Gestion tecnológica de la información

Introducción

 En nuestros días, que vivimos en un mundo globalizado, con alta incertidumbre y competencia, la gestión de la información se ha convertido en elemento que sirve para marcar diferencias y lograr ventaja competitiva. En este sentido, las Tecnologías de la Información ofrecen herramientas propicias para salvaguardar el conocimiento.

El objetivo general de los Sistemas de Gestión de base de datos (DBMS, por sus siglas en inglés) es el de administrar de forma clara, sencilla y ordenada un conjunto de datos que en lo posterior se convertirán en información relevante para una organización.

Los DBMS's son la herramienta de software más idónea para manejar información debido a que cumplen los siguientes objetivos:

– Abstracción de la información: los DBMS's abstraen a los usuarios de detalles acerca del almacenamiento físico de los datos. Es igual si una base de datos ocupa uno o varios Megabytes, este hecho se hace transparente al usuario.

– Independencia: la independencia de los datos consiste en la capacidad de modificar el modelo físico o lógico de una base de datos, sin tener que realizar cambios en las aplicaciones que la consultan.

– Consistencia: los DBMS's garantizan que los datos son siempre guardados de forma coherente con Modelo de datos. Se garantiza que diferentes consultas de una misma información siempre obtendrán el mismo resultado.

– Seguridad: la información almacenada en una base de datos puede llegar a ser de gran valor. Los DBMS's disponen de un complejo sistema de permisos para usuarios y grupos de usuarios, que permiten otorgar diversos perfiles de permisos.

– Integridad: los DBMS's adoptan las medidas necesarias para garantizar la validez de los datos almacenados. Es decir, se trata de proteger los datos ante errores de hardware, datos introducidos por usuarios sin pericia, o cualquier otra circunstancia en que se pueda corromper la información almacenada. Los DBMS's proveen elementos para garantizar la recuperación de la base de datos hasta el último estado consistente conocido, de forma automática.

– Respaldo: los DBMS's proporcionan una manera eficaz de realizar copias de respaldo de la información almacenada, y de restaurar a partir de estas copias los datos que se hayan podido perder durante un siniestro.

– Control de la concurrencia: en la mayor parte de los ambientes, lo más habitual es que sean muchas las personas que intentan ingresar a una base de datos, tanto para recuperar información, como para guardarla o modificarla. Y es también frecuente que dichos accesos se realicen de forma concurrente. Así pues, un DBMS debe controlar este acceso simultáneo a la información, que podría dar lugar a inconsistencias.

– Manejo de Transacciones: una Transacción es un programa que se ejecuta como una sola operación. Esto quiere decir que el estado luego de una ejecución en la que se produce un error es el mismo que se obtendría si el programa no se hubiera ejecutado (estado inicial). Los DBMS's proveen componentes para programar las modificaciones de los datos de una forma mucho más simple que si no se dispusiera de ellos.

– Tiempo de respuesta: es deseable minimizar el tiempo que el DBMS tarda en darnos la información requerida, y en guardar los cambios realizados.

O B J E T I V O S

– Definir la Información como recurso estratégico de las organizaciones.

– Identificar las características y funciones de la Información.

– Identificar los principios de la Gestión del conocimiento.

La información

 La información proporciona significado y sentido a las cosas, e indica mediante códigos y grupos de datos, los modelos del pensamiento humano. La información permite generar el conocimiento. Aunque otros seres vivos son capaces de comunicarse transmitiendo información para su supervivencia, los seres humanos en su capacidad de generar y perfeccionar códigos y símbolos que tienen significado, crearon lenguajes comunes que resultaron útiles para la convivencia en sociedad, a partir del establecimiento de sistemas de signos y lenguajes para la comunicación.

La información es un grupo organizado y coherente de datos procesados, que constituyen un mensaje sobre una determinada entidad o fenómeno. Cuando tenemos que resolver un problema o hay que tomar una decisión, se emplean diferentes fuentes de información, y se construye lo que en general se denomina conocimiento o información organizada, que permite resolver problemas o tomar decisiones.

Los datos se reúnen de fuentes diversas, y mediante su procesamiento se crea la información necesaria para generar el conocimiento que es lo que finalmente permite tomar decisiones para realizar las acciones habituales que aseguran la existencia social. El ser humano ha sido capaz de simbolizar los datos en forma representativa (lenguaje) para hacer posible el conocimiento de algo concreto, y ha creado las formas de almacenar y utilizar el conocimiento representado.  

Figura 1.1: La información.

1.2.1. Características de la Información

La información tiene las siguientes características:

– Tiene significado, es independiente o relativo a un contexto.

– Su importancia es relativa en quien la recibe.

– Tiene vigencia en la dimensión espacio-tiempo.

– Tiene valor intrínseco.

– Polimorfismo.

1.2.2. Funciones de la Información

La generación y obtención de información persigue estos objetivos:

– Aumentar el conocimiento de quien la utiliza.

– Proporcionar a quien toma decisiones el material fundamental para el desarrollo de opciones y la elección final.

– Proporcionar reglas de evaluación y decisión con fines de control.

La Información, como vía para llegar al Conocimiento, tiene que ser elaborada para ser utilizada y estar disponible. Este procedimiento se llama Documentación, y cuenta con métodos y herramientas propios.

La Gestión del Conocimiento

A partir de los años Ochenta, las Organizaciones empezaron a darse cuenta de la importancia de su información y de tratar de lograr la mejor gestión de este conocimiento. El conocimiento es reconocido como el activo más valioso de la Organización, como el único recurso económico significativo y por lo tanto se hacen esfuerzos por definir formas de adquirirlo, representarlo, retenerlo y administrarlo.

Dentro del objetivo de la administración y gerencia del conocimiento está lo que la organización sabe sobre sus productos, procesos, mercados, clientes, empleados, y sobre el cómo combinar estos elementos para lograr que una Organización sea competitiva. En este aspecto, esta disciplina parece replicar al propósito de la Gestión Tecnológica de la Organización, pero por ser de mayor alcance parece contenerla.

1.3.1. Ventajas competitivas del Conocimiento en la Organización

El desafío de aplicar el conocimiento en una Organización para crear ventajas competitivas se hace aún más importante debido a:

– El mercado se vuelve cada vez más competitivo, por lo que se demanda mayor innovación en los productos y servicios. El conocimiento debe desarrollarse y ser asimilado con mayor velocidad.

– Las Organizaciones están enfocando sus esfuerzos en lograr mayor valor agregado para sus clientes. Las funciones del personal administrativo se han ido reduciendo, así como también los mismos niveles de administración. Existe la necesidad de sustituir la manera informal de manejar el conocimiento en las funciones administrativas por métodos científicos, dentro de procesos de negocios con orientación al cliente.

– La presión de la competencia reduce el tamaño de los grupos de colaboradores que poseen el conocimiento de la organización.

– Se requiere tiempo para lograr el conocimiento y adquirir experiencia a partir de él. Los funcionarios cada vez tienen menos tiempo para hacerlo.

– Hay una tendencia creciente de los empleados a retirarse cada vez más temprano en su vida laboral o de aumentar su movilidad entre organizaciones, lo cual ocasiona que el conocimiento de la empresa se pierda.

– Existe la necesidad de manejar mayor complejidad en empresas pequeñas, medianas y transnacionales.

– Los cambios en la Dirección estratégica de la organización pueden causar pérdida de conocimiento en un área específica. Una decisión posterior que retome la anterior orientación puede necesitar ese conocimiento, pero el funcionario que lo posee puede ya no estar en la organización.

1.3.2. Principios de la Gestión del Conocimiento

El profesor Thomas H. Davenport, de la Universidad de Texas, encauza la gerencia del conocimiento desde un punto de vista pragmático al describir diez principios generales para la Gestión del conocimiento. Una vez que una organización comprende estos principios, le pueden servir de base para generar estrategias detalladas. Los diez principios expuestos por Davenport son los siguientes:

1. Gestionar el conocimiento es caro: el conocimiento es un activo, pero su gestión efectiva requiere inversiones en otros activos, principalmente en Tecnología.

2. La gerencia efectiva del conocimiento requiere soluciones híbridas de personal y tecnología: pese a los avances de la Informática, no puede decirse aún que se tenga una computadora que pueda reemplazar a los humanos por completo. Los hechos comprueban que las organizaciones que desean una efectiva gestión de su conocimiento, requieren una alta cuota de esfuerzo humano. Las personas son muy buenas para ciertos tipos de actividades, las computadoras lo son para otras.

3. La gestión del conocimiento es altamente política: no resulta un secreto que el conocimiento es poder y por lo tanto, no es una sorpresa que la gestión del conocimiento tenga un trasfondo altamente político. Si el conocimiento está asociado con el poder, el dinero y el éxito, entonces también está asociado con las intrigas y tratos velados que tienen lugar en las organizaciones.

4. La gestión del conocimiento requiere gerentes del conocimiento: los recursos primarios de un negocio como el trabajo y el capital, tienen funciones organizacionales dedicadas a su administración y gerencia. El conocimiento no puede ser bien administrado hasta que algún grupo en la organización tenga la responsabilidad principal de realizar ese trabajo. Dentro de las tareas que este departamento puede llevar a cabo está el recolectar y categorizar el conocimiento, establecer una infraestructura orientada al conocimiento y monitorear su utilización.

5. La gestión del conocimiento brinda más beneficios a partir de mapas que a partir de modelos, más a partir de mercados que a partir de jerarquías.

6. El compartir y utilizar conocimiento no son acciones naturales, frecuentemente.

7. La Gestión del conocimiento implica mejorar los procesos del negocio que se basan en conocimiento: es primordial dar dirección y mejorar el proceso genérico de la gestión del conocimiento, pero se debe hacer donde el conocimiento es generado, utilizado y compartido con intensidad, en la organización.

8. El acceso al conocimiento es sólo el principio: el acceso es muy importante, pero la gestión exitosa del conocimiento también requiere control y compromiso. Se dice que el control es el dinero efectivo de la era de la información.

9. La gestión del conocimiento nunca para: tal como ocurre con la gerencia de Recursos Humanos o Administrativa, nunca llega el momento en que se pueda decir que el conocimiento está completamente bajo control.

10. La gestión del conocimiento requiere un contrato de conocimiento: es probable que en muchas organizaciones no se sepa con certeza quién es el dueño o quién tiene el derecho de uso del conocimiento de sus funcionarios.

La Información como recurso

A fines de los años Sesenta, los sistemas de computación cambiaron el paradigma del procesamiento de los datos por el del procesamiento de la información. Este cambio reflejó una conciencia de que la información era mucho más que simples archivos relacionados con el negocio. Poco a poco en las Organizaciones comenzaron a darse cuenta del valor de la información y del enorme potencial que los Sistemas informáticos representaban para organizar y administrar este recurso.

En los años siguientes, el impacto trascendental que tuvo la información sobre la planificación y la toma de decisiones en las Organizaciones, condujo a un reconocimiento constante de que la información es un recurso que posee valor y que debe estar organizada y administrada.

Debido a que en las Organizaciones es común trabajar con Activos tangibles cuyo valor puede ser medido con mucha precisión, ha sido muy complicado determinar el valor de la información. Sin embargo está claro que si los directores tienen información adecuada, es más probable que puedan tomar decisiones pertinentes y certeras con un mayor impacto positivo en el negocio. El desarrollo de los Sistemas de Bases de Datos se convirtió en crucial para proporcionar información correcta y oportuna, frente al almacenamiento en Sistemas de Archivo que era utilizado entonces.

A pesar de la introducción de los archivos de acceso directo, pronto se hizo obvio que a los sistemas de archivo de cualquier tipo era inherente un conjunto de deficiencias:

– Redundancia de datos.

– Pobre control de los datos.

– Capacidades inadecuadas de manipulación de datos.

– Esfuerzo excesivo de programación.

Los Sistemas de Gestión de Bases de Datos

 Los Sistemas de Gestión de Bases de Datos (DBMS, por sus siglas en inglés) superaron las limitaciones que tenían los sistemas orientados a archivos. Al tolerar una estructura de datos centralizada e integrada, los DBMS's eliminaron los problemas de redundancia y control de datos.

En la actualidad estamos inmersos en varias décadas de largo esfuerzo por desarrollar DBMS's cada vez más poderosos.

1.5.1. Evolución de la Arquitectura de los DBMS's

 Las bases de datos aparecieron a finales de la década de 1960, cuando surgió la necesidad de contar con un sistema de administración de información flexible. Existen cinco modelos de DBMS's, que se distinguen según cómo representan los datos almacenados:

– El modelo jerárquico: los datos se organizan de forma jerárquica, mediante un árbol invertido. Este modelo utiliza punteros para navegar por los datos almacenados. Este fue el primer modelo DBMS.  

Figura 1.2: Modelo Jerárquico.

 - El modelo de red: al igual que el modelo jerárquico, usa punteros hacia los datos almacenados. Sin embargo, no necesariamente utiliza una estructura de árbol invertido.

Figura 1.3: Modelo de Red. 

– El modelo relacional (RDBMS, Relational database management system): los datos se almacenan en tablas de dos dimensiones (filas y columnas). Los datos se manipulan según la teoría relacional.

Figura 1.4: Modelo Relacional.

 - El modelo deductivo: los datos se representan como una tabla, pero se operan mediante cálculos de predicados.

– El modelo de orientación a objetos (ODBMS, object-oriented database management system): los datos se almacenan como objetos, que son estructuras denominadas clases que muestran los datos que contienen. Los campos son instancias de estas clases.

Figura 1.5: Modelo de Orientación a Objetos.

Autor:

Rafael González Freites

Azua, Rep Dom