Manual de procedimientos para el registro y control de entrada y salida de materiales

Resumen

El tema a tratar en el presente trabajo consiste en la elaboración de un manual de procedimientos para el registro y control de entrada y salida de materiales aplicado a los diferentes almacenes de Timaca. Este manual contribuye a normalizar un proceso primordial para la gestión de estos almacenes, el de entrada y salida de materiales, además el de determinar funciones y actividades a realizar en cada uno de los almacenes, para lo cual, su implementación traerá como consecuencia un mejor desempeño del proceso de entrada y salida de materiales y el control eficiente de dichos recursos, además de servir como base para el desarrollo de otros estudios, como es la de la determinación de stock, entre otros. Palabras Claves: Manual, Procedimientos, Funciones, Registro, Control, Despacho y Devolución.

Introducción

Timaca es una empresa dedicada a la fabricación de calderería, montaje y mantenimiento de estructura metálicas en general. Debido a la naturaleza y a la gran variedad de sus productos, ésta no cuenta con un proceso productivo único, o líneas de producción, ya que cada producto es un trabajo por encargo o de características únicas.

Para el desarrollo de sus procesos productivos la empresa cuenta como principales activos la materia prima (laminas de metal, de diferentes características y composición química), equipos, herramientas, insumos y por último y no menos importante el capital humano.

El manejo de los activos en relación a equipos, herramientas e insumos, representa un desafío, esto es debido, principalmente a la falta de un manual de organización en la empresa en general, así como que el ente encargado de manejar dichos activos (almacén Diario) no posee normas de controles ni de registros de las entradas y salidas de estos activos, y además está el tipo de movimiento que se produce con el material a almacenar.

El almacén que se encuentra operativo actualmente en la empresa es denominado almacén Diario, y presenta problemas principalmente en el registro de las entradas y salidas de materiales, lo que dificulta el control de los mismos, causando retrasos e interrupciones en el proceso productivo, además dificulta que este almacén desempeñe efectivamente su papel en la empresa que es el de almacenar, proteger y despachar los diferentes materiales que intervienen en el proceso productivo, como lo son: los equipos, herramientas e insumos, para nuestro caso.

Con este manual se propone implementar normas y procedimientos de registro que permitirá un mejor control de los materiales, evitando de esta manera las interrupciones en los procesos productivos por la falta de control de materiales, además este registro servirá de base para mejorar otros aspectos como lo son la distribución óptima de materiales, determinación de stock, entre otras, al registrarse las frecuencias de usos y otros factores.

El registro y control de equipos, herramientas e insumos es de gran importancia debido a que estos activos, al no ser controlado correctamente acarrea costos, como lo son: por la inexistencia de algún material cuando este se requiera, adquisición de material ya existente en almacén, por nombrar algunos, es por ello, que se ve la necesidad de implementar dicho manual.

Para la elaboración de este manual se realizó observación directa del funcionamiento del almacén Diario, así como entrevista al personal que labora en el mismo, a departamentos y personal que se relaciona con almacén para determinar las necesidades que éste tiene y las funciones o actividades a desarrollar en dicho almacén y en el almacén de Parada al igual de quienes son responsables, qué, cómo y cuándo se deben realizar.

Este trabajo se enfocó principalmente en el almacén Diario y almacén de Parada, los cuales concentran los siguientes activos: equipos, herramientas e insumos, indispensables para la construcción y realización de los productos.

CAPÍTULO I

El problema

1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Timaca dispone de un almacén de herramientas y equipos, denominado almacén Diario, así como también del espacio físico para un nuevo almacén (en construcción), destinado al almacenamiento de equipos, herramientas, equipos de protección personal y colectiva y demás materiales utilizados en parada de planta y taller; la misma también surtirá de insumos, equipos, herramientas y materiales a almacén Diario.

El almacén Diario actualmente ejerce todas las funciones de abastecimiento de materiales para los diferentes procesos productivos que se realizan en la empresa, ya sea estos en planta o parada, también tiene la responsabilidad de abastecer y controlar las cajas de herramientas asignadas a trabajadores.

El almacén Diario presenta deficiencias en muchos factores que no ha permitido el correcto desenvolvimiento de las diferentes funciones que desempeña, entre las deficiencias que presenta dicho almacén, tenemos las siguientes:

En cuanto al control de almacenes no se cuenta con:

• Formato para el registro de entrada y salida de materiales fuera de planta, así como también la ausencia de registro.

• Registro y control de entrada de materiales por compra.

• Deficiencias en formato utilizado para el despacho de materiales en planta.

• Un sistema de codificación.

• Inexistencia de inventario.

Existen otras deficiencias en el almacén Diario en cuánto a su organización como lo son: la ausencia de equipos necesarios para el diario; existencia de materiales no necesarios para el proceso de producción, como lo son: accesorios para el baño, escobas, rastrillos, comida para perros, etc; obstrucción de pasillos por materiales y equipos, acceso a almacén de personal ajeno al mismo, inadecuada distribución de materiales; lo cual dificulta el control y registro de la entrada y salida de materiales que en él se resguarda.

Estos factores, entre otros más, acarrea distintos problemas, debido principalmente a la misma desorganización del almacén, al limitado personal que en el labora, y al escaso control de los materiales que se manejan, este último factor, interrumpe el proceso productivo por la ausencia de los mismos, o peor aún, se adquieren materiales por desconocimiento de su existencia en almacén, es por ello, que se evidencia la necesidad de realizar un manual de control y registro de almacenes, tanto para el almacén Diario como para el almacén de Parada.

• ALCANCE

Este trabajo se realizará en el área de Almacén del taller industrial metalúrgico Antonio C.A, TIMACA, y el cuál consistirá en un manual de procedimientos para el registro y control de entrada y salida de materiales, este manual permitirá controlar los activos que en él se encuentra al llevar un registro sobre las entradas, salidas y adquisición de materiales, mejorando de esta manera el proceso productivo al disminuir interrupciones y costos por interrupciones, costos por adquisición de material ya existente, entre otros.

El alcance de este proyecto abarca lo siguiente:

• a) Estudio de la situación actual del almacén Diario.

• b) Distribución de funciones y actividades entre los diferentes almacenes.

• c) Elaboración del manual de control y registro de almacenes.

1.3 JUSTIFICACIÓN

La realización de un manual de procedimientos de registro y control de entrada y salida de materiales para almacenes permitirá que los diferentes almacenes tengan un mejor funcionamiento y control sobre los materiales que estos manejan, además estos registros servirán de base para determinar los stock máximos y mínimos, que equipo y materiales adquirir, sistema de inventario adecuado a adaptar, cálculo de costos adaptados a la realidad del proyecto, óptima distribución de almacén, entre otros.

Este manual también ayudará a la empresa a alcanzar el objetivo de obtener la certificación ISO 9001:2000, para complementar, junto con los manuales administrativos, manuales de procedimientos para los diferentes procesos que se desarrollan en el área de almacén.

1.4 LIMITACIONES

Las limitantes que se encontraron para la realización de este manual fueron las siguientes:

• La carencia de un manual de organización en la empresa, lo que dificulta la determinación de las responsabilidades y actividades pertinente de los almacenistas y funciones de almacén.

• Falta de comunicación entre los diferentes departamentos (producción-planeación-compra-almacén-control de calidad) indispensable para el buen funcionamiento de almacén y todos ellos.

• La creación de manuales administrativos y procedimientos para los diferentes departamentos, los cuales, se encuentra actualmente en proceso, lo que podría contradecir con los procedimientos a proponer en el manual de registro y, control de entrada y salida de materiales.

• Otra limitante es la selección de un sistema electrónico de control y entrada y salida de materiales, debido al limitado tiempo disponible para su investigación y evaluación del funcionamiento de los programas existente en el mercado, así como el restringido acceso al software Profit existentes en la empresa, debido también a que la implementación del mismo se encuentra en estudio.

1.5 OBJETIVO

1.5.1 OBJETIVO GENERAL

Realizar un manual de procedimientos para el registro y control de la entrada y la salida de materiales aplicado a los diferentes almacenes de Timaca, tanto para el almacén de Diario como el almacén de Parada que se encuentran en la empresa.

• OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Realizar el seguimiento de las actividades e identificar al personal responsable de realizarlas.

• Identificar que actividades y funciones debe cumplir el almacén Diario y el almacén de Parada.

• Realizar formatos para el registro de los diferentes procesos de entrada y salida en los diferentes almacenes, así como de entrega y control de las cajas de herramientas.

• Realizar clasificación de artículos y codificación, tanto para el almacén Diario, como el almacén de Parada.

• Realizar formatos de dotación y control de equipos de seguridad personal y colectiva.

• Proponer las bases para un sistema electrónico de control de inventario.

CAPÍTULO II

Generalidades de la empresa

2.1 EMPRESA

TIMACA es una empresa dedicada a prestar servicios en el área de fabricación, reparación y montaje de estructuras metálicas en general y caldererías: Piezas y secciones metalmecánica, según planos suministrados por el cliente, hornos industriales, soldaduras especiales TIG-MIG-MAG, canales de colada, tubería, tanques, conos, gabarras, codos, anillos, pista de rodaje, containeres, tolvas, ductos, cilindrado de láminas en general, entre otros.

2.2 UBICACIÓN GEOGRÁFICA

TIMACA se encuentra ubicada en Calle Porvenir con Norte y Sur. Zona Industrial Matanzas Sur. Puerto Ordaz. Estado Bolívar, Venezuela. Email:[email protected].

2.3 MISIÒN

Contribuir con el desarrollo económico de la región aportando nuestras capacidades para el fortalecimiento del sector Industrial, brindando servicios y productos competitivos y de calidad para el mercado Nacional e internacional, ofreciendo respuestas inmediatas a las necesidades de nuestros clientes en procesos operativos de Producción y Mantenimiento.   

2.4 VISIÓN

Establecerse como una de las principales empresas del país en el ramo de la fabricación, Calderería, mantenimiento, montaje y desarrollo en general de de todo tipo de estructuras Metálicas con los mejores niveles de competitividad, eficiencia, calidad y satisfacción.

2.5 POLÍTICA DE CALIDAD

En el taller Industrial Metalúrgico Antonio C.A, tenemos el compromiso de ofrecer productos y servicios de excelencia y con altos estándares de calidad que satisfagan las necesidades de nuestros clientes, con un personal competente y motivado al mejoramiento continuo de los procesos y eficacia del sistema de Gestión de la Calidad.

2.6 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

Figura 1. Organigrama de la empresa

Fuente: Timaca

2.7 PROCESO PRODUCTIVO

La construcción de un producto varía de acuerdo al tipo de proyecto a realizar, y éste empieza después de efectuada la visita técnica y la obtención de contratos, para lo cual, la empresa tiene como lineamiento las siguientes etapas u procesos, ver Figura 2:

Figura 2. Proceso Productivo de Timaca

Fuente: Jhoselin Bastardo

Para efectos de contratos de montaje y/o mantenimiento de estructura metálica, se siguen los lineamientos antes expuestos, pero en algunos casos, el proceso de construcción de estructura se realiza en el lugar donde se realizará el montaje y/o mantenimiento.

2.8 REFERENTE A ALMACÉN

El almacén (Diario) que actualmente está operativo tiene como función la recepción, despacho y almacenamiento de uniformes, equipos de seguridad, insumos, equipos y herramientas tanto para trabajos en el taller como para mantenimiento y/o montaje a realizar en parada de planta, así como también el almacenamiento de material en proceso, desperdicios, y otros. Se tiene establecido que los préstamos de herramientas y equipos serán devueltos a almacén a más tardar al final de la jornada de trabajo.

La política de la empresa en relación a taller ó en planta es que a cada trabajador se le sea entregada una caja de herramienta, la cuál va a estar definida de acuerdo a cada cargo y función que éste desempeña (ver anexo 1), de modo que cada trabajador se hará responsables de perdidas, robos u extravío de los materiales entregados.

El tipo y la cantidad de equipos y herramientas asignados a cada trabajador en su caja de Herramienta, serán escogidos por el jefe de taller y/o el gerente general, que a su juicio son las herramientas más solicitadas, y adecuadas para el tipo de actividades que desempeña el trabajador.

CAPÍTULO III

Marco teorico

3.1 ALMACÉN

El almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.

3.2 FUNCIONES DEL ALMACÉN

La manera de organizar u administrar el departamento de almacenes depende de varios factores tales como el tamaño y el plano de organización de la empresa, el grado de descentralización deseado, a variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura y de al programación de la producción. Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes:

• Recepción de Materiales.

• Registro de entradas y salidas del Almacén.

• Almacenamiento de materiales.

• Mantenimiento de materiales y de almacén.

• Despacho de materiales.

• Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y contabilidad.

3.3 PRINCIPIOS BÁSICOS DEL ALMACÉN

El almacén es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser requeridos para al administración, la producción o al venta de artículos o mercancías. Los siguientes principios son básicos para todo tipo de almacén:

• La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una solo persona en cada almacén.

• El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas de recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y ayuda en el control de inventarios.

• Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con su debido control).

• Hay que llevar un registro al día de todas las entradas y salidas.

• Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los movimientos del almacén (entradas y salidas) y a programación de y control de producción sobre las existencias.

• Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre común y conocido de compras, control de inventario y producción.

• La identificación debe estar codificada.

• Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e identificación en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su ubicación. Esta misma localización debe marcarse en las tarjetas correspondientes de registro y control.

• Los inventarios físicos deben hacerse únicamente por personal ajeno al almacén.

• Toda operación de entrada o salida del almacén requiriere documentación autorizada según sistemas existentes.

• La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté asignada a él, y estará restringida al personal autorizado por la gerencia o departamento de control de inventarios.

• La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible para poder realizar modificaciones pertinentes con mínima inversión.

• Los materiales almacenados deberá ser fáciles de ubicar.

• La disposición del almacén deberá facilitar el control de los materiales.

• El área ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento propiamente dicho, debe ser tan pequeña como lo permitan las condiciones de operación.

3.4 DEFINICIÓN DEL MANUAL

Documento elaborado sistemáticamente en el cual se indican las actividades, a ser cumplidas por los miembros de un organismo y la forma en que las mismas deberán ser realizadas, ya sea conjunta ó separadamente. Con el propósito de ampliar y dar claridad a la definición, citamos algunos conceptos de diferentes autores.

Duhat Kizatus Miguel A. lo define como: "Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la menor ejecución del trabajo".

Continolo G lo define como conceptualiza como: "Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo".

3.5 OBJETIVOS DE LOS MANUALES.

Considerando que los manuales administrativos son un medio de comunicación de las políticas, decisiones y estrategias de los niveles directivos para los niveles operativos, y dependiendo del grado de especialización del manual.

Para González M define los siguientes objetivos:

• Presentar una visión de conjunto de la organización (manual de organización).

• Precisar las funciones de cada unidad administrativa (manual de organización).

• Presentar una visión integral de cómo opera la organización (manual de procedimientos).

• Precisar la secuencia lógica de las actividades de cada procedimiento (manual de procedimientos).

• Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada unidad administrativa (Manual de procedimientos).

• Precisar funciones, actividades y responsabilidades para un área específica (manual por función específica).

• Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso facilitando su incorporación al organismo (manuales administrativos).

• Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales (manuales administrativos).

• TÉCNICAS DE ELABORACIÓN DE LOS MANUALES

Existen tres técnicas para la elaboración de los manuales, los cuales son descritos a continuación:

• Verificar los puntos o asuntos que serán abordados. En este punto se especifica en si los asuntos o puntos de mayor relevancia que debe contar el manual.

• Detallar cada uno de los asuntos. En esta parte permite recopilar los datos sobre los asuntos que se va a tratar mediante el hecho de observar como se realiza el trabajo aclarando la forma en que el servicio es realizado.

• Elaborar una norma de servicio que deberá ser incluida en el manual. Esta ultima técnica deberá explicar él porque, el cómo, quien lo hace, para qué deberá ser redactado en forma clara y sencilla.

3.7 TIPOS DE MANUALES

• Manual de Organización.- El manual de organización describe la organización formal, mencionado, para cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidad.

• Manual de Políticas.- El manual de políticas contiene los principios básicos que regirán el accionar de los ejecutivos en la toma de decisiones.

• Manual de procedimientos y normas.- El manual de procedimientos y normas describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos las normas a cumplir por los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos administrativos en el orden secuencial de su ejecución.

• Manual del especialista.- El manual para especialistas contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la actuación de los empleados que cumplen iguales funciones.

• Manual del empleado.- El manual del empleado contiene aquella información que resulta de interés para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relación con la misma, y que se les entrega en el momento de la incorporación. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivación y programación de carrera de empleados, derechos y obligaciones, etc.

• Manual de Propósito múltiple.- El manual de propósitos múltiples reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensión de la empresa o el volumen de actividades no justifique su confección y mantenimiento.

3.8 CARACTERÍSTICAS DE LOS MANUALES

Por su contenido:

• Manual de historia del organismo.

• Manual de organización.

• Manual de políticas.

• Manual de procedimientos.

• Manual de contenido múltiple (cuando trata de dos contenidos, por ejemplo políticas y procedimientos; historia y organización).

• Manual de adiestramiento o instructivo.

• Manual técnico.

Por función específica

• Manual de producción.

• Manual de compras.

• Manual de ventas.

• Manual de finanzas.

• Manual de contabilidad.

• Manual de crédito y contabilidad cobranza.

• Manual de personal.

• Manuales generales (los que se ocupan de dos o más funciones operaciones).

3.9 PROCEDIMIENTOS

Se definen que son planes en cuanto establecen un método habitual de manejar actividades futuras. Son verdaderos guías de acción más bien que de pensamiento, que detallan la forma exacta bajo la cual ciertas actividades deben cumplirse.

Según Melinkoff, R(1990), "Los procedimientos consiste en describir detalladamente cada una de las actividades a seguir en un proceso laboral, por medio del cual se garantiza la disminución de errores".

3.10 OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS

Gómez F. (1993) señala que: "El principal objetivo del procedimiento es el de obtener la mejor forma de llevar a cabo una actividad, considerando los factores del tiempo, esfuerzo y dinero".

3.11 IMPORTANCIA DE LOS PROCEDIMIENTOS

El hecho importante es que los procedimientos existen a todo lo largo de una organización, aunque, como seria de esperar, se vuelven cada vez más rigurosos en los niveles bajos, mas que todo por la necesidad de un control riguroso para detallar la acción, de los trabajos rutinarios llega a tener una mayor eficiencia cuando se ordenan de un solo modo.

Según Biegler J. (1980) "Los procedimientos representan la empresa de forma ordenada de proceder a realizar los trabajos administrativos para su mejor función en cuanto a las actividades dentro de la organización.

3.12 CARACTERÍSTICAS DE LOS PROCEDIMIENTOS

Mellinkoff, describe las siguientes características de procedimientos:

• No son de aplicación general, sino que su aplicación va a depender de cada situación en particular.

• Son de gran aplicación en los trabajos que se repiten, de manera que facilita la aplicación continua y sistemática.

• Son flexibles y elásticos, pueden adaptarse a las exigencias de nuevas situaciones.

Desde otro punto de vista Gomes G (1997) se enfoca en las siguientes características de procedimientos:

• Por no ser un sistema; ya que un conjunto de procedimientos tendientes a un mismo fin se conoce como un sistema.

• Por no ser un método individual de trabajo. El método se refiere específicamente a como un empleado ejecuta una determinada actividad en su trabajo.

• Por no ser una actividad especifica. Una actividad específica es la que realiza un empleado como parte de su trabajo en su puesto.

3.13 BENEFICIOS DE LOS PROCEDIMIENTOS

Para Mellinkoff, conceptualiza que: "El aumento del rendimiento laboral, permite adaptar las mejores soluciones para los problemas y contribuye a llevar una buena coordinación y orden en las actividades de la organización".

3.14 ESTRUCTURA DE LOS PROCEDIMIENTOS

Los procedimientos se estructuran de la siguiente manera:

• 1. Identificación. Este titulo contiene la siguiente información:

• Logotipo de la organización.

• Denominación y extensión (general o específico) de corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma.

• Lugar y fecha de elaboración.

• Numero de revisión.

• Unidades responsables de su revisión y/o autorización.

• Índice o contenido. Relación de los capítulos que forman parte del documento.

• 2. Introducción. Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, área de aplicación e importancia de su revisión y actualización.

• 3. Objetivos de los procedimientos. Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.

• 4. Áreas de aplicación o alcance de los procedimientos.

• 5. Responsables. Unidades administrativas y/o puesto que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases.

• 6. Políticas o normas de operación. En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan para facilitar la cobertura de responsabilidades que participan en los procedimientos.

3.15 PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Munich G. Y Martínez G (1979) Consideran que los procedimientos administrativos: "Permiten establecer la secuencia para efectuar las actividades rutinarias y especificas".

Desde otra perspectiva Terry & Franklin (1993) definen que los procedimientos administrativos son: "Una serie de tareas relacionadas que forman la secuencia establecida en ejecutar el trabajo que va a desempeñar". Ante lo relacionado en las citas del párrafo anterior se puede conceptuar el procedimiento administrativo como un instrumento administrativo que apoya la realización del que hacer cotidiano en donde ellos consignan, en forma metódica las operaciones de las funciones.

La importancia de los procedimientos administrativos estriba en que los mismos:

• Establecer el orden lógico que deben seguir las actividades.

• Promueven la eficiencia y la optimización.

• Fijar la manera como deben ejecutarse las actividades, quién debe ejecutarlas y cuándo.

3.16 BENEFICIOS DE LOS PROCEDIMIENTOS

Según Pino, A (1998) en su Trabajo de Grado describe los siguientes beneficios que consisten en:

• Aumento del rendimiento laboral.

• Permite adaptar las mejores soluciones a los problemas.

• Contribuye a llevar una buena coordinación y orden en las actividades de la organización.

3.17 MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

Para Gómez define que: "Son documentos que registran y trasmiten, sin distorsiones, la información básica referente al funcionamiento de las unidades administrativas; Además facilitan la actuación de los elementos humanos que colaboran en la obtención de los objetivos y el desarrollo de las funciones".

3.18 OBJETIVOS DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

Según Gómez los manuales de procedimientos en su calidad de instrumento administrativo tienen como objetivo:

• Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

• Determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

• Facilitar las labores de auditoria, la evaluación del control interno y su vigilancia.

• Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y como deben hacerlo.

• Ayudar en la coordinación del trabajo y evitar duplicaciones.

3.20 SISTEMA DE CALIDAD ISO 9001:2000

Este sistema demanda la participación integrada de todos los niveles gerenciales de la organización, también exige que dentro de la documentación del sistema de gestión de la calidad se encuentren las practicas administrativas, estos son documentos que contienen instrucciones sistematizadas de los pasos a seguir para regular un proceso administrativo, estos se elaboran con la finalidad de tener estandarizados los procedimientos para garantizar de este modo que la metodología de trabajo utilizado sea la requerida por parte de la normativa vigente.

Este sistema demanda la participación integrada de todos los niveles gerenciales de la organización, también exige que dentro de la documentación del sistema de gestión de la calidad se encuentren las practicas administrativas, estos son documentos que contienen instrucciones sistematizadas de los pasos a seguir para regular un proceso administrativo, estos se elaboran con la finalidad de tener estandarizados los procedimientos para garantizar de este modo que la metodología de trabajo utilizado sea la requerida por parte de la normativa vigente.

3.21 DIAGRAMA DE FLUJO

El Diagrama de Flujo es una representación gráfica de la secuencia de etapas, operaciones, movimientos, decisiones y otros eventos que ocurren en un proceso. Esta representación se efectúa a través de formas y símbolos gráficos utilizados usualmente.

Los símbolos gráficos para dibujar un diagrama de flujo están más o menos normalizados de la siguiente manera:

Algunas recomendaciones para construir Diagramas de Flujo son las siguientes:

• Conviene realizar un Diagrama de Flujo que describa el proceso real y no lo que está escrito sobre el mismo (lo que se supone debería ser el proceso). 

• Si hay operaciones que no siempre se realizan como está en el diagrama, anotar las excepciones en el diagrama. 

• Probar el Diagrama de Flujo tratando de realizar el proceso como está descrito en el mismo, para verificar que todas las operaciones son posibles tal cual figuran en el diagrama. 

• Si se piensa en realizar cambios al proceso, entonces se debe hacer un diagrama adicional con los cambios propuestos. 

CAPÍTULO IV

Marco metodològico

4.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN

Investigación aplicada: este trabajo se realiza con la intención de buscar conocimientos con fines de aplicación inmediata a la realidad para modificarla y/o corregirla, su propósito es presentar una solución a problemas prácticos más que formular teorías acerca de ellos.

Este tipo de investigación es identificada en el desarrollo de este trabajo, ya que los procesos en almacén suministraran la información necesaria para la elaboración del manual de registro y control, lo cual servirá de formato para normalizar todos los procesos que se realizan en almacén.

Investigación descriptiva: Requiere conocimiento del área que se investiga, para formular preguntas específicas que buscan respuestas claras y que permitirá describir, registrar, analizar e interpretar la naturaleza actual de los hechos.

Es descriptiva porque los datos con la que se elaborará el manual de registro y control, se obtendrán directamente del personal que laboran en almacén quienes darán detalles de los procesos, que en el se desarrollan.

De Campo: Se basa en técnicas o métodos que permiten recoger datos en forma directa de la realidad donde se presenta.

Es de campo porque los datos recolectados se obtuvieron de forma precisa a través de consultas y observación directa al personal que labora en almacén.

4.2 POBLACIÓN Y MUESTRA

La población y muestra a objeto de estudio esta representada por el conjunto de actividades y funciones que se realizan en el almacén Diario.

4.3 TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS

Para llevar a cabo la elaboración de la práctica administrativa se utilizaron las siguientes técnicas de recolección de información utilizadas en el desarrollo de la investigación:

4.3.1 ENTREVISTAS NO ESTRUCTURADAS:

Se realizaron entrevistas no estructuradas al personal que labora en almacén todas las veces que se considero necesario para el desarrollo de este manual.

4.3.2 OBSERVACIÓN DIRECTA:

Para este manual se hizo uso de datos que fueron obtenidos en forma directa en el área de trabajo, esta técnica permitió llevar a cabo el seguimiento de las actividades para obtener información exacta sobre las diferentes actividades y funciones de los diferentes almacenes.

• REVISIÓN Y SELECCIÓN DE FUENTES BIBLIOGRAFÍCAS Y DOCUMENTALES:

Consistió en la revisión y selección de fuentes bibliográficas, libros y documentos para formular el fundamento teórico que dará relevancia al trabajo.

4.4 RECURSOS UTILIZADOS:

4.4.1 MATERIALES

Los materiales e instrumentos de recolección de datos utilizados fueron los siguientes: Lápiz y papel, los cuales fueron utilizados para realizar las anotaciones pertinentes en la ejecución de la investigación, pendrive para el almacenamiento de la información, y software Visio 2003 para la realización de flujogramas.

• EQUIPOS

El equipo básico utilizado para la ejecución del trabajo fue la computadora, la cual sirvió para la trascripción de los datos e información obtenida y también sirvió para realizar las conexiones a Internet.

• PROCEDIMIENTO

El procedimiento que se estableció para la realización de esta investigación se resume a continuación, mediante los siguientes pasos:

• 1. Asignación del tema de investigación a desarrollar.

• 2. Establecimiento de los Objetivos generales y específicos de la investigación.

• 3. Revisión y análisis de las fuentes de información para la formulación del marco teórico.

• 4. Comprensión del funcionamiento del almacén de diario y la empresa en general.

• 5. Identificación de las actividades a realizar en los diferentes almacenes.

• 6. Seguimiento de las actividades relacionadas con el registro y control de entradas y salidas de almacén, y de los responsables de realizarlos.

• 7. Elaboración del manual de registro y control de almacenes.

• 8. Establecimiento de Conclusiones y Recomendaciones.

• 9. Elaboración del informe final.

CAPÍTULO V

Situación actual

5.1 FUNCIÓN ACTUAL DE ALMACÉN

En Timaca existe un almacén Diario y un almacén de Parada, que no se encuentra operativo por estar en proceso de construcción, por lo que el almacén Diario desempeña actualmente todas las funciones, es decir, actúa en la medida de lo que puede como almacén de Parada y de Diario, las funciones que desempeña actualmente dicho almacén son las siguientes:

• Recepción y despacho de insumos, herramientas, maquinarias y equipo de uso diario.

• Registro y control de despacho y devoluciones.

• Despacho de uniformes, equipos de protección personal, como lo son: guantes, cascos lentes de seguridad, fajas, entre otras.

• Armado de cajas de herramientas y control de las mismas en taller.

• Despacho y armado de cajas de herramientas para paradas.

• Revisión de niveles de los cilindros de gas y oxígeno.

5.2 PROCESOS PRODUCIDOS EN ALMACÉN DIARIO

De acuerdo a las funciones desempeñadas por al almacén Diario se observó los siguientes procesos principales:

• a. El proceso de asignación y control de cajas de Herramientas para Taller, ver Figura 5.

5.3 DEFICIENCIA OBSERVADAS EN PROCESOS Y ALMACÉN EN GENERAL

En estos procesos se observaron deficiencias en cuanto al control y registro de materiales, en cuanto a su organización y distribución de almacén, entre otras, sólo mencionaremos las más relevantes e importantes para nuestro manual y para el mayor entendimiento del lector del funcionamiento actual del almacén y de las necesidades y requerimientos de estos para su buen desempeño. Entre las observaciones realizadas en almacén y su organización tenemos:

1. En cuanto al control y registro diario de despacho y devoluciones de materiales en almacén Diario:

En muchos casos el registro de despacho y devoluciones es obviado. Existe un formato de registro para el almacén Diario denominado control de herramienta, en donde se asienta los despachos y devoluciones de herramientas y equipos que se utiliza en producción, pero en este no se anota todo lo que se despacha y entra en almacén, esto es, principalmente causado por la función dada a dicho formato, ya que al registrar únicamente las herramientas y equipos, se obvia las salidas de otros materiales como son: los consumibles, equipos de protección personal, entre otros, y además esta el hecho de que las anotaciones se hacen un tiempo después de que se ha entregado el material debido a la cultura de la empresa de despachar los materiales lo más rápido posible para no atrasar el proceso productivo, lo que ha tenido como consecuencia la dificultad del registrar y controlar los materiales, quedando como único respaldo del movimiento de materiales la memoria del almacenista.

En el formato de control de herramientas se observa las siguientes (ver anexo Nº 2):

• No tiene campo para las cantidades despachadas del artículo.

• La persona que lo retira es registrada por el almacenista por medio de dicho formato, y la responsabilidad del artículo retirado es implícita, puesto que este formato no presenta campo de firma del usuario ni de la cedula de identidad (C.I), lo cuál puede ser usado como excusa para evadir responsabilidades tanto por usuarios, como por almacenista.

Tampoco se realizan revisiones diarias del formato de control de herramienta para verificar si se ha devuelto un artículo o no, en muchas oportunidades la ausencia de un artículo es percatada sólo cuando este es solicitado.

• 2. En cuánto al registro y control de despacho de herramientas, equipos e insumos para paradas no se cuenta con un formato para el registro del mismo, lo que causa un descontrol de las salidas y entradas de estos materiales.

Los únicos registros formales de algunos de los movimientos de materiales son los permisos de ingreso de materiales a las empresas donde se realiza montaje y mantenimiento de estructura, los cuales no se realizan frecuentemente, y además en los mismos sólo se anotan equipos, herramientas, y cilindro de gas y oxígeno, más no materiales consumibles como guantes, electrodos, disco, entre otros.

• 3. En cuánto al despacho y control de cajas de herramientas en taller, se observa lo siguiente:

Los equipos y herramientas a asignar en las cajas de herramientas se arman según el cargo del trabajador (ver Anexo Nº 1), y muchas de estas no se encuentran completas según materiales asignados, cabe destacar que la cantidad de casilleros asignados es menor al número de obreros que se encuentran en taller, existen 35 cajas de herramientas disponibles, de las cuales solo se encuentran habilitada 21 cajas y en el taller labora un promedio de 33 trabajadores permanentemente, lo que obliga a los trabajadores solicitar materiales en almacén Diario, aumentando de esta manera el trabajo del almacenista.