Diagnóstico del sistema de Gestión de Control, Ingeniería de Costos

Resumen

La investigación realizada en la Superintendencia de Ingeniería de Costos, adscrito a la Gerencia del Distrito Norte de la empresa PETRÓLEOS DE VENEZUELA S. A. tiene entre sus objetivos formular estrategias que permitan adecuar el Sistema de Control y Gestión de procesos, a las necesidades de dicha Superintendencia. De tal manera esta investigación esta orientada a la realización de un diagnostico del sistema de control y gestión de procesos de la Superintendencia de Ingeniería de Costos. La realización de este objetivo se determino mediante un análisis exhaustivo del sistema y la elaboración de una matriz FODA. Esto permitirá a la empresa conocer las amenazas, debilidades y las oportunidades de mejoras que a su vez será un punto de inicio para el mejoramiento y optimización del sistema descrito anteriormente. PALABRAS CLAVES: sistemas de control y gestión, diagnóstico, análisis FODA, estrategias, fortalezas, amenazas, debilidades, oportunidades

Introducción

Petróleos de Venezuela, S.A (PDVSA); es una empresa del Estado Venezolano dedicada a explotar de manera eficiente y rentable las reservas de hidrocarburos previstas en el Plan de Negocio, incrementando el valor de los activos, con personal capacitado, en armonía con el medio ambiente e impulsando el Desarrollo Endógeno dentro de nuestra área geográfica de influencia. El desarrollo de la industria petrolera en el campo de las finanzas ha permitido grandes avances en las diversas áreas que la comprenden; debido a la sistematización del control y gestión de procesos de las organizaciones pertenecientes a la misma, facilitando de esta manera la estandarización de los procesos que se llevan a cabo para realizar los estudios económicos concernientes a los proyectos de inversión que se tienen planificados ejecutar.

En este trabajo se presenta un diagnostico del sistema de control y gestión de los procesos financieros efectuados por la Superintendencia de Ingeniería de Costos de Petróleos de Venezuela, S.A (PDVSA) Distrito Norte – Edo Monagas.

Esta investigación es importante porque permitió determinar el estado en el que se encuentra el actual sistema de control y gestión de procesos; y así neutralizar las amenazas y aprovechar las fortalezas con las cuales cuenta dicho sistema.

El estudio fue realizado aplicando un diseño de investigación por muestra del tipo de investigación de campo. Orientada a diagnosticar el sistema de control y gestión de procesos de la Superintendencia de Ingeniería de Costos de PDVSA – DTTO. NORTE, tendentes a optimizar el actual sistema.

El procedimiento que permitió lograr los objetivos de la presente investigación implico: Adiestramiento sobre el sistema de control y gestión de procesos (ESTIMANET), Identificar variables, Observación, Detectar necesidades, Evaluación de necesidades, Propuestas.

Mediante este trabajo se logro diagnosticar el sistema de control y gestión de procesos de la Superintendencia de Ingeniería de Costos de PDVSA – DTTO. NORTE. Edo – Monagas.

A través de este informe se presenta el resultado de la investigación realizada en los siguientes capítulos: en el Capitulo I: Se exponen las generalidades de la empresa donde se va a realizar el estudio. En el Capitulo II: Se muestra el problema objeto de investigación. En el Capitulo III: Se detallan los aspectos referidos a las bases teóricas, e hipótesis que se abordaron en este estudio. En el Capitulo IV: Se presenta el diseño metodológico que fue seguido para realizar el estudio. En el Capitulo V: Se describe la situación actual del sistema. En el Capitulo VI: Se analizan los resultados y se formulan las estrategias Finalmente, se presentan las conclusiones, recomendaciones, bibliografía y anexos.

CAPÍTULO I

Generalidades de la empresa

En este capitulo se abordaran aspectos relevantes como; ubicación, antecedentes, misión, visión, políticas de calidad, objetivos, estructuras organizativas, tanto de la empresa como de la Superintendencia donde se realizo el trabajo de investigación.

1. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA NOMBRE:

Petróleos de Venezuela S.A. (PDVSA).

UBICACIÓN:

Petróleos de Venezuela S.A. (PDVSA) está presente a lo largo y ancho de la geografía nacional, encontrándose en los estados: Falcón, Zulia, Lara, Barinas, Anzoátegui, Monagas, Sucre, entre otros. Para el mejor desarrollo y gestión la Corporación Energética Venezolana cuenta con PDVSA Exploración y Producción (E&P), la cual está dividida de la siguiente manera: División Oriente, División Occidente y División Centro Sur.

La División Oriente en particular, dispone de diversas áreas operacionales que se subdividen en distritos operacionales, entre los cuales se encuentran los distritos: Norte, Anaco, Costa Afuera y San Tomé. La empresa donde se llevo a cabo el proyecto pertenece al Distrito Norte de la División Oriente; y se encuentra ubicada específicamente dentro del perímetro urbano al final de la Av. Alirio Ugarte Pelayo (Bajo Guarapiche). Edificio sede de PDVSA Maturín (ESEM). Estado Monagas. Teléfonos: (58291) 640.4002, (58291) 640.4119 (Ver Figura 1)

2. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA Petróleos de Venezuela, S.A. (PDVSA) fue constituida como empresa del Estado Venezolano en el año 1.976. Desde entonces, se ha convertido en una de las corporaciones energéticas más importantes del mundo, siendo la Casa Matriz que se encarga del desarrollo de la industria petrolera, petroquímica y carbonífera. PDVSA esta orientada a planificar, coordinar, supervisar y controlar las actividades operativas de sus divisiones; tanto a nivel nacional como internacional, con el fin de motorizar el desarrollo armónico del país, afianzar el uso soberano de los recursos, potenciar el desarrollo endógeno y propiciar una existencia digna y provechosa para el pueblo venezolano.

Desde sus inicios, PDVSA estuvo encaminada hacia la producción de sedimentos para la exportación y actualmente ocupa una destacada posición entre los refinadores mundiales y la red de manufactura. Además; realiza actividades en las áreas de petroquímica, investigación y desarrollo tecnológico, educación y adiestramiento en sectores vinculados con la industria energética.

Para la comercialización de los productos, petróleos y derivados; PDVSA forma parte de la Organización de Países Exportadores de Petróleo (OPEP), donde se asigna una cuota determinada para colocar productos finales en mercados internacionales. Asegura la capacidad de las refinerías en Venezuela, la exportación de crudo y la capacidad de las refinerías venezolanas en el exterior.

En la actualidad; también se encarga de la comercialización de otros productos como Carbón, Gases Combustibles y Orimulsión, y como resultado del cambio de patrón de depuración y la modernización de las refinerías, se purifica buena parte de los residuales y un gran volumen de crudos pesados y extrapesados.

3. MISIÓN DE PETRÓLEOS DE VENEZUELA, S. A. DEL DISTRITO NORTE Explotar de manera eficiente y rentable las reservas de hidrocarburos previstas en el Plan de Negocio, incrementando el valor de los activos, con personal capacitado, en armonía con el medio ambiente e impulsando el Desarrollo Endógeno dentro de nuestra área geográfica de influencia. 4. VISIÓN DE PETRÓLEOS DE VENEZUELA, S. A. DEL DISTRITO NORTE "Ser el Distrito Operativo líder de la corporación, en la explotación de Petróleo y Gas asociado, con la mayor productividad, competitividad e impulsando el desarrollo sustentable".

5. VALORES DE PETRÓLEOS DE VENEZUELA, S. A.

Dirigimos nuestros negocios con la perspectiva de cumplir nuestra visión y misión fundamentados en los siguientes valores corporativos:

• Integridad.

• Respeto por la gente.

• Equidad.

• Responsabilidad social.

• Seguridad.

• Competitividad.

Como gente PDVSA, somos leales a nuestros valores y en este sentido trabajamos con:

• Responsabilidad: Al asumir con entereza las consecuencias de nuestras decisiones y actuaciones.

• Iniciativa: Al hacer nuestro trabajo en forma oportuna, creativa, interdependiente y autorealizante.

• Orientación a la excelencia: Por lo cual identificamos nuestro aporte de acuerdo con lo que requiere la Corporación y determinamos cómo podemos generar resultados sobresalientes. Pasamos del pensamiento a la acción con libertad, responsabilidad y considerando tiempo y costos como recursos esenciales para un desempeño superior.

• Determinación: Al tomar decisiones y acciones con valor, prudencia y confianza en nosotros mismos, y manifestando entereza ante la adversidad y tenacidad en la defensa de ideas y acciones que favorecen los intereses de la Corporación.

• Disposición a compartir: De manera abierta y oportuna nuestro conocimiento e información con quienes lo necesitan para la realización de acciones que generen valor.

• Conciencia de costos: Por cuanto propiciamos y resguardamos activa y continuamente la utilización eficiente y rentable de los activos que nos han confiado bajo nuestra custodia o administración. Igualmente ponderamos las implicaciones de nuestras acciones y decisiones sobre los resultados financieros de la Corporación.

• Efectividad Interpersonal: Al relacionarnos y comunicarnos con nuestros compañeros de trabajo de manera respetuosa, discreta y coherente, apoyando su desempeño y brindándoles oportunidades de aprendizaje personal y profesional mediante la retroalimentación efectiva.

• Disciplina: Al actuar en acatamiento de las normas y procedimientos establecidos y en la práctica cotidiana de la puntualidad.

6. OBJETIVO DE PETRÓLEOS DE VENEZUELA, S. A.

Generar al Estado Venezolano los ingresos fiscales necesarios para el normal desenvolvimiento de la economía nacional a través de las actividades relacionadas con la industria de hidrocarburos, como lo es: Exploración, Producción, Refinación, Transporte y Comercialización Nacional e Internacional de los recursos provenientes del subsuelo venezolano (gas, crudo y productos derivados). 7. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE PDVSA DIVISIÓN ORIENTE La estructura de PDVSA División Oriente es de tipo vertical y las líneas de mando y de comunicación existentes entre los diferentes niveles jerárquicos, para el desarrollo de las actividades y cumplimiento de las funciones, se han establecido de forma tal como se muestra en la Figura 2.

Fuente: Manual de Estructuras Básicas de PDVSA Exploración y Producción (E&P). Figura 2. Organigrama Estructural de PDVSA División Oriente 8. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE PDVSA DISTRITO NORTE El Distrito Norte es una unidad de las líneas operativas adscritas a la Gerencia General de PDVSA División Oriente como se puede observar en la Figura 3.

Fuente: Manual de Estructuras Básicas de PDVSA Exploración y Producción (E&P) Figura 3. Organigrama Estructural de PDVSA Distrito Norte El organigrama anterior muestra la estructura organizativa general de PDVSA Distrito Norte, unidad a la cual pertenece la Superintendencia de Ingeniería de Costos. 9. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA SUPERINTENDENCIA DE INGENIERÍA DE COSTOS La Superintendencia de Ingeniería de Costos es una organización adscrita a la Sub-Gerencia Administrativa del Distrito Norte, como se puede apreciar en la Figura 4, en la cual se distingue la distribución de los equipos de trabajo que conforman dicha Superintendencia.

Fuente: Manual de Estructuras Básicas de PDVSA Exploración y Producción (E&P) Figura 4: Organigrama Estructural de la Superintendencia de Ingeniería de Costos 10. MISIÓN DE LA SUPERINTENDENCIA DE INGENIERÍA DE COSTOS Garantizar el cumplimiento del evento presupuestario del Distrito Norte, con una oportuna asesoría, en la elaboración de los Estimados de Costos, Revisión de Ofertas Económicas y Análisis de Reclamos; mediante el uso de las aplicaciones Técnicas Corporativas.

11. VISIÓN DE LA SUPERINTENDENCIA DE INGENIERÍA DE COSTOS Ser reconocido como una organización capaz de dar respuestas oportunas y satisfactorias, en la elaboración de Estimados de Costos, Revisión de Ofertas Económicas y Análisis de Reclamos, a las organizaciones del Distrito Norte con un recurso humano altamente capacitado.

12. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE INGENIERÍA DE COSTOS

• Analizar, calcular, Estimados de Costos en sus diferentes niveles presupuestarios y los Reclamos presentados por las empresas contratistas; mediante el uso de aplicaciones técnicas corporativas a fin de controlar los desembolsos económicos que se generan en el Distrito Norte.

• Garantizar y optimizar la utilización eficiente de los recursos económicos del Distrito Norte asignados para la ejecución de las actividades propias de la industria así como la realización de obras de infraestructura y de inversión social; Aplicando y cumpliendo con la Política de calidad y normativa vigente dentro de la organización.

• Cumplir con la programación del Plan de Adiestramiento de la Superintendencia de Ingeniería de Costos.

13. OBJETIVOS DE CALIDAD DE LA SUPERINTENDENCIA DE INGENIERÍA DE COSTOS

• Dar respuestas oportunas y satisfactorias, según los requerimientos de calidad de Ingeniería de Costos, a las Organizaciones durante años eventos presupuestarios del Distrito Norte, en plazo programado.

• Mejorar los procesos de Ingeniería de Costos aumentando la eficiencia y eficacia del Sistema de Gestión de Calidad, mediante la evaluación e implantación de mejoras continuas, espacio y ambiente de trabajo requerido y tecnología de vanguardia; contribuyendo al desarrollo socio- económico endógeno con las organizaciones del Distrito Norte.

CAPÍTULO II

El problema

A continuación se plantea la problemática a estudiar; de igual forma los objetivos que se persiguen con la realización de la investigación, su alcance, y la importancia que tiene para la empresa que el estudio se lleve a cabo.

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Las empresas, bien sean propiedad del estado o privadas, siguen planes estratégicos de inversión para su desarrollo, incluyendo en sus presupuestos anuales los recursos económicos y financieros que le permitan garantizar la existencia en el tiempo, adquirir nuevos activos y mantener e incrementar los niveles de producción. Por esta razón, se ven obligadas a estimar los costos en cada uno de los proyectos que planifican a ejecutar durante el año presupuestario, para determinar la rentabilidad de los mismos y tomar la decisión más acertada antes de proceder.

Petróleos de Venezuela, S.A. (PDVSA) como empresa del Estado Venezolano no escapa de la necesidad de estimar los costos de los nuevos proyectos contemplados en los presupuestos anuales. Por tal motivo, dispone dentro de su estructura organizativa a la Superintendencia de Ingeniería de Costos, la cual se encarga de hacer los Estimados Presupuestarios, Presupuestos Base, Análisis de Reclamos y Ofertas de los proyectos y procesos que se manejan en la empresa.

En esta Superintendencia se realizan los pronósticos de los costos involucrados en los proyectos, cuyo alcance y estrategia de ejecución se encuentran bien definidos y son utilizados para respaldar la toma de decisiones en cada una de las fases de un proyecto.

Para la elaboración y control de los procesos se disponen de programas (Software) especializados los cuales facilitan el trabajo, haciendo que esta actividad sea menos laboriosa. La Superintendencia de Ingeniería de Costos, cuenta con programas como; SICOST y ESTIMANET, los cuales se adaptan a los requerimientos y normativas internas de PDVSA. ESTIMANET en particular, es un sistema de información creado para registrar y controlar los ingresos y egresos de todos los trabajos solicitados diariamente a esta Superintendencia, en los cuales se abarcan: Clasificaciones Financieras, Presupuestos Base, Estimados Presupuestarios (Clase II, Clase III, Clase IV y Clase V), Análisis Económicos de Ofertas, y Reclamos.

Los informes de Control y gestión de la Superintendencia de Ingeniería de Costos se llevan a cabo con los datos obtenidos a través de consultas realizadas al Sistema ESTIMANET y a la Base de Datos que se encuentra en Visual FoxPro. Sin embargo, este sistema, no se adapta totalmente a las necesidades y requerimientos de la Organización, debido a la incapacidad que presenta para respaldar con solidez la información que se genera en cada una de las consultas, lo cual no permite que existan datos confiables dentro de la aplicación, perdiendo así su principal objetivo. Además de esto, el sistema no arroja los registros deseados, por lo que es necesario capturar los datos y exportarlos a Microsoft Office EXCEL para tener mayor dominio de ellos y realizar una mejor presentación de los resultados. Esta actividad retrasa el trabajo y hace que el proceso sea más complejo.

De igual forma el sistema no posee un renglón o modulo donde se indique la prioridad de la solicitud; así como tampoco permite registrar el tiempo que transcurre desde que el supervisor recibe las solicitudes en físico hasta que las asigna a los estimadores, ni el tiempo desde que los estimadores reciben la solicitud hasta que realizan el proceso asignado. Lo anteriormente descrito permitiría a la Superintendencia visualizar la efectividad o demora en la entrega de las solicitudes y así determinar las actividades cuellos de botella presentes en el proceso.

En otro orden de idea el sistema no emite reportes donde se evidencien los indicadores del sistema de control y Gestión de la Calidad (Efectividad en la entrega de estimados de costos procesados, % de solicitudes devueltas de Estimación de Costos por falta de Información, Efectividad en la entrega oportuna de Estimados de Costos, % de Solicitud de Estimados de Costos Urgentes) los mismos son indispensables para la elaboración del informe mensual de Control y Gestión de la organización.

Por otro lado, el programa requiere mejoras sustanciales que le permita a la Superintendencia medir la efectividad, eficiencia, cumplimiento y calidad, tanto de los trabajadores como la de los procesos que allí se realizan; a través de un desglose de esas horas hombres que se invierten por cada proceso. Esto debido a que el sistema arroja es el total de esas horas hombre, evitando así que se lleve un registro por proceso. Esto impide que los resultados puedan ser presentados en forma directa. El actual ESTIMANET no permite llevar a cabo una supervisión general del desenvolvimiento de la Superintendencia.

Por esta razón se hace necesaria la incorporación al sistema; de un conglomerado de ítems que van a permitir una mejor gestión y control de los procesos presupuestarios que se llevan a cabo en la Superintendencia de Costos arrojando los resultados deseados en el reporte mensual, que a su vez permita respaldar la información de una manera más confiable y pueda servir como base para la toma de decisiones.

2. OBJETIVOS Para lograr las metas que se persiguen con la realización del presente trabajo se formulan los siguientes objetivos.

2.1. OBJETIVO GENERAL Realizar un Diagnostico del Sistema de Control y Gestión de los Procesos Financieros efectuados por la Superintendencia de Ingeniería de Costos de Petróleos de Venezuela S.A. (PDVSA) Maturín, Distrito Norte Estado Monagas.

2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• 1. Recopilar la información correspondiente al sistema actual.

• 2. Identificar las posibles fallas que posee el sistema actual.

• 3. Determinar las necesidades de la organización, con respecto al sistema de control y gestión de procesos.

• 4. Realizar un análisis FODA.

3. DELIMITACIÓN El presente trabajo se realizó en la Superintendencia de Ingeniería de Costos de PDVSA Maturín, Distrito Norte; ubicada en el Estado Monagas.

4. ALCANCE La intención de este Diagnostico; es determinar las deficiencias que posee el Sistema de Control y Gestión de calidad, con respecto a las necesidades de la organización y de esta manera poder neutralizarlas con la finalidad de lograr los resultados o metas establecidas en la Superintendencia de Ingeniería de Costos de PDVSA Distrito Norte.

5. JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA Gracias a los indicadores que arroja la herramienta ESTIMANET la Superintendencia de Ingeniería de Costos puede realizar el informe mensual de control y gestión; sin embargo se ha detectado que la aplicación no se adapta a las necesidades y al progresivo crecimiento que ha tenido la organización, por lo cual es necesario plantear una optimización del mismo; previo a ello se debe realizar un diagnostico que sirva de base para el desarrollo y puesta en marcha de las mejoras.

El diagnostico se lleva a cabo para determinar el estado en que se encuentra el sistema de control y gestión implementado por la Superintendencia de Ingeniería de Costos es por ello que resulta importante ya que; permite neutralizar las amenazas presentes en el actual sistema y aprovechar las fortalezas con las cuales se cuenta.

Esta investigación tiene el propósito de identificar las necesidades de la organización y elaborar propuestas para mejorar dicho sistema a través de un estudio de los indicadores de gestión y el funcionamiento de la aplicación ESTIMANET.

Las organizaciones que integran el DTTO. NORTE de E Y P Oriente serán las beneficiadas con los resultados que se obtengan con la realización de este trabajo; el cual aportaría soluciones a la dificultad que se presenta en la realización del informe mensual de Control y Gestión de la Organización, así como en la recepción de las solicitudes de los productos que ofrece la organización como lo son; estimados de costos (clase I, II, III, IV, V) revisión de ofertas, clasificaciones financieras, reclamos y cambios de alcance. De igual forma servirá de base para suplir los requerimientos necesarios para la optimización del sistema con la finalidad de hacerlo dinámico y confiable.

En lo descrito anteriormente, se refleja la relevancia para la Superintendencia de Ingeniería de Costos de PDVSA DTTO. NORTE la realización del DIAGNOSTICO DE EL SISTEMA DE CONTROL Y GESTION implementado por ellos.

CAPITULO III

Marco teorico

En el presente Capitulo se abordaran los diferentes conceptos e hipótesis que se necesitan conocer para la realización del diagnóstico del sistema de control y gestión de procesos. Entre los conceptos que se expondrán a continuación podemos mencionar; sistemas, control y gestión, análisis foda, bases de datos, sistemas de información, diagrama de operaciones.

1. SISTEMAS Un sistema es un conjunto de dos o más elementos relacionales entre sí, por consiguiente no es un elemento primario invisible sino un todo que pueda dividirse en partes o elementos. Cada elemento de estos que conforman el sistema tiene un efecto sobre las propiedades del sistema, y la manera como ellas afectan al todo, dependen de las propiedades y el comportamiento de al menos algún otro elemento en el conjunto. Por consiguiente, ninguna parte tiene un efecto independiente sobre el todo y cada una es afectada por al menos alguna.

Se define sistema como un conjunto de elementos independientes o que interactúan regularmente formando un todo (Sistema Numérico), un grupo de cuerpos que interactúan entre si bajo las influencias de fuerzas relacionadas (Sistema Gravitacional), ó un grupo de aparatos o una organización que forma una red especialmente para distribuir algo o para servir a un propósito común (Sistema: telefónico, calefacción, autopistas, procesos de datos).

"Se define sistema como un conjunto de componentes que interaccionan entre si para lograr un objetivo común". [Senn, James; 1978] Esta investigación se fundamenta con las siguientes bases teóricas, las cuales simplifican y facilitan el entendimiento del actual sistema desarrollado, con la finalidad de efectuar un diagnostico del mismo; en el comportamiento del ser humano para realizar cualquier tarea de diversos niveles de complejidad, aportando una herramienta para la eficiencia en las operaciones diarias mediante la interacción con el computador.

2. SISTEMAS DE INFORMACIÓN Son sistemas hombre-máquina que procesan datos a fin de registrar los detalles generados por las transacciones que ocurren en las entidades que forman una organización, y proporcionan información necesaria para la operación, toma de decisión, ejecución de actividades, operaciones y funciones de la misma. Para que el sistema de información pueda producir información, han de ocurrir en la organización hechos o eventos cuyas características puedan ser representadas simbólicamente por datos. Los datos son, por lo tanto, capturados y procesados por el sistema con el objeto de producir información. (ver Figura 5).

"El sistema de información es un sistema caracterizado por que es abierto, intercala, con su ambiente mediante el intercambio de información y se adapta a las necesidades del ambiente que lo contiene". [Fabregas; 1992] Los sistemas de información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización son llamados Sistemas Transaccionales, ya que su principal función consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, etc. Por otra parte, existen los sistemas de información que apoyan el proceso de toma de decisiones como lo son: los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, los Sistemas para la Toma de Decisión de Grupo, los Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y los Sistema de Información para Ejecutivos. Por último, se encuentra un tercer tipo de sistema, los Sistemas Estratégicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología de información. [Peralta, Manuel; 2000]

2.1. OBJETIVOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

• Especificar los Elementos de Diseño Lógico: Especificaciones detalladas de diseño que describen las características de un sistema de información: entrada, salida, archivo, bases de datos y procedimientos.

• Actividades de Soporte para Empresas: Los resultados del empleo del sistema serán de ayuda para mejorar el rendimiento de la empresa. El diseño debe ajustarse a la forma en que la compañía conduce sus actividades; las tecnologías son secundarias en relación a los resultados obtenidos con el uso del sistema.

• Satisfacer los Requerimientos de los Usuarios: Satisfacer las necesidades de los usuarios en términos de: efectuar en forma correcta el procedimiento apropiado, presentar en forma apropiada la información, proporcionar resultados exactos, utilizar los métodos de interacción apropiados y proporcionar confiabilidad total.

• Fácil de Usar: Ingeniería humana favorable; el diseño debe ser físicamente cómodo y contribuir a la efectividad y eficiencia del usuario.

• Proporcionar las Especificaciones de Software: especificar los componentes y funciones con suficiente detalle para construir el software de aplicación.

• Ajustarse a los Estándares de Diseño: El diseño y su especificación deben estar en concordancia con las reglas y prácticas establecidas por la organización.

2.2. PERSONAS QUE INTERACTÚAN EN UN SISTEMA DE INFORMACIÓN El recurso humano necesario para que un sistema de información pueda funcionar incluye desde la persona que ingresa la información, el que la procesa, administra, programa hasta los usuarios entre otros.

2.2.1. Usuarios

• Operativos: Funcionarios burócratas operativos o administrativos.

• Supervisores: Responsables del grupo de usuarios operativos.

• Ejecutivos: Pertenecen al grupo decisorio de la empresa.

2.2.2. Administradores

• Administradores de Usuarios: Encargados del área operativa.

• Administradores Generales: No están involucrados en ningún área específica, son los interesados en los planeamientos estratégicos.

2.2.3. Analistas del sistema

• Arqueólogos: Revisionistas de documentación.

• Innovadores: Constantemente involucrados con las nuevas tecnologías.

• Líderes de proyectos.

2.2.4. Diseñadores de sistemas Recibe el análisis y transforma la lista de requisitos del usuario (exenta de tecnología), en un diseño arquitectónico de alto nivel que proveerá las especificaciones a los programadores.

2.2.5. Programadores Encargados de codificar en lenguaje de especificaciones del diseñador.

2.2.6. Personal de operaciones En cargados de la seguridad del hardware, seguridad de los datos, copias de respaldo, ejecución de programas, administración de informes periódicos y de las comunicaciones (red). 2.3. FUNCIONES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

• Procesamientos de Transacciones: Consiste en la captura, recolección, clasificación, ordenación, cálculo, resumen y almacenamiento de los datos originados en las transacciones.

• Definición de Archivos: Se basa en el almacenamiento de los datos capturados por el procesamiento de transacciones, de acuerdo a: una estructura de almacenamiento adecuado (base de datos o archivos), un método de almacenamiento, una actualización o un acceso. Requiere de dispositivos apropiados para almacenamiento (discos, cintas, disquetes, etc.).

• Mantenimiento de Archivos: Los archivos deben estar actualizados por lo que requieren de las operaciones básicas de mantenimiento, como: ingresar, modificar y eliminar los medios de almacenamiento.

• Generación de Reportes: Reside en producir la información requerida y transmitida a los puntos o centros de información que la soliciten.

• Procesamiento de Consultas: Son respuestas cortas a interrogantes de los usuarios sobre los datos. Por lo que no poseen un formato especial. La mayoría de los sistemas manejadores de base de datos poseen herramientas que permiten la realización de esta función fácilmente.

• Mantenimiento de Integridad de los Datos: Los datos deben ser confiables y veraces, por lo que es necesario protegerlo de accesos indebidos o no autorizados y de modificaciones mal intencionadas.

2.4. CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Una organización generalmente posee diversos sistemas de información, cada uno de ellos con sus propias características, jugando un papel fundamental para el logro de la satisfacción de necesidades de información de dicha organización. La mayoría de estos sistemas están interrelacionados en forma directa en respuesta a los requerimientos de sus diseños, o en forma indirecta debido a la comunicación formal o informal de información entre ellos. Existen dos tipos de sistemas de información, los cuales se definen como:

Sistemas de Información Formal: Basados en un conjunto de normas, estándares y procedimientos que permiten generar información y transmitirla a quien la necesita en el momento deseado. La información formal puede ser producida por el computador.

Sistemas de Información Informal: Este tipo de sistema no tiene estructura y no sigue normas o procedimientos establecidos, su información puede ser bastante imprecisa, irregular e incierta; e imposibilita el procesamiento automático. Estos sistemas se basan en la comunicación no formalizada; no predefinida entre las personas de la organización. Los sistemas de información también se pueden clasificar basándose en su naturaleza y sus objetivos, de la siguiente manera:

• Sistemas de comunicación.

• Sistemas de información organizacional.

• Sistemas de información y operativos.

• Sistemas de información gerencial.

• Sistemas de apoyo para la toma de decisiones.

• Sistemas de procesamiento de datos.

2.5. CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

• Objetivos: Las metas o fines hacia los cuales tiende o fue concebido el sistema de información.

• Ambiente: Constituye todo lo que está "fuera" del sistema. Dos rasgos caracterizan el ambiente: en primer lugar, el ambiente incluye todo lo que reside fuera del control del sistema; y en segundo lugar, el ambiente debe también poseer todo lo que determina, al menos en parte, la forma de desempeño del sistema. Ambos rasgos deben estar presentes de modo simultáneo.

• Recursos: Son todos los medios con los que se dispone para ejecutar las actividades necesarias que permiten la realización de las metas planteadas al crear o mejorar el sistema.

• Componentes: Considera la misión, las tareas o las actividades que puede llevar a cabo el sistema para realizar sus objetivos.

• Administración: La gerencia del sistema incluye dos funciones básicas: la planificación del sistema y el control del mismo. La planificación abarca todos los aspectos del sistema señalados anteriormente. El control implica, la ejecución de los planes y la planificación de los cambios.

3. BASE DE DATOS Una base de datos puede concebirse como una recolección de datos interrelacionados, almacenados como un conjunto, con el fin de servir a diversos usuarios y varias aplicaciones. Además, ayudan a las organizaciones en el tratamiento de la información. Una base de datos representa un conjunto exhaustivo no redundante de datos estructurados, organizados independientemente de su utilización y su implementación en máquina accesible en tiempo real y compatible con usuarios concurrentes con necesidad de información diferente y no predicable en tiempo.

Las bases de datos son realmente una forma útil de organizar los datos. Estos datos almacenados en la base de datos no tienen redundancias innecesarias y pueden cambiar su estructura y organización sin que los programas de aplicación sufran grandes cambios.

Proporcionan la infraestructura requerida para los sistemas de apoyo a la toma de decisiones y para los sistemas de información estratégicos, ya que estos sistemas explotan la información contenida en las bases de datos de la organización para apoyar el proceso de toma de decisiones o para lograr ventajas competitivas. Por este motivo es importante conocer la forma en que están estructuradas las bases de datos y su manejo.

3.1. REQUERIMIENTOS DE LAS BASES DE DATOS El análisis de requerimientos para una base de datos incorpora las mismas tareas que el análisis de requerimientos del software. Es necesario un contacto estrecho con el cliente; es esencial la identificación de las funciones e interfases; se requiere la especificación del flujo, estructura y asociatividad de la información y debe desarrollarse un documento formal de los requerimientos.

3.2. CARACTERÍSTICAS DE UNA BASE DE DATOS Las características de una base de datos son las siguientes:

• Autodescriptiva: Además de los datos fuente del usuario, contiene una descripción de su propia estructura denominada diccionario de datos, la cual hace posible determinar el contenido de la base de datos.

• Conjunto de Registros Integrados: Posee una jerarquía normal de los datos como sigue: los bits conforman bytes o caracteres, los caracteres contribuyen campos, los campos integran registros y los registros componen archivos. Una base de datos incluye archivos con los datos del usuario e índices usados para representar las relaciones entre los datos y mejorar el desempeño de las aplicaciones de la base de datos.

• Modelo de un Modelo: Una base de datos representa un modelo de la realidad o por lo menos una parte de la misma. El grado de detalle que debe de incorporase en la base de datos depende de la información deseada.

3.3. OBJETIVOS DE UNA BASE DE DATOS

• Asegurar que los datos puedan ser compartidos por los usuarios y para una diversidad de aplicaciones.

• Mantener datos que sean precisos y consistentes.

• Verificar que todos los datos requeridos para las aplicaciones actuales y futuras se encuentren siempre disponibles.

• Controlar que la base de datos evolucione y que se adapte a las necesidades crecientes de los usuarios.

• Permitir que los usuarios desarrollen su propia visión de los datos, sin preocuparse de la forma en que estén físicamente almacenados.

3.4. BASES DE DATOS RELACIONALES El nombre de bases de datos relacionales, viene del hecho de cada registro de la bese de datos contiene información relacionada con el tema, y además, los datos de dos clases de información pueden ser manipulados como una única entidad basada en los valores de los datos relacionados.

Una base de datos relacional se define, como una colección de datos cuyos elementos tienen vínculos entre sí. En otras palabras, una base de datos relacional es una colección de datos afines. Para construir una colección de datos relacionales, se debe tomar en cuenta los conceptos básicos de una base de datos, los cuales se describen a continuación:

• Tablas: Dentro de una base de datos el elemento más importante que existe es la tabla. La tabla es el lugar en el que se almacenan los datos y, por lo tanto, se trata del punto con el que se trabajará continuamente. Las tablas contienen combinaciones de campos y registros, y cada registro contiene varios campos.

• Consulta: Representa cualquier conjunto de órdenes de base de datos que recuperan registros. Con las consultas se puede recuperar datos de uno o más campos y de una o más tablas. También se pueden someter los datos recuperados a una o más restricciones, conocidas como criterios, que se utilizan para limitar la cantidad de datos que se recuperan.

• Campos: Es la unidad básica de una base de datos, el menor elemento de dato que se puede almacenar en una base de datos; y cada campo contiene sólo un elemento de dato. El nombre de un campo, no puede empezar con espacios en blanco y caracteres especiales. Además, no puede llevar puntos, signos de exclamación ni corchetes.

• Campo Clave: Es el campo que permite identificar y localizar un registro de manera ágil y organizada. Este tipo de campos se utilizan en las base de datos relacionales para mantener su integridad y establecer las relaciones entre las tablas.

• Registros: Es el conjunto de información referida a una misma persona u objeto, vendría a ser algo así como una ficha. Los registros son colecciones de campos relacionados entre sí. Cada registro contiene solamente un tipo de cada uno de los campos.

El papel más importante en las bases de datos relacional lo cumple la clave principal, el cual se encarga de mantener la integridad de una tabla. Por esta razón, no debe haber dos registros en la tabla que tengan el mismo valor en la clave primaria.

3.5. SISTEMAS DE GESTIÓN DE BASE DE DATOS Un sistema de gestión de base de datos (SGDB), es un sistema que proporciona un control completo sobre la forma de definir los datos, de trabajar con ellos y de compartir información con otros programas o aplicaciones. Este tipo de sistema también proporciona características sofisticadas que permite catalogar y gestionar grandes cantidades de datos en muchas tablas de forma sencilla.

3.6. NORMALIZACIÓN PARA BASE DE DATOS Para la realización de una base de datos se requiere de una normalización, que consiste en el proceso de organizar los datos de la misma. Esto incluye crear las tablas y establecer las relaciones entre ellas según las reglas diseñadas para proteger los datos y hacer la base de datos más flexible eliminando redundancia. Las tablas de base de datos son un conjunto de datos almacenados en registros (filas) y campos (columnas). Un registro es un conjunto de información agrupada, donde toda la información esta relacionada. Los registros están formados por campos individuales donde cada campo contiene un fragmento de dato.

Los datos redundantes desperdician espacio en disco y crean problemas de mantenimiento. Cuando se cambian datos que existen en más de un lugar, los datos deben cambiarse exactamente de la misma manera en todas las tablas. En términos más sencillos, la normalización se lleva cabo por cuatro razones:

• Estructurar los datos de forma que se puedan representar las relaciones pertinentes entre los datos.

• Permitir la recuperación sencilla de los datos en respuestas a las solicitudes de consultas y reportes.

• Simplificar el mantenimiento de los datos actualizándolos, insertándolos y borrándolos.

• Reducir la necesidad de reestructurar o reorganizar los datos cuando surjan nuevas aplicaciones.

4. SOFTWARE LIBRE En inglés free software: es la denominación del software que brinda libertad a los usuarios sobre su producto adquirido y por tanto, una vez obtenido, puede ser usado, copiado, estudiado, modificado y redistribuido libremente. Según la Free Software Foundation, el software libre se refiere a la libertad de los usuarios para ejecutar, copiar, distribuir, estudiar, cambiar y mejorar el software; de modo más preciso, se refiere a cuatro libertades de los usuarios del software: la libertad de usar el programa, con cualquier propósito; de estudiar el funcionamiento del programa, y adaptarlo a las necesidades; de distribuir copias, con lo que puede ayudar a otros; de mejorar el programa y hacer públicas las mejoras, de modo que toda la comunidad se beneficie (para la segunda y última libertad mencionadas, el acceso al código fuente es un requisito previo).