Manual de políticas y procedimientos

Es la información escrita detallada de la organización, preparada cuidadosamente que describe las funciones detallada de diferente personal y de los procedimientos de archivos que tienen valor no solo para el integrante del departamento, sino también a los recién ingresados.

Un manual es casi indispensable para lo programa de capacitación de una compañía, estos agregan un elemento de flexibilidad al facilitar las transferencias de personal de una plaza a otra en caso de vacante, enfermedad o sobrecarga temporal de una área especifica de la organización. En conclusión el manual es útil para explicar a aquellos que no están en el departamento que y cuantas cosas se hacen.

La preparación de un manual utiliza y consume tiempo y es algo tedioso, para ser preciso, pero bien vale a pena el costo. Es indispensable una cuidadosa planeación previa de lo que se va a cubrir, del énfasis y del formato para incluir una definición clara de objetivos considerados en la preparación del manual. Quien prepara el manual debe decidir su contenido las políticas de la empresa o si también incluirá una descripción de la organización y de los procedimientos.

Estos trabajos no-solo se debe hacer en una jornada, sino que se escribe sección por sección a medida que se presentan oportunidades. También se debe discutir y verificar cuidadosamente dentro y fuera de los departamentos también los departamentos que son mas afectado en sus operaciones como son ingeniería y producción.

Cuando se reproduzca es preferible que sea en hojas sustituibles, ya que esto permite una fácil revisión. Otra etapa importante es que el ejecutivo principal de la compañía escriba un corto prologo aprobando la política y las practicas del departamento y definiendo su autoridad.

Aunque hay muchos aspectos que deben ser cubierto en el manual, algunos de los más comunes son la autoridad para la requisición, la cotización competitiva, vendedores aprobados, contactos y compromisos con vendedores, autoridades para verificar especificaciones, compras para empleados, regalos, formas para ordenes de compras, datos confidenciales, ordenes urgentes, relaciones con vendedores, tiempos de anticipación, determinación de cantidades a comprar, equipos importantes, etc., etc..

Uso de la computación en las compras

El análisis de los procedimientos que se necesitan y se usan para llevar a cabo la función de compras se ha basado en el uso de equipo tradicional de oficina y en sus métodos. En los últimos años se ha visto un considerables desarrollo de los equipo de proceso de datos para ayudar al análisis, el registro y como dar información en la operación de sistemas comerciales complejos.

Los métodos utilizado en lo sistema de computo son los mismos que en los métodos manuales. El cambio se presenta en la forma en la que se realizan esas etapas esenciales.

En los sistemas de computación se obtienen cuatros ventajas:

• El manejo electrónico de los procedimientos reduce el esfuerzo manual de los empleados a un mínimo.

• La información a partir de los registros está disponible en forma casi instantánea.

• Se mejora el control de las operaciones, no solo por la disponibilidad en el momento de la información para tomar buenas decisiones.

• Se mejora el desempeño de operaciones por la disponibilidad de información y el mejor control de las operaciones.

Las nueve etapas esenciales de compra aplicada al potencial de las computadoras.

• 1. Reconocimiento de la necesidad: Cuando la computación se utiliza en forma adecuada puede ser de gran ayuda para analizar la información correspondiente a uso, mercados, factores económicos y uso esperado para concluir los pronósticos con prontitud y exactitud.

• 2. Descripción de la necesidad: La responsabilidad para el desarrollo de una descripción o especialización precisa del producto o del articulo usado en la empresa, se basa normalmente en el departamento de ingeniería o en el usuario.

• 3. Determina y analiza Fuentes Posibles de abastecimiento. Cuando la requisición es procesada por la computadora, la información con relación a proveedores, puede proporcionar listas de vendedores y sus precios pasados y registro del desempeño y preparar formas de solicitud de cotizaciones.

• 4. Determina precio y Términos. Las propuestas de vendedores se pueden programar en base de datos de la computadora, permitiendo a la computadora llegar a la asignación más eficiente del negocio en casos en los cuales existen muchas variables.

• 5. Prepara y Asigna las OC. Se puede utilizar el juicio humano en la selección final de los vendedores. Pero una vez que se hace la selección y se ha determinado el precio, la computadora puede producir la orden de compra y liberar automáticamente la forma de la orden.

• 6. Seguimiento y Expedición de la orden. Cuando se ha colocado la OC se establece un estado de registro de la orden. Este registro se conserva hasta la fecha de registro de la recepción de los materiales ordenados, la factura, las ordenes de cambios y los datos de expedición. En forma automática genera el trabajo de seguimiento, de acuerdo con un programa predeterminado.

• 7. Recepción e Inspección de Artículos. Se puede alimentar el registro con el estado de la orden los informes de recepción e inspección y se puede usar en la revisión de la factura, en la conservación de registro de inventario y en la recopilación de informes sobre calidad.

• 8. Liquidar la factura y pagar al proveedor. Cuando las factura son recibidas la computadora las compara con las ordenes de compras y es posible programar la computadora para revisar precios, cantidad, extensión descuento si lo hay, ruta y términos de transportación.

• 9. Mantenimiento de registros. Las ordenes ya cerradas se llevan usualmente a un registro de ordenes durante cierto tiempo (puede ser seis meses), para permitir un tiempo adecuado para cualquier rechazo o ajuste. Los expediente sobre el desempeño de la OC, los datos sobre el vendedor, la historia de este, la historia de los artículos, los contratos de trabajos. Muchos de los informes de operación y de administración se pueden generar por computadora.

POTENCIAL DE APLICACIONES DE LA COMPUTADORA

Las aplicaciones generales en compras, poseen tres áreas principales:

• Sistemas de operación de compras. Estos procesan lo datos de las operaciones rutinarias del departamento, tales como el mantenimiento del estado de las acciones de compras; Mecanografiado de las OC, ordenes de cambio, requisiciones de cotizaciones archivo de expediente históricos; es decir las funciones de compras que tienen datos repetitivo son los mas adecuados para usar estos sistemas.

• Sistemas de Informes a la Administración. Estos sistemas procesan datos, con frecuencias obteniéndola de los expedientes de datos organizados para el archivo de sistemas operacionales de compras, y también pasa esta información a la administración. Ejemplo los informes sobre el desempeño del vendedor y comprador

• Sistemas de Informes a la Administración. Estos sistemas procesan datos, con frecuencia obteniéndolos de los expedientes de datos organizados para el archivo de sistemas operacionales de compras, y también se obtiene la información a la administración. Ejemplo los informes sobre desempeño del vendedor y comprador.

• Sistemas de Ayuda a la Toma de Decisiones ( Apoyo a Decisiones). Estos sistemas procesan datos para ayudar a la administración de compras en la selección de diversas alternativas. Estos tres sistemas pueden ser directos o indirectamente útiles a la organización dándole oportuna información precisa sobre la cual basar sus sistemas de ayuda a sus elecciones o decisiones, con posterior precisión. La administración recomienda de modelo con otras variables ( que pueden no ser cuantificables) llegando a una decisión final. Como ejemplo tenemos el análisis de cotización, análisis de descuento en precios, cotización sintética, pronostico y compras por adelantado y modelo comerciales futuros.

APLICACIONES ACTUALES DE LA COMPUTADORA

Las aplicaciones actuales según la revista Purchasing en 1987, encontraron que el 88% de las organizaciones usan en alguna forma la computadora en sus compras. Aquella compañía que tiene alguna forma de sistema de compras en la línea pueden recopilar y almacenar información en:

Ordenes de compras, vendedores, ordenes de cambios, liberación de ordenes, requisición. También que el 70% comparte información con otro departamento por ejemplo contabilidad comparte información con control de inventario y control de producción.

En estos estudios se observa un cambio en el hardware y software y también la microcomputadora.

Microcomputadoras en compras

La micro o computadora personal ha sido el factor principal que ha generado las aplicaciones de la computadora a compras. Esta hizo su aparición a principios de los años 80, y después de un corto inicio se ha convertido en parte integra de muchos de lo sistema de compras, tanto grande como pequeño. Las razones son:

• 1. Mediante una modesta inversión en equipo en hardware(alrededor de $5000, con capacidad adecuada de almacenamiento e impresión y posiblemente otros $2000 para programa de software, el departamento de compras puede tener igual sistema de computación que solo unos pocos años antes requerían $ millón en el sistema de computación de estructura principal controlada centralmente.

• 2. Ejemplo la pregunta "y si" un aumento en el precio, se puede responder por el sistema de computación en solo segundo. Por que el departamento de compras puede estimar rápidamente y con precisión el efecto en el sistema total que un cambio de una de las variables claves podría causar.

• 3. La computadora personal es un sistema independiente que se dedica al uso de compras. Estos significa que el departamento de compras controla como y cuando se usa la computadora sin tener que esperar su turno con finanzas, contabilidad, ingeniería, mercadotecnia y operaciones para disponer de tiempo en la unidad central.

• 4. La información que alimenta la microcomputadora puede permanecer confidencial dentro de compras, tanto tiempo como cuidado se tenga en salvaguardar el acceso a los códigos.

• 5. La oportunidad y la precisión de los datos y los informes pueden mejorarse extensamente, dando como resultado el ahorro de tiempo para la toma de decisiones y una calidad mayor de las decisiones que se toman.

• 6. Las hojas " de calculo" disponible en software permite aplicarla a actividades de rutina en compras, tales como el seguimiento de ordenes de compra, inventarios, precios, descuentos, utilización de materias primas, fecha de envió e información financiera y estadísticas.

Software para computadora

Para operar la computadora se necesitan dos tipos de software.

• Software del sistema operativo, que son grupos de programas proporcionados por el fabricante de computadora que hace que actué la computadora.. El software tipo estándar para la computadora son CP/M y el DOS.

• Software de aplicaciones, en el cual contiene programas que manejan los datos para un objetivo específicos, como es el mantenimiento de orden abierta del archivo o la toma de estadísticas del desempeño de los vendedores, para efectuar un análisis y un informes de evaluación del desempeño de los vendedores

Estos programa han evolucionado debido a la demanda; A mediado de los 80s, la mayor parte de la empresa tenían que diseñar su propio programa, debido a que no se disponía de software en paquete. Las compañía con extensos sistema requerían grandes cantidades de información, y aun utilizan normalmente su propio diseño de programa software.

Intercambio Electrónico de Datos (IED) con Proveedores.

Los intercambios permiten a los compradores y vendedores obtener y proporcionar información puntualmente y con mayor exactitud, permitiendo una elevada eficiencia administrativa ya que se reduce el trabajo de oficina y se eleva el nivel de calidad de las decisiones que se toman. Estas aplicaciones ya han estado en uso desde hace varios años, pero solamente en escala limitada.

La disponibilidad de la microcomputadora en el departamento de compra proporciona la cantidad de expansión de esas aplicaciones a toda la nación, para cualquier terminal de American Standard Code for Información Exchange (ASCII) Código Estándar Americano para Intercambio de Información, estos incluyen toda la microcomputadora que tienen software de comunicación apropiado; y un moden telefónico, que permite comunicarse por líneas telefónicas a otra computadora.

La guía mas completa para la realización de los sistema IED entre empresa compradoras y vendedoras prevé que hará cinco contribuciones especiales a la dirección estratégica de dimensión corporativa:

• Reducción del trabajo de oficina ( compra de menos papelería), lo que aumentara el tiempo para los encargados de realizar actividades profesionales con otros departamentos y proveedores.

• Fomento dl desarrollo de sistema de obtención y administración de materiales integrados y mejorados. Estos capacitad a los compradores para participar en la administración de un articulo.

• Utilizando la tercera parte de la red que tiene capacidades y normas de transmisión internacionales, la comunicación pasa entre compradores y quienes usan asignaciones y proveedores a través de todo el mundo pueden hacerla rápidamente.

• IED puede enlazar la capacidad de la empresa para reducir los costos totales de realizar negocios. IED construye de modo importante para que los sistemas trabajen "justo a tiempo" con la reducción de tiempo invertido y de inventarios.

Sistema de información.

Los procesamientos de compras se establecen básicamente para procesar la entrada de información del exterior de la función de compras, y generar la salida de información necesaria para otras funciones e instituciones fura de la función de compras.

Flujo de Información Interna Hacia Compras.

Toda actividad funcional dentro de la empresa genera información y requiere de información del sistema de compras. La información enviada a compras se agrupa de dos formas:

• Establecimiento de las necesidades de materiales y servicios que se obtienen internamente de la empresa.

• Las necesidades de información disponible dentro de compras o la que se puede obtener del exterior de la empresa.

Procedimientos y flujos de información.

Planeación: Esta función proporciona a compras información relevante que se refiere a obtener los requerimientos a largos plazo de la empresa para la instalaciones, materiales servicios del exterior.

Pronósticos de Ventas: Los pronósticos bien estructurados son unas de las herramientas más útiles de las que dispones la planeación estratégica. La operaciones comerciales alcanzan normalmente el mayor grado de eficiencia operacional cuando una planeación adecuada permite una adquisición ordenada y una programación de requerimientos.

Control Presupuestal y Financiero: La información proporcionada por el departamento de presupuesto ayuda a coordinar la información asignada por planeación y por pronósticos de ventas, y permite valorar cualquier restricción impuesta por el control financiero.

Contabilidad: la función de contabilidad proporciona información sobre pago a proveedores, estudios de costos de decisiones sobre comprar o vender y comparaciones de los costos reales con los presupuestado.

Jurídico: es la actividad principal autorizad para llevar a cabo la firma de contratos por materiales y servicios externos el departamento legal facilita información respecto a contratos y procedimientos.

Ingeniería : Su responsabilidad básica es informar que tipos de materiales se necesitan y las especificaciones de calidad necesarias, El conocimiento correcto del departamento de compras para precisar las especificaciones, generalmente promueve una operación más efectiva de esta actividad en beneficio de la empresa.

Producción y Control de Producción: Este proporciona información sobre los requerimientos de los materiales. El control de producción y el departamento de programación facilitan información sobre que materiales se necesitan y en que cantidades para un periodo de tiempo específicos.

Control de Inventarios: Este departamento proporciona la información básica sobre las necesidades existentes para saber lo que hay que comprar u ordenar en un momento determinado.

Control de Calidad y Recepción: Ambas funciones facilitan información que determina si los proveedores han proporcionado materiales en calidad y cantidad especificas. Esta información es esencial para el desempeño adecuado del departamento de compras.

Nuevos Productos: Las importancias del desarrollo de nuevos productos para el éxito de la empresa han aumentado considerablemente en los últimos año. A menos que exista información sobre el desarrollo de nuevos productos desde el principio del proyecto será difícil lograr la contribución total que compras puede ofrecer.

Flujos de Información Externas Hacia Compras

El departamento de compras funcionando eficientemente es uno de los puntos de contacto principales de las empresa con el mundo exterior, y como tal es un punto de recepción de un flujo de información de fuentes externas a la empresa.

Principales información de fuentes externas:

• Condiciones Generales del Mercado: Los ejecutivos de compras y los compradores competente se convierten en especialistas sobre el mercado en general y en las condiciones comerciales. Estas proporcionan un flujo constante de información sobre precios, factores de abastecimiento., demanda y acciones de los competidores.

• Fuentes de Abastecimiento. El personal de venta de los proveedores los medios de publicidad de todo tipo, promociones especiales, exposiciones comerciales y convenciones e información crediticias y financiera proporcionan información inicial de los vendedores, dirigida a sus clientes actuales y potenciales.

• Capacidad de los Proveedores, Velocidad de Producción de los Proveedores y Condiciones de Trabajo en las Plantas e Industrias de los Proveedores: Los flujos de información de estos factores son de suma importancia en ka determinaci0on de la política de inventarios y para asegurar la continuidad del abastecimiento y de la producción.

• Precios y Descuentos, Aduanas, Ventas y Uso de Impuestos. La información de cualquier naturaleza respecto a precios es importante para el funcionamiento efectivo de las compras. Gran parte de la información sobre precios se obtiene directamente de los proveedores o de agentes de ventas que representan proveedores potenciales.

• Disponibilidad y costos de transportación. Los tipos disponibilidad y costos de servicios de transportación han tenido una creciente importancia sobre el costo de los materiales actualmente. Los problemas que comprenda transportación es responsabilidad directa del departamento de trafico. Es como el departamento de compras utiliza la información que tiene importancia en el costo de los materiales.

• Nuevos Productos e Información sobre Productos. El departamento de compras debe procesar la información acerca de productos recibida del exterior, en la forma que el departamento apropiado dentro de la empresa sea informado respecto a cualquier dato viejo o nuevo que pueda ser util para mejorar la efectividad, reducir los costos o ayudar en el desarrollo de nuevos productos por las empresas.

Flujos Internos de Información de Compras Hacia la Organización

Existen muy pocas funciones de un negocio que no tengan interés en algún grado en la información que fluye o que puede ser generada en el departamento de compras.

• 1. Gerencia General. El personal de compras tiene contacto diario con un amplio campo del mercado y esta capacitado por su educación, aptitud y experiencia, además de tener posición ventajosa para obtener minuto a minuto información acerca del mercado actual y las condiciones comerciales.

• 2. Ingeniería. El departamento de ingeniería requiere demasiada información proveniente del mercado. Aunque hay condiciones que garantizan a los ingenieros a efectuar contactos con los proveedores a fin de obtener un producto o información sobre precio o asignar ordenes, estas condiciones deben ser excepción.

• 3. Desarrollo de Producto. Estés, no importa que sea parte del departamento de ingeniería o del de mercadotecnia, se beneficia de la información sobre nuevos materiales y de información sobre precios que el departamento de compras le puede proporcionar contactos en el mercado.

• 4. Mercadotecnia. Es el blanco de los planes de ventas y promociona de muchos proveedores diferentes de diversas industrias. El personal de compras perspectivo, frecuentemente puede proporcionar información sobre nuevos tipos de compaña de venta que son valiosa para la función de mercadotecnia de la propia empresa.

• 5.  Producción. El departamento de producción depende del de compras para obtener información sobre materiales, su disponibilidad y envió, tiempos necesarios, sustitutos de materiales, así como ayudar a localizar fuentes de abastecimiento para el equipo de producción.

• 6. Jurídico. El departamento de compras proporciona al departamento jurídico toda la información necesaria para diseñar contratos para materiales de todo tipo que se han comprado bajo una forma de contrato, un acuerdo de compras sin almacenamiento y acuerdos a largo plazo.

• 7. Finanzas y Contabilidad. El departamento de compras estas en posición de proporcionar al departamento de finanzas y de contabilidad información básica para el desarrollo de presupuesto, y la administración y determinación de requerimiento de efectivo y el costo de materiales.

• 8. Almacenes. La formulación de una política de inventario para un departamento de almacén depende de la información respecto a tiempos de adelanto, disponibilidad de materiales, tendencias en los precios y materiales sustitutos.

El departamento de compra es una fuente de abastecimientos de información.

Validez y confiabilidad

Validez y confiabilidad son dos requisitos que debe reunir todo instrumento de medición para cumplir eficazmente su cometido, es decir, medir. La validez implica relevancia respecto de la variable a medir, mientras que la confiabilidad implica consistencia respecto de los resultados obtenidos. En la presente nota se analizan estos requisitos, en tanto aplicados especialmente a los tests psicológicos.

VALIDEZ Y CONFIABILIDAD

Todo instrumento de medición intenta medir algo. Este algo es algún aspecto recortado de la realidad, habitualmente designado como variable. Como la variable puede adoptar diferentes valores, el instrumento de medición me informará acerca de qué valor adoptó la variable aquí y ahora, en este sujeto o en esta observación.

Ejemplos de instrumentos de medición son el barómetro (mide la presión atmosférica aquí y ahora), una balanza (mide el peso aquí y ahora), y una prueba escrita (mide el nivel de aprendizaje alcanzado por el alumno aquí y ahora).

Como instrumento de medición del aprendizaje, la prueba escrita debe ser válida y debe ser confiable.

Podemos imaginar una prueba escrita algo grotesca, donde el alumno debe contestar cinco preguntas en un minuto. ¿Podemos pensar que esta prueba mide el nivel de aprendizaje alcanzado? ¿No estará midiendo en realidad la velocidad de escritura, o la paciencia del alumno? En este caso la prueba no es válida, porque está midiendo otra cosa que nada tiene que ver que lo que originalmente queríamos medir. Consiguientemente, diremos que un instrumento es válido cuando mide lo que pretende medir. Si la prueba escrita mide realmente el aprendizaje alcanzado, entonces es válida.

Imaginemos ahora que hemos diseñado una prueba escrita válida, donde el alumno debe elaborar la respuesta a dos o tres preguntas en dos horas. Cuando esta prueba escrita es corregida por el profesor A, el B y el C, aparecen tres notas distintas, y hasta incluso uno de los profesores aprueba al alumno y los otros no. Los tres profesores son conscientes de que están midiendo la misma variable -aprendizaje- por lo que la prueba es válida, pero sin embargo… no es confiable, porque los resultados son dispares. La prueba hubiese sido confiable si, por ejemplo, hubiera utilizado el sistema de múltiple choice, en cuyo caso las notas de todos los profesores hubiese sido la misma por haber aplicado todos ellos el mismo criterio estándar de evaluación (1).

Consiguientemente, diremos que un instrumento de medición es confiable (o fiable) cuando presenta cierta consistencia o constancia en los resultados.

En lo que sigue, haremos algunas otras consideraciones respecto de cómo pueden determinarse la validez y la confiabilidad en los tests psicológicos, siguiendo el ordenamiento propuesto en (2).

• 1. Validez

Un test psicológico es válido cuando efectivamente mide lo que se pretende medir. Si en un supuesto test de creatividad, las preguntas son del tipo "en qué año Colón descubrió América", el test no estará midiendo creatividad sino memoria o cultura general. No es válido porque no mide lo que efectivamente pretendía medir. Debido a que debemos saber lo que el test mide, tal vez sea preferible definir la validez, tal como lo sugiere Anastasi (3) como el grado en que conocemos lo que el test mide.

La validez de un test puede establecerse de diversas maneras, correspondiendo a cada una de ellas un tipo de validez distinto. En este sentido, se puede hablar de cuatro tipos de validez:

a) Validez predictiva.- Se puede establecer la validez de un test viendo si el desempeño posterior del sujeto para la variable medida se corresponde con los puntajes obtenidos en el test. Por ejemplo, un test vocacional es válido si las profesiones en las cuales los sujetos tuvieron éxito corresponden a las profesiones sugeridas por el test. Obviamente, para saber si el test vocacional resultó válido, habrá que esperar, en este caso, varios años.

Otras veces, tal vez no sea necesario esperar tanto, tal como sucede en los tests que permiten conocer la propensión a sufrir desórdenes emocionales, o en los tests que permiten conocer el grado en que cierto tratamiento psiquiátrico puede o no beneficiar a un paciente.

b) Validez concurrente.- Se puede establecer la validez de un test examinando el grado de correlación de sus puntajes con los puntajes de otro test que mide la misma variable. En otras palabras, la validez se evalúa aquí en términos de 'concurrencia' de puntajes de tests diferentes.

Por ejemplo, "se ha estudiado la validez concurrente de la Escala de Inteligencia Weschler comparando los puntajes obtenidos en ella con los obtenidos en la prueba Stanford Binet por los mismos sujetos" (2). Como podemos apreciar, la validez concurrente se puede determinar sólo a partir de haber constatado la validez de otro tipo de prueba que mide lo mismo. Como no puede hacerse una 'regresión al infinito', este otro tipo de prueba debe haber sido validada de acuerdo a un criterio distinto al criterio de concurrencia.

Una cuestión relacionada con la validez concurrente es el empleo en un test de indicadores de otra variable diferente, pero que está altamente correlacionada con la variable que intenta medir el test. Lazarsfeld (4), por ejemplo, habla de los indicadores expresivos, los que, a diferencia de los predictivos (que miden la variable directamente), la miden indirectamente a través de otra variable con la cual está altamente correlacionada. Por ejemplo, se puede medir la variable 'antisemitismo' recurriendo a indicadores de otra variable correlacionada, por ejemplo 'autoritarismo', mediante indicadores del tipo "La obediencia y el respeto a la autoridad son las virtudes más importantes que debe aprender un niño".

c) Validez de contenido.- Un tests tiene validez de contenido si los diferentes ítems o contenidos que lo componen (pruebas, preguntas, etc.) son una muestra representativa de la variable o constructo que se pretende medir. Si un test de inteligencia incluye una sola prueba (por ejemplo construir un rompecabezas), esa prueba mide efectivamente inteligencia pero no tiene validez de contenido porque no es por sí sola representativa de la inteligencia del sujeto: debe también incluir otras pruebas para medir otros tipos de inteligencia como por ejemplo la inteligencia social, o habilidad para relacionarse con las personas.

En otro ejemplo, "una prueba o examen parcial que se elabore para evaluar el aprendizaje de los contenidos de las tres primeras unidades o temas de un programa debe incluir ítems que abarquen todos los contenidos y objetivos de esa parte del programa" (2). De igual forma, al diseñar una entrevista para diagnosticar una depresión mayor, por ejemplo, ella debe incluir todos los criterios que el DSM-IV establece para esa categoría. En caso contrario, la entrevista como instrumento de medición carecerá de validez de contenido.

La validez de contenido plantea el problema de la adecuada selección de indicadores en la construcción de un test, es decir, de su grado de representatividad. Lazarsfeld (4) señala al respecto que la teoría de la intercambiabilidad de los índices se basa en que la experiencia ha demostrado que, dado un gran número de ítems o indicadores, cualquiera que sea la muestra elegida para construir el instrumento de medición, no se hallarán grandes diferencias. Si las hay o no dependerá, en todo caso, de la certeza de la inferencia de características latentes a partir de los datos manifiestos, lo cual a su vez depende de varios factores, entre los que se puede citar el grado en que la pregunta – indicador está sujeta a interpretaciones diversas.

d) Validez constructo.- de También llamada validez estructural (2), la validez de constructo implica que los distintos indicadores o pruebas de un test son el producto de una buena operacionalización, es decir, cuando reflejan la definición teórica de la variable que se pretende medir. Por caso, de una concepción piagetiana de inteligencia no surgirán las mismas pruebas que de una concepción weschleriana.

Según Casullo, (2), este es el tipo de validez básico que debe tenerse en cuenta al diseñar instrumentos de medición: "la validez estructural supone básicamente que la técnica psicométrica tenga definido claramente el constructo teórico que pretende medir, pueda operacionalizarlo a través de indicadores coherentes y a partir de ellos se puedan obtener índices" (2).

Cuando el conjunto de indicadores de un test se obtuvo mediante el procedimiento estadístico llamado análisis factorial, hablamos entonces de validez factorial del test (6).

2. Confiabilidad

Un test psicológico es confiable cuando, aplicado al mismo sujeto en diferentes circunstancias, los resultados o puntajes obtenidos son aproximadamente los mismos. Veamos tres cuestiones que son importantes en esta definición: el 'mismo' sujeto, las 'diferentes' circunstancias, y los resultados 'aproximadamente' iguales.

Con respecto a la primera cuestión, es obvio y hasta esperable que si tomo un test a 'diferentes' personas obtenga puntajes diferentes. Si todas las personas tuviesen la misma inteligencia, carecería de sentido tomarles un test. También es esperable que cuando le tomamos el test a una 'misma' persona en diferentes circunstancias, me de aproximadamente el mismo puntaje. En caso contrario la prueba no es confiable, por lo que entonces la confiabilidad se determina tomando el test a la misma persona, no a personas diferentes.

Con respecto a la segunda cuestión, las diferentes circunstancias en que se toma la prueba a la misma persona pueden ser varias: en diferentes instantes de tiempo, con diferentes administradores del test, con diferentes evaluadores de los resultados, en diferentes ambientes físicos, etc. Si, a pesar de todas estas condiciones diferentes, un mismo sujeto obtiene mas o menos el mismo puntaje, el test resulta altamente confiable. No obstante ello, tampoco de trata de tentar al diablo: los tests incluyen siempre elementos que intentan asegurar la confiabilidad, como por ejemplo la consigna que prescribe que el administrador deberá hacer determinada pregunta y no otra, que deberá responder a preguntas del sujeto de determinada manera y no de otra, que deberá tomar el test en un ambiente sin ruidos, etc., todo ello para que no influya la forma peculiar de administrar el test sobre el puntaje.

Como señala Casullo, "cuando pretendemos mantener constantes o uniformes las condiciones en las que se toma una prueba, controlando el ambiente, las instrucciones, el tiempo, el orden de las preguntas, lo que intentamos es reducir la varianza de error a los efectos de que los puntajes sean más confiables" (2).

Con respecto a la tercera cuestión, no podemos esperar que los resultados sean exactamente los mismos, es decir, siempre habrá una 'varianza', es decir, una variación en los resultados. El problema es decidir si esa variación es lo suficientemente pequeña como para decidir que el test es confiable o, si por el contrario, refleja un problema de confiabilidad, es decir, es lo suficientemente grande como para declararla no confiable (5). En otras palabras y como dice Anastasi (3), toda medida de confiabilidad de un instrumento de medición denota qué proporción de la varianza total en los puntajes es varianza de error. Más claramente: cuando medimos una variable, como por ejemplo autoconcepto o inteligencia, debemos estar relativamente seguros de saber en qué medida el puntaje refleja realmente el estado de la variable y en qué medida es el resultado de otras variables extrañas como fatiga, sesgos del evaluador, ansiedad, etc. Señala al respecto Casullo que "el 'puntaje verdadero' podría determinarse haciendo un promedio de los puntajes obtenidos en distintas evaluaciones sucesivas de la variable en cuestión" (2), ya que se supone que cada puntaje obtenido es resultado tanto de la variable a medir como de la influencia de otros factores. La parte del puntaje debido a la influencia de la variable suele llamarse varianza 'verdadera' y las parte del puntaje que resulta de los otros factores suele llamarse varianza de error, la que está expresando el error de medición. La varianza verdadera más la varianza de error se llama varianza total. Para determinar la confiabilidad de un test se utiliza el análisis estadístico de correlación. En general, cuanto más alta es la correlación entre los diferentes puntajes obtenidos por un mismo sujeto, más confiable resulta el test. En muchos tests, y luego de haber sido probados muchas veces, se puede obtener un coeficiente de confiabilidad para dicho test, lo cual a su vez permite evaluar los límites razonables del puntaje verdadero en base a cualquier puntaje obtenido.

Para quienes tengan cierto conocimiento de curvas normales, la expresión e = s . 1 – r me indica el error de medición aceptable (e) que puedo cometer al evaluar un puntaje de una variable en base a una muestra o población con un determinado desvío standard (s) y con un instrumento de medición cuyo coeficiente de confiabilidad es (r). Por ejemplo, si el desvío standard es 15 y el coeficiente de confiabilidad es 5, aplicando la fórmula obtengo un error de medición de 5. Esto significa que si el verdadero puintaje de un sujeto es 110, podemos esperar que al serle admninistrada las prueba obtenga un puntaje entre 105 y 115 (o sea entre menos 5 y más 5) en el 68% de los casos (68% porque hemos considerado un solo desvío standard).

El requisito de la confiabilidad supone que la variable a medir se mantiene estable en el tiempo. Esto, sin embargo, no siempre es aplicable, como por ejemplo cuando se administran sucesivas pruebas de estado de ansiedad a lo largo de un tratamiento psicoterapéutico. En estos casos lo que se espera es que los puntajes vayan cambiando, no que se mantengan similares.

Veamos diferentes maneras en que puede determinarse la confiabilidad de un test.

a) Repetición de test.- Consiste en volver a tomar la misma prueba al mismo sujeto o grupo de sujetos: esta segunda prueba se llama retest. Un ejemplo de la técnica de test-retest puede ser la siguiente: primero tomamos una prueba de aptitud matemática a un grupo de alumnos (test), y luego, al día siguiente, volvemos a tomar la misma prueba aunque con diferentes contenidos (retest). Cuanto más 'iguales' sean los puntaje obtenidos por cada alumno, tanto más confiable es la prueba. Notemos que entre el primero y el segundo día las condiciones pudieron haber cambiado de manera tal de incidir sobre los resultados de la segunda prueba. Por ejemplo, un alumno recibió una mala noticia y no pudo concentrarse en la segunda evaluación, sacando un puntaje mucho menor. Otro factores pudieron haber sido variaciones climáticas, ruidos repentinos, etc., o incluso la incorporación de nuevos conocimientos si la segunda prueba tuvo el carácter de un examen recuperatorio.

En general, cuanto más tiempo transcurra entre la primera y la segunda administración de la prueba, más factores pueden estar influyendo sobre los puntajes de la segunda, más distintos serán con respecto a la primera y, por tanto, menos confiable será la prueba.

Según Casullo, "es posible citar ejemplos de tests psicológicos que muestran una alta confiabilidad tras periodos de pocos días, la cual disminuye cuando el intervalo se extiende a diez o quince años" (2), sobre todo si en el transcurso de ese largo periodo de tiempo los sujetos maduraron o aprendieron cosas nuevas.

En general, "se sugiere que el intervalo entre la repetición de las pruebas (test-retest) para todas las edades no sea mayor que seis meses. Este procedimiento nos permite hablar de la 'estabilidad' de las mediciones obtenidas administrando una técnica psicométrica.

Contesta a la pregunta relativa a en qué medida las mediciones resultan estables a lo largo de un periodo de tiempo. Una alta confiabilidad de este tipo nos dice que las personas mantienen sus posiciones uniformes en el rango de la variable psicológica que intenta medir la técnica (aprendizaje, autocontrol o ansiedad estado). Esta forma de determinar la confiabilidad presenta algunas dificultades, como por ejemplo: a) la práctica puede causar un rendimiento diferente en el retest, y b) si el intervalo es corto las personas pueden recordar las respuestas" (2).

b) Formas equivalentes.- Se puede establecer la confiabilidad de una prueba administrándola en diferentes momentos al mismo sujeto, pero tomando la precaución de que la prueba sea diferente en cuanto a los contenidos aunque equivalente en cuanto a la forma. Por ejemplo, tomar dos exámenes escritos sobre diferentes temas, pero con la misma cantidad de preguntas, el mismo grado de dificultad, el mismo tipo de preguntas, etc.

Esta forma de medir la confiabilidad tiene sus limitaciones; por ejemplo, si pensamos que la práctica influye en los puntajes del segundo examen, o sea, si los alumnos adquieren cierta destreza en la primera prueba que hará subir los puntajes en la segunda.