Teoría administrativa, trabajo de investigacion

Introducción

Este trabajo de investigacion, trata de recoger de la mejor manera posible lo referente a mi experticio en el area de la teoria administrativa; mismo nombre de la materia y tema principal de este escrito que veremos a continuacion donde estaremos tocando los puntos mas relevantes del tema en cuestion, los cuales son:

– Antecedentes historicos

– Las principales teorias en el area de la administracion

– Generalidades sobre el tema

– conceptos

– recomendaciones, entre otros temas relacionados.

De este modo doy por presentada mi asignatura de teoria administrativa esperando llenar las espectativas del lector.

Muchas gracias.

Administración (concepto)

Administracion es simplemente diseñar y mantener un medio ambiente o entorno apropiado para lograr los objetivos organizacionales con el menor esfuerzo posible; (Koontz y Weihrich, 2004). El administrador debe crear ambientes, entornos o estructuras que faciliten el logro de los objetivos.

"El logro de los objetivos utilizando el dinero, los materiales, el tiempo y el trabajo de las personas de la mejor manera posible o consumiendo la menor cantidad de recursos posible", (Bateman y Snell, 2001).

La teoria administrativa; debe ser vista no solo como un conjunto de conceptos, sino como experiencia acumulada como la manera de encontrar soluciones a situaciones especificas. En dias pasados estuve leyendo un articulo en la revista Mercado de Republica Dominicana en su 1era. edicion del año en curso, el cual hacia referencia a los sistemas educativos que se estan haciendo notar en estos tiempos, los cuales se basan en evaluar las aptitudes y la experiencia laboral y de vida de los estudiantes de nuevo ingreso, partiendo desde ese enfoque les son diseñados sus planes de estudios sirviendoles dichas experiencias a manera de convalidacion. Tal es el caso de la mundialmente prestigiosa universidad de Harvard en USA; segun indica este articulo, la facultad de economia y finanzas de dicha institucion, tiene como requisito que los nuevos estudiantes tengan cierta experiencia laboral en el area de estudios elegida antes de cursar dicha carrera en el area de los negocios.

Realmente la teoria administrativa se basa en hacer mencion detallada de las distintas teorias que expusieron y ejecutaron los primeros administradores documentados formalmente. A continuacion detallaremos una por una las de aspectos mas relevantes, segun nos explica Idalverto Chiavinato, en su libro; "Introduccion a la teoria general administrativa", (ed. Mcgraw-Hill, año 2005).

Administración científica, (1903)

Autores principales: Frederick Wislow Taylor, Henry Laurence Gantt, Frank Bunker Gilbreth, Harrington Emerson, Henry Ford.

Aporte: organizacion racional del trabajo ; analisis de los tiempos y movimientos, eliminacion de movimientos inutiles en el trabajo y estudiar el modo en que debe hacerse. Para sus exponentes los siguientes pasos eran los fundamentales para el logro de los objetivos;

– Seleccion cientifica de los trabajadores.

– Dar a los obreros instrucciones tecnicasde como deben realizar el trabajo: entrenarlos adecuadamente.

– Estudio de la fatiga humana.

– Division del trabajo y especializacion del obrero, entrenarlos tanto en la preparacion del trabajo, como en la ejecucion.

– Diseño de cargos y tareas.

– Incentivos salariales premios de produccion, dividir proporcionalmente los ingresos que resulten del aumento de produccion-

– Concepto de Homus economicus, (constituye un modelo teorico que pretende explicar como actuaria en condiciones ideales el sujeto; "perfectamente racional").

– Condiciones ambientales de trabajo.

– Racionalidad del trabajo.

– Estandarizacion de metodos y maquinaria.

– Supervision funcional.

Principios de Taylor.

Este sostenia que debia sustituirse la improvisacion por la planeacion.

Se debe seleccionar cientificamente a los trabajadores.

Es necesario serciorarse de que se logren los objegivos .

Se deben distribuir diferencialmente las atribuciones y responsabilidades.

Principios de Ford.

Disminucion del tiempo del tiempo de produccion mediante el empleo de equipo, materia prima y colocacion inmediata.

Reduccion del numero de materia prima en transformacion.

aumento de la capacidad de la capacidad de produccion mediante la especializacion y la linea de montaje.

Teoria clasica (1916).

Autores Henry Fayol, James D. Money, Lindall F. Urwick, Luther Gullick.

Enfasis en la estructura.

Aporte: organizacion formal; propone que todas las empresas pueden ser divididas en seis grupos de funciones; tecnicas comerciales, financieras, seguridad, contables y administrativas. Aqui cada funcion implica 5 acciones basicas:

– Planear,

– Organizar,

– Dirigir,

– Coordinar,

– Contrrolar.

Estas acciones constituyen el proceso administrativos. Entre mas alto se esta en gerarquia, mas funciones administrativas, entre mas bajo se esta; mas funcioones tecnicas.

Principios de administracion segun Fayol

Divicion del trabajo; se deben especificar las tareas y personas para aumentar la eficiencia.

Autoridad y responsabilidad; debe haber un equilibrio entre autoridades y responsabilidad.

Disciplina; cumplimiento de las normas.

unidad de mando; cada empleado recibe ordenes de un solo superior.

Unidad de direccion; solo debe existir un jefe y un plan para cada actividad que tenga un mismo objetivo.

Subordinacion de los intereses individuales a los generales.

Remuneracion del personal; debe haber una retribucion justa y garantizada.

Centralizacion; la autoridad se concentra en la cupula de la gerarquia o cadena escalar. Existe una linea de autoridad que va desde el puesto mas alto al mas bajo.

Orden ; debe existir un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.

Equidad; se debe ser amable y justo para conseguir lealtad del personal.

Estabilidad del personal; se debe evitar la rotacion porque esta tiene un impacto negativo en la eficiencia.

Iniciativa; es necesario visualizar un plan y trabajar para conseguir exito.

Espiritu de equipo; union y armonia se traducen en fortaleza.

Enfoque humanístico. Teoría de las relaciones humanas, (1932)

Autor principal; Elton Mayo, (enfasis en las personas).

Aporte; el nivel de la produccion esta determinado por normas sociales y las espectativas que lo rodean.

Las actividades se planean en dinamica de grupos.

Poner atencion a las necesidades psicologicas (motivacion) del empleado, en el liderazgo, en la comunicacion, en la dinamica de grupo y en la organizacion informal.

Enfoque neoclasico. Teoria neoclasica, (1954).

Autores principales; Peter F. Drucker, William Newman, Ernest Dale, Ralph C. Davis, Louis Allen, Harold Koontz.

Enfasis; en la estructura.

Aporte; principios generales de la administracion. Los objetivos deben ser definidos, establecidos claramente por escrito, la organizacion debe ser sencilla y sensible, los funcionarios de cada departamento deben ser tan homogeneos como sea posible.

Deben existir lineas claras de autoridad de arriba hasta abajo y de responsabilidad de abajo hacia arriba.

Debe estar claramente por escrito la responsabilidad o la autoridad de cada puesto.

El numero de niveles de autoridad debe ser el menor posible.

Respecto a las relaciones; el numero de subordinados que un individuo puede supervisar tiene un limite.

Cada trabajador debe reportar a un solo supervisor.

La responsabilidad de la autoridad mas alta es absoluta respecto a sus subordinados.

Enfoque estructuralista. Teoría de la burocracia, (1909)

Autores principales; Max Weber, Robert Merton, Phillip Selsnick, Alvin W. Gouldner, Richard H. Hall, Nicos Mouzelis.

Enfasis; en la estructura.

Aporte; reglamentos y normas establecidos por escrito.

– La comunicacion debe ser por escrito.

– Trabajo dividido de manera sistematica.

– Fijar normas tecnicas para el desempeño de cada cargo.

– Seleccion de personal a partir de competencias tecnicas y no de preferencias personales.

– El que dirige la empresa debe ser administrador especializado, no necesariamente el dueño.

– Los participantes deben ser profesionales, especialistas, asalariados, ocupar un cargo especificos, hacer carrera en la empresa, etc.

Teoría estructuralista, (1947)

Autores; Victor A. Thompson, Amitai Etzioni, Talcote Parson, Meter M. Blaw, Reinhard Bendix, Robert Presthus.

Enfasis en la estructura.

Aporte; los teoricos estructuralistas tratan de conciliar la teoria clasica y la de las relaciones humanas.

Relacion entre estructuras formal e informal.

Diferentes niveles en la toma de decisiones:

Los directores toman las decisiones, los gerentes desarrollan las operaciones para alcanzar dichos planes.

Enfoque del comportamiento organizacional (1957)

Autores; Herber Simon, Chester Bernard, Douglas Mcgregor, Rensis likert, Chris Argyris.

Enfasis; en las personas.

Aporte; modificar el estilo de administracion.

– Periodo de descanso

– Comodidad fisica

– Horarios razonables

– Tipo de trabajo y ambiente estructurados

– Politicas estables y previsibles

– Condiciones seguras de trabajo

– Remuneracion y beneficios

– estabilidad en el empleo

– Amistad con los colegas

– Interaccion con los clientes

– Relacion amigable con el gerente

– Responsabilidad por los resultados

– Prestigio en la profesion

– Orgullo y reconocimiento

– Ascensos

– Trabajo creativo y desafiante

– Diversidad y autonomia

– Participacion de las decisiones

– Placer en el trabajo

– Educar al trabajador

– Integrar los objetivos organizacionales e individuales.

Teoria del desarrollo organizacional.

Autores; Leland Bradford, Paul R. Lawrence, Lay W. Lorsch, Richard Beckhard, Warren G. Bennis, Edgar Schein.

Enfasis; en las personas.

Aporte; indicaron la importancia del cambio organizacional planeado y la necesidad de desarrollar un enfoque de sistema abierto.

Teoría situacional (1972)

(referencia: Antonio Aguilar Morales, J.E (2010) "Antecedentes historicos y teoria de la administracion".

Autores de la teoria en cuestion; Willian R. Dill, William Starbuck, James D. Thompson, Paul R. lawrence, Lay W. Lorsch, Tom Burns.

Enfasis; en el ambiente.

Aporte; existe una relacion funcional entre variables ambientales y tecnicas administrativas.

– Se rechazan los principios universales de la administracion.

– La practica administrativa es situacional.

– El administrador debe desarrollar habilidades de diagnostico que le permitan hacer frente a las situaciones a las que se enfrenta.

Los dos factores que determinan el comportamiento de una organizacion son:

1) Ambiente en el que se desembuelve la organizacion y,

2) La tecnologia que utiliza.

Generalidades de la administración

Es el proceso de preveer, planear, dirigir, organizar y controlar el trabajo de los elementos de la organizacion y de utilizar los recursos disponibles para alcanzar los objetivos pre-establecidos.

Caracteristicas de la administracion.

Universalidad: existe donde quiera que hay un organismo social.

Especificidad: el elemento administrativo es especifico. Se puede ser un buen ingeniero y un pesimo administrador.

Su unidad tempotal: es un proceso interactivo y dinamico.

Su unidad jerarquica: es una organizacion formada por un solo cuerpo administrativo, desde el presidente, hasta el supervisor.

En administracion existen terminos que se usan mucho los cuales me parece interesante hacerles mencion y a la vez definirlos;

Eficacia: consiste en alcanzar las metas de la empresa.

Eficiencia: consiste en el logro de las metas con el menor tiempo y recursos posible.

Productividad: consiste en la relacion producto-insumo en un periodo especifico con el adecuado control de calidad.

Factores influyentes en la toma de decisiones

1) Macro ambiente;

constituido por todas la situaciones de fondo en el ambiente externo de una organizacion;

a) Condiciones economicas; estado de la economia: inflacion, ingresos, PIB, desempleo, etc.

b) Condiciones socio-culturales: es el estado general de los valores sociales dominantes en aspectos tales como; los derechos humanos y el medio ambiente natural, educacion y las instituciones sociales relacionadas con ella.

c) Condicones politico legales: partido gobernante, leyes y reglamentos gubernamentales.

d) Condiciones tecnologicas: relacionadas con el estado general del desarrollo y disponibilidad de la tecnologia en el entorno, incuidos los avances cientificos.

e) Condiciones ecologicas: naturaleza, medio ambiente.

2) Micro ambiente;

Lo integran las personas y organizaciones reales con que se relaciona la empresa;

– Clientes

– Proveedores

– Competencia

– Reguladores, (regulaciones).

Ética en la administración

Como en toda disciplina la etica es de mucha importancia ya que estudia la conducta humana, sus normas, deberes y derechos, en el caso de este campo, entiendo que el respeto, compañerismo y discrecion son parte de la etica, asi como la responsabilidad en el cumplimiento de las tareas y buenos modales dentro de la institucion asi como fuera de ella.

Otro factor importante de la etica laboral es el de la justa competencia, espectativas de la sociedad, autonomia de los consumidores para elegir lo que quieran consumir, asi como el comportamiento de las empresa dentro de su pais como en el extranjero.

Asi mismo toda empresa debe tener una responsabilida social, una obligacion de ejecutar acciones que sirven tanto a sus intereses, como a la sociedad afectada por sus actividades. por ejemplo; en mi pais existe una empresa llamada Optica Almanzar; ellos tienen un activo programa de reforestacion asi como de embellecimiento en el area de paisajismo en distintas ciudades como parte del sentimiento de la responsabilidad social que deben tener con su pais; asi como ellos muchas empresas contribuyen con la sociedad de diversas formas, una atraves del cuido del medio ambiente, otras con ayudas economicas al gobierno y a los ciudadanos mediante diversos programas.

Modelos de negocios

Podemos poner un ejemplo de como Rita Mcgrath e Ian Macmillan de (Harvard Business Review, 1995) utilizaron en su libro "Discovery-Driven plannig", una historia de EuroDisney para relacionar la logica narrativa de un modelo de negocios y las cifras que deben cuadrar.

En el libro "Empresas que perduran"o en ingles, "Built to Last", de Collins y Porras, ellos analizan una de las empresas de mayor renombre en el mundo asi como de mayor duracion y estabilidad a traves del tiempo esta es ; "American Express".

Otro modelo de negocios de valor y duracion es "eBay" la cual recibe mucha atencion de la prensa mundial empresa creada desde finales de la decada de los 90's, analizado en otro material de Harvard Business Scholl, presentado por Nicole Tempest en, "Meg whitman at eBay, Inc(A).

Todos estos modelos de negocio me parecen de mucha fuerza e inspiracion ya que han sido muy exitosos y sobre todo lo mas importante, han logrado mantenerse en el tiempo con igual o mejor popularidad y calidad ante un mercado mundial altamente competitivo.

Estrategia: la logica del rendimiento superior.

Si bien es cierto que tenemos hoy dia muchisima informacion proveniente de ideas, trabajos y desarrollo de proyectos exitosos que nos pueden servir de guia idonea para desarrollar un proyecto propio bajo la premisa de que si otros lo han hecho bien, porque no seguirlos y copiar lo bueno de ellos, sin duda es muy probable que tengamos su mismo exito o talves no. El rendimiento superior a mi modo de ver se basa en el exito a traves de la innovacion de hacer lo diferente y nuevo con relacion a lo que ya esta; esto esta planteado en el articulo de Michael Porter, "What is Strategy", en Harvard Business Review (1996).

Lograr resultados. Centralizacion.

"Los resultados se obtienen explotando oportunidades, no resolviendo problemas", (Peter F. Drucker).

Lo verdaderamente esencial del trabajo del presidente de una empresa es lograr resultados año tras año. Explicado mejor se puede confiar absolutamente en alguien que cumple sus compromisos, se puede asegurar que al final del dia, mes y año la empresa cumplira el plan establecido.

Dirigir personas.

"Alguien dijo una vez que cuando se necesita contratar a alguien, se buscan tres cualidades: integridad, inteligencia y energia. Y que si la persona no tiene la primera, las otras dos lo mataran a usted. Pienso en ello; es verdad. Si contrata a alguien que carece de integridad, en realidad quiere una persona torpe y perezosa," (Warren Buffet).

Es el proposito humano que anima a las organizaciones, luego se analizan las maneras como la direccion y la administracion de empresas ha aprendido a transformar ese proposito en rendimiento. Todas las disciplinas de las que hemos hablado desde la creacion de una realidad comun hasta la asignacion de recursos, sirven para transformar las contribuciones especializadas de los individuos en el rendimiento de las organizaciones.

Conclusiones y recomendaciones

La capacidad de lograr resultados años tras año es uno de los sellos distintivos del profesional experimentado. Entre los ejecutivos, la frase cumple con las cifras es una gran alabanza. En terminos generales se puede confiar en alguien que cumple sus compromisos, ("what is management?"; Joan Magretta, ed. the free press, año 2002).

Los resultados no ocurren nomas porque si, ni siquiera depende de que se trabaje duro o no se trabaje lo justo.

De igual forma la capacidad de lograr resultados tampoco es algo con que nazca cierta persona afortunada, en mi humilde experiencia laboral he comprendido que se puede aprender en un trabajo a manera de un aprendiz, la practica y el esmero hacen la diferencia, como dije anteriormente tenemos un puñado de experiencias de disciplinas basicas que han evolucionado durante decadas de practicas, solo pienso que debemos tomar lo mejor y mas positivo de cada una y aplicarlas en nuestra labor sumado con nuestro sello personal, siempre teniendo en cuenta que lo innovador es lo que hace siempre la diferencia.

Como ha dicho la famosa cantante pop latina; Shakira," Porque tengo que hacerlo mal si puedo hacerlo bien?, porque tengo que hacerlo bien si puedo hacerlo mejor?, porque tengo que hacerlo mejor, si puedo hacerlo incrible?".

Deberiamos integrar todas la disciplinas de modo que funcionen.

Las organizaciones son maquinas economicas y a su vez son sistemas sociales.

Las maquinas dia tras dias ejecutan para lo que son programadas u operadas. No tienen sensaciones por lo que no tiene que gustarle lo que hacen, no hacen milagros ni se inspiran, sin embargo las personas si.

Muchas personas cometen el error de pensar y creer que ellos solos pueden llevar el control y el mando de la empresa, para eso estan las personas con sus manos y sus cerebros de los que surgen grandes pensamientos e ideas que se convierten en verdaderos aportes e inspiracion para las organizaciones.

Por otra parte la mayoria de las personas se disgustan cuando son dirigidas; pero yo pienso que no es por el hecho en si, sino por la manera en que se les dirige, es mas importante hacer ver a las personas en este caso los empleados, que son capaces de autodirigirse y la importancia que tiene hacerse cargo de su propio rendimiento.

Tal cual explica Scott M. Davis en su maravilloso libro a mi entender; (La marca, maximo valor de su empresa) "tenemos un compromiso con el servicio, la mayor fuente de valor esta encerrada en la cabeza de la gente y en sus corazones, no se puede supervisar a una enfermera para que revise a sus pacientes, ni se puede supervisar a un ingeniero para que diseñe mejores programas".

Contruir una cultura de empresa es un trabajo tan dificil como criar un bebe hasta ser adulto, cuanto hay que hablar y repetir lo mismo cada dia, meses, años, cuanta paciencia y control hay que tener y cuanta confianza en lo que no conocemos, pero esa es la parte que mas me gusta en lo personal,me identifico con aquellas teorias que se concentran y hacen enfasis en las personas porque para mi particularmente, estas constituyen uno de los principales activos de las organizaciones.

CONCLUSION

La teoria administrativa como vimos anteriormente; se basa en la recopilacion de las distintas teorias que a lo largo de los años han sido mejoradas de manera continua, surgen nuevos exponentes que en realidad lo que han hecho, es mejorar y acentuar los trabajos de los primeros administradores documentados que con sus experimentaciones cuando incursionaron como pioneros en el area, dejaron sus importantes legados que sirven de guia a todas las generaciones que les sucedieron.

Los principales conceptos y teorias, principios, enfoques, generalidades y modelos a seguir fueron los temas entre otros de los que quisimos hacer un breve resumen como parte de la propuesta que expusimos anterirmente.

Por todo esto podemos concluir que una aplicacion de todos los conceptos y las corrientes de manera objetiva, analitica y consciente, tomando en cuenta siempre el sentido de emprendurismo e innovacion, son las herramientas claves para el desarrollo sostenido del exito en la direccion de las organizaciones.

Asi lo demostraron sus exponentes en cada una de sus teorias, donde innovadores y pioneros de gran exito que perdura en el tiempo, lograron sus objetivos y hasta estos dias mantienen vivo sus legados, aunque ellos muchos ya talves no esten fisicamente en este plano, mas sus aportes perduraran por muchos y muchos años mas.

Bibliografía

1) "Introduccion a la teoria general administrativa"; Idalverto Chiavinato, (ed. Macgraw-Hill, 2005).

2) "Antecedentes historicos y teoria de la administracion"; Antonio Aguilar Morales, (ed. JE, 20010).

3) Harvard Business Review, 1995. articulo "Discovery-Driven Planning".

4) Articulo de Nicole Tempest, "Meg Withman at eBay", Inc(A), para (Harvard Business Review, 1996).

5) "What is strategy", articulo de Michael Porter para (Harvard Business Review, 1996).

6) "La marca, maximo valor de su empresa"; Scott M. Davis, (ed. Parson Education, Mexico 2002).

7) "What is management", Joan Magretta y Nan Stone. (ed. Free Press, 2002).

Autor:

Indhira Guzman

MATERIA : ""Teoría administrativa".

Bachelor degree in business administration, (major health care).

ATLANTIC INTERNATIONAL UNIVERSITY

(AIU)