Administración Financiera I (Análisis)

Introducción

Durante los últimos años, las finanzas han tenido un incremento de singular importancia para las organizaciones y sociedades; de forma que del manejo de los recursos y obtención de fondos como tarea prioritaria de la administración, se ha pasado al manejo de las inversiones en momentos de inflación y recesión, a la puesta en marcha de modelos programáticos que permitan movilizar importantes fuentes de recursos financieros, colocarlas, y obtener en corto tiempo, rentabilidades que satisfacen a los accionistas, a la colectividad, al gobierno y a los potenciales inversionistas, que ven en los mercados de capitales, una excelente oportunidad para colocar fondos, que en consecuencia se convertirán en generadores de utilidades importantes, cuyo resultado debería fomentar el crecimiento económico del país.

Si se centra la atención en que las Finanzas, o Administración Financiera como campo particular de las organizaciones, junto con la administración de producción, la mercadotecnia y la administración de personal, conforman los espacios de vital importancia, en materia administrativa, enfocado como unidad o ente microeconómico; y que de igual forma la Economía como un ente más general y representativo del enfoque macro, es evidente que la interrelación de todas las variables que conforman ambas disciplinas, forman parte, o son la base de sustentación y desarrollo formal de una área territorial determinada.

La Administración Financiera desempeña una función dinámica en el desarrollo de las empresas modernas, es por ello, que en la actualidad debe enfrentarse a la competencia corporativa, cambios tecnológicos, la inflación, tasas de interés, y los aspectos éticos relacionados con ciertas operaciones financieras. Por lo tanto más que nunca es necesario que las finanzas tengan función estratégica vital en la corporaciones.

Como la administración financiera contribuye con una serie de técnicas destinadas al manejo eficiente de los recursos económicos de las empresas, es claro que el objetivo del administrador además de manejar el aspecto financiero, es justamente la de administrar todos los recursos, tanto humano como material, tecnológico y financiero, ya que mediante su gestión eficiente, la empresa podrá conseguir los propósitos que persigue y que se definen en su razón de ser y hacia donde quieren llegar, representando particularmente la misión y visión de la organización.

La Administración

Es un proceso representativo que consiste en planear, organizar, dirigir y controlar el desempeño de tareas para el logro de objetivos establecidos, mediante los recursos humanos, materiales, tecnológicos y monetarios de la empresa.

Definición Etimológica:

Viene del latín:

AD: Dirección para o tendencia para

MINISTER: Obediencia o subordinación

"La administración se refiere a una función que se desarrolla bajo el mando de otro, de un servicio que es prestado…"

Servicio y subordinación son los principales elementos que se obtienen.

Por consiguiente la administración, es el conjunto sistemático de reglas, para lograr la máxima eficiencia en las formas de estructurar y manejar un organismo social (Perdomo, 2004).

Algunas definiciones de varios autores

E.F.L. BRECH. "Es un proceso social que lleva consigo la responsabilidad de planear y regular en forma eficiente las operaciones de una empresa, para lograr un propósito dado."

J.D. MONEY. Es el arte o técnica de dirigir e inspirar a los demás, con base en un profundo y claro conocimiento de la naturaleza humana."

PETERSON & PLOWMAN. "Una técnica por medio de la cual se determinan, clasifican y realizan los propósitos y objetivos de un grupo humano particular"

KONNTZ & O"DONNELL. "La dirección de un organismo social, y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes".

G. P. TERRY. "Consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno."

F. TANNENBAUM. "El empleo de la autoridad para dirigir, organizar y controlar a subordinados responsables y consiguientemente a los grupos que ellos comandan, con el fin de que todos los servicios que se prestan sean debidamente coordinados en el logro de los objetivos de la empresa."

HENRY FAYOL. La define "Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar "

LOURDES MUNCH GALINDO. "es un proceso a través del cual se coordinan los recursos de un grupo social con el fin de lograr la máxima eficiencia, calidad y productividad en el logro de los objetivos."

Podemos decir con estas definiciones que nos dan los autores que la ADMINISTRACIÓN, es un proceso social el cual se encarga de organizar, dirigir, coordinar y controlar a sujetos responsables mediante para lograr máxima eficiencia a un objetivo dado.

Finalidad de la Administración

El objeto.- Quien realiza por sí mismo una función no merece ser llamador administrado, pero en el momento en que empiece a dar órdenes para una función recibe el nombre de administrador.

• La finalidad.- busca directamente, la obtención de resultados de máxima eficiencia en la coordinación, y sólo a través de ella se aprovecharan los recursos de la empresa. Como por ejemplo:

a.- Recursos materiales

b.- Recursos financieros

c.- Recursos humanos (o factor humano)

d.- Recursos Técnicos

El buen administrador, se debe por sus cualidades y técnicas que posee específicamente para coordinar a todos esos elementos o recursos que se mencionaron anteriormente, de una manera más eficiente. La coordinación es la esencia de la Administración, toda vez que abarca:

• a. La acción de quién está administrando

• b. La actividad misma que resulta de la Administración, ya sea para dirigir planes, organizar y controlar de una manera coordinada, que permita la obtención de los objetivos trazados.

• c. Pero sobre todo, tratándose de lo que tiene naturaleza práctica, (como ocurre en la administración), el fin debe ser a juicio de los expertos, decisivo. Es por esto, que al hablar de los términos, dirección, manejo, cooperación etc. Parecen insuficientes, ya que solamente se consideran medios o instrumentos para obtener la coordinación.

CARACTERÍSTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN

Dentro de las características de la administración tenemos las siguientes:

• 1. Universalidad: La administración se da donde quiera que existe un organismo social (estado, ejército, empresas, iglesias, familia, etc.), porque en él tiene siempre que existir coordinación sistemática de medios.

• 2. Especificidad: La administración tiene sus propias características las cuales son inconfundibles con otras ciencias, aunque va acompañada siempre de ellas (funciones económicas, contables, productivas, mecánicas, jurídicas, etc.), son completamente distintas.

• 3. Unidad Temporal: Aunque se distingan etapas, fases y elementos del proceso administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se están dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos.

• 4. Unidad Jerárquica: Todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo social, participan en distintos grados y modalidades, de la misma administración. Así, en una empresa forman un solo cuerpo administrativo, desde el gerente general, hasta el último. Respetándose siempre los niveles de autoridad que están establecidos dentro de la organización.

También podríamos mencionar otras características como:

• a) Es un medio para ejercer impacto en la vida humana. Es decir, la administración influye en su medio ambiente.

• b) Se logra mediante los esfuerzos. Para participar en la administración se requiere dejar la tendencia a ejecutar todo por uno mismo y hacer que las tareas se cumplan mediante los esfuerzos de otros.

• c) Es una actividad, no una persona o grupo de ellas. La administración no es gente, es una actividad; las personas que administran pueden ser designadas como Directores, gerentes de áreas, etc.

• d) La efectividad administrativa requiere el uso de ciertos conocimientos, aptitudes y práctica. La habilidad técnica es importante para cumplir con un trabajo asignado.

• e) La administración es intangible. Su presencia queda evidenciada por el resultado de los esfuerzos.

• f) Los que la practican no son necesariamente los propietarios; es decir que el administrador y el propietario no son necesariamente la misma persona.

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN

La importancia de la administración se ve en que está imparte efectividad a los esfuerzos humanos. Ayuda a obtener mejor personal, equipo, materiales, dinero y relaciones humanas. Se mantiene al frente de las condiciones cambiantes y proporciona previsión y creatividad. El mejoramiento es su consigna constante.

CONSIDERACIONES SOBRE LA IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN:

La administración se da donde quiera que existe un organismo social, aunque lógicamente sea más necesaria, cuanto mayor y más complejo sea éste.

El éxito de un organismo social depende, directa e inmediatamente, de su buena administración y sólo a través de ésta, de los elementos materiales, humanos, etc. con que ese organismo cuenta.

Para las grandes empresas, la administración técnica o científica es indiscutible y obviamente esencial, ya que por su magnitud y complejidad, simplemente no podrían actuar si no fuera a base de una administración sumamente técnica.

Para las empresas pequeñas y medianas, también, quizá su única posibilidad de competir con otras, es el mejoramiento de su administración, o sea, obtener una mejor coordinación de su elementos: maquinaria, marcado, calificación de mano de obra, etc.

La elevación de la productividad, preocupación quizá la de mayor importancia actualmente en el campo económico, social, depende, por lo dicho, de la adecuada administración de las empresas, ya que si cada célula de esa vida económica social es eficiente y productiva, la sociedad misma, formada por ellas, tendrá que serlo.

En especial para los países que están desarrollándose; quizá uno de los requisitos substanciales es mejorar la calidad de su administración, porque, para crear la capitalización, desarrollar la calificación de sus empleados y trabajadores, etc., bases esenciales de su desarrollo, es indispensable la más eficiente técnica de coordinación de todos los elementos, la que viene a ser, por ello, como el punto de partida de ese desarrollo.

Podemos concluir la importancia de la administración, con los hechos que la demuestran objetivamente:La administración se aplica a todo tipo de Empresa.

El éxito de un organismo depende directa e inmediatamente de su buena administración.

Una adecuada administración eleva la productividad

La eficiente técnica administrativa promueve y orienta el desarrollo.

En los organismos grandes de la administración es indiscutible y esencial.

En la pequeña y mediana empresa la única posibilidad de competir, es aplicando la administración.

DISEÑO DE UN PROCESO ADMINISTRATIVO

ETAPAS:

Planeación

Es un proceso que comienza por fijar objetivos o metas, define estrategias, políticas y planes detallados para alcanzar esas metas y desarrollar una jerarquía completa de Planes para coordinar las actividades.

Características de la Planeación

El primer paso a seguir en el proceso de planeación, consiste en dejar en claro los objetivos de la organización, es decir, definir claramente que es lo que quiero hacer y donde quiero llegar, consecuentemente hay que definir las actividades necesarias para llegar allí. Planear y determinar los objetivos consiste en seleccionar con anticipación el mejor camino para lograrlos.

Para clarificar la función que cumple la planeación dentro del proceso administrativo, hay que tener claro que ella determina:

• a. A donde se pretende llegar.

• b. Que debe hacerse.

• c. Como debe hacerse.

• d. Cuando debe hacerse y

• e. En qué orden.

La planeación no recurre a métodos difíciles de manipular y mucho menos a tácticas de brujería para determinar el futuro, simplemente se basa en la situación actual, la cual refleja obligatoriamente el futuro y de esta forma es que se hace posible que las organizaciones puedan prosperar. El objetivo de la planeación en las organizaciones es eliminar la incertidumbre y erradicar la improvisación, es decir, no está de acuerdo con la mentalidad simplista, la cual soluciona los problemas a medida que van surgiendo.

La clave de la función administrativa es planear hacia el futuro y enfrentar los cambios que se presenten, de una manera imparcial y con cabeza fría. La planeación tiene que ver con la definición y evaluación de los cursos de acción que se implantarán en la organización, el proceso de planeación desde la perspectiva del administrador es organizar la empresa según como ellos se la imaginen en un futuro.

La planeación en esencia debe visualizar las oportunidades y las dificultades que surgirán en el futuro para explotarlas y cambiarlas, según sea el caso. El proceso de planeación que comienza con la determinación de los objetivos, define estrategias, políticas y detalles para alcanzarlos; establece el sistema de decisiones e introduce una revisión de los objetivos para alimentar un nuevo ciclo de planificación.

Los pasos que se deben llevar a cabo para realizar una muy buena planeación son:

• 1. Determinar la Misión: La misión es el ahora de la empresa, es decir como estamos, quienes somos, que hacemos y como lo estamos haciendo.

• 2. Determinar la Visión: Es el futuro de la empresa, lo que queremos ser.

• 3. Realizar un Diagnostico: Este debe ser completo, pues me permite saber cómo está la empresa. Para esto utilizamos el ANÁLISIS DOFA, que es una herramienta de diagnostico organizacional que mira las debilidades y fortalezas de la organización.

• 4. Determinar los objetivos: Son resultados establecidos de antemano, que deben conseguirse en cierto periodo y reflejan la manera de pensar que tiene la organización, orientan el desempeño empresarial y permiten evaluar la continuidad del negocio.

• 5. Determinar las metas: Consiste en fijar unos objetivos más pequeños, es decir metas, para así alcanzar los objetivos. Estas deben tener un punto de referencia y deben ser cuantificables.

• 6. Determinar las estrategias: Las estrategias son lo que vamos a hacer para cumplir los objetivos.

• 7. Determinar las tácticas: Las tácticas son muy específicas y están diseñadas para saber cómo vamos a conseguir las metas, haciendo selección de los medios más adecuados para alcanzarlas.

• 8. Toma de decisiones: Luego de haber definido completamente los objetivos, y de realizar un estudio de la situación actual, los objetivos son los que crean la unión entre el presente y el futuro deseado. De aquí en adelante es donde entre el papel de la toma de decisiones, es decir, de todos los posibles caminos a seguir solo hay que escoger tan solo uno y este debe ser el más adecuado.

• 9. Elaboración de planes: Los planes son los procesos intermedios entre la planeación y la ejecución de los objetivos. Todos los planes tienen un propósito de búsqueda común: la previsión, programación y coordinación de una secuencia lógica, de eventos que si se aplican con éxito deberían conducir a la consecución de los objetivos que los rigen.

Determinación de objetivos

Tipos de objetivos

Los objetivos pueden clasificarse según el tiempo en el que se transforman en realidad, por ejemplo entre más tiempo lleven en cumplirse se produce una incertidumbre mayor y reciben la denominación de remotos. La otra clasificación de los objetivos es la de los mediatos, los cuales tienen un periodo de tiempo limitado y que al transcurrir el tiempo se transforman en inmediatos.

Sin importar si son remotos, mediatos o inmediatos todos llevan consigo un poco de incertidumbre, aunque unos más que otros. A medida que se van cumpliendo, su redefinición y perfección va mejorando.

Otra clasificación que se les ha dado es: financieros (rentabilidad, utilidad, reducir costos, etc.), de crecimiento (aumentar cobertura), internos (mejorar maquinaria) y de clientes (satisfacción, reconocimiento, etc.).

Principios para el establecimiento de objetivos

Para la fijación de objetivos, se realiza una subdivisión en tres principios básicos:

• Principios de comunicación social: el principio de comunicación social, se refiere a que todos los participantes de la empresa, sepan de antemano las ambiciones de la organización en que laboran.

• Principio de coherencia vertical: este principio tiene que ver con lo que podría denominarse ciclo objetivo, es decir, que los objetivos inferiores apoyen a los de un nivel superior y permitan su cumplimiento.

• Principio de coherencia horizontal: debe haber total relación entre los objetivos de un mismo nivel, para de esta forma hacer que todos sean compatibles.

Toma de decisiones

La toma de decisiones es la selección de un curso de acción entre varias alternativas; constituyendo por lo tanto la esencia misma de la planeación. Los administradores deben tomar decisiones sobre la base de la racionalidad limitada, o acotada. Esto es, deben tomarlas a la luz de todo lo que pueden saber de una situación, aunque esto no equivalga a todo lo que sería ideal que supieran.

"Aunque toda planeación es un proceso de toma de decisiones, toda toma de decisiones no es un proceso de planeación", algunas de las características de la toma de decisiones son:

• Toma de decisiones anticipada: esta característica tiene total relación con la función de planeación, puesto que se refiere a la decisión que se aplica antes de la ejecución.

• Interconexión de las decisiones: la planeación busca unificar las decisiones tomadas, en las diferentes áreas de la organización.

• Creación de un estado futuro deseable: la toma de decisiones lo que busca es que los objetivos se cumplan y de esta forma permitir que la situación deseada se transforme en realidad.

El administrador tiene una importante carga, en el proceso decisorio, puesto que tiene y debe escoger la decisión de hoy para que haga efecto mañana, por esto es que el administrador debe ser responsable y profesional en su trabajo, para evitar al máximo las equivocaciones.

Para que el proceso de toma de decisiones sea lo más efectivo posible es necesario que se realice con base en los siguientes métodos:

• EXPERIENCIA PASADA: el método basado en las experiencias pasadas, se basa en los hechos que ya se vivieron y que la forma como se controlaron, podría emplearse en una situación presente. Aunque es el método más utilizado, tiene un problema, y es que no todas las situaciones van a ser siempre las mismas además este método no se adapta rápidamente a los cambios.

• EXPERIMENTACIÓN: el método de experimentación es utilizado en las empresas manufactureras, y consiste en investigar la acogida de un producto nuevo en una sociedad, para determinar la cantidad necesaria a producir.

• INVESTIGACIÓN OPERACIONAL: el método operacional es el que se emplea basándose en ecuaciones matemáticas y matrices.

• ÁRBOLES DE DECISIONES: su función es determinar las posibles implicaciones de una decisión en un periodo de tiempo determinado.

La lluvia de ideas

El propósito de este método es favorecer la resolución de problemas mediante el hallazgo de nuevas e insólitas soluciones. Lo que se busca en una sesión de lluvia de ideas es justamente una multiplicación de ideas.

Reglas a seguir:

1.- No criticar ninguna regla.

2.- Mientras más extremosas sean las ideas, mejor.

3.- Alentar la cantidad de ideas producidas.

4.- Estimular el progresivo mejoramiento de las ideas.

SINECTICA: Originalmente conocida como técnica de Gordon (William J. Gordon), se refiere a la selección cuidadosa de los miembros del equipo sinéctico, según sus aptitudes para la resolución de un problema, el cual puede involucrar a toda la organización.

El líder del grupo desempeña un importante papel en la aplicación de este método, de hecho, solo él conoce la naturaleza específica del problema. Su función consiste en estrechar y dirigir cuidadosamente la discusión sin revelar el problema de que se trata. El principal motivo de ello es impedir que el grupo llegue a una solución prematura.

Organización

Se trata de determinar que recurso y que actividades se requieren para alcanzar los objetivos de la organización. Luego se debe de diseñar la forma de combinarla en grupo operativo, es decir, crear la estructura departamental de la empresa. De la estructura establecida necesaria la asignación de responsabilidades y la autoridad formal asignada a cada puesto. Podemos decir que el resultado a que se llegue con esta función es el establecimiento de una estructura organizativa.

Características de la Organización

Organización Formal: Es la estructura intencional de papeles en una empresa organizada formalmente. Cuando se dice que una organización es formal, no hay en ello nada inherentemente inflexible o demasiado limitante. Para que el gerente organice bien, la estructura debe proporcionar un ambiente en el cual el desempeño individual, tanto presente como futuro, contribuya con más eficiencia a las metas del grupo.

Organización Informal: cualquier actividad personal conjunta sin un propósito consciente conjunto, aún cuando contribuya a resultados conjuntos. , así podemos tener el ejemplo de personas que juegan ajedrez.

Emprendedores internos y emprendedores externos concentran su atención en la innovación y la creatividad. Es responsabilidad de los administradores crear el ambiente necesario para la promoción del espíritu emprendedor.

Los pasos de la función de organización son la formulación de objetivos principales y de objetivos secundarios, políticas y planes de apoyo para alcanzar los fines (lo que, en sentido estricto corresponde a la planeación); la identificación y clasificación de actividades; la agrupación de estas actividades; la delegación de autoridad, y la coordinación tanto de las relaciones de autoridad como de información.

La causa fundamental de la estructura organizacional es la limitación del tramo de control. Si no hubiese tal limitación, podríamos tener una empresa desorganizada con un solo gerente. Principio del tramo de control, En cada puesto administrativo, tiene un límite el número de personas que un individuo puede dirigir eficazmente, pero el número exacto dependerá del impacto de variables implícitas.

Cuando hablamos de estructura organizativa nos referimos a la estructura de la organización formal y no de la informal. 

La estructura organizacional generalmente se presenta en organigramas. Casi todas las compañías necesitan unidades o departamentos tanto de línea como de asesoría ("staff"). Los gerentes de línea contribuyen directamente al logro de los objetivos y metas principales de la organización. Por lo tanto, se encuentran en la "cadena de mando". Ejemplos son producción, compras y distribución. Los gerentes (unidades) de asesoría contribuyen indirectamente (pero de manera importante) a los objetivos de la empresa. Sus contribuciones primordialmente son proporcionar asesoramiento y pericia especializada. Por lo tanto, la gente de las unidades de "staff" no se hallan en la cadena de mando.

Ejemplo de dichas unidades de apoyo son contabilidad, relaciones públicas, personales y legales.

Es importante una estructura organizacional bien definida porque asigna autoridad y responsabilidades de desempeño en forma sistemática

Para la mayor eficacia de las labores de personal de "staff" es importante enseñar las relaciones de autoridad, hacer que el personal de línea escuche al de "staff" y mantener a éste debidamente informado. Adicionalmente la eficacia demanda que el personal de "staff" elabore recomendaciones íntegras y que la utilización de éste se convierta en un modo de vida organizacional.

Dirección-Liderazgo

Es la capacidad de influir en las personas para que contribuyan a las metas de la organización y del grupo. Implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para la tarea de dirección, de hecho la dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos. Los gerentes dirigen tratando de convencer a los demás  de que se les unan para lograr el futuro que surge de los pasos de la planificación y la organización, los gerentes al establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus empleados a hacer su mejor esfuerzo. La dirección incluye motivación, enfoque de liderazgo, equipos y trabajo en equipo y comunicación.

Características de la Dirección-Liderazgo

Es una característica de la Psicología humana que contribuye al grado de compromiso de la persona. Incluye factores que ocasionan canalizan y sustentan la conducta humana de un sentido particular o comprometido. Las metas de la organización son inalcanzables a menos que exista el compromiso permanente de los miembros de la organización. 

La motivación fue uno de  los primeros conceptos a los que se enfrentaron gerentes y administradores. El llamado modelo tradicional suele estar ligado a Taylor y la administración científica.  Los gerentes determinaban cuales eren la forma más eficiente de ejecutar tareas repetitivas y después motivaban a los trabajadores mediante un incentivo salariales cuanto más producían los trabajadores más ganaban el supuesto básico era que los gerentes entendían el trabajo mejor que los trabajadores quienes en esencia, eran holgazanes y solo podían ser motivado mediante el dinero. La conclusión es que los gerentes pueden motivar a los empleados reconociendo las necesidades sociales y haciendo que se sientan útiles e importantes, de tal manera que se sientan parte de la organización.

En forma gerencial es el proceso de dirigir las actividades laborales de los miembro de un grupo y de influir en ellas, el liderazgo involucra a otras personas, empleados o seguidores, si no hubiera a quien mandar  las cualidades del liderazgo del gerente serian irrelevantes; también involucra una desigualdad de poder entre los lideres y los miembros del grupo la cual se usa de diferentes forma para influir en la conducta de los seguidores de diferentes manera.

La comunicación es el fluido vital de una organización, los errores de comunicación en más de una organización han ocasionado daños muy severos, por tanto la comunicación efectiva es muy importante para los gerentes ya que ella representa la hebra común para las funciones administrativas. Los gerentes preparan planes hablando con otras personas, para encontrar la mejor manera de distribuir la autoridad y distribuir los trabajos. De igual manera las políticas motivacionales, el liderazgo, y los grupos y equipos se activan en razón del intercambio regular de información las comunicaciones como cualquier actividad intelectual se pueden perfeccionar enfrentando los retos que representan, las organizaciones pueden ser un lugar ideal para aprender esta lección.

Un equipo se define como dos o más personas que interactúan y se influyen entre sí, con el propósito de alcanzar un objetivo común. En las organizaciones, desde siempre, han existido dos tipos de equipos los formales e informales. Los equipos formales son creados por los gerentes con el propósito de encargarles tareas especificas, el tipo de grupo formal que prevalece es el equipo de mando, otro tipo de equipo formal es el comité el cual por regla formal dura mucho tiempo y se encarga de problemas y decisiones que se repiten.

Los equipos informales son de naturaleza social estos grupos son formaciones naturales que aparecen en el ambiente de trabajo en respuesta a la necesidad de un contacto social. Estos equipos tienden a formarse alrededor de amistades e intereses comunes.

Control

Es la función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que los hechos se  ajusten a los planes y objetivos de las empresas. Implica medir el desempeño contra las metas y los planes,  muestra donde existen desviaciones con los estándares y ayuda a corregirlas. Es una función de todo administrador, desde el presidente hasta los supervisores de la compañía.

Características del Control

El criterio que determina la efectividad de un sistema de control es qué tan bien facilita el logro de las metas. Mientras más ayude a los gerentes a alcanzar las metas de su organización, mejor será el sistema de control.

El gerente debe estar seguro que los actos de los miembros de la organización la conduzcan hacia las metas establecidas. Esta es la función de control y consta de tres elementos primordiales:

• 1. Establecer las normas de desempeño.

• 2. Medir los resultados presentes del desempeño y compararlos con las normas de desempeño.

• 3. Tomar medidas correctivas cuando no se cumpla con las normas.

El control es función de todos los administradores, desde el Presidente de una compañía hasta los supervisores. Algunos administradores, particularmente de niveles inferiores, olvidan que la responsabilidad primordial sobre el ejercicio del control recae por igual en todos los administradores encargados de la ejecución de planes. Aunque el alcance del control varía de un administrador a otro, los administradores de todos los niveles tienen la responsabilidad de ejecutar planes, de manera que el control es una de las funciones administrativas esenciales en cualquier nivel.

Para combatir estos rezagos en el control, se ha propuesto que los administradores empleen un método de control con corrección anticipante (acciones correctivas y preventivas) y no depender exclusivamente de la retroalimentación simple.

El control con corrección anticipante requiere el modelo de un diseño de un proceso o sistema y la vigilancia de insumos con el propósito de detectar futuras desviaciones en los resultados respecto a las normas y planes, para que de esta manera los administradores dispongan de tiempo para aplicar acciones correctivas. Para que los controles sean funcionales, deben ajustarse especialmente a:

• 1) Planes y puestos

• 2) Administradores en lo individual

• 3) Las necesidades de eficiencia y eficacia, para ser eficaces los controles deben diseñarse estos, para señalar excepciones en los puntos críticos, ser objetivos, ser flexibles, adecuarse a la cultura organizacional, ser económicos e inducir acciones correctivas.

La técnica de evaluación y revisión de programas (PERT) representa una generación más reciente de instrumentos de planeación y control, enfocados a la administración. El presupuesto es uno de los recursos de planeación más antiguos. La presupuestación es la formulación de planes en términos numéricos para un período futuro dado.

Existen varios tipos de presupuestos:

1) presupuestos de egresos y gastos,

2) presupuestos de tiempo, espacio, materiales y productos,

3) presupuestas de gastos de capital,

4) presupuestos de efectivo.

La ejecución efectiva requiere que se hayan asignado actividades a las personas o hayan realizado las suyas de acuerdo con los planes y objetivos generales, de igual manera el control no puede ejercerse en el vació debe haber algo que controlar.

En realidad, la planeación esta involucrad en el trabajo de organizar, ejecutar y controlar. De igual manera los elementos de organizar se utilizan en planear, ejecutar y controlar con efectividad. Cada función fundamental de la administración afecta a las otras y todas están relacionadas para formar el proceso administrativo.

Planeación.- Un común denominador de todos los individuos y organizaciones de éxito es que establecen metas identificables, realistas pero retadoras y luego formulan planes para alcanzarlas.

La esencia de la admón. Es alcanzar una meta declarada. Si no se busca un propósito o resultado final, no hay justificación para la planeación administrativa. Siglos atrás el filosofo romano Séneca expreso "Si un hombre no sabe a qué puerto se dirige ningún viento le es favorable".

Se puede razonar ciertamente, todo gerente sabe lo que está tratando de alcanzar. Por supuesto, pero desde el punto de vista práctico, los objetivos tienden a perderse en el tráfico de la actividad administrativa. Sus identidades se obscurecen, la actividad se confunde con el logro y el énfasis sobre que hacer obscurece por completo lo que tiene que lograrse. Un buen gerente siempre debe estar haciendo la pregunta Que estoy tratando de lograr? Porque?

Un objetivo administrativo es la meta que se persigue, que prescribe un ámbito definido y sugiere la dirección a los esfuerzos de planeación de un gerente. Esta definición incluye 4 conceptos, desde el punto de vista del gerente son:

• 1. META es la mira que va a perseguirse y deber ser identificada en términos claros y precisos. No se habrá de confundir una meta con el área general de actividades deseadas, el hacerlo así pone en énfasis en los medios, no en la mira.

• 2. AMBITO de la meta que se persigue está incluida en la declaración de los límites o restricciones presitos que deberán observarse.

• 3. Así mismo un objetivo connota un carácter definitivo. Los propósitos declarados en términos vagos o de doble significado tienen poco o ningún valor administrativo porque están sujetos a varias interpretaciones y con frecuencia el resultado es confusión y disturbio.

• 4. La dirección está indicada por el objetivo. Muestra los resultados que deben buscarse y aparta esos resultados de los muchos objetivos posibles que de otra forma podrían buscarse. Esta dirección proporciona los cimientos para los planes estratégicos apropiados que deben formularse para alcanzar los objetivos.

Los objetivos inapropiados e inadecuados pueden retardar el éxito de la administración y sofocar las operaciones en cualquier organización. Una sugerencia provechosa para todo gerente es concentrarse periódicamente y reiterar los objetivos buscados y luego determinar si la acción que en la actualidad se sigue esta en verdad contribuyendo al logro de esas metas. Tal práctica ayuda a minimizar las dificultades que tienen muchos miembros de la admón.. y sus subordinados para saber cuáles son sus objetivos actuales, identificándolos tanto para ellos como para sus asociados, poniéndolos al día y usándolos con eficiencia en su trabajo administrativo.

Propósito y naturaleza del control

Principios:

Principio de propósito del control. Es garantizar el éxito de los planes mediante la detección de desviaciones con respecto a ellos y la disposición de una base para emprender acciones destinadas a corregir desviaciones indeseables tanto potenciales como reales.

Principio de los controles dirigidos a futuro.- A causa de los rezagos del sistema total de control, cuanto más se base este sistema en un sistema de control en la corrección anticipante, en lugar de la simple retroalimentación de información, mayores oportunidades tendrán los administradores para percibir, antes de que ocurran desviaciones indeseables respecto de los planes y para emprender a tiempo acciones destinadas a prevenir dichas desviaciones

Principio de responsabilidad de control. La responsabilidad básica sobre el ejercicio de control, recae en el administrador encargado del desempeño de los planes particulares implicados.

Principio de eficiencia de los controles. Las técnicas y métodos de control son eficientes si sirven para detectar y aclarar la naturaleza y causas de las desviaciones respecto de los planes con un mínimo de costos u otras consecuencias inesperadas.

Principio de control preventivo.- Cuanto mayor sea la calidad de los administradores en un sistema administrativo, menos necesidad habrá de controles directos.

Estructura de control.

Los siguientes principios tienen como finalidad demostrar que los sistemas y técnicas de control pueden diseñarse en tal forma, que contribuyan a elevar la calidad del control administrativo.

Principio de reflejo de planes. Mientras más claros, completos e integrados sean los planes y mejor sean diseñados (los controles a fin de que sean el reflejo de esos planes), más eficazmente responderán éstos a las necesidades de los administradores.

Principio de adecuación organizacional. Cuanto más clara, completa e integrada sea una estructura organizacional y mejor sea el diseño de los controles a fin de que reflejen el punto de la estructura organizacional en el que recae la responsabilidad sobre las acciones, tanto más facilitarán los controles la corrección de desviaciones respecto de los planes.

Principio de individualización de los controles. Entre más comprensibles sean las técnicas e información de control para los administradores que en lo individual deben utilizar, más se les usará y más resultarán en un control eficaz.

Proceso de control.

Siendo como lo es en gran medida, (cuestión de técnica), el control descansa fundamentalmente en el arte de la administración, en la habilidad práctica para resolver situaciones específicas. Sin embargo, la experiencia ha demostrado que ciertos principios al respecto pueden aplicarse en prácticamente cualquier instancia.

Principio de normas. El control eficaz requiere normas objetivas, precisas y adecuadas.

Principio de control de puntos críticos. El control eficaz implica especial atención a los factores críticos para la evaluación del desempeño con base en los planes, los administradores se deben concentrar en los factores que son los que hacen que una acción se da en forma constante y que así podremos saber cómo está la situación de la empresa.

Principio de excepción. Mientras más concentren los administradores sus esfuerzos de control en excepciones significativas más eficientes serán los resultados de sus controles.

Principio de flexibilidad de los controles. Para que los controles sigan siendo eficaces a pesar de fallas o de cambios imprevistos en los planes, se requiere flexibilidad en su diseño.

Principio de acción. El control sólo se justifica si las desviaciones respecto de los planes son corregidas mediante una planeación, organización, integración del personal y dirección adecuada.