Módulo de costos para una entidad productora de bienes y/o servicios

Introducción

En los tiempos actuales, son muy pocas las entidades que producen bienes y/o servicios que no usan las técnicas informáticas en alguna de sus modalidades, y los Sistemas de Gestión Contable son una de los preferidas.

Son muchos los desarrolladores de Sistemas de Gestión Contable, y entre sus productos hay muchas cosas comunes y algunas que tiene ligeras diferencias, hay algunos más extensos en cuanto a servicios que brinda y otros más discretos. Las entidades usuarias generalmente adquieren lo que necesitan para satisfacer sus necesidades, y también muestran diferencias entre ellas, ya que hay algunas con Sistemas muy abarcadores y otras más pequeñas, que usan Sistemas más discretos.

Se conoce que como cosa común, todas las entidades usuarias usan un módulo de contabilidad general, y algunas usan uno de los llamados módulo de costos, pero no siempre hay una adaptación perfecta entre las características de la entidad y el módulo de costos ofertado por los desarrolladores como parte del paquete o Sistema de Gestión Contable.

Lo ideal sería que los módulos de costos fueran personalizados, es decir, diseñados y programados a "imagen y semejanza" del usuario, pero no siempre esto se logra por diversas razones, y para estas entidades, las que no tienen un módulo de costos en uso, o el que tienen no se adapta "perfectamente" a sus necesidades, se ha realizado este trabajo, donde se muestra una solución, que puede ser temporal o de uso duradero, según las necesidades y posibilidades del usuario y conveniencias del desarrollador del Sistema de Gestión Contable en uso.

Se describe el diseño básico de un módulo de costos personalizado que puede ser "mejorado" y adaptado a cada entidad en particular, según sus necesidades, y no se considera una solución acabada, sino en continuo desarrollo.

Conceptos generales

Hace muchos siglos que el hombre comenzó a comerciar, primero lo que obtenía del mundo natural que lo rodeaba, y más tarde, lo que producía. Con el devenir del tiempo, fue necesario y conveniente "registrar" estas operaciones y con ello se dio inicio a lo que hoy conocemos con el nombre genérico de "contabilidad".

La historia recoge el desarrollo del concepto de producción, que comenzó con la producción de artículos simples, de manera unipersonal y ha llegado a ser una actividad compleja, que no solo alcanza la producción de bienes, sino que incorpora la de servicios, y que puede realizarse en grupos industriales de alta complejidad.

Parejamente, las funciones de "contabilidad" se han desarrollado desde la partida simple hasta lo que hoy conocemos como partida doble, y por los medios que utiliza para registrar, desde la contabilidad manual hasta la automatizada basada en técnicas informáticas.

Este desarrollo obedece a una ley: si consideramos que la actividad productiva es una cuestión de contenido, y la contabilidad asociada a ella es una cuestión de forma, deberá existir una cierta correspondencia obligada entre ambas. La producción de una refinería de petróleo no puede "contabilizarse" con técnicas tan sencillas como las que se aplicarían a un productor individual de tabacos.

Se conoce que algunos aspectos relacionados con la "contabilidad" han tenido poca variación en el tiempo, como son los conceptos de cuenta, débito y crédito, entre otros, y que todo se resume en debitar y acreditar a las cuentas apropiadas. La complejidad está dada por la complejidad tecnológica del proceso que trata de registrar, o la complejidad de las relaciones económicas entre los diferentes actores que participan en el hecho económico que estamos registrando.

De lo anterior se desprende que cuando se está diseñando un Manual de Contabilidad y Costos para una entidad, ya sea grande, mediana o pequeña, más o menos compleja tecnológicamente y con relaciones económicas simples o complejas, resulta conveniente dividir esta tarea en dos momentos:

• Diseñar el Manual de Contabilidad, que debe dedicarse a describir cómo registrar las operaciones corrientes de un período, y que obedece a las técnicas mas simples y generales de la contabilidad,

• Diseñar el Sistema de Costos de productos/servicios, que debe dedicarse a describir cómo manejar los saldos de las cuentas para alcanzar, contablemente hablando, el Costo de producción de los productos/servicios, como resultado final del mismo, y que facilite el análisis de dichas cifras para tomar las medidas gerenciales necesarias.

Ambos momentos están muy ligados y no pueden verse como dos aspectos aislados si tenemos en cuenta la interdependencia entre ambos, aunque cada uno tiene características propias como para poder verse con una relativa independencia. En general, de lo que se trata es que hay que registrar con óptica de costos.

El primer aspecto puede considerarse como extensamente tratado, donde queda poco que aportar y ese no es el objeto principal de este trabajo. En los tiempos modernos, quedan pocas entidades que usen técnicas manuales para "llevar su contabilidad", y está generalizado el uso de ordenadores (PC en lo adelante) con Sistemas de Gestión Contable más o menos complejos, que son de uso generalizado, con módulos especializados en contabilidad general, inventarios, nóminas, control de activo fijo, facturación, finanzas, etc. y que los usuarios pueden adquirir de acuerdo a sus necesidades.

El segundo aspecto, aunque técnicamente hablando, está tratado en toda la literatura especializada, no deja de tener una característica especial: cada entidad que produce productos/servicios es distinta a otra que produce otros productos/servicios, y por tanto, tendrá requerimientos de una "contabilidad de costos" apropiada a sus características.

En general, muchos desarrolladores de Sistemas de Gestión Contable incluyen entre sus productos que ofertan a sus clientes un módulo de costos no personalizado, y esto, en la mayoría de los casos, limita o restringe las posibilidades de su uso o lo hace totalmente inoperante. De ahí la conveniencia de contar con un módulo de costos personalizado para cada entidad, como dice el dicho, "a su imagen y semejanza".

No siempre se puede obtener de los desarrolladores de Sistemas de Gestión Contable un cambio radical en sus módulos diseñados o que diseñen uno nuevo en corto tiempo, o a veces esto implica un gasto que la entidad prefiere ahorrárselo y en esos casos decide usar en lugar de un módulo de costos personalizado otro método que brinde resultados similares con menor inversión, lo cual es posible como veremos más adelante.

Diseño de un Manual de Contabilidad y de un Manual de Costos

En la literatura especializada se brindan detalles del contenido de un Manual de Contabilidad que cumplen con las expectativas más generales sobre este tema y solamente hay que añadir un comentario: si lo que se quiere es registrar con óptica de costos, esto hay que considerarlo en el diseño y contenido del Manual de Contabilidad, para que respalde plenamente al Manual de Costos de la entidad.

Entre los aspectos clave a considerar están:

• Cuentas que se usarán para registrar los Costos Directos y los Indirectos.

• Subcuenta.

• Centros de costos asociados al proceso productivo de productos/servicios y los asociados a las áreas de responsabilidad que sirven de apoyo al proceso productivo.

• Nominación de gastos en que se incurrirán en el proceso productivo.

Si la entidad donde se está haciendo el Diseño de los Manuales de Contabilidad y Costos pertenece a un Organismo Corporativo Superior, generalmente hay que considerar los Lineamientos que haya trazado ese Organismo. Hay países donde se han dictado Normas Nacionales de Contabilidad que incluyen alguno de estos aspectos y hay que considerarlos. Otro aspecto a considerar es el Fiscal, ya que hay países donde se tiene institucionalizada la información a brindar para aspectos fiscales (impuestos) y ya tiene prefijada algunas cuentas a usar.

El desarrollo de las técnicas contables ha evolucionado hacia lo que se conoce como "contabilidad analítica", que permite una sintaxis de la "cuenta" formada por varios niveles, y es la forma general que han adoptado los desarrolladores de Sistemas de Gestión Contable, y que puede y debe aprovecharse en el empeño de registrar con óptica de costos.

Lo anterior permite una sintaxis similar a la siguiente:

Lo anterior resulta compatible con las diferentes técnicas de Bases de Datos generalmente usadas por los desarrolladores de Sistemas de Gestión Contable basados en técnicas informáticas. Se han mencionado cuatro niveles para la sintaxis de la cuenta, pero esto no resulta fijo y puede haber un Diseño que requieran más o menos niveles. Lo importante es que se pueda registrar con óptica de costos sin sacrificar información ni tener alguna que realmente sea innecesaria.

Un desarrollo importante en las técnicas contables fue la introducción de un código numérico a los diferentes componentes de la sintaxis de la "cuenta". Cuando la contabilidad era simple, esto no era muy necesario, pero se vio su importancia cuando se pasó a la contabilidad analítica, ya fuera operada en forma manual o con máquinas de las llamadas de "saldo directo", y casi se hace imprescindible cuando se comienza a utilizar las técnicas informáticas.

Otro aspecto importante es contar con un gráfico del proceso productivo, sobre todo si es medianamente complejo o de gran complejidad. Se recomienda usar un gráfico de "cajas negras", conectados según el flujo productivo, y donde cada una de las "cajas negras" representa un proceso identificable, con entradas y salidas medibles, y se espera que el Sistema de Costos que se diseñe pueda brindar los Costos de producción de cada "caja negra" incluida en el gráfico.

Como ejemplo de una "caja negra" correspondiente a un proceso tenemos:

El gráfico que se elabore estará formado por una o varias "cajas", y si son varias, estarán interconectas en cascada, en dependencia de la complejidad del proceso productivo o no interconectadas si se corresponden a procesos independientes. Se puede interpretar que la entrada del primer proceso es la materia prima virgen y para los siguientes, la salida del primero será la entrada del segundo, y así sucesivamente, hasta que en el último, tendremos como salida el producto/servicio ya terminado.

Hay algunos flujos que incluyen los almacenes de materias primas como inicio y los almacenes de productos terminados como salida del último.

Igualmente se incluirán los centros de costos que representan a las áreas de apoyo al proceso (energía, talleres de mantenimiento y reparación, laboratorios, etc.)

La idea fundamental es mostrar las interconexiones físicas (de productos, energía y servicios) y que tendrán que tener su imagen reflejada en la contabilidad y expresadas como valores que se "mueven" de un centro de costo a otro.

Con esta información se pueden establecer las proporciones de dichos movimientos, y cómo será el sistema informativo para establecer las comunicaciones necesarias entre el área productiva y el área económica para lograr un registro "sano" del costo de producción.

Entre los componentes de la sintaxis de la "cuenta" vale destacar lo siguiente:

• Subcuenta: generalmente se destina a nominar subgrupos de la "Cuenta", según las necesidades de las Organizaciones Corporativas o de Organismos Superiores, o conveniencias contables para obtener la información necesaria según los Sistemas de información diseñados de manera fácil.

• Centro de costo: este componente cubre los conceptos clásicos de la contabilidad, como son las áreas de responsabilidad directas (un Proceso, por ejemplo) o las indirectas como talleres, laboratorios, etc. Resulta conveniente, para registrar con óptica de costos, incluir en este componente la nominación de los productos/servicios, ya que contablemente hablando, es en esta combinación de Cuenta – Subcuenta – Centro de costo donde se van a resumir los Costos de producción por producto/servicio.

• Nominación del gasto: este bloque generalmente se destina a definir el concepto del gasto, previamente definido según experiencias anteriores, tratando de ser racionales: no abrir demasiado la lista que la haga trabajosa ni tan pobre que prácticamente no permita hacer algún análisis. Ver nota sobre países con Normas Nacionales de Contabilidad que norman este aspecto y Política Fiscal, que también exige en algunos países, una cierta homogenización de los reporte.

Los componentes de la sintaxis de la "cuenta" mencionados responden a tres preguntas:

Para qué se gasta?

Dónde se gasta?

Qué se gasta?

y debe ser suficiente, en la mayoría de los casos, para un registro "sano" con óptica de costos.

Queda por mencionar un aspecto importante: la moneda. En general, la moneda de registro contable está normada por cada país y generalmente es una sola. Sin embargo, hay países que pueden tener interés en conocer la composición tanto del costo como de sus ingresos y de otras partidas, en moneda nacional y moneda convertible, a los efectos de hacer análisis, como por ejemplo, de costo beneficio, y determinar cuando es más conveniente importar que producir. Este aspecto puede resolverse con un "campo" más en la sintaxis de la "cuenta", según necesidades del usuario.

Lo anterior constituye una reflexión muy sintética de los aspectos a considerar en cuanto al registro de las operaciones corrientes mencionado anteriormente. Al terminarse un período (un mes, por ejemplo), las operaciones relacionadas con el costo están registradas en Cuentas que recogen los gastos directos y los gastos indirectos, y un manejo inteligente de dichos saldos, nos lleva a determinar un costo de producción de productos/servicios. El paso siguiente es determinar que parte de la producción se da por "terminada" para realizar el traspaso contable de dichos productos terminados hacia el "Almacén de Productos Terminados". Con los servicios pasa exactamente lo mismo, pero los terminados no van a un "Almacén", por ser No inventariables, sino que generalmente se dan como entregados al cliente y por tanto, contablemente se deben registrar en la Cuenta "Costo de ventas".

No cabe duda que una entidad que produzca productos Inventariables tendrá una "complicación" mayor que aquellas que solamente brindan servicios, ya que los productos inventariables se pueden terminar una día cualquiera del período, y deben recibirse en el "Almacén", y la complicación está en que en ese momento aún no se han elaborado los Costos de producción correspondientes, y hay que recurrir a un Costo predeterminado transitorio, que al "cerrarse" el mes (contablemente hablando), deben saldar dichas operaciones y registrarse a Costos reales las mismas.

La explicación anterior nos lleva a la conclusión que debemos tener Subcuentas diferenciadas para los saldos de Productos en proceso y de los Costos del Período, y estas últimas, deben diferenciarse las que están registradas a Costos reales y las registradas a Costos predeterminados. Lo mismo ocurre con la cuenta Costo de ventas.

Esta operación se complica aún más, cuando hay en uso un módulo de inventarios, y dichos productos se venden (salida de inventario) y hay que registrarlo al Costo predeterminado a que se les dio entrada, y después saldar dichas operaciones y registrarlas a Costos reales.

Con lo que se ha descrito hasta aquí, se puede comprender que los gráficos del proceso productivo y las características de producción de productos Inventariables y/o servicios No inventariables hacen casi necesario por no ser absolutos, del diseño de un módulo de costos personalizado o un programa de costos equivalente en cada entidad.

Existen aún mayores complejidades por las especificidades de la entidad, como aquellas que tiene producciones conjuntas y/o usan algunos flujos de residuos en el proceso, como por ejemplo, la industria azucarera a partir de la caña de azúcar, que a partir de una materia prima básica produce azúcar y mieles, además de usar el bagazo de la caña ("residuo" en el proceso de molida) como combustible para producir vapor y con este vapor, producir electricidad, que es un consumo generalizado en toda la fábrica, incluyendo el proceso de molida donde se obtuvo. Para casos como este, que se pueden describir como "del huevo y la gallina", se deben desarrollar modelos matemáticos que hagan una asignación "aceptable" de los costos, lo cual casi siempre no resuelven los módulos generalmente ofertados por los desarrolladores de Sistemas de Gestión Contable, considerados erróneamente como de uso general.

Con respecto al Diseño del Sistema de Costos, el autor considera al mismo como una prolongación del Sistema de Contabilidad, y por ello se hace tanto hincapié en registrar con óptica de costos, ya que lo que no se haya registrado correctamente, no se puede arreglar en la etapa de proceso del costo.

Anteriormente se escribió:

Diseñar el Sistema de Costos de productos/servicios, que debe dedicarse a describir cómo manejar los saldos de las cuentas para alcanzar, contablemente hablando, el Costo de producción de los productos/servicios, como resultado final del mismo, y que facilite el análisis de dichas cifras para tomar las medidas gerenciales necesarias.

y siendo coherentes, en esta etapa, después de concluido el registro de las operaciones corrientes, podemos pasar a la etapa de proceso del costo, que para el caso de una entidad productora de productos/servicios, la idea fundamental en la etapa de determinación del costo es:

• 1. Prorratear la parte indirecta correspondiente a los centros de costos de apoyo directo hacia los centros que representan a los Productos/servicios, saldando la Cuenta Gastos Indirectos.

• 2. Transferir los saldos de Proceso inicial hacia las Cuentas Gastos del Período, saldando la Cuenta Proceso inicial.

• 3. Convertir la suma de Proceso inicial + Gastos del Período en Productos Terminados para los No Inventariables Terminados y para los Inventariables Terminados, saldando la Cuenta Gastos del Período Terminados.

• 4. Registrar las entradas en Inventario de productos a costos reales y saldar las cuentas de Inventarios de productos a costos predeterminados, para los Inventariables Terminados, saldando la Cuenta Costos del Período a Costos predeterminados y la Cuenta Costos del Período a Costos reales, para los Inventariables.

• 5. Determinar que productos No Inventariables e Inventariables NO se han Terminado, y convertir la suma determinada en (3) en Proceso final para el período siguiente, saldando la Cuenta Gastos del Período No Terminados.

• 6. Determinar que Productos/Servicios No Inventariables se dan como terminados y mantienen sus saldos en la Cuenta Productos Terminados y trasladar sus saldos acumulados hacia la Cuenta Costo de ventas, saldando la Cuenta Productos Terminados No Inventariables Terminados.

• 7. Rectificar el Costo de ventas para aquellos productos inventariables, que se han entregado a costos predeterminados, saldando las Cuentas Costo de ventas-Productos a costos predeterminados y registrar dichas salidas a la Cuenta Costo de ventas-Productos a costos reales, y saldar la cuenta de Inventarios – Productos – a costos predeterminados y registrar la salida a la Cuenta de Inventarios – Productos – a costos reales.

Resulta fácil comprender que estas operaciones (que pueden tener alguna variación según las especificidades), para una entidad de relativa baja o mediana complejidad, los cálculos necesarios para culminar su proceso del costo no resultan fáciles si la ayuda de una PC.

Si se cuenta con un módulo de costos personalizado, ¡felicidades al colectivo!, y si no se tiene, la entidad no puede quedar "desamparada" y "algo" tiene que ofertársele.

Para estos casos se pueden mencionar dos alternativas:

• Diseñar un Libro Excel de costos que modele las operaciones descritas anteriormente y brinde finalmente la información necesaria para redactar los comprobantes de diario necesarios, para registrar en la contabilidad dichas operaciones.

• Diseñar un programa informático que realice las operaciones necesarias como un módulo de costos personalizado, y brinde, además de la información elaborada con los costos de los productos/servicios, un fichero con los comprobantes propuestos para el registro contable de los mismos.

Quizás la más económica como inversión, sea la primera, que aunque "resuelve" el problema planteado, resulta un poco más laboriosa que la segunda, ya que requiere alguna pericia en técnicas Excel por parte del operador, y realmente, el producto, profesionalmente hablando, tiene "menos acabado".

La segunda alternativa, aunque no logra el grado de integración de un módulo de costos personalizado elaborado e integrado por el desarrollador del Sistema de Gestión Contable en uso, resulta menos laboriosa en su aplicación, brinda salidas, profesionalmente hablando, con un "acabado" aceptable y resulta más rápida y menos vulnerable a errores que la primera. Como en la primera alternativa, los datos pueden introducirse "a mano" por el teclado, pero tiene la opción de poderse introducir de forma automatizada si el Sistema de Gestión Contable en uso genera ficheros sencillos del tipo texto (.txt), lo cual no es difícil de obtener del desarrollador del Sistema de Gestión Contable.

Esta segunda alternativa es uno de los objetos fundamentales de este trabajo, y a continuación se expone su desarrollo, con un ejemplo hipotético.

Características de la entidad — ejemplo

El ejemplo que se muestra a continuación usa como base material de estudio una entidad que puede llamarse "Casa Consultora de Los Andes" (LosAndes en adelante), que brinda servicios de consultoría en el campo económico y tecnológico, brinda cursos de superación y organiza eventos, y además puede editar literatura científico-técnica, revistas seriadas sobre temas gerenciales, y productos multimedia.

Su organización está basada en dos Centros Gerenciales: CENCON y CEFORM, una Editora y una Delegación territorial fuera de la localidad de la casa matriz. Los Centros Gerenciales pueden realizar trabajos de consultoría, la Editora debe ocuparse de los trabajos de edición de literatura científico – técnica y de revistas seriadas, y la Delegación territorial, podrá atender cualquiera de los negocios ofertados. La organización de cursos y eventos y la producción de multimedia se atenderán por el Centro Gerencial CEFORM.

El Sistema de Costos diseñado usa las siguientes Cuentas/Subcuentas:

700 Gastos de Producción, para registrar los costos directos. Tendrá como Subcuentas la 00001/02 Proceso inicial, 00003/04 Gastos del período, 00005/06 Producción terminada, todas a costos reales y la 00013/14 Gastos del período y 00015/16 Producción terminada, a costos predeterminados, en moneda nacional y en moneda convertible.

731 Gastos Indirectos, para registrar los costos indirectos. Tendrá como subcuentas la 00001/00002 para diferenciar la moneda.

810 Costo de ventas, para registrar el costo de ventas. Tendrá como Subcuentas la 00010 a la 00040 para analizar el tipo de cliente según Organismo a que pertenezca, a costos reales y la 00110 a la 00140 para analizar el tipo de cliente según Organismo a que pertenezca, a costos predeterminados, en moneda nacional y en moneda convertible.

La entidad realiza un cierre parcial a fin de cada mes y determina los costos de producción.

La entidad analiza su registro contable en dos monedas: MN y CUC.

Los tipos de clientes que se han caracterizado son: GrupoCorp, Organismo, NoOrganismo y Extranjero.

Descripción del software propuesto

Este producto informático se ha realizado utilizando como plataforma técnicas de software libre para que corra en Windows 98 y versiones posteriores.

Las Bases de Datos utilizadas están diseñadas en plataforma SQLite, para lo cual se requiere que se instale en la misma carpeta donde se instale el ejecutable cosLosAndes.exe un fichero con extensión .dll llamado sqlite3.dll.

Este producto informático está diseñado para que se instale y corra en una máquina, (no en un Servidor para que trabaje como Cliente-Servidor). En su instalación, el proveedor obtiene un fichero de la PC seleccionada para la instalación que debe acompañar al ejecutable y que sirve de protección contra copias no autorizadas.

Se recomienda crear una carpeta con un nombre apropiado, donde se "guardarán" todos los ficheros relacionados con el Costo. Se ha previsto que el fichero ejecutable cosLosAndes.exe, el fichero sqlite3.dll y el fichero de protección se instalen en una subcarpeta que pudiera nombrarse "Programa". En esta carpeta, además, estarán los ficheros con extensión .lrf que son las plantillas de los Informes que pueden "verse e imprimirse" durante la operación del programa.

Durante la operación del programa, se crean otras subcarpetas donde se "guardan" los ficheros relacionados con un período y se nombrarán de acuerdo con el año y el mes de que se trate. Por ejemplo, para el mes de noviembre de 2012 se nombrará "_201211".

El programa se ha diseñado usando el WindowsXP, y la velocidad de operación dependerá de las características del ordenador. Resulta conveniente disponer de "ratón" y de una impresora si se quieren imprimir algunos resultados. El programa ejecutable tiene un "peso" de 1.32 Mb y el dll de menos de 600 kb.

El resto de las exigencias normalmente son operativas de Windows y deben estar implícitas en la configuración de la PC.

En particular, este programa se ha diseñado para que los datos necesarios se puedan introducir de dos formas distintas:

• Por el teclado, introduciendo los datos apropiados en las rejillas provistas para ello

• importándolos desde ficheros del tipo .txt, que no son más que ficheros con los datos de cada producto/servicio (fila) separados por comas.

Indudablemente que la segunda opción resulta más conveniente por evitar errores involuntarios al teclear los datos y mucho más ágil. Requiere que el proveedor del Sistema de Gestión Contable diseñe el sistema para que "exporte" los ficheros señalados en el momento que constituye la frontera entre la primera etapa de registro y la etapa de proceso del costo. Más adelante se dan los detalles para el diseño de estos ficheros.

Operación del programa

Si el usuario ha decidido la segunda variante para introducir los datos necesarios, resulta imprescindible que antes de comenzar a operar el programa, disponga de la información necesaria, en forma de ficheros, y los "guarde" en la subcarpeta correspondiente al período en cuestión.

Si ha decidido introducir los datos por el teclado, entonces se recomienda que obtenga toda la información en "copia dura" antes de comenzar la operación del programa.

El programa se comienza a ejecutar por las formas convencionales sobre el ejecutable, apareciendo una primera pantalla con diseño como el que sigue:

Aunque se recomienda la configuración de 800×400 en general trabaja de manera aceptable en otras configuraciones.

El indicador del mouse aparece sobre el botón "Aceptar" en la barra de herramientas de la pantalla. Si se oprime, aparece a continuación una pantalla con apariencia similar a la siguiente:

y pasado un tiempo breve desaparece y aparece otra con apariencia similar a la siguiente:

donde se escriben algunas obligaciones y derechos del autor y del usuario del programa.

Los botones de la barra de herramientas en la parte superior de la pantalla se pueden accionar con el mouse o por la forma convencional de Windows (techa Alt+Enter).

El indicador del mouse aparece sobre el botón "Aceptar" en la barra de herramientas de la pantalla. Si se oprime, aparece a continuación una pantalla con apariencia similar a la siguiente:

En esta pantalla aparece en la parte superior de forma automática la fecha del día de la operación (si la máquina está con la fecha correcta).

A continuación hace una propuesta del Año y Mes del registro, que no es más que el Año y Mes que identifican al período sobre el que estamos realizando la operación de Costos, basado en la fecha del día de la operación. Generalmente este programa se opera en los primeros días del mes siguiente al período en cuestión, y tenemos que "arreglar" el mes, para lo cual el indicador del mouse aparece sobre dicha caja o cuadro. Sencillamente lo marcamos de forma convencional en Windows y escribimos otro número para identificar el mes de la operación. No resulta necesario escribir "01" para enero, "02·" para febrero, etc. Se puede escribir "1" para enero y el programa muestra "01" automáticamente.

Al oprimir la techa "Enter" para fijar el nuevo número escrito (o ratificar el que aparece) el foco pasa al botón "OK" y si lo "pinchamos" con el mouse u oprimimos "Enter", desaparece la pantalla y aparece otra con apariencia similar a la siguiente:

En esta pantalla aparece con foco el primer botón: "Datos de costos" que se puede accionar oprimiendo "Enter" o "pinchándolo· con el mouse. Para el resto de los cuatro botones que aparecen debajo, cada uno tiene una letra subrayada, que se puede usar para accionarlos de forma convencional de Windows.

Además, se han habilitado dos botones a la izquierda de la pantalla, para recoger la información de dos clasificadores: Centros y Lic. Fiscal.

Cada uno de los dos cuadros mencionados permite mantener actualizada una base de datos con los Centros que opera LosAndes y los seis puntos aprobados en la Licencia Fiscal. Se espera que no tengan mucho movimiento en el tiempo.

A continuación se muestra la pantalla para los Centros,

Para la otra pantalla son muy similares. Obsérvese que por razones técnicas no se deben usar comas, ni acentos ni la letra "ñ".

En la barra de herramientas aparece un botón para ir "Atrás" (la pantalla anterior) o para "Salir".

Resulta necesario, cuando se esté operando en un período (mes) por primera vez, que estos botones se accionen en el orden en que aparecen, comenzando por "Datos de costos".

A continuación se describen cada una de las pantallas que aparecen al oprimir cada uno de los botones señalados.

Datos de costos:

Al oprimirse este botón aparece una pantalla similar a la siguiente:

Comenzaremos por explicar el uso de los componentes de la misma:

Barra de herramientas: los botones "Atrás" y "Salir" ya son conocidos. Los tres botones que siguen al de "Atrás" son para "importar" los datos. Si la rejilla que se muestra más abajo está vacía, se pueden importar los datos y se recomienda que se haga en ese orden: "Importar Datos 700" y "Clientes". Después aparecen dos botones para "Ver informe" y finalmente aparece un botón "Vaciar tabla" que se usará para eso.

Cerca de la parte superior, se muestran unos cuadros con el número del centro de costos, su nombre, si se corresponde con un producto inventariable y si está terminado. Esta información se ha previsto, ya que al correr hacia la derecha en la rejilla, se pierde la información de las primeras columnas, y para que el operador pueda identificar en que "fila" está trabajando, se han incluido.

Barra de navegación: es la que aparece al pie del cuadro, que permite moverse por las distintas filas de la base de datos que expone la rejilla. Cada botón, al pasar sobre el mouse, aparece una descripción del mismo. Se confía en la pericia del operador para evitar errores involuntarios al oprimir uno de los botones por equivocación.

Rejilla (Grid): este componente muestra el contenido de la tabla de la base de datos correspondiente y entre sus usos, está la de servir para introducir por el teclado nueva información o modificar la que muestra. En el lenguaje de Base de Datos se le acostumbra a llamar "filas" a la información correspondiente a un producto/servicio (record) y se le llama "campos" a cada columna o propiedad de ese "record".

Estos campos pueden corresponder a "datos introducidos" por el operador o pueden corresponder a "campos calculados", que son una tarea del programa y no del operador.

Para moverse entre las "celdas" de la rejilla se siguen las convenciones de Windows.

Una vez que hemos introducido todos los datos necesarios, oprimimos el botón "Totales" y aparecen las sumas de las columnas correspondientes, para su chequeo con el Libro Mayor del Sistema de Gestión Contable y verificar que todo está bien. Este paso es importante, ya que un pequeño error, echaría a perder todo el trabajo.

Cuando se oprime el botón "Totales" el programa, además de mostrar las sumas señaladas, ejecuta una serie de trabajos, necesarios para continuar con la operación del programa.

Al oprimir el botón "Totales", el indicador del mouse se posiciona sobre el botón "Atrás", y al oprimirlo, aparece la pantalla anterior, para escoger el próximo botón.

Costos directos:

Al oprimirse este botón aparece una pantalla similar a la siguiente:

Esta pantalla es de información para el usuario. En ella aparece resumida la información introducida en la pantalla "Datos de costos", que se explica por sí sola.

Al aparecer el cuadro, el indicador del mouse aparece sobre el botón "Salvar", que a oprimirlo, "salva" un fichero texto llamado "CostosDirectos_201211.txt" (se ha usado la información de nov 2012 para el ejemplo) con la información mostrada, e inmediatamente el indicador pasa al botón "Atrás", para pasar a la pantalla "Selección3" y accionar el próximo botón.

Costos indirectos:

Al oprimirse este botón aparece una pantalla similar a la siguiente:

Comenzaremos por explicar el uso de los componentes de la misma:

Barra de herramientas: los botones "Atrás" y "Salir" ya son conocidos. El botón que sigue al de "Atrás" es para "importar" los datos. Si la rejilla que se muestra más abajo está vacía, se pueden importar los datos. Después aparecen dos botones para "Ver informe" y finalmente aparece un botón "Vaciar tabla" que se usará para eso.

Cerca de la parte superior, se muestran un cuadro con el nombre del centro de costos. Esta información se ha previsto, ya que al correr hacia la derecha en la rejilla, se pierde esta información, y para que el operador pueda identificar en que "fila" está trabajando, se ha incluido.

Barra de navegación: es la que aparece al pie del cuadro, que permite moverse por las distintas filas de la base de datos que expone la rejilla. Cada botón, al pasar sobre el mouse, aparece una descripción del mismo. Se confía en la pericia del operador para evitar errores involuntarios al oprimir uno de los botones por equivocación.

Rejilla (Grid): este componente muestra el contenido de la tabla de la base de datos correspondiente y entre sus usos, está la de servir para introducir por el teclado nueva información o modificar la que muestra. En el lenguaje de Base de Datos se le acostumbra a llamar "filas" a la información correspondiente a un producto/servicio (record) y se le llama "campos" a cada columna o propiedad de ese "record".

Estos campos pueden corresponder a "datos introducidos" por el operador o pueden corresponder a "campos calculados", que son una tarea del programa y no del operador.

Para moverse entre las "celdas" de la rejilla se siguen las convenciones de Windows.

Una vez que hemos introducido todos los datos necesarios, oprimimos el botón "Totales" y aparecen las sumas de las columnas correspondientes, para su chequeo con el Libro Mayor del Sistema de Gestión Contable y verificar que todo está bien. Este paso es importante, ya que un pequeño error, echaría a perder todo el trabajo.

A continuación, al oprimir la tecla "Totales", el indicador del mouse aparece sobre el botón "Calcular" y el programa hace la distribución de los Costos Indirectos de los Centros entre los No Inventariables y los Inventariables.

El resto de los botones ya se conocen. Si se oprime el botón "Atrás", pasa a la pantalla "Selección3" para accionar el próximo botón.

Entrada Salida Almacén (EntSalAlm):

Al oprimirse este botón aparece una pantalla similar a la siguiente:

El contenido de esta pantalla es muy similar al de la pantalla "Datos de costos". Su objeto es recoger la información necesaria para los productos Inventariables, que como se conoce, tiene la problemática de tener que registrarse su entrada y salida de almacén a Costos Predeterminados (los correspondientes al período tratado), y cuando se conocen los Costos Reales, se ajustan dichos registros a Costo Real.

Cálculos:

Al oprimirse este botón aparece una pantalla similar a la siguiente:

Al aparecer este cuadro, el indicador del mouse aparece sobre el botón "Comenzar", que al oprimirse, el programa realiza una serie de cálculos y si termina con éxito, pasa al botón "Salvar", que al oprimirse "guarda" un fichero .txt con información sobre estos cálculos, y pasa al botón "Comprobantes", que al oprimirse aparece una pantalla como la siguiente:

con el indicador del mouse sobre el botón "Comenzar", que al oprimirse, comienza la operación de diseño y creación de un fichero texto con los comprobantes necesarios para cumplir con el proceso del costo. Este fichero se "guarda" con el nombre "Comprobantes_201211.txt" (nov 2012 para este ejemplo).

uando termina, el indicador del mouse pasa al botón "Atrás" para que aparezca la pantalla "Selección3" y oprimir el botón "Costo Prod/Serv".

Costo Prod/Serv: Al accionar esta pantalla, aparece un cuadro como el que sigue: