Resumen inicial
El siguiente ensayo tiene como objetivo la presentación de las tres principales actividades directivas que realiza todo administrador, en este caso, director de alguna organización o empresa.
A lo largo del mismo se explicará de forma sintética cada una de las características de las tres actividades, así como la importancia, su aplicación y las diversas teorías que dieron nacimiento a los conocimientos esenciales de la dirección.
Así se busca dar una visión general de lo importante que es para todo administrativo, más allá de si es o no un director, el saber la aplicación de éstas y el dominio de las mismas.
Introducción
La labor de un dirigente no es sencilla, se necesitan conocimientos teóricos, técnicos y administrativos con los cuales puede realizar sus actividades y desempeñarse de forma productiva.
Primeramente aquí está una definición de dirección: "la dirección es la ejecución de los planes mediante la guía y orientación del capital humano y el ejercicio del liderazgo hacia el logro de los fines organizacionales". (Münch, 2005, p. 11).
Siendo una labor por demás ingeniosa se lleva a cabo a través de la utilización de actividades que facilitan el realizarla, tales como la comunicación, la motivación y el liderazgo sin las cuales sería imposible ser un directivo eficaz y eficiente, de allí la importancia que tiene el conocer en qué consisten y cómo se desarrollan estas actividades, con la finalidad de ser un experto en el manejo de las mismas.
A continuación se explicarán bajo tres enfoques distintos cómo es que se concibe la comunicación, motivación y liderazgo con el propósito de entenderles mejor y contar con los conocimientos básicos en materia de dirección.
Actividades de la Dirección
3.1 Comunicación
De primera instancia cabe destacar la importancia, innegable, que tiene la comunicación dentro de nuestras vidas en sociedad, es decir, ésta es básica dentro de nuestro ejercicio cotidiano, ya que es a través de ella que logramos entendernos, trabajar en conjunto y lograr metas, que de lo contrario serían imposibles que alcanzar.
Es por ello que la comunicación se hace presente dentro de todos los campos en los que nos desarrollamos, incluyendo las empresas, donde el proceso de comunicación se lleva a cabo de forma constante, allí recae la importancia de hacerla efectiva y eficiente para así lograr los objetivos de la organización.
Haciendo énfasis en lo anterior, Joaquín Rodríguez Valencia enuncia que "toda función administrativa involucra alguna forma de comunicación, ya sea indirecta o directa" (Rodríguez, 2006, p. 179) y que "las organizaciones no pueden existir sin comunicación" (Rodríguez, 2006, p. 180). A su vez, la comunicación se define, según Lourdes Münch, como "el proceso por medio del cual se transmite y se recibe información" (Münch, 2005, p. 31). Stephen P. Robbins agrega además que ésta "involucra la transferencia de significado. Si no se transmiten ideas o información, no se da origen a la comunicación". (Robbins, 2002, p. 553). Se puede decir, a partir de ello, que es por medio de la comunicación que una organización puede funcionar y que se requiere de la correcta transmisión y entendimiento del mensaje para que ésta sea efectiva.
Conozcamos ahora los tipos de comunicación que existen de acuerdo a diversos enfoques. De acuerdo a Lourdes Münch, la comunicación puede ser vertical, horizontal, verbal y escrita (Münch, 2005; p.31), a diferencia de Rodríguez que nos habla de una comunicación formal o informal, ascendente o descendente y horizontal (Rodríguez, 2006; pp. 188-192) y que coindice con Robbins al afirmar que los medios de comunicación son: oral, escrita, no verbal (lenguaje corporal y entonación) y los medios electrónicos.
Ahora bien, habiendo comprendido lo que es la comunicación se ciñe el deber de entender cómo es que se lleva a cabo y qué factores intervienen en el proceso de la misma. Para describir este proceso se acudirá a dos fuentes distintas, las cuales proponen, con ciertas variaciones, cómo es que se efectúa la comunicación.
Joaquín Rodríguez Valencia nos habla de siete factores que se inmiscuyen en el proceso, estos son: el emisor, el mensaje, canal, receptor, ambiente, respuesta y retroalimentación, sin dejar de mencionar el ruido como uno de los inconvenientes que se interpone en el correcto entendimiento del mensaje (Rodríguez, 2006; p. 187). De la misma forma, Stephen P. Robbins apunta a siete elementos básicos que se encuentran dentro de la comunicación: la fuente de la comunicación, el mensaje, la codificación, el canal, la decodificación, receptor y retroalimentación, y todo el proceso es susceptible al ruido (Robbins, 2002, p. 553), factor en el que coinciden ambos autores.
Se explicará ahora los cinco elementos en los que ambos autores coindicen, los cuales son:
Emisor o fuente de la comunicación: es la persona en la que se inicia y quien dirige la comunicación, es decir, en quien nace la necesidad de transmitir un mensaje.
Mensaje: es el objetivo de la comunicación, o sea, lo que se busca transmitir y se desea comprender.
Canal: el medio a través del cual se trasmite el mensaje, en el que se lleva a cabo la comunicación, por ejemplo el aire o el papel.
Receptor: es a quién se dirige el mensaje.
Retroalimentación: es la respuesta por parte del receptor al mensaje comunicado.
Como se dijo anteriormente, el ruido es una interferencia que puede provocar que el mensaje no se logre comprender totalmente, sin embargo se pueden identificar otras circunstancias que afectan la comunicación, conforme a Rodríguez (2006) y Robbins (2005), las principales son: el filtrado, el lenguaje, las emociones, las indicaciones no verbales, estereotipos, las restricciones de tiempo y demás, que hacen que el mensaje no se logre comprender de una forma correcta. Es así como ellos hacen su propuesta sobre las formas de vencer estas barreras, comenzando con realizar la retroalimentación, simplificar el mensaje, escuchar activamente y limitar las emociones, es decir, si utilizamos un lenguaje apropiado a la persona con la cual nos dirigimos, evitamos que las emociones se apropien de nosotros al comunicar, escuchamos con atención y nos cercioramos de que la persona entendió nuestra idea podremos reducir el margen de error dentro de la comunicación.
Para finalizar se hará énfasis entonces a las habilidades interpersonales que debe tener todo buen dirigente y que se refuerzan de una adecuada comunicación, de acuerdo a Robbins, estas son: para escuchar activamente, de retroalimentación, para delegar, disciplinarias, el manejo de conflictos y la negociación (Robbins, 2002; pp. 561-584)
3.2 Motivación
Dentro de las organizaciones, en este caso, de las empresas, la comunicación surge de la necesidad de transmitir ideas, pensamientos, incluso órdenes, pero no se trata tan solo de decir un "algo" para que se entienda y acate, sino que el verdadero aprovechamiento de la misma está en lo que se dice y lo que se espera lograr en el receptor a partir del mensaje, es decir, es posible a través de una comunicación eficaz lograr conductas favorables para la empresa. Es allí donde entra en acción la motivación que de acuerdo a Lourdes Münch, "es el proceso por medio del cual se logra la satisfacción del personal y se impulsa su conducta hacia el logro de los objetivos de acuerdo con los estándares deseados" (Münch, 2005, p. 25).
Sin embargo, la motivación no consiste tan solo en decir palabras de aliento y superación, sino que se basa en un conocimiento profundo de la naturaleza humana. Es por ello que se analizarán a continuación las teorías de motivación más importantes en las cuales coindicen los tres autores de los que se ha hablado: Robbins, Münch y Rodríguez.
Teoría de la jerarquía de necesidades de Abraham Maslow. En la cual se habla de que la motivación de las personas depende de la satisfacción de cinco tipos de necesidades, las cuales son: fisiológicas, de seguridad, afecto, estima y de autorrealización.
Teoría X y teoría Y de Douglas McGregor. En ella se habla de la naturaleza del ser humano, la cual tiene un lado negativo y poco provechoso con respecto al trabajo (teoría X) y el positivo, en la que el trabajador se siente comprometido a su labor y la realiza de forma natural (teoría Y).
Teoría de motivación-higiene de Herzberg. Nos dice que los factores de higiene ayudan a mantener un buen ambiente de trabajo, mientras que los motivadores mejoran notablemente el desempeño en el trabajo.
Teoría de tres necesidades de McLelland. Nos habla de tres motivos o necesidades relevantes en las situaciones laborales, las cuales son: a) poder, b) afiliación y c) logro.
Teoría de fijación de objetivos: nos dice que las metas específicas incrementan el desempeño y que las metas difíciles, cuando se aceptan, provocan un desempeño superior que el que se deriva de metas fáciles.
Teoría del reforzamiento. Sostiene que el comportamiento tiene causas externas controladas por reforzadores, es decir, consecuencias que, cuando siguen de inmediato a una respuesta, aumentan la probabilidad de que se repita este comportamiento.
Teoría de la equidad. Indica que los empleados perciben lo que ellos obtienen de una situación, en relación con sus esfuerzos, y luego comparan la relación aportaciones-resultado con otras personas de una función o puesto similares.
Teoría de las expectativas. Nos dice que un individuo tienden a actuar en cierta forma, con base en la expectativa de que a ese acto le seguirá un resultado determinado, y lo atractivo de ese resultado para el individuo.
Ahora bien, una vez que se ha logrado entender con claridad cada una de estas teorías, podremos ejercer una motivación eficiente, acompañada de un conocimiento profundo de la situación específica de la organización, lo cual traerá sino beneficios a la organización que se verán reflejados en el buen desempeño de la misma en cuestión. Sin embargo, no se debe decir que la motivación lo es todo al incrementar el desempeño, ya que "la motivación es sólo uno de los elementos importantes que contribuyen a incrementar el desempeño y la productividad" (Rodríguez, 2006, pp. 154-155), es decir, en él intervienen también la capacidad, las habilidades y la utilización de los medios correctos. Considerando también que "para llevar al máximo la motivación entre la fuerza laboral diversificada de hoy en día, la administración necesita pensar en términos de flexibilidad" (Robbins, 2002, p. 507).
De similar modo a la comunicación, debemos conocer los tipos de motivación existentes y su proceso. Así se conocen dos tipos de motivación, externa, también conocida como extrínseca y la interna, llamada también intrínseca.
La externa es la que es ajena al individuo, es decir, está fuera de su alcance y por lo tanto depende del dirigente llevarla a cabo. Ésta consiste en el otorgamiento de recompensas, así como de penalizaciones, tales como los despidos, sanciones, amonestaciones y otros. La aplicación de recompensas como de castigos debe tener un límite, es decir, debe dosificarse, y su objetivo principal es lograr comportamientos deseables y corregir ciertas desviaciones del mismo.
La motivación interna es "aquella que se origina en el entorno de un clima favorable que permita al trabajador desarrollar su trabajo con total independencia de premio o castigos, simplemente, por el hecho de considerar que eso es lo que debe realizar" (Rodríguez, 2006, p. 158).
Conforme al proceso se identifican tres elementos: la necesidad, conducta y el objetivo. A continuación se estudiarán más a fondo cada uno de ellos.
La necesidad, ya que el origen de cualquier motivación es la necesidad de un algo, partiendo del hecho de que el ser humano está plagado de un sinfín de necesidades que pretende cubrir y se esfuerza por lograr satisfacer. La tarea es entonces, encontrar aquellas necesidades que mueven a las personas a actuar como lo son: la subsistencia, la seguridad, el sentimiento de pertenencia, la afiliación y otras.
Como se mencionó en el párrafo anterior, para satisfacer una necesidad se necesita actuar, de esta forma se genera una conducta, que según Rodríguez Valencia se define como "la manifestación externa de lo que un sujeto está dispuesto a realizar para lograr un determinado objetivo" (Rodríguez, 2006, p. 161). A través de la motivación es donde se logra generar conductas positivas.
Y finalmente el objetivo, con respecto a ello, Rodríguez Valencia nos dice que "cuando una persona consigue su objetivo habrá satisfacción, es decir, habrá una conducta satisfecha, motivada; por el contrario si la persona no consigue su objetivo habrá frustración" (Rodríguez, 2006, p. 161).
Con lo anterior queda establecido que motivar no es una actividad sencilla, sino que se necesitan conocimientos profundos de las teorías y de la propia empresa, que nos den resultados positivos; si se logra ser un buen motivador se logrará también ser un líder.
3.3 Liderazgo
El liderazgo está muy lejos de ser una actividad simple y mucho menos dentro de una empresa, la dirección y el liderazgo no van de la mano, es decir, no todo directivo es un líder y no todo líder puede ser directivo, de acuerdo a Robbins, "a los administradores se les nombra. Tiene poder legítimo, que les permite premiar y castigar. Su habilidad para influir descansa en la autoridad formal que es inherente a sus puestos. En contraste, a los líderes se les puede nombrar o pueden surgir del grupo. Los líderes pueden influir sobre otras personas para que se desempeñen más allá de las acciones que dicta la autoridad formal" (Robbins, 2002; p. 521). Lo ideal sería entonces, ser un dirigente que a su vez funja como líder de la organización.
Para Lourdes Münch el liderazgo "consiste en inspirar y guiar a los subordinados hacia el logro de los objetivos de la organización" (Münch, 2005; p. 32).
Se dice que el liderazgo es el medio por el cual lograremos los objetivos, sin embargo, para ser un líder se necesitan una serie de requerimientos básicos, algunos líderes nacen con esa habilidad, pero también hay que saber aprovecharla y pulirla. Entre los elementos básicos están: la inteligencia, el constante aprendizaje y la capacidad de detectar oportunidades.
Ahora bien, las habilidades de liderazgo requeridas son: para las relaciones humanas, técnicas, y conceptuales. Dentro de las características del perfil del líder de acuerdo a Lourdes Münch se enlistan las siguientes: confianza y dominio de sí mismo, visión, iniciativa, sentido común, comunicación, optimismo, don de mando, justicia, sinceridad, lealtad, disciplina, espíritu de logro, respeto, sencillez y humildad, (Münch, 2005; pp.46-48).
Así mismo Rodríguez nos explica las diversas funciones del líder, las cuales son: percibir el cambio, es decir, percibir y promover los cambios que son necesarios producir en la empresa; crear una nueva visión, cuando la percibieron el cambio entonces son capaces de procesar la información y formular un proyecto que responde a las demandas de sus seguidores. Una vez creada la visión, establece el cambio y el rumbo que deberá seguir. Otras funciones son: analizar el cambio y establecer prioridades, movilizar a los seguidores, resolver las tensiones y conflictos, mantener y fortalecer la cohesión del equipo y conseguir los objetivos propuestos, (Rodríguez, 2006; p. 263).
Como en el caso de motivación, se estudiarán algunas de las teorías del liderazgo, esto con el fin de entender mejor cómo se lleva a cabo.
Teorías de las características. Estas teorías aíslan las características que distinguen a los líderes de los que no lo son. Mencionando que hay seis rasgos que distinguen a los líderes: el impulso, deseo de dirigir, honradez e integridad, autoconfianza, inteligencia y conocimientos re relación con el puesto.
Teorías del comportamiento. Identifican los comportamientos que distinguen a los líderes efectivos de los ineficaces.
Teorías de contingencia. Como el modelo de contingencia de Fiedler que nos dice que los grupos efectivos dependen de una vinculación correcta entre el estilo del líder de interactuar con sus subordinados y el grado hasta el cual la situación proporciona control e influencia al líder.
Teoría trayectoria-meta. Dice que el comportamiento de un líder es aceptable para sus subordinados hasta en tanto la vean como una fuentes de satisfacción, ya sea inmediata o futura.
Modelo de líder-participación. Teoría de liderazgo que proporciona un juego de reglas para determinar la forma y cantidad de la toma de decisiones participativas en diferentes situaciones.
Teoría de atribución del liderazgo. Esta teoría propone que le liderazgo es simplemente una atribución que la gente hace respecto a otros individuos.
Teoría del liderazgo carismático. Propone que los seguidores hacen atribuciones de habilidades heroicas o extraordinarias del liderazgo, cuando observan ciertos comportamientos.
Ahora como se observa en la Figura 1, éstos son los factores que se inmiscuyen en la eficacia del rendimiento del líder.
Figura 1. Factores que influyen en la eficacia del liderazgo.
Para finalizar hablaremos de las herramientas del liderazgo, conforme a Rodríguez "todo administrador o líder dispone de dos herramientas básicas para desarrollar el ejercicio de su liderazgo, éstas son: el poder y la autoridad" (Rodríguez, 2006; p. 284).
Ser un líder no es un trabajo sencillo y el poder de inspirar a nuestros compañeros es una tarea ardua, sin embargo con una comunicación eficiente y una motivación activa se pueden lograr resultados positivos.
Conclusiones
A partir de lo analizado en el ensayo en cuestión se puede percatar de lo esencial que resulta el manejo de estas tres actividades dentro de la labor empresarial.
Como se pudo observar, es evidente la complejidad de las mismas, comenzando por la comunicación. Siendo ésta una actividad constante y muchas veces inconsciente, es oportuno hacer énfasis en las repercusiones que tiene el no realizarla de forma adecuada, es decir, debemos procurar mantener siempre una comunicación eficiente, en la cual el mensaje llegue a su destinatario y se entienda de la forma correcta, de no ser así, se da paso a la mal interpretación que a su vez desemboca en un posible conflicto, y debido precisamente a la cotidianeidad con la que se lleva a cabo este proceso, es que se debe estudiar a fondo cómo es que funciona y cómo podemos evitar que nuestra comunicación sea "improductiva".
De la mano a la comunicación se encuentra la motivación, que como se explicó es la forma en que nosotros influenciamos en las personas con el fin de lograr alguna conducta favorable. Usualmente cuando trabajamos lo hacemos por rutina, es decir, porque es nuestro "deber" pero si en verdad lográramos que los trabajadores lo hicieran con compromiso y entusiasmo seguro los beneficios serían mayores; ahí es donde entra en juego la motivación como estrategia para lograr que las personas trabajen incentivadas y que generen una empatía por su labor dentro de la empresa.
Por último, pero no menos importante, encontramos el liderazgo, que más que una actividad podría concebirse como una cualidad que todo administrador debiese tener y, de no ser así, fomentar. Ser un líder no implica únicamente dar órdenes, como algunos "creen", se trata de saber dirigir a los demás, de contar con la capacidad de "mover" a las personas aunado a un profundo conocimiento de la teoría y de su misma empresa.
Si puede dominar estas tres actividades directivas estará seguro de que es usted un "gran directivo".
Bibliografía
Münch, L. (2005). Liderazgo y dirección. México: Trillas
Rodríguez, J. (2006). Dirección moderna de organizaciones. México: CENGAGE LEARNING EDITORES
Robbins, S. (2002). Administración teórica y práctica. México: Mc Graw Hill
Anexo
Comunicación
Figura 2. Redes de comunicación
Motivación
Figura 3. El sistema de motivación del ser humano
Liderazgo
Figura 4. Habilidades de liderazgo requeridas en distintos niveles de la organización
Autor:
Elvira Monserrat Villarruel López