Plan de trabajo anual de las plantas de tratamiento adscritas a la CVG Ggosh (página 2)

Enviado por IVÁN JOSÉ TURMERO ASTROS

Partes: 1, 2

Análisis de estructuras

Árbol de decisiones

Auditoría administrativa

Autoevaluación

Control total de calidad

Estudio de factibilidad

Estudio de viabilidad

Benchmarking

Reingenieria organizacional.

Reorganizacion.

Cuantitativas

Análisis de series de tiempo.

Correlación.

Modelos de inventario.

Modelos integrados de producción.

Muestreo.

Números.

Números índices.

Programación dinámica.

Programación lineal.

Simulación.

Teoría de colas o de líneas de espera.

Teoría de los grafos.

Teoría de las decisiones.

Diagnóstico: El diagnóstico es el resultado del análisis y crítica del procedimineto actual y consta de la identificación de la deficiencias e irregularidades del procedimiento; deberá presentarse en un documento que señale las causas y sugerencias a las fallas que entorpecen el buen funcionamiento del procedimiento. El diagnóstico es un resumen de síntomas y su solución.

La etapa de diagnóstico es la más importante del estudio de procedimientos y comprende basicamente:

Revisión del procedimiento actual.

Breve estado del problema, el análisis de los verdaderos problemas que se hayan encontrado.

Lista de información adicional que se requiere para la fase de diseño.

Se deben proporcionar soluciones efectivas a los problemas detectados en la fase de análisis. El diagnóstico tiene como objetivo principal exponer a los funcionarios responsables las condiciones y prácticas inadecuadas, deficiencias e irregularidaddes del procedimiento, así como las bases que fundamentan los cambios.

4.2.4.- Diseño descriptivo y gráfico de procedimientos

Una vez analizada la información del procedimiento, es posible proceder a graficarlos y/o redactarlos.

Esta etapa lo constituye el llamado diagrama de procedimientos el cual representa en forma gráfica la secuencia en que se realizan las operaciones de un determinado procedimiento y/o el recorrido de las formas o los materiales; y la narración detallada del procedimiento, con el objeto de describir cada una de las operaciones que intervienen.

4.3.- ESTRUCTURA DE MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

4.3.1.- Portada

Contiene los datos de identificación del documento:

Nombre la organización
Nombre completo del manual
Nombre de la unidad coordinadora cuya función básica corresponde a los procedimientos señalados en el manual.
Lugar y fecha de elaboración.
Responsable de su elaboración y aprobación.

4.3.2.- Contenido

Presenta de una manera sintética y ordenada los elementos constituitivos del documento o los temas principales que comprende el manual.

4.3.3.- Objetivo

Explicación en forma clara y precisa del próposito que se pretende cumplir con el documento, su formulación puede ajustarse a:

Especificar con claridad la finalidad que pretende el documento, contestando las preguntas:

1. ¿qué se hace? Define el producto
2. ¿para qué se hace? Define el proceso
3. ¿para quién se hace? Define el cliente
4. ¿cómo saber su buena ejecucion? Define indicadores de evaluación

La redacción debe ser clara, concisa y directa
Se iniciara con verbo infinitivo.
Se describirá, en lo posible en una extensión máxima de 10 líneas.
Se evitará al máximo el uso de adjetivos.

4.3.4.- Alcance

Se refiere al ámbito de acción del procedimiento, describe la amplitud y límite del proceso. Indica punto de partida y finalizacion del mismo, se recomienda para su redacción constestar las siguientes preguntas:

¿Dónde y cuando comienza el procedimiento? Define punto de partida
¿Dónde y cuando termina el procedimiento? Define punto de finalización
¿Qué se contempla dentro del procedimiento? Aspectos principales que lo constituyen.

4.3.5.- Base Legal

Especifica los ordenamientos jurídicos administrativos que apoyen el procedimiento, algunos de los lineamientos que deben contemplarse en su elaboración son:

Se relacionan los nombres de los principales ordenamientos jurídicos administrativos vigentes, que conformen la base legal.
La relación de los ordenamientos jurídico administrativos habrá de seguir un orden jerárquico descendiente

1. Constitución
2. Leyes Orgánicas
3. Leyes Ordinarias
4. Decretos
5. Reglamentos
6. Ordenanzas
7. Resoluciones
8. Documentos normativo-administrativos.

4.3.6.- Normas

Para facilitar las tareas de las uniddes que intervienen en el procedimiento, se determinan las normas que deben observarse en el desarrollo del procedimiento. Las normas deben prevenir situaciones que puedan presentarse, es decir, definir expresamente que hacer o a que lineamientos deben referirse en casos que no se presentan habitualmente.

La aplicación de las normas garantizará una conducta uniforme de los usuarios, así como la medida de realización a que debe llegarse en una actividad especifica, bajo determinados métodos y condiciones. Las normas podran clasificarse en:

Generales:

1. Define el marco general de actuación del personal, a fin de evitar las fallas en el proceso descrito.
2. Regularan las acciones de requisitos globales que deberán cubrirse para la ejecución de un proceso.

Especificas:

1. Disposiciones técnicas y administrativas del procedimiento.
2. Indicación del sujeto u objeto de la regulación, responsabilidades y disposiciones en el manejo de formularios y generación de registros.
3. Refleja tópicos del procedimiento que no pueden reflejarse en las descripciones narrativas y graficas del procedimiento.

Las normas pueden orientarse hacia definiciones, clasificaciones, procesos tecnicos, productos, servicios e instrucciones.

De procesos: Especifican los requerimientos que deben llevar los procesos para establecer su adaptación a su finalidad, indican responsabilidad y definen instrucciones.

De servicios: Especifican los requerimientos que deben llevar los servicios para establecer su adaptación a su finalidad.

De instrucción: Indica como debe realizarse una acción. Describe todo tipo de información, que permite evitar riesgo de confusión y generación de fallas.

Administrativos: Regulan los elementos organizativos y actividades de carácter administrativo, así como los elementos de control interno.

Técnicos: Regula las actividades de carácter técnico-operativo.

De clasificación: Describe los criterios utilizados para efectuar las clasificaciones efectuadas dentro de un proceso.

De producto: especifican los requerimientos que deben llevar un producto o grupos de productos para establecer su adaptación a su finalidad.

A continuación se mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su planteamiento:

La redacción debe ser clara y concisa, a fin de hacerlos comprensibles para las personas no familiarizadas con el procedimiento. Disponer de una redacción de verbos en infinitivo.
Deberán ser suficientemente explicitas para evitar la continua consulta a los niveles jerárquicos superiores.
Ordenar e identificar con números cardinales progresivos, utilizando sangrias para ordenar las subdivisiones presentadas.

4.3.7.- Procedimientos

Un procedimiento es una serie de actividades u operaciones ligadas entre sí por un conjunto de empleados, ya sea dentro de un mismo departamento o abarcando varias direcciones de una dependencia para obtener el resultado que se desea. Ejemplos: pago de nómina, adquisición de mobiliario, selección y contratación de personal, control de existencias de medicamentos, etc.

Un procedimiento se caracteriza por no ser un sistema. El conjunto de procedimientos tendientes a un mismo fin se conoce como un sistema. Ejemplos: sistema de adquisición y enajenación de bienes, sistema de mantenimiento, sistema de contabilidad y control presupuestario, sistema de administración y desarrollo del personal, etc.

Un procedimiento se caracteriza por no ser un metodo individual de trabajo. El método se refiere especificamente a como un empleado ejecuta una determinada actividad en su trabajo. Ejemplos: la capacitación del personal, la desconcentracion de facultades, la implantacion de un sistema, etc.

Un procedimiento se caracteriza por no ser una actividad específica. Una actividad específica es la que realiza un empleado como parte de su trabajo en su puesto. Ejemplos: hacer una visita médica, recibir correspondencia, elaborar pedidos, etc.

Para la redacción del procedimiento, se deben cumplir los siguientes lineamientos:

Cumplir con los tres elementos básicos: número de pasos, responsable y/o actividad.
Mencionar las actividades que comprenden el procedimiento, en orden cronológico, precisando en que consiste cada actividad, quien ordena ejecutarla, como debe ejecutarla, donde y para que debe ejecutarse.
La redacción de la actividad deberá comenzar con un verbo en presente y tercera persona. Ejemplo: solicita, remite,recibe.
La redacción del contenido de la actividad deberá ser mediante frases breves y sencillas.
Cuando el responsable de una actividad interviene en varios pasos consecutivos, no debe repetirse en la respectiva columna.

4.3.8.- Flujogramas

Denominados tambien fluxogramas, o carta de flujo de procedimientos, es un diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia lógica.

El fluxograma de procedimientos, como su nombre lo indica, representa el flujo de información de un procedimiento. Los fluxogramas de procedimientos, conocidos tambien como diagramas de flujos, satisfacen tres funciones:

1. Permiten al analista asegurarse que ha desarrollado todos los aspectos del procedimiento.
2. De las bases para escribir un informe claro y lógico.
3. Es un medio para establecer un enlace con el personal que eventualmente opera el nuevo procedimiento.

Características de los flujogramas

Definido: Proceso ordenado según lógica y sin ambigüedad.

Explícito: Estructurado claramente y detallado en forma tal que pueda ser entendido por cualquier persona.

Finito: Posee un principio y un fin.

General: Abarca la generalidad del proceso que describe sin considerar eventos excepcionales o particulares.

Entrada: Dispone de valores iniciales asignados antes de comenzar la ejecución de los pasos.

Salida: Produce resultados despues de ejecutar todos los pasos.

Decisiones: Tiene alternativas que permiten el desarrollo de los pasos y obtener óptimos resultados.

Clasificación de los Flujogramas:

Con el objeto de adaptarse a toda clase de necesidades y debido a su extenso uso, el flujograma ha tomado muchas variaciones que se presentan en diversas formas y bajo muchos títulos, algunas de estas variaciones pueden ser:

Según su forma:

Formato Vertical: El flujo o la secuencia de las operaciones va de arriba hacia abajo, es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria, según su proposito.

Formato Horizontal: El flujo o la secuencia de las operaciones va de izquierda a derecha.

Formato Panorámico: El proceso entero esta representado en una sola carta y puede apreciarse mucho más rapidamente que leyendo el texto, lo que facilita su comprensión, aún para personas no familiarizadas.

Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectónico del área de trabajo.

Según su propósito:

Forma: se ocupa fundamentalmente de una forma o formulario con muy pocas o ninguna descripción de las operaciones. Presenta la secuencia de cada una de las operaciones o pasos por los que atraviesa una forma con sus diferentes copias, a traves de los diversos puestos y departamentos, desde que se origina hasta que se archiva.

Las formas pueden representarse por simbolos, por dibujos o fotografias reducidas o por palabras descriptivas. Generalmente se utiliza el formato horizontal para su representacion.

Labores: Estos diagramas representan las operaciones que se efectuan en cada una de las actividades o labores en que se descompone un procedimiento y el puesto o departamento que las ejecuta. La mejor manera de representarlo en fomra vertical.

Método: Son utiles para fines de adiestramiento y presentan además la manera de realizar cada operación de procedimientos, por la persona que debe realizarla y dentro de la secuencia establecida.

Analitico: Presenta no solo cada una de las operaciones del procedimiento dentro de la secuencia establecida y la persona que la realiza, sino que analiza para que sirve cada una de las operaciones dentro del procedimiento.

De espacios: Presenta el itinerario y la distancia que recorre una forma o una persona durante las distintas operaciones del procedimiento o parte de el, señalando el espacio por el que se desplaza.

Combinados: Presenta una combinacion de dos o mas flujogramas de los anteriores descritos.

Simbología utilizada para la elaboración de diagramas

El diagrama de flujo debe ser elaborado con un lenguaje representativo a fin de no transmitir un mensaje deformado del proceso que se quiere estudiar.

Existen dos metodologías:

ASME (American Society of Mechanical Engineers)

Esta simbologia a pesar de la amplia aceptación, en el trabajo de diagramación administrativa es limitada.

ANSI (American National Standard Institute)

Ha desarrollado una simbología para que sea utilizada en los diagramas orientados al procesamiento electrónico de datos con el propósito de representar los flujos de información, da la cual se han adoptado ampliamente algunos de los simbolos para la elaboracion de los diagramas de flujo dentro del trabajo de diagramación administrativa.

A continuación se presentará la simbología ANSI, la cual es utilizada en el desarrollo de los manuales de la Corporación Venezolana de Guayana.

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Convención para trazar diagramas

1. Identificar el proceso y procedimiento correspondiente.
2. Identificar cada columna con el nombre de la persona o cargo que realiza cada uno de los pasos. Cada columna debe estar colocada en forma cronológica de izquierda a derecha con respecto a la participación de la persona en el procedimiento. Nunca se debe repetir más de una columna.
3. Cada símbolo debe representarse siempre con las mismas dimensiones en todo el diagrama. La base del diagrama es el procedimiento, por lo tanto el comienzo del procedimiento se efectua del lado superior izquierdo de la hoja.
4. Utilizar letras mayúsculas para mayor legibilidad de los textos empleados dentro de los simbolos.
5. Utilizar las fechas para indicar la direccion del flujo, el cual avanza horizontal y verticalmente. Se debe evitar los excesivos cruces de lineas, empleando para ello los conectores para dividir el flujograma.
6. Cuando las dimensiones de la forma lo permitan, es conveniente poner el nombre de la forma en cada paso que aparezca.
7. El original de un documento y sus copias deben ponerse en el mismo orden. Se coloca un número en la esquina superior derecha. Para el original siempre se usará el número cero; las siguientes copias tendran numeración ascendiente.
8. Todos los simbolos deben estar unidos por las flechas de dirección de flujo.
9. Se debe representar lo que fluye: elemento, persona o documento.

4.3.9.- Formularios e instructivos

Son todas aquellas formas o documentos que se utilizan periodicamente para registrar información y evidencia relacionada con el proceso.

Uso de formularios:

Recopilar y analizar información.
Solicitar actividades específicas (materiales, documentos, información, etc.)
Obtener aprobaciones y /o autorizaciones
Servir como base para la innovación y mejora continua.

Partes que comprenden los formularios:

La identificación: corresponde al título y código del formulario, así como el Nº de la serie en caso de ser prenumerado.

Instrucciones: pueden ser de dos tipos, las que indican como llenar el formulario y las que indican como llenarse las copias.

Introducción: Consiste en los datos que anteceden a la acción, ¿a quién esta dirigido?, ¿cuándo? y ¿dónde?.

Cuerpo: Comprende la información concisa de la acción.

Conclusión: Comprende las firmas, las aprobaciones y los datos finales que le otorgan validez al cuerpo.

Aspectos importantes en el diseño o rediseño de formularios

Conocer perfectamente los requisitos de todas las áreas involucradas, para asegurar que a todos les sea útil.
Solicitar en todos los cuadros o renglones del formato unicamente información útil y comprensible.
Evaluar la cantidad de copias.

Instructivo del Formulario

Los instructivos son una herramienta útil en la interpretación y registro de los datos, asegurando con ello que la información se ha plasmado en forma exacta y correcta.

Los instructivos deben contener:

Aspectos Administrativos del formulario: Es la información que resulta útil al momento de implementarlos y reproducirlos como son: Objetivo, presentación, forma de llenado, usuarios, distribución, elaboración.

Descripción de cada campo: La cual consiste en detallar como registrar la información de cada items del formulario.

La presentación del instructivo puede ser:

1. Narrativa: Consiste en incorporar un modelo del formulario con los campos numerados en forma creciente, manteniendo su correspondencia con la documentación.

2. Gráfica: Se basa en reducir el tamaño del formulario e indicar en esa misma página el significado de cada campo.

Estos instructivos pueden ubicarse al reverso del formulario o en una página independiente.

4.3.10.- Glosario

Consiste en la definición de los términos de mayor uso dentro del manual, así como de aquellos que no son de fácil interpretación por parte de los usuarios del documento.

4.3.11.- Anexos

Son fuentes de información que se consideren vitales y necesarios para cumplir adecuadamente con una política, procedimiento o formato.

CAPÍTULO V

Situación actual

La OFED como unidad de apoyo de la GG, siente la necesidad de conocer detalladamente la situación de las Plantas de Tratamiento adscritas a la CVG GGOSH, como también de aquellas que son atendidas por empresa privadas. Las cuales se evalúan por rutas.

Actualmente, las Plantas de Tratamiento cada año, presentan un Plan Operativo, donde señalan e indican sus gastos operativos, relacionados directamente con las partidas presupuestarias, es decir, a las Plantas se les asigna un monto y estas deben determinar sus requerimientos en base al presupuesto asignado para alcanzar sus metas; esto es una debilidad del proceso, porque no se conoce cuales son todas las necesidades de la planta.

Los Jefes de Planta, determinan sus requerimientos sin realizar un previo estudio, esto trae como consecuencia la solicitud de recursos que no son necesarios y viceversa.

En el caso de los acueductos rurales, que son atendidas por empresa privadas, sucede el mismo caso, con la pequeña diferencia que no se controla como debe ser.

En el año 2003, se modificó la presentación del Plan Operativo de las plantas, buscando la manera de integrar un Cronograma de producción, las paradas por mantenimiento, los análisis del control de calidad del agua en diferentes etapas del proceso, entre otros. Presentado en un Instructivo de 4 paginas donde se detallaba los puntos a evaluar para considera sus requerimientos para el cumplimiento de metas, del que no se obtuvo muy buenos resultados.

Ver apéndice

CAPÍTULO VI

Situación propuesta

Debido a la problemática planteada, se sugiere desarrollar un instructivo, detallando paso a paso el desarrollo del Plan de Trabajo Anual. Existen antecedentes, donde desarrollo un instructivo para la elaboración del Plan, el cual no obtuvo buenos resultados.

Luego de realizar un estudio de la información que se necesita, que contengan el Plan se definen los temas a considerar:

1. Producción.
2. Mantenimiento.
3. Control de Calidad.
4. Sustancias Químicas.
5. Reactivos e Insumos.
6. Personal no contemplado en Nómina.

Conclusiones

Del estudio realizado en la OFED unidad que depende de la GGOSH de la Corporación Venezolana de Guayana, relacionado con el desarrollo de un Instructivo para la elaboración de un Plan de Trabajo Anual para las Plantas de Tratamiento Adscritas a la Gerencia, y a aquellas plantas que dependen de empresas privadas:

Se determino la necesidad de realizar un instructivo para el desarrollo de un Plan de Trabajo Anual.

Es necesario llevar un control de las plantas, para facilitar el diagnóstico de su situación actual, lo que permitirá analizar sus problemas, inspeccionar sus cumplimientos , entre otras.

No existe información precisa en las áreas administrativas, ni en las áreas operativas de los cronogramas de mantenimeinto, producción entre otros de las plantas de tratamiento.

Recomendaciones

En función de los resultados y conclusiones que se obtuvieron con este estudio se recomiendan las siguientes acciones:

El Plan debe ser revisado y analizado por personal experto en la materia, para su aprobación.

Debe dictarse un curso de orientación a los Jefes de Plantas y Acueductos, para desarrollar el Plan.

Los Jefes de Plantas y acueductos deben estimar requerimientos necesarios, con previo estudio.

El Plan debe ser evaluado para un año.

Los Jefes de Planta y acueductos deben comunicarse con la OFED para solventar cualquier duda.

Referencias bibliografía

ALVAREZ TORRES, Martín G. "Manual para elaborar Manuales de Políticas y Procedimientos". Editorial Panorama. 141 Pág.

GARCIA, Ramos. "Diccionario Ilustrado Pequeño Larousse". Editorial Libraine. 1993

HERNÁNDEZ, Roberto. "Metodología de la Investigación". Editorial Mc Graw Hill. 1998

MÉNDEZ A., Carlos E. "Metodología. Diseño y Desarrollo del Proceso de Investigación". Editorial Mc Graw Hill. Tercera Edición. Colombia. 2004. 247 Pág.

ROJAS, Rosa. "Orientación Practica para la Elaboración de informes de Investigación". Unexpo. 1997.

SABINO, Carlos."El Proceso de la Investigación Científica". Editorial Panapo. 1990

UNA. "Técnicas de Documentación e Investigación I". 1997