Cultura Organizacional

Enviado por DARWIN EBERT AGUILAR CHUQUIZUTA

Organización informal:

Es la organización que emerge espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal y a partir de las relaciones que establecen entre sí como ocupantes de cargos.

Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento de grupos informales que no aparecen en el organigrama, o en cualquier otro documento formal.

La organización informal se constituye de interacciones y relaciones sociales entre las personas situadas en ciertas posiciones de la organización formal.

Surge a partir de las relaciones e interacciones impuestas por la organización formal para el desempeño de los cargos.

La organización informal comprende todos aquellos aspectos del sistema que no han sido planeados, pero que surgen espontáneamente en las actividades de los participantes.

Características de la organización informal:

a) Relación de cohesión o antagonismo: Los individuos aunque estén situados en diferentes niveles y sectores de la empresa, crean relaciones personales de simpatía (de identificación) o de antagonismo (de antipatía), cuya dirección e intensidad en variable en extremo.

b) Estatus: Los individuos interactúan en grupos informales, dentro de los cuales cada uno, independientemente de su posición en la organización formal, adquiere una cierta posición social o estatus, en función de su papel en cada grupo. La posición social y el prestigio de cada miembro están determinados, más por su participación e integración en la vida de grupo que por su posición y prestigio dentro de la organización formal.

C) Colaboración espontánea: La organización informal existe en toda empresa y es un prerrequisito necesario para la colaboración efectiva del personal, pues en el nivel informal existe un alto grado índice de colaboración espontánea que puede y debe ser aplicado a favor de la empresa.

D) La posibilidad de oposición a la organización formal: Cuando no es bien entendida o se maneja inadecuadamente, la organización informal puede desarrollarse en oposición a la organización formal, y en desacuerdo con los objetivos de la empresa. Generalmente, esto es una resultante de la poca habilidad de la dirección para propiciar un clima de buenas relaciones con el personal.

e) Patrones de relaciones y actitudes: En cualquier empresa existen grupos informales que desarrollan, espontáneamente, patrones de relaciones y actitudes que son aceptados y asimilados por sus miembros, pues traducen los intereses y aspiraciones del grupo.

f) Cambios de nivel y alteraciones de los grupos informales: El cambio de nivel funcional de un individuo en la organización formal puede llevarlo a ingresar a otros grupos informales, de acuerdo con las relaciones funcionales que deberá mantener con otros individuos, en otros niveles y sectores de la empresa. Los grupos informales, por lo tanto, tienden a alterarse con las modificaciones de la organización formal.

g) La organización informal transciende la organización formal: La organización informal está constituida por interacciones y relaciones espontáneas, cuya duración y naturaleza transcienden las interacciones y relaciones formales. Mientras que la organización formal está circunscripta al área física y al horario de trabajo de la empresa, la organización informal escapa a esas limitaciones.

h) Estándares de desempeño en los grupos informales: Los estándares de desempeño y de trabajo establecidos por el grupo informal no siempre corresponden a los establecidos por la administración. Pueden ser mayores o menores, como también pueden estar en perfecta armonía o en completa oposición, dependiendo del grado de motivación del grupo en cuanto a los objetivos de la empresa.

Si la administración evalúa el desempeño del personal por los estándares que establece, cada individuo es evaluado por su grupo en función de los estándares grupales. En la organización informal, el individuo se preocupa por el reconocimiento y aprobación del grupo al cual pertenece. Su ajuste social refleja su integración a éste.

Organización Formal

Es aquella que cuenta con pautas, tales como: sus objetivos, su política, su estructura, sus directivos, sus líneas de autoridad y dependencia.

Es la organización basada en una división del trabajo racional, en la diferenciación e integración de los participantes de acuerdo con algún criterio establecido por aquellos que manejan el proceso decisorio. Es la organización planeada; la que está en el papel. Es generalmente aprobada por la dirección y comunicada a todos a través de manuales de organización, de descripción de cargos, de organigramas, de reglas y procedimientos, etc. En otros términos, es la organización formalmente oficializada.

El tipo de organización es deliberadamente impersonal: la estructura está antes que los hombres.

Las relaciones son ideales, y los individuos cumplen sus funciones en post de los objetivos de la organización sin demostrar nada, asépticamente.

La organización, responde al principio de un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Desde luego que para que una organización formal no tuviese conflictos tendría que estar constituida por robots y no por seres humanos. Por ello, podemos concluir en que la organización formal no existe salvo en los papeles; es algo así como un conjunto de prescripciones normativas de cómo deben ser las cosas.

La organización formal representa un intento deliberado de establecer patrones de relación entre sus integrantes a quienes se responsabiliza por alcanzar los objetivos y cumplir los fines de manera efectiva.

Conceptos Básicos

– Fin o Propósito:

Es la razón de ser por la cual existe una empresa.

– Objetivos:

Son los blancos hacia los cuales direccionar la acción de la organización y que deben alcanzarse para cumplir con su finalidad.

– Funciones:

Las funciones representan la agregación o un conjunto de actividades homogéneas y coordinadas.

– Actividades:

Las actividades determinadas para el cumplimiento de las funciones, representan la agregación o un conjunto de tareas homogéneas.

De acuerdo con su naturaleza:

* Fundamentales: Constituyen la esencia del proceso administrativo (por ejemplo: planificar, organizar, controlar).

* Específicas: Varían de acuerdo al fin o propósito de la organización (por ejemplo: producción, comercialización, finanzas).

De acuerdo con su objeto:

* Sustantivas: Las funciones básicas de la organización, vinculadas directamente con su razón de ser (por ejemplo, producción y comercialización).

* De apoyo: Las que apoyan el cumplimiento de las funciones sustantivas. Pueden ser de asesoría (O y M), o de servicio (Mantenimiento).

De acuerdo con el nivel de los órganos que las ejecutan:

* Primarias: Cuando los responsables de su cumplimiento son órganos primarios o de primera línea.

* Secundarias: las que surgen por desagregación de las funciones de los órganos primarios.

– Tareas:

Las actividades se cumplen a través de la ejecución de tareas, que representan la desagregación mínima de la organización estructural. El agrupamiento de tareas similares junto con las aptitudes que debe poseer quien las realiza y las responsabilidades que asume cuando le son asignadas, constituyen los cargos.

La personificación de los cargos determinan los puestos de trabajo.

– Sistemas – Procedimientos:

Son una sucesión cronológica de pasos u operaciones, secuencialmente vinculadas, y su método de ejecución. La relación e interdependencia entre tareas y procedimientos representan el acto de integración real entre la organización estructural y la organización operativa.

– Operaciones:

Son los pasos o acciones, físicas o mentales, necesarios

Cultura organizacional

La cultura organizacional puede ser percibida como un registro histórico de los éxitos y fracasos que obtiene la empresa desde su inicio y durante su desarrollo, a través de los cuales puede tomarse la decisión de omitir o crear algún tipo de comportamiento favorable o desfavorable para el crecimiento de la organización.

Según Robbins (1999, p 595), "la cultura organizacional se refiere a un sistema de significado compartido entre sus miembros y que distingue a una organización de las otras".

La cultura organizacional se fundamenta en los valores, las creencias y los principios que constituyen las raíces del sistema gerencial de una organización, así como también al conjunto de procedimientos y conductas gerenciales que sirven de soporte a esos principios básicos.

Definiciones de la cultura organizacional

El concepto cultura en su acepción más amplia es un término utilizado por las Ciencias Sociales tales como, la Psicología, Sociología, Filosofía, Antropología, Etnografía. Así por ejemplo en la literatura marxista contemporánea existen diferentes definiciones sobre el concepto de cultura, las cuales son el resultado de la investigación que alrededor de este problema se ha llevado a cabo en los últimos 15 o 20 años.

En Cuba los problemas teóricos relacionados con la esencia, función, elementos, rasgos de la cultura, siempre han tenido una dedicación especial en la tradición del pensamiento marxista. Desde los primeros representantes que dedicaron atención a estos temas Mella, Villena, Marinello, hasta nuestros máximos dirigentes han reflexionado en este sentido. Así:

Carlos Rafael Rodríguez ha definido que "la cultura es ante todo una forma de vida" o ha suscrito la idea de que "cultura es todo lo que no es naturaleza" pero más que conceptos compendiadores ha ofrecido profundas reflexiones sobre el contenido y las formas de la cultura, sus funciones, proyección, ideológica, etc. (Carlos Rafael Rodríguez, 1990) Desde este punto de vista podemos ampliar diciendo que el concepto de cultura fija ante todo no el aspecto cuantitativo, sino el cualitativo de la vida social; la cultura es la calidad de la historia en un momento dado de su desarrollo.

La cultura de una organización es un concepto derivado de la intersección de dos teorías: la de la cultura y la de la organización. (Smirchich, 1983)

En efecto: Si la cultura es desde la perspectiva antropológica o funcionalista, instrumento requerido para la satisfacción de necesidades o valores, la organización se entiende como principio básico para la consecución de objetivos (…) en ambos casos las consecuencias perseguidas son las causas de la cultura y de la organización como cristalización del entorno.

Si la cultura es desde la perspectiva más relativista y dialéctica, un mecanismo adoptivo, complejo de elementos, la organización se entiende como diseño flexible. En ambos casos se enfoca el objeto en sistema, es decir, su optimización es contingente o dependiente de diversas opciones, de ajustes entre partes.

Si la cultura ha sido enfocada como conjunto compartido de creencias y símbolos, la organización ha sido tratada como red de significados e imágenes más o menos compartida por el personal.

Otra de las acepciones del concepto de cultura empresarial es el resultado de los trabajos de algunos teóricos de las ciencias empresariales que en los últimos veinte años se han ocupado de abordar el tema como son:

Pettigrew (1979), la cultura de una empresa se manifiesta por símbolos, lenguajes, ritos, mitos, que son creados y difundidos por ciertos directivos para influir sobre el comportamiento de los miembros de la empresa.Ansoff (1985), denomino cultura de un grupo al conjunto de normas y valores de un grupo social que determinan sus preferencias por un tipo concreto de comportamiento estratégico.Barnertt (1990), toma como cultura de una empresa el conjunto de las formas de conducirse, es decir, de comportarse y de pensar, que son necesarias en un grupo dado.Katz y Khan (1970), definen "toda organización crea su propia cultura o clima, con sus propios tabúes, costumbres y estilos. El clima o cultura del sistema refleja tanto las normas y valores del sistema formal como su reinterpretación en el sistema informal (…) así como refleja las presiones internas y externas de los tipos de personas que la organización atrae, de sus procesos de trabajo y distribución física, de las modalidades de comunicación y del ejercicio de la autoridad dentro del sistema".

Según Scheín (1985) plantea:

Llamaré cultura a: "Un modelo de presunciones básicas – inventadas, descubiertas o desarrolladas por un grupo dado al ir aprendiendo a enfrentarse con sus problemas de adaptación externa e integración interna, que hallan ejercido la suficiente influencia como para ser considerados válidos y en consecuencia ser enseñado a los nuevos miembros como el modo correcto de percibir, pensar y sentir esos problemas"

Tipos de cultura organizacional Dentro de los tipos de cultura organizacional pueden ser mencionados los siguientes:

Cultura predominante: Es aquella cultura que muestra o expresa los valores centrales que comparte la gran mayoría de los miembros de la organización. Cuando se habla de cultura organizacional se habla de cultura dominante.
Subcultura: Son culturas que reflejan problemas, situaciones y experiencias que comparten sus miembros.

Si las organizaciones no tienen una cultura dominante y sólo estuvieran compuestas por numerosas subcultura, el valor de la cultura organizacional como variable independiente decrecería bastante porque no existiría una interpretación uniforme de la conducta considerada como aceptable o inaceptable.

Características de la cultura organizacional Entre las características principales, se pueden mencionar:

Identidad de sus miembros: Es el grado en que los trabajadores se identifican con la organización como un todo y no sólo con su tipo de trabajo.
Énfasis en el grupo: las actividades de trabajo se organizan con relación a grupos y no a personas.
Enfoque hacia las personas: Las decisiones de la administración toman en consideración las repercusiones que los resultados tendrán en los miembros de la organización.
La integración de unidades: Se instruye que las unidades de la organización trabajen de manera coordinada e independiente.
El control: Establece el uso de reglas, procesos y supervisión para el control de la conducta de los individuos.
Tolerancia al riesgo: Es el grado que se le permite a los empleados para que sean innovadores, arriesgados y agresivos.
Los criterios para recompensar: Cómo se distribuyen las recompensas; entre los que podemos mencionar el aumento de sueldos y ascensos de acuerdo con el rendimiento del empleado.
El perfil hacia los fines o los medios: En que forma la administración obtiene una visión de los resultados o metas y no hacia las técnicas o procesos usados para alcanzarlos.
El enfoque hacia un sistema abierto: El grado en que la organización controla y contesta a los cambios externos.

Funciones de la cultura organizacional La cultura organizacional cuenta con varias funciones, entre las cuales se citan las siguientes:

Gestión Gerencial, flexibilidad, evaluar y modificar el rumbo de la empresa.
Utilización de tecnologías comunicacionales, esto en vista de la globalización.
Hacer notorio que lo más importante son los recursos humanos.
Competitividad e innovación.
Capacitación permanente, prosperidad y calidad de los resultados.
Disciplina, horizontalidad, participación, responsabilidad, respeto mutuo, honestidad.
Formar: líderes, agentes de cambio y personal de relevo.
Comunicar un sentimiento de identidad a los miembros de la organización.
Apoyar el compromiso con algo superior al yo mismo.
Fortalecer la estabilidad del sistema social.
Facilitar premisas reconocidas y aceptadas para la toma de decisiones.
Los artefactos culturales, motivan al personal y facilitan la cohesión del grupo y el compromiso con metas relevantes.

Puntos para desarrollar una cultura organizacional Dentro de los puntos considerados claves para el desarrollo de una cultura organizacional se pueden mencionar:

Una guía directa a la acción a fin de que se cumpla.
Orientación al cliente, o sea, actividades cotidianas para lograr la satisfacción del cliente.
Autonomía y decisión. Productividad por medio de las personas.
Organización simple, que cuente sólo con el personal que necesita.
Flexibilidad.

Importancia de la cultura organizacional La cultura organizacional es la médula de la organización que está presente en todas las funciones y acciones que realizan todos sus miembros. Esta nace en la sociedad, se administra mediante los recursos que la sociedad le proporciona y representa un factor activo que fomenta el desenvolvimiento de esa sociedad.

La cultura determina la forma como funciona una empresa, ésta se refleja en las estrategias, estructuras y sistemas que presenta la misma y puede ser aprendida, evoluciona con nuevas experiencias, y puede ser cambiada para bien si llega a entenderse la dinámica del proceso de aprendizaje.

La referida cultura tiene la particularidad de manifestarse a través de conductas significativas de los miembros de una organización, las cuales facilitan el comportamiento en la misma y, se identifican a través de un conjunto de prácticas gerenciales y supervisarías, como elementos de la dinámica organizacional.

Es importante conocer el tipo de cultura de una organización, porque los valores y las normas van a influir en los comportamientos de los individuos. Se ha podido observar en los diferentes enfoques sobre cultura organizacional que la cultura es apreciada como una visión general para comprender el comportamiento de las organizaciones, por otro lado como una forma de conocer con profundidad el liderazgo, los roles, el poder de los gerentes como transmisores de la cultura de las organizaciones.

El comportamiento individual depende de la interacción entre las características personales y el ambiente que lo rodea; la originalidad de una persona se expresa a través del comportamiento y, la individualidad de las organizaciones puede expresarse en términos de la cultura.

La capacitación continua del personal de la empresa es un elemento fundamental para dar apoyo a la creación de un programa orientado al fortalecimiento del sentido de compromiso del personal hacia la empresa, cambiar actitudes y fomentar la comunicación, comprensión e integración de las personas.

Cuando la cultura de una organización está bien sustentada por sus valores, se busca que todos los integrantes de ésta desarrollen una identificación con sus propósitos estratégicos y desplieguen conductas de desarrollo y auto motivación.

Factores que afectan la cultura organizacional Los factores que con más frecuencia afectan una organización son mencionados a continuación:

La historia y propiedad: Al entender la propiedad como la responsabilidad, el control de los resultados y de los medios para lograrlos, se dice que una propiedad centralizada de la organización tiende a crear ambiente de poder altos, donde los recursos son controlados. Por su parte, las organizaciones antiguas tienden a ser estructuradas con un alto control y niveles de poder bien concentrados.
El tamaño: Una organización grande tiende a tener una estructura bien definida, controles muy específicos, cada miembro tiene una clara visión de sus responsabilidades. Una compañía pequeña proporciona una mayor flexibilidad, como también un esfuerzo sobresaliente de cada uno de sus miembros.
La tecnología: Esta desempeña un importante papel en el desarrollo de las empresas. En organizaciones con un medio muy cambiante se requiere de fuentes de poder muy claras al igual que de un cierto grado de individualismo para enfrentar estos retos.
Metas y objetivos: Los objetivos de una empresa varían conforme a las estrategias.
El personal: Es un recurso de mucha importancia. La posibilidad de cambiar la cultura de una organización dependerá de las características que posean sus miembros. Significa que cada persona acepta, pero modifica su cultura.

Proceso de Formación Cultural.

¿Cómo ocurre el proceso de formación cultural?

Cuando un grupo dado de personas ha compartido una cantidad significativa de experiencias importantes en el proceso de resolución de problemas internos y externos, pueden asumirse que tales experiencias comunes, con el tiempo, han originado entre esas personas una visión compartida del mundo que los rodea y el lugar que ocupan en él. Por tanto para el surgimiento de una cultura determinada es necesario al menos la existencia de un grupo y que este haya compartido un número suficiente de experiencias para llegar a esta visión compartida, la cual tiene que haber ejercido su influencia durante un tiempo suficiente para llegar a ser dada por supuesta y desgajada de la conciencia. La cultura, en tal sentido es un producto aprendido de la experiencia grupal (ver figura 1). Existe donde haya un grupo y este sea poseedor de una historia significativa.

FIGURA 1. Proceso de formación cultural

Por supuesto que este conjunto de individuos que integran diversos grupos en la organización son el producto de un sistema mayor que es la sociedad y como tal esta influido en la formación de un conjunto de actitudes que a su vez están condicionadas por presunciones, normas, creencias y valores que esta ha formado. A su vez estos individuos se integran en organizaciones hoy consideradas como mini sociedades. Una vez dentro de ellas se sigue produciendo en proceso de aprendizaje de las normas sociales que allí imperan y que condicionan los modelos de comportamiento que serán asumidos como correctos en ese contexto empresarial.

Factores que influyen en el surgimiento y formación de la cultura.

Ahora bien cuáles son los factores que influyen en el surgimiento y formación de una cultura.

Según Yvan Allaire y Mihaela E. Firsirotu, (1992) los escritos de gerencia y teoría de la organización contienen diferencias profundas en cuanto a los factores identificados como, influencias dominantes sobre el desarrollo de la cultura y de la estructura de un sistema social. Ellos consideran como los tres factores principales:

Los valores y características de la sociedad circundante. El pasado de la organización y de orientación que le han dado los antiguos dirigentes. Factores de contingencia como la tecnología, las características de la industria. Después de una amplia búsqueda bibliográfica se ha determinado que entre los factores que pudieran citarse como influyentes en el proceso de formación cultural de una empresa y en base a los cuales pudiera llevarse a cabo el diagnóstico de la cultura, se encuentran los relacionados con el entorno (factores externos) y los factores intrínsecos de la empresa y organización (factores internos) (ver figura 2).

¿Cómo crear una nueva cultura organizacional?

Una ves que una organización tiene el potencial para vivir y sobrevivir, las conviciciones, los valores y las suposiciones básicas del empresario se transfieren a los modelos mentales de los subordinados. Este proceso de creación de cultura tiene lugar de tres modos:

Los empresarios solamente contratan y conservan a los subordinados que piensan y sienten del mismo modo de ellos.
Adoctrinan a los subordinados y los adaptan a su forma de pensar y de sentir.
Su propio comportamiento es modelo de visión que alienta a los subordinados a identificarse con ellos y de ese modo a interiorizar sus convicciones valores, suposiciones.

En esta fase, es decisivo reconocer que si la organización tiene éxito y este se atribuye al líder, la entera personalidad de este se incorpora a la cultura de la organización.

Si el líder tiene conflictos, tales como necesitar un proceso de consenso basado en los equipos para la toma de decisiones y, al mismo tiempo, necesitar mantener un control completo y recompensar a sus subordinados por sus destrezas en la resolución de problemas, seremos testigos de unas normas incoherentes en lo que se refiere a la toma de decisiones, incentivos y recompensas. Los lideres pues pueden realmente pueden crear organizaciones neuróticas que vivan con varios grados de conflictos y exhiban modelos desiguales de buenas y malas cualidades.

El propósito de destacar esta fase es que una ves que el conflicto se ha incorporado a la cultura organizacional, no pueden modificarse con facilidad porque se ha hecho también inherente a la historia anterior de los éxitos de la organización y por consiguiente se da por sentado que es el mejor modo de hacer las cosas.

Darwin Ebert Aguilar Chuquizuta