Diseño de metodología de adaptación y adecuación tecnológica de proyectos

La investigación realizada en CVG Venalum, se desarrolló específicamente en el Departamento de Hornos de Cocción. El estudio fue realizado empleando el diseño de investigación no experimental, del tipo descriptivo-evaluativo y de campo; se planteó como objetivo general diseñar una metodología de adaptación y adecuación tecnológica de proyectos al módulo Projects Systems del sistema SAP, aplicado a la Inversión de adecuación tecnológica de grúas KONE. Se utilizaron herramientas como Diagrama de Causa-Efecto, Pareto y la Estructura Desagregada de Trabajo (EDT). Se caracterizó el estatus del proyecto de adecuación tecnológica de Grúas KONE para conocer actualmente cuál era el avance físico y financiero reciente en la ejecución, se analizó las fallas del proyecto que no han permitido que se ejecuten algunas de las etapas o requerimientos en el tiempo esperado. Además se realizó la evaluación económica para determinar qué inversión resulta más rentable para la empresa. Se desarrolló la metodología de adaptación y adecuación tecnológica al módulo Projects Systems del sistema SAP, con el fin de adiestrar al usuario en la Creación, Modificación y Visualización de Definiciones de Proyecto. Y se evaluó el impacto en la gestión la transferencia tecnológica al módulo Projects Systems del sistema SAP.

Palabras Claves: Diseño, Metodología, Grúas KONE, CVG Venalum, Projects Systems, SAP.

INTRODUCCIÓN

CVG Venalum, es una empresa productora de aluminio, cuyo objetivo principal está orientado a producirlo con calidad, satisfaciendo las necesidades de los clientes, tanto nacionales como internacionales, buscando posicionarse como líder en el mercado del aluminio, en conformidad con la norma ISO 9001.

En los últimos años, la gestión de la empresa CVG Venalum ha experimentado una serie de transformaciones a nivel organizacional, económico, metodológico y humano. Estos cambios, que son fruto de la exigencia de mejorar su productividad y competitividad, traen consigo una serie de desafíos, los cuales deben afrontar de forma rápida, eficiente y eficaz.

Ante esta realidad, la gestión de proyectos en la empresa, se encuentra ligado a la necesidad de mejorar la eficiencia y eficacia en la planificación, desarrollo, evaluación y ejecución de los proyectos de Inversiones. Es así como, la función de gestión de proyectos permite identificar oportunamente cualquier desviación sobre lo planificado con el objetivo de tomar decisiones (Administrativas, Financieras, Técnicas, y Económicas) oportunas para corregirlas.

Sin embargo se han presentado una serie de problemas dentro de esta gestión de proyectos, tales como, Inversiones con inconvenientes administrativos (Pedidos antiguos abiertos) lo cual imposibilita con certeza las asignaciones presupuestaria para su finalización, así como también Inversiones con avances físicos muy bajos y que su finalización no estaría prevista ni en el corto ni en el mediano plazo, como lo es la necesidad de diseño de una metodología de adaptación y adecuación de proyectos al módulo Projects Systems del sistema SAP que apoyen la gestión de mejoraraún más el control de las inversiones y por ende los recursos financieros que asigna la empresa para la Ejecución de los mismos, sirviendo así de soporte en la toma de decisiones de forma oportuna.

Actualmente, se encuentra la Inversión de las grúas KONE, que desde hace algún tiempo se encuentra activa con ejecución intermitente, es decir que ya no reporta avances físicos ni financieros recientes en la ejecución.

El desarrollo del informe se basa en seis (6) capítulos, a saber:

CAPÍTULO I: EL PROBLEMA. Específica el planteamiento y formulación del problema, el cual se subdivide en: objetivo general, objetivos específicos, la justificación e importancia, el alcance del problema y las limitaciones. CAPÍTULO II: LA EMPRESA. Especifica las generalidades de Industria Venezolana del Aluminio, C.A (Venalum). CAPÍTULO III: MARCO TEÓRICO. Determina los fundamentos teóricos que sustentan la información necesaria para diseñar una metodología de adaptación y adecuación tecnológica de proyectos al módulo Projects Systems del sistema SAP. CAPÍTULO IV: MARCO METODOLÓGICO. Describe los sujetos participantes, técnicas e instrumentos de recolección de datos y el análisis de los datos. CAPÍTULO V: SITUACIÓN ACTUAL. Presentación y Análisis de los resultados para el estatus del proyecto. CAPÍTULO VI: SITUACIÓN PROPUESTA. Proposición de metodología de adaptación y adecuación tecnológica de proyectos al módulo Projects Systems del sistema SAP. Y por último se encuentra las conclusiones, recomendaciones y referencias.

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del problema

CVG Venalum ubicada en la Zona Industrial Matanzas de Ciudad Guayana, es una empresa que se dedica a la producción, comercialización y venta del aluminio primario y sus aleaciones en diferentes presentaciones como: lingotes, pailas y cilindros, los cuales son destinados a la exportación y a la venta en el mercado nacional, todo esto bajo un sistema de gestión que permite garantizar productividad, calidad integral y la conservación del ambiente a fin de impulsar el desarrollo endógeno del país.

La Gerencia de Carbón tiene como objetivo principal producir ánodos los cuales son necesarios para que se lleve a cabo el proceso electrolítico en las celdas de los complejos de la planta para la obtención de aluminio.

Dicha Gerencia la constituyen las Superintendencias Molienda y Compactación, Envarillado de ánodos, Servicios a Carbón y Hornos de Cocción. En esta última se desarrolló el trabajo.

Es la Superintendencia de Hornos de Cocción la encargada de recibir los ánodos verdes fabricados en la Planta de Molienda y Compactación, para ser sometidos a un tratamiento térmico que le permitirá a los ánodos adquirir las propiedades físicas (resistencia mecánica y conductividad eléctrica) que necesitan para cumplir adecuadamente su papel en las celdas de Reducción. Para ello cuenta con las Grúas KONE I y II, las cuales se encargan de realizar las operaciones de recepción, almacenamiento y envío de ánodos verdes a las dos (2) naves, así como también recibir los ánodos cocidos y enviarlos al área de Envarillado.

La capacidad de carga en las grúas ha disminuido, las operaciones de la KONE I se llevan a cabo con cuatro (4) pinzas en lugar de siete (7), por lo tanto, la grúa debe efectuar los recorridos dos (2) veces en lugar de uno (01), para así realizar la carga o descarga de las carretas de siete (07) ánodos, aunado a esto, la KONE II si dispone de las siete (7) pinzas, pero se encuentra fuera de servicio. Esto trae como consecuencia incremento en el tiempo de ejecución de las actividades, debido a que la grúa debe realizar tres (3) viajes, en lugar de dos (2), para la carga y descarga de las carretas.

Existen diferentes problemas en el Departamento Mantenimiento Hornos de Cocción debido a que las grúas han presentado fallas, ya sean propias del equipo por falta de mantenimiento o bien, por la obsolescencia tecnológica que a su vez generan que gran parte de dichos equipos se encuentren fuera de servicio. La Grúa N° 1 de Horno de Cocción de marca KONE presenta problemas por la falta de repuestos para mantenerla operativa durante las maniobras de almacenamiento de Ánodos. En tal sentido, es necesario realizarle una adecuación tecnológica a nivel del sistema eléctrico a fin de incrementar el nivel de servicio y evitar posibles fallas que produzcan consecuencias graves a nivel de equipos, materiales y personas.

Debido a la baja eficiencia de trabajo de las grúas KONE I y II en funcionamiento que se han venido presentando surge la necesidad de generar una propuesta que permita solucionar dicho problema con la finalidad de adecuar tecnológicamente las instalaciones del mismo y de esta forma transferir las etapas, fases y estructuras desagregadas a tipo Projects Systems.

La empresa CVG Venalum ha dispuesto orientar su gestión a garantizar la máxima productividad y rentabilidad en armonía con el avance técnico de la industria. Por eso, es de gran importancia la gestión de proyectos que se basa principalmente en planificar, dirigir y controlar el desarrollo de un sistema aceptable con un costo mínimo y dentro de un período de tiempo específico.

Para cumplir con este reto, la empresa tiene que anticiparse a los posibles problemas que pudieran ocurrir con los equipos industriales y programar un plan de mejora adecuado a la fiabilidad con la que se comportan los distintos elementos del sistema productivo.

Actualmente se tienen más de 400 Inversiones en proceso de las cuales aproximadamente 252 Inversiones (63%) corresponden a Códigos tipo Ordenes Internas y el restante 148 Inversiones (37%) corresponden a Códigos tipo Projects Systems, en las cuales existen una cantidad de Inversiones Ordenes Internas en proceso, que desde hace algún tiempo se encuentran activas con ejecución intermitente y otras inactivas, es decir que ya no reportan avances físicos ni financieros recientes en la ejecución. Entre estas se encuentra la Inversión de adecuación tecnológica de grúas KONE.

Las Inversiones Ordenes Internas representan para la administración un manejo inadecuado, ya que no permiten llevar un mejor control registrado en SAP de las Etapas, Fases y/o Estructuras Desagregadas de los Proyectos y por ende de los recursos financieros que asigna la empresa para la Ejecución los Proyectos. En la actualidad existen Proyectos de Inversiones Ordenes Internas que presentan situaciones tales como:

• Inversiones con avances físicos muy bajos y que su finalización no estaría prevista ni en el corto ni en el mediano plazo.

• Inversiones que presentan inconvenientes administrativos (Pedidos antiguos abiertos) lo cual imposibilita con certeza las asignaciones presupuestarias para su finalización.

• Inversiones que presentan cambios importantes en el alcance, dados los cambios tecnológicos y/o en las condiciones operativas, y que en la actualidad ya no son viables.

El presente Proyecto tiene como objetivo identificar la Inversión de adecuación tecnológica de grúas KONE y los problemas y/o causas de desviaciones, para que sirva de soporte en la toma de decisiones de forma oportuna, a fin de poder proceder al cierre técnico del Proyecto y transferir las Etapas, Fases y/o Estructuras Desagregadas de los Proyectos a tipo Projects Systems.

El propósito que se persigue con este trabajo es diseñar una metodología que facilite la adaptación y adecuación de proyectos al módulo Projects Systems del sistema SAP aplicado a la inversión en curso del área de carbón de CVG Venalum.

Ante tal situación se generan una serie de interrogantes las cuales se presentan a continuación:

¿Cuál es la situación actual de la metodología que se está llevando a cabo para controlar los proyectos?

¿Cuáles son las fallas del proyecto de adecuación tecnológica de las grúas Kone de acuerdo al proceso de evaluación de proyectos existente?

¿Qué aspectos se deben contemplar en el diseño de una metodología que permita la adaptación y adecuación tecnológica de proyectos al módulo Projects Systems del sistema SAP?

¿Qué puede ocurrir si no se toman medidas con respecto al problema planteado?

Objetivos

En vista de la situación planteada en el Departamento Mantenimiento de Hornos de Cocción los objetivos a seguir en dicha investigación son los siguientes:

Objetivo general

Diseñar una metodología de adaptación y adecuación tecnológica de proyectos al módulo Projects Systems del sistema SAP, aplicado a la Inversión de adecuación tecnológica de grúas KONE, del área de carbón de CVG Venalum.

Objetivos específicos

• Caracterizar el status del proyecto de adecuación tecnológica de las grúas KONE de acuerdo a la metodología de evaluación de proyectos actual.

• Analizar las fallas del proyecto de adecuación tecnológica de las grúas KONE de acuerdo al proceso de evaluación de proyectos existente.

• Realizar un análisis Costo-Beneficio al proyecto de adecuación tecnológica de las grúas KONE en proceso bajo el Esquema de proyectos actual.

• Desarrollar la metodología de adaptación y adecuación tecnológica de proyectos al módulo Projects Systems del sistema SAP.

• Evaluar el impacto en la gestión de la transferencia tecnológica al módulo Projects Systems del sistema SAP.

Alcance

Con el desarrollo de esta investigación se desea diseñar una metodología que permita la adaptación y adecuación tecnológica de proyectos al módulo Projects Systems del sistema SAP, aplicado a la Inversión de adecuación tecnológica de grúas KONE del área de carbón de CVG Venalum.

Esta propuesta metodológica tiene como objetivo mejorar aún más el control de las Inversiones y permitirá establecer en forma oportuna el estatus de las Inversiones Capitalizables en proceso, como fuente de información para la toma de decisiones.

Evidentemente contar con esta metodología, permite evaluar el avance de las Inversiones Capitalizables en proceso de la empresa, para que sirva de soporte en la toma de decisiones de forma oportuna, y que desde el punto de vista Organizacional y de las Normas y Procedimientos vigentes, corresponden a la Gerencia de Ingeniería Industrial a través del área de Ingeniería Económica.

Delimitación

El diseño de una metodología que permita la adaptación y adecuación tecnológica de proyectos al módulo Projects Systems del sistema SAP aplicado a la Inversión de adecuación tecnológica de grúas KONE del área de carbón de CVG Venalum.

Justificación e importancia

La realización de este trabajo de investigación permitió diseñar una metodología de adaptación y adecuación tecnológica de proyectos al módulo Projects Systems del sistema SAP.

Esta investigación se argumenta en la situación actual en que se encuentra el proyecto de inversión de adecuación tecnológica de las grúas KONE, que desde hace algún tiempo se encuentra activa con ejecución intermitente, es decir que ya no reporta avances físicos ni financieros recientes en la ejecución.

En términos de la producción de la planta, los hechos antes mencionados no garantizan en oportunidad y cantidad las operaciones de recepción de las grúas en tiempo real, en este sentido se colocarían en riesgo el cumplimiento de las metas de producción.

Es por ello, que la Gerencia de Ingeniería Industrial es la unidad responsable de la evaluación de los proyectos, lo cual es de gran importancia, para así garantizar la calidad y continuidad de las operaciones, así como la optimización de los costos, invirtiendo de la mejor forma los recursos disponibles.

Este proyecto, ayudó a identificar las Inversiones Ordenes Internas y los problemas y/o causas de desviaciones y a apoyar la gestión de llevar un registro y control más exhaustivo de todas las transacciones que se llevan a cabo en la ejecución de las Inversiones.

Limitaciones

Las limitaciones e inconvenientes que se pueden presentar para la realización de esta investigación son:

• Falta de información por parte del personal que labora en el área, debido a que normalmente se encuentran desempeñando sus labores.

• La dispersión de la información por las diferentes gerencias de la planta.

• El tiempo otorgado por la empresa para la estadía en planta es de 16 semanas.

CAPÍTULO II

LA EMPRESA

Descripción de la empresa CVG Venalum

CVG Venalum se encarga de la producción del aluminio, utilizando como materia prima la alúmina, criolita y aditivos químicos (fluoruro de calcio, litio y magnesio). Este proceso de producir aluminio se realiza en celdas electrolíticas. Dentro del proceso de producción de la planta industrial, existen otras áreas productivas y mecanismos de alimentación que desempeñan un papel fundamental en el funcionamiento de la misma, los cuales son: Planta de Carbón, Planta de Colada, Planta de Reducción e instalaciones auxiliares.

Ubicación Geográfica

CVG Venalum está ubicada en la zona Industrial Matanzas en Ciudad Guayana, urbe creada por decreto presidencial el 2 de Julio de 1961 mediante fusión de Puerto Ordaz y San Félix.

Espacio Físico

La empresa cuenta con un área suficiente para su infraestructura actual y para desarrollar aún más su capacidad en el futuro (Ver tabla Nº 1).

Tabla 1. Divisiones de la Empresa.

Fuente: Intranet de CVG Venalum.

Sector Productivo

CVG Venalum, es una empresa de sector productivo secundario, ya que esta se encarga de transformar alúmina (materia prima) en aluminio, para ser procesado en diversas formas.

Productos Elaborados

CVG Venalum, produce aluminio de acuerdo a las especificaciones de los clientes nacionales e internacionales. La demanda de los productos es conocida, se produce en forma continua, y se distribuyen los pedidos por lote. Los productos elaborados son los siguientes:

• Cilindros para extrusión.

• Lingotes de 10 Kg.

• Lingotes de 22 Kg.

• Lingotes de 680 Kg.

Objetivo General

Producir y comercializar aluminio primario y sus derivados en forma rentable. Para cumplir con este propósito CVG Venalum se orienta hacia aquellos productos y mercados que resulten estratégicamente atractivos.

Misión

Producir y comercializar aluminio de forma productiva, rentable y sustentable para generar bienestar y compromiso social en las comunidades, los trabajadores, los accionistas, los clientes y los proveedores para así contribuir a fomentar el desarrollo endógeno de la República Bolivariana de Venezuela.

Visión

CVG Venalum será la empresa líder en productividad y calidad en la producción sustentable de aluminio con trabajadores formados y capacitados en un ambiente de bienestar y compromiso social que promuevan la diversificación productiva y la soberanía tecnológica, fomentando el desarrollo endógeno y la economía popular de la República Bolivariana de Venezuela.

Proceso Productivo

El proceso de Reducción del Aluminio de CVG Venalum consiste en separar el Oxígeno del Alúmina para producir el Aluminio en el estado líquido, estando inmerso en un baño electrolítico bajo los efectos de una corriente eléctrica directa suministrada por una fuente externa, la cual circula desde un ánodo o un polo positivo hacia un cátodo o polo negativo. El oxígeno se combina con el ánodo y forma gas carbónico el cual se libera, mientras el aluminio se precipita y se deposita en el cátodo en estado líquido.

Planta de Carbón: En la Planta de Carbón y sus instalaciones se fabrican los ánodos que hacen posible el proceso electrolítico. En el Área de Molienda y Compactación se construyen los bloques de ánodos verdes a partir de choqué de petróleo, alquitrán y remanentes de ánodos consumidos. Los ánodos son colocados en hornos de cocción, con la finalidad de mejorar su dureza y conductividad eléctrica. Luego el ánodo es acoplado a una barra conductora de electricidad en la Sala de Envarillado. La Planta de Pasta Catódica produce la mezcla de alquitrán y antracita que sirve para revestir las celdas, que una vez cumplida su vida útil, se limpian, se reparan y reacondicionan con bloques de cátodos y pasta catódica.

Reducción: En las celdas se lleva a cabo el proceso de reducción electrolítica que hace posible la transformación de la alúmina en aluminio. El área de Reducción está compuesta por Complejo I, II, y V Línea para un total de 900 celdas, 720 de tecnología Reynolds y 180 de tecnología HydroAluminiun. Adicionalmente, existen 5 celdas experimentales V-350, un proyecto desarrollado por ingenieros venezolanos al servicio de la empresa. La capacidad nominal de estas plantas es de 430.000 t/año. El funcionamiento de las celdas electrolíticas, así como la regulación y distribución del flujo de corriente eléctrica, son supervisados por un sistema computarizado que ejerce control sobre el voltaje, la rotura de costra, la alimentación de alúmina y el estado general de las celdas.

Colada: El aluminio líquido obtenido en las salas de celdas es trasegado y trasladado en crisoles al área de Colada, donde se elaboran los productos terminados. El aluminio se vierte en hornos de retención y se le agregan, si es requerido por los clientes, los aleantes que necesitan algunos productos. Cada horno de retención determina la colada de una forma específica: lingotes de 10 kg. con capacidad nominal de 20.100 t/año., lingotes de 22 kg. con capacidad de 250.000 t/año, lingotes de 680 kg. con capacidad de t/año, cilindros con capacidad para 85.000 t/año y metal líquido. Concluido este proceso el aluminio está listo para la venta a los mercados nacionales e internacionales.

Estructura Organizativa

La estructura organizativa de CVG Venalum es de tipo lineal y de asesoría, donde las líneas de autoridad y responsabilidad se encuentran bien definidas, está constituida por gerencias administrativas y operativas.

Políticas

Figura 1. Organigrama General de CVG Venalum.

Fuente: Intranet CVG Venalum.

Calidad y Ambiente: CVG Venalum, con la participación de sus trabajadores y proveedores, produce, comercializa aluminio y mejora de forma continua su sistema de gestión, comprometiéndose a:

• Garantizar los requerimientos del cliente.

• Prevenir la contaminación asociada a las emisiones atmosféricas, efluentes líquidos y desechos.

• Cumplir la legislación y otros requisitos que suscriba la empresa, en materia de calidad y ambiente.

Productividad y Rentabilidad: La Empresa deberá orientar su gestión a garantizar la máxima productividad y rentabilidad en armonía con el avance técnico de la industria y la situación del mercado del aluminio, explotando las oportunidades de sinergia de acción que identifiquen los diferentes ámbitos de competencia.

Comercial: En materia de comercialización, la empresa deberá emprender acciones para garantizar el máximo valor agregado de la cesta de productos, conciliando la excelencia técnico-económica con el máximo retorno de mercado.

Social: CVG Venalum como empresa del Estado venezolano a fin de contribuir con el desarrollo de la economía nacional, impulsara proyectos de carácter socioeconómicos generadores de empleo y bienestar social para la región, que elevan la calidad de vida de la comunidad que la circunda.

Desarrollo: CVG Venalum deberá impulsar el desarrollo integral y sostenido del sector del aluminio, orientando su acción como una extensión regional del Estado en pro de la reactivación, desarrollo y consolidación de la cadena transformadora nacional y del parque metalmecánico conexo.

Descripción del Área de Pasantía

La investigación será realizada bajo la dirección de la división de Ingeniería de Métodos y el proyecto asignado tendrá lugar en el Taller de Varillas y Refractarios de la empresa CVG Venalum.

Descripción de la Gerencia de Ingeniería Industrial

Es una unidad staff adscrita a la Presidencia. Tiene como misión suministrar servicios de asesoría y asistencia técnica en materia de Ingeniería de Métodos e Ingeniería Económica que garanticen la calidad y conlleven a la optimización en el uso de los recursos de la empresa así como la mejora continua de sus procesos. Se encuentra conformado por la División Ingeniería Económica y la División Ingeniería de Métodos (Ver Figura Nº2)

Figura 2. Organigrama de la Gerencia de Ingeniería Industrial CVG Venalum

Fuente:http://venalumi/Org_Procedimiento_Aplic/Data/Organigrama_de_Cargos/Gcia.ing.ind

• Objetivo General: Suministrar servicios de asesoría y asistencia técnica en materia de Ingeniería económica y métodos, que garanticen la calidad y que conlleven a la optimización en el uso de los recursos de la empresa, así como la mejora continua de los procesos.

• Naturaleza: Es una unidad funcional de staff adscrita directamenta a la Presidencia de la Empresa.

• Misión: Suministrar servicios de asistencia técnica en materia de ingeniería de métodos e ingeniería económica que conlleven a la racionalización y/o optimización en el uso de los recursos.

Descripción de la Gerencia de Carbón

La Gerencia de Carbón es una unidad de línea funcional adscrita a la Gerencia General de Planta. Tiene como misión garantizar la producción ánodos, Envarillado y suministro de baño electrolítico, en condiciones de calidad, cantidad y oportunidad requerida en el proceso de reducción del aluminio.

Descripción del Departamento Mantenimiento Hornos de Cocción

El Departamento Mantenimiento Hornos de Cocción, es una unidad lineo- funcional, de producción y presta sus servicios a la Superintendencia Envarillado.

Misión

Asegurar la producción y suministro de ánodos, así como la disponibilidad operativa de los equipos, sistemas e instalaciones asignadas, en función al establecimiento y cumplimiento de los planes funcionales y operativos, a fin de cumplir con los programas de producción y despacho de ánodos cocidos, mantener la continuidad de las operaciones y evitar interrupciones en el proceso productivo, en términos de calidad, cantidad, oportunidad y rentabilidad, de acuerdo con la legislación ambiental vigentes y normas técnicas.

CAPÍTULO III

MARCO TEÓRICO

En este capítulo se expone y sustenta sistemáticamente, desde el punto de vista teórico, la investigación que se desarrolla.

El enfoque gerencial de proyectos

La Gerencia de proyectos como disciplina científica ha construido, modelos teóricos fundamentados en principios administrativos y herramienta de muy alto nivel, que permiten asumir la implementación y realización técnica, racional y sistemática de Proyectos.

¿Qué es un Proyecto?

Es un esfuerzo temporal que se emprende con el objetivo de crear un producto o servicio único. Una iniciativa de este tipo requiere de una planificación, orientada a largo plazo, donde se diseñe el modo en que se utilizarán los recursos de la organización para alcanzar las metas planteadas. En este sentido, puede determinarse que todo proyecto tiene un principio y un final, recursos definidos y unos objetivos.

En la realización de cualquier proyecto, el analista de sistemas tiene una importancia vital ya que es el quien generalmente asume la dirección del proyecto encargándose así de proveer del personal necesario, y de tomar las decisiones que ayuden a que el proyecto cumpla con los objetivos propuestos. Es por esta razón que es muy importante que el analista este familiarizado con la gestión de proyectos y todas las técnicas y herramientas que la componen, y que le facilitarán su labor al trabajar en un proyecto.

En este informe intentaremos explicar algunas de las principales directrices y herramientas que componen la Gestión de Proyectos y que ayudarán al analista a tomar de una manera más precisa las decisiones para el proyecto.

¿Qué es la Gestión del Proyecto?

Es un Proceso que lleva un proyecto hacia los objetivos definidos, mediante el ejercicio de funciones como: Planificación, Organización, Seguimiento y evaluación, Conducción, Presentación de informes, etc.

La Gestión de proyectos exige técnicas y habilidades gerenciales específicas, pues los proyectos, en relación a un sector normal organizacional de producción de bienes o servicios, presentan una serie de distinciones o diferencias.

Bajo de este enfoque, diseñar, ejecutar, evaluar, y conducir un proyecto significa negociar acerca del rumbo que se quiera seguir y aprender permanentemente, para promover cambios e innovaciones organizacionales, porque cualquier organización que desarrolla competitividad debe tener la capacidad de cambio para adaptarse a su medio ambiente dinámico: Cambiar productos, cambiar procesos, cada vez en un tiempo menor. Cambio, en ingeniería significa PROYECTO, por lo tanto cualquier cambio por más pequeño que sea debe ser gerenciado como Proyecto.

¿Qué es el Ciclo de Proyectos?

Los proyectos se planifican y se ejecutan según una secuencia bien establecida, que empieza con una estrategia convenida, que supone la idea de una acción precisa, que luego se formula, se ejecuta y se evalúa para mejorar la estrategia y las intervenciones futuras. La secuencia del Ciclo de un Proyecto incluye la Identificación (análisis de la situación) – Planificación (diseño del Proyecto) / Replanificación – Ejecución – Evaluación- Finalización y entrega.

Responsabilidades y estrategias generales del Gerente de Proyectos.

La experiencia nos indica que, debemos asumir la Gestión del ciclo de Gestión de un Proyecto como Proceso y que este actúa sobre procesos en marcha. Por lo tanto, es imprescindible llevar a cabo el seguimiento de los procesos conjuntamente con los actores y asegurar su participación. No existe otra forma de acceder a la experiencia y estrategias de acción e involucramiento de los actores, ni de incrementar la autogestión y la responsabilidad sin la participación de estos involucrados. Así, el seguimiento de los procesos mejora la calidad de cooperación, cuando consigue clasificar la distribución de roles y tareas entre los participantes o actores involucrados en los procesos de desarrollo promovidos por el Proyecto, disminuyendo así los riesgos operativos.

Las responsabilidades del Gerente de Proyecto se pueden resumir en lo siguiente:

• Ponerlo en marcha de forma rápida y eficiente

• Transmitir al equipo de proyecto una completa comprensión de los requerimientos de los clientes dentro de una organización a todas las dependencias.

• Participar a los diferentes jefes de áreas o coordinaciones, el desarrollo de los objetivos totales, estrategias, presupuestos y programas.

• Planear todas las taras necesarias.

• Identificación del tiempo todas las deficientes todas las deficiencias y desviaciones del plan.

• Estar enterados de todos los contactos con el cliente.

• Tomar o inducir decisiones gerenciales para lograr objetivos.

• Mantener información con la alta Gerencia.

• Realizar buena gestión de la información.

La Estrategia del gerente de proyectos para cumplir su misión debe contemplar:

• Fijarse un propósito claro. Hay que estar seguro que el Proyecto haya sido definido adecuadamente, que se está trabajando sobre el problema correcto y que el resultado final esperado es compartido por todos los actores involucrados, especialmente por el cliente final. A continuación, presentamos un caso práctico, en este sentido.

• Precisar los Objetivos y Metas. Hay que cerciorarse que los objetivos estén alineados con la Misión y con el resultado final esperados, y que son consistentes con la satisfacción de las necesidades y expectativas del cliente.

• Establecer puntos de control, actividades relaciones y cálculos de tiempo. Esto significa establecer un sistema de evaluación del Proyecto.

• Capacitarse y capacitar al equipo. Es necesario transformas el grupo de trabajo en equipo de alta competitividad.

• Manejar conflictos, estimular al personal y estableciendo acuerdos. Los conflictos no deben evitarse sino manejarse, porque son inherentes en toda organización.

• Aumentar el poder, tanto de uno mismo como el de los demás. Compartir el poder con los miembros del equipo es una de las estrategias más efectivas del gerente.

• Acercarse con creatividad a los problemas. La creatividad es un factor básico de la competitividad y la productividad, por ello se debe estimular la sensibilidad ante los problemas.

SAP (Sistemas, Aplicaciones y Productos para el procesamiento de datos).

SAP es un sistema. Un programa, software para la computadora. Estamos hablando de una tecnología. Desde sus inicios, es un programa para aplicaciones de negocios.

"SAP AG" es la empresa multinacional alemana creadora de lo que hoy todo el mundo conoce como SAP. Ellos son los responsables de todo lo que hoy el mundo realiza con este potente programa, y de todas las metodologías y "buenas prácticas" que han ido desarrollando y el mundo ha ido aplicando a lo largo de los años (desde 1970 hasta nuestros días).

Cuando se habla de que SAP es un ERP, es porque partiendo de la definición de ERP (Enterprise Resource Planning) que en castellano sería Sistema de Planificación de Recursos Empresariales, SAP es sin lugar a dudas esto y mucho más… al ser un sistema modular que combina muchísimas áreas de la organización entre sí formando así un todo integrado que posibilita la comunicación e interacción de los datos, procesando así grandes cantidades de datos y obteniendo información útil para la toma de decisiones.

Antes de seguir, debemos tener en cuenta que el sistema SAP como programa tiene dos partes inseparables: por un lado el servidor (donde está la base de datos), éste es el motor de SAP. Por otra parte, está el cliente SAP que se lo denomina SAP Logon que es lo que se instala en cada PC de una empresa.

¿Para qué sirve SAP?

SAP es un sistema informático, sirve para brindar información. Se alimenta de los datos que se cargan y procesan dentro de un entorno, y el sistema se encargará (de acuerdo a la configuración realizada por el usuario – consultores SAP) de producir con esos datos información útil para la toma de decisiones y la exposición de esos datos de forma tal que puedan ser interpretados por los interlocutores interesados.

Módulo SAP PS Gestión de Proyectos

El módulo Projects Systems (PS) Gestión de Proyectos es una aplicación integrada con los módulos financieros y logísticos de SAP, que soporta al modelo del negocio de cualquier organización, asegurando el manejo uniforme y eficiente de los procesos de gestión. Se pueden administrar todo tipo de proyectos (inversión, gastos, operativos) con énfasis en el ciclo total de proyectos.

Por otra parte, los mecanismos de navegación que ofrece el sistema de información son muy completos, permitiendo acceder desde éste a pantallas de notificación, de modificación de datos, etc., siempre que el usuario esté autorizado para realizar estas funciones.

Debido a esta doble flexibilidad de presentación de datos y de navegación, el sistema de información constituye la plataforma de integración de los procesos de gestión de proyectos, puesto que desde él se tiene acceso a las actividades de planificación, notificación y explotación de la información.

Modelo de Maduración y Gestión de Proyectos de la Organización Soportado por SAP PS.

Figura 3. Modelo de Maduración y Gestión de Proyectos de la Organización Soportado por SAP PS

Fuente: Propia.

Visión General SAP PS

Figura 4. Visión General SAP PS

Fuente: Propia.

¿Qué es SAP PS – SAP Projects Systems?

El modulo SAP PS, SAP Projects Systems está específicamente diseñado para la gestión de proyectos en SAP de manera intuitiva, de largo alcance y completamente integrada con el resto de áreas funcionales de un sistema SAP. Bien es cierto que cuando fue originalmente diseñado y desarrollado su funcionalidad clave fue "tomada" y, a su vez compartida, de los módulos SAP PP (Planificación de la Producción) y SAP CO (Controlling).

SAP PS Projects Systems

Por tanto, la mayoría de los objetos de SAP PS (Elementos PEP, Centros de Trabajo, actividades, elementos de actividades) se tratan Objetos de Coste similares a los Centros de Coste de SAP CO, mientras que los Centros de Trabajo tienen una planificación y una funcionalidad de gestión de recursos muy similar a la de PP.

No viene mal dar una breve definición de los dos conceptos más manidos de SAP PS:

• Elemento PEP: Define tareas y asigna recursos a dichas tareas. A cada tarea vienen asociadas costes y horas de trabajo dedicadas, de aquí el interés y la importancia de que los elementos PEP estén asociados con los módulos de Controlling, Finanzas y Planificación de la Producción.

• Centro de trabajo: Define las dependencias o instalaciones Plantas u Oficinas, por ejemplo asociados a los Elementos PEP y las tareas asociadas a estos últimos.

Por otro lado, definimos a continuación los dos procesos más comunes dentro de SAP PS:

• Trazabilidad de Costes a través de Elementos PEP: Estos costes pueden estar relacionados con tiempos de trabajo dedicados a una fase del proyecto – es importante destacar que dicha fase se trataría como un elemento PEP – o con materiales y/o servicios procurados en dicha fase de proyecto.

• Trazabilidad de Hitos de Proyecto: Se realiza en base a "Fechas Clave" definidas en el proyecto – estas fechas clave también pueden estar asociadas a una fase de proyecto, que a su vez, como hemos comentado, serían tratadas como Elementos PEP.

Ventajas

• Codificar y estructurar los proyectos. El módulo PS-SAP ayuda lograr la agrupación de los proyectos según objeticos comunes (programas) esto se logra con la codificación del proyecto (por ejemplo agrupamos a todos los proyectos de Planta y que sean del subgrupo de Ingeniería para sus códigos empiecen con las letras "PI"). Todo proyecto es único pero se puede estandarizar su estructura de Descomposición de trabajo, esto es de mucha ayuda al momento de la planificación de un proyecto porque se puede tener la información histórica de proyectos que se han ejecutado en el pasado y que son de alcance similar.

• Gestión de adquisiciones del proyecto. El módulo PS-SAP posee una interface muy amigable para la gestión de adquisiciones tanto de suministros, activos y servicios, desde una plataforma se puede realizar las solicitudes de pedido, registrar valorizaciones de un contrato, ver los contratos adjudicados a un proyecto y cuando se ha tenido de avance ejecutado, ver las órdenes de compra de los suministros, activos y servicios menores específicos, etc. El módulo PS está completamente integrado a las otras áreas empresariales de forma que se puede hacer el seguimiento de las adquisiciones de forma dinámica y en tiempo real.

• Control de Disponibilidad. En sistema posee un control de disponibilidad de gasto que quiere decir que no se podrá gastar más de lo que se ha presupuestado en el proyecto, esto significa que el proyecto, esto significa que el proyecto debe planificarse de manera detallada y estimar los costos con un mayor rigor. El Gerente de proyectos sabe que no puede gastar más de lo que ha planificado.

Diagrama de Ishikawa

Gutiérrez H (1997) afirma que "el diagrama de causa efecto o diagrama de Ishikawa es un método gráfico que refleja la relación entre una característica de calidad (muchas veces un área problemática) y los factores que posiblemente contribuyen a que exista"

También Gutiérrez H (1997) expresa que "el diagrama de Ishakawa (DI) es una gráfica en la cual, en el lado derecho, se anota el problema, y en el lado izquierdo se especifican por escrito todas sus causas potenciales, de tal manera que se agrupan o se estratifican de acuerdo con sus similitudes en ramas y sub-ramas (Ver Figura Nº5)

Figura 5. Representación Gráfica de un Diagrama Causa-Efecto

Fuente: https://www.google.co.ve/search?q=diagrama+causa+efecto&biw

Diagrama de Pareto

El diagrama de Pareto es una herramienta de análisis que ayuda a tomar decisiones en función de prioridades (Ver Figura Nº6), el diagrama se basa en el principio enunciado por Vilfredo Pareto que dice:

"El 80% de los problemas se pueden solucionar, si se eliminan el 20% de las causas que los originan".