El ciclo incluye varias clases de operaciones cuentas y funciones administrativas así como varios documentos y registros.
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS EN EL CICLO DOCUMENTOS Y REGISTROS RELACIONADOS
La Funciones administrativas para un ciclo son las actividades importantes que un empresa realiza para ejecutar y registrar las operaciones administrativas. Es útil conocer estas funciones administrativas del ciclo de ventas y cobranzas para entender la forma en que se realiza la auditoria del ciclo. Con frecuencia a los estudiantes les parece difícil determinar cuáles documentos existen en cualquier área de auditoría y cómo fluyen en la empresa del cliente. Las funciones administrativas del ciclo de venta y cobranza, la mayoría de los documentos comunes que se utilizan en cada función, se examinan en esta sección.
PROCESAMIENTO DE PERIODO DE LOS CLIENTES.
La petición de bienes por parte de un cliente es el punto de partida de todo el ciclo. Legalmente, es una oferta para comprar bienes de acuerdo con términos especificados. La recepción de un pedido de un cliente con frecuencia da como resultado la creación inmediata de una orden de venta.
Pedido del cliente: Es una petición de mercancía por parte de un cliente. Esta puede recibirse por teléfono o carta, una forma impresa que haya sido enviada a los clientes posibles ya existentes, a través de los vendedores o en otras formas.
Orden de venta: Es un documento para comunicar la descripción, cantidad e información relacionada de bienes solicitados por un cliente. Con frecuencia se utiliza para indicar la aprobación de crédito y la autorización del embarque.
OTORGAMIENTO DEL CRÉDITO
Antes que se embarquen los bienes, una persona debidamente autorizada debe aprobar el crédito para el cliente por las ventas a cuenta. Las practicas nulas de la aprobación de crédito frecuentemente ocasiona un numero excesivo de ventas malas y cuentas por cobrar que quizás sean incobrables. Para la mayoría de las empresas, una indicación de la aprobación del crédito en la orden de venta es la aprobación para embarcar los bienes.
EMBARQUE DE L0S BIENES
Esta función importante es el primer punto en el ciclo en donde los activos de la compañía son otorgados. La mayor parte de las compañías reconoce las ventas cuando los bienes han sido embarcados. Se prepara un documento de embarque en el momento del mismo; esto puede hacerse de manera automática en una computadora con base en la información de la orden de venta. El documento de embarque, que a menudo cuenta con varias copias, es esencial para la facturación adecuada de los embarques a los clientes. Las compañías que conservan registros perpetuos de inventario también los actualizan con base en la información del embarque.
Documento de embarque: Es un documento preparado para indicar el embarque de los bienes, especificando la descripción de la mercancía, la cantidad embarcada y otros datos pertinentes. El original es enviado al cliente y una o mas copias se conservan en la compañía. También se utiliza como una señal de facturación para el cliente. Un tipo de documento de embarque es un conocimiento de embarque, el cual es un contrato por escrito entre el transportista y el vendedor del receptor y el embarque de los bienes. Con frecuencia los conocimientos de embarque incluyen solo el número de cajas o libras embarcadas y no los detalles completos de cantidad y descripción.
FACTURACIÓN A LOS CLIENTES Y REGISTRO DE LAS VENTAS
Dado que la facturación a los clientes es el medio por el cual el cliente es informado del monto que debe por los bienes, esto debe hacerse de manera correcta y oportuna. Los aspectos más importantes de la facturación son asegurarse que todos los embarques hayan sido facturados, que ningún embarque haya sido facturado más de una vez y que cada uno sea facturado por el monto adecuado. La facturación por el monto adecuado depende de cobrar a los clientes por la cantidad embarcada al precio autorizado.
El precio autorizado incluye los cargos de flete, seguro y condiciones de pago. En la mayoría de los sistemas, la facturación de los clientes incluye la preparación de una factura de ventas con varias copias y la actualización simultanea del archivo de operaciones de ventas, del archivo maestro de cuentas por cobrar y el archivo maestro del mayor para ventas y cuentas por cobrar. Esta información se utiliza para generar el diario de ventas junto con las entradas de efectivo y los cargos varios, permite la preparación del balance de comprobación de cuentas por cobrar.
Factura de ventas: Es un documento en el que se indica la descripción y cantidad de los bienes vendidos. El precio incluye el flete, el seguro, condiciones y otros datos pertinentes. Por lo regular la factura de ventas se prepara de forma automática en la computadora después que se captura el número del cliente, la cantidad, el destino de los bienes embarcados y las condiciones de venta. La factura de ventas es el método para indicar al cliente el monto de una venta y la fecha de vencimiento del pago. E1 original se envía al cliente y se conserva una o mas copias.
Diario de ventas: Es un diario para registrar las operaciones de ventas Un diario de ventas detallado incluye cada una de las operaciones de venta. Por lo general indica las ventas brutas para diferentes clasificaciones tales como líneas de productos, la captura en cuentas por cobrar, cargos y abonos varios. El diario de ventas también puede incluir las devoluciones y rebajas sobre ventas. Este diario se elabora para cualquier periodo de las operaciones de ventas incluidas en el archivo de la computadora.
Resumen de informe de ventas: Es un documento generado por la computadora en el cual se resumen las ventas de un periodo. Por lo general el informe incluye información analizada por componentes importantes tales como el vendedor, el producto y el territorio.
Archivo maestro de cuentas por cobrar: Es un archivo para registrar las ventas individuales, las entradas de efectivo y las previsiones de ganancias sobre ventas para cada cliente y para conservar los estados de cuenta de 1os clientes. El archivo maestro se actualiza con las ventas, las ganancias y previsiones sobre ventas y las entradas de efectivo y los archivos de operaciones. El total de los saldos en cuenta individuales del archivo maestro es igual al balance total de las cuentas por cobrar del libro mayor. Una impresión del archivo maestro de cuentas por cobrar muestra, por cliente, el saldo inicial en las cuentas por cobrar, cada operación de venta, devoluciones y rebajas sobre ventas las entradas de efectivo y el saldo final. Cada vez que se utilice el vocablo archivo maestro en este libro, se refiere ya sea al archivo de computadora o a una impresión de ese archivo.
Balanza de comprobación o relación de cuentas por cobrar: Es una lista de los montos que debe cada cliente en determinado momento. Se prepara directamente a partir del archivo maestro de cuentas por cobrar. Con mucha frecuencia es una balanza de comprobación de saldos vencidos en la que se muestra la antigüedad de los componentes de las cuentas por cobrar de cada saldo del cliente a la fecha del informe.
Estado de cuenta mensual: Es un documento enviado a cada cliente en el que se indica el saldo inicial de cuentas por cobrar el monto y la fecha de cada venta, los pagos en efectivo recibidos, los memorandos de créditos emitidos y el saldo final pendiente de pago. Es en esencia una copia de la porción que corresponde a ese cliente el archivo maestro de cuentas por cobrar.
PROCESAMIENTO Y REGISTRO DE LAS ENTRADAS EN EFECTIVO
Las cuatro funciones anteriores son necesarias para enviar los bienes alas manos del cliente, facturarlos de forma adecuada y reflejar la información en los registros contables. EI resultado de estas cuatro funciones es la operación de ventas. Las cuatro funciones restantes implican la cobranza y el registro de efectivo, las devoluciones y rebajas sobre ventas, los debitos de cuentas incobrables y los gastos por deudas malas.
El procesamiento y registro de las entradas de efectivo incluyen el recibir, depositar y registrar el efectivo. La preocupación mas importante es la posibilidad de robo. Un robo puede ocurrir antes que las entradas se capturen en los registros o posteriormente. La consideración mas importante en el manejo de las entradas de efectivo es que todo el efectivo debe ser depositado en el banco en el monto adecuado en forma oportuna y registrado en el archivo de operaciones de entradas de efectivo, que se utiliza para preparar el diario de entradas de efectivo y actualizar los archivos maestros de cuentas por cobrar y del libro mayor. Los avisos de remesas son importantes para este propósito.
Avisos de remesa: Es un documento que acompaña a la factura de ventas enviada al cliente y que puede ser devuelta al vendedor con el pago en efectivo. Se utiliza para indicar el nombre del cliente, el número de factura de ventas y el monto de la factura cuando se recibe el pago. Si el cliente no incluye el aviso de remesa con su pago, es común que la persona que abra el correo prepare uno a la vez. Un aviso de remesa se utiliza para permitir el depósito inmediato del efectivo y para mejorar el control sobre la custodia de los activos.
Listado de las entradas de efectivo: Es una lista que prepara una persona independiente cuando se recibe el efectivo. Se utiliza para verificar si el efectivo recibido fue registrado y depositado en los montos correctos y en forma oportuna.
Diario de entradas de efectivo: Es un diario para registrar las entradas de efectivo por cobranzas, ventas en efectivo y otras entradas de efectivo. Indica el total del mismo recibido, el abono a las cuentas por cobrar en el monto bruto la venta original, descuentos comerciales, en efectivo, otros abonos y cargos. En el diario de entradas de efectivo se apoyan con los avisos de remesa. El diario se genera para cualquier periodo a partir de las operaciones de entradas de efectivo incluidas en los archivos de computadora.
PROCESAMIENTO Y REGISTRO DE GANANCIAS Y PROVISIONES DE VENTAS
Cuando un cliente no esta satisfecho con los bienes, a menudo el vendedor acepta la devolución de bienes u otorga una reducción en los cargos. Las devoluciones y rebajas se registran en forma correcta y oportuna en el archivo de operador es de devoluciones y rebajas sobre ventas, y del archivo maestro te cuentas por cobrar. Regularmente se emiten notas de crédito por las devoluciones y rebajas para conservar un control y facilitar la contabilidad.
Nota de crédito: Es un documento que indica una reducción en el monto a favor de un cliente debido a la devolución de bienes o a un provisión otorgada. Con frecuencia toma
la misma forma general de una factura de ventas pero apoya reducciones en las cuentas por cobrar en lugar de aumentarlas.
DéBITO DE LAS CUENTAS POR COBRAR, INCOBRABLES
Independiente de la agresividad del departamento de crédito, es usual que algunos clientes no paguen sus facturas. Cuando la compañía llega a la conclusión que una cantidad ya no se puede cobrar a menudo es descartada. Comúnmente, esto ocurre después que un cliente se declara en bancarrota o cuando la cuenta se transfiere a una agencia de cobranzas. La contabilidad adecuada requiere un ajuste para estas cuentas incobrables.
FORMA DE AUTORIZACIÓN DE CUENTAS INCOBRABLES.
Es un documento que se utiliza en forma interna para el debito (cargo a gastos) de una cuenta por cobrar por considerarse incobrable.
ESTIMACIÓN PARA CUENTAS MALAS
La estimación para cuentas malas debe ser suficiente para compensar en el periodo de venta actual porque la compañía no podrá cobrar en el futuro; para la mayoría de las compañías las estimaciones representa un residuo que proviene del ajuste administrativo del final del periodo de la estimación de cuentas incobrables.
AUDITORÍA DEL CICLO DE PERSONAL Y NÓMINAS
El ciclo de personal y nominas involucra el empleo y pago de todos los empleados, sin importar la clasificación o método con que se determine su compensación. Los empleados incluyen ejecutivos con un sueldo fijo más bonificación, oficinistas con sueldo mensual con tiempo extra o vendedores a comisión, y personal de fábrica y sindicalizado a los que se les paga por ahora.
El ciclo es importante por varias razones. En primer lugar, los sueldos, salarios, impuestos a los patrones, y otros costos de los mismos son el gasto principal en todas las compañías. En segundo lugar, la mano de obra es una consideración tan importante en la evaluación del inventario en compañías industriales y dé construcción, que la clasificación y adjudicación de mano de obra incorrecta puede resultar en una equivocación considerable en la utilidad neta, por último las nóminas son un área donde se desperdician grandes cantidades de recursos de empresa por ineficiencia o se roban por medio del fraude.
En las compañías más grandes, muchas cuentas del mayor General con frecuencia se afectan por la nomina. Por ejemplo, es común que las grandes organizaciones tengan 50 cuentas o mas de gastos de nominas.
Las nominas también afectan las cuentas de inventario de producción en proceso y artículos terminados para las empresas industriales.
Al igual que en el ciclo de ventas y cobranza, la auditoria del ciclo de personal nóminas incluye la comprensión de la estructura interna de control, evaluación del riesgo de control, pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones, procedimientos de análisis y pruebas de detalles de los saldos.
Existen varias diferencias importantes entre el ciclo de nominas y personal y otros ciclos en una auditoría tipifica.
Existe una clase de transacciones para las nóminas. 1a mayoría de los ciclos incluye por lo menos dos clases de transacciones. Por ejemplo, el ciclo dé ventas y cobranza incluye tanto ventas como transacciones en que se recibí efectivo, y a menudo incluye también devoluciones en ventas y cancelan clones de cuentas no cobrables.
En cambio, la nomina tiene una clase de transacciones porque el recibo de servicios de empleados y el pago de esas servicios a través de la nomina ocurren en un corto periodo.
Las transacciones tienen mucho más importancia que las cuentas relacionadas en los saldos. Las cuentas relacionadas con la nómina, como nómina acumulada e Impuestos retenidos, por lo general son pequeñas en comparación con la cantidad total de transacciones para el año.
Los controles Internos sobre la nómina son efectivos para casi todas las compañías hasta las pequeñas. Las razones para los controles efectivos son las fuertes penalizaciones federales y estatales que se imponen por errores en la retención y pago de impuestos sobre nóminas y problemas de moral en los empleados si no se les paga o se les paga menos.
Por estas tres características, los auditores generalmente enfatizan por lo general pruebas de controles, pruebas sustantivas de transacciones y procedimientos de análisis en la auditoria de las nóminas. Las pruebas de detalles de saldos a menudo requieren unos cuantos minutos.
En la mayoría de los sistemas, la cuenta de salarios y sueldos acumulados sí utiliza al final de un periodo contable. Durante el periodo, se cargan los gastos cuando se les paga realmente a los empleados, y no cuando se incurre en costos por mano de obra. Se registran las acumulaciones de la mano de obra al ajustar los asientos al final del periodo, por cualquier costo de mano de obra devengado pero no pagado.
FUNCIONES EN EL CICLO, DOCUMENTOS Y REGISTROS RELACIONADOS Y CONTROLES INTERNOS.
El ciclo de nóminas y personal comienza con la contratación de personal y termina con el pago a los empleados por los servicios prestados, y al gobierno y otras instituciones, los impuestos retenidos y acumulados en las nominas y los beneficios. Entre tanto, el ciclo involucra la obtención de servicio de los empleados consistentes con los objetivos de la organización y la de los servicios de una manera correcta.
PERSONAL Y EMPLEO
El departamento de personal proporciona una fuente independiente para entrevistar y contratar al personal calificado. El departamento también es una fuente independiente de registros para la verificación interna de la información sobre salarios.
Registro de personal: Registros que incluyen datos como la fecha de contratación, investigaciones del personal, tasas de pago, deducciones autorizados, evaluaciones del desempeño y terminación del empleo.
Forma de autorización de deducción: Forma que autoriza las deducciones por nomina, incluyendo el numero de exenciones para la retención de impuesto sobre ingresos, bonos de ahorro de Estados Unidos y cuotas sindicales.
Forma de autorización de tasa de pago: Forma que autoriza la tasa de pago. La fuente de la información es un contrato laboral, autorización por la administración, o en el caso de funcionarios, la autorización del consejo de administradores.
Controles internos: Desde un punto de vista de auditoría, los controles internos más importantes en el aspecto del personal involucran los métodos formales de informar al personal de la toma de tiempo y de preparación de nóminas, del ingreso de nuevos empleados, la autorización de los cambios iníciales y periódicos en las tasas de pago, y la fecha de terminación de empleados que dejan de trabajar para la compañía. Como parte de estos controles, es sumamente importante la separación de responsabilidades. A ninguna persona que tiene acceso a las tarjetas de pago, registros de nóminas o cheques, se les permite el acceso los registros de personal. Un segundo control importante es la investigación adecuada de la competencia y confiabilidad de los nuevos empleados.
TOMA DE TIEMPO Y PREPARACIÓN DE LA NÓMINA
Esta función es de capital importancia en la auditoria de nóminas, porque afecta directamente los gastos por nomina para el periodo. Incluye la preparación tarjetas de tiempo para los empleados, el resumen y cálculo del pago bruto, deducciones, y pago neto; la preparación de los cheques respectivos; y la preparación de los registros de nómina. Deben existir controles adecuados para evitar cálculos erróneos en cada una de estas actividades.
Tarea de tiempo: documento que indica la hora en que el empleado dejó de trabajar en cada día, y el número de horas que trabajó. Para muchos empleados, los relojes registradores de tiempo preparan de forma automática la tarjeta de tiempo. Por lo general, las tarjetas de tiempo se entregan por semana.
Tarjeta de tiempo en la obra: Documentó que indica las ordenes en las que un trabajador de fábrica ha laborado durante un periodo determinado. Esta forma se utiliza sólo cuando un empleado desempeña sus actividades por órdenes de producción, en diferentes departamentos.
Reporte resumido de nómina: Documento generado por computadora que resume en diversas formas la nómina por un periodo. Un resumen es el total cargado a cada cuenta del mayor por cargos por la nómina. Estos serán iguales a la nomina a bruta para el periodo. Otro resumen común para una organización manufacturera son los totales cargados a diversos órdenes en un sistema de contabilidad de costos por ordenes de producción.
Diario de nómina: Diario para registrar los cheques de nomina indican el pago bruto, retenciones y pago neto. El diario de nómina se genera para cualquier periodo a partir de las transacciones en nóminas que se incluyen en los archivos del sistema de cómputo. También se incluyen los detalles de diario en el archivo maestro de nóminas. Los totales del diario se traspasan al mayor general por la computadora.
Archivo maestro de nómina: Archivo donde se registran todas las transacciones de nómina para cada empleado y se mantiene el total de salarios pagados empleados durante el año hasta la fecha. El registro para cada empleado incluye el pago bruto por cada periodo de nómina, las deducciones del pago bruto, el pago neto, número y fecha del cheque. El archivo maestro se actualiza con la información de los archivos de transacciones de nóminas de la computadora. El total devengado por cada empleado en el archivo maestro, es igual al saldo total de la nómina bruta en diversas cuentas del mayor general.
Controles internos: Un control adecuado del tiempo en las tarjetas de tiempo incluye el uso de un reloj marcador u otro método similar, para tener la certeza que se les paga a los empleados el número de horas que laboraron. También se hace el control para evitar que alguna persona inserte las tarjetas de varios empleados o que presente una tarjeta de tiempo ficticia.
PAGO DE LA NÓMINA
La firma verdadera y distribución de los cheques se maneja de forma correcta para evitar su robo.
Cheques de nómina: Cheque suscrito al empleado por los servidos que desempeñó. Se prepara el cheque como parte de la función de formulación de la nómina pero la firma autorizada convierte al cheque en un activo. El importe del cheque es el pago bruto menos impuestos y otras deducciones retenidas. Después que se ha cobrado el cheque y el banco lo regresa a la empresa, se le llama cheque cancelado.
Controles internos: Los controles sobre los cheques deben incluir limitar la responsabilidad de la autorización para firmar los cheques a un empleado, que no tenga acceso a la toma de tiempo o a la preparación de la nómina, la disminución de la nómina por alguien que no esté involucrado en otras funciones de la nómina, y el regreso inmediato de cheques no reclamados para su depósito nuevamente. Si se utiliza una máquina firmadora de cheques para reemplazar una firma manual, también se requieren los mismos controles; además, se debe controlar cuidadosamente la máquina firmadora de cheques.
PREPARACIÓN DE DECLARACIONES DE IMPUESTOS SOBRE LA NÓMINA Y EL PAGO DE LOS MISMOS.
La preparación y envío oportuno por correo de las declaraciones de impuestos sobre nóminas es un requisito establecido por las leyes federales y estatales sobre nómina.
Declaraciones de impuestos sobre nóminas: Formas de impuestos que se presentan a las unidades locales, estatales y federales del gobierno para el pago de impuestos retenidas y el impuesto del patrón. La naturaleza y fechas de vencimiento de las formas varia, dependiendo del tipo de impuestos.
Controles internos: El control más importante en la preparación de estas declaraciones es una serie bien definida de políticas que indican dónde se archivan cada forma. La mayoría de los sistemas computarizados de nominas incluyen la preparación de declaraciones de impuestos sobre nominas utilizando la información en los archivos maestro y de transacción de nominas.
PRUEBAS DE CONTROLES Y PRUEBAS SUSTANTIVAS DE TRANSACCIONES
La mayoría de las estructuras de control interno para las nóminas está muy estructurada y bien diseñada para controlar las salidas de efectivo y minimizar las quejas e insatisfacción de los empleados. Es común utilizar técnicas electrónicas para el procesamiento de datos en la preparación de todos los diarios y cheques de nómina.
A menudo se utilizan sistemas propios de la empresa, aunque también utilizan los sistemas de centros externos de servicio. Por lo general no es fácil establecer un buen control en el ciclo de nominas y personal. Para los empleados de fábricas u oficinas, es frecuente que haya gran número de transacciones relativamente homogéneas de pequeñas cantidades. Hay menos transacciones nóminas de ejecutivos, pero estas son comúnmente consistentes en el momento oportuno, contenido y cantidad. Como efecto de las preocupaciones relativamente constantes acerca de las nominas que existen de compañia a compañía, se encuentran disponibles sistemas de alta calidad para computadora.
CONTROLES INTERNOS, PRUEBAS DE CONTROLES Y PRUEBAS SUSTANTIVAS DE TRANSACCIONES.
Las pruebas de controles y pruebas sustantivas de los procedimientos de transacciones son los medios más importantes para verificar los saldos en la cuenta en el ciclo de nominas y personal. El énfasis sobre estas pruebas se origina en el hecho de que se carece de evidencia independiente proporcionada por un tercero, como sería una confirmación para verificar los salarios acumulados impuestos sobre ingresos retenidas, impuestos acumulados en la nómina, y otras cuentas de saldos. Además, en la mayoria de las auditorías los montos en las cuentas de saldo son pequeños y se verifican con relativa facilidad si el auditor tiene confianza en que las transacciones de la nomina se han registrado correctamente en la computadora y se han preparado correctamente las declaraciones de los impuestos sobre nóminas.
FORMAS Y PAGOS DE IMPUESTOS S0BRE NÓMINAS
En muchas organizaciones los impuestos sobre las nóminas son una Consideración importante, tanto porque las cantidades en ocasiones son considerables como porque pueden surgir graves responsabilidades por no presentar oportunamente las formas sobre impuestos.
Preparación de formas de impuestos sobre pagos: Como parte de la comprensión de la estructura de control interno, el auditor revisa la preparación por lo menos de una de cada tipo de formas de impuestos sobre nominas por las que el cliente es responsable. Existe una responsabilidad potencial por impuestos no pagados.
Penalizaciones e intereses si el cliente no prepara debidamente las formas sobre impuestos. Las formas para impuestos sobre nominas corresponden a Impuestos federales sobre ingresos, retención de FOCA, retención de impuestos estatales municipales sobre impuestos, e Impuestos federales y estatales por desempleo Puede ser necesaria una conciliación detallada de la información en las formas para impuestos y los registros de nómina, cuando el auditor cree que existe una probabilidad razonable de que las declaraciones de impuestos pueda haberse preparado incorrectamente. Las indicaciones de posibles errores en las declaraciones incluyen el pago de multas e intereses en el pasado pagos incorrectos, personal nuevo en el departamento de nómina que es responsable de la preparación de las declaraciones, la falta de verificación interna de la información y la existencia de fuertes problemas de flujo de efectivo para el cliente.
Pago oportuno de los impuestos retenidos sobre nóminas y otras retenciones.
Es deseable comprobar si el cliente ha cumplido con la obligación legal presentar los pagos que corresponden a todas las retenciones de nómina como parte de las pruebas sobre nóminas, aunque los pagos se efectúan por lo general de los desembolsos de efectivo en general. Las retenciones que preocupan en estas pruebas son partidas como impuestos, cuotas sindicales, seguros y ahorró en las nominas de Pago. El auditor determina primero los requisitos del cliente para presentar los pagos. Se determinan estos requisitos al referirse a fuentes cómo las disposiciones fiscales, contratos sindicales y acuerdos con los emplea dos. Después que el auditor conoce los requisitos, es fácil determinar si el cliente ha pagado la cantidad correcta de manera oportuna al comparar las salidas subsecuentes de efectivo con los registros de las nominas,
CONSIDERACIONES DE INVENTARIOS Y NÓMINAS FICTICIAS
Es frecuente que los auditores extiendan sus procedimientos de manera considerable en la auditoria de las nominas de acuerdo con las siguientes circunstancias (1) cuando la nómina afecta de manera significativa la evaluación del inventario; y (2) cuando el auditor está preocupado acerca de la posibilidad de que haya transacciones fraudulentas de consideración en la nomina.
Relación entre la nomina y la evaluación del inventarió: En aquellas auditorías donde la nómina es una porción significativa del inventario, como ocurre frecuentemente entre las compañías manufactureras y de construcción, una clasificación incorrecta de cuentas de las nóminas puede afectar de forma considerable la evaluación de activos para cuentas como producción en proceso, artículos terminados o construcción en proceso. Por ejemplo, los costos indirectos cargados al inventario en la fecha del balance pueden haberse sobreestimado, si los sueldos del personal administrativo se han cargado equivocada o intencionalmente a los costos indirectos de fabricación. De manera similar, la evaluación del inventario se ve afectada si el costo de mano de obra directo de los empleados individuales se carga erróneamente a la orden de producción o procesos equivocados.
Comprobación de nominas ficticias: Aunque los auditores no son los principales responsables de la detección de fraudes, se amplían los procedimientos de auditoría cuando surge la posibilidad de la corrosión de irregularidades considerables. Existen varias formas en que los empleados pueden defraudar a una empresa en el área de nominas. Este análisis se limita a las pruebas para los dos tipos más comunes: empleados ficticios y horas fraudulentas.
La emisión de cheques de nomina a Individuos que no trabajan para la compañía (empleados ficticios) con frecuencia da por resultado que se continúen emitiendo cheques de un empleado después de que se ha terminado su empleo. Por lo general, la persona que comete este tipo de desfalco es un empleado de nóminas, sobrestante, compañero del empleado, o quizás el ex empleado. Por ejemplo, de acuerdo con algunas estructuras de control interno, un supervisor puede marcar diariamente la tarjeta de un empleado y él mismo aprobarla al final del periodo. Si el supervisor también distribuye los cheques de pago, existe bastante oportunidad para el desfalco.
CANTIDADES RETENIDAS DEL PAGO DE LOS EMPLEADOS
Se comprueban los impuestos en nóminas que han sido retenidos, pero que todavía no se desembolsan, al comparar el saldo con el diario de la nómina, la forma de impuestos sobre nóminas preparada en el periodo subsecuente, y los desembolsos en efectivo del periodo subsecuente. Se verifican otras partidas retenidas, como cuotas sindicales, bonos de ahorro y seguros en la misma forma. Si la estructura de control interno está operando efectivamente, se comprueban con facilidad los cortes y la precisión al mismo tiempo por estos procedimientos.
SUELDOS Y SALARIOS ACUMULADOS
Surge la acumulación de sueldos y salarios siempre que no se les paga a los empleados durante los últimos días u horas de salarias devengados hasta el periodo subsecuente. El personal asalariado por lo general recibe todo su pago con excepción de tiempo extra el último día del mes, pero con frecuencia varios días de salarios para los empleados por hora quedan sin pagar al final del año.
El corte correcto y precisión de los sueldos y salarios acumulados depende de la política de la compaña, que siguen de forma consistente año tras año. Algunas empresas calculan las horas exactas de pago que se devengaron en el periodo actual y se pagaron en el periodo subsecuente, mientras que otras calculan una proporción aproximada. Por ejemplo, si la nómina subsecuente resulta del empleo durante tres días en el año en curso y el empleo de dos dias del año subsecuente, el uso del 60% como pago bruto del periodo subsecuente como la acumulación es un ejemplo de una aproximación.
COMISIONES ACUMULADAS
Los mismos conceptos utilizados en la verificación de sueldos y salarios acumulados son aplicables a las comisiones acumuladas, pero esta acumulación a menudo es más difícil de verificar porque es frecuente que las empresas tengan varios tipos diferentes de acuerdos con los vendedores y otros empleados a comisión. Por ejemplo, a algunos vendedores se les paga una comisión cada mes y no devengan salario, mientras otros recibirán un sueldo mensual más una comisión que se paga por trimestre. En algunos casos la comisión varía para diferentes productos, y no se paga sino hasta varios meses después del fin de año. Al verificar las comisiones acumuladas, es necesario primero determinar la naturaleza del acuerdo de comisiones y luego probar los cálculos con base en el acuerdo. Es importante comparar el método de la acumulación de Comisiones con años anteriores Para verificar su consistencia. Si las cantidades son considerables, también es común confirmar el importe que se debe directamente con los empleados.
BONIFICACIONES ACUMULADAS
En muchas organizaciones, las bonificaciones no pagadas de fin de año a los funcionarios y empleados son una partida tan grande, que la falla al registrarlos resultaría un error considerable. Por lo general, se logra la verificación de la acumulación registrada comparándola con la cantidad autorizada en las actas del consejo de administración.
AUDITORÍA DEL CICLO DE ADQUISICIONES Y PAGOS (Compras y pagos)
El tercer ciclo principal de transacciones que se analiza en esta investigación, es la adquisición y pago de mercancía y servicios de fuentes externas.
La adquisición de mercancías y servicios incluye partidas como la adquisición de materias primas, equipo, suministros, servicios, reparaciones y mantenimiento e investigación y desarrollo. El ciclo no incluye la adquisición y pago de servicios de empleados, ni tas transferencias internas y distribución de costos dentro de la organización. Lo primero forma parte del ciclo de nominas y personal, Y lo segundo pasa a auditoria como parte de la verificación de activos o pasivos individuales. El ciclo de adquisiciones y pagos también excluye la adquisiciones y pagos de capital (deuda que genera intereses y capital) social que se considera en forma separada.
El ciclo de adquisiciones y pagos incluye dos clases distintas de transacciones: Adquisiciones de mercancías y servicios y desembolsos de efectivo para estas adquisiciones. Las devoluciones de compras y rebajas también son una clase de transacción, pero, para la mayoría de las compañías, las cantidades son insignificantes.
Existe un número mayor y variedad de cuentas en el ciclo de adquisiciones y pagos que para cualquier otro ciclo en una empresa típica.
NATURALEZA DEL CICLO
El ciclo de adquisiciones y pagos involucra las decisiones y procesos necesarios para obtener las mercancías y servicios, y operar un negocio. El ciclo comienza por lo general con la preparación de una requisición de compra por un empleado autorizado que necesita las mercancías o servicios y termina con el pago por los beneficios recibidos. Aunque el análisis que sigue trata de una pequeña empresa industrial que fabrica productos tangibles para su venta a terceras personas, los mismos principios se aplican a una compañía de servicios, a una unidad gubernamental, o a cualquier otro tipo de organización.
PROCESAMIENTO DE LAS ÓRDENES DE COMPRA.
El punto de partida para el ciclo es la solicitud de mercancías o servicios por el personal del diente. 1a forma exacta de la solicitud y la aprobación necesaria depende de la naturaleza de las mercancías y servicios, y de la política de la empresa.
Requisición de compra: Solicitud de mercancías y servicios que presenta un empleado autorizado. Puede tomar la forma de una petición de adquisición de materiales por un superintendente o el supervisor del almacén, reparaciones externas por personal de oficina o de fábrica, o de una póliza de seguro por el vicepresidente a cargo de la propiedad y equipo.
Orden de compra: Documento que identifica la descripción, cantidad e información relacionada con las mercancías y servicios que la empresa piensa comprar. Con frecuencia se utiliza este documento para indicar la autorización, para la adquisición de mercancías y servicios.
Controles internos: La autorización correcta de las adquisiciones es una parte esencial de esta función, porque asegura que las mercancías y servicios se adquieran para propósitos autorizados de la organización y evita la adquisición de partidas excesivas o innecesarias. La mayoría de las compañías permiten la autorización general para la adquisición de necesidades regulares de operación, como inventario, en un nivel, y para la adquisición de activo fijo o partidas similares en otro nivel. Por ejemplo, las adquisiciones de activos fijos que rebasan un límite especifico en dinero necesitan la intervención del consejo de administración; las partidas adquiridas con relativa frecuencia, como pólizas de seguro y contratos de servicio a largo plazo, son aprobadas por determinados funcionarios; los suministros y servicios que cuestan menos de una cantidad señalada son aprobados por los supervisoras y jefes de departamento; y algunos tipos de materias primas y suministros se reordenan de manera automática que bajan a un nivel predeterminado.
RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS Y SERVICIOS.
La recepción de mercancías o servicios del proveedor es un punto crítico en el ciclo de la empresa, porque es el punto en donde la mayoría de las compañías reconocen por primera vez la adquisición y pasivo relacionado en sus registros. Cuando se reciben las mercancías, un control adecuado exige que se examine su descripción, cantidad, arribo oportuno y condición.
Reporte de recepción: Documento que se prepara en el momento que se reciben las mercancías tangibles, que indica la descripción de las mercancías, cantidades recibidas, fecha recibida y otros datos pertinentes. La recepción de mercancías y servicios en el curso normal del negocio representa la fecha en que los clientes reconocen normalmente la constitución de un pasivo por la adquisición.
Controles internos: La mayoría de las empresas hacen que el departamento de recepción inicie un reporte como evidencia de la misma y el examen de las mercancías. Por lo regular se envía una copia al almacén y otra al departamento de cuentas por pagar para sus necesidades de información. Para evitar el robo y el mal uso, es importante que se controlen físicamente las mercancías desde el momento de su recepción hasta su salida. El personal en el departamento de recepción debe ser independiente del personal de almacén y del departamento de contabilidad. Por último, los registros contables transfieren la responsabilidad de las mercancías conforme pasan de la recepción al almacén, y del almacén a fabricación.
RECONOCIMIENTO DE LA RESPONSABILIDAD.
El reconocimiento debido a la responsabilidad por la recepción de mercancías y servicios requiere registros rápidos y precisos. El registro inicial tiene un efecto significativo sobre los estados financieros registrados y el desembolso real de efectivo; por tanto, se debe tener gran cuidado para incluir sólo las adquisiciones validas de la compañía en las cantidades correctas.
Diario de adquisiciones: Diario para registrar las transacciones de adquisiciones. Un diario detallado de adquisiciones incluye cada transacción por concepto de adquisiciones. Por lo general, incluye varias clasificaciones para los tipos más significativos de adquisiciones, como la compra para inventarios, reparaciones y mantenimiento, suministros, su registro a las cuentas por pagar, y los débitos y créditos misceláneas. El diario de adquisiciones también puede incluir devoluciones de adquisiciones y rebajas de transacciones si no se utiliza un diario por separado.
Reporte resumido de adquisiciones: Documento generado por computadora que resume las adquisiciones para un periodo. El reporte por lo general incluye información analizada por componentes claves, como clasificación de cuentas, tipo de inventario y división.
Factura del proveedor: Documento que indica conceptos como la descripción y cantidad de mercancías y servicios recibidos, el precio, incluyendo el flete, términos de descuento en efectivo, y fecha de facturación. Es un documento esencial porque especifica la cantidad de dinero que se le debe al proveedor por una adquisición.
Póliza de cargo: Documento que indica una reducción en la cantidad que se le debe a un proveedor por mercancía devuelta o por una rebaja concedida. A menudo toma la misma forma general que la factura de un proveedor, pero apoya las reducciones en las cuentas por pagar en lugar de aumentarlas.
Póliza: Documento que las organizaciones utilizan frecuentemente para establecer un medio formal de registrar y controlar las adquisiciones. Las pólizas incluyen una hoja o folder de cubierta para contener los documentos y un paquete de documentos relevantes, como la orden de compra, copia de la boleta de empaque, reporte de recepción, y factura del proveedor. Después del pago, se agrega una copia del cheque al paquete de pólizas.
Archivo maestro de cuentas por pagar: Archivo para registrar las adquisiciones individuales, desembolsos en efectivo, y devoluciones y rebajas en las adquisiciones para cada proveedor. Se actualiza el archivo maestro de los archivos de adquisiciones, devoluciones y rebajas, y desembolsos en efectivo y archivos de transacciones de desembolsos en efectivo, por computadora. El total de los saldos de las cuentas individuales en el archivo maestro es igual al saldo total de las cuentas por pagar en el mayor general.
Relación de cuentas por pagar: Listado de la cantidad que se debe a cada proveedor, o por cada factura o póliza en un momento determinado. Se prepara directamente del archivo maestro de cuentas por pagar.
Estado de cuenta del proveedor: Un estado de cuenta que se prepara mensualmente por el proveedor que indica el saldo inicial, las adquisiciones, devoluciones y rebajas, pagos al proveedor, y saldo final. Estos saldos y actividades representan las transacciones para el periodo pos parte del proveedor y no del cliente. Excepto por las cantidades que no se han conciliado y las diferencias causadas por las fechas, el archivo maestro de cuentas por pagar del cliente debe ser igual que el estado de cuenta del proveedor.
Controles internos: En algunas compañías, el registro de los pasivos por adquisiciones se hace sobre la base de la recepción de mercancías y servicios, y en otras empresas, se registra hasta que se recibe la factura del proveedor. En cualquier caso, el departamento de cuentas por pagar generalmente tiene la responsabilidad de verificar lo correcto de las adquisiciones. Se efectúa esto comparando los detalles en la orden de compra, con los reportes de recepción y la factura del proveedor para determinar que las descripciones, precios, cantidades, términos y flete en la factura del proveedor están correctas. Por lo general, también se verifican las extensiones, totales y distribución de cuentas.
Un control importante en los departamentos de cuentas por pagar y es exigir que el personal que registra las adquisiciones no tenga acceso al efectivo, valores negociables, y otros activos. Los documentos y registros adecuados, procedimientos correctos para mantener los registros, y revisiones independientes sobre el desempeño también son controles necesarios en la función de cuentas por pagar.
PROCESAMIENTO Y REGISTRO DE DESEMBOLSOS EN EFECTIVO
Para la mayoría de las organizaciones, el pago se efectúa por cheques preparados por computadora a partir de la información que se incluye en el archivo de transacciones de adquisiciones en el momento que se reciben las mercancías y servicios. Es usual que los cheques se preparen en un formato de copias múltiples, con el original para el proveedor, una copia se archiva con la factura del proveedor y otros documentos de apoyo, y otra es archivada numéricamente. En la mayoría de los casos, los cheques individuales se registran en un archivo de transacciones de desembolsos de efectivo.
Cheque: Medio de pago de la adquisición cuando se vence el pago. Después, una persona autorizada firma el cheque, y éste se convierte en un activo. Cuando el proveedor lo hace efectivo y el banco del cliente lo acepta, se le llama cheque cancelado.
Diario de desembolsos en efectivo: Diario para registrar las transacciones de desembolso en efectivo. El libro de desembolsos en efectivo se genera para cualquier periodo, por las transacciones de desembolso de efectivo que se incluyen en los archivos de la computadora. Los detalles del diario se asientan en el archivo maestro de cuentas por pagar y se traspasan los totales del diario al mayor general por medio de la computadora.
Controles internos: Los controles más importantes en la función de las salidas de efectivo incluyen la firma de cheques por una persona con la autoridad necesaria, separación de responsabilidades para firmar los cheques y desempeñar la función de cuentas por pagar, y un examen cuidadoso de los documentos de respaldo por el que firma el cheque en el momento en que lo firma.
Los cheques están foliados previamente e impresos en papel especial que dificulte la alteración del nombre del receptor o la cantidad. También es importante tener un método de cancelación de los documentos de respaldo, para evitar que se usen de nuevo como apoyo para otro cheque en un momento posterior. Un método común es escribir el número del cheque en los documentos de respaldo.
PRUEBAS DE CONTROL Y PRUEBAS SUSTANTIVAS DE TRANSACCIONES
En una auditoria común, las cuentas que más tiempo se llevan para su verificación en pruebas de detalles de saldos son las cuentas por cobrar, inventario, activos fijos, cuentas por pagar, y cuentas de gastos. De estas cinco, cuatro estén relacionadas directamente con el ciclo de adquisiciones y pagos. Puede ser extenso el tiempo neto ahorrado si el auditor reduce las pruebas de detalles de las cuentas al utilizar pruebas de controles y pruebas de transacciones para verificar la estructura de control interno y adquisiciones y desembolsos de efectivo. Por tanto, no debe sorprendernos que las pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones para el ciclo de adquisiciones y pagos reciban atención considerable en las auditorias bien llevadas, en especial cuando el cliente tiene una estructura efectiva de control interno.
Las pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones para el ciclo de adquisiciones y pagos se dividen en dos amplias áreas: pruebas de adquisiciones y pruebas de pagos. Las pruebas de adquisiciones se encargan de tres de las cuatro funciones señaladas con anterioridad. Procesamiento de las órdenes de compra, recepción de mercancías y servicios, y el reconocimiento del pasivo. Las pruebas de pagos se encargan de la cuarta función, el procesamiento y registro de los desembolsos de efectivo.
VERIFICACIÓN DE LAS ADQUISICIONES.
Las adquisiciones registradas son de mercancías y servicios recibidos, consistentes con los intereses del cliente (existencia). Si el auditor queda satisfecho de que los controles son adecuados para este objetivo, se reduce mucho las pruebas para transacciones incorrectas e inválidas. Es probable que los controles adecuados eviten que el cliente incluya como gastos del negocio o activos aquellas transacciones que beneficien principalmente a la administración u otros empleados, en lugar de la entidad a la que se le practica la auditoria.
En algunos casos las transacciones incorrectas son obvias, como la adquisición de articulas personales no autorizados por el personal o un desfalco verdadero de efectivo al registrar una adquisición fraudulenta en el diario de adquisiciones. En otros casos, es más difícil evaluar la corrección de una transacción, como el pago de la membrecía de funcionarios a clubes campestres, vacaciones con gastos pagados a países extranjeros para los miembros de la administración y sus familias, y pagos ilegales aprobados por la administración a funcionarios de países extranjeros. Si los controles sobre transacciones incorrectas o inválidas son inadecuados, es necesario realizar un examen exhaustivo de la documentación comprobatoria.
Se registran las adquisiciones existentes (completas): la falta del registro de la adquisición de mercancías y servicios recibidos afecta de forma directa el saldo en las cuentas por pagar y resulta en una valuación excesiva de la utilidad neta y activo neto. A causa de esto, por lo general, los auditores se preocupan mucho con el objetivo de que esté completa. En algunos casos, puede ser difícil desarrollar pruebas de detalles para determinar la existencia o inexistencia de transacciones no registradas, y el auditor confió en los controles para este propósito. Además, puesto que la auditoría de cuentas por pagar requiere un tiempo considerable, una estructura efectiva de controles internos, comprobada, reduce de manera considerable los costos de auditoría.
Se registran las adquisiciones con precisión. Puesto que la precisión de muchas cuentas de activos, pasivos, y gastos depende del registro correcto de transacciones en el diario de adquisiciones, el alcance de las pruebas de detalles de muchas cuentas de gastos y balance depende de la evaluación que el auditor desarrolle de la efectividad de los controles internos sobre la precisión del registro de las transacciones de adquisiciones.
CUENTAS POR PAGAR
Las cuentas por pagar son deudas no pagadas por mercancías y servicios recibidos en el curso común del negocio. En ocasiones es difícil distinguir entre cuentas por pagar y pasivos acumulados, pero es útil definir un pasivo como cuenta por pagar si se conoce y se debe la cantidad total de la deuda en la fecha del balance. Por tanto, la cuenta de cuentas por pagar incluye deudas por la adquisición de materias primas, equipo, servicios, reparaciones y muchos otros tipos de mercancías y servicios que se recibieron antes del fin del año. La gran mayoría de cuentas por pagar también se identifican por la existencia de facturas del proveedor para la deuda.
CONTROLES INTERNOS
Se ilustra los efectos de los controles internos del cliente sobre las pruebas de las cuentas por pagar con dos ejemplos. En el primero, supongamos que el cliente tiene una estructura de control interno muy efectiva sobre los registros y pago de las adquisiciones. Se documenta con la recepción de mercancías por reportes foliados de recepción; se preparan con rapidez y eficiencia, y se registran los comprobantes foliados en el archivo de transacciones de adquisiciones y el archivo maestro de cuentas por pagar. También se efectúan las desembolsos de efectivo con oportunidad cuando tienen que hacerse, y se les registra de inmediato en el archivo de transacciones de desembolsos de efectivo y en el archivo maestro de cuentas por pagar. Cada mes se concilian los saldos individuales de las cuentas por pagar en el archivo maestro con los estados de cuenta de los proveedores y se compara el total con el mayor general, por una persona independiente. En estas circunstancias, la verificación de las cuentas por pagar exige poco esfuerzo del auditor, una vez que éste llega a la conclusión de que la estructura de control interno está operando de forma efectiva.
En el segundo ejemplo, supongamos que no se utilizan reportes de recepción, el cliente detiene el registro de las adquisiciones hasta que se efectúan los desembolsos de efectivo, y, a causa de una débil posición de efectivo, con frecuencia se pagan las facturas varios meses después de su vencimiento. Cuando un auditor se enfrenta a esta situación, existe gran probabilidad de subestimar las cuentas por pagar; por tanto, en estas circunstancias se necesitan extensas pruebas de detalles de las cuentas por pagar, para determinar si las cuentas por pagar se registraron de forma correcta en la fecha del balance.
PROCEDIMIENTOS DE ANÁLISIS.
Uno de los procedimientos de análisis más importantes para descubrir errores en las cuentas por pagar es la comparación de los totales de gastos del año actual con los de años anteriores. Por ejemplo, al comparar los gastos por servicios con los del año anterior, el auditor puede determinar que no se registró el último recibo del año. La comparación de gastos con los años anteriores es un procedimiento analítico efectivo para las cuentas por pagar porque los gastos, año tras año, son más o menos estables relativamente.
AUDITORÍA DEL CICLO DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO
EI inventario toma muchas formas diferentes, de acuerdo con la naturaleza del negocio. Para los negocios de ventas al menudeo o al mayoreo, el Inventario más Importante es la mercancía a mano disponible para su venta. Para los hospitales el inventario incluye alimentos, medicinas, y suministros médicos. Una compañía industrial tiene materias primas, piezas compradas y suministros para uso en la producción, artículos en proceso de fabricación y mercancía terminada disponible para su venta.
Por las razones que siguen, con frecuencia la auditoria de inventarios es la parte mas compleja y que consume más tiempo en una auditoría:
Por lo general, el inventario es una partida principal en el balance y a menudo es la partida más grande de las cuentas incluidas en el capital de trabajo.
El inventario está en diferentes lugares, lo que dificulta su control y conteo físico. Las compañías tienen su inventario accesible para la fabricación eficiente y venta del producto, pero esta dispersión crea considerables problemas en una auditoría.
La diversidad de las partidas de inventarios crea dificultades al auditor. Partidas como joyas, materias químicas y piezas electronicas, presentan problemas de observación y evaluación.
La Evaluación del inventario también es difícil por factores como la obsolescencia y la necesidad de distribuir costos de fabricación al inventario.
Existen varios métodos de evaluación de inventario que son aceptéables pero cualquier cliente determinado debe aplicar un método de manera consistente año tras año. Además, una organización prefiere utilizar diferentes metodos de valuación para diferentes partes del inventario.
FUNCIONES EN EL CICLO Y CONTROLES INTERNOS
Se piensa en el ciclo de inventarios y almacenamiento como dos sistema separados pero muy relacionados entre sí, uno que involucra flujo real de la producción y el otro los costos relacionados. A medida que los inventarios pasan través de la compañía, se realizan controles adecuados sobre su movimiento físico así como de sus costos relacionados.
Un examen breve de las seis funciones que constituyen el ciclo de inventarios y almacenamiento nos ayudara a entender estos controles y la evidencia de auditoría que se necesita para comprobar su efectividad.
PROCESAMIENTO DE ÓRDENES DE COMPRA
Se utilizan las requisiciones de compra para solicitar al departamento de compras y control que finque órdenes para obtener diversos artículos para el inventario. El personal de almacén inicia las requisiciones, o se realiza esto por computadora cuando el inventario llega a un nivel predeterminado; se colocan las órdenes para obtener los materiales requeridos para un pedido de un cliente; o se inicia las órdenes a partir de un conteo periódico de inventarios realizado por persona responsable. Sin importar el método que se siga, los controles sobre requisiciones de compras y las órdenes de compra relacionadas se evalúan y prueban como parte del ciclo de adquisiciones y pagos.
RECEPCIÓN DE MATERIALES NUEVOS
La recepción de las materiales ordenados también forma parte del ciclo de adquisiciones y pagos. Los materiales recibidos se inspeccionan en cantidad y calidad. El departamento de recepción elabora un reporte de recepción que se convierte en parte de la documentación necesaria antes de efectuarse el pago. Después de la inspección, se envía el material al almacén y los documentos de recepción por lo general se envían a compras, almacén y cuentas por pagar.
ALMACENAMIENTO DE MATERIAS PRIMAS
Cuando se reciben los materiales, se guardan en el almacén hasta qué se necesitan para la producción. Se envían los materiales de la existencia en inventarios a producción, mediante la presentación de una requisición de materiales, orden de trabajo, u otro documento similar debidamente aprobado que indica el tipo y cantidad de materiales necesarios. Se utiliza este documento de requisición para actualizar los archivos maestros de inventario perpetuo para realizar transferencias en libros de las cuentas de materias primas a las de producción en proceso.
PROCESAMIENTO DE ARTÍCULOS
La parte de procesamiento del ciclo de inventarios y almacenamiento varía mucho de empresa a empresa. La determinación de las partidas y la cantidad a producirse se basa por lo general en órdenes específicas de clientes, pronósticos de ventas, niveles predeterminados de inventario de articulas terminados corridas económicas de Producción. Con frecuencia, un departamento separado de control de la producción es responsable de la determinación del tipo y cantidades de producción. Dentro de las diversos departamentos de producción se deben hacer provisión para contabilizar las cantidades producidas, control de desperdicios, controles de calidad y protección física del material en proceso. El departamento de producción debe generar reportes de producción y desperdicios para que el departamento de contabilidad pueda reflejar el movimiento de los materiales en los libros y determinar costos precisos de producción.
ALMACENAMIENTO DE ARTÍCULOS TERMINADOS.
A medida que el departamento de producción concluye los artículos, se colocan en el almacén en espera de su embarque. En compañías con buenos controles internos, los artículos terminados se guardan bajo control físico en área separada de acceso limitado. A menudo se considera que el control de artículosterminados forma parte del ciclo de ventas y cobranza.
EMBARQUE DE ARTÍCULOS TERMINADOS.
El embarque de artículos terminados es parte integral del ciclo de ventas cobranza. Cualquier embarque o transferencia de artículos terminados es autorizado por un documento de embarque debidamente aprobado.
ARCHIVOS MAESTROS DE INVENTARIO PERPETUO.
Uno de los registros que se utilizan para los inventarios, que no se ha estudiada con anterioridad, es un archivo maestro de inventario perpetuo. Por lo regular se guardan registros perpetuos separados para materias primas y artículo terminados. La mayoría de las empresas no utilizan inventarios perpetuos de producción en proceso.
Los archivos maestros de inventario perpetuo incluyen sólo información acerca de las unidades de inventario adquiridas, vendidas y a mano, o también incluye información acerca de los costos unitarios.
PARTES DE LA AUDITORIA DE INVENTARIO
El objetivo global en la auditoria del ciclo de inventarios y almacenamiento es determinar que las materias primas, producción en proceso, inventario de artículos terminados y costo de ventas se señalan de forma correcta en los estados financieros. Se divide el ciclo de inventarios y almacenamiento en cinco partes distintas.
ADQUISICIÓN Y REGISTRO DE MATERIAS PRIMAS, MANO DE OBRA Y COSTOS.
Esta parte del ciclo de inventarios y almacenamiento incluye las primeras tres funciones: procesamiento de órdenes de compra, recepción de materias primas y almacenamiento de las mismas. Primero se estudian los controles internos que existan sobre estas tres funciones, luego se comprueban como parte del desarrollo de pruebas de controles y pruebas sustantivas del transacciones en el ciclo de adquisiciones, pagos y el ciclo de nóminas de personal. A la terminación del ciclo de adquisiciones y pagos, el auditor quedó, satisfecho de que se han asentado de forma correcta las adquisiciones de materias primas y los costos de fabricación.
TRANSFERENCIA DE ACTIVOS Y COSTOS
Las transferencias internas incluyen la cuarta y quinta funciones: el procesamiento de los artículos y almacenamiento de los artículos terminados. Estas dos actividades no están relacionadas con ningún otro ciclo de transacciones, y, por tanto, se les debe estudiar y verificar como parte del ciclo de inventarios y almacenamiento. Los registros de contabilidad de estas funciones son los registros de contabilidad de costos.
EMBARQUE DE ARTÍCULOS Y REGISTRO DE INGRESOS BRUTOS Y COSTOS
El registro de los embarques y costos relacionados, que es la última función, forma parte del ciclo de ventas y cobranza. De esta manera se comprenden los controles internos sobre la función y se les verifica como parte de la auditoria del ciclo de ventas y cobranza.
OBSERVACIÓN FÍSICA DEL INVENTARIO
La observación del cliente que conduce un inventario físico es necesaria para determinar si un inventario registrado en realidad existe en la fecha del balance y si ha sido contado correctamente por el cliente. El inventario es la primera área de auditoría para la que un examen físico es un tipo esencial de evidencia utilizada para verificar el saldo de una cuenta.
PRECIOS Y RECOPILACIÓN DE INVENTARIO
Los costos que se utilizan para evaluar el inventario físico deben probarse, para determinar si el cliente ha seguido correctamente un método de inventario qué concuerda con los principios de contabilidad generalmente aceptados y, consistentes con el que se ha utilizado en años anteriores.
CICLO DE ADQUISICIÓN Y REEMBOLSO DE CAPITAL
El último ciclo de transacciones analizado en este texto se relaciona con la adquisición de recursos de capital en forma de deuda que genera intereses y capital social y el reembolso de dicho capital.
El ciclo de adquisiciones y reembolsos de capital también incluye el pago de intereses y dividendos.
Las siguientes son las cuentas principales en el ciclo:
- Documentos por pagar
- Contratos por pagar
- Hipotecas por pagar
- Bonos por pagar
- Gastos por intereses
- Interés acumulado
- Efectivo en el banco
- Acciones comunes
- Acciones preferentes
- Capital pagado en exceso del par
- Capital donado
- Utilidades retenidas
- Apropiaciones de utilidades retenidas
- Acciones de tesorería
- Dividendos decretados
- Dividendos por pagar
- Propietarios cuenta capital
- Socio cuenta capital
Cuatro de las características del ciclo de adquisición y reembolsos de capital incluyen de modo importante en la auditoria de estas cuentas:
1. Relativamente pocas transacciones afectan los saldos de las cuentas, pero cada transacción con frecuencia es muy importante en su cantidad. Por ejemplo, la mayor parte de las compañías rara vez emite bonos, pero el monto de una emisión de bonos es por lo regular extensa. Por causa de su tamaño, es común verificar cada transacción que tiene lugar en el ciclo para el año entero, como parte de la verificación de las cuentas del balance. No es raro ver papeles de trabajo de auditoria que incluyen el saldo inicial de cada cuenta en el ciclo de adquisición y reembolsos de capital y documentación de cada transacción ocurrida durante el año.
2. La exclusión de una transacción podría tener bastante significado. Tomando en cuenta el efecto de las subestimaciones de pasivos y propiedad, 1a omisión es una de las principales preocupaciones en la auditoria.
3. hay una relación legal entre la entidad cliente y el tenedor de las acciones, bonos, o documento de propiedad similar. En el ciclo de auditoria de las transacciones y cantidades, el auditor debe tener gran cuidado para cerciorarse que se han cumplido de forma correcta los requisitos legales significativos que afectan los estados financieros, y que se han presentado y revelado de forma adecuada en los estados.
4. Hay relación directa entre las cuentas de Intereses y dividendos, 1a deuda y capital. En la auditoria de una deuda que genera intereses, se verifica de forma simultanea el gasto de interés relacionado y el interés por pagar, esto es cierto del patrimonio, dividendos decretados y dividendos por pagar.
Se pueden entender mejor los procedimientos de auditoría para muchas de las cuentas en el ciclo de adquisiciones y reembolsos de capital cuando seleccionamos cuentas representativas para su estudio.
La metodología para determinar las pruebas de detalles de saldo para las cuentas de adquisición de capital es el mismo que se sigue para todas las demás cuentas.
DOCUMENTOS POR PAGAR
Un documento por pagar es una obligación 1egal de pago a un acreedor, que está respaldada o no por activos. Por lo general, se emite un documento por un periodo entre un mes y un año, pero también hay pagares a largo plazo de más de un año. Se emiten documentos para muchos propósitos diferentes, y la propiedad hipotecada incluye amplia variedad de activos, como valores, inventarios y activos fijos. Se efectúan los pagos sobre el principal y el interés de las emisiones de acuerdo con los términos del contrato de crédito. Para los préstamos a corto plazo, por lo general se requiere un pago de principal e intereses solo al vencimiento del préstamo; pero para préstamos de más de 90 días, el pagare requiere generalmente pagos mensuales o trimestrales de intereses.
OBJETIVOS:
Los objetivos de la auditoria de los documentos por pagar son determinar si:
Es adecuada la estructura de control interno sobre los documentos por pagar.
Las transacciones para el principal e intereses que involucren documentos por pagar están autorizadas y registradas debidamente, según lo definen los seis objetivos de auditoría relacionados con transacciones.
· El pasivo para documentos por pagar y los gastos relacionados de intereses y pasivos acumulados están indicados correctamente segun lo definen 8 de los 9 objetivos de auditoría relaciones con saldos. (El valor realizable no es aplicable a las cuentas de pasivos.)
CONTROLES INTERNOS
Hay cuatro controles importantes sobre los documentos por pagar:
Autorización correcta para la emisión de nuevos documentos. La responsabilidad para la emisión de nuevos pagares este investida en el consejo de administración o en el personal administrativo de alto nivel. Por lo general, se requieren dos firmas de funcionarios autorizados para todos los acuerdos de préstamos. El importe del préstamo, la tasa de interés, los términos de reembolso y los activos hipotecados son parte del acuerdo aprobado. Siempre que se renuevan documentos, es importante que queden sujetas a los mismos procedimientos de autorización que para la emisión de nuevos pagares.
· Controles adecuados sobre el reembolso del principal e intereses. El pago periódico de intereses y del principal está controlado como parte del ciclo de adquisiciones y pagos. En el momento de la emisión del pagare, el departamento de contabilidad recibe una copia en la misma forma en que recibe las facturas de proveedores y reportes de recepción. El departamento de cuentas por pagar prepara de forma automática los cheques para cuando se venzan los documentos, de nuevo en la misma forma en que prepara cheques para la adquisición de bienes y servicios. La copia del pagare es la documentación de respaldo para el pago.
· Documentos y registros apropiados. Estos incluyen el mantenimiento de registros auxiliares y el control por una persona responsable de los pagares en blanco y pagados. Los documentos ya pagados se cancelan y quedan bajo la custodia de un funcionario autorizado.
. Verificación periódica independiente. Cada cierto tiempo se concilian los registros detallados de pagares con el mayor general y se comparan con los registros de los tenedores de pagares por un empleado que no tenga la responsabilidad de mantener los registros de tallados. Al mismo tiempo, una persona independiente re calcula los gastos por intereses en los pagares, para comprobar la precisión y corrección de los registros.
PRUEBAS DE CONTROLES Y PRUEBAS SUSTANTIVAS DE TRANSACCIONES las pruebas de transacciones de documentos por pagar involucran la emisión de pagarés y el reembolso del principal e intereses. Estas pruebas de auditoría forman parte de las pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones para la recepción de efectivo y los desembolsos de efectivo. Con frecuencia se efectúan pruebas adicionales de controles y pruebas sustantivas de transacciones como parte de las pruebas de saldos por el monto de las de transacciones individuales.
Las pruebas de controles para los documentos por pagar e intereses relacionados enfatizan la comprobación de los cuatro controles internos importantes que se analizaron anteriormente. Además, se enfatiza el registro preciso de recibos de ingresos por pagares y pagos del principal e intereses.
PROCEDIMIENTOS ANALÍTICOS: Los procedimientos analíticos son esenciales para los documentos por pagar, porque frecuentemente se pueden eliminar las pruebas de detalles para gastos de intereses e intereses acumulados cuando los resultados son favorables. La estimación independiente que el auditor hace de los gastos por intereses, utilizando el promedio de los documentos por pagar pendientes de pago y el promedio de tasas de interés, comprueba la razonabilidad del gasto de intereses, pero también verifica si se omitieron documentos por pagar.
PRUEBAS DE DETALLES DE SALDOS. El punto de arranque normal para la auditoria de documentos por pagar es un programa de documentos por pagar e intereses acumulados obtenido del cliente. El programa común incluye infamación detallada de todas las transacciones que se efectuaron durante todo el año en relación con el principal e intereses, los saldos inicial y final de los documentos e intereses por pagar, e información descriptiva acerca de los pagares, como la fecha de vencimiento, la tasa de intereses y los activos pignorados como garantía.
Autor:
Onelio Agustín
Guatemala
Marzo de 2008
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