de la información relevante en el desempeño de sus funciones?

6. Función de control

—- ¿ El sistemas de control que posee le permiten reflejar las excepciones oportunamente? —- ¿ En el proceso de control establece el dirigente estándares reales que garanticen la verificación exacta y objetiva del cumplimiento de los objetivos propuestos? —- ¿ Cómo valora la calidad de control en el cumplimiento de las tareas principales de su trabajo y las de sus subordinados? —- ¿ Cuenta el dirigente con un sistema de información eficiente para el desarrollo de su trabajo? —- ¿ En qué magnitud utiliza y promueve el uso de la información económico financiera como herramienta de dirección? —- ¿ Domina y utiliza las técnicas de control en el desarrollo de su trabajo y exige lo mismo de un subordinado? —- ¿ En qué medida los directivos dan seguimiento y control sistemático de las tareas delegadas a sus subordinados? —-¿ Con qué eficacia los directivos seleccionan los puntos críticos de control para el cumplimiento efectivo de los planes trazados y promueven el desarrollo de esta habilidad en sus subordinados? —- ¿ Reconocen los directivos que el control exige de acciones de planeación, organización y dirección? —- ¿ Evalúan los directivos el desempeño de sus subordinados con criterios basados en los resultados obtenidos por estos? —- ¿ En qué magnitud se utilizan la planeación y el control como herramienta eficaz, motivadora y fortalecedora de la moral y disciplina de los subordinados? —- ¿ Los estándares de control establecidos, son eficaces y comprendidos por los subordinados?

Anexo II. Glosario de Términos Utilizados ADMINISTRACION. Disciplina cuyo objetivo es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad y calidad. Principio del formulario ADMINISTRACION. Disciplina cuyo objetivo es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad y calidad. Según Koontz & O'Donnell. Es la dirección de un organismo social, y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes. Según Henry Fayol. Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar. ACTITUD. Reacción evaluativa favorable o desfavorable hacia algo o alguien, que se manifiesta en nuestras creencias, sentimientos o conducta proyectada.  ADMINISTRACION POR OBJETIVOS, APO: Sistema administrativo, dirigido hacia el logro eficaz y eficiente de objetivos organizacionales e individuales. APRENDIZAJE. Cambio de la conducta, relativamente permanente, que se presenta como consecuencia de una experiencia. ASERTIVIDAD. Habilidad para expresar las ideas y necesidades propias, respetando las ideas y necesidades de los demás.  AUTOEFICACIA. Convicción de que uno puede actuar adecuadamente en una situación. Se compone de tres dimensiones: magnitud, intensidad y generalidad.  AUTORIDAD FORMAL. Poder derivado de la posición ocupada por las personas. B BUROCRACIA. Diseño de las organizaciones que se basa en la especialización del trabajo, una jerarquía de autoridad específica, un conjunto formal de reglas y procedimientos, y criterios rígidos de promoción y selección. C CALIDAD. Aquellas características del producto que responden a las necesidades del cliente. CAPITAL HUMANO. Acumulación previa de inversiones en educación, formación en el trabajo, salud y otros factores que elevan la productividad laboral. CARGO. Conjunto de tareas y responsabilidades que constituyen el trabajo asignado a un solo empleado. CLIMA ORGANIZACIONAL. Concepto que se refiere a las percepciones del personal de una organización con respecto al ambiente global en que desempeña sus funciones. COHESION. Fuerza de los deseos de los integrantes para permanecer en el grupo y su compromiso dentro del mismo.  COMPENSACION. Todo tipo de recompensa que los individuos reciben a cambio de su trabajo.  COMPETENCIAS. Características personales que han demostrado tener una relación con el desempeño sobresaliente en un cargo o rol determinado en una organización en particular. COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL. Estudio de los individuos y de los grupos dentro del ámbito de la organización. CONFIABILIDAD. Método de medición cualitativa que sugiere que los mismos datos deben ser observados cada vez que se realiza una observación del mismo fenómeno. Grado en que una prueba proporciona resultados consistentes.  CONTROL. Proceso de monitorear las actividades de la organización para comprobar si se ajusta a lo planeado y para corregir las fallas o desviaciones. COORDINACION. Proceso de armonizar todas las actividades de una organización, facilitando el trabajo y los resultados. Sincroniza recursos y actividades en proporciones adecuadas y ajusta los medios a los fines. Establecer relaciones entre varias partes del trabajo. CREATIVIDAD. Generación de una idea nueva. CULTURA ORGANIZACIONAL. Conjunto de suposiciones, creencias, valores y normas que comparten y aceptan los miembros de una organización.  CRISIS EMPRESARIAL. Toda perturbación del estado de equilibrio dinámico del negocio, que esté incidiendo en su operación y, en los resultados de su gestión. D DELEGAR. El acto de asignar a un supervisado la autoridad y la responsabilidad formales para realizar actividades específicas.  DESARROLLO DE LA ORGANIZACIÓN, DO. Enfoque gerencial que ayuda a los gerentes a prepararse para administrar el cambio dentro de un mundo cambiante. DESARROLLO DE RECURSOS HUMANOS. Esfuerzo continuo, planificado, para mejorar los niveles de competencia del personal y el desempeño organizacional mediante capacitación y programas de desarrollo. DESARROLLO ORGANIZACIONAL. Conjunto de valores, visiones, conceptos y técnicas de índole psicosocial orientadas a apoyar el cambio planificado en organizaciones. DESCRIPCION DEL PUESTO. Documento que proporciona información respecto de las actividades, deberes y responsabilidades de un puesto. DIAGNOSTICO. Etapa de la consultoría en la cual se describe, sin evaluarse, la situación actual de una organización, de un grupo o de una persona.  DIRECCION. Proceso de dirigir e influir en las actividades de los miembros de la organización relacionadas con las tareas. DIVISION DEL TRABAJO. Designación de tareas específicas a cada una de las partes de la organización.  E EFICACIA. Capacidad para determinar los objetivos adecuados "hacer lo indicado" EFICAZ. Se refiere al logro de los objetivos en los tiempos establecidos. EFICIENCIA. Capacidad para reducir al mínimo los recursos usados para alcanzar los objetivos de la organización. "hacer las cosas bien". ENTORNO. Conjunto de elementos que rodean a una organización. Instituciones o fuerzas externas a la organización que tienen potencial para afectar su rendimiento. EQUIDAD. Percepción de los trabajadores de que se les está tratando de manera justa. ESPECIFICACION DEL PUESTO. Documento que establece el perfil mínimo de calificaciones aceptables que una persona debe poseer para desempeñar un puesto particular. ESTATUS. Categoría o el rango social definido que los demás conceden a un grupo o a los miembros del grupo. ESTRATEGIA. Esquema que contiene la determinación de los objetivos o propósitos de largo plazo de la empresa y los cursos de acción a seguir. Es la manera de organizar los recursos.  ESTUDIO DE MERCADO. Es el diseño, recolección y análisis sistemático de información con relación a las características de un mercado específico. EVALUACION DE DESEMPEÑO. Acción sistemática de evaluar la conducta y el trabajo de una persona en relación a sus responsabilidades. EXPERIENCIA EMPIRICA. Experiencia que se adquiere a través de la labor, sin utilizar conocimientos teóricos o técnicos. Se adquiere utilizando el sistema de prueba y error. G GESTION. Proceso emprendido por una o más personas para coordinar las actividades laborales de otros individuos.  GERENTE. Personal de una organización que tiene autoridad para tomar decisiones que comprometen a la misma. GRUPO DE TRABAJO. Conjunto organizado de trabajadores que se hace responsable por un resultado. H HABILIDAD HUMANA. Habilidad y criterio para trabajar con personas, comprender sus actitudes y motivaciones. HABILIDAD TECNICA. Conocimientos, métodos, técnicas y equipos necesarios para la realización de las tareas específicas de acuerdo con la instrucción, experiencia y educación. I INFLUENCIA. La habilidad para hacer que otro haga algo, sin usar poder ni autoridad. INTEGRACION ORGANIZACIONAL. Logro de la unidad de esfuerzos entre las distintas unidades e individuos mediante liderazgo y planificación.  L LIDERAZGO. Proceso que ayuda a dirigir y movilizar personas y/o ideas. Influencia interpersonal ejercida en una situación, dirigida a la consecución de un objetivo. M MEDIO AMBIENTE. Contexto físico y social en el que funciona un sistema (organización, persona, o grupo). MISION. Propósito, finalidad que persigue en forma permanente o semipermanente una organización, un área o un departamento. Razón de ser de una organización. MODELO. Abstracción de la realidad; representación simplificada de algunos fenómenos del mundo real.  N NECESIDAD DE LOGROS. Estado psicológico o inclinación de una persona que le induce a obtener resultados exitosos. NEGOCIACION. Proceso interactivo mediante el cual, dos o más actores en una situación de interdependencia y con intereses en conflicto, buscan maximizar sus beneficios individuales a través de un acuerdo. NORMAS. Reglas para la conducta aceptada y esperada. Estándares de conducta aceptables en un grupo y compartidos por todos sus miembros. O ORGANIGRAMA. Gráfico de la estructura formal de una organización, señala los diferentes cargos, departamentos, jerarquía y relaciones de apoyo y dependencia que existe entre ellos. ORGANIZACIÓN FORMAL. División del trabajo racional, mediante la diferenciación e integración, de acuerdo con algún criterio establecido por aquellos que manejan la toma de decisiones. ORGANIZACIÓN INFORMAL. La "organización" que emerge espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal. ORGANIZACIÓN. Proceso de arreglar la estructura de una organización y de coordinar sus métodos gerenciales y empleo de los recursos para alcanzar sus metas. Es un grupo relativamente estable de personas en un sistema estructurado y en evolución cuyos esfuerzos coordinados tienen por objeto alcanzar metas en ambiente dinámico. P PARADIGMA. Es un modelo o esquema fundamental que organiza nuestras opiniones con respecto a algún tema en particular PERCEPCION. Proceso mental y cognitivo que nos capacita para interpretar y comprender lo que nos rodea. Proceso por el que el individuo organiza una información abundante (estímulos) de acuerdo a pautas significativas.  PLANIFICACION ESTRATEGICA. Proceso por el cual los administradores de la empresa de forma sistemática y coordinada piensan sobre el futuro de la organización, establecen objetivos, seleccionan alternativas y definen programas de actuación a largo plazo. PLANIFICACION. Proceso de establecer objetivos y cursos de acción adecuados antes de iniciar la acción. PODER. La habilidad para castigar o recompensar sin autoridad. Capacidad de afectar al comportamiento de otras personas, con o sin su consentimiento. POLITICAS. Guías para orientar la acción; criterios o lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez en el ambiente de una organización.  PROCESO. Serie sistemática de acciones dirigidas al logro de un objetivo. PRODUCTIVIDAD. Medida del rendimiento que influye la eficacia y la eficiencia. PRODUCTO. Es la salida de cualquier proceso. R REINGENIERIA. Repensar y rediseñar los procesos operacionales y las estructuras organizacionales, centrado en las capacidades centrales de la organización.  RELACIONES HUMANAS. Acciones y actitudes resultantes de los contactos entre grupos y personas.

ROL. Una serie de patrones esperados de conducta atribuidos a quien ocupa una posición dada en una unidad social. ROTACION DE PUESTOS. Práctica de cambiar a los individuos de un puesto a otro para incrementar la motivación y el desempeño potencial. RUTA CRITICA. Ruta más larga en una red de PERT, desde el suceso de inicio hasta el suceso final de la red. S SISTEMA. Conjunto de partes que operan con interdependencia para lograr objetivos comunes.  SITIO DE RED (Web site). Conjunto de páginas web que forman una unidad única. T TECNOLOGIA. La forma en que la organización convierte insumos en bienes o servicios. TEORIA SITUACIONAL. Escuela de pensamiento que se fundamenta en dos premisas: a.- no existe una sola manera óptima en cuanto a organizar, b.- ninguna manera de organizar es igualmente efectiva. Esto implica que no existen reglas universales para tomar decisiones gerenciales; lo importante es analizar las variables pertinentes a cada situación. TEORIA. Es una explicación sistemática de los hechos que son observados y leyes relacionadas con un particular aspecto de la vida. TORMENTA DE IDEAS. Técnica que promueve la creatividad fomentando la generación de ideas por medio de la discusión no crítica. TRAMO DE CONTROL. Cantidad de supervisados que un administrador puede dirigir con eficacia y eficiencia. U UNIDAD DE MANDO. Principio de administración que establece que cada supervisado debe informar sólo a un supervisor. V VALORES. Conjunto de convicciones perdurables que posee una persona; el tipo de conducta que les acompaña, y la importancia de las convicciones para esa persona. VISION. Una percepción clara del futuro de una organización. W WWW. Conjuntos de los "sites" del mundo presentes en Internet. También se le llama directamente "web". Abreviación de "World Wide Web".

Resumen El presente trabajo consiste en un diagnostico de las funciones administrativas de la Unidad Básica Empresarial Combinado Cubanacán, primeramente se elaborará un marco teórico relacionado con el tema del ciclo administrativo, con el objetivo de tenerlo de referencia para las valoraciones, que sobre las funciones, se deben de hacer para dar cumplimiento al objetivo principal del trabajo. Posteriormente se harán encuestas a un total de 20 compañeros afines a las labores administrativas y a expertos dentro del propio centro. Finalmente se someterá a análisis los resultados de las encuestas y con ello se elaborara el diagnóstico que nos dará una idea de la situación actual de la empresa, arribando con esta a conclusiones y recomendaciones que nos indicaran los problemas que tenemos y una idea de cómo se podrían resolver. Con los resultados podremos mejorar el trabajo en todos los departamentos que conforman la estructura y todo esto redundara en un mayor desarrollo de nuestros producciones y un mejor funcionamiento de la dirección en el centro. Palabras Clave: Diagnóstico, Administración, Funciones.

Abstract This study was made in the Beverages and Liquors Enterprise of Villa Clara, Cuba and it consists in a diagnostic of the administrative process in the Rum’s Factory of Camajuaní named "Combinado Cubanacán" . First of all, we made a bibliography revision with the purpose of knowing more about this theme, and also obtaining the experience to evaluate the process that we mentioning before. For this, was necessary to ask a few questions to the directives and employs with experience in business administration, for a total of 20 persons. After that, we analyzed the answers of the questions and arrived to the diagnostic of the administrative process, all of these will gave us an idea about the actual situation of the factory. Finally, we arrived to the conclusions about how the administrative process in the factory is, by showing us the problems that we need to resolve to do a better job. With the results we can improve the labor of the Departments in the factory and this will develop our productions much more than before. Besides, we will do a better work as managers after knowing how, where and when the administrative problems are. Key Words: Diagnostic, Administration, Functions.

Autor:

Ing. Serguei Alejandro Martín Ing. Milagros Heredia Moffs Tutor: Dr. Ing. Carlos C. Martínez