Caracterización del control interno en el área de almacen en las empresas comerciales del Perú (página 2)

Informe COSO(1997), Si tuviésemos que caracterizar el entorno económico en el que se mueve la empresa en la actualidad, lo podríamos hacer con una sola palabra: dinamismo. La nueva situación a la que deben enfrentarse las empresas las obliga a desarrollar mecanismos de adaptación y buscar nuevas maneras de operación que les permitan sobrevivir, Los problemas y las soluciones de una empresa tienden a cambiar en la medida en que se incrementa el número de cifras de ventas y la complejidad de las operaciones, Hasta ese momento el control interno se limitaba al ámbito financiero- contable, de manera de proporcionar seguridad razonable en las operaciones, la implantación de un sistema de control interno ha adquirido especial importancia y ha ido ampliando sus ámbitos de aplicación debido a que, a medida que la empresa crece, los propietarios se alejan del control rutinario de las operaciones frecuentes, la estructura organizativa de la empresa se caracterizaba porque propiedad y dirección coincidían en la misma persona. Sin embargo, en tiempos más recientes, la internacionalización y el crecimiento de muchas empresas ha provocado una dispersión de la propiedad y la separación entre propiedad y dirección, Estos hechos generaron como consecuencia una mayor complejidad en las operaciones por lo que se requirió adaptar el proceso administrativo para hacerles frente. Esto significa que se debieron adaptar las 4 etapas de este proceso, a saber: planificación, organización, dirección y control. Se comenzó a requerir personal altamente capacitado para implementar y mantener las normas de control interno también en el ámbito de la gestión para asegurar el cumplimiento de los objetivos de la organización. Esto se logra implementando mecanismos que permitan detectar los desvíos para luego poder aplicar acciones correctivas, el componente actividades de control gerencial comprende políticas y procedimientos establecidos para asegurar que se están llevando a cabo las acciones necesarias en la administración de los riesgos que pueden afectar los objetivos de la entidad, contribuyendo a asegurar el cumplimiento de estos. El titular o funcionario designado debe establecer una política de control que se traduzca en un conjunto de procedimientos documentados que permitan ejercer las actividades de control. Los procedimientos son el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento sistémico de las tareas requeridas para cumplir con las actividades y procesos de la entidad. Los procedimientos establecen los métodos para realizar las tareas y la asignación de responsabilidad y autoridad en la ejecución de las actividades. Las actividades de control gerencial tienen como propósito posibilitar una adecuada respuesta a los riesgos de acuerdo con los planes establecidos para evitar, reducir, compartir y aceptar los riesgos identificados que puedan afectar el logro de los objetivos de la entidad. Con este propósito, las actividades de control deben enfocarse hacia la administración de aquellos riesgos que puedan causar perjuicios a la entidad. Las actividades de control gerencial se dan en todos los procesos, operaciones, niveles y funciones de la entidad. Incluyen un rango de actividades de control de detección y prevención tan diversas como: procedimientos de aprobación y autorización, verificaciones, controles sobre el acceso a recursos y archivos, conciliaciones, revisión del desempeño de operaciones, segregación de responsabilidades, revisión de procesos y supervisión. Para ser eficaces, las actividades de control gerencial deben ser adecuadas, funcionar consistentemente de acuerdo con un plan y contar con un análisis de costo– beneficio. Asimismo, deben ser razonables, entendibles y estar relacionadas directamente con los objetivos de la entidad. Este componente comprende: Procedimientos de autorización y aprobación; Segregación de funciones; Evaluación costo-beneficio; Controles sobre el acceso a los recursos o archivos; Verificaciones y conciliaciones; Evaluación de desempeño; Rendición de cuentas; Revisión de procesos, actividades y tareas; Controles para las Tecnologías de la Información y Comunicaciones TEORIA DEL INFORME COSO Gamboa(1990), Es denominado así, porque se trata de un trabajo que encomendó el Instituto Americano de Contadores Públicos, la Asociación Americana de Contabilidad, el Instituto de Auditores Internos que agrupa a alrededor de cincuenta mil miembros y opera en aproximadamente cincuenta países, el Instituto de Administración y Contabilidad, y el Instituto de Ejecutivos Financieros. Ha sido hecho para uso de los consejos de administración de las empresas privadas en España y en los países de habla hispana. Ahí se resume muy bien lo que es control interno, los alcances, etc.

TEORIA DE GESTION DE CALIDAD EN ALMACENES Definición. Martínez(1990),La gestión de almacenes se define como el proceso de la función logística que trata la recepción, almacenamiento y movimiento dentro de un mismo almacén hasta el punto de consumo de cualquier material – materias primas, semielaborados, terminados, así como el tratamiento e información de los datos generados. La gestión de almacenes tiene como objetivo optimizar un área logística funcional que actúa en dos etapas de flujo como lo son el abastecimiento y la distribución física, constituyendo por ende la gestión de una de las actividades más importantes para el funcionamiento de una organización.

El objetivo general de una gestión de almacenes consiste en garantizar el suministro continuo y oportuno de los materiales y medios de producción requeridos para asegurar los servicios de forma ininterrumpida y rítmica.

Según Aldave&Meniz (2005), coincidente con la Contraloría General de la República, explican que Control Interno es el sistema integrado por la estructura organizacional y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de lainformación y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. El ejercicio del Control Interno debe consultar los principios de igualdad, eficiencia, economía, celeridad, moralidad, publicidad y valoración de costos ambientales. En consecuencia, deberá concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad del mando. El Control Interno se expresará a través de las políticas aprobadas por los niveles de dirección y administración de las respectivas entidades y se cumplirá en toda la escala de la estructura administrativa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información y de programas de selección, inducción y capacitación de personal. Toda entidad bajo la responsabilidad de sus directivos, debe por lo menos implementar los siguientes aspectos que deben orientar la aplicación del Control interno:Establecimiento de objetivos y metas tanto generales como específicas, así como la formulación de planes operativos que sean necesarios;Definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de los procesos;Adopción de un sistema de organización adecuado para ejecutar los planes;Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad;Adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos;Dirección y administración del personal conforme a un sistema de méritos y sanciones;Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones de Control Interno;Establecimiento de mecanismos que faciliten el control ciudadano a la gestión de las entidades;Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la gestión y el control;Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión;Establecimiento de programas de inducción, capacitación y actualización de directivos y demás personal de la entidad;Simplificación y actualización de normas y procedimientos.

Según la Comisión de Normas de Control Interno de la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) (2004), Afirma el control interno puede ser definido como el plan de organización, y el conjunto de planes, métodos, procedimientos y otras medidas de una institución, tendientes a ofrecer una garantía razonable de que se cumplan los siguientes objetivos principales: Promover operaciones metódicas, económicas, eficientes y eficaces, así como productos y servicios de la calidad esperada; Preservar al patrimonio de pérdidas por despilfarro, abuso, mala gestión, errores, fraudes o irregularidades; Respetar las leyes y reglamentaciones, como también las directivas y estimular al mismo tiempo la adhesión de los integrantes de la organización a las políticas y objetivos de la misma; Obtener datos financieros y de gestión completos y confiables y presentados a través de informes oportunos. Para la alta dirección es primordial lograr los mejores resultados con economía de esfuerzos y recursos, es decir al menor costo posible. Para ello debe controlarse que sus decisiones se cumplan adecuadamente, en el sentido que las acciones ejecutadas se correspondan con aquéllas, dentro de un esquema básico que permita la iniciativa y contemple las circunstancias vigentes en cada momento. Por consiguiente, siguiendo los lineamientos de INTOSAI, incumbe a la autoridad superior la responsabilidad en cuanto al establecimiento de una estructura de control interno idónea y eficiente, así como su revisión y actualización periódica.

TEORÍA ADMINISTRATIVA DEL CONTROL La planeación y el control están relacionados a tal grado que el administrador en muchas ocasiones difícilmente puede delimitar si está planeando o controlando. el control es una etapa primordial de la administración, ya que así la empresa tenga un buen plan de estructura organizacional el ejecutivo no podrá verificar la situación real de la compañía si no existe un mecanismo que informe si los hechos van de acuerdo a los objetivos, El

TEORÍAS DEL SISTEMA CONTROL INTERNO Chiavenato (1997), Es importante precisar que este concepto simplemente conduce a la actitud restrictiva de los líderes del control en las empresas y se podría considerar como un método obsoleto debido a que actualmente se implementa el autocontrol y la autogestión que se trasmite de la gerencia a los colaboradores, inculcando sentido de pertenecía para con la empresa. Dentro de los significados que tiene el control Chiavenato también menciona el control como función administrativa en el proceso de la planeación, organización y dirección, en esta ocasión se describe que el control pasa por varias fases, las cuales inician con el establecimiento de estándares o criterios que representen el desempeño deseado enfocando lo que deberá hacerse y cuál es el desempeño que se aceptara como normal o deseable. Esta es primera muestra de una concepción enfocada a lo que es el control actualmente y es uno de los primeros pasos para proyectarse a los procesos y procedimientos en las organizaciones. La segunda fase es la observación del desempeño, para controlar el desempeño se debe, por lo menos, conocer algo con respecto a él, esta observación permite adaptar el proceso a los estándares estipulados mediante la observación y la verificación. Otras de las fases es la comparación del desempeño con el estándar establecido, permitiendo verificar eventuales desviaciones o variaciones con el fin de tomar decisiones correctivas. Se podría decir que en esta ocasión se concreta uno de los elementos importantes del control interno, pero es clave aclarar que no se trata de tomar solo acciones correctivas si no de prevenir desviaciones o variación que puedan perjudicar la empresa. Por último dentro de las fases de control encontramos la acción correctiva que es utilizada para normalizar cualquier desviación o variación con el objetivo que se ajusten al estándar previsto. Como indique anteriormente las acciones correctivas se toman cuando la falla es inmediata, pero lo ideal es prever estas situaciones. Chiavenato también menciona la cobertura de control, indicando que puede hacerse a nivel global, departamental y operacional dentro de los planes estratégicos, técnicos y operacionales.

TEORIA DEL CONTROL INTERNO Definición: MONLLAU (1997), Afirma que el control interno como: un conjunto de procesos, funciones, actividades, subsistemas, y gente que son agrupados o conscientemente segregados para asegurar el logro efectivo de los objetivos y metas. El control interno es diseñado e implementado por la administración para tratar los riesgos de negocio y de fraude identificados que amenazan el logro de los objetivos establecidos, tales como la confiabilidad de la información financiera del control Contable. Los controles contables comprenden el plan de organización y todos los métodos .y procedimientos relacionados principal y directamente a la salvaguardia de los activos de la empresa y a la confiabilidad de los registros financieros y procedimientos relacionados principal y directamente a la salvaguardia de los activos de la empresa y a la confiabilidad de los registros financieros.

Según Rotter (1997),un individuo percibe y tiene la convicción de que el resultado de sus acciones esta bien y bajo su control o fuerza de su control.

Según McClelland&Atkinson(1957-19975), encontraron que las personas con elevadas motivaciones de logro tendría a crecer en su propia capacidad para controlar el resultado de su esfuerzo,los empresarios tienen una puntuación de control interno más alta que promedios d ela población, según todas las investigaciones al respecto, los hallazgos perecen muy lógicos, ya que las personas que creen que los resultados de sus acciones no dependen de sus decisiones y de sus esfuerzos difícilmente se decidirán por crear y elegir una empresa.

Según Furlan (2008), Afirma que e l control es la gestión administrativa que permite conocer si se han cumplido y se están cumpliendo los programas propuestos, los principios establecidos, las instrucciones y las órdenes impartidas, así como también el sistema de controles debe ser diseñado en forma tal, que permita detectar oportunamente las eventuales desviaciones que se hubiera acordado con antelación.

Este control abarca a todas las actividades y tareas que se ejecutan en la empresa, al empleo debido al personal, la utilización correcta de todos los recursos, la salvaguarda del patrimonio, la seguridad del personal y de los bienes, asi como también la supervisión en las distintas áreas de la empresa.

Geller (1991),Deduce que el control interno es la forma de administrar previniendo fraudes en el negocio. Es mucho más que las funciones que realiza el gerente general, porque se relaciona con todos los aspectos que tienen que ver con las operaciones del negocio. Fomenta la eficiencia operacional y adopta reglas para proteger los intereses del establecimiento.

Dávalos (2007) , Expresa que el control de una Empresa como base de un control interno, es aquella función o actividad que constantemente compara los resultados reales obtenidos, con los previstos deduciendo inmediatamente los suficientes datos para modificar las decisiones de los mandos y las acciones en sus procesos administrativos.

Furlan. (2008), expresa que el control interno es considerado como uno de los procesos de mayor importancia de la función administrativa, debido a que permite verificar el rendimiento de la empresa mediante la comparación con los estándares establecidos.

Cepeda. (1997), Afirma el sistema de control interno es un mecanismo de apoyo gerencial orientado hacia la meta o fin, este provee una garantía razonable del logro de los objetivos y la metas organizacionales, la cual podrá alertar oportunamente y reportar sobre el bajo rendimiento de una gestión.

Jordan (1995) , Expresa que elControl de Gestión ayuda a la decisión y sus útiles de dirección van a permitir a los directores alcanzar los objetivos; es una función descentralizada y coordinada para la planificación de objetivos, acompañada de un plan de acción y la verificación de que los objetivos han sido alcanzados Contraloría General de la Republica (2011), El sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y Legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

Dimas (2006), Expresa que los empleados involucrados en el proceso de control interno, protegen la información de los inventarios con fin del que el sistema de control interno sea efectivo, con el objeto de vigilar y controlar los activos", a lo cual se recomiendan, acentuar más la interrelación entre los diversos empleados que adquieran el manejo del sistema de control interno en los inventarios, ya que de ello va depender la efectividad del sistema de control interno propuesto.

Besle. & Brigham. (2008), plantea que el control interno como "aquel que hace referencia al conjunto de procedimientos de verificación automática que se producen por la coincidencia de los datos reportados por diversos departamentos o centros operativos", El renglón de inventarios es generalmente el de mayor significación dentro del activo corriente, no solo en su cuantía, sino porque de su manejo proceden las utilidades de la empresa, la implantación de un adecuado sistema de control interno son las siguientes ventajas: Mantener el mínimo de capital invertido, Reduce altos costos financieros ocasionados por mantener cantidades excesivas de inventarios, Reduce el riesgo de fraudes, Evita que dejen de realizarse ventas por falta de mercadería, Evita o reduce perdidas resultantes de baja de precios, Reduce el costo de la toma del inventario físico anual.

Koontz(1994) establece que el control es la medición y la corrección del desempeño con el fin de asegurar que se cumplan los objetivos de la empresa y los planes diseñados para alcanzarlos.

Holmes(1999) asegura que el control interno está comprendido por el plan de la organización y todos los métodos y medidas coordinadas adoptando dentro de una empresa para salvaguardar sus bienes, comprobar la exactitud y veracidad d elos datos contables, promover la eficiencia operante y estimular la adhesión a los métodos prescritos por la gerencia.

Whittington(2000), expresa que el control interno es el proceso efectuado por la junta directiva de la organización, la gerencia y además personal, diseñado para proporcionar seguridad razonable relacionada con el logro de los objetivos.

Nasarimhan, leavery y billington(1996) expresan que un inventario consiste en las existencias de los productos físicos que se conservan en un lugar y momento determinado, artículos que se encuentran disponibles para la venta.

Normas Legales (2006). LeyDe Control Interno de las Entidades Del Estado. Sistema de control Interno. La presente Ley tiene por objeto establecer las normas para regular la elaboración, aprobación, implantación, funcionamiento, perfeccionamiento y evaluación del control interno en las entidades del Estado, con el propósito de cautelar y fortalecer los sistemas administrativos y operativos con acciones y actividades de control previo, simultáneo y posterior, contra los actos y prácticas indebidas o de corrupción, propendiendo al debido y transparente logro de los fines, objetivos y metas institucionales. Cuando en ella se mencione al control interno, se entiende éste como el control interno gubernamental a que se refiere el artículo 7º de la Ley Nº 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República Las normas contenidas en la presente Ley y aquellas que emita la Contraloría General de la República son de cumplimiento obligatorio por todas las entidades a que se refiere el artículo 3º de la Ley Nº 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República.

Son aplicadas por los órganos y personal de la administración institucional, así como por el órgano de control institucional, conforme a su correspondiente ámbito de competencia.

DEL AMBITO DE APLICACIÓN Artículo 3º.- Sistema de control interno Se denomina sistema de control interno al conjunto de acciones, actividades, planes, políticas, normas, registros, organización, procedimientos y métodos, incluyendo la actitud de las autoridades y el personal, organizados e instituidos en cada entidad del Estado, para la consecución de los objetivos indicados en el artículo 4º de la presente Ley.

Constituyen sus componentes:

• El ambiente de control; entendido como el entorno organizacional favorable al ejercicio de prácticas, valores, conductas y reglas apropiadas para el funcionamiento del control interno y una gestión escrupulosa;

• La evaluación de riesgos; en cuya virtud deben identificarse, analizarse y administrarse los factores o eventos que puedan afectar adversamente el cumplimiento de los fines, metas, objetivos, actividades y operaciones institucionales;

• Actividades de control gerencial; son las políticas y procedimientos de control que imparte la dirección, gerencia y los niveles ejecutivos competentes, en relación con las funciones asignadas al personal, a fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos de la entidad;

• Las actividades de prevención y monitoreo; referidas a las acciones que deben ser adoptadas en el desempeño de las funciones asignadas, a fin de cuidar y asegurar respectivamente, su idoneidad y calidad para la consecución de los objetivos del control interno.

Marco Conceptual

Root (1999) Empresa: Es una organización, institución o industria dedicada a actividades o persecución de fines económicos o comerciales, para satisfacer las necesidades de bienes o servicios de los demandantes, a la par de asegurar la continuidad de la estructura productivo- comercial así como sus necesarias inversiones.

Según la unión europea se considerará empresa toda entidad, independientemente de su forma jurídica, que ejerza una actividad económica. En particular, se considerarán empresas las entidades que ejerzan una actividad artesanal u otras actividades a título individual o familiar, las sociedades de personas, y las asociaciones que ejerzan una actividad económica de forma regular.

Jiménez (1995) Caja: Cuadre del importe según comprobantes de venta, contra efectivo recaudado, y realización y firma del modelo correspondiente, Entrega de efectivo y documentos al jefe de turno o administrador.

Estupiñan (2006). El control interno Es de importancia para la estructura administrativa contable de una empresa. Esto asegura la confiabilidad de sus estados contables frente a los fraudes y eficiencia operativa.

"El control interno es el sistema que comprende el plan de la organización, todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos y verificar la confiabilidad de los datos, proceso ejecutado por parte de la junta directiva o consejo de administración de una entidad, por su grupo directivo (gerencia) y por el resto del personal para conseguir estos objetivos: Efectividad y eficiencia de las operaciones, Suficiencia y confiabilidad de la información financiera, Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables, es necesario para preservar el negocio: En la vida cotidiana protegemos nuestras pertenencias con diversas acciones, por ejemplo, cerrando la puerta de la casa con seguro. Así, las empresas también incorporan en sus procesos un conjunto de medidas preventivas llamado control interno, Estas disposiciones permiten reducir los riesgos del negocio previamente identificados. Por ejemplo, si existe el riesgo no contar con la cantidad suficiente de mercancía para atender la demanda debo implementar un control de stock mínimo y máximo" también El control interno es necesario para preservar el negocio. Los empresarios están entiendo que para hacer negocios debo ser socialmente responsable, pero también necesito un adecuado sistema de control que me permita salvaguardar los activos y mejorar la eficiencia en las operaciones , así mismo el control interno también depende de las leyes que debe cumplir la empresa, Por ejemplo, si implemento un sistema de seguridad para mis almacenes pero es más caro que el beneficio que brinda, debo diseñar una actividad paralela para la administración de estos almacenas mientras no pueda identificar otra herramienta que no sea tan cara.

Coca(2007) , El control de una Empresa como base de un control interno, es aquella función o actividad que constantemente compara los resultados reales obtenidos, con los previstos deduciendo inmediatamente los suficientes datos para modificar las decisiones de los mandos y las acciones en sus procesos administrativos, Desde algún tiempo el control interno se ha hecho imprescindible para llevar a cabo una gestión eficaz de las empresas, y como consecuencia se ha tornado en un instrumento óptimo para la auditoría. La profundización en el control interno como herramienta de la gestión ha sido posible gracias a los logros conseguidos por los administrativos profesionales, los especialistas en información y comunicación, Tambiénincluye el plan de organización y todos los métodos y medidas de coordinación adoptada dentro de una empresa para salvaguardar sus activos, verificar la corrección y confiabilidad de sus datos contables.

Mantilla (2007), Sistema de Control Interno, El sistema de control interno es el conjunto de todos los elementos en donde lo principal son las personas, los sistemas de información, la supervisión y los procedimientos. Este es de vital importancia, ya que promueve la eficiencia, asegura la efectividad, previene que se violen las normas y los principios contables de general aceptación. Los directivos de las organizaciones deben crear un ambiente de control, un conjunto de procedimientos de control directo y las limitaciones del control interno. La implementación de un sistema de control interno comprende todas las políticas y procedimientos adoptados por la administración de una entidad, para ayudar a lograr el objetivo de la administración de asegurar, tanto como sea factible, la conducción ordenada y eficiente de su negocio, incluyendo adhesión a las políticas de administración, la salvaguarda de activos, la prevención y detección de fraude y error, la precisión e integridad los registros contables, el cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables y la oportuna preparación de información financiera contable, el Sistema de Control de Fármacos, utilizará una Base de Datos que facilita el control de los medicamentos en la farmacia, permitiendo al personal médico, una mejor prescripción, una dosificación adecuada y una óptima selección del tratamiento a seguir para cada paciente.

Control Eficaz: Cuando no entorpece las funciones administrativas, cuando se toman en cuenta las sugerencias y recomendaciones de los órganos responsables del mismo, cuando se aplican las medidas correctivas necesarias para optimizar la gestión empresarial, en una empresa el control eficaz garantiza que las actividades se llevarán a cabo en formas cuya meta sea llegar al logro de las metas de la organización.

Hernandes (2010) Eficacia: Los sistemas de control interno funcionan a distintos niveles de eficacia. De la misma forma, un sistema determinado puede funcionar de forma diferente en momentos distintos, Cuando un sistema de control interno alcanza el estándar descrito a continuación, puede considerarse un sistema "eficaz".

El control interno puede considerarse eficaz si: Se están logrando los objetivos operacionales de la entidad, Disponen de información adecuada hasta el punto de lograr los objetivos operacionales de la entidad, Si se preparan de forma fiable la información financiera, económica y patrimonial de la entidad, Si se cumplen las leyes y normas aplicables.

Mientras que el control interno es un proceso, su eficacia es un estado o condición del proceso en un momento dado.

La determinación de si un sistema de control interno es "eficaz" o no constituye una toma de postura subjetiva que resulta del análisis de si están presentes y funcionario eficazmente los cinco componentes (entorno de control, evaluación de los riesgos, actividades de control, información y comunicación y supervisión). Su funcionamiento eficaz proporciona un grado de seguridad razonable de que una o más de las categorías de objetivos establecidos (eficiencia y eficacia de las operaciones, fiabilidad de la información financiera y cumplimiento de las leyes y normas aplicables) va a cumplirse. Por consiguiente, estos componentes también son criterios para determinar si el control interno es eficaz.

Marisol( 1993) La Gestión: Es el conjunto Planificación – Organización – Control; Planificación equivale a la formulación de objetivos y las líneas de acción para alcanzarlos, se centra en seleccionar los objetivos de la organización que tienen repercusión en la producción, elaborarlos en términos productivos y completarlos con objetivos derivados, establecer las políticas, programas y procedimientos para el alcance; Organización es la estructuración de tareas, distribución de responsabilidades y autoridad, dirección de personas y coordinación de esfuerzos en vías de la consecución de los objetivos, establecimiento de las estructuras formales de división del trabajo dentro del subsistema, determinar, enumerar y definir las actividades requeridas, la responsabilidad de realizarlo; Control garantiza que los resultados y rendimientos obtenidos se encuentren dentro del intervalo marcado y en dependencia de esto tomar las medidas correctoras, su información se toma directamente de las operaciones, La Gestión es dirigir las acciones que constituyan la puesta en marcha concreta de la política general de la empresa, es tomar decisiones orientadas a alcanzar los objetivos marcados , por otra parte la Gestión de la Producción es un conjunto de responsabilidades y de tareas que deben ser satisfechas para que las operaciones propiamente tales de la producción sean realizadas respetando las condiciones de calidad, de plazo y de coste que se desprenden de los objetivos y de las estrategias de la empresa.

Gestión de Farmacia: El sistema permite la gestión de compras, almacén, distribución de medicación a planta y dispensación en forma de unidosis. El sistema es multicuentas, es decir, permite gestionar separadamente, si así se desea, el almacén o almacenes de Farmacia del resto de cuentas de los distintos servicios. De esta forma podemos tener distribuidos varios almacenes de Farmacia por el hospital, pudiendo realizar pedidos internos entre ellos, teniendo controlado el stock del hospital en todo momento, Orden / pedido de materiales, reactivo y medicamentos (interfaz con los módulos de compras, suministros y medicamentos).El sistema gestiona los consumos tanto entre almacenes (internos) como pedidos de compras (externos), los consumos (gastos generados por almacén o servicio), los albaranes correspondientes, las devoluciones entre almacenes, los pedidos entre almacenes secundarios, las devoluciones externas y en definitiva cualquier relación entre almacenes dentro del sistema y con elementos externos al mismo.Cada pedido y albarán se compone de sus respectivas líneas, con lo que es posible atender a cada una de ellas independientemente. Cada línea de albarán afecta a la línea de pedido correspondiente, pudiendo ésta quedar atendida total o parcialmente, o pendiente de servir, etc. De esta manera, es posible mantener en todo momento una relación de existencias por almacén, consumos por almacén, etc.

Fernández (1996), Atención Farmacéutica: Los Servicios Farmacéuticos han de rebasar el marco de la unidad de Farmacia propiamente dicha y de las actividades de Almacenamiento, Dispensación y Elaboración de Medicamentos para integrarse al resto del equipo de salud en la atención directa de los pacientes y la comunidad de forma activa ocupando espacios tradicionalmente huérfanos y especializándose en nuevas actividades que amplían el horizonte de la actividad farmacéutica como son: la Farmacia Clínica, los Servicios de Información de Medicamentos, la Fármacovigilancia, la Fármacoepidemiología entre otras, este nuevo enfoque, mucho más asistencial queda conceptualizado en la práctica como Atención Farmacéutica.

La garantía de la calidad de los productos y servicios que se brindan en las farmacias constituye una premisa para alcanzar la excelencia y la satisfacción de la población. Los enfoques modernos indican la necesidad de establecer métodos y procedimientos que permitan monitorear la calidad de una forma continua y la intervención oportuna y efectiva ante la presencia de deficiencias tanto objetivas como subjetivas. La calidad se define como: Totalidad de características de un producto, proceso u organización que influyen en su capacidad para satisfacer necesidades declaradas e implícitas de una persona o grupo de ellas. En el caso de las Farmacias la calidad tiene que ser enfocada de manera integral contemplando tres elementos esenciales: Calidad del producto: llámese medicamentos, efectos médicos, u otros materiales, Calidad del entorno: la higiene, la organización y estética de los espacios físicos donde se brinda un producto o un servicio influyen notablemente en la percepción de la calidad de los mismos por parte de quienes lo reciben, Calidad de la Atención: es determinante en la percepción de la calidad. El grado de preparación, la profesionalidad, ética de los que prestan el servicio son elementos esenciales en este aspecto.

Acebedo (2014), El Inventario: conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero antes de venderlos, en un periodo económico determinados. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes, comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito.

Ortiz (2014), Control del Inventario

La implementación del control interno genera el control interno del inventario de medicamentos:El sistema informático que lleva el inventario en tiempo real no es implementado correctamente. Esta situación puede tener como consecuencia deficiencias en la compra de artículos del inventario, así como la facturación adecuada de este, Se realiza conteo físico del inventario de medicamentos no controlados de manera inconsistente, Se mantiene un control estricto y en cumplimiento total con la reglamentación vigente del inventario de medicamentos controlados, contrario al resto de los medicamentos dispensados en la farmacia, El enfoque sobre la productividad del inventario se dirige a las cantidades producidas, en vez de dirigirse a los aspectos cualitativos de la composición del inventario.

Delgado (2014),Sistema Integrado de Gestión: Se conoce como farmacia al establecimiento en el cual se venden diferentes tipos de productos relacionados con la salud, especialmente medicamentos. Una farmacia es uno de los tipos de negocios más necesarios con los que debe contar un barrio ya que es ella el único espacio donde se pueden conseguir algunos tipos de medicamentos de gran importanciapara la cura de determinadas complicaciones médicas. Existen muchos tipos de farmacias comerciales. Si bien las más comunes son las comunitarias, existen también las farmacias de hospital, que como su nombre indica, se encuentran instaladas en hospitales y manejan medicamentos más complejos y especializados, que no son vendidos por las farmacias comunitarias ya sea por su alto costo o por la poca demanda que tienen.

Con el despegue de Internet, también se han hecho populares las farmacias en línea, que son parecidas a una farmacia comunitaria pero que le ofrecen al usuario ventajas como el anonimato o, en el caso de las personas que no pueden salir de casa, la posibilidad de recibir los medicamentos en la puerta del hogar,Objetivos de sistema de control interno y de gestión, El sistema de Control interno y de gestión tiene los siguientes objetivos generales, Aplicar las normas y demás disposiciones legales y técnicas que son aplicables a la institución, Examinar, verificar y evaluar la Gestión: Administrativa, Financiera y Operativa, Buscar eficiencia y eficacia en la administración de los recursos humanos, económicos y materiales de la Institución, Aplicar indicadores de gestión y de control, Comunicar e involucrar a todo el personal en los objetivos trazados por la institución en base a su Misión y Visión, Observar y evaluar a la institución desde cuatro perspectivas: Clientes, Presupuesto, Procesos internos, Aprendizaje y Crecimiento, Identificar las debilidades de los procesos analizados, y proponer acciones correctivas, Proveer a los Jefes de una herramienta de información oportuna, veraz y confiable para la toma de decisiones y obtener retroalimentación de las mismas.

Como se sabe, un sistema integrado de gestión es una plataforma que permite unificar los sistemas de gestión de una empresa que anteriormente se trabajan en forma independiente con el fin de costos y maximizar resultados, La preparación de un sistema integrado de gestión de la calidad, gestión ambiental y gestión de la seguridad y salud laboral exige adoptar una táctica determinada, ya que, a pesar de que las normas correspondientes a cada uno de los aspectos ofrecen ciertas similitudes, no señalan una común metodología para el desarrollo de un sistema integrado Supervisión(2014): La supervisión es una actividad técnica y especializada que tiene como fin fundamental utilizar racionalmente los factores que le hacen posible la realización de los procesos de trabajo: el hombre, la materia prima, los equipos, maquinarias, herramientas, dinero, entre otros elementos que en forma directa o indirecta intervienen en la consecución de bienes, servicios y productos destinados a la satisfacción de necesidades de un mercado de consumidores, cada día más exigente, y que mediante su gestión puede contribuir al éxito de la empresa, Hoy más que nunca, se requiere en las empresas hombres pensantes, capaces de producir con altos niveles de productividad en un ambiente altamente motivador hacia sus colaboradores, Supervisar efectivamente requiere: planificar, organizar, dirigir, ejecutar y retroalimentar constantemente. Exige constancia, dedicación, perseverancia, siendo necesario poseer 35 características especiales individuales persona que cumple esta misión, los objetivos es Mejorar la productividad de los empleados, Desarrollar un uso óptimo de los recursos, Obtener una adecuada rentabilidad de cada actividad realizada, Desarrollar constantemente a los empleados de manera integral, Monitorear las actitudes de los subordinados, Contribuir a mejorar las condiciones laborales.

El sistema de control interno debe ser objeto de supervisión para valorar la eficacia y calidad de su funcionamiento en el tiempo y permitir su retroalimentación. Para ello la supervisión, identificada también como seguimiento, comprende un conjunto de actividades de autocontrol incorporadas a los procesos y operaciones de la entidad, con fines de mejora y evaluación. Dichas actividades se llevan a cabo mediante la prevención y monitoreo, el seguimiento de resultados y los compromisos de mejoramiento. Siendo el control interno un sistema que promueve una actitud proactiva y de autocontrol de los niveles organizacionales con el fin de asegurar la apropiada ejecución de los procesos, procedimientos y operaciones; el componente supervisión o seguimiento permite establecer y evaluar si el sistema funciona de manera adecuada o es necesaria laintroducción de cambios. En tal sentido, el proceso de supervisión implica la vigilancia y evaluación, por los niveles adecuados, del diseño, funcionamiento y modo cómo se adoptan las medidas de control interno para su correspondiente actualización y perfeccionamiento. Las actividades de supervisión se realizan con respecto de todos los procesos y operaciones institucionales, posibilitando en su curso la identificación de oportunidades de mejora y la adopción de acciones preventivas o correctivas. Para ello se requiere de una cultura organizacional que propicie el autocontrol y la transparencia de la gestión, orientada a la cautela y la consecución de los objetivos del control interno. La supervisión se ejecuta continuamente y debe modificarse una vez que cambien las condiciones, formando parte del engranaje de las operaciones de la entidad. Este componente comprende: Prevención y monitoreo; Monitoreo oportuno del control interno; Reporte de deficiencias; Seguimiento e implantación de medidas correctivas; Autoevaluación; Evaluaciones independientes.

David (2011), Recursos de la Empresa, Son todos los activos, elementos, insumos, bienes tangibles e intangibles, que conjugados armónicamente contribuyen al funcionamiento adecuado de una empresa, los cuales son necesarios para que pueda lograr los objetivos propuestos. Recursos Humanos: servicios que las personas ofrecen a la empresa, relacionados con sus habilidades, conocimientos y capacidad para razonar, realizar actividades y tomar decisiones; de ellos depende el manejo y funcionamiento de los demás recursos, Recursos Físicos o materiales: bienes tangibles con que cuenta la empresa para poder ofrecer sus servicios, tales como: Instalaciones, edificios, oficinas, muebles y enseres, terrenos, instrumentos, herramientas, materia prima, productos terminados, entre otros. Carecen de complejidad y tecnología, Recursos Financieros: recursos monetarios propios y ajenos con los que cuenta la empresa, pueden ser: Dinero en efectivo, aportes de los socios (acciones), utilidades, prestamos de acreedores y proveedores, créditos bancarios o privados y emisiones de valores ( bonos ), Recursos Tecnológicos: tangibles e intangibles con mayor grado de complejidad que los recursos físicos y que requieren de tecnología para su uso o utilización, pueden ser: sistemas de producción, de ventas, de finanzas, administrativos, maquinaria, equipos, vehículos y software, Recursos de conocimiento e información: intangibles representados en el manejo y tenencia de la información y el saber como conocimiento, pueden ser: las investigaciones, los procesos, procedimientos, manuales, instructivos, capacitaciones, entre otros.

Componentes del Control Interno. Información y Comunicación: En las entidades, hay que identificar, recopilar y comunicar información pertinente en forma y plazo que permitan cumplir a cada directivo, funcionario y trabajador con sus responsabilidades. Los sistemas informáticos producen informes que contienen información operativa, financiera y datos sobre el cumplimiento de las normas que permite dirigir y controlar la empresa de forma adecuada.

Evaluación de Riesgos:Las entidades del estado así como todas las empresas se enfrentan a diversos riesgos externos e internos que tienen que ser evaluados. Una condición previa a la evaluación del riesgo es la identificación de los objetivos a los distintos niveles, vinculados entre si e internamente coherentes. La evaluación de los riesgos consiste en la identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos, y sirve de base para determinar cómo han de ser gestionados los riesgos.

Ambiente de Control: La organización debe establecer un entorno que permita el estímulo y produzca influencia en la actividad del recurso humano respecto al control de sus actividades. Para que este ambiente de control se genere se requiere de otros elementos asociados al mismo los cuales son: Integridad y valores éticos. Se deben establecer los valores éticos y de conducta que se esperan del recurso humano al servicio del Ente, durante el desempeño de sus actividades propias. Los altos ejecutivos deben comunicar y fortalecer los valores éticos y conductuales con su ejemplo, Competencia. Se refiere al conocimiento y habilidad que debe poseer toda persona que pertenezca a la organización, para desempeñar satisfactoriamente su actividad, Experiencia y dedicación de la Alta Administración. Es vital que quienes determinan los criterios de control posean gran experiencia, dedicación y se comprometan en la toma de las medidas adecuadas para mantener el ambiente de control, Filosofía administrativa y estilo de operación. Es sumamente importante que se muestre una adecuada actitud hacia los productos de los sistemas de información que conforman la organización. Aquí tienen gran influencia la estructura organizativa, delegación de autoridad y responsabilidades y políticas y prácticas del recurso humano. Es vital la determinación actividades para el cumplimiento de la misión de la empresa, la delegación autoridad en la estructura jerárquica, la determinación de las responsabilidades a los funcionarios en forma coordinada para el logro de los objetivos.

Celis (2011), Sistema de control interno como instrumento facilitador de la gestión efectiva.

• Verificación Interna: Está constituida por procedimientos específicos como medidas físicas, control de ingresos y control de gastos, etc. Corresponde al Consejo de Administración la implementación y mantenimiento de los sistemas de verificación interna que pueden conseguirse mediante los procedimientos contables.

Partes: 1, 2, 3, 4