SACOFIGO: Sistema Administrativo, Contable y Financiero para Gobierno Central y Descentralizado (página 2)

Características

1. La plataforma de SACOFIGO, esta basada en el Sistema Operativo UNIX y herramienta de desarrollo INFORMIX. Este ambiente de trabajo genera una alta productividad en la inversión, reducción de los costos de mantenimiento y mayor contabilidad de funcionamiento.

2. Portabilidad de SACOFIGO, por operar en un Sistema Operativo de Naturaleza abierta no propietaria.

3. Reducción de la redundancia de datos y procesos, por el uso de una Base de Datos tipo Relacional.

4. Facilidad para ejecutar y construir consultas Gerenciales en línea, por el uso de una herramienta de cuarta Generación.

5. Alto contenido de Validación en línea.

6. Alto contenido de ayudas auto-incorporadas para dirigir la operatoria de los usuarios finales.

7. Facilidad para incorporar nuevos escenarios en los diferentes procesos, por el enfoque paramètrico y dinámico de los criterios de cálculo y niveles de actuación para el caso de Nominas de Personal.

8. Generación automática de documentos: Ordenes de Pago, en el Sistema de Presupuesto (Ordenación de Pagos). Cheques en el Sistema de Tesorería y Ordenes de Compra en el Sistema de Compras. Este enfoque permite, eliminar redundancia de procesos e inconsistencia de datos, garantizar así igualdad de los datos en los documentos y los archivos de los Sistemas.

Cartera de Clientes

Oficina Central de Información, Sociedad Financiera del Táchira, Alcaldía del Caroni San Félix Estado Bolívar, Alcaldía de San Cristóbal, Gobernación del Estado Táchira, Gobernación del Estado Miranda, Ministerio de Sanidad, Ministerio de Energía y Minas, Ministerio de Agricultura y Cría, INCE.

Actualmente la compañía Carlos García & Asociados tiene como función prestar servicios de Consultaría, ofrecer productos de Software y ventas de equipos de Hardware.

1. Encargado de realizar el mercadeo directamente con clientes potenciales y a través de canales de distribución. El mercado esta determinado por el conjunto de organismos públicos, centralizados, es decir, los Ministerios e Instituciones del Gobierno Nacional-Regional.

   Gerencia Administrativa y Financiera

   Controla todo lo referente a la parte Financiera, Económica en conjunto con la empresa Rental de la Universidad Experimental del Táchira (Sirca) la cual cuenta con un poderoso capital para seguros de instalación y recaudación de fondos por una venta final del Sistema.

   Gerencia Técnica

   Es la encargada de desarrollar y coordinar las actividades inherentes al optimo funcionamiento del ambiente Software junto con los procedimientos a seguir en los sistemas instalados. Su función primordial es planificar, dirigir y coordinar las actividades relacionadas con el diseño y modificación de los módulos del sistema en funcionamiento así como su mantenimiento.

2. Gerencia de Mercadeo y Ventas
3. Soporte de Sistemas

1. Se encarga de Planificar, Coordinar y ejecutar el Proyecto.
2. Área de Microcomputadores

Se mantiene actualizando todo lo relacionado con el análisis y desarrollo de las versiones instaladas a nivel Micro así como los avances en Software y Hardware.

• Área de Apoyo al Usuario

Es la encargada de tener apoyo técnicamente en la formulación de políticas, diseño y estudios de tiempo y movimiento, análisis de métodos de trabajo. Su función fundamental es dar soporte a los usuarios de los sistemas activos.

Actualmente Carlos García & Asociados esta concebida de la siguiente manera:

• Niveles Organizativos

• Nivel I Gerencia de Mercadeo y Ventas.

Ente organizativo que ejerce la máxima autoridad de la compañía y la representante legal.

Nivel II Gerencia Técnica.

Ente organizativo encargado de planificar a corto, mediano y largo plazo los lineamientos y políticas a seguirse en la instalación de sistemas.

• Nivel III Gerencia Administrativa Financiera.

• Realiza todo lo concerniente a las ventas, seguros de instalación y cobranzas; en conjunto con la empresa de soporte: Servicios Inversiones y Rentas (Sirca).

• Nivel IV Soporte de Sistemas.

Ente encargado de llevar a cabo los planes, políticas, normas y procedimientos establecidos.

Nivel V Área de Microcomputadores.

Mantiene actualizado en todo lo relacionado con el desarrollo y diseño de sistemas a nivel micro.

Nivel VI Área de Apoyo al Usuario.

Soporte a la solución de problemas en cuanto a: instalación, uso y puesta en marcha del sistema.

Pirámide Estructural.

Organigrama Estructural

Estructura Organizativa de la Compañía

Productos:

Módulos:

Administración de personal.

Formulación del presupuesto.

Ejecución del Presupuesto.

Tesorería.

Sistema de Compras, Ordenes de Servicio y Contratos de Servicios.

Contabilidad Fiscal.

Bienes Nacionales o Activos Fijos.

Contrato de Obras.

Registro de Contribuyentes.

Registro y Control de Cobranzas.

Sistema de Catastro.

Sistema de Cobranzas por Taquillas.

Módulo de Adiestramiento de Personal.

Presupuestos de Gastos.

Presupuesto de gastos.

Administración de Personal

Incluye los Módulos de Nomina de Pago, Registro de Asignación de Cargo (R.A.C), Datos Socio-Económicos, Adiestramiento de Personal y Prestaciones Sociales, Personal Directivo, Administrativo, Obrero, Contratados, Jubilados, Pensionados, Becarios, Educadores, Policías; cualquier tipo de Nomina definible en forma dinámica y paramètrica por el usuario del Sistema. Por cada tipo de Nomina, se definen criterios particulares de cálculo y proceso: Frecuencias o periodos de pagos (Semanal, Quincenal, Mensual), Procesos de cálculo y generación de Nomina de pago por los diferentes tipos de Nomina que existan, capacidad para unir varios tipos de Nominas, una vez que estas han sido procesadas y generar reportes como si en realidad existiera una sola Nomina, Control y generación automática de Informes de Gastos Presupuestarios de los conceptos de asignaciones y códigos Presupuestarios, Procesos en línea para mantenimiento de datos: Datos Personales, Relación a las Cajas de Ahorros, S.S.O., política habitacional, ley de paro forzoso, Impuesto Sobre la Renta, INAVI, o cualquier concepto de asignación o deducción, ARC al final del año, Aguinaldos al final del año, Control de Cargos Vacantes, Control de Egresados, Control de Ingresos, Facilidad para control de la actividad de Mantenimiento, Proceso para generación del histórico anual por empleado, Proceso para actualizar los criterios de cálculo y de actuación de los diferentes conceptos (asignaciones y deducciones) de Nomina, Procesos para la generación automática del R.A.C. Proceso para respaldo mensual de nóminas ejecutadas. Facilidad para control de la actividad de mantenimiento. Proceso para la generación del histórico anual por empleado. Procesos para la generación automática del R.A.C. Procesos para el control de egresados y status de las Prestaciones Sociales. Calculo de Aguinaldo a fin de año, de Fideicomiso y de apartado de Prestaciones Sociales. Control de Beneficios adicionales por carga familiar. Control de Evaluaciones al Personal.

Formulación del Presupuesto

Capacidad para generar los formularios establecidos por la OCEPRE (Ministerios, Gobernaciones, Alcaldías). Clasificador de Partidas (Partidas, genéricas, especificas y subespecificas). Índice de categorías Programáticas (sector, programa, subprograma, proyecto y actividad). Descripción y Objetivos de Sectores, Programas y actividades. Metas por Sectores, Programas y Actividades. Transferencias y organismos. Plan de Inversiones. Equipos y sus Costos. Solicitud de recursos. Contratos colectivos. Distribución de Recursos Humanos. Facilidad para integrar la formulación de obras desde el Sistema de Obras. Facilidad para integrar la relación de gastos de personal desde el Sistema de Personal. Para Ministerios: Planificación de la ejecución financiera (sobre la base de las modificaciones establecidas para el año 1.998). Formulación del presupuesto de Ingresos. Formulación de Obras. Modificaciones al Presupuesto: Traslados, Créditos adicionales, Rectificaciones, Insubsistencias y Reducciones.

Ejecución del Presupuesto:

Tablas referenciales de documentos: definibles dinámicamente por el usuario, (Ordenes de Compra, Contratos de Obras, Nóminas, Solicitudes de Pagos, Cheques, Facturas, etc.) Tablas referenciales de tipos de proveedores: Contratistas, Proveedores de Servicios, Proveedores de Equipos, etc. Operaciones: comprometido, causado directo, causado sobre compromiso, pagado (integrado con el sistema de Tesorería), ajuste, créditos adicionales, cortes de cuentas y rectificaciones al presupuesto. Autorizaciones anuales: abiertas y cerradas. Traslados de fondos presupuestarios Control y validación de la disponibilidad presupuestaria. Control de movimientos por tipos de documentos: Contratos, Ordenes de Pago, Ordenes de Servicios, Valuaciones y Facturas. Emisión automática de la orden de pago, integrado con la tesorería, para la emisión del cheque y control automático de la etapa del pagado. Reporte de: Clasificador de Partidas; ley de presupuesto, movimiento por partidas, por rangos de fecha, por tipos de documentos y disponibilidad presupuestaria. Operaciones con diferentes tipos de presupuestos: Ordinario, Coordinado, Créditos Adicionales. Facilidad para reversos de operaciones. Ordenación de Pagos. Integración desde él modulo de Formulación. Programación de la ejecución Financiera del presupuesto. Procesos de Modificaciones al Presupuesto. Créditos Adicionales: Traslados, Rectificaciones, Insubsistencia y reducciones.

Nota: Facilidad para migrar a la nueva concepción del Sistema de Presupuesto, según lineamientos de la OCEPRE. Totalmente integrado a la Contabilidad Fiscal. Totalmente integrado desde Compras, Personal, Contrato de Obras, Fondos de Avance y hacia la Tesorería. Facilidad para incorporar procesos de Ordenación de Pagos.

Tesorería

Plan de cuentas de Tesorería, cuentas de movimientos y cuentas de mayor. Opcionalmente las cuentas de tesorería, se pueden definir como cuentas auxiliares de las Cuentas de la Contabilidad Fiscal, para usar la opción integrada a la Contabilidad Fiscal, Movimientos y operaciones de Tesorería integrada con la Contabilidad Fiscal, Movimientos de Tesorería, emisión automática de cheques (control de la etapa del pagado del presupuesto), notas de débito y crédito, cuadres de movimientos, Emisión de Cheques contra compromisos de documentos fuentes de menor cuantía (Compras y Servicios.). Previamente se realizaron Autorizaciones Anuales y Ordenes de Pago, Datos del Movimiento. Número de la cuenta, tipo de movimiento, monto del movimiento, fecha del movimiento, tipo de documento, número del documento, Conciliación Bancaria. Al cierre del periodo mensual, Control de Inversiones Financieras. Tipo de inversión, monto de la inversión, fecha de la inversión, fecha de vencimiento, número del documento de la inversión, cuenta bancaria de la inversión, Anulación de cheques, Reimpresión de cheques, Cierre de periodos, Reportes, Plan de cuentas, movimientos por cuentas, por rangos de fechas, por número de asientos de tesorería, saldo al comienzo y al final de un periodo, resumen de movimientos por cuentas auxiliares, inversiones financieras con sus fechas de vencimientos, conciliación bancaria, Capacidad de Consulta en línea de los saldos de las diferentes cuentas, estado de las inversiones financieras, Control de cheques emitidos y no entregados (cheques en custodia), y saldos en transito, Control de reintegros, Totalmente integrado a la Contabilidad Fiscal, Totalmente integrado desde Ordenes de Pagos, Control de Ingresos a Tesorería, Ingresos Ordinarios, Ingresos Extraordinarios y Ingresos Especiales.

Sistema de Compras, Ordenes de Servicio y Contratos de Servicios

Totalmente integrado al Sistema de Presupuesto de Gastos, para comprometer presupuestariamente una Orden de Compra. Unidades solicitantes definidas por el Administrador del Sistema. Solicitudes o requisiciones. Número de la requisición, fecha, grado de urgencia, unidad solicitante y estado de la Requisición (sin Orden de Compra, con Orden de Compra, con Orden de Pago, etc.). Facilidad para asignar una requisición a diferentes ordenes de compra. Proveedores: Código del proveedor, fecha de inscripción ante el organismo y ante la OCEI. Nombre del proveedor, dirección, teléfono, fax, representante, línea de servicios o productos, tipo de proveedor (regional, nacional e internacional), situación del proveedor (con Ordenes de Compra, sin Ordenes de Compra, acumulados por cantidad de Ordenes de Compra y monto por Ordenes de Compra. Ordenes de Compra: Fecha, monto de la Orden, proveedor asignado, requisiciones asignadas, forma de pago, tiempo de entrega, tipo de moneda, lugar de entrega, estado actual de la Orden (procesada, comprometida en presupuesto, con orden de pago, con recepción parcial, con recepción total. Renglones de la Orden: Numero del renglón, línea de texto. Validación del código presupuestario para permitir generar la impresión de la orden. Anulación de ordenes. Las que no están comprometidas presupuestariamente. Enlace al Sistema de Presupuesto, para comprometer presupuestariamente la Orden y generar la orden de Pago correspondiente. Emisión de Informes. Requisiciones: pendientes, servidas parcialmente y totalmente; datos de los proveedores, emisión automática de Ordenes de Compra, relación de Ordenes de Compra y estado de las Ordenes de Compra. Solicitud de Pago de Ordenes de Compra. Proceso integrado con el Sistema de Presupuesto de Gastos para la generación de la Orden de Pago correspondiente. Control de recepción de materiales y/o equipos. Control de estado de las requisiciones y/o ordenes de Compra: Requisiciones con Ordenes de Compra, Requisiciones sin Ordenes de Compra, Ordenes de Compra sin material entregado, Ordenes de Compra con material recibido, Ordenes de Compra sin su Orden de Pago, Ordenes de Compra con su Orden de Pago. Contratos de Servicios: Números de Identificación del Contrato de Servicios, Contratista o Proveedor asignado, Fecha del Contrato, Frecuencia del Pago, Fecha de Inicio, y fecha de vencimiento, Código presupuestario asignado, monto del contrato, para el caso de contratos que requieren proyectos de compromiso, este documento se genera para permitir su posterior compromiso.

Contabilidad Fiscal

Maestro de Cuentas: Código de la Cuenta totalmente definible por el usuario, Descripción de la Cuenta, Tipo de Cuenta, Mayor, Auxiliar, Nivel de ubicación de la Cuenta, Especificación si sale o no sale en el Balance, Facilidad para manejar el Plan de Cuentas establecido para el sector Gobierno, Movimientos por Comprobantes: Número del Comprobante, Fecha de trascripción del Comprobante, Número del Asiento, Fecha del Asiento, Tipo de Asiento, Monto del Asiento, Descripción del Asiento; Procesos para verificación y análisis de asientos generados automáticamente desde otros Sistemas: Tesorería, Ordenación de Pagos y Presupuesto; Procesos para actualizar y validar él cuadre de Comprobantes; Reportes del Sistema; Maestro de Cuentas, Movimientos por Comprobantes, Balance de Comprobación, Libro de Diario, Balance General, Estado de Resultados, Modelo para actualización de Comprobantes, Movimientos por Cuentas, Procesos para cuadre y validación Comprobantes, Control de cierres de periodos, Generación automática de Comprobantes al cierre de cada periodo, para generar el saldo de las Cuentas de Resultado, Definición dinámica de la estructura de presentación del Balance General, Consulta en línea de los movimientos por Cuentas, Integración desde movimientos de Tesorería, Integración desde movimientos de ejecución Presupuestaria, Integración desde el Sistema a desarrollar de Cuentas por Cobrar, Por concepto de recaudación.

Bienes Nacionales o Activos Fijos

Tablas referenciales de ubicación Geográfica de los Bienes a nivel de Estados, Municipios y Parroquias, Tablas referenciales de ubicación Administrativa de los Bienes, a nivel de Programas, Actividades y Unidades, Tabla referencial de tipos de Bienes, Grupos y Subgrupos, Tabla referencial de tipos de Incorporaciones y Desincorporaciones de Bienes, Actualización al Maestro de Inventario de Bienes, Número o Código del Bien, Ubicación Administrativa y Geográfica del Bien, Grupo y Subgrupo del Bien, Tipo de Incorporación, Fecha del Ingreso, Descripción del Bien, Unidad de medida, Precio Unitario, Cantidad, Traslados de Bienes, Modelo, Marca y Serial del Bien, Proceso para traslados Administrativos de Bienes, Proceso para Incorporación y Desincorporacion de Bienes, Procesos para reparación de Bienes, Relación de Bienes, relación de Bienes desincorporados, Relación de tablas referenciales, Generación de calculo de depreciación, Facilidad para incorporar el uso de código de barra, a fin de facilitar el inventario físico y cumplimiento de la publicación que regula las operaciones de Bienes.

Contrato de Obras

Totalmente integrado con el Sistema de Presupuesto de Gastos, para comprometer presupuestariamente el monto del contrato. Control de Contrato de Obras y Servicios: Numero del Contrato, fecha de inicio de la Obra, fecha del Contrato, descripción de la Obra, plazo de ejecución, contratista asignado, monto original, monto comprometido, monto ejecutado, monto reformulado, monto acumulado por valuaciones, monto de anticipo, ubicación de la Obra, fianzas de fiel cumplimiento de anticipo, etc. Formulación de Obras. Integrado con el Sistema de Presupuesto, para generar el Presupuesto de Gastos de Obras. Distribución de Obras por ubicaciones geográficas y sectores de actividad. Contratistas por líneas de servicios. Concreto, Movimiento de tierra, Asfalto, etc. Indicadores financieros de los contratistas. Para realizar análisis de la capacidad financiera para la ejecución de obras. Accionistas de contratistas. Junta Directiva de Contratistas. Partidas de Obras. Originales, aumentos de Obras, aumento de precio, Obras extras y por escapatoria. Control de valuaciones. Fecha de la valuación, porcentaje de ejecución de la Obra en la valuación, posibles paralizaciones, lapso de ejecución de la evaluación, monto según contrato, monto por aumento de Obras, monto por Obras extras, monto total, amortización al anticipo, descuentos de la valuación por anticipos, impuesto por garantías y acumulados según numero de valuaciones ejecutadas. Control de fechas de recepción provisional, recepción definitiva de cierre de contrato, de paralizaciones, de reinicio de Obra. Control de solicitudes de pago de valuaciones. Generación de informes. Contratistas, accionistas de contratistas, contratos, estados de contratos (sin valuaciones, con valuaciones, con detalle de los acumulados de valuaciones, con recepción provisional, con recepción definitiva, en paralizaciones, etc. Procesos para solicitudes de pagos de anticipos y valuaciones. Presupuesto de variaciones. Valuaciones: Originales, Aumentos, Obras Extras, Reconsideraciones de Precios, por Formulas Poli nómicas y de anticipos. Estados de un contrato. Cierre del Contrato.

Registro de Contribuyentes

Actividades comerciales, para el cálculo de Impuestos de patentes de Industria y Comercio.

Código de actividad, nombre de la actividad y tasa por mil que se debe aplicar. Juegos y/o diversiones. Código del juego, nombre del juego y monto que se debe aplicar. Solicitudes y modificaciones de patentes. Por deterioro, por extravió, por cambio de dirección, por nuevas actividades de explotación, por cambio de capital, etc. Tipos de firmas comerciales.

Solicitud de Patentes. Regulación de patentes. Negación de patentes. Apelación de solicitudes de patentes negadas. Aprobación de patentes. Declaración anual de ingresos brutos. Calculo de impuesto de patente. Registro de Publicidad. Apuestas licitas. Vehículos.

Permisos varios. Multas y sanciones. Generación de informes impresos: Patentes declarantes, Patentes no declarantes, Patentes por actividades comerciales, Patentes renovadas, Estado de solicitud de Patentes, Notificación de declaración de ingresos Brutos, Contribuyentes morosos, Pagos por vehículos, Pagos por eventos públicos, Pagos por multas y sanciones.

Registro y Control de Cobranzas

Rutas de cobradores. Rutas de cobradores asignados por Parroquias, Unidades de Desarrollo y Urbanizaciones o Barrios. Comisiones por rangos de montos de facturación Generación de facturación o recibos de cobranzas de: Patentes, Inmuebles, Publicidad, Multas, Ajustes y reparos, Impresión de recibos. Recaudación por cobradores. Devolución de facturas no cobradas. Devolución de Cheques. Notas de debito y crédito. Generación de informes impresos: Ingresos por rutas, recibos devueltos, recibos facturados, cambios de rutas, ingreso en efectivo, ingresos en cheques, comisiones por cobradores, contribuyentes morosos. Recaudación por morosidad.

Sistema de Catastro

Codificación de Ordenanzas, para registro, control y aplicación de impuesto inmobiliario.

Tipos de tendencia de inmuebles: publico y privado. Codificación catastral: Parroquia, unidad de desarrollo, Urbanización o Barrio, Manzana, Lote y Tipo de Ubicación. Tipo de Construcción. Usos de Construcción: Residencial, Comercial y Industrial. Planta de Valores o Terrenos. Planta de valores de Construcciones. Registro de datos de Terrenos. Registro de datos de Construcciones. Avaluó: Terrenos, Casas y Apartamentos. Generación de informes impresos. Formas de Avaluó. Avaluó por unidades de desarrollo. Tipos de tendencia. Urbanizaciones o Barrios. Tipos de Construcción. Tipos de Uso. Planta de Valores. Categorías de Uso. Incrementos por uso comercial.

Sistema de Cobranzas por Taquillas

Cobro de Patentes. Aprobación de cartas Patentes. Impuestos de Patentes. Multas a Patentes. Ajustes Fiscales. Finiquitos. Cobros de Espectáculos Públicos. Cobro de Bingos y Rifas. Cobro de Galleras. Cobros de Publicidad. Cobros de Vehículos. Cobro de Catastro. Cobros de Convenios de Pago y Cobros de Multas a Contribuyentes.

Módulo de Adiestramiento de Personal

Requerimiento de adiestramiento por las Unidades Administrativas, Planificación de cursos de Adiestramiento, Empresas Proveedoras de Adiestramiento, Inicio de Cursos, Finalización de Cursos, Evaluación de cursos, Histórico de cursos y capacidad por cada funcionario, Efectividad de cumplimiento de planes de adiestramiento, Distribución de cursos por: Unidades Administrativas, Tipos de Cursos, Nivel de ocupación de los cargos de funcionarios, Empresas proveedoras de cursos, Indicadores de la Gestión de Adiestramiento.

Presupuestos de Gastos

Codificación de Actividades Programáticas del Organismo (Programas, Subprogramas, Proyectos y actividades, Tablas referenciales, clasificador de partidas, (Partidas, Genérica, especifica, subespecìfica), Codificación de Partidas controladas y Partidas no Controladas, Formulación del Presupuesto, monto asignado por ley, monto causado, comprometido, pagado, modificado, apartado y disponible, Capacidad para integrarse con el Sistema de Personal, para tomar la relación de cargos ocupados, con sus correspondientes sueldos básicos y generar los montos de la partida de gastos de personal en forma automática, Emisión del anteproyecto de Ley y la Ley definitiva, Objetivos y descripción de sectores, programas y actividades, Metas de Programas y actividades, Equipos y sus costos para el año de formulación, Obras y partidas de obras para el año de formulación, Contratos colectivos y sus cláusulas contractuales, Partidas de transferencias, Gastos corrientes y gastos de capital.

Autor:

Ing. Carlos Daniel García

Venezuela.

San Cristóbal

02/07/2005