Procesos de KM que aportan un desarrollo significativo a la biblioteconomía

Enviado por Lic. Daniel Jorge Sanabria Barrios

RESUMEN

Se realiza un estudio de las relaciones entre la Administración del Conocimiento (KM en sus siglas en inglés) y la Biblioteconomía. Se parte de un análisis teórico de sus respectivos desarrollos históricos, sus aproximaciones y sus divergencias en el campo de acción y en el concepto de conocimiento que cada una maneja.

Se explican los tres grandes enfoques prevalecientes en torno a la relación entre ambas disciplinas: la biblioteconomía como protagonista fundamental de la sociedad del conocimiento, las bibliotecas como instituciones administradas bajo los esquemas de KM, y el integral. Se pasa revista a las principales funciones y operaciones -de las Bibliotecas en particular- en las que KM puede aportar a través de sus procesos: competencias, prácticas de valor, desarrollo de capital instrumental, aprendizaje organizacional, implantación de TI. Se realiza tanto una explicación de las perspectivas de dichos aportes así como de algunas experiencias concretas que se revisaron en la literatura del área biblioteconómica. Se concluye afirmando el líneas generales que la perspectiva del desarrollo de procesos de KM en los servicios de información, particularmente las bibliotecas es promisoria, posible y de proyección favorable al desarrollo de las mismas, aunque de acuerdo a la revisión realizada, esa influencia se restringe a experiencias puntuales e incipientes.

Introducción

En el presente trabajo pretendemos dar una visión de los aportes que KM puede dar a la Biblioteconomía a través de sus procesos. El abordaje de este asunto parte ya desde la propia percepción que de KM tienen los bibliotecarios y cientistas de la información en general (McMANUS, 2002). En efecto muchos partes de que KM no es más que una moda de furor. Otros asignan importancia a sus aportes particularmente en el desarrollo del capital intelectual. Otros van más a lo profundo y comienzan a observar que KM tiene una potencial influencia en el universo de trabajo y actividades vinculadas al profesional de la información, abriéndole perspectivas de cambio como profesión, ensanchando las perspectivas laborales y por tanto provocando numerosos cambios incluso en la formación tradicional del bibliotecario. Partiremos de un análisis de los principales enfoques que se hacen de esta relación KM-Biblioteconomía. Luego seguiremos sobre los puntos de unión de ambas, así como de sus divergencias. De ahí en más iremos recorriendo los diversos procesos y servicios de las unidades de información que puedan verse beneficiados por la utilización de KM.

La Administración del Conocimiento (KM en sus iniciales en inglés) es una disciplina incipiente- cuyos antecedentes se remontan a los años ’80 (WING, 1999)- que nace como respuesta concreta al desarrollo de la sociedad de la información. Se basa la necesidad de reenfocar los procesos de las organizaciones, comenzando por las lucrativas, dirigiendo sus esfuerzos a hacer penetrar en las mismas los principios de valor que devienen de la economía del conocimiento. El concepto de valor como tal cambia al cambiar los ejes económicos: de aquí en más, el conocimiento es valor y el desafío de las empresas será hacerlo circular produciendo más valor para ella misma. Esta perspectiva se traslada prontamente a otros campos y luego de su aparición, a partir de las grandes empresas se va ensanchando su campo de influencia a las organizaciones no gubernamentales, a las organizaciones gubernamentales, a los organismos internacionales. (McINERMET, 2002)
La Biblioteconomía o Bibliotecología (en este texto trataremos la primera acepción, que es la más utilizada en México), o ‘library science’ en inglés, nace, sin embargo como disciplina científica en el siglo XIX (ORERA, 1997), la que se dedicaría a una institución centenaria por antonomasia: la biblioteca. Se dedicaría al conocimiento y estudio de su naturaleza, funciones, procesos, operaciones, servicios, etc. A fines del siglo XIX, su campo de acción e influencia se va abriendo lentamente hacia otros campos. Así surge la documentación científica. Aparecen, ya avanzado el siglo XX, los llamados centros y servicios de orientación, los servicios de documentación, y la biblioteconomía se abre hacia otra perspectiva: la ciencia de la información, como una disciplina que se centra más en el qué (la información) que en el dónde (la biblioteca). En un abanico más grande encontramos las Ciencias de la Información, en las que la Biblioteconomía es una disciplina que comparte con otras esa apertura de visión: la archivonomía, la documentación, la museología.
Por tanto KM y Biblioteconomía se semejan en esa apertura de rol hacia otros campos que no son sus originarios. La dos tienen como centro el conocimiento, pero manera diversa, debido a que las Ciencias de la Información viven en una etapa en que el almacenaje de datos, el brindar información básica, luego de un cierto procesamiento, es el punto central. En cambio KM avanza hacia una concepción en la que el conocimiento (la información ya procesada) es el punto central, fuente de valor. Para las Ciencias de la Información, esta (la información) es poder, y su papel se dirige a la diseminación sin barreras del mismo.
Esta diferencia es obvia debido a los diversos orígenes en los que sitúan. La difusión potencial de KM es gigantesca y mucho más poderosa que la Biblioteconomía y las Ciencias de la Información, pero estas son disciplinas más ‘probadas’ en la historia, sobreviviendo a muchos cambios que siempre auguraron su final.
KM, entonces, por lo que acabamos de observar, supera en concepción del conocimiento a las Ciencias de la Información, se introduce muy vivamente en las más diversas ramas de la actividad humana y tiende a ser una disciplina auxiliar que se entronca en las ciencias sociales, utilizando sus herramientas metodológicas. Biblioteconomía y las Ciencias de la Información también lo son (RENDÓN, 1996), pero aún arraigan profundamente en las instituciones en las que se ven ligadas desde su origen, y sirven de orientadoras, facilitadoras, procesadoras de información y datos. De todas maneras sus herramientas son las de las ciencias sociales, al igual que KM.
Principios de KM y de Biblioteconomía: semejanzas y diferencias.
Se distinguen por lo menos 3 paradigmas en este asunto:
2.1 ENFOQUE EN EL QUE LA BIBLIOTECA SERÁ "LA CASA DEL TESORO" EN LA NUEVA ECONOMÍA BASADA EN EL CONOCIMIENTO
– En la nueva economía basada en el conocimiento la biblioteca llegará a ser la "casa del tesoro" (SHANGONG, 2000) del conocimiento humano, participará en la innovación tecnológica y llegará a ser una importante medio que facilitará el manejo de la información y propiciará la adquisición de conocimiento. En el siglo 21, las bibliotecas serán elementos importantes para el desarrollo de la sociedad, serán puente entre los científicos y sus innovaciones tecnológicas, ya que dentro de las Bibliotecas se encuentra la información necesaria en el proceso de invención.
– Esta administración deberá enfocarse a brindar las facilidades para que los usuarios realicen investigaciones efectivas y que propicien el desarrollo del conocimiento.
– Las tecnologías para la administración de los recursos, como el sistema Millennium utilizado en el Sistema TEC, coadyuvarán a eficientar las consultas y la información digitalizada (Bibliotecas Virtuales), ampliarán las opciones de búsquedas.
– La biblioteca asumirán el papel de difusores del conocimiento.
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Figura 1. La Biblioteca es un medio para que el usuarios obtenga información y conocimientos.
2.2 ENFOQUE EN EL QUE LA BIBLIOTECA ES UNA CELULA ORGANIZACIONAL ADMINISTRADA BAJO EL ESQUEMA DE KM
La biblioteca considerada como una organización que puede administrarse bajo el enfoque de KM, en dicha célula se llevará a cabo la alineación del valor de acuerdo con la misión y visión de la Institución a la que apoyan. Se identificarán los diferentes tipos de Sistemas de Capitales, será necesario el análisis para la elección de su propio Capital Instrumental, también se podrá establecer un Reporte Integral de Valor y todo esto constituirá un ciclo sistematizado y dinámico para la creación de una Estrategia de Negocio con importante valor competitivo.
Célula en la que los talentos y competencias de su personal son los valores en la era del conocimiento (KOULOPOULOS y FRAPPAOLO, 2002), de esta manera la vocación y las habilidades informativas de los miembros del staff constituirán puntos focales.
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Figura 2. La Biblioteca es una célula organizacional que requiere de mejora continua y creación de nuevas competencias en su fuerza laboral.
2.3 ENFOQUE INTEGRAL
La biblioteca será un recurso imprescindible en la nueva era del conocimiento, ya que su función será la de propiciar la creación del conocimiento a partir de la información eficientemente encontrada. (Primer enfoque), pero también el conocimiento de sus empleados recaerá en el objetivo final que tiene la biblioteca como organización que brinda un servicio. En la proporción del nivel alcanzado así como sus ventajas competitivas será la proporción en la que la Biblioteca propiciará que los usuarios consigan sus objetivos que son la obtención de información y su consecuente creación conocimiento. (Segundo enfoque).
Se entiende un enfoque integral al que considera al total desempeño de la Biblioteca como un sistema organizacional cuyo alto desempeño será un factor importante que redundará en la satisfacción del usuario y ira a satisfacer las crecientes necesidades de una sociedad demandante de información y conocimiento y coadyuvará al desarrollo armónico y mejora a nivel individual, organizacional, social y regional.
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Figura 3. La biblioteca en su enfoque integral en el que los procesos de KM mejorarán su desempeño para convertirse en un mejor medio de brindar servicio en la obtención de información y conocimiento.
Una vez analizados estos modelos surge la pregunta: ¿cómo KM puede influir en los procesos de la Biblioteconomía en particular?. A continuación nos concentraremos en la revisión de los diversos aspectos que involucran la Biblioteconomía, las perspectivas concretas que KM les presenta y los avances y/o las experiencias en dichos aspectos que hemos encontrado revisando la literatura del área.
Posibles enfoques KM-Biblioteconomía.
La Biblioteca es el cruce intelectual de la comunidad (Academic library leaders create expanded vision for libraries in digital knowledge age , 2000). El trabajo de la biblioteca es un componente en la innovación del conocimiento ya que las bibliotecas representan un vínculo indispensable entre la cadena del sistema científico y la innovación del conocimiento.
Debido a que el conocimiento ha llegado a ser la fuerza del desarrollo social durante los últimos años, la atención de la sociedad está demandando cada vez más información por lo que es necesario enfocarse en propiciar búsquedas efectivas, y desarrollo del conocimiento, creación de bases de conocimiento, intercambio y compartición de conocimiento entre los miembros del staff, y de otras bibliotecas, así como el diseño de procesos explícitos y rápidos.
Para cumplir con estos requerimientos es imprescindible el uso de herramientas tecnológicas.
Los motores que impulsan KM dentro de una biblioteca son:
a. La corta vigencia del know-how que tiene que ver con los cambios vertiginosos de la tecnología. Las bibliotecas con ficheros físicos, sin información electrónica, sin el apoyo de procesadores que agilicen tanto la atención al usuario como la operación de la misma, llevarán a cabo su función pero con resultados deficientes en cuanto a las necesidades de una sociedad altamente demandante de información. Esto también hace apremiante una nueva relación entre la fuerza laboral y el aprendizaje y está impulsando a la organización (biblioteca) a la mejora continua y sigan incrementándose las escuelas no académicas para adultos y los servicios en línea. Ahora los empleados deben saber del manejo de bases de datos, ficheros electrónicos, correo electrónicos, etc.
b. La necesidad de cuantificar el valor de lo intangible. Las asociaciones académicas que acreditan los estudios han identificado que la inversión en biblioteca, implica la inversión para la creación de un intangible como es el conocimiento de la comunidad académicas. Estas asociaciones, estipulan un número de volúmenes por alumno, número de licenciaturas y programas de doctorado como un indicador que intenta reflejar el valor intangible del flujo del conocimiento dentro de una institución.
c. La necesidad de las organizaciones (e individuos) de administrar el apabullante flujo de información. Las herramientas tecnológicas servirán a la Biblioteca en su enfoque integral, es decir, la conjunción del enfoque como célula organizacional y como eslabón en la cadena de flujo del conocimiento, (ver la sección llamada Enfoque), ya que su uso han nacido de la necesidad de contar con tecnología que permita la rápida y mejor clasificación de los datos, así como el compartir los recursos bibliográficos con otras instituciones para satisfacer este apabullante flujo de información. Algunas compañías de software especializado están incorporando sistemas de administración de datos
KM y su aporte a los servicios de información.
KM y el desarrollo de las competencias en los recursos humanos de los servicios de información y bibliotecas.

4.1 : LAS PERSPECTIVAS.

Este es el proceso de KM que puede hacer un efecto rápidamente beneficioso en la Bibliotecas y servicios de información. En efecto, la visión de detectar las habilidades y conocimientos necesarios para desempeñar diversas funciones dentro de la Biblioteca es una fuerte aportación al gerenciamiento tradicional de los recursos humanos. De esta manera la cosa no quedará en la descripción tradicional de cargos: referencista, documentalista, catalogador, sino que se profundizará en todas aquellas habilidades y conocimientos que dichas personas deberán de poseer para desempeñar dichas tareas. Esto irá aunado a los planes de capacitación y entrenamiento: esto ya no se basará en la explicación y repetición de rutinas y tareas, sino que se afirmarán en planes de desarrollo de competencias para el personal ingresante. También las tareas rutinarias y de operación, muchas veces realizadas por personas que no son profesionistas, serán un punto de atracción fundamental para el desarrollo de las competencias necesarias para desarrollarlas.

Allí se verá la importancia de construir un sistema especial para quienes atienden el préstamo de materiales, por ejemplo, operación básicamente administrativa, pero fundamental para la imagen de la institución y la salida del material hacia los usuarios.

Sin duda otra de las perspectivas a manejar es la certificación de competencias, como una manera de jerarquizar la profesión y de dotar a quienes la reciban de una forma de acreditar fehacientemente su capacidad para desarrollar tareas referidas al conocimiento y la información en los más diversos ámbitos de trabajo.

4.2. : LO QUE SE HACE

Ya existen programas e iniciativas- por ejemplo- para determinar las ‘core competences’ necesarias para desarrollar en catalogación las actividades inherentes a la tarea (LETARTE et al., 2002), según el tipo incluso de servicio o biblioteca en la que se haga.

Algunos autores plantean (FERNÁNDEZ, 2002) que este asunto no es menor: la distancia entre planes de estudio y lo que necesita el profesional para desempeñarse efectivamente en la organización (BERNAL DE VEGA , 1998), tanto en lo técnico como en lo motivacional y en la personalidad, y en el impacto que tendría el resolver esto en aquellas en las que se hallan insertas las bibliotecas y demás unidades de información.

En esta misma línea trabajan ya muchas organizaciones académicas (HILDEGAARD et al., 2002) y profesionales, intentando, a través de portales especializados (caso de ASLIB con http://www.aslib.co.uk/training/index.html) colaborar en ese proceso de formación y desarrollo de competencias, lo que es aprovechado estratégicamente y en perspectiva de alianza por diversas instituciones para desarrollar habilidades y actitudes en su personal

En cuanto a la certificación de competencias, la situación ya está conducida en muchos países, destacándose los países de la UE con las llamadas ‘eurocompetencias en documentación e información’ (LOURHRIDGE, 1999), las que estructuran 4 niveles de especialización laboral: auxiliar, técnico, técnico superior y experto. Estas se basan en un proceso muy bien desarrollado de estudios previos realizados en diversos países europeos, que fueron dando sustento, a través de diversos documentos redactados por especialistas (WEBBER, 1999), a un verdadero perfil de profesional de la información para la UE.

5. Prácticas de valor en los procesos de Biblioteconomía.

Según la definición (CARRILLO, 2002) prácticas de valor son bloques de desempeño organizacional codificables, ejecutados por grupos naturales que con frecuencia cruzan varios procesos que aportan un valor distinguible al Sistema de Capitales.

Las prácticas de valor se identificarán dentro de los siguientes rubros:

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Figura 4. Rubros o secciones dentro de la Biblioteca

De acuerdo al ciclo de Prácticas de Valor podemos indicar las siguientes estadías aplicables a Bibliotecas:

Alineación de valor: El impacto estratégico que éstas prácticas tendrán se reflejará en la satisfacción de los usuarios quienes habrán realizado investigaciones redituables y que por consiguiente la biblioteca habrá contribuido a la innovación de la sociedad del siglo XXI. Ya que estas están ocupando una posición relevante en la creación de conocimiento y en la innovación de sistemas de un país.( SHANGONG, 2000) Esto último constituirá la visualización del impacto estratégico

Identificación, mapeo y categorización de prácticas: Esta sección podría ocupar una investigación por sí sóla, tan sólo nos limitaremos a mencionar la metodología la cual consistirá en primer término reconocer las prácticas, éstas pertenecerán a los rubros representados en la figura 4, así mismo se describirá el contexto de cada una de ellas y se procederá a un ordenamiento de acuerdo a una taxonomía definida previamente.

Benchmarking externo y Benchmarking interno: Este proceso de identificación de las prácticas de valor dentro de la Biblioteca respecto a otras organizaciones incluso mundiales puede hacerse desde varios niveles. Una con las Bibliotecas del Sistema Tecnológico, una segunda con respecto de las bibliotecas académicas importantes y en un tercer nivel a nivel mundial. Los que marca la OCLC, ALA, etc. Posteriormente estos parámetros se integrarán a la propia organización de acuerdo a los lineamientos propios.

Desarrollo y optimización: Proceso consistente en reducir de la brecha entre la práctica actual y la deseable.

Transferencia y Aculturación de prácticas: El reporte anual de la OCLC registra que la cooperación entre organizaciones continua su crecimiento para desarrollar servicios innovadores y para proveer valor agregado para las bibliotecas y sus usuarios. Por otro lado, el reporte anual de la British Library toma como temas claves el estimular la innovación y el apoyo a la transferencia del conocimiento. (JANTZ , 2001)

Homologación y Estandarización: En la revisión señalada no se encontraron referencias en torno al asunto, pero sí en la red podemos ver algunos casos ya en proceso (como en http://www.diglib.org/standards.htm de la Digital Library Federation)

Selección y desarrollo de sistemas digitales para administrar el sistema.

KM y su impacto en los servicios de información como organizaciones que aprenden, desarrollando su capital instrumental.

6.1. PERSPECTIVAS

Este es otro punto en el que se podrá ver fortalecida la biblioteconomía: el enfoque de la organización de una manera dinámica, en donde el conocimiento fluye entre sus miembros y las mejores prácticas y los conocimientos o habilidades son compartidos, flexibilizando el modelo de la cadena jerarquizada que tiende a existir en las bibliotecas, donde hay una creencia muy extendida: la experiencia va sobre la formación. Y en ese sentido, el amalgamar tan diversos aspectos, complementándolos, hace pensar en el beneficioso aporte que puede dar esto, limando asperezas que usualmente se verifican en ámbitos donde conviven trabajan conjuntamente profesionales y estudiantes de la carrera.

En lo que se refiere a la gestión del capital instrumental, ya hay esfuerzos en esa dirección, pero pueden desarrollarse de una manera que aporten efectivamente valor a la organización. En efecto, se puede dar lugar al desarrollo de experiencias compartidas a través de repositorios, de comunidades de práctica, de intranets o extranets corporativos, entre otros (Total Knowledge Management Pvt, 2000).

6.2. LO QUE SE HACE.

En cuanto a métodos de desarrollo de capital instrumental, ya hay experiencias pioneras, como las llamadas lista de distribución entre bibliotecarios, que constituyen una forma de aprendizaje colaborativo intra y extracorporativo. Estas listas permiten enviar y recibir mensajes electrónicos a través de un servidor de listas que luego distribuye los mensajes recibidos a todos los suscriptores. Estas experiencias son numerosas y son ámbitos para relacionamiento, intercambio de experiencias e información, seguimiento del estado actual de la profesión, etc. (ONTALBA Y RUIPEREZ, 2002 ).

El uso de intranets y extranets es considerable (BOLT, 2000), y promovido y desarrollado en los más diversos ámbitos profesionales. Pero en este como en otros típicos métodos y productos de KM la pregunta que surge es si realmente se usa con ‘conciencia de gestión del conocimiento’ y su necesario aporte al crecimiento del valor en la organización.

Asimismo se viene propugnando en algunos países por la inserción más poderosa del profesional de la información en las comunidades de aprendizaje (REICHEL, 2001), concebidas estas en torno a la actividad desarrollada por instituciones académicas de acuerdo a nuevos modelos de aprendizaje colaborativo que devienen también de la aplicación de estrategias de KM a nivel educativo. Esto lleva a una maximización en el valor de la tarea del profesional de la información en su rol de facilitador de acceso a la información.

7. KM en la implantación de las Tecnologías de Información en las Bibliotecas.

La tecnología será una herramienta relevante en la que KM incluye: internet, intranet y extranet; arquitecturas de almacenamiento; sistemas de administración de bases de datos; metadatos; recuperación de información; compartición de recursos de información; diseminación, mensajería…

Un ejemplo de una aplicación de KM en bibliotecas en la parte de Tecnologías es conocido como Sistema de Despacho de Información (Information Dispatch) constituido en el condado de Multnomah, el cual está basado en un software conocido como Sistema de Etiquetado que entronca transacciones, normalmente usado para operaciones comunes en los centros de soporte técnico. Ellos empezaron de cero con un análisis de mejoramiento del proceso en el manual de operaciones entre la Biblioteca Central y sus sucursales. Como resultado se obtuvo un modelo de flujo de trabajo mejorado, el cual tomó ventaja del correo electrónico, de un motor de bases de datos y comunicaciones en Web. El primer resultado fue la estandarización del uso del correo electrónico para transmitir búsquedas referenciadas de las bibliotecas públicas o sucursales a la operación de referencia telefónica de la Biblioteca central o directamente con el especialista de la materia. (PEREZ, 1999)

El Universal ROLODEX. Common knoledge database.

Es una base de datos desarrollada con la finalidad de mejorar el compartir la información con dos objetivos principales, compartir conocimiento informal con el fin de mejorar la referencia entre bibliotecarios y acortar las distancias físicas. Un bibliotecario de Ciencias Sociales puede encontrarse proporcionando servicios de referencia a una Biblioteca de Negocios o de Ciencias. El CKDB es accesible desde la Web sin restricción de acceso: http://ckdb.rutgers.edu (LAYZELL WARD, 2003) .

CONCLUSIONES.

De acuerdo al recorrido hecho desde el campo teórico de KM y Biblioteconomía, pasando por los diversos aspectos en que KM puede impactar a aquella, podemos concluir que:

El proceso de la utilización de KM en Biblioteconomía es un proceso incipiente, ya en marcha, algo confuso y que se va dando básicamente en los países llamados desarrollados.
Un nuevo conocimiento está emergiendo en el cooperativismo y los servicios coordinados de las bibliotecas, en las que también se comparte recursos y talento humano.
La administración de recursos humanos será una parte primordial en la influencia de KM en las bibliotecas.
El objetivo de KM en Bibliotecas es promover la innovación, ya que éste será el eje central de una economía basada en el conocimiento.
Se deben promover las relaciones entre unidades de información para hacer más viables los flujos de la información y conocimiento.
Que las experiencias que se vienen desarrollando son fragmentarias y no aplicadas a todos los procesos de biblioteca por igual.
Que la alineación de estos procesos con la misión y los objetivos de las instituciones a las que sirven las unidades de información recién se comienza a ver como una necesidad.
Que todavía falta mucho por integrar esta influencia con una visión estratégica, o sea KM como una estrategia de desarrollo de la Biblioteconomía en un encuadre de desarrollo más amplio.

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Autor:

Ing. Q. Susana López Atilano

Es egresada del TEC de Monterrey (Ing. Química), y tiene una Maestría en Ciencia y Tecnología de Polímeros. Es directora de la Biblioteca del Campus Saltillo del Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey (ITESM) y cursa la Maestría en Ciencias de la Información Admnistración del Conocimiento de la Universidad Virtual del ITESM.

Lic. Daniel Jorge Sanabria Barrios

Es uruguayo, Licenciado en Bibliotecología y Técnico en Administración de Empresas, graduado en la Universidad de la República (Uruguay). Cursa la Maestría en Ciencias de la Información Admnistración del Conocimiento de la Universidad Virtual del ITESM y es Profesionista de Apoyo en Biblioteca del Campus Monterrey del mismo Instituto.