Mantenimiento de clase mundial

Introducción

El mantenimiento se define como la disciplina cuya finalidad consiste en mantener las maquinas y el equipo en un estado de operación, lo que incluye servicio, pruebas, inspecciones, ajustes, reemplazo, reinstalación, calibración, reparación y reconstrucción.

Toda organización debe estar enfocada en la búsqueda hacia la excelencia empresarial.

"Lo bueno es enemigo de lo excelente. Y lo excelente es enemigo del  desarrollo".

(Luis Felipe sexto)

La aspiración legítima de alcanzar la excelencia temporal en el mantenimiento de la empresa lleva a la idea de lograr lo que se denomina mantenimiento de clase mundial.

Mantenimiento de clase mundial significa satisfacción y superación de las expectativas y necesidades de mantenimiento de la organización con referencia a la potencialidad que proporcionan las tecnologías del momento, y en relación con el contexto social y de mercado de hoy, relacionadas con la seguridad, el medio ambiente, la calidad y la economía.

El benchmarking puede ser uno de los mecanismos que contribuyan a ubicar y decidir si el proceso de mantenimiento de una organización puede clasificar como de clase mundial. Sin embargo, siempre las comparaciones y evaluaciones deben hacerse relativas a parámetros que realmente puedan ser comparables entre diferentes empresas que operan también en realidades diferentes.  

DESARROLLO

Definición del Mantenimiento

Duffuaa (2005) define el mantenimiento como "la combinación de actividades mediante las cuales un equipo o un sistema se mantiene en, o se establece a, un estado en el que puede realizar las funciones designadas"

Esta definición reafirma la premisa difundida de que con acciones oportunas de mantenimiento se consigue que un equipo de producción opere dentro de las especificaciones y cumpla su función dentro del proceso productivo otorgándole un alto nivel de calidad.

En el 2002 SOTUYO señala que el objetivo del mantenimiento es garantizar la competitividad de la empresa por medio de asegurar la disponibilidad y confiabilidad planeadas de la función deseada, cumpliendo con todos los requisitos del sistema de calidad de la empresa, con todas las normas de seguridad y medio ambiente y al máximo beneficio global.

En tal sentido se puede visualizar al mantenimiento como un sistema que tiene unas entradas o insumos necesarios para poder ejecutar una combinación de actividades que tendrán como salida un equipo funcionando y confiable. Es conveniente entender el mantenimiento como un sistema para reconocer sus componentes y la relación que guardan entre ellos.

En la figura 1 se puede ver un sistema típico de mantenimiento en donde las actividades que permiten que el sistema sea funcional son la planeación, la organización y control.

La planeación del mantenimiento incluye la filosofía, pronóstico, capacidad, organización y programación del mantenimiento.

La organización del mantenimiento incluye el diseño del trabajo, los estándares de tiempo y la administración de proyectos.

Control del mantenimiento incluye el control de trabajos, inventarios, costos y calidad.

Diagnóstico de la Función de Mantenimiento

En la actualidad, las estrategias del mantenimiento están encaminadas a garantizar la disponibilidad y eficacia requerida de las unidades, equipos e instalaciones, asegurando la duración de su vida útil y minimizando los costos de mantenimiento, dentro del marco de la seguridad y el medio ambiente. En este sentido CANALES Y OTROS (2006) señalan:

"Existe una clara tendencia global en posicionar a las organizaciones

de mantenimiento como lo que realmente son: entidades que generan

valor cumpliendo un rol fundamental para el cumplimiento de los

objetivos corporativos, entre los que destacan: rentabilidad, seguridad,

calidad, confiabilidad y disponibilidad"

Es en respuesta a esta tendencia actual que la toma de decisiones respecto al

desempeño de los sistemas de mantenimiento, constituye indiscutiblemente un aspecto de primer orden a resolver para llegar al anhelado mejoramiento continuo con la implementación de estrategias de mantenimiento que respondan a necesidades específicas de la organización y, en consecuencia, a la obtención de una mayor disponibilidad de las capacidades productivas instaladas en una entidad.

Para facilitar esta toma de decisiones, se hace necesario, conocer de manera precisa la situación en que se encuentra el estado de la gestión de mantenimiento y esto se logra con la aplicación de un diagnóstico a la función. ACOSTA (2007) define el diagnóstico de la función mantenimiento como sigue:

"… examen y evaluación que se realiza a una entidad para

establecer el grado de economía, eficiencia y eficacia en la

planificación, control y uso de los recursos y comprobar la

observancia de las disposiciones establecidas, con el objetivo de

verificar la utilización más racional de los recursos y mejorar las

actividades y materias examinadas".

Realizar un diagnóstico a la función permite evaluar la eficiencia de la política de mantenimiento que se ha planificado para el entorno productivo de una organización e identificar las áreas en que tiene deficiencias estructurales y circunstanciales, lo cual es un aporte sustancioso puesto que la dirección puede establecer una ruta de acción para erradicar las debilidades detectadas.

Gestión del Mantenimiento

Una gestión de mantenimiento implica pensar que los planes estratégicos de una compañía deben estar también encaminados en que para cumplir un estándar de calidad, las herramientas que se necesitan deben estar en óptimo estado. Tal como lo cita GONZALEZ Y SORIA (2007):

"La gestión se entiende como un proceso sistemático para la correcta disposición de recursos, que debe asegurar el constante y adecuado desempeño de los bienes y activos administrativos".

La gestión consta de manejar cada equipo industrial con el debido mantenimiento, ya que cada uno se diferenciará de otro y necesitará un tratamiento especial. Se deben definir las intervenciones más adecuadas a aplicar, de manera que los costos totales sean los más bajos, sin desatender los factores calidad, seguridad y medio ambiente, teniendo claro el objetivo de la función mantenimiento como sistema.

El direccionamiento de la gestión y operación del mantenimiento se integra en cuatro niveles (cada uno corresponde a una etapa temporal independiente o simultánea en la realidad industrial):

• 1. Instrumental (primer nivel). En el que se procura el manejo sistémico de la información requerida en una gestión de mantenimiento.

• 2. Operacional (segundo nivel). Comprende las posibles acciones a realizar en el mantenimiento de equipos por parte del ofertante, a partir de las necesidades y deseos de los demandantes.

• 3. Táctico (tercer nivel). Contempla el conjunto de acciones de mantenimiento que se aplican a un caso específico (un equipo o conjunto de ellos); es el grupo de tareas con el objetivo de alcanzar un fin.

• 4. Estratégico (cuarto nivel). Está compuesto por las metodologías que se desarrollan para evaluar el grado de éxito alcanzado con las tácticas desarrolladas; esto implica el desarrollo de índices y de costos, rendimientos e indicadores que permitan medir el caso particular con otros de diferentes industrias locales, nacionales o internacionales.

Estrategias de Mantenimiento

Existen en la actualidad diferentes formas de clasificar las estrategias de mantenimiento, la más comúnmente usada es la que se refiere a las causas que originan el llevar a cabo las rutinas de mantenimiento de los equipos y maquinaria. A continuación se explica brevemente la clasificación:

• Mantenimiento Correctivo: En esta estrategia se permite que la máquina funcione hasta que se produzca la falla. En ese instante se realiza la reparación o reemplazo de ella. Es comúnmente utilizada en equipos electrónicos, donde es difícil hacer un diagnóstico y las fallas se presentan en general en forma aleatoria.

Duffua (2005) lo define como: "el conjunto de acciones necesarias para devolver un equipo a condiciones operativas luego de la aparición de una falla"

El mantenimiento correctivo se caracteriza por ser urgente la intervención del equipo para solucionar en forma inmediata el motivo de la falla o avería, para evitar pérdidas de tiempo de producción, lo cual se traduce en indisponibilidad del equipo.

• Mantenimiento Preventivo: En esta estrategia se interviene la máquina periódicamente para inspeccionar y reemplazar componentes, aún cuando se encuentre operando satisfactoriamente.

Se caracteriza por ser planeado y programado con el objeto de ajustar, reparar o cambiar partes de los equipos antes de que ocurran las fallas o daños mayores. Esta basado principalmente en la realización de inspecciones rutinarias y en intervenciones periódicas. CEQUEA nos indica que el éxito de esta estrategia esta dado por la: "optimización de su aplicación para reducir al mínimo los costos asociados a su realización". Por lo que es fundamental determinar qué equipos intervenir, cuándo, qué tan a menudo y por quiénes.

• Mantenimiento Preventivo: El mantenimiento preventivo puede clasificarse como sigue:

Sistemático: es el que se realiza bajo un programa previamente establecido donde se contemplan todas las inspecciones e intervenciones que se le harán a los equipos en un período determinado.

Por condición: está fundamentado en la observación sistemática del desgaste, degradación de las funciones o aparición de fallas incipientes y se conoce como mantenimiento predictivo. La anticipación a la falla que ofrece esta estrategia de mantenimiento facilite el conocimiento de la capacidad y el rendimiento de cada máquina, saber que máquina no cumple el servicio que debe brindar y cuando debe ser remplazada. Permite un trabajo organizado y uniforme para los encargados del mantenimiento.

Evolución del Mantenimiento y la Calidad

La evolución del mantenimiento se estructura en las cuatro siguientes generaciones

La mejora de la gestión de mantenimiento puede visualizarse como un sistema de control donde se definen y evalúan indicadores dirigidos a la ejecución (disponibilidad, confiabilidad, costos, seguridad, personal, calidad, entre otros), y otros relativos a las actividades de mantenimiento (porcentaje del número de horas gastadas en mantenimiento preventivo, recursos logísticos utilizados, organización y métodos).

• La planeación del mantenimiento incluye la filosofía, pronóstico, capacidad, organización y programación del mantenimiento.

• La organización del mantenimiento incluye el diseño del trabajo, los estándares de tiempo y la administración de proyectos.

• Control del mantenimiento incluye el control de trabajos, inventarios, costos y calidad.

Proceso de Mejora Continua en Mantenimiento

Según AMÉNDOLA (2008) la mejora de la gestión de mantenimiento puede visualizarse como un sistema de control donde se definen y evalúan indicadores dirigidos a la ejecución (disponibilidad, confiabilidad, costos, seguridad, personal, calidad, entre otros), y otros relativos a las actividades de mantenimiento (porcentaje del número de horas gastadas en mantenimiento preventivo, costo de outsourcing, recursos logísticos utilizados, organización y métodos).

Mejoras significativas de la gestión de mantenimiento están siendo alcanzadas a través de las siguientes estrategias:

• Mejoramiento continúo del equipo.

• Educación y capacitación de los responsables de la actividad de mantenimiento.

• Establecimiento de prioridades adecuadas a los servicios; de evaluación de servicios necesarios e innecesarios.

• Análisis adecuado de la información y aplicación de soluciones simples

• pero estratégicas.

• Planificación del mantenimiento con enfoque en la estrategia de mantenimiento específico por tipo de equipo.

• Ejecución de algunas actividades por parte de los operarios de los equipos.

El proceso de mejora continua a través del control de los procesos utilizados, permite visualizar un horizonte amplio donde se pueda encontrar la innovación y la excelencia que lleve a la organización a aumentar su competitividad. Una gestión de mantenimiento enmarcada dentro de un proceso de mejoramiento continuo no puede menos que dar como resultado un proceso productivo de calidad.

• Las 5 "S"

El método de las 5 "S", así denominado por la primera letra (en japonés) de cada una de sus cinco etapas, es una técnica de gestión japonesa basada en cinco principios simples, que a continuación se exponen:

• Seiri: Organización. Separar innecesarios

• Seiton: Orden. Situar necesarios

• Seiso: Limpieza. Suprimir suciedad

• Seiketsu: Estandarizar. Señalizar anomalías

• Shitsuke: Disciplina. Seguir mejorando

La integración de las 5S satisface múltiples objetivos. Cada 'S' tiene un objetivo particular:

• Eliminar del espacio de trabajo lo que sea inútil

• Organizar el espacio de trabajo de forma eficaz

• Mejorar el nivel de limpieza de los lugares

• Prevenir la aparición de la suciedad y el desorden

Por otra parte, el total del sistema permite:

• Mejorar las condiciones de trabajo y la moral del personal (es más agradable trabajar en un sitio limpio y ordenado)

• Reducir los gastos de tiempo y energía

• Reducir los riesgos de accidentes o sanitarios

• Mejorar la calidad de la producción.

• Seguridad en el Trabajo

• Mantenimiento Centrado en Confiabilidad

Se define confiabilidad como: "la capacidad de un producto de realizar su función de la manera prevista". También se puede definir como la probabilidad en que un producto realice su función prevista sin incidentes por un período de tiempo especificado y bajo condiciones indicadas. Esta confiabilidad se logra con un análisis para determinar que tan confiable es el producto o sistema y prever fallas.

Ése análisis es la base del Mantenimiento Centrado en Confiabilidad (RCM por sus siglas en ingles Reliability Centered Maintenance), que busca hacer las tareas de mantenimiento estrictamente necesarias para disminuir costos de mantenimiento.

El RCM es uno de los procesos desarrollados durante 1960 y 1970 con la finalidad de ayudar a las personas a determinar las políticas para mejorar las funciones de los activos físicos y manejar las consecuencias de sus fallas. Tuvo su origen en la Industria Aeronáutica.

RCM es una técnica que procura determinar los requerimientos de mantenimiento de los activos en su contexto de operación. Consiste en analizar las funciones de los activos, ver cuáles son sus posibles fallas, y detectar los modos de fallas o causas de fallas, estudiar sus efectos y analizar sus consecuencias. A partir de la evaluación de las consecuencias es que se determinan las estrategias más adecuadas al contexto de operación, siendo exigido que no sólo sean técnicamente factibles, sino económicamente viables

El Mantenimiento RCM pone tanto énfasis en las consecuencias de las fallas como en las características técnicas de las mismas, mediante las estrategias siguientes:

• 1. Integración de una revisión de las fallas operacionales con la evaluación de aspecto de seguridad y amenazas al medio ambiente, esto hace que la seguridad y el medio ambiente sean tenidos en cuenta a la hora de tomar decisiones en materia de mantenimiento.

• 2. Manteniendo mucha atención en las tareas del Mantenimiento que más incidencia tienen en el funcionamiento y desempeño de las instalaciones, garantizando que la inversión en mantenimiento se utiliza donde más beneficio va a reportar.

• Mantenimiento de Clase Mundial (MCM)

Se conoce también por sus siglas en inglés WCM (World Class Maintenance).

El término World Class se impuso en la década de los ochenta cuando numerosas empresas decidieron desarrollar estrategias de mejora de la productividad, siguiendo el sistema de producción creado por la empresa Toyota. World Class se utiliza como sinónimo de excelencia, capacidad de cambio, mejora continua, resultados sobresalientes, productos y servicios de gran calidad. En numerosas empresas el término World Class engloba las estrategias utilizadas para optimizar la calidad de los productos, mejorar los tiempos de respuesta y eliminar todo tipo de pérdidas.

GARRIDO (2008) indica que una organización World Class es aquella que ha

transformado todos los elementos de su sistema productivo: entrenamiento, gestión de calidad, organización para el diseño de productos, gestión de stocks, transporte, selección de equipos, mantenimiento, sistemas contables, tecnologías de información, automatización, entre otros para lograr los objetivos propuestos.

Una empresa WC se caracteriza por poseer una capacidad de respuesta a los movimientos del entorno, gestión de una tecnología de producto y proceso, conocimientos amplios de mercados globales, capacidades para obtener lo mejor de las personas. Además de estas competencias una empresa WC posee procesos estratégicos únicos donde el modelo de negocio sirve para reforzar la posición competitiva de la empresa.

El concepto World Class Manufacturing fue propuesto por el experto Shomberger para recoger las estrategias industriales que le permitirían a una organización competir desde el interior, en este caso desde la manufactura. WCM es la agrupación de estrategias como TQC o Control Total de Calidad (TQC), Sistemas de Producción Justo a Tiempo (JIT), Mantenimiento Productivo Total (TPM), Ingeniería Concurrente y otras estrategias de gestión de tecnología y servicios.

El concepto de World Class Maintenance fue utilizado inicialmente por empresas norteamericanas dentro del concepto global de World Class para denominar un modelo nuevo, diferente y eficaz de dirección de la función de mantenimiento con una visión estratégica y de aporte a los resultados del negocio. La función de mantenimiento vista con la óptica World Class se interpreta como una capacidad estratégica que posee una empresa y que le permite competir a través de una buena gestión integral de equipos a través de todo el ciclo de vida de estos.

El objetivo del sistema WCM es construir capacidades competitivas clave para la empresa logrando que el más importante medio de producción como son los equipos, posean los más elevados estándares de productividad y que las inversiones que se realizan en estos activos sean altamente rentables. El propósito del WCM es el de orientar las operaciones de mantenimiento de la empresa con una visión de beneficios para el negocio, en lugar de observar esta función como un centro de costos. WCM implica que la alta dirección asuma una nueva posición sobre el aporte de la función de mantenimiento, a la mejora de la rentabilidad de las inversiones que se realizan en activos, e integrar las acciones necesarias para involucrar a todas las áreas de la empresa en el logro de las metas propuestas.

SEXTO (2006) plantea que se puede denominar al Mantenimiento de Clase Mundial como sigue:

"Proceso de mantenimiento que satisface los requisitos y

expectativas, relativas a cada momento del desarrollo de la

humanidad y contexto social y de mercado, relacionadas con la

seguridad, el medio ambiente, la calidad y la economía".

En tal sentido, el mantenimiento de clase mundial significa satisfacción y superación de las expectativas y necesidades de mantenimiento de la organización con referencia a la potencialidad que proporcionan las tecnologías del momento, y en relación con el contexto social y de mercado de hoy. Alcanzar una condición a la que pueda llamársele Mantenimiento de Clase

Mundial, implica tránsito y evolución de la cultura organizacional vista como un todo vivo y en interacción. Hay que mantener la consciencia que se trata de un calificativo con validez "hoy" y sólo se puede hablar de la garantía del "mañana" cuando exista una firme tendencia a la mejora continua. El punto de partida, seguirá siendo, esencialmente, la identificación de las necesidades propias y la evaluación de la capacidad que se tiene para satisfacer dichas necesidades. No podrá ser sostenible un desempeño, clase mundial, de un proceso aislado en la empresa si el resto de los procesos de la organización no se orientan y trabajan igualmente por ser mejores en el tiempo. La excelencia es un resultado temporal. La mejora continua es un principio y un estado permanente. (SEXTO).

Mejores Prácticas del Mantenimiento

"Mejores Prácticas". Estas dos palabras han cobrado un significado por si mismas durante la década pasada. Según SMITH (2003) estas dos palabras representan: "los estándares de referencia para cualquier área en que son aplicadas. Nada es mejor o supera una Mejor Práctica".

El autor citado señala que las Mejores Prácticas de Mantenimiento son referencias estándar, pero son reales, específicas, alcanzables y probadas para la administración del mantenimiento, que han hecho más eficientes a muchos departamentos de mantenimiento, que han reducido los costos de operación y mantenimiento en muchas plantas, que han mejorado la confiabilidad y han mejorado la moral del personal.

Tal como se ha señalado las mejores prácticas son referencias, ya que cada empresa es distinta y tiene sus propias fortalezas y debilidades, pero se puede hacer un listado general de aquellas en que los expertos de mantenimiento a nivel mundial coinciden, tal como se verá más adelante en la sección referente a las áreas funcionales del mantenimiento. Siempre seguirá marcando la pauta las particularidades y necesidades específicas de cada organización y el estudio de las capacidades para satisfacerlas.

Las Mejores Prácticas de Mantenimiento son definidas en dos categorías separadas: los estándares, que son los niveles de rendimiento medibles para la ejecución del mantenimiento; y los métodos y estrategias que se deben poner en práctica para alcanzar los estándares. Juntos, la combinación de estándares, métodos y estrategias son elementos de un Sistema de Mantenimiento Integrado y Planificado.

A continuación se mencionan los estándares y se describen las áreas funcionales del mantenimiento según las mejores prácticas de mantenimiento de categoría mundial.

2.7.1. Estándares para las mejores prácticas de mantenimiento

Dentro de los estándares que caracterizan las mejores prácticas de mantenimiento se encuentran las siguientes:

• 100% del tiempo de las personas cubierto por una orden de trabajo.

• 90% de las Órdenes de Trabajo son generadas por inspecciones de

• Mantenimiento Preventivo.

• 30% de las horas de trabajo son para Mantenimiento Preventivo.

• 90% de cumplimiento de trabajos planificado / programado.

• 100% de confiabilidad se alcanza el 100% del tiempo.

• OEE sobre 85%.

• Falta de repuestos es escasa (menos de una por mes).

• Sobre tiempo menor de 2% del tiempo total destinado a mantenimiento.

• El presupuesto de Mantenimiento está dentro de +/- 2% por pieza de equipo.

2.7.2. Áreas funcionales del mantenimiento de clase mundial

El mejor mantenimiento tiene sus cimientos en las mejores prácticas de Mantenimiento. La literatura internacional muestra diversos criterios para la definición de las áreas funcionales (AF) del mantenimiento según las mejores prácticas del mantenimiento de clase mundial, la mayoría coincide con que las AF en las cuales se subdivide la función mantenimiento son las siguientes:

1. Despliegue de Liderazgo y Política

2. Estructura Organizacional

3. Control de Inventario

4. Sistemas Computarizados de Administración de Mantenimiento

5. Gestión de Mantenimiento Preventivo y Predictivo

6. Planeación y Programación

7. Flujo de Trabajo

8. Control Financiero

9. Participación Operacional

10. Dotación de Personal y Desarrollo

11. Mejoramiento Continuo

12. Sistemas de Seguridad y Medio Ambiente.

A continuación se dan referencias de las prácticas o estrategias que se deben implementar en cada una de las áreas listadas.

2.7.3. Despliegue de Liderazgo y Política

El Mantenimiento de Clase Mundial depende de que exista un liderazgo que provea dirección, enfoque y soporte. Esto involucra a la administración estableciendo una misión clara y una visión que apoye las metas de la organización. El Liderazgo también es responsable de establecer las políticas y expectativas que sirven para guiar al mantenimiento y el total de organización para apoyar las actividades de mantenimiento. Una vez se desarrollan las políticas, estas deben ser desplegadas, comunicadas y monitoreadas.

2.7.4. Estructura Organizacional

La eficiencia organizacional de Mantenimiento depende de varias variables interdependientes. Algunas de estas incluyen: estructura organizacional, metas y objetivos, procesos de comunicación, políticas y procedimientos, procesos de trabajo (metodología) y sistemas de empleados. Las organizaciones de Mantenimiento funcionan a tres niveles principales: nivel organizacional (relaciones funcionales y estructurales), nivel de proceso (actividades de trabajo) y nivel de ejecutor de trabajo (trabajador individual). La inefectividad de un nivel puede impactar negativamente otro nivel.

Como toda área de la empresa, mantenimiento también debe de tener una organización formal, con la adecuada descripción de funciones y la consiguiente asignación y control de las responsabilidades de cada puesto. Asimismo debe ocupar un lugar de primer orden en la estructura organizativa y de mando de la empresa u organización. Debe de existir entre el personal una actitud de esfuerzo y orgullo en la consecución de los objetivos organizacionales.

2.7.5. Dotación de Recursos Humanos. Entrenamiento y Desarrollo

Para apoyar a la organización del mantenimiento, las posiciones de trabajo se deben redefinir para mejorar efectividad y eficiencia. Las formas tradicionales de limitación en las responsabilidades y requerimientos deben reemplazarse por mayor flexibilidad y alto nivel de habilidades. La gente desempeñará con mayor éxito si tiene la capacidad, tiene labores y responsabilidades bien definidas y sabe cada quién lo que se espera de él (ella), tiene las habilidades y el conocimiento así como las herramientas y recursos para hacer su trabajo y recibe comentarios favorables y estímulos por su buen desarrollo. Entrenamiento y desarrollo de habilidades es un componente básico, ya que permite a la gente a cumplir con las expectativas que se enfrentan al trabajo cambiante. Este entrenamiento y/o capacitación debe de ser considerado como un plan formal, en donde el avance en las destrezas sea adecuadamente controlado y conduzca a mayores responsabilidades y oportunidades de desarrollo del personal.

2.7.6. Sistemas Computarizados de Administración de Mantenimiento (CMMS)

Las prácticas exitosas de mantenimiento dependen bastante en un sistema robusto de información. Esto involucra tener un programa que sea capaz, que tenga buen respaldo y sea relativamente fácil de usar. Los módulos deben ser consistentes con los estándares de la industria. Estas áreas incluyen: administración de información del equipo, control de órdenes de trabajo, mantenimiento preventivo, control de inventarios, control de documentación, seguridad del sistema, facilidad de uso, configuraciones de usuarios y registros.

El sistema CMMS debe entregar herramientas precisas y efectivas para la evaluación y administración de mantenimiento, ingeniería, producción, operaciones, adquisiciones, contabilidad, entre otros. Una organización que tenga un sistema CMMS, pueden encontrarse en la necesidad de agregar un módulo para "generación de informes" o incluso adquirir un módulo de otro proveedor. Como mínimo, los tipos de informes y seguimientos que debe incluir un sistema CMMS son:

• Órdenes de Trabajo abiertas.

• Órdenes de Trabajo cerradas.

• Tiempo promedio entre fallas.

• Costos unitarios.

• Cumplimiento de Programas.

• Efectividad de Mantenimiento Preventivo.

• Asignación de mano de obra.

• Demanda / Uso de Repuestos.

• Eficiencia de Abastecimiento.

2.7.7. Planificación, programación y control

La mayor parte del trabajo de mantenimiento puede planearse con anticipación y debiera serlo. Mejorar la productividad y el valor agregado del trabajo del personal de mantenimiento depende grandemente en la planeación apropiada de las actividades. La falta de un proceso organizado y estandarizado puede restringir substancialmente una operación de mantenimiento en el logro de su objetivo de dar servicio según las necesidades de la organización.

2.7.8. Gestión de Mantenimiento Preventivo y Predictivo

El Mantenimiento Preventivo (MP) puede incluir trabajo realizado en equipo seleccionado a través de contratos de servicio, inspecciones, actividades de limpieza, pruebas, esfuerzos de lubricación y servicio de paro programado. La actividad más significativa que ocurre en MP es la inspección, que debe llevar a una detección y corrección tempranas. MP es un componente muy importante para movilizarse de reactivo a proactivo a través de la detección y corrección tempranas.

El mantenimiento predictivo puede incluir: análisis de vibración, métodos de pulsos de impacto, ultrasonido, análisis termográfico, análisis de aceite, comparaciones de corrientes de pico, análisis de refrigerante, análisis de partículas de desgaste y tendencias de desempeño.

2.7.9. Flujo de Trabajo

La orden de trabajo (OT) es una parte integral de una operación efectiva de mantenimiento. La importancia de este documento en papel o forma electrónica es que permite controlar y supervisar las actividades de trabajo. Uno de sus propósitos más significantes es analizar el trabajo realizado, identificar su costo, las pérdidas y tendencias de los problemas.

Todo trabajo ejecutado debe ser capturado en una OT – 8 horas de permanencia en el trabajo contra 8 horas en órdenes de trabajo. Se debe definir los tipos de órdenes de trabajo que su organización necesitará. Se incluyen categorías tales como: programadas, correctivas, emergencia, etc. La OT será la herramienta primaria para administrar los recursos y medir la efectividad del departamento de mantenimiento.

2.7.10. Control de Inventarios

El propósito de esta área de práctica es refinar las bodegas de mantenimiento y el proceso de adquisición para hacer más eficaz la compra de repuestos. Está enfocado en tener los repuestos correctos en el lugar preciso en el momento apropiado.

Se debe optimizar el inventario, de manera que los repuestos y partes estén disponibles para el mantenimiento correctivo, preventivo y predictivo sin juntar polvo sin sentido en estantes y áreas de bodegas. Para lograr esta optimización se requiere una buena comunicación entre los gerentes de almacén, compradores y el personal de mantenimiento. Las discusiones deben centrarse en el uso de las partes, rutinas de mantenimiento, demandas anticipadas datos del uso histórico. En empresas con sitios múltiples, se debe también considerar centralizar los gastos, cuales son los ítems críticos y los que se usan muy raramente. Se deben modificar las operaciones de mantenimiento para permitir mayor control y menos desperdicio en la gestión de inventarios.

Minimizar el uso pobre de los activos de la compañía puede ser alcanzado de muchas maneras. Estas podrían incluir rotación, control de costos, prácticas eficientes de compra, conteos juiciosos de inventario, almacenamiento por el proveedor, registros de salidas, acceso restringido, personal de cobertura, así como minimizar el almacenamiento de repuestos.

Este aspecto es de significativa importancia para garantizar la disponibilidad de los equipos y sistemas tanto para las reposiciones planificadas como para los inevitables imprevistos. Asimismo es esencial la custodia y correcta conservación de los mismos aplicando consecuentemente la economía de almacenes según la legislación aprobada a tal efecto.

2.7.11. Control Financiero

Esta área tiene que ver con los procedimientos de control fiscal de la organización de mantenimiento. Puede incluir: control del presupuesto, monitoreo de costos de contratistas, y control de costos en general de labor y materiales. Puede incluir también el monitoreo requerido para efectuar decisiones en la reparación o renovación de equipo y bienes en general.

2.7.12. Integración y trabajo en equipo

Se debe incrementar la participación de los trabajadores en las actividades de cuidado básico del equipo. Lo más lógico incluye a operadores que lleven a cabo responsabilidades básicas como: limpieza cotidiana, tareas de lubricación, ajustes, apriete de tornillos o conexiones e inspección, así como reemplazos y reparaciones menores. Esto se debe hacer en forma de Mantenimiento Productivo Total (TPM) u otro proceso estructurado similar que motive el sentimiento de "propiedad", involucramiento y que mejore la confiabilidad del equipo.

2.7.13. Mejora Continua

Mejoramiento continuo es la búsqueda constante de mejores formas de hacer el trabajo. Es encaminarse a la excelencia mediante cambios pequeños pero acumulativos. Esto involucra hacer comparaciones con otras organizaciones de alta calidad. Se le denomina Benchmarking o sea comparación de marcas. También implica auditar y monitorear nuestras actividades para reducir la posibilidad de pérdidas imperceptibles o falla en el cumplir con los estándares establecidos.

Uno de los factores importantes para la mejora continua es la capacitación del personal que colabora en reducción de costos, esfuerzos, material, y capacidad de producción. Cada miembro del equipo de mantenimiento debe ser incentivado para proponer mejoras.

2.7.14. Sistemas de seguridad y medio ambiente

La implementación de un sistema de seguridad es de extrema importancia para completar un mantenimiento de clase mundial, donde se analizan los riesgos industriales dentro de las áreas y se implementan prácticas de trabajo seguro así como la evaluación y minimización del impacto ambiental que puedan causar las actividades a ejecutar.

Prácticas que Sustentan al MCM

1. Organización centrada en equipos de trabajo: Se refiere al análisis de procesos y resolución de problemas a través de equipos de trabajo multidisciplinarios.

2. Contratistas orientados a la productividad: Todos los trabajos contratados deben ser formalmente planificados, con alcances bien definidos y presupuestados, que conlleven a no incentivar el incremento en las horas – hombres utilizadas.

3. Integración con proveedores de materiales y servicios: Considera que los inventarios de materiales sean gerenciados por los proveedores, asegurando las cantidades requeridas en el momento apropiado y a un costo total óptimo.

4. Apoyo y visión de la gerencia: Involucramiento activo y visible de la alta Gerencia en equipos de trabajo para el mejoramiento continuo, adiestramiento, programa de incentivos y reconocimiento.

5. Planificación y Programación Proactiva: Orientada a la confiabilidad operacional, maximizar efectividad / eficacia de la capacidad instalada, incrementando el tiempo de permanencia en operación de los equipos e instalaciones, el ciclo de vida útil y los niveles de calidad que permitan operar al más bajo costo por unidad producida.

6. Procesos orientados al mejoramiento continúo: Consiste en buscar continuamente la manera de mejorar las actividades y procesos, siendo estas mejoras promovidas, seguidas y reconocidas públicamente por las gerencias. Esta filosofía de trabajo es parte de la cultura de todos en la organización.

7. Gestión disciplinada de procura de materiales: Procedimiento de procura de materiales homologado y unificado en toda la corporación, que garantice el servicio de los mejores proveedores, balanceando costos y calidad, en función de convenios y tiempos de entrega oportunos y utilizando modernas tecnologías de suministro.

8. Integración de sistemas: Se refiere al uso de sistemas estándares en la organización, alineados con los procesos a los que apoyan y que faciliten la captura y el registro de datos para análisis.

9. Gerencia disciplinada de paradas de plantas: Paradas de plantas con visión de Gerencia de Proyectos con una gestión rígida y disciplinada, liderizada por profesionales.

10. Producción basada en confiabilidad: Grupos formales de mantenimiento predictivo / confiabilidad (ingeniería de mantenimiento) deben aplicar sistemáticamente las más avanzadas tecnologías /metodologías existentes del mantenimiento predictivo.

Prácticas que Benefician al MCM

Conclusiones

• El propósito del MCM es el de orientar las operaciones de mantenimiento de la empresa con una visión de beneficios para el negocio, en lugar de observar esta función como un centro de costes.

• MCM implica que la alta dirección asuma una nueva posición sobre el aporte de la función de mantenimiento, a la mejora de la rentabilidad de las inversiones que se realizan en activos.

• Un MCM implica liderazgo y debe ser demostrada su existencia en toda la organización.

Partes: 1, 2