El ingeniero industrial en un sistema de almacén (página 3)

Normalmente los artículos se meten en estos nichos un tanto particulares, en forma de túneles o de pasillos, por simple gravedad, sobre rampas con rodillos, pero pueden utilizarse también dispositivos mecánicos más complejos. Cuando este movimiento está asegurado por las propias máquinas de manipulación se habla de almacenamiento por acumulación. (horquillas con doble extensión, o similares, transtockeur de zorro o de hurón).

La justificación de estos equipos debemos encontrarla, comparando el número de referencias que hay que almacenar y el número de artículos correspondientes, y adoptaremos esta solución en almacenes dónde los artículos de una misma referencia son muy numerosos y las tasas de rotación son altas.

Es muy importante tener en cuenta, que este método de almacenamiento nos permite evitar los cruces de flujos, ya que las entradas tienen lugar en un pasillo y las salidas en otro, por otra parte nos obliga a respetar un método FIFO estricto y almacenar una única referencia por pasillo.

A la hora de diseñar un sistema de almacenamiento de este tipo, será muy importante analizar cada uno de los artículos y la tasa de rotación que tiene cada uno de ellos, para evitar problemas de tasa de ocupación.

SUPERFICIE TOTAL DE ALMACEN NÚMERO DE PALLETS

Medidas de seguridad.

Los riesgos que deberemos tener en cuenta son básicamente de dos tipos

• Almacenamiento de productos explosivos o inflamables.

• Almacenamiento de productos peligrosos o tóxicos.

La autorización para almacenar tales productos depende de la Administración, una vez conseguidos los permisos, las medidas particulares que deben tomarse se reflejaran en el manual de seguridad de la empresa.

PRODUCTOS EXPLOSIVOS

Una primera acción consiste en compartimentar nuestro almacén dividiéndolo en células estancas inferiores a 4.000 m2 mediante paredes cortafuegos.

Las siguientes acciones a tomar estarán relacionadas con la detección y extinción del fuego:

• Instalación de un red de detectores, (iónicos u ópticos ) de los muchos tipos que se encuentran en el mercado, que nos asegurarán que a la menor presencia de humo, salten las alarmas correspondientes pudiendo actuar desde le primer momento que se produce el fuego.

• Instalación de una red de BIES : (Boca de Incendio Equipada) que es una manera eficaz de combatir el fuego, siempre que haya recursos humanos disponibles

• Instalación de un red de sprinkler : Red de extinción automática, consistente en un reserva de agua bajo presión mantenida, conectada a una red de distribución en la que se instalan aspersores. Estos se hayan obturados por botellas de vidrio que explotan a una temperatura previamente determinada, liberando así el agua a presión.

Hay que señalar que las medidas contra incendios pueden suponer de un 15 a 20% de la inversión total de almacén : vías, edificio, muebles de almacenamiento, parque de auto elevadores e informática de gestión.

Las instrucciones técnicas para la instalación de la red de sprinkler , exigen que estos estén instalados bajo techo cada 4,5 metros.

PRODUCTOS PELIGROSOS

Para cada producto de los denominados peligrosos, pero todos en común precisa medidas para la recolección y retención de los productos en caso de degradación de los contenedores. Se trata de canales, cubas y fosas. Estas no son medidas exclusivas contra incendios. Existen estantes para pallets, dedicados a productos fitosanitarios, construidos en hormigón con el fin de minimizar los riesgos de estructuras metálicas. El almacenamiento de productos explosivos puede obligar a tener instalaciones eléctricas adaptadas: seguridad intrínseca, protección reforzada, materiales antideflagradores …etc.

Los equipos móviles.

Dada la gran cantidad de equipos móviles que existen actualmente en el mercado, vamos a remitirnos a aquellos más importantes o que más habitualmente se utilizan.

Los transtockeurs.

Los transtockeurs son aparatos de transporte destinados a los traslados horizontales de las cargas sobre pallets o en contenedores aptos.

El transtockeur es una máquina concebida para obtener una gran productividad en los pasillos muy estrechos. Está construido a partir de un travesaño que rueda sobre un único rail horizontal, en el suelo, con ayuda de 2 rodillos ( uno de los cuales es motor).

Fijado al travesaño, un mástil vertical tiene en la cabeza, otros dos rodillos que circulan por un rail de conducción horizontal, paralelo al anterior e instalado en la parte alta del almacén. A lo largo del mástil pueden desplazarse las horquillas, que son telescópicas y pueden despegarse por un lado y por el otro para almacenar o desalojar cajas. Los transtockeurs están provistos de cierto número de medidas de seguridad:

• Dispositivo de seguridad en los extremos de los pasillos, que ordena reducir la velocidad y detenerse.

• Dispositivo de seguridad de casilla llena, que impide almacenar carga si el emplazamiento no está libre.

• Control de no desbordamiento de las cargas.

• Control de la velocidad de las bajadas.

• Dispositivo paracaídas en caso de rotura del cable de movimiento vertical.

Esta familia de aparatos comprende varias categorías de materiales.

TRANSTOCKEURS MANUALES

Este primer modelo dispone de un timón que permite accionar una pequeña bomba hidráulica que ordena el levantamiento de la carga y la conducción de la máquina. Este tipo de material permite el transporte de pallets de hasta 3 toneladas según los modelos. No permite franquear las rampas con carga.

Los transtockeur con el conductor a bordo no sobrepasan una altura de carga de 15 metros, y las velocidades máximas de traslación son del orden de 10 Km. / hora, las velocidades de toma de materiales de 60 metros por minuto y las velocidades de desplazamiento de las horquillas unos 25 metros por minuto.

El ancho de pasillo recomendado para este tipo de transporte es de 1 metro a 1,2 metros.

TRANSTOCKEURS ELECTRICOS O AUTOMATICOS.

Éstos están provistos de un motor eléctrico de translación que varia de 1 a 2 kilovatios. Pueden soportar una carga útil del orden de 1 a 3 toneladas y pueden desplazarse a velocidades entre 3 y 11 Km. / hora, las alturas alcanzadas pueden llegar a los 45 metros.

Algunos modelos son capaces de franquear rampas del 15 % sin carga y del 10% con carga, para ello cuenta con un dispositivo de compensación, que evita la inclinación del pallet.

Las horquillas de los transtockeurs permiten desplazamientos laterales de unos 50 milímetros, lo que permite un posicionamiento muy preciso de los pallets en espacios reducidos.

El ancho de pasillos recomendados es de 1,2 a 1,5 metros.

Los transtockeurs pueden disponer de:

• Conductor – acompañante, en este caso la velocidad de desplazamiento está limitada reglamentariamente a 6 Km. / hora.

• Conductor a bordo: se conduce igual que en el caso anterior con un timón o volante, según los modelos el conductor puede estar de pie en una pequeña plataforma, o sentado.

LOS CICLOS

Los transtockeurs cumplen, según los periodos de explotación, los siguientes cuatro ciclos:

• Almacenamiento.

• Entrega.

• Ciclo combinado (Almacenamiento – Entrega)

• Permutaciones de carga.

Un ciclo simple de almacenamiento comprende las siguientes operaciones elementales:

Posicionamiento en el punto de origen

Desplazamiento hacia la dirección de almacenamiento, aceleración, frenado y posicionamiento precioso

Descarga, salida, descenso y retorno.

Los otros ciclos conllevan los mismos movimientos elementales en secuencias diferentes. Una organización que privilegie los ciclos combinados a menudo puede mejorar la productividad en un factor l,5.

Las apiladoras con brazos de carga.

Las apiladoras tienen una tipología similar a la de un transtockeur eléctrico que estuviera equipado con un mástil; tienen brazos de carga bajo las horquillas que se elevan a lo largo del mástil. La capacidad de estas máquinas va de 1 a 2 toneladas, y la altura de la carga puede rebasar los 6 metros. Algunos modelos están equipados con horquillas telescópicas cuya longitud hace posible colocar la carga en nichos de profundidad doble. Los brazos de carga evitan o disminuyen el mal asentamiento de las cargas.

Los motores de translación tienen una potencia del orden del kilovatio y los motores de bomba una potencia aproximada de cuatro kilovatios, con lo que se pueden alcanzar velocidades de traslación de hasta 8 Km. / hora, velocidades de 0,2 metros por segundo con carga y el doble (0,4) sin carga.

Carretillas elevadoras con horquillas frontales.

Es el tipo de carretilla más corriente y que se encuentra en todos los locales.

Si se utilizan en el exterior están provistas de 4 ruedas y un motor térmico, para poder rodar por firmes irregulares, y cuentan con una autonomía excelente.

Si se utilizan para el interior, suelen tener 3 ruedas y motor eléctrico. Las baterías situadas detrás sirven de contrapeso. Frecuentemente la rueda de atrás es la rueda motriz, esto confiere una excelente maniobrabilidad, sin embargo desaconseja el utilizarla en rampas.

Este tipo de carretillas permiten trabajar hasta alturas de unos 6 metros, si las carretillas van a trabajar en pasillos estos deben tener un ancho de 3 a 3,5 metros.

Las velocidades de traslación con carga varían entre 10 Y 15 Km. / hora, las velocidades de levantamiento son de 20 cm a 60 cm por segundo (dependiendo de la carga).

Estas carretillas a menudo están equipadas con horquillas para la manipulación de pallets, pero se les puede poner otros equipos, como pinzas para la fijación, cajas o bobinas de chapa o de papel.

Las carretillas con mástil retráctil.

La carretilla con mástil retráctil, es un término medio entre la carretilla con horquillas frontales y la apiladora con brazo de carga, posee las ventajas de ambas. En una carretilla de este tipo, el conjunto de horquillas y mástil puede desplazarse adelante y atrás dentro de los brazos de carga.

La toma de una pallet se efectúa avanzando el mástil y las horquillas por delante de las ruedas delanteras, a continuación el pallet es levantado por encima de los brazos de carga y llevado hacia atrás por la retirada del mástil.

La colocación del pallet en el estante, se realiza con la maniobra inversa, sin desplazamiento de la carretilla en sí misma.

Este tipo de carretillas no necesitan pasillos superiores a 2,5 -3 metros de anchura pudiendo trabajar hasta alturas de 10 metros, existen modelos de conducción frontal o lateral.

Los rendimientos y velocidades son comparables a las carretillas con horquillas frontales.

Carretillas con horquillas tridireccionales.

Se habla también de horquillas en C, de horquillas pivotantes o de horquillas multidireccionales. Estas horquillas están montadas sobre un eje vertical alrededor del cual pueden pivotar. Este eje puede desplazarse transversalmente.

Estas horquillas pueden cargar un pallet en el suelo, darle la vuelta y depositarlo a derecha o izquierda sin que el carro se mueva. Pueden pues almacenar y retirar cargas a ambos lados del pasillo.

El ancho de pasillo en estos casos debe calcularse para que pueda caber la diagonal de un pallet, sin un automatismo de este tipo una rotación en el pasillo es muy delicada, y por lo tanto mucho más larga.

Este tipo de carretilla permite alcanzar niveles de descarga de hasta 12 metros para una capacidad del orden de una tonelada y precisa un ancho de pasillo de 1,6 a 1,8 metros. Los motores de traslación tienen una potencia que varía de 4 a 10 kilovatios para velocidades entre 8 y 10 Km. / hora, y velocidades de elevación de 25 a 40 cm / segundo.

Organización general y disposición del almacén.

Una vez que las diferentes necesidades funcionales han sido determinadas y que todos los flujos han sido cuantificados, comenzará el trabajo de proyecto, y concretamente se definirá una organización general (conveniencia de un stock de masa, utilidad de un sistema informàtico avanzado), y a continuación se calculará la superficie para cada una de las funciones que hay que satisfacer teniendo en cuenta los equipos que se tiene previsto utilizar.

Zona de retención entre producción y almacén.

Si nuestro almacén está destinado a almacenar productos que se han fabricado en el mismo local, cabe reflexionar sobre las desincronizaciónes de los flujos de llegada y los flujos de colocación en el almacén. Los pallets o contenedores que se entreguen no se almacenarán inmediatamente; será preciso guardarlos momentáneamente en una zona de retención. El volumen de este stock retenido puede ser muy importante si la producción tiene lugar durante bandas horarias diferentes o producciones más largas de 2 o 3 turnos sobre un único turno de almacén.

Para definir la superficie de esta zona de retención de stock se calcula una superficie igual a una vez y media la superficie neta de los pallets propiamente dichos, de este modo se tiene en cuenta el espacio necesario para el paso de las máquinas .

Muelles o dársenas de llegada.

La definición de superficies que hay que reservar en los muelles, afecta al interior y al exterior del edificio.

La parte exterior abarca las vías de acceso, llegada y salida, las zonas de maniobra y las del muelle como tal. La importancia de esta superficie condiciona, en muchos de los casos la ubicación general del edificio en la parcela.

El diseño de muelles debería incluir desde un principio, el estudio del tráfico de los envíos, generalmente se adoptarán los siguientes valores :

• Ancho de vía de circulación para semirremolque : 5 metros.

• Radio de curva de giro : 30 metros.

• Espacio libre delante del muelle para las maniobras : 35 metros.

La disposición del muelle más clásica y más económica es aquella en que los camiones aparcan perpendicularmente al muelle. En terrenos pequeños, se puede ganar espacio aparcando en batería.

Si varios camiones o remolques deben estar en el muelle simultáneamente, el eje mínimo que debe respetarse para dos posiciones consecutivas es de 3 metros.

El muelle debe hallarse a la misma altura que la plataforma de los camiones y de los remolques, es decir, aproximadamente 1,20 metros, para ganar en tiempos de descarga con las carretillas o trasnstockeurs ( 10 a 25 % del tiempo).

Los muelles se equiparán con rampas de carga ajustables que permitirán completar la nivelación del muelle y de los vehículos y dejar paso a las carretillas, la inclinación de no debe ser superior al 4 o 5%

Cualquiera que se la actividad principal del almacén se aconseja, prever una longitud del muelle que permita alojar entregas efectuadas por camionetas o furgonetas. La altura de este muelle debe ser del orden de 50 centímetros.

El stock de masa.

El stock de masa se conoce también como zona de reserva. Dividir el stock total en dos partes (uno de picking y uno de masa) no siempre es una decisión fácil.

El stock de masa presenta dos grandes inconvenientes

• Crea movimientos suplementarios, ya que es necesario trasladar los artículos desde el stock de masa al stock de consumo.

• Se precisan de equipos estáticos y dinámicos particulares y los correspondientes pasillos.

Estas deficiencias, pueden verse superadas por las ganancias que provoca la zona de picking a efectos de productividad, ya que permite reducir los tiempos de picking al especializar los equipos.

La justificación económica de un stock de masa se hace comparando los costos completos de traslado de los artículos (zona de reserva a zona de preparación), con la disminución de los costos de cargas. Al hablar de costos completos comprenden :

• Costos de inversión : Superficies suplementarias, equipos de almacenamiento, equipos de seguridad…

• Costos de explotación : de los propios equipos y mano de obra directa empleada en ellos.

Al margen de los propios costos económicos, el stock de masa, nos permite reducir o mejorar los plazos de entrega a clientes.

Las zonas de carga.

Se llaman también zonas de picking o stock de consumo, existen numerosos esquemas para organizar la carga en la zona de pedidos. O bien el preparador se desplaza hasta la dirección donde los artículos se hayan almacenados, o bien los artículos pueden presentarse automáticamente delante del operador. Una vez cargados, el preparador trasladará los artículos hasta la zona de embalaje o de salida.

En función de criterios, puede asignarse un pedido a un único preparador o al contrario encargarlo a varios.

El preparador se desplaza hasta los pedidos.

Puede desplazarse por sus propios medios, o bien a bordo de una máquina apropiada, los criterios que nos lleven a una u otra solución responderán a la extensión del almacén y las características de pedidos y artículos.

Este tipo de organización es apto, para pedidos que afectan a pocos artículos de tamaño y peso limitados, almacenados en muebles del tamaño adecuado.

La altura aconsejada para la carga no debe exceder de 1,60 metros, el ancho de pasillo vendrá determinado, tanto por las máquinas que utilicemos, como por prever la posibilidad de que trabajen dos personas en el mismo pasillo (ancho de 2 metros)

Los artículos se desplazan hasta el preparador.

En este tipo de organización es conveniente almacenamientos muy densos. En este caso, serán los pallets, los contenedores o los cajones, los que se desplacen automáticamente. Se presentan delante del preparador, que está en un puesto fijo, y una vez que las cargas se han efectuado, regresan a su posición de almacenamiento, para dejar lugar a nuevos artículos.

Entre los equipos estándar donde el conjunto de los artículos, se desplazan simultáneamente, se encuentran :

• Los armarios rotativos para los objetos pequeños.

• Los carruseles de ejes verticales para elementos del mismo tipo, o un poco más voluminosos.

Los equipos en los que sólo los artículos afectados se desplazan, son principalmente:

• Mini transtockeur, para todo lo que puede almacenarse en cajones o en cubas de 50 a 250 decímetros cúbicos (o litros).

• Los trasnstockeurs automáticos para todo lo que esté almacenado en pallets o contenedores de un bulto equivalente.

Adoptar este tipo de modelo implica, que el tiempo de presentación de los artículos ante el preparador, debe ser compatible con la actividad normal de éste, asimismo, es importante que las actividades del operador y del equipo estén desincronizadas.

Las zonas de espera de salida.

Existen tres razones para terminar la preparación de los envíos antes de que llegue el vehículo que los llevará, de ahí la necesidad de disponer de zonas de almacenamiento relativamente importantes. Los imprevistos que pueden surgir durante la preparación, obligan a contar con un margen de seguridad; a continuación están los imprevistos que pueden sufrir los transportistas y que pueden hacer que lleguen tarde, y por último la necesidad de perfeccionar la actividad de los preparadores.

Las superficies de zonas de espera, corresponderá a las superficies de las plataformas de los vehículos. Se marcarán pintando un límite blanco con el fin de facilitar la labor de los carretilleros y ayudar a respetar la organización. Reducir el ancho de los pasillo de carga de los transtockeur repercutirá directamente en los tiempos de carga, estos pasillos deben de tener un ancho de 3 metros.

Disposición final de almacén.

La disposición final de nuestro almacén una vez analizados todos los factores que intervienen, flujos, sistemas estáticos y dinámicos podría ser la siguiente:

El diseño de los procesos que conforman el Sistema de Almacenes se define para alcanzar elevados niveles de eficiencia en los servicios que este proceso brinda al sistema logístico en general.

La formulación de un diseño permite desarrollar un procedimiento de operación que se estructure sobre la base de un estricto cumplimiento de todas las normas de control establecidas y a su vez, que estos se cumplan sistemáticamente en el marco de garantizar la eficiencia que se exige en la ejecución de cada proceso. El análisis, mejoramiento y control de la gestión de procesos hace énfasis en el desarrollo de la misión, razón de ser de cada servicio.

El almacén ha dejado de ser un espacio donde las mercancías reposan, para convertirse en un eslabón clave en la cadena de suministro. Por consiguiente, su diseño y gestión están influenciados por los procesos y agentes de las supply chain (cadenas de abastecimientos).

En primer lugar, la realización de los pronósticos de venta fiables supone el punto de partida de todo el proceso, y resulta clave para llevar a cabo un dimensionamiento racional del stock, el cual formará parte del inventario a depositar en el almacén.

El sistema de almacenaje tiene como objetivo garantizar el suministro continuo y oportuno de los materiales y medios de producción requeridos para asegurar los servicios de forma ininterrumpida y rítmica. Las normas de inventario constituyen un instrumento de dirección fundamental para definir el volumen de recursos materiales que deben existir en un lugar determinado, para garantizar su buen desempeño.

El incumplimiento de las normas de control interno lleva aparejado mal desempeño de la organización y repercuten directamente en el mal manejo de los recursos y materiales inmovilizados en el almacén.

Las fases seguidas para la investigación fueron:

-Determinación de los aspectos que inciden en el proceso de almacenaje.

-Elaboración del diseño.

-Establecer los riesgos a que puede estar sometido el proceso.

-Establecer los indicadores que permitirán controlar el proceso.

En logística, es importante medir el nivel de servicio que se brinda al cliente, y el proceso de almacenes no está exento de tal medición, por el contrario es un aspecto primordial para evaluar cómo el sistema de almacenes brinda sus servicios a los clientes que atiende. Algunos medidores importantes son :

-Duración del ciclo pedido – entrega.

-Varianza de la duración del ciclo pedido entrega.

-Disponibilidad del producto.

–Información del pedido a lo largo de toda la cadena logística.

-Flexibilidad ante situaciones inusuales.

-Tiempo de entrega.

-Trato y relaciones con los clientes.

-Servicio de posventa.

-Tiempo de atención a las reclamaciones.

-Servicio de garantía.

-Respuestas de emergencia.

Cada empresa debe seleccionar cuáles son los medidores del nivel de servicio que se utilizarán de acuerdo a las demandas de servicio de los clientes, establecer metas de servicio en cada uno, controlar el comportamiento real de los mismos e instrumentar acciones para eliminar las desviaciones detectadas o pronosticadas.

Un aspecto fundamental a tener en cuenta en el proceso de almacenaje es la gestión de los inventarios relacionado con la decisión sobre el tamaño de los lotes de los pedidos de compra o lanzamiento a producción (Q), lo cual debe hacerse considerando no solo el valor óptimo sino un conjunto de otros factores tales como: tamaño del pedido del cliente, capacidad de los contenedores, equipos, transporte y embalajes; combinación de surtidos de un mismo proveedor, ritmo de producción, capacidad del almacén y los estantes, disponibilidad financiera y material, urgencias de entrega, características y riesgos del producto, otros factores.

Otra decisión importante es la determinación de donde se van a ubicar los inventarios los cuales pueden ser descentralizados o centralizados en la cadena logística. Los inventarios descentralizados por lo general tienden a aumentar los inventarios del sistema, pero disminuye el tiempo de suministro al proceso que lo necesita y los inventarios centralizados disminuyen los inventarios pero aumenta el tiempo de suministro a los procesos consumidores ya que la distancia a que se encuentran los clientes se alarga.

Para determinar en cada caso cuál es la mejor variante se necesita considerar un conjunto de factores tales como: valor del producto, importancia para el consumidor, valor de las pérdidas por no disponer del producto, frecuencia del consumo, posición geográfica relativa de los competidores, accesibilidad a las instalaciones, flexibilidad, y otros. Para evaluar esta decisión debe utilizarse la ecuación de costos de procesos.

Otras decisiones con relación a los inventarios son: qué productos tener en inventario, dónde almacenar el inventario (centralizado o descentralizado) y la magnitud de la reserva de seguridad y la administración de la misma. La reserva se determina considerando tanto los posibles retrasos en el reaprovisionamiento como la variación de la demanda durante dicho reaprovisionamiento.

Para ello se utiliza el coeficiente Ks a partir de la tabla de distribución normal de acuerdo al nivel de servicio (nivel de confianza) que se desea proyectar, algunos autores recomiendan utilizar una reserva de seguridad (SS) igual al 50% del tamaño del lote Q.

Se puede definir el término inventario como la existencia de todo producto o artículo que se utiliza dentro de la organización. Un sistema de inventario es un conjunto de políticas y controles que supervisa los niveles que deben mantenerse, cuando hay que reabastecer el inventario y de que tamaño deben ser los pedidos.

El inventario por lo tanto se puede definir como la existencia que se encuentra dentro de todo el servicio de almacenamiento.

Mapa de proceso del sistema de almacenaje.

Un proceso es una secuencia de actividades que permite obtener un resultado final o intermedio que agrega valor al cliente. En la ejecución de un proceso se realizan tantas actividades materiales, informativas y financieras.

Otro concepto, pudiera ser una secuencia de pasos, tareas o actividades que transforman los inputs en un output. Un proceso de trabajo incorpora valor a los inputs transformándolos o utilizándolos para producir algo nuevo". (5)

Misión

Almacenar los materiales y recursos garantizando el suministro oportuno de los productos requeridos para asegurar las actividades productivas y de servicios además de lograr la calidad en el servicio, para satisfacer las necesidades del cliente.

* Cross docking: Mercancía que no forma parte del inventario del almacén, sino que entra y vuelve a salir del almacén inmediatamente que se preparan los despachos de los clientes.

Figura No 1 Mapa del proceso de almacenaje

En cada uno de estos procesos se deben establecer la relación de actividades fundamentales que se realizan, determinando la información de entrada y de salida necesaria para implementar el control interno.

El control interno comprende el plan de organización, así como los métodos debidamente clasificados y coordinados, además de las medidas adoptadas en una entidad para proteger sus recursos, propender a la exactitud y confiabilidad de la información contable, apoyar y medir la eficiencia de las operaciones y el cumplimiento de los planes, así como estimular la observancia de las normas, procedimientos y regulaciones establecidas.

La implantación de las medidas de control interno y la realización sistemática de los controles conllevan a erradicar las deficiencias en el sistema de almacenaje, que redundarán en un incremento de la eficiencia económica y en la calidad.

Gestión de riesgos en el proceso de almacenes

Es importante conocer cuáles son los riesgos fundamentales a que puede estar expuesto el proceso de almacenaje sino se cumplen con las medidas de control interno para la actividad que se realiza (4), en la siguiente tabla hay un ejemplo, en el cual, el no cumplimiento de los controles establecidos puede conllevar a afectaciones en el proceso con los consiguientes riesgos al mismo.

Tabla n° 1 Riesgos que pueden estar presentes en el proceso de almacenaje.

Establecimiento de los indicadores de control

Mediante la ejecución de los indicadores definidos, se pueden visualizar y tener un control de los porcientos de cumplimiento tales como:

-Porciento de pedidos entregados en tiempo.

-Porciento de errores en facturación.

-Porciento de solicitudes rechazadas.

-Porciento de incumplimiento de las normas por defecto.

-Porciento de incumplimiento de las normas por exceso.

-Porciento de pedidos entregados completo.

-Porciento de mermas.

-Porciento de pérdidas.

-Rotación del inventario.

Estos indicadores son válidos para medir el nivel de servicio que los almacenes brindan a los diferentes clientes con los cuales se mantienen relaciones comerciales.

El nivel de deficiencias del servicio se puede determinar por la siguiente formula:

Nivel de deficiencias del servicio (NDS)= errores en facturación* solicitudes rechazadas* normas por defecto* normas por exceso* mermas* pérdidas

También se determinó el nivel del servicio en cuanto a los pedidos que influye directamente en la satisfacción del cliente.

Nivel de servicio por pedidos (NSP) = pedidos entregados en tiempo* pedidos entregados completos

Todos estos indicadores deberán controlarse de una forma sistemática para el mejor desempeño del sistema de almacenaje en el sistema logístico por lo que se deberán establecer tableros de control con estos medidores.

¿Por qué existe entonces los almacenes?

Existen por dos motivos:

1. Cuando existe un desequilibrio en los ritmos de aprovisionamiento y de la producción, y,2. En la distribución.

En cuanto se refiere a éste último punto:

a) Cuando hay un desequilibrio en los ritmos de la producción y del consumo.b) Cuando existe un desequilibrio en el tiempo del período de consumo y el de la producción.c) Cuando las zonas de consumo se encuentran alejadas de las de producción.

Tipos de Almacén:

TerminadosIndustrialesMateria PrimaProductos Semielaborados Piezas SeparadasPiezas de RecambioHerramientas y UtilajeAprovisionamiento en GeneralProductos

Almacenes De DistribuciónDepósitos

• Almacenes Industriales: Comprende el conjunto de almacenes de una industria para almacenar las materias primas y los productos terminados. Dentro de estos almacenes industriales tenemos:

• Almacén de Materia Prima: Almacena las materias primas que intervienen directamente en la composición de los productos terminados. 

• Almacén de Productos Semielaborados: Dedicado al almacenamiento de los materiales que han sufrido algunas transformaciones en el proceso productivo. 

• Almacén de Piezas de recambio: Para almacenar piezas destinadas al servicio de posventa, con el objeto de efectuar reparaciones. 

• Almacén de Productos Terminados: Destinados al almacenamiento de productos para ser suministrados o entregados a los clientes. 

• Almacén de Herramientas y Utilaje: Controla todos los aspectos relativos al instrumental de producción, como herramientas, plantillas, matrices, etc.; en nuestro caso corresponde a almacén de mantenimiento. 

• Almacén de Aprovisionamiento en General: Para almacenamiento de insumos que intervienen indirectamente en la fabricación, tal es el caso de combustibles, aceites, lubricantes, material de embalaje. 

• Almacén de Distribución:

• Destinados a almacenar y vender artículos, productos, colocados a disposición del consumidor.

• Depósitos:

• Lugar concebido y equipado para las mercaderías colocadas en depósitos por trato entre el depositante y el depositario, esto normalmente corresponde al concepto de Almacenera.  No hay que confundir con aquel que normalmente se utiliza para guardar los bienes que ya no se utilizan, es decir, los obsoletos, se guarda sin criterio sin orden; esto es el concepto de depósito.

Servicio Al ClienteCuando se evalúa para mejorar el servicio al cliente hay que preguntarse "dónde se realiza siempre el servicio al cliente, físicamente dónde ocurren las operaciones".

Normalmente dicho servicio se encuentra en los almacenes o en los centros de distribución. Es allí donde la orden al cliente es atendida y donde se escoge o elige el material correcto, donde se embala y donde se despacha hacia la dirección correcta y con un método oportuno. La figura 1 muestra como el almacén puede impactar en el servicio al cliente, los factores que a menudo indican la responsabilidad cuando se presentan una deficiencia y algunas sugerencias para medir o evaluar el nivel de servicio al cliente. El servicio al cliente es el verdadero valor de los almacenes.

Muchos creerán que para ello se requieren numerosos almacenes bien abastecidos de mercaderías con inventarios muy costosos, pero por el lado contrario la tendencia más clara es disponer de grandes y avanzados almacenes centralizados que reducen los inventarios existentes y donde en la actualidad se está mejorando el servicio al cliente, pero lo más importante a que se está reduciendo el costo total de distribución.El Reto del Almacenaje

Muchos no tienen conocimiento sobre la realidad del almacenamiento y de su importancia en relación con los costos de los productos y al servicio al cliente interno o externo.

Aquí mencionaremos algunas conclusiones al respecto.

• El almacenaje es una labor unida a una mano de obra intensiva en la industria, existiendo una gran oportunidad para mejorar la productividad de los almacenes y la calidad correspondiente por medio de un activo seguimiento y con programas de entrenamiento y educación para los trabajadores de estas dependencias. 

• Las construcciones nuevas son costosas; por lo cual cada almacén debe de observar los métodos de almacenar y manipular que están empleando para mejorar la utilización del espacio y darles más eficiencia. 

• La presión para computarizar el almacén es grande y es también una clave importante para mejorar el tiempo de respuestas de los pedidos, pero el nivel de entendimiento de la necesidad, los beneficios y los requerimientos es bajo. La administración debe tener cuidado en adoptar la computarización y hacerlo después de que los objetivos y expectativas de las computadoras estén claramente definidas y sobre todo entendidas. 

• Los almacenes están continuamente presionados por la competencia. Las presiones para perfeccionar el Justo a Tiempo en los inventarios está aumentando pero al mismo tiempo la variedad de los productos se incrementa; algunos almacenes aumentan sus inventarios pero otros los reducen. El común denominador es que todos están experimentando cambios.

Planeamiento del Almacenaje

El éxito del servicio al cliente sólo puede ser logrado poniendo en acción un plan que se base en una visión clara y consistente de hasta dónde pueda llegar el almacenaje.

Dos fundamentales tipos de planeamiento deben ocurrir en los almacenes:

1. Planeamiento de Contingencias2. Planeamiento Estratégico.

El primero, es un plan de acción de protección ante un futuro cambio predecible en requerimientos dentro de un tiempo no previsto. Esto es necesario para:

• Reducir Equipos 

• Problemas de Mano de Obra 

• Aumento de Actividades 

• Discontinuidad en el Abastecimiento de material

• Emergencias

Un buen planeamiento de contingencias debe reducir significativamente la necesidad por crisis administrativa.  El segundo es un plan de acción preparado para un cambio futuro predecible en requerimientos y en un tiempo también predecible. Esta necesidad es por:

• Deficiencias en el equipo

• Deficiencias en la mano de obra 

• Deficiencias de equipamiento 

• Declinación del crecimiento 

• Cambios en la línea de productos

• Reducción de Inventarios

• Problemas en el control de materiales

Un buen plan estratégico asegura que el capital esté presupuestado para los requerimientos de almacén anticipándose a las necesidades.

En conclusión y como recomendación

-El mapa de procesos es una herramienta que permite controlar mejor los procesos.

-El diseño de procesos especificando sus responsables y participantes garantiza una mejor organización en el control del sistema.

-Las acciones de control de cada proceso contribuyen a disminuir la ocurrencia de riesgos que afecten el sistema.

-Medir el nivel de servicio de los procesos con la utilización de un tablero de control es una herramienta de trabajo para la toma de decisiones.

Recomendaciones.

-Utilizar los mapas de proceso para el mejor control del sistema de almacenaje

–Capacitación del personal relacionado con estas actividades.

-Utilizar los indicadores propuestos para medir el desempeño del sistema de almacenaje.

El Almacenaje es un área crítico para el servicio al cliente. Desafortunadamente muchos no entienden esto ni el rol del almacenaje, por lo que se requiere un enfoque más activo, donde el servicio al cliente sea medido, evaluado y manejado dentro del almacén.

El cliente siempre espera el producto correcto por lo tanto el almacén constituye una herramienta importante para satisfacción del cliente.

Plataforma Teórica

1.- Administración en las Organizaciones

Fremont E. Kast & James E. R.

Editorial Limusa, 2404

2.- Administración y Control de los Materiales

En una Empresa Manufacturera.

José Manuel Castorena Machuca

Editorial CECSA, 1987

3.- Enfoque de Sistemas

Gerez A. – Grijalva

Editorial Limusa, 2004

4.- Teoría General de Sistemas Aplicados

John P. Van Gigch

Editorial Trillas, 2005

5.- La Tecnología Educativa como apoyo en el Proceso de la Enseñanza y el Aprendizaje.

José Manuel Castorena Machuca.

Editorial ITSLP, 2006

6.- Bajo todos los cielos estrellados, reinarán siempre la Ética y los Valores.

José Manuel Castorena Machuca.

Editorial ITSLP, 2006.

7.- Apuntes de ingeniería de sistemas, jmcastorena, 2014, ITSLP.

8.- Imágenes tomadas de google.com, 2014. Insertadas solo para ilustrar algunos párrafos, si no son del agrado del lector, sírvase sustituirlas por las que más le acomoden de acuerdo a su referencia cultural y biológica para construir su propio conocimiento.

9.-

10.- Producción, Conceptos, Análisis Y Control, 2008, Hopeman

11.- Niebel Benjamín, 2008, Ingeniería Industrial: Métodos, Estándares y Diseños del Trabajo,

12.- Krajewski J. Lee y Ritzman P. Larry, 2010, Administración de Operaciones. Estrategia y Análisis,

13.- referencias teóricas en la web

http://www.euskalit.net/pdf/folleto2.pdf

http://www.lajapyme.com/las5s/

http://es.wikipedia.org/wiki/5S#Etapas

http://www.monografias.com/trabajos58/metodo-cinco-s/metodo-cinco-s2

http://www.todoexpertos.com/categorias/ciencias-e-ingenieria/ingenieria-industrial/respuestas/793843/5-s-s

http://ingenieriametodos.blogspot.com/2008/04/las-cinco-s-5-s-los-cinco-pasos-del.html

http://www.elprisma.com/apuntes/ingenieria_industrial/5slascincos/

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Autor:

Dr. José Manuel Castorena Machuca

ITSLP, Depto. De Ing. Industrial