Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad basado en la norma ISO 9001:2008 (página 4)

Tabla Nº 15. Tabla Resumen de Registros

Autor: Elaboración Propia

12. IDENTIFICACIÓN DE RECURSOS

A continuación se presentan la identificación de recursos necesarios para la buena ejecución del SGC basado en la Norma ISO 9001:2008. Para iniciar presentamos el detalle de los recursos necesarios para la realización del diseño.

Tabla N° 16. Recursos necesarios para la ejecución del SGC

Autor: Elaboración Propia

12.1 Recursos necesarios para la implantación

12.1.1 Recurso Humano:

Entrando de lleno a lo que será la implantación y puesta en marcha se tiene que uno de los principales recursos que se han identificado es el Recurso Humano el cual comprende tanto a la alta dirección como al personal operativo dentro de la organización de la gerencia de proyectos para ello presentamos en las siguientes tablas como serán impartidos las capacitaciones en las cuales deberán de participar los ya mencionados.

Tabla N°17. Distribución de las capacitaciones

Autor: Elaboración Propia

12.1.2 Papelería y utilería:

Además del Recurso Humano también se tiene estimado otro recurso el cual es el de papelería el cual comprende a todos los documentos que el sistema requiere y que son presentados en la siguiente tabla.

Tabla N° 18. Recursos y documentos para la capacitación

Autor: Elaboración Propia

12.1.3 Mobiliario y equipo:

El mobiliario y equipo que será utilizado tanto, durante la implantación como durante el funcionamiento, se detallan a continuación:

Tabla N° 19. Mobiliario y equipo para la capacitación

Autor: Elaboración Propia

12.1.4 Recursos necesarios para el desarrollo del SGC:

A continuación se enlistan los recursos que serán necesarios para que luego de implantado el SGC este se desarrolle de la mejor manera y funcione como se ha diseñado, mejorando así la situación actual de la gerencia de proyectos. Los recursos necesarios para el desarrollo del SGC se presentan a continuación en la siguiente tabla.

Tabla N°20. Recursos para el desarrollo de SGC

Autor: Elaboración Propia

13. PLAN DE IMPLEMENTACIÓN

Antes de presentar con detalle lo que es el plan de implementación necesitamos especificar en base a que se estará trabajando y para ello se presentan las estrategias del SGC.

13.1 Análisis de estrategias del SGC

Sistema Capacitaciones:

• Contratación de una empresa o persona experta en el tema de gestión de calidad.

• Revisar las ofertas a cerca de las capacitaciones y evaluar la que mejor se ajuste a las necesidades de la institución.

• Diseñar un programa que permita que los involucrados en las capacitaciones no tengan dificultad de participar y así evitar reprogramaciones.

• Sistema Medición, Análisis y Mejora.

• Identificar las no conformidades de clientes

• Preparación del sistema para la certificación.

• Buscar la casa certificadora que mejor servicio de, en cuanto a asesorías se refiere.

Una vez diseñado el Sistema de Gestión de Calidad para la Gerencia de proyectos de la EPS Siderúrgica Nacional se desarrolla la estructura de actividades necesarias para su implementación y puesta en marcha, mediante la aplicación del desglose analítico.

13.2 Desglose analítico del sistema de gestión de calidad:

Para el impulso del plan de implementación se realiza un desglose jerárquico de sus principales distribuciones, las cuales se presenta a continuación:

Figura Nº27. Mapa conceptual. Desglose jerárquico de distribuciones para el diseño SGC" Autor: Elaboración Propia

13.2.1 Papel de la Gerencia de Proyectos:

El líder de la gerencia de proyectos conjuntamente a la junta directiva, tienen la función de involucrar a todo el personal de la gerencia de proyectos en el SGC, esto se debe lograr mediante:

• La promoción de la política de calidad y objetivos de calidad a través de la Gerencia de proyectos para aumentar la toma de conciencia, motivación y participación del personal.

• Asegurar el enfoque hacia la satisfacción de los requisitos del cliente en cada unidad a su cargo.

• Asegurar que en cada unidad se implementan los procesos apropiados para cumplir con los requisitos de los clientes y las acciones para la mejora del SGC.

• Asegurar la disponibilidad de recursos necesarios.

A continuación se describen los paquetes de trabajo:

Figura Nº28. Mapa Conceptual. Descripción de los paquetes de trabajo.

Autor: Elaboración Propia

Compromiso de implementación:

El líder o junta directiva debe informar al personal de la gerencia de proyectos la implementación del Sistema de Gestión de Calidad, asimismo comprometer a cada uno de ellos a llevar a cabo el SGC, además deben de haber informado a las autoridades superiores de la empresa en este caso el Ministerio para Industria del Estado Venezolano.

Servicio de Capacitación ISO 9001:2008

Las actividades a realizar para la contratación del servicio de capacitación son las siguientes:

• Publicar la necesidad del servicio

• Recibir diferentes cotizaciones

• Evaluar ofertas

• Establecer, vigencia y condiciones de contrato con el consultor.

Todo basado en los procesos de contratación pública que debe seguir la empresa.

Designación de representante de la Alta Dirección y el Comité de Calidad:

Se nombra al representante de la dirección quien será responsable del funcionamiento y mantenimiento del SGC, Asimismo se forma el Comité de Calidad, quienes son responsables de planear, coordinar y controlar las actividades de implantación del SGC. Se designará al sub jefe de la gerencia de proyectos, siendo éste una de las máximas autoridades dentro de la Unidad.

Distribución de la documentación y utilización de los manuales y guías.

Distribución a los jefes del área. En esta actividad se inicia con la utilización de los manuales y guías que comprenden el SGC, por lo cual se da entrada al sistema con plenitud, realizando las labores propias de la gerencia de proyectos de acuerdo a lo escrito en cada manual y respetando las guías, y se ha considerado dar un tiempo de aproximadamente tres meses para que el personal se acople a trabajar en base a la nueva documentación que se ha elaborado.

13.2.2Capacitaciones:

Figura Nº29. Mapa Conceptual. Desglose de las Capacitaciones.

Autor: Elaboración Propia

• Informar sobre la implantación a todo el personal

Se informara al personal de la gerencia de proyecto en todos los cargos, cuando se inicie la implantación, involucrando las siguientes actividades:

• Divulgar misión, visión y política de calidad en la Gerencia de Proyectos.

• Dar a conocer objetivos y beneficios que se obtendrán.

• Capacitación del auditor.

Se realiza mediante un seminario para la formación de auditores Internos de sistema de calidad, el auditor debe conocer un marco general de las cláusulas de las normas, la estructura y la documentación requerida por el SGC.

• Capacitación de los jefes en la revisión del SGC

El objetivo de este seminario es que los jefes de la gerencia de proyectos que forman parte del SGC, se capaciten sobre cómo realizar un seguimiento de las acciones correctivas y preventivas que pueden ser detectadas en la auditoría interna de calidad, Con el propósito de darle el respectivo seguimiento a las acciones tomadas.

• Actividades a realizar:

· Elaboración y envió de memorándum a participantes

· Preparación y equipamiento del local

· Realizar seminario de capacitación

13.2.3 Medición análisis y mejora del SGC:

La mejora de los procesos de la gerencia de proyecto, espera lograr la reducción del número de no conformidades que sean detectadas en los servicios, dichas inconformidades se refieren a cualquier deficiencia en las características del producto que ocasiona el incumplimiento de las necesidades o requisitos de los clientes. El sistema de gestión de calidad (SGC) ha sido integrado con los procesos de medición y mejora, estos procesos tienen como propósito orientar al personal en la aplicación de la mejora continua del sistema. Para la ejecución de estos nuevos procesos, se plantea el siguiente desglose de paquetes de trabajo:

Figura Nº30. Mapa Conceptual. Medición Análisis y mejora.

Autor: Elaboración Propia

Realización de auditoría interna de calidad

Esta actividad se lleva a cabo una vez que el sistema de calidad ha sido totalmente documentado y los procedimientos han sido puestos en marcha. Constituye la primera aplicación del procedimiento de auditoría interna:

• Actividades a realizar:

• Planificar la auditoría

• Determinación del alcance y objetivos de la auditoría

• Preparación de lista de verificaciones

• Realizar la auditoría interna de calidad

• Preparación y elaboración de informe de auditoría

• Presentación de informe de auditoría del comité calidad

• Emitir las solicitudes de acciones correctivas y preventivas

Revisión de resultados de auditoría interna

Este proceso inicia con el envío de acciones correctivas y preventivas a los jefes de la unidad, donde se analizan los resultados de la auditoría orientados a la medición del grado de implementación de SGC y la conformidad con los requisitos de la Norma ISO 9001:2008.

Implantación de acciones correctivas y preventivas

Esta actividad consiste en evaluar las no conformidades encontradas y problemas en la implementación del SGC, y orientar la ejecución de las acciones correctivas o preventivas pertinentes, además de un seguimiento de todas las acciones planteadas para asegurar el logro de las metas deseadas.

Realización de la Auditoría interna de pre-certificación de calidad.

El objetivo de esta segunda auditoría es medir en qué grado el sistema de calidad ha evolucionado, y evaluar el estado de los procesos, para buscar la certificación. (Luego de 3 meses de implementación):

• Planificación de la auditoría

• Determinación del alcance y objetivos de la auditoría

• Preparación de lista de verificaciones

• Realización de la auditoría interna de calidad

• Preparación y elaboración de informe de auditoría

• Presentación de informe de auditoría de calidad

• Emitir las solicitudes de acciones correctivas y preventivas

Revisión de resultados de la auditoría

Esta es la segunda valoración del comité sobre los resultados de la auditoría del SGC donde se espera que tener un mayor desarrollo con respecto a la primera auditoría interna.

Implantación de acciones correctivas y preventivas.

La efectividad de las acciones correctivas y preventivas es evaluada, para continuar con el proceso de mejora continua.

• Reunión de comité de calidad para analizar acciones correctivas y preventivas

• Ejecutar acciones correctivas y preventivas

• Evaluar la efectividad de las acciones correctivas y preventivas

13.2.4 Preparación del Sistema para la certificación

Figura Nº31. Mapa Conceptual. Preparación para la Certificación.

Autor: Elaboración Propia

Selección Del Organismo Certificador: Consiste en que la Alta Dirección de la "EPS Siderúrgica Nacional" seleccione la entidad certificadora que mejor se adapte a sus requerimientos y que haya ganado la licitación.

Solicitud al Organismo Certificador: La solicitud se realiza directamente al organismo certificador, la persona designada para realizar las gestiones de contacto con el organismo certificador será designada por la junta directiva de la "EPS Siderúrgica Nacional".

Entrega de la documentación al organismo Certificador: El organismo certificador solicita a la gerencia de proyecto, que proporcione los documentos relacionados con el sistema de gestión de calidad. Con el objeto de ser previamente revisados.

13.3 Duración del proyecto

Un punto muy importante dentro de lo que es la implantación es la duración que esta llevara a cabo, para eso, luego de haber descrito los paquetes de trabajo se establecen las actividades más importantes y el tiempo que se pretende que cada actividad demore, así mismo también es necesario determinar la secuencia que estas llevaran.

Tabla N° 21. Actividades y tiempo de duración para la implementación.

Autor: Elaboración Propia

Para tener una mejor visualización de las actividades que se realizaran durante la implementación es bueno ver como se encuentra relacionada y para ello presentamos el siguiente cuadro donde se presenta las actividades con su respectiva precedencia.

A continuación presentamos una tabla de contenido la cual muestra de forma detallada las actividades tomando en cuenta la duración, precedencia e ID:

Tabla N° 22. Actividades y tiempo de duración para la implementación correlacionada

Autor: Elaboración Propia

13. 4 Diagrama de Gantt

Para la implementación del sistema de gestión de calidad en la Gerencia de proyectos tomamos como el primer paso desarrollar todas las actividades que corresponden al subsistema que se le ha llamado "papel de la alta dirección" en el cual se incluye las actividades como lo son:

13.4.1 Compromiso de implementación

En el cual el Líder tiene la responsabilidad de informar al personal sobre implementación del Sistema de Gestión de Calidad y asimismo comprometer a cada uno de ellos a llevar a cabo el SGC.

13.4.2 Servicio de capacitación ISO 9001

Otro paso indispensable es contratar el servicio de auditoría, el cual es parte del proceso para poder lograr la certificación. Este paso es exigido por la norma ISO 9001.

13.4.3 Designación de representante de la gerencia de proyectos y comité de calidad.

13.4.4 Distribución de la documentación

Desarrollado el sistema del papel de la alta dirección se inicia el subsistema de Capacitación, en el cual se brindan la explicación de todo lo que concierne al sistema de gestión de calidad de la unidad. Desarrollando estos dos sistemas se continúa con los dos restantes, en los que se prepara la documentación a presentar al organismo certificador.

DIAGRAMA DE GANTT

Figura Nº32. Diagrama de Gantt. Autor: Elaboración Propia

13.5 Organización

Para que se ejecute el sistema de gestión de la calidad se deben definir los puestos y sus funciones en cada parte del desarrollo del sistema, se describen según el organigrama. En el presente organigrama se muestra la forma en que se propone que esté constituida la organización para la implantación del sistema de gestión de calidad.

Tomando como parte principal el líder de proyecto quien es la persona que velara por que todo esté funcionando durante y después de la implantación, Por otro lado tenemos a los capacitadores quienes serán encargados de que cada elemento humano dentro de la organización esté debidamente enterado y con los cocimientos propios según su área para mantener y mejorar el sistema de gestión de calidad.

El Gestor de calidad será quien más debe de estar al tanto de la implantación ya que es la persona más capacitada para desarrollar estas funciones, según se presentó en el perfil del puesto, además el será el encargado de verificar constantemente el funcionamiento de este.

Figura Nº33. Mapa Conceptual. Administración del Proyecto.

Autor: Elaboración Propia

Conclusiones

Del estudio realizado en la Unidad de Gerencia de Proyectos, se obtuvieron las conclusiones siguientes:

1. Se comprobó que la Gerencia de Proyectos no posee un Sistema de Gestión de Calidad, a su vez no cuenta con un sistema de documentación, control de los servicios no conforme, control de los registros, instrucciones de trabajo y otros documentos requerido por la norma ISO 9001:2008.

2. Se realizó un diagnóstico para analizar la situación actual con respecto al cumplimiento de la Norma ISO 9001:2008, arrojando como resultado un cumplimiento 21.73% y con una brecha de calidad de 78.47%.

3. Para lograr el cumplimiento de los requisitos de la norma ISO 9001:2008, ha sido necesario incorporar nuevos procesos que se incluyeron en el manual de calidad, lo que permitirá un mejor funcionamiento del sistema de gestión de calidad.

4. En base a la resolución del cuestionario y también de una entrevista aplicada a los miembros de la Gerencia de Proyectos, se propuso una nueva Política de Calidad, en la que se introduce de cierta forma el papel que juega la Gerencia de Proyectos dentro de la EPS Siderúrgica Nacional.

5. Con la Política de calidad establecida también se determinaron objetivos de calidad específicos que con su cumplimiento buscan mejorar la unidad tanto en su funcionalidad como la calidad de sus servicios, así mismo lograr una mayor satisfacción de sus clientes.

6. En la actualidad se tiene un concepto de calidad y sus beneficios de manera muy vaga, entre el personal que labora dentro de la unidad, por lo que se diseñó un plan de capacitación para crear una sensibilización y ampliar el conocimiento de calidad, lo que implica cuáles son los beneficios dentro de la unidad y la responsabilidad que cada quien tiene dentro del sistema.

7. Para poder implementar el sistema de gestión de calidad ha sido necesario diseñar un plan de implementación que muestre como, cuando, quien y donde debe de realizarse, para que así el sistema se pueda desarrollar de la manera más eficaz.

Recomendaciones

En base a la investigación efectuada del diseño de un Sistema de Gestión de la Calidad basado en la norma ISO9001:2008 para la Gerencia de proyectos de la EPS Siderúrgica Nacional, se proponen las recomendaciones siguientes:

1. Revisar periódicamente la política de calidad.

La política de calidad es uno de las columnas más importante dentro del SGC por lo que esta debe de ser estudiada periódicamente, se pide que cada año sea revisada por el comité de calidad y sea validada por la alta dirección.

2. Implantar el Sistema de Gestión de Calidad.

El diseño del Sistema de Gestión de calidad basado en las Normas ISO 9001:2008, está realizado con el fin de mejorar la organización, el orden y el control de todos los recursos que son utilizados dentro de la unidad por lo que es recomendable llevar a cabo este proyecto aun si no se busca una certificación o no se poseen los recursos para dicho caso, ya que el SGC puede desarrollarse perfectamente sin estar certificado. En pocas palabras Implantar la documentación propuesta para instaurar satisfactoriamente el Sistema de Gestión de la Calidad

3. Dirigir los esfuerzos hacia la cultura de calidad.

Como parte importante de la mejora continua es significativo establecer una cultura interna de calidad, donde se define un patrón de mejora generalizado en toda la Gerencia de Proyectos para ello se ha trazado una frecuente participación de la alta dirección dentro de la construcción y desarrollo del SGC, puesto que la alta dirección es quien debe de dar la pauta para que el sistema de verdad funcione y son ellos los únicos que pueden garantizar los bueno resultados que se buscan dentro del sistema.

4. Capacitación Continúa al personal.

Se requiere la implementación de capacitaciones, que estén enfocadas al ambiente de trabajo, atención y satisfacción al cliente, liderazgo.

5. Nombrar formalmente a una persona encargada de controlar todo lo referente al Sistema de Gestión de la Calidad.

6. Planificar revisiones constantes de la Documentación del Sistema, a fin de determinar sus posibles deficiencias, corregirlas, mantenerla actualizar y garantizar su completa adecuación a la Norma – ISO 9001:2008.

Referencias bibliográficas

ARIAS, Fidias. (2006). El proyecto de la investigación. Introducción a la metodología científica. Caracas, Venezuela, Episteme.

HERNÁNDEZ, Roberto. (1999). Metodología de la Investigación. México, Mc. Graw Hill

SABINO, Carlos. (1991). El Proceso de la Investigación. Caracas, Venezuela, Panapo

ROJAS DE NARVÁEZ, Rosa. Orientaciones Prácticas para la Elaboración de Informes de Investigación. (1997). Ediciones UNEXPO. 2da Edición. Venezuela

Monografías. [Página Web en línea]. Consultado el 30 de Enero del 2013. Disponible en: http://www.monografias.com/

DEDICATORIA

A: Dios, el Altísimo por siempre estar conmigo e iluminarme en los momentos más oscuros de mi vida, tú sin duda colocaste tu mano y yo en tu infinita compañía coloque mi corazón.

A mi padre: Edgar Solano, por enseñarme que cuando somos grandes en humildad, estamos más cerca de lo grande.

A Madre: Rosalis Gil, este logreo también es tuyo.

A mi Hermana: Edyuvis Solano, seguí tus pasos.

A Gian Franco Vítale por acompañarme en esta experiencia y por demostrarme que en todo momento puedo contar contigo

A mis amigos: Dayhana Visaez, Mariana Pagés, Daniela Rivas por sus más sinceros consejos, a Dayana Castillo por su paciencia y su manera de incentivarme a realizar y cumplir esta meta.

Darianna Solano …

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AGRADECIMIENTOS

Quisiera extender estas palabras de agradecimiento a:

A la empresa Siderúrgica Nacional, por contribuir y formar parte muy importante en mí desarrollo profesional.

Al M. Sc Ing. Corina Flores, por su guía y apoyo incondicional durante todo el periodo de permanencia en la empresa, Dios bendiga tus conocimientos.

Al M. Sc. Ing. Scandra Mora, por su apoyo, dedicación y por cada una de las recomendaciones dadas para la realización de este trabajo.

Al Ing. Oscar Castro, por brindarme esta oportunidad y siempre compartir sus más profundas ideas.

Finalmente, a todos y a cada una de las personas que laboran en esta empresa, por su paciencia, amabilidad, compresión y por darme la oportunidad de compartir con ellos esta experiencia, en especial a la Gerencia de Proyectos. Por su dedicación y apoyo sincero.

A Todos Gracias ¡!

Darianna Solano

Autor:

Solano, Darianna

Tutor Académico: MSc. Ing. Mora, Scandra

Tutor Industrial: MSc. Ing. Flores, Corina

Enviado por:

Iván José Turmero Astros

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA

"ANTONIO JOSÉ DE SUCRE"

VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ

DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

TRABAJO DE GRADO

Fecha: Mayo 2013