Desarrollo sistema de costos, metodología calidad total (página 2)
Enviado por IVÁN JOSÉ TURMERO ASTROS
HARRIGTON (2002), los costos de Prevención ""Son todos los gastos realizados para evitar que se cometan errores, o diciéndolo de otra manera, todos los costes implicados para ayudar a que el empleado haga bien el trabajo todas las veces"". (19) Es decir que evitan que ocurran defectos e inconformidades y que incluya los gastos de calidad para evitar que, en primer lugar, surjan productos insatisfactorios. Aquí se incluyen tales áreas de costos como calidad en la ingeniería y entrenamiento en calidad para los empleados.
HARRIGTON (citado anteriormente) expresa que los costos de valoración ""Son el resultado de la evaluación de la producción ya acabada y la auditoria del proceso para medir la conformidad con los criterios y procedimientos establecidos"". (20) Es decir que los costos de evaluación incluyen los costos de mantener los grados de calidad de la compañía por medio de evaluaciones formales de la calidad del producto. Ello incluye áreas de costo como inspección, pruebas, investigaciones externas, auditorias de calidad y gastos similares.
HARRIGTON (ya citado), los costos por fallas internas se define como ""el coste en que incurre la empresa como consecuencia de los errores detectados antes de que la producción sea aceptada por el cliente de la empresa"". (21) Es decir que costos por fallas internas incluyen los costos de calidad insatisfactoria dentro de la compañía tales como desechos, deterioros y material vuelto a trabajar.
HARRIGTON (ya citado), los costos de fallas externas se define como ""El coste en que incurre la empresa porque el sistema de evaluación no detectó todos los errores antes de que el producto o servicios fuera entregado al cliente"". (22) Es decir que los costos por fallas externas, que incluyen los costos de calidad insatisfactoria fuera de la compañía, como fallas en el desempeño del producto y quejas de los clientes.
2.4.3 Clasificación de los Costos de la Calidad
La clasificación de los costos de la calidad es muy diversa y obedece a los diferentes criterios considerados por los autores del área. Para los autores BARRIE y PLUNKETT (ya citado) (23), en su obra los costos en la calidad pueden ser clasificados de la siguiente manera:
1. Según la clasificación prevención-valoración-defectos (PVD): Los costos son clasificados con la finalidad de controlar los costos totales relacionados con la calidad dentro de la organización sin prestar atención a los costos de la calidad relacionados con los proveedores y los clientes.
2. Según las actividades relacionadas con el proveedor, la compañía y el cliente: Está clasificación se aplica tanto a las organizaciones manufactureras como a las de servicios tiene como finalidad controlar los costos totales de la compañía así como los relacionados con el proveedor y el cliente. El cálculo del costo de la empresa como el de calidad podría satisfacerse mediante una matriz proveedor-compañía-cliente, en vez de una prevención-valoración-defecto
2.4.4 Sistemas de Costos de la Calidad
INTERNET (2003), (24) un sistema de costos de calidad es una técnica contable y una herramienta administrativa que proporciona a la alta dirección los datos que le permiten identificar, clasificar, cuantificar monetariamente y jerarquizar los gastos de la organización, con el objetivo de medir en términos económicos las áreas de oportunidad y el impacto monetario de los avances del programa de mejoras que está implementando en la organización, para optimizar los esfuerzos por lograr mejores niveles de calidad, costo y/o servicios que incrementen su competitividad y afirmen su permanencia en el mercado.
2.4.5 Medición de los Costos de la Calidad
INTERNET (2003), (25) existen varios indicadores para medir y cuantificar los costos de calidad. Entre los cuales se mencionan los siguientes:
1. Índice con base en la mano de obra: Costos de calidad por hora de mano de obra directa. Es decir, por cada hora que invierto en un trabajador cuánto se pierde. (Costo Total de la Calidad/ Costo de la mano de obra directa).
2. Índice con base en el costo: Costos de calidad por bolívares de costos de manufactura. Esto es, por cuanto dinero que invierto en manufactura (mano de obra, materia prima y costos generales) cuánto se pierde. (Costos Total de la Calidad/ Costo de la Producción).
3. Índice con base en las ventas: Costo de calidad por bolívares de ventas. Es decir, que por cada cantidad de dinero que gane cuánto se pierde. (Costos Total de la Calidad / Ventas). También pueden expresarse por cada elemento de los costos de la calidad entre la venta.
4. Índice con base unitaria: Costos de calidad por unidad producida. Esto es, por cada unidad producida cuánto dinero se pierde. (Costos Total de la Calidad / unidades producidas).
El indicador más utilizado es el calculado en base a las ventas, seguido por el de mano de obra, unidades producidas y por último en base al costo de manufactura.
2.4.6 Metodología para el Cálculo y Análisis de los costos de la calidad
INTERNET (2003), (26) debe considerarse ciertos aspectos tales como:
Conocimiento de los diferentes elementos que integran los costos de calidad: Prevención, evaluación, fallas internas y externas.
Análisis de las diferentes actividades relacionadas con la calidad en cada una de las áreas de la empresa.
Identificación de los gastos que generan cada actividad.
Análisis de la información ya existente en la empresa.
Identificación de la nueva información.
Organización de la recopilación de información.
Realización de las tareas de capacitación.
2.5 BASE LEGAL
ࠌas organizaciones que aplican el Sistema de gestión de la calidad tal y como lo orienta LA NORMA VENEZOLANA CONVENIN-ISO 9004:2000, en su capitulo 8 titulado mediciones, análisis y mejora, en su ordinal 8.2.1.4 titulada medida financiera, menciona lo siguiente:
""La dirección debería considerar la conversión de datos de procesos a información financiera con el fin de proporcionar medidas comparables a lo largo de los procesos y para facilitar la mejora de la eficacia y de la eficiencia de la organización. Ejemplos de medidas financieras son: análisis de los costos de prevención, análisis de los costos de no conformidad, análisis de los costos de fallas internas y externas y análisis del costo del ciclo de vida"". (27)
ࠄe acuerdo a la definición anterior los costos totales relacionados con la calidad: prevención, evaluación, de fallas internas y externa; se considera como una medida financiera que sirve de herramienta a la alta dirección para medir, controlar y evaluar las actividades de la organización.
2.6 SISTEMAS DE PREGUNTAS DE INVESTIGACIÓN
A continuación se exponen las preguntas de la investigación que serán respondidas con la investigación propuesta.
1. ¿Cuál es la situación actual del sistema de costos de la empresa PYROVEN, C.A.?
2. ¿Cuál es la situación actual del sistema de gestión de la calidad de la empresa PYROVEN, C.A.?
3. ¿Qué metodología dentro de la calidad deben tener las variables para medir y controlar los costos dentro de un sistema de calidad?
4. ¿Qué parámetros deben ser tomados en cuenta para evaluar el impacto de los costos tradicionales vs. Los costos totales relacionados con la calidad dentro de la empresa?
2.7 SISTEMA DE VARIABLES
2.7.1 Definición Operacional y Conceptual de Variables
2.7.1.1 Definición Conceptual. Sistema de Gestión de la Calidad.
De acuerdo a la NORMA VENEZOLANA CONVENIN-ISO 9001:2000, en su parte introductoria 0.1 Generalidades, expresa lo siguiente:
""La adopción de un sistema de gestión de la calidad debería ser una decisión estratégica de la organización. El diseño y la implementación del sistema de gestión de la calidad de una organización están influenciados por diferentes necesidades, objetivos particulares, los productos suministrados, los procesos empleados y el tamaño y estructura de la organización"". (28)
2.7.1.2 Definición Operacional. Sistema de Gestión de la Calidad.
Desde el punto de vista operacional sistemas de gestión de la calidad fue entendida para efectos de esta investigación como el conjunto de actividades llevadas a cabo por la empresa para cumplimiento de la NORMA VENEZOLANA CONVENIN-ISO.
༢>2.7.1.3 Definición Conceptual. Materiales Directos
Para efectos de ésta investigación los Costos de materiales directos fue definida de acuerdo a HORNGREN (ya citado), "" Son los costos de adquisición de todos los materiales que se identifican como parte de los productos terminados"". (29)
2.7.1.4 Definición Operacional. Materiales Directos
Desde el punto de vista operacional materiales directos fue entendida para efectos de esta investigación como el consumo de la materia prima utilizada para elaborar un producto, es decir la cantidad de kilogramos utilizados de un material o materiales para fabricar un producto, por ejemplo 200 kilogramos de lámina de silicato de calcio (materia prima) utilizado para fabricar una pieza de cabezal (producto terminado).
2.7.1.5 Definición conceptual. Mano de Obra Directa
Para efectos de esta investigación la mano de obra directa fue definida de acuerdo a HORNGREN (citado anteriormente), "" Son los salarios de todos los trabajadores que se puedan identificar en una forma económicamente factible con la producción de artículos terminados"". (30)
2.7.1.6 Definición Operacional. Mano de Obra Directa
Desde el punto de vista operacional Mano de obra directa fue entendida para efectos de esta investigación como el tiempo que un trabajador utiliza para fabricar un producto y los gastos que se originan por efectos de salarios, beneficios legales y contractuales
2.7.1.7 Definición Conceptual. Gastos indirectos
Para efectos de esta investigación los gastos indirectos fue definido de acuerdo a HORNGREN (ya citado), "" Todos los costos que no sean los materiales directos y la mano de obra directa que este relacionados con el proceso de producción"". (31)
2.7.1.8 Definición Operacional. Gastos indirectos
Desde el punto de vista operacional gastos indirectos fue entendido para efectos de esta investigación como todos los gastos originados durante el proceso productivo no relacionados con los costos de materiales y mano de obra directa tales como sueldos, beneficios legales y contractuales de los supervisores y empleados de los departamento de almacén, producción, mantenimiento y los gastos de planta como mantenimiento, depreciación, energía, teléfonos, insumos entre otros.
2.7.1.9 Definición Conceptual. Gastos Administrativos
Para efectos de esta investigación los gastos administrativos fue definido de acuerdo a INTERNET (2003) "" Son los gastos generales de oficina, los del departamento de contabilidad, los de personal y los de crédito y cobranzas"". (32)
2.7.10 Definición operacional. Gastos Administrativos
Desde el punto de vista operacional gastos administrativos fue entendido para efectos de esta investigación como todos los gastos originados por las actividades de la Gerencia de Administración y Finanzas, así como los gastos ocasionados por aspectos legales tales como patente municipal, impuestos, reclamos, auditorias contables entre otros.
2.7.1.11 Definición Conceptual. Gastos de Ventas
Para efectos de esta investigación los gastos de ventas fue definido de acuerdo a INTERNET (2003) ""Son los relacionados con la preparación y almacenamiento de los artículos para la venta, la promoción de ventas, los gastos en que se incurre al realizar las ventas"". (33)
2.7.1.12 Definición Operacional. Gastos de Ventas
Desde el punto de vista operacional gastos de ventas fue entendido para efectos de esta investigación como todos los gastos originados por las actividades realizadas por la gerencia de planta asi como las actividades realizadas por los vendedores para promover la venta del producto.
2.7.1.13 Definición Conceptual. Costos de Prevención
Para efectos de esta investigación los costos de prevención fue definido por HARRIGTON (citado anteriormente), como ""崯dos los gastos realizados para evitar que se cometan errores, o diciéndolo de otro manera, todos los costes implicados para ayudar a que el empleado haga bien el trabajo todas las veces"". (34)
2.7.1.14 Definición Operacional. Costos de Prevención
Desde el punto de vista operacional costos de prevención fue entendido para efectos de esta investigación como el costo de todas las actividades llevadas a cabo para evitar defectos en el diseño y desarrollo en el producto; en las compras de insumos, equipos, instalaciones y materiales; en la mano de obra y auditorias de mantenimiento preventivo.
2.7.1.15 Definición Conceptual. Costos de Valoración
Para efectos de esta investigación los costos de valoración fue definido por HARRIGTON (ya citado), como ""奬 resultado de la evaluación de la producción ya acabada y la auditoria del proceso para medir la conformidad con los criterios y procedimientos establecidos"". (35)
2.7.1.16 Definición Operacional. Costos de Valoración
Desde el punto de vista operacional costos de valoración fue entendido para efectos de esta investigación como los costos que se origina en las actividades de: inspecciones, pruebas y otras evaluaciones planeadas que se usan para determinar si lo producido, cumple con los requisitos establecidos dentro del sistema.
2.7.1.17 Definición Conceptual. Costos por Fallas Internas
Para efectos de esta investigación los costos por fallas internas fue definido por HARRIGTON (ya citado), como ""奬 coste en que incurre la empresa como consecuencia de los errores detectados antes de que la producción sea aceptada por el cliente de la empresa"". (36)
2.7.1.18 Definición Operacional. Costos por Fallas Internas
Desde el punto de vista operacional costos por fallas internas fue entendido para efectos de esta investigación como los costos por defectos que suceden antes de entregar el producto al cliente que se originan por desperdicios de materiales, retrabajos, tiempos ociosos, reparaciones de equipos no planificadas, tiempos de buscar y corregir causas de fallas.
2.7.1.19 Definición Conceptual. Costos de Fallas Externas
Para efectos de esta investigación los costos de prevención fue definido por HARRIGTON, como ""El coste en que incurre la empresa porque el sistema de evaluación no detectó todos los errores antes de que el producto o servicios fuera entregado al cliente"". (37)
2.7.1.20 Definición Operacional. Costos por Fallas Externas
Desde el punto de vista operacional costos por fallas externas fue entendido para efectos de esta investigación como los costos que ocurren por quejas y devolución del producto por parte del cliente y todos los costos de las actividades que involucre para corregir los errores y reemplazo del mismo.
2.8 OPERACIONALIZACIÓN DE LAS VARIABLES
A continuación se expone de forma esquemática el cuadro de operacionalización de las variables e indicadores que fueron utilizados en el presente estudio (ver tabla 6):
Tabla 6: Operacionalización de las variables que serán utilizadas en el estudio.
VARIABLE | INDICADOR | INSTRUMENTOS | |
Sistema de Gestión de la calidad. | Evaluación del SGC desarrollo y congruencia con la Norma COVENIN ISO | Observaciones, entrevistas, Cuestionarios . | |
Materiales Directos | Consumo en kilogramos | Tabla de control. | |
Mano de Obra directa | Consumo horas hombres | Tabla de control | |
Gastos Indirectos | Gastos indirectos / Ventas | Tabla de control | |
Gastos Administrativos | Gastos administrativos / Ventas. | Tabla de control | |
Gastos de Ventas | Gastos de ventas / Ventas. | Tabla de control | |
Costos Prevención | Prevención / Costo de manufacturas. Prevención / Ventas. | Observaciones, entrevistas, Tabla de Control | |
Costos Evaluación | Evaluación / Costo de manufacturas. Evaluación / Ventas. | Observaciones, entrevistas, Tabla de control. | |
Costos de fallas Internas | Fallas internas / Costo de manufacturas. Fallas Internas / Ventas. | Observaciones, entrevistas, Tabla de control. | |
Costos de fallas externas | Fallas externas / Costo de manufacturas. Fallas externas / Ventas. | Observaciones, entrevistas, Tabla de control. | |
CAPÍTULO 3
En el presente capitulo se describió el diseño y tipo de investigación, los instrumentos que se utilizaron y finalmente se especifica el procedimiento que se siguió para el desarrollo del sistema para la determinación de los costos aplicando la metodología de la calidad total para PYROVEN, C.A
1 TIPO DE ESTUDIO
El presente estudio se realizó a través de una investigación no experimental, ya que consistió en realizar diversas visitas a las diferentes áreas de la empresa, con la finalidad de evaluar y analizar la situación actual del sistema de gestión de la calidad y el sistema de costos. Tal como lo expresa HERNÁNDEZ Y OTROS (2002) ""…es observar fenómenos tal y como se dan en su contexto natural, para después analizarlos"". (38)
La investigación en su primera fase fue de tipo evaluativo y en su segunda fase fue de tipo aplicada.
El estudio fue de tipo evaluativo ya que de acuerdo a TAMAYO (2001),
""El fin fundamental es la aplicación de la metodología evaluativa mediante proceso investigativos o hechos y fenómenos que requiere ser modificados, para determinar la toma de decisiones frente a si continuar con la estructura que presenta o suspender su ejecución, o si conviene registrar esa estructura para el logro de los objetivos propuesto"". (39)
De acuerdo, al autor citado anteriormente el presente estudio fue de tipo evaluativo ya que permitió a través de la revisión del material bibliográfico, entrevistas con expertos de área, la recolección de la información que determinó el análisis e interpretación de la naturaleza y composición de los elementos del costo, que actualmente utiliza la empresa con la finalidad de evaluar el impacto de los costos tradicionales vs. los costos totales relacionados con la calidad.
El estudio fue de tipo aplicada. En este sentido LA UNIVERSIDAD TÉCNICA NACIONAL (2002) señala que:
""Una investigación tecnológica es un trabajo sistemático en el que se utilizan los conocimientos obtenidos de la investigación científica o de la experiencia práctica, con el fin de desarrollar nuevos materiales, productos y dispositivos, establecer nuevos procesos, sistemas y servicios o mejorar los ya existentes, incluyendo el desarrollo de prototipos, instalaciones experimentales y servicio piloto"". (40)
De acuerdo, a lo citado anteriormente el presente estudio es una investigación no experimental aplicada ya que mediante el análisis del sistema de gestión de la calidad y el sistema de costos se diseño un sistema para determinar los costos aplicando la Metodología de la Calidad.
2 POBLACIÓN Y MUESTRA
Para la realización de ésta investigación se hizo necesario definir claramente las características de la población y la muestra.
De acuerdo a TAMAYO (ya citado), La población se define como ""嬡 totalidad del fenómeno a estudiar en donde las unidades de población poseen una característica común, la cual se estudia y da origen a los datos de la investigación"". (41)
De acuerdo a TAMAYO (autor ya citado), la muestra se define como ""奬 conjunto de operaciones que se realizan para estudiar la distribución de determinados caracteres en la totalidad de una población, universo o colectivo partiendo de la observación de una fracción de la población considerada"". (42)
En tal sentido, de acuerdo con las definiciones antes citadas y para efectos del presente estudio la obtención de la información que permitió el análisis del sistema de gestión de la calidad, el análisis y evaluación del sistema actual de costos y el desarrollo del diseño para determinar los costos aplicando la Metodología de la Calidad Total en la empresa PYROVEN, C.A., la cual consistió en considerar dentro de la muestra, para efectos de la aplicación de cuestionarios, a siete (7) personas que prestan sus servicios en la empresa y que ocupan cargos claves para el desarrollo de la investigación, las cuales están estructuradas de la siguiente manera (ver Tabla 7):
Tabla 7: Estructura de la Muestra
NO. | CARGO | ||||||||
1 | Gerente de Planta | ||||||||
1 | Gerente de Administración | ||||||||
1 | Jefe de Producción | ||||||||
1 | Coordinador de Contabilidad | ||||||||
1 | Coordinador de Costos | ||||||||
1 | Coordinador de Control de calidad | ||||||||
1 | Almacenista | ||||||||
3 INSTRUMENTOS
Los instrumentos se utilizaron con la finalidad de buscar información que fue útil para el desarrollo de la investigación, En tal sentido, HERNÁNDEZ Y OTROS (2002), establece que durante este proceso debe considerarse las siguientes etapas:
""塩 seleccionar o desarrollar un instrumento de medición. Este instrumento debe ser valido y confiable, b) aplicar este instrumento de medición (medir las variables), y c) preparar las mediciones obtenidas (codificación de los datos) para que puedan analizarse correctamente"". (43)
SABINO (2000), indica que ""un instrumento de recolección de datos es, en principio, cualquier recurso de que se vale el investigador para acercarse a los fenómenos y extraer de ellos información"". (44)
En relación a lo expuesto por los autores citados anteriormente, para la recolección, codificación y análisis de los datos se utilizó los instrumentos tomando en cuenta los objetivos de la investigación, los que se presentan a continuación:
3.1 ENTREVISTA Y CUESTIONARIO.
Con la aplicación de la entrevista se buscaron opiniones por medio de una guía de preguntas estructuradas y previamente elaboradas a través de un cuestionario el cual consistió en un total de ciento veintitrés preguntas, de tipo abierta con argumentos basados en la Norma CONVENIN ISO 9001:2000, con el tipo de respuesta de cuatro niveles, logrando medir y evaluar el desempeño del sistema de gestión de la calidad de la empresa PYROVEN, C.A, el cual fue aplicado a los trabajadores que ocupan cargos claves dentro de la organización y que están estrechamente relacionados al estudio de la investigación. (ver Apéndice A).
3.2 OBSERVACIÓN DIRECTA
Para la recolección de los datos se utilizó la técnica de observación directa, a través de la utilización diagramas de flujo para registrar, compilar y analizar la información dentro de los procesos productivos y administrativos de la organización. Además se inspecciono los registros contables relativos al costeo de los diferentes elementos del costo que se están realizando en la actualidad, para detectar el procedimiento utilizado en el área de costo, y finalmente se realizó histograma y gráfico de control para la comunicación de los resultados obtenidos en las observaciones realizadas.
3.3 MANUALES
Los manuales con que actualmente cuenta la empresa fueron revisados con la finalidad de conocer si los mismos se encuentran redactados y estructurados de acuerdo a la Norma COVENIN-ISO 9001:2000.
3.4 INFORMES INTERNOS DE LA EMPRESA
Son los informes mensuales y trimestrales que realiza la empresa para medir su gestión financiera tales como: Estado de Resultado, Balance General.
3.5 BIBLIOTECAS Y RED DE INTERNET
Este instrumento fue utilizado para recolectar información bibliográficas relacionados con el tema de investigación desde el punto de vista teórico por lo cual se utilizo los servicios prestados por las bibliotecas e Internet.
3.6 PAQUETES COMPUTARIZADOS
Entre los principales paquetes computarizados utilizados se encuentra: Word, Excel, Power Point, los cuales fueron utilizados para realizar gráficos, tablas, transcripción de información, cálculos, diseñar formatos.
4 PROCEDIMIENTO
Para evaluar el impacto de los costos tradicionales vs. los costos totales relacionados con la calidad y diseñar el sistema para determinar los costos aplicando la Metodología de la Calidad Total en la empresa PYROVEN, C.A., fue necesario el desarrollo de la Investigación siguiendo el procedimiento que se presenta a continuación:
4.1 PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACIÓN:
1. Se analizó teóricamente las referencias bibliográficas sobre: costos de la calidad y sistema de gestión de calidad a través de la red Internet y bibliotecas.
2. Se analizó el sistema actual de gestión de la calidad implementado en la empresa.
3. Se analizó el sistema de costo tradicional que actualmente utiliza la empresa.
4. Se elaboró instrumentos de recolección de datos haciendo uso de los paquetes de computación tales como: Excel, Word y Power Point. El cuestionario sirvió para determinar la situación actual del sistema de gestión de la calidad. Formatos para registrar y compilar información dentro de los procesos productivos y administrativos de la organización. Y por último la aplicación de Histograma y Gráfico de control para la comunicación de los resultados obtenidos.
5. Se calcularon los costos tradicionales tomando como base el periodo fiscal 2004-2005.
4.2 PROCEDIMIENTO PARA EL DISEÑO:
Siguiendo los pasos de la metodología de la calidad total para la determinación de los costos, las acciones son las siguientes:
1. Se analizó teóricamente las referencias bibliográficas sobre sistema para determinar los costos aplicando la metodología de la calidad, a través de la red Internet y biblioteca.
2. Se diseñó los formatos para organizar los datos que fueron recopilados y contabilizados.
3. Se analizó las diferentes actividades relacionadas con la calidad en cada una de las áreas de la empresa.
4. Se identificó los costos relacionados con la calidad total, tales como: Prevención, valoración, fallas internas, fallas externas.
5. Se Clasifico los elementos del Costos de la Calidad en el Estado de Ganancias y Perdidas de la Empresa.
6. Se calcularon los costos relacionados con la calidad total.
7. Se evaluó el impacto de los costos tradicionales versus los costos totales relacionados con la calidad.
CAPÍTULO 4
En este Capítulo se describen y analizan los resultados de la evaluación que se le aplico al sistema actual de gestión de la calidad utilizado por la empresa PYROVEN, C.A., conforme a los requerimientos de la Norma Covenin ISO 9001:2000 así como el análisis y evaluación del sistema de costo tradicional que actualmente utiliza la organización.
1 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD IMPLEMENTADO EN LA EMPRESA PYROVEN, C.A.
1.1 PRESENTACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE LOS RESULTADOS
De acuerdo con los objetivos planteados en este estudio, fue necesario realizar el análisis y evaluación del sistema de gestión de la calidad (SGC) de la empresa PYROVEN, C.A., para ello, se aplico el cuestionario para la auditoria interna de acuerdo a los requerimientos de la Norma Covenin-ISO 9001:2000. Dicha evaluación generó como resultado que el 100% de las operaciones del SGC se realiza sistemáticamente y en todas las áreas de la organización de acuerdo a los requerimientos de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000. Aun cuando la empresa no ha establecido planes para la realización de auditorias externas; se han realizado una serie de auditorias internas llevadas a cabo por la propia organización y las mismas han sido consideradas por el investigador como medio de comparación con el cuestionario diseñado para evaluar el Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa (ver Apéndice A). A continuación se presenta un análisis por cláusulas de no conformidad (NO) y conformidad (SI) del Sistema de Gestión de Calidad de la Empresa PYROVEN, C.A., de acuerdo a los requerimientos de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000. (Ver Gráfico 1)
Gráfico 1: PYROVEN, C.A., Diagnóstico Auditoría Interna COVENIN-ISO 9001:2000
Fuente: Base de Datos en Apéndice A
1.1.1 Objeto y Campo de Aplicación, Referencias, Términos (Cláusula 1,2,3 de la norma COVENIN-ISO 9001:2000)
Con la aplicación del cuestionario para la auditoria interna en conformidad con los requerimientos de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000 en la empresa PYROVEN, C.A., (ver Apéndice A), se determinó; que el Sistema de Gestión de la Calidad existe un 100% de cumplimiento con respecto a los Capítulos 1,2,3 de dicha norma (ver Gráfico 1), puesto que conoce, tiene establecido y mantiene un Sistema de la Calidad en conformidad con los requerimientos de la Norma Venezolana COVENIN-ISO 9001:2000.
La empresa por dedicarse a la fabricación y comercialización de materiales aislantes para altas temperaturas libres de asbestos dirigidos a los sectores del aluminio y no ferrosos, vidrio, fundición de hierro y acero en el territorio venezolano, tiene plenamente identificados y documentados a sus principales clientes, estos son: C.V.G VENALUM C.A., C.V.G. ALCASA C.A., RUALCA Y ALUCASA, con los cuales mantiene una estrecha relación comercial por mas de 15 años de mutuo beneficio, donde la organización siempre se ha destacado por cumplir con cada uno de los requisitos de sus clientes así como satisfacer sus necesidades y expectativas desde la emisión de la orden de compra por parte del cliente y aceptación para la fabricación del producto hasta la entrega y consumo de este en las instalaciones del cliente.
El Personal que labora en la Empresa PYROVEN, C.A., mantiene un entrenamiento continuo que le ha permitido adquirir conocimientos generales y específicos acerca de la norma ISO 9001:2000 y la importancia que tiene el cumplimiento de los requisitos de la norma en el sistema de gestión de la calidad implementado por la empresa; y por ultimo, la empresa tiene plenamente identificados y documentados a sus principales proveedores ellos son: Pyrotek Spokane, Pyrotek, Inc, Columbia City, Pyrotek AG Sierre, Pyrotek Snif Systems, Pyrotek Neco Inc, Asbury Graphite Mills Inc, Nicha, con los cuales la empresa mantiene un estrecha relación comercial de beneficio mutuo por mas de 15 años, considerado aspectos tales como calidad, recursos financiero, confiabilidad, posibilidades de financiamiento, cumplimiento en los tiempos de entregas y la calidad en de los productos y materias primas compradas así como la comunicación y compromisos de satisfacción total por parte de los proveedores.
1.1.2 Sistema de Gestión de la Calidad (Cláusula 4 de la NORMA ISO COVENIN 9001:2000)
Con la aplicación del cuestionario para la auditoria interna en conformidad con los requerimientos de la Norma Venezolana COVENIN-ISO 9001:2000 a la empresa PYROVEN, C.A., (ver Apéndice A), se determinó que el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) implementado por la empresa, existe 100% de cumplimiento (ver Gráfico 1), en cuanto a la documentación del SGC que abarcá la cláusula 4 de la norma COVENIN-ISO 9001:2000, por lo cual se analizaron los siguientes aspectos dentro de la organización:
1.1.2.1 Requisitos Generales (Cláusula 4.1 de la NORMA ISO COVENIN 9001:2000)
1. Se determinó que el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) se ha implementado y mantenido en cada una de las gerencias, departamentos y coordinaciones de la empresa PYROVEN, C.A., de acuerdo a los requisitos de la Norma Venezolana COVENIN-ISO 9001:2000 (ver Apéndice A) y mejorado continuamente en función de las auditorias internas realizadas por control de calidad, ya que se realiza las acciones correctivas cuando se detectan desviaciones y las mismas son aprobadas por el Gerente General, sin embargo, el SGC no ha sido revisado por auditores externos calificados para tal fin, que permita verificar los lineamientos de la norma y su posterior certificación del sistema por FONDONORMA.
2. La empresa PYROVEN, C.A., ha identificado los procesos necesarios y su interacción para llevar a cabo el Sistema de Gestión de la Calidad (ver Apéndice A, pág. 159), lo cual se pueden evidenciar en: 1) el Mapa de Procesos y 2) el Manual de Fichas de Proceso establecidos por la organización. En el primero, la empresa ha identificado claramente la secuencia e interacción de los procesos, para ello a dividido los procesos en tres grandes bloques (ver Figura 1). Cabe destacar; que la empresa ha establecido en cada proceso las actividades de Planificación, Seguimiento y Control en cada una la Gerencias, Jefaturas y Coordinaciones responsables del proceso; aplicando los criterios y métodos establecidos en los procedimientos e instrucciones de trabajo para asegurar que el control y operación de los procesos sean eficaces, necesarios para demostrar la conformidad del producto del Sistema de Gestión de la Calidad, así como también mejorar continuamente la eficacia de los procesos, de igual manera, la empresa asegura la disponibilidad de los recursos financieros y materiales para apoyar la operación mediante el seguimiento de los objetivos e Indicadores de cada uno de los procesos y a través del cumplimiento de cada uno de los puntos de control.
Figura 1: PYROVEN, C.A., Mapa de Procesos del Sistema de Gestión de la Calidad
1.1.2.2 Requisitos de la Documentación (Cláusula 4.2 de la NORMA COVENIN-ISO 9001:2000)
En esta sección se analiza cada uno los requisitos de La documentación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) implementado por la empresa PYROVEN, C.A, de acuerdo a la norma COVENIN-ISO 9001:2000. A continuación se analizan cada uno de los requisitos de la documentación:
1.1.2.2.1 Generalidades (Cláusula 4.2.1 de la NORMA COVENIN-ISO 9001:2000)
Los niveles de documentación en la empresa PYROVEN, C.A., son utilizados y mantenidos para cumplir con los requerimientos de la a la Norma COVENIN-ISO 9001:2000 (ver Apéndice A) para asegurar un control adecuado. Este Sistema de Gestión de la Calidad documentado, está formado por:
1. El establecimiento de la Política de Calidad, la cual es revisada conjuntamente con la Gerencia de Planta y la Gerencia de Administración y Finanzas y aprobada por el Gerente General una vez al año. Cabe destacar que la misma se encuentra redactada en función de la naturaleza y necesidades de la organización y acorde a la visión y misión de la empresa.
2. El establecimiento de los Objetivos Generales y Estratégicos de la Calidad, lo que permiten a PYROVEN, C.A. cumplir con la política de calidad, son revisados y aprobados anualmente por el Gerente General conjuntamente con la Gerencia de Planta y la Gerencia de Administración y Finanzas. Los Objetivos Generales y Estratégicos forman parte del Manual de la Calidad y a partir de los cuales la jefatura de producción y las respectivas coordinaciones de la empresa definen sus objetivos específicos, que permitan medir la eficacia de los procesos.
3. El Manual de la Calidad, es el documento que describe la política y objetivos de la calidad de PYROVEN, C.A., los aspectos mas relevante de organización y las disposiciones establecidas en la a la Norma COVENIN-ISO 9001:2000 para el mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa. Este documento esta disponible en la intranet al igual que copias impresas en cada una de las áreas de la empresa y sirve como guía, tanto a los externos como a los internos relacionados con la organización, así como para futuras auditorias externas.
4. El Manual de la Organización, donde la empresa PYROVEN, C.A., desarrollan operativamente los enunciados de la Política y los Objetivos Generales y Estratégicos de la Calidad; Establecen la estructura organizativa que indica las autoridades y responsabilidades en los diferentes organigramas; y las descripciones de unidades y de cargo de los integrantes de la empresa. Este documento tiene como objetivo Integrar todas las funciones de la estructura organizativa a los niveles de calidad de los productos fabricados, a fin de obtener un control de las actividades en función de optimizar los recursos asignados a cada unidad organizativa. El manual de la Organización establecido en la empresa PYROVEN, C.A., están estructurado de la siguiente manera (ver Tabla 8):
Tabla 8: Estructura del Manual de la Organización de la Empresa PYROVEN, C.A.
Estructura | Aspectos Relevantes | |||
Portada | Donde se señala el nombre del manual, el número de copias controladas y no controladas. | |||
Aprobación | Evidencia de los responsables de la elaboración, revisión y aprobación del Manual. | |||
Tabla de Contenido | Donde se enumera cada uno de los elementos que contiene el manual. | |||
Certificación | Donde la Gerencial General certifica la elaboración del manual de la organización bajo las normas establecidas por la empresa, de conformidad con los requisitos establecidos por la norma COVENIN ISO 9001:2000. | |||
Política de la Calidad | Donde la Gerencia General de PYROVEN, C.A. evidencia el enunciando de la política y objetivos Generales y Estratégicos de la calidad. | |||
Introducción | Referencia de la información que presenta el manual y breve reseña histórica de PYROVEN, C.A. donde se indica año de creación, Acta constitutiva, ubicación Geográfica, productos que fabrica. | |||
Objetivos | Señala lo que PYROVEN, C.A. espera lograr con aplicación del manual. | |||
Lista de distribución | Evidencia la entrega del documento al usuario, bajo dos criterios: copias impresas controladas y copias no controladas a través de la Intranet a las diferentes Gerencias, Jefaturas y Coordinaciones de la Empresa PYROVEN, C.A. | |||
Control de Revisiones: | Evidencia la revisión y modificación del manual, lo cual incluyen: punto, página, número de párrafo, comentarios, tipo de cambio realizado, y nombre y firma del responsable del cambio. | |||
Organigramas | Evidencia la estructura organizativa de PYROVEN, C.A a través de los organigramas: posicional macro, general y de posición dimensionado | |||
Descripciones de unidades. | Donde se identifica: el nombre de la unidad, a quienes reporta la unidad y la función que cumplen. | |||
Descripciones de Cargo | Donde se identifica: el nombre del cargo; la unidad a quienes reporta; a quien supervisa; la misión del cargo; funciones y responsabilidades; naturaleza y alcance; relaciones externas y internas, perfil: educación y habilidades deseables. | |||
Fuente: Manual de la Calidad de la Empresa PYROVEN, C.A.
5. Manual de Fichas de Proceso, donde la empresa PYROVEN, C.A, establece los pasos para el control de las actividades de mejora continúa. Estos Aspectos son: a) Identificar el área donde se presenta el problema, b) Identificar el problema que afecta el área o proceso, c) determinar las acciones de mejora para corregir el problema detectado, d) Establecer los objetivos que se esperan alcanzar con la mejora planteada, e) Indicar el departamento o personas encargadas del cumplimiento de los objetivos propuestos, f) Definir la fecha de ejecución de las acciones de mejora.
6. Los Manuales de Procedimientos; los cuales son llevados de acuerdo a las actividades y necesidades de cada Gerencia, Jefatura, Coordinación de la empresa PYROVEN, C.A., y son utilizados además para especificar quién hace qué cosa, cuando la hace y qué documentación es utilizada para verificar que la actividad de la calidad fue ejecutada conforme a los procedimientos establecido por la empresa para la elaboración y redacción de los manuales de procedimientos, los cuales están estructurado de la siguiente manera (ver Tabla 9):
Tabla 9: Estructura del Manual de Procedimientos establecidos por la Empresa PYROVEN, C.A, de acuerdo a los requerimientos de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000. 7
Estructura | Aspectos Relevantes | ||
Portada | En esta sección PYROVEN, C.A señala el nombre del manual, el número de copias controladas y no controladas. | ||
Tabla de Contenido | En esta sección PYROVEN, C.A enumera cada uno de los elementos que contiene el manual. | ||
Política de la Calidad | En esta sección PYROVEN, C.A evidencia el enunciando de la política y objetivos Generales y Estratégicos de la calidad. | ||
Lista de distribución | En esta sección PYROVEN, C.A evidencia la entrega del documento al usuario, bajo dos criterios: copias impresas controladas y copias no controladas a través de la intranet a las diferentes Gerencias, Jefaturas y Coordinaciones de la Empresa | ||
Control de Revisiones | En esta sección PYROVEN, C.A evidencia la revisión y modificación del manual, lo cual incluyen: Punto, Página, Número de párrafo, comentarios, tipo de cambio realizado, y nombre y firma del responsable del cambio. | ||
Propósito | En esta sección PYROVEN, C.A indica detalladamente el motivo o uso para el cual fue creando los diferentes documentos o procedimientos en la empresa. | ||
Continuación tabla 9: | |||
Alcance | En esta sección PYROVEN, C.A indica las Gerencias, jefaturas y coordinaciones incluidas en la actividad o proceso motivo del documento o procedimientos creando. | ||
Definiciones | En esta sección PYROVEN, C.A define todas aquellas abreviaturas y codificaciones incluidas en el procedimiento que no figuran específicamente en los anexos de las definiciones del Manual de la Calidad de la empresa. | ||
Responsabilidades | En esta sección PYROVEN, C.A indica los Responsables de velar por el cumplimiento del procedimiento establecidos, y de igual manera la responsabilidad de las gerencias, jefaturas y coordinaciones en el uso de los procedimientos destinados a cada unidad. | ||
Normas Aplicables | En esta sección PYROVEN, C.A indica las normas bajo la cual fué diseñado el procedimiento. Específicamente de los requerimientos de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000 | ||
Procedimiento | En esta sección PYROVEN, C.A describe las distintas actividades e interfaces necesarias para el cumplimiento de los objetivos previstos por el procedimiento, lo cual incluyen los pasos, responsables y la acciones para ejecutar el procedimiento. | ||
Referencias | En esta sección PYROVEN, C.A indica los nombres de los documentos que se mencionan en el procedimiento. | ||
Registros | En esta sección PYROVEN, C.A indica el código, ubicación, custodio y tiempo de retención de los registros que genera los procedimientos | ||
Anexos. | En esta sección PYROVEN, C.A incluyen copia de los formularios que son utilizados para el registro de las distintas actividades. | ||
Fuente: Manual de Procedimientos de la Empresa PYROVEN, C.A.
A continuación se señala por Gerencias, Jefatura y Coordinaciones los principales procedimientos elaborados por la empresa PYROVEN, C.A., en el manual de procedimientos (ver Tabla 10), de acuerdo a los requerimientos de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000.
Tabla 10: Principales Procedimientos Elaborados por la Empresa PYROVEN, C.A., incluidos en el manual de procedimientos de acuerdo a los requerimientos de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000
Nombre de la Unidad | Procedimientos Establecidos | ||||
Gerencia de Planta | Procedimientos para: La elaboración del manual de calidad, del manual de procedimientos, de fichas de proceso y mapa de proceso, Instrucciones de trabajo y formularios; la revisión gerencial del sistema de la calidad; (ver tabla 15) y el Procedimiento de "Acciones correctivas"" La realización de auditorias internas; La aplicación de acciones correctivas, preventivas; El control de los documentos y registros; La elaboración del manual de la Calidad; La elaboración del plan de la Calidad, edición y seguimiento de los procesos, El control de documentos de origen externo; Actualización de normas; El entrenamiento en calidad. | ||||
Gerencia de Administración y Finanzas | Procedimientos para: El Anticipo o reembolso de Gastos de Viaje, El mantenimiento y reparación de vehículos; La declaración de impuestos; La venta de Activos; la venta y retiro de materiales y productos obsoletos; La elaboración de los estados financieros; la aprobación de documentos legales y mercantiles; la solicitud de prestamos a la casa matriz. | ||||
Coordinación de Comercialización y Ventas | Procedimientos para: La emisión de cotizaciones; La revisión, aceptación y modificación de ordenes de compras; El servicio post venta; El control y seguimiento de quejas y reclamo; cumplir con las necesidades y expectativas de los clientes. | ||||
Jefatura de Producción | Procedimientos para: La selección y evaluación de proveedores; Compras nacionales e importadas; La devolución de materiales a los proveedores; El retiro y recepción de materiales y productos del almacén; La fabricación de productos de pinturas, tornerias, costura; El control y revisión del diseño; La modificación o cambios de planos y ordenes de Trabajos; La codificación de Materia Prima y identificación de especificaciones técnicas. | ||||
Coordinación de Costos | Procedimientos para: El costeo de productos comprados y fabricados; La toma física de inventarios selectivos y anuales; La elaboración del presupuesto de ventas, producción y administración. | ||||
Coordinación de Contabilidad | Procedimientos para: La contabilización y codificación de cuentas; La conciliación bancaria; El depósitos de pagos realizados por los clientes: | ||||
Coordinación de Personal | Procedimientos para: El reclutamiento, selección e inducción del personal; La detección de necesidades de adiestramiento; La administración de permisos personales; La evaluación del desempeño individual de empleados. | ||||
Coordinación de Sistemas | Procedimientos para: El manejo del Sistema de Producción y Finanzas (Visual Manufacturing) | ||||
Control de Calidad. | Procedimientos para: La realización de auditorias internas; La aplicación de acciones correctivas, preventivas; La Inspección y ensayo de: recepción, proceso, final; La inspección de despacho; El control de la Calidad de Productos y materiales almacenados; El mantenimiento y verificación de los equipos de Inspección, medición y ensayos; Técnicas estadísticas de la calidad; La medición y seguimiento del producto; El Control del producto No Conforme. | ||||
Fuente: Manual de Procedimientos de la empresa PYROVEN, C.A.
7. El manual de Prácticas Operativas, son las instrucciones de trabajo utilizadas por PYROVEN, C.A., para indicar en forma detallada cómo un trabajador o equipos de trabajos deben realizar una actividad. Las instrucciones de trabajo son redactadas en la empresa de acuerdo al manual de procedimientos para la elaboración instrucciones de trabajo, (ver Tabla 11)
Tabla 11: Estructura del manual de Prácticas Operativas establecido por la Empresa PYROVEN, C.A, de acuerdo a los requerimientos de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000
Estructura | Aspectos Relevantes | |||
Portada | En esta sección PYROVEN, C.A señala el nombre del manual, el número de copias controladas y no controladas. | |||
Tabla de Contenido | En esta sección PYROVEN, C.A enumera cada uno de los elementos que contiene el manual. | |||
Control de Revisiones | En esta sección PYROVEN, C.A evidencia la revisión y modificación del manual, lo cual incluyen: numero de la revisión, fechas, cambio realizado, nombre del responsable de la unidad y del responsable del sistema de gestión de la calidad. | |||
Titulo | En esta sección PYROVEN, C.A indica el nombre de la instrucción de trabajo. | |||
Objeto | En esta sección PYROVEN, C.A indica detalladamente el motivo, razón o uso para la cual fue redactada la instrucción de trabajo en la empresa. | |||
Responsable | En esta sección PYROVEN, C.A Indica el cargo de la persona responsable de ejecutar la actividad. | |||
Herramientas | En esta sección PYROVEN, C.A indica las herramientas a utilizar para efectuar la actividad descrita | |||
Implementos de Higiene y Seguridad | En esta sección PYROVEN, C.A indica los implementos de higiene y seguridad industrial a utilizar para ejecutar la actividad | |||
Instrucciones | En forma secuencial se describe las distintas actividades a realizar. | |||
Fuente: Manual de Instructivos de Trabajos.
A continuación se señala por Gerencias, Jefatura y Coordinaciones los Principales Instructivos de Trabajos elaborados por la empresa PYROVEN, C.A., en el manual de Prácticas Operativas (ver Tabla 12), de acuerdo a los requerimientos de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000.
Tabla 12: Principales Instructivos de Trabajos Elaborados por la Empresa PYROVEN, C.A., incluidos en el Manual de Prácticas Operativas de acuerdo a los requerimientos de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000
Nombre de la Unidad | Principales Instructivo de Trabajo Establecidos | |||
Gerencia de Planta | Instructivo de Trabajo para: La calificación de auditores internos; La actividades de mejora continua. | |||
Gerencia de Administración y Finanzas | Instructivo de Trabajo para: La emisión de cheques para compras de contado; La proceso de pago de las compras a crédito; La emisión de guías de despacho y facturas para clientes. | |||
Coordinación de comercialización y Ventas | Instructivo de Trabajo para: El Embalaje; El despacho de materiales a los clientes. | |||
Jefatura de Producción | Instructivo de Trabajo para: La anulación de ordenes de compra; Las compras de contado; La importación de materiales y productos terminados; La entrada de materiales y productos terminado; El retiro de insumos, materiales. | |||
Coordinación de Costos | Instructivo de Trabajo para: La toma física de Inventario de productos fabricados, productos importados, materias primas, insumos; la selección de muestra para la actualización de Estándares de Costos; La elaboración de tarjetas de inventarios; La elaboración de Presupuestos. | |||
Coordinación de Contabilidad | Instructivo de Trabajo para: La codificación de ingresos de clientes y proveedores; La codificación de cuentas contables; La presentación y pagos de impuestos; La realización de auditorias financieras internas y externas. | |||
Coordinación de Personal | Instructivo de Trabajo para: La evaluación del personal | |||
Coordinación de Sistemas | Instructivo de Trabajo para: La realización de respaldo (backup) de archivos; El monitoreo del correos electrónicos enviados y recibidos; El mantenimiento de la Red. | |||
Control de Calidad. | Instructivo de Trabajo para: El ensayo para materias primas y productos fabricados; La inspección de recepción a materias primas, productos de costuras, tornos y pintura. | |||
Fuentes: Manual de Procedimientos y Instructivos de Trabajos de la empresa PYROVEN, C.A.
8. Los Formularios, son formatos utilizados en la empresa PYROVEN, C.A., para llevar a cabo los registros de las actividades y necesidades de cada Gerencia, Jefatura, Coordinación para el procesamiento de la información en el sistema de producción y finanzas ""Visual manufacturing"", que sirve de base para la toma de decisiones. Los Formularios, se refieren a hojas de papel impresas, etiquetas, marcas, calcomanías, sellos y cualquier otra identificación que permita detallar y especificar la condición de los procesos, materiales, productos, equipos, herramientas utilizados por la empresa. A continuación se señala por Gerencias, Jefatura y Coordinaciones los Principales formatos elaborados por la empresa PYROVEN, C.A., (ver Tabla 13), para el registro de la información de acuerdo con los requisitos de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000.
Tabla 13: Principales Formatos Elaborados por la Empresa PYROVEN, C.A., de acuerdo a los requerimientos de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000
Nombre de la Unidad | Formatos Establecidos | |||
Gerencia de Planta. | Formatos para: El entrenamiento en calidad; La distribución de documentos; El cuestionario de auditorias ISO 9001:2000 | |||
Gerencia de Administración y Finanzas | Formatos para: La solicitud de emisión de cheque; La relación de cuentas de gastos de viajes; La solicitud de material o servicios. Memorando; Fax. | |||
Ventas | Formatos para: El control de cotizaciones recibidas; El control de ordenes de compra de cliente; La solicitud de notas de despacho. | |||
Jefatura de Producción | Formatos para: La requisición de compras; El control de órdenes de compra; La solicitud de cotización. | |||
Coordinación de Costos | Formatos para: La solicitud de costos unitarios; La determinación de costos unitarios; La toma física de inventarios. | |||
Coordinación de Contabilidad | Formatos para: Conciliación bancaria; Comprobante de retención de impuesto sobre la renta; Comprobante de diario. | |||
Coordinación de Personal | Formatos para: La oferta de servicio; El programa de adiestramiento; La detección de necesidades de adiestramiento; Permiso de salida; De amonestación. | |||
Coordinación de Sistemas | Formatos para: control de respaldo (backup) de archivos; | |||
Control de Calidad. | Formatos para: El reporte de control de recepción; El informe de no conformidad; El registro de no conformidades. | |||
Fuentes: Manual de Procedimientos y Instructivos de Trabajos de la empresa PYROVEN, C.A.
1.1.2.2.2 Manual de la Calidad (Cláusula 4.2.2 de la norma COVENIN-ISO 9001:2000)
La empresa PYROVEN, C.A cuenta con un manual de la calidad, de acuerdo a los requerimientos de la Norma COVENIN ISO 9001:2000. Esta disponible en la intranet al igual que copias impresas y su distribución esta controlada a través de un sello de seguridad y firma de aprobación del Gerente General para garantizar la confiabilidad en el uso del manual en cada una de las áreas de la empresa. El Manual del Sistema de Gestión de la Calidad tiene como finalidad presentar a todos los interesados (los clientes, proveedores, accionistas, trabajadores), la política y objetivos de la calidad de la empresa, describir el Sistema de Gestión de la Calidad. Cabe destacar, que el manual es redactado según el procedimiento para la "Elaboración del Manual de la Calidad" y "'Control Elaboración de Documentos". Establecido por la empresa PYROVEN, C.A., (ver Tabla 14)
Tabla 14: Estructura del Manual de la Calidad de la Empresa PYROVEN, C.A.
Estructura | Aspectos Relevantes | |||||
Portada | En esta sección PYROVEN, C.A señala el nombre del manual, el número de copias controladas y no controladas. | |||||
Aprobación | En esta sección PYROVEN, C.A evidencia los responsables de la de la elaboración, revisión y aprobación del Manual. | |||||
Alcance | Donde se evidencia el alcance del sistema de gestión de la calidad aplicando a los procesos para la fabricación, compra y comercialización de materiales aislantes de acuerdo a los requisitos de la norma COVENIN-ISO 9001-2000 y señala las exclusiones a: 7.3 "Diseño y Desarrollo" 7.5.2 "Validación de los Procesos de la Producción y de la Prestación del Servicio" 7.5.4 "Propiedad del Cliente" | |||||
Política de la Calidad | En esta sección PYROVEN, C.A evidencia el enunciando de la política y objetivos Generales y Estratégicos de la calidad. | |||||
Misión y Visión | En esta sección PYROVEN, C.A evidencia el enunciando de la misión y visión acorde a la política de la calidad. | |||||
Lista de distribución | En esta sección PYROVEN, C.A evidencia la entrega del documento al usuario, bajo dos criterios: copias impresas controladas y copias no controladas a través de la intranet a las diferentes Gerencias, Jefaturas y Coordinaciones de la Empresa | |||||
Control de Revisiones | En esta sección PYROVEN, C.A evidencia la revisión y modificación del manual, lo cual incluyen: punto, página, número de párrafo, comentarios, tipo de cambio realizado, y nombre y firma del responsable del cambio. | |||||
Continuación tabla 14: | ||||||
Introducción | En esta sección PYROVEN, C.A hace referencia de la información que presenta el manual y breve reseña histórica de la empresa, donde se indica año de creación, acta constitutiva, ubicación geográficas, productos que fabrica, Organigrama General de la estructura organizativa. | |||||
Certificación | En esta sección PYROVEN, C.A certifica la elaboración del manual de la organización bajo las normas establecidas por la empresa, de conformidad con los requisitos establecidos por la norma COVENIN ISO 9001:2000. | |||||
Tabla de Contenido | En esta sección PYROVEN, C.A enumera cada uno de los elementos que contiene el manual. | |||||
Sistema de Gestión de La Calidad | En esta sección PYROVEN, C.A refleja la Información del Sistema de Gestión de La Calidad, enumerados y descrito por cláusula de acuerdo a los requisitos de la norma COVENIN-ISO 9001-2000. | |||||
Fuente: Manual de la Calidad de la empresa PYROVEN, C.A.
1.1.2.2 Control de Documentos (Cláusula 4.2.3 de la norma COVENIN-ISO 9001:2000)
La empresa PYROVEN, C.A., para el control de documentos han establecido los siguientes procedimientos: Elaboración de Procedimientos, Instrucciones de Trabajo y Formulario; Elaboración del Manual de la Calidad; Control de Documentos; Elaboración de Fichas de Proceso y Mapa de Proceso (ver Tabla 8, 9, 10 y 11), los cuales son utilizados para asegurar la operación efectiva del Sistema de Gestión de la Calidad, con estos procedimientos la empresa define los controles necesarios para:
a) La aprobación de los documentos: manual de la calidad, manual de procedimientos, fichas de procesos y mapa de procesos, instructivos de trabajos y formularios del Sistema de Gestión de la Calidad para verificar su adecuación antes de la puesta en circulación son revisados por el Gerente de planta, Control de la Calidad y el usuario, y son aprobados por el Gerente General antes de su distribución y uso.
b) La realización de cambios o modificaciones de documentos pueden ser solicitados por los jefes y coordinadores de la empresa, previa aprobación del Gerente del área, lo cual origina que los documentos ya puesto en uso sean revisados, actualizados y aprobados nuevamente sin el caso lo ameritara y por ultimo, sellar el documento señalando la fecha de la ultima revisión y si la misma se encuentra vigente.
c) Una vez que son solicitados los cambios o modificaciones estos son ejecutados y revisados antes de su aprobación y edición de acuerdo al procedimiento ""Control de los Documentos"", el cual cubre la revisión, aprobación, emisión y modificación de los documentos del Sistema Gestión de la Calidad de la empresa PYROVEN C.A., de igual manera se utiliza el formato ""Lista Maestra de Documentos"" como mecanismos de control y registro para indicar la revisión vigente de documentos y así prevenir la circulación y el uso de documentos obsoletos.
d) Las versiones actualizadas de los documentos se encuentra en intranet en el icono ""SGC"" como edición oficial. De igual manera, se encuentran expedientes archivados en lugares adecuados donde tiene acceso el personal que los requiera para la ejecución de sus operaciones.
e) Las versiones actualizadas de los documentos aplicables se mantienen legibles y fácilmente identificables para su uso, dichos documentos están disponibles en todas aquellas secciones, en donde se efectúen operaciones esenciales para el funcionamiento efectivo del Sistema de Gestión de la Calidad. De igual manera, los documentos revisados son enviados a quienes tengan los documentos obsoletos.
f) Todos los documentos de origen externos que ingresan a PYROVEN, C.A., se identifican a través del procedimiento de "Control de documentos de origen externo" donde se establecen los lineamientos que permiten recibir, registrar, clasificar y distribuir a cada una de las áreas involucradas en el proceso dichos documentos que de manera directa o indirecta afectan la calidad de los productos que produce PYRVOVEN, C.A.
g) La empresa PYROVEN, C.A., previene el uso no intencionado de los documentos obsoletos enviándolos al archivo central con el sello de "Documento Anulado" y señalado por escrito el tipo de documento que perdió vigencia y el motivo por el cual debe retenerse o destruirse.
1.1.2.3 Control de Registros (Cláusula 4.2.4 de la norma COVENIN-ISO 9001:2000)
Se determinó que los registros evidencian conformidad del SGC con los requerimientos de la NORMA COVENIN ISO 9001:2000 de acuerdo a las auditorias internas realizadas; sin embargo, los mismos no han sido revisados por un auditor externo para verificar los lineamientos de la norma y la posterior certificación del sistema por FONDONORMA. (ver Apéndice A). Con la finalidad de evidenciar la conformidad de los registros con los requisitos de la norma así como la operación eficaz del Sistema de Gestión de la Calidad en PYROVEN, C.A., los registros son correctamente identificados, para su posterior ubicación y se mantienen archivados en condiciones ambientales adecuadas, para evitar su deterioro o pérdida. Para ello, se ha establecido el procedimiento "Control de los Registros" donde se definen los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, la recolección, acceso, mantenimiento, distribución, tiempo de retención y la disposición de los registros en papel.
El Procedimiento para el ""Control de los Registros"" establece los siguientes:
Garantizar que los registros estén identificados a través de un código, lugar de conservación, responsable de la custodia y tiempo de retención en archivos.
Asegurar que todos los registros sean respaldados en medios magnéticos o en la intranet.
? Mantener fácil acceso de los archivos donde se custodian los registros protegidos de la humedad para evitar posibles daños o deterioro.
? Velar por que todos los registros sean archivados en orden consecutivo y cumplan con el Tiempo de Retención establecido por la empresa de 3 años en cada una de las áreas y de 10 años en archivo muerto.
Verificar que los registros una vez concluida su tiempo de almacenamiento en archivo muerto sean quemados.
1.1.3 Responsabilidad de la Dirección (Cláusula 5 de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000)
En cuanto a la responsabilidad de la dirección que abarcá el capitulo 5 de la norma ISO CONVENIN 9001:2000 (ver Apéndice A), se determinó que en el Sistema de Gestión de la Calidad existe un 99% de cumplimiento, 1% de no cumplimiento y de acuerdo con la norma ISO CONVENIN 9001:2000, por lo cual se analizaron los siguientes aspectos dentro de la organización:
1.1.3.1 Compromiso de la Dirección (Cláusula 5.1 de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000)
PYROVEN, C.A., tiene como compromiso el desarrollo, implantación del Sistema de Gestión de la Calidad, de manera que se satisfagan los acuerdos con el cliente y la Mejora Continua; para ello, el Gerente General como representante de la dirección de la empresa, le comunica a la organización la importancia de satisfacer, tanto las necesidades de los clientes como los requisitos legales y reglamentarios, por lo cual revisa conjuntamente con los Gerentes de la organización, el Sistema de Gestión de la Calidad y el cumplimiento de los objetivos y la política de calidad, como mínimo, cada 6 meses, así mismo revisar el resultado de las auditorías internas que hayan sido ejecutadas.
De igual, manera verifican el cumplimiento de las acciones correctivas, así como las recomendaciones emitidas y asegura la disponibilidad de recursos para la ejecución de todos las actividades relacionadas con la calidad, tal como lo expresa el procedimiento "Revisión Gerencial del Sistema de la Calidad"" (ver Tabla 15), el cual ha sido realizado por la empresa bajo los requerimientos de la Norma COVENIN ISO-9001:2000. Sin embargo, no ha establecido un compromiso formal para la realización de una auditoria externa con el propósito de la verificación y conformidad de los resultados obtenidos por la auditoria interna como mecanismo para la búsqueda de la certificación del sistema por FONDONORMA. (ver Apéndice A).
Tabla 15: Aspectos Relevantes del Procedimiento para Revisión Gerencial del Sistema de la Calidad, de la Empresa PYROVEN, C.A., acuerdo a los requerimientos de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000
Paso No. | Responsables | Acción | |||||||||
1 | Gerente de Planta. | Convocar una vez al mes al nivel Gerencial, para la realización de la "Revisión Gerencial del Sistema de la Calidad" | |||||||||
2 | Gerente de Planta. | Ejecutar la revisión del Sistema de Gestión de la Calidad, dando cumplimiento a lo establecido en el programa de revisión por la dirección aplicando el formato ""Ficha de Proceso"" | |||||||||
3 | Gerente de Planta | Elaborar informe de la revisión realizada. | |||||||||
4 | Gerente de Planta. | Emitir de ser necesario, recomendaciones para la mejora continúa. | |||||||||
5 | Gerente de planta. | Enviar informe de la revisión y recomendaciones a todos los involucrados. | |||||||||
6 | Gerente General y Gerente de Planta. | Iniciar acciones correctivas de ser necesario. | |||||||||
Fuente: Manual de Procedimientos de la empresa PYROVEN, C.A.
Para la mejoras continuas la empresa PYROVEN, C.A. aplica el procedimiento de "Acciones correctivas"" (ver Tabla 16), a las No Conformidades presentadas en la etapa del proceso de compras, recepción, fabricación, manejo, almacenamiento, embalaje, envío y funcionamiento de un material o producto que tenga requisitos especificados de calidad. Se aplican también a las Acciones Correctivas que surjan como producto de Auditorias de Calidad y de la revisión anual del Sistema de Gestión de la Calidad y reclamos efectuados por el cliente.
Tabla 16: Aspectos Relevantes del Procedimiento para Acciones correctivas, de la Empresa PYROVEN, C.A., de acuerdo a los requerimientos de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000
Paso No. | Responsables | Acción | ||||||
1 | Jefes y Coordinadores. | Estudiar la causa potencial de la No Conformidad, detectada en el producto o en el sistema y proponer la acción correctiva. | ||||||
2 | Gerente General y Control de la Calidad. | Indicar el número de correlativo que corresponda en el formato de "" Registro de Acción Correctiva"" | ||||||
3 | Área que emitió propuesta de Acción Correctiva. | Llenar el formato de ""propuesta, seguimiento y cierre de Acciones Correctivas"". | ||||||
4 | Áreas Involucradas. | Implementar la Acción Correctiva en el periodo correspondiente. | ||||||
5 | Gerente General y Control de la Calidad. | Hacer el seguimiento y cierre la acción correctiva registrando todas las evidencias objetivas no satisfactorias que pueden presentarse. | ||||||
6 | Gerente General y Control de la Calidad. | Las Acciones Correctivas quedarán abiertas hasta tanto se cumplan todas las Acciones y se tenga evidencias objetivas satisfactorias a bien se verifique personalmente su cumplimiento. | ||||||
7 | Gerente General y Control de la Calidad. | Informar al sector involucrado en caso de superar la fecha estimada para efectuar las acciones correctivas y no tener evidencia de su cumplimiento que se le dará un nuevo plazo, si corresponde, registrándolo en el formato ""Seguimiento y Cierre de Acción"" | ||||||
8 | Gerente General y Control de la Calidad. | Aprobar y Implementar las Acciones Correctivas | ||||||
Fuente: Manual de Procedimientos de la empresa PYROVEN, C.A.
1.1.3.2 Enfoque al Cliente (Cláusula 5.2 de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000)
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