Caso SWAD: Sistema web de apoyo a la docencia (página 3)

Aunque no es imprescindible la primera vez que accedas a SWAD, la fotografía personal deberás incluirla con la mayor brevedad posible. SWAD detalla que "El archivo debe ser de tipo imagen jpg. La imagen ha de ser una fotografía de tipo carnet, con fondo blanco o muy claro. La relación de aspecto (proporción ancho:alto) debe ser 3:4. Resolución mínima aconsejada: 150 píxeles de ancho × 200 píxeles de alto". Si no incluyes tu fotografía, SWAD te va a limitar el acceso, por lo que no podrás sacarle todo el partido a este sistema (descargas, información, tests, calificaciones, etc.). Además, pasado un tiempo sin haber introducido la fotografía, SWAD puede no permitirte el acceso.

Podría ocurrir que, al introducir tu fotografía, SWAD te mostrara algún mensaje de error. Lee y sigue las indicaciones que SWAD te va proporcionando y no te desesperes. En tu ordenador tendrás, muy probablemente, algún programa (Adobe Photoshop, Corel, Paint, etc.) de retoque de imágenes que te permitirá llevar a cabo los cambios que SWAD te vaya indicando sobre el fichero de tu fotografía. Recuerda: este pequeño esfuerzo tan sólo lo tendrás que hacer una vez y, además, te servirá para todas las asignaturas de SWAD en las que te vayas a matricular en un futuro, incluso aunque cambies de carrera.

Profesores: ¿Qué hacer para solicitar el alta de una asignatura en SWAD?

Se ha de enviar un e-mail al Prof. Antonio Cañas Vargas ([email protected]), el creador de SWAD, en el cuál se han de especificar los siguientes datos, por cada una de las asignaturas para ser dadas de alta en SWAD:

• DNI del profesor o de los profesores, sin la letra final (sólo para darlo de alta, nadie verá después dicho número).

• Nombre y apellidos del profesor o de los profesores que imparten la asignatura.

• Nombre de la asignatura, indicando el grupo o grupos (ver el último punto de esta lista).

• Titulación en la que se imparte la asignatura. Si la asignatura es de libre configuración, indíquese la titulación más afín.

• Curso (1, 2, 3, 4, 5, 6, o bien, optativa de varios cursos – libre configuración).

• Cuatrimestre (1o cuatrimestre, 2o cuatrimestre o anual).

• Se pueden especificar una de las dos siguientes situaciones para los grupos de la asignatura en cuestión:

– Supongamos que la asignatura que se desea crear dispone de uno o varios grupos que comparten el mismo material. Téngase en cuenta que, dentro de una asignatura en SWAD, este sistema permitirá crear a posteriori todos los grupos de alumnos que el profesor desee. Por tanto, una solución eficiente para el profesor de dichos grupos sería crear en SWAD una única asignatura para todos esos grupos con idénticas especificaciones.

Ejemplo: Si se va a impartir la docencia de los grupos A y D de la asignatura Matemáticas de Farmacia bajo idénticas condiciones, es más cómodo para el profesor disponer de una sóla asignatura en SWAD que incluya ambos grupos. De esta forma, la tarea se simplifica, pues con el mismo esfuerzo se gestionan a la vez los dos grupos. No obstante, dentro de SWAD se podrá a posteriori distinguir a los alumnos del grupo A y D fácilmente (ver temas relacionados con grupos de SWAD).

– Supongamos que se han de crear varias asignaturas de SWAD completamente independientes, una para cada grupo o por subconjuntos de grupos. Esto obligará a introducir la información repetida en cada una de dichas asignaturas, permitiendo así total independencia en la gestión de cada una de ellas.

Ejemplo: Si los profesores de los grupos A y D, por un lado, y del grupo B, por otro lado, en ambos casos de la asignatura Matemáticas de Farmacia, son distintos, se pueden dar de alta dos asignaturas de SWAD, a saber Matemáticas Farmacia-(A y D) y Matemáticas Farmacia-B.

Transcurrido unos días despues del envío de la solicitud de alta, el Prof. Antonio Cañas responderá con un e-mail que se puede entrar ya en dicha(s) asignatura(s) de SWAD. Es necesario ser paciente, pues el Prof. Antonio Cañas no está dedicado exclusivamente a SWAD y, por otro lado, recibe constantemente peticiones y solicitudes de alta de toda la UGR. En determinadas fechas, podría tardar en responder incluso varias semanas. Por esta razón, se recomienda no solicitar el alta de asignaturas en SWAD justo en los inicios de cuatrimestre.

Para obtener información actualizada de cómo darse de alta, hacer click en aquí.

Profesores. Acabo de recibir el alta de mi asignatura. ¿Qué puedo hacer ahora?

Una vez recibido el e-mail de contestación del Prof. Antonio Cañas, comunicando el alta en SWAD de la asignatura, se pueden llevar a cabo algunas acciones en SWAD.

Entrar en SWAD

Si es la primera vez que accede a SWAD, especifique su DNI en los campos DNI o apodo y contraseña para entrar en el sistema.

Introducción de datos personales

En primer lugar, es interesante comenzar a rellenar los datos personales en el menú Personal. Entre otras informaciones a introducir en este menú, existe la posibilidad de crear un apodo y especificar una contraseña, para entrar en SWAD de una forma más personal y confidencial. Es necesario recordar ambos datos, pues, en caso de haberlos especificado, serán utilizados siempre para acceder a SWAD (a partir de la próxima vez).

Contenido de la asignatura

El contenido en SWAD de la asignatura dada de alta puede irse completando de forma progresiva: horarios de tutorías, información general de la asignatura, documentos, preguntas tipo tests, etc. En cualquier caso, no se preocupe, pues no es necesario introducirlo todo de una vez, puede hacerlo incluso a lo largo del curso. Asimismo, SWAD no obliga a que se tengan que utilizar todas sus funcionalidades.

Dar de alta a los alumnos

La entrada de los alumnos a una asignatura es habilitada exclusivamente por el profesor, especificando el DNI del alumno. Esto significa que, para que un alumno puede ser usuario de SWAD, previamente el alumno ha de haber sido dado de alta en alguna asignatura por algún profesor. En el menú Usuarios existen distintas opciones para proceder a dar de Alta/Baja a un alumno en SWAD. Asimismo, las indicaciones para dar de alta en SWAD a los alumnos matriculados en su asignatura aparecen aquí.

Una vez realizada el alta de los alumnos en una asignatura, éstos podrán acceder al sitio de dicha asignatura en SWAD. Si un alumno estaba dado de alta en SWAD (por haber sido alumno en otra asignatura de SWAD), sus datos serán capturados automáticamente por el sistema, no siendo necesario que vuelva a rellenar sus datos, salvo que quiera él mismo actualizarlos o que el profesor de la asignatura requiera datos especiales. Si un alumno es la primera vez que ha sido dado de alta en SWAD, éste deberá completar sus datos personales en SWAD (como si estuviera rellenando su ficha). En definitiva, el acceso del alumno a una asignatura de SWAD es controlado exclusivamente por su profesor, hasta el punto que, si el profesor decide dar de baja a un alumno de una asignatura, éste no podrá acceder a dicha asignatura.

Alumnos

Posibles situaciones al acceder a SWAD

Al acceder a SWAD y a las asignaturas que se encuentran en dicho sistema, pueden darse las siguientes situaciones.

• Si no puedes entrar en SWAD, entonces esto significa que no has sido todavía dado de alta en ninguna asignatura de SWAD. En efecto, para que un alumno pueda entrar en SWAD por primera vez, éste debe haber sido dado de alta en al menos una asignatura de SWAD.

• Si puedes acceder a SWAD pero no puedes entrar a una cierta asignatura de SWAD en la que te encuentras ya matriculado, entonces los profesores de dicha asignatura no te han dado aún de alta en SWAD. En tal caso, deberás poner en conocimiento dicha situación a uno de los profesores de dicha asignatura. De todas formas, no te preocupes, pues esto suele ser una situación muy habitual a principio de curso, al no disponer el profesor de listas definitivas de alumnos matriculados.

• En el caso de que hayas olvidado la contraseña de SWAD, aparte de intentar que no vuelva a repetirse, comunícaselo a uno de tus profesores (personalmente o por correo electrónico), facilitándole tu DNI. Este profesor te facilitará una contraseña provisional con la que podrás entrar a SWAD y así cambiarla por otra a tu gusto. Por favor, no consideres esta opción como una posibilidad recurrente, recuerda tu propia contraseña.

Contraseña en SWAD

La contraseña en SWAD no coincide necesariamente con la de la matrícula (consulta de expediente, etc.), sino que es establecida dentro del sistema. La primera vez que se accede a SWAD coincide con el DNI. No obstante, la contraseña podrá ser cambiada en cualquier momento por el propio alumno dentro de SWAD.

Recuerda que la contraseña para acceder a SWAD te permitirá, a su vez, acceder a todas las asignaturas de SWAD en las que te encuentres incluido. El alumno puede entrar tan sólo en aquellas asignaturas de SWAD en las que el profesor le haya dado de alta previamente (los profesores no tienen la obligación de utilizar SWAD).

Cuando un alumno ha olvidado la contraseña de SWAD

La contraseña de un alumno para acceder a SWAD es idéntica en todas las asignaturas en las que se encuentra éste incluido. Por tanto, el olvido de ésta no debe ser algo habitual. No obstante, en el caso de que ocurra dicho olvido, cualquiera de los profesores de las asignaturas de SWAD en las que se encuentra el alumno matriculado podrá resolver el problema. Tan sólo es necesario que se ponga en contacto con un sólo profesor.

El profesor le facilitará una nueva contraseña para acceder a SWAD. Esta será una contraseña provisional, ya que podrá entrar a SWAD con ella y, si lo estima oportuno, podrá cambiarla para garantizar su confidencialidad a través de Personal?Contraseña. A partir de este momento, por favor, intente no olvidar la contraseña.

¿Cómo elijo un subgrupo en una asignatura de SWAD?

Supongamos que, en una asignatura de SWAD, el profesor ha creado algunos subgrupos (es lo que se denomina en esta FAQ grupos de SWAD). Puede ocurrir que el alumno se encuentre ya incluido en algunos subgrupos, cuando el profesor haya establecido la composición de algunos subgrupos. Sin embargo, pueden existir otros subgrupos en los que el profesor permita que sean los propios alumnos los que se puedan apuntar o dar de alta y dar de baja. En tal caso, el alumno deberá darse de alta/baja en los subgrupos de la asignatura a través de SWAD, no siendo necesario que contacte con el profesor.

Para darse de alta o de baja en un subgrupo de una asignatura, el alumno entrará en el sitio de SWAD de la asignatura y, a continuación, en Usuarios?Mis grupos. Allí aparecerán todos los subgrupos de la asignatura, con una marca en aquellos en los que se encuentre ya incluido el alumno (puede no estar incluido en ningún subgrupo). A continuación, el alumno puede marcar la casilla del subgrupo en el que se desea dar de alta o, por el contrario, eliminar la marca de la casilla del subgrupo del que se desea dar de baja. Pulse el botón Enviar para confirmar la operación de elección o deselección de subgrupos. Espere la contestación de SWAD, que es instantánea, pues podría rechazar la operación solicitada (subgrupo ya completo, subgrupo cerrado, no se puede estar en dos a la vez, etc.).

Uso de los foros de SWAD

Una vez que un alumno entra en SWAD y selecciona una asignatura, éste tiene a su disposición la siguiente lista de foros en Mensajes?Foros.

• Foro de UGR: dedicado a temas generales de la Universidad de Granada. Este foro es accesible por todos los alumnos y profesores de la UGR usuarios de SWAD.

• Foro de Titulación: dedicado a temas relativos a la Titulación en general. Este foro es accesible por los profesores y alumnos de Titulación usuarios de SWAD.

• Foro de Asignatura: dedicado a cuestiones específicas de la Asignatura. Este foro es accesible por los profesores y alumnos de Asignatura usuarios de SWAD.

Para agilizar el funcionamiento de los foros, se ruega poner especial atención a la hora de colocar un mensaje, eligiendo el foro de SWAD destinatario según las descripciones anteriores. Una vez elegido el foro más adecuado a su pregunta, comentario o similar, puede crear, si lo necesita (nueva pregunta, nueva aportación, etc.), una nueva hebra de mensajes o, por el contrario, dejar su aportación en una hebra ya existente. No obstante, será más fácil seguir todas las intervenciones de un mismo tema, si se sitúan todos los mensajes de dicho tema en una misma hebra.

Cada vez que se accede a SWAD, en Mensajes?Foros, el sistema señala los foros en los que se han producido nuevas intervenciones, haciendo uso de un tipo de letra distintivo (negrita). No obstante, no olvide seleccionar antes alguna de las asignaturas de SWAD en las que se encuentra matriculado.

¿Dónde puedo encontrar mis notas?

Dependiendo de la elección realizada por el profesor para visualizar las notas en SWAD, existen dos posibles sitios donde buscar:

1. Asignatura? Descargas, si el profesor permite que las notas sean públicas;

2. Evaluación?Calificaciones, si desea que éstas sean privadas para cada alumno.

Gestión de información de alumnos en SWAD

¿Cómo dar de alta a los alumnos matriculados en una asignatura?

No se preocupe, no es necesario ir incluyendo uno a uno los DNI de sus alumnos para darles de alta en SWAD; este sistema está pensado para facilitar la labor del profesor. Existe una forma muy sencilla de dar de alta a los alumnos que se encuentran matriculados en su asignatura (no más de 8 clicks de ratón+ 4 teclas). No obstante, tenga en cuenta que esto lo podrá llevar a cabo cuando se encuentren disponibles las listas de alumnos matriculados en el Sistema de Acceso Identificado de la UGR, a comienzo de curso.

Los pasos que ha de seguir para dar de alta a los alumnos matriculados (hasta ese momento) en su asignatura son los siguientes:

1. Entre en el Sistema de Acceso Identificado de la UGR y, a continuación, acceda a la lista de alumnos matriculados de la forma siguiente:

• pinchar en Docencia? Listas;

• seleccionar el curso académico y la asignatura;

• especificar las opciones Mostrar D.N.I del Alumno y Todos los Alumnos matriculados;

• no especificar la opción Mostrar foto del Alumno (el resto de las opciones podrían estar deshabilitadas);

• pulsar botón siguiente.

2. Una vez obtenida en pantalla la lista de los alumnos matriculados en su asignatura, seleccione con su ratón la lista completa de alumnos y, a continuación, pulse a la vez las teclas Control y C de su teclado o, de forma equivalente, en el menú de edición de su navegador, haga click en Copiar.

3. Acceda al sitio SWAD de su asignatura y, a continuación, a Usuarios? Alta varios alumnos. Haga click con el ratón en el campo Lista de DNI y, a continuación, pulse a la vez las teclas Control y V de su teclado o, de manera equivalente, en el menú de edición de su navegador, haga click en Pegar. De esta forma, habrá copiado la lista de alumnos matriculados, incluyendo sus nombres, sus DNI y cualquier otra información que pudiera aparecer. En realidad, la única información que es necesaria son los DNI de los alumnos, siendo el resto de la información de los alumnos descartada por SWAD.

4. Cuando existan grupos de alumnos definidos en nuestra asignatura de SWAD, estos aparecerán listados dentro de la opción de SWAD donde nos encontramos, Alta varios alumnos. En tal caso, recuerde que, al estar dando de alta a los alumnos en la asignatura, ninguno de los grupos de SWAD debe estar seleccionado. Se suele seleccionar un grupo cuando estemos asignando una lista de alumnos a un subgrupo (más información…). No obstante, no se preocupe si es la primera vez que entra en SWAD, probablemente no tenga definidos ningún grupo en su asignatura de SWAD.

5. Finalmente, pulsamos el botón Dar de alta

Una vez realizado el proceso anterior, habrá habilitado a los alumnos matriculados (hasta ese momento) en su asignatura para que puedan acceder al sitio SWAD de ésta. Observará que, cuando se muestra la lista de alumnos a través de Usuarios?Lista, algunos alumnos aparecen con sus datos completos y fotografía (estos alumnos estaban ya en SWAD en otra asignatura), otros alumnos tienen sus datos (nombre y apellidos, por ejemplo) pero no tienen su fotografía (estos alumnos estaban ya en SWAD en otra asignatura pero no han incluido aún su fotografía) y, finalmente, pueden aparecer sólo los DNI de algunos alumnos (estos todavía no han introducido sus datos en SWAD, puesto que, probablemente, es la primera vez que son dados de alta en SWAD).

Es conveniente anunciar a sus alumnos (por ejemplo, en clase o con un Aviso o post-it de SWAD) que ya han sido dados de alta y que aquellos alumnos que no tenga ficha en SWAD pueden ir completando sus datos (esta FAQ les podrá servir de ayuda). El alumno no tiene que enviar ninguna información al profesor; es el alumno el que ha de completar sus propios datos en SWAD.

Al ser los datos personales de los alumnos capturados por todas las asignaturas de SWAD en las que se encuentre éste inscrito, el alumno completa sus datos personales en SWAD una sóla vez, a menos que se produzca algún cambio en ellos.

En las opciones Orla, Lista y Fichas del menú Usuario, el profesor podrá siempre visualizar los alumnos dados de alta en su asignatura junto con algunos de sus datos facilitados hasta el momento por ellos.

Finalmente, resaltar que el sistema de alta en SWAD descrito garantiza que los DNI de alumnos incluidos en SWAD se corresponden con los especificados por éstos en la matrícula ante la UGR, quedando así garantizada su autenticidad.

Aclaración sobre el DNI en SWAD

Cuando obtenemos los DNI de los alumnos a través del Acceso Idenfiticado de la UGR, estos no son siempre una sucesión de dígitos (cadena de números). De hecho, podemos encontrarnos DNI con letras intercaladas al principio y en posiciones intermedias. No obstante, la mayor parte de los DNI siguen un patrón estándar, que es perfectamente entendido por SWAD, quedando, en muy contadas ocasiones, una insignificante proporción de DNI en la que SWAD podrían tener problemas para identificarlos como tales. Por esta razón, vamos a especificar aquí lo que SWAD entiende por un DNI.

SWAD reconoce como DNI cualquier cadena de caracteres (sucesión números y letras) que cumpla con las siguientes peculiaridades:

• finalizar con un dígito (número),

• contener al menos 5 dígitos,

• contener ninguna, una, o dos letras consecutivas.

Este criterio para identificar DNI es compatible con la inmensa mayoría de DNI que proporciona el Acceso Idenfiticado de la UGR, por lo que será difícil encontrar en la práctica un DNI que no sea reconocido por SWAD como tal. No obstante, si alguien detecta algún DNI que, sin la letra final, no cumple estas reglas y, por tanto, no es aceptado por SWAD, puede comunicarlo al Profesor Antonio Cañas.

Una consecuencia del criterio anterior es que un DNI que acabe en una letra (el NIF, por ejemplo) no sea reconocido por SWAD como DNI; por lo que debería ser introducido sin esa letra final en SWAD.

Añadir campos a la ficha del alumno de SWAD

La ficha electrónica de los alumnos en SWAD dispone de una serie de campos de información general, que han de ser complementados por los alumnos. Una vez introducida la información en estos campos por parte del alumno, no será necesario volverla a introducir, aunque cambie de asignatura, a no ser que él mismo quiera actualizarla. Además, SWAD ofrece al profesor la posibilidad de añadir campos específicos a la ficha del alumno con el objeto de que sean completados a través de SWAD, ya sean por los propios alumnos o por el profesor. Estos campos adicionales en las fichas serán exclusivos de la asignatura en la que han sido creados. A continuación, se explica cómo añadir dichos campos adicionales a la ficha electrónica de SWAD.

Dentro del sitio SWAD de la asignatura, accedemos a Usuarios?Campos fichas. Una vez dentro de Campos fichas, tendremos que definir en SWAD qué tipo de campo deseamos añadir a la ficha del alumno. Una vez definido el o los campos de ficha por el profesor, SWAD lo(s) gestionará automáticamente y conjuntamente con el resto de campos definidos por defecto en SWAD; todos en una única ficha electrónica.

Para definir un nuevo campo de ficha, especificamos un nombre al nuevo campo en Nombre del campo, detallando en No líneas el nº de líneas que ocupará la información del campo y, asimismo, en ¿Visible por los alumnos? especificamos el tipo de acceso que deseamos que tengan los alumnos para el campo de ficha en cuestión. Teniendo en cuenta que el profesor tiene acceso completo (ver, escribir, modificar, etc.) cualquier tipo de campo de ficha definido en su asignatura, disponemos de las siguientes posibilidades para la característica ¿Visible por los alumnos?:

• Visible y editable: el campo de ficha puede ser completado y es visible tanto por el alumno como por el profesor.

• Visible y no editable: el campo de ficha es sólo completado por el profesor, pero su contenido es visible para el alumno.

• Oculto: el campo de ficha permanece oculto para los alumnos (ellos no saben de su existencia), pero obviamente no para el profesor, que tiene acceso completo.

Una vez especificadas todas las características del campo de ficha a añadir a la ficha, pulsamos el icono verde de la izquierda.

Finalmente, si deseamos eliminar un campo existente, pulsamos el aspa roja. Para modificar un campo existente, edíte las casillas correspondientes y después pulse con el ratón fuera de ellas o pulse ENTER.

Solución para un alumno que ha olvidado la contraseña de SWAD

La contraseña de un alumno para acceder a SWAD es idéntica en todas las asignaturas en las que se encuentra éste incluido. Por tanto, el olvido de ésta no debe ser algo habitual. No obstante, en el caso de que ocurra dicho olvido, cualquiera de los profesores de las asignaturas de SWAD en las que el alumno está matriculado podrá resolver el problema.

Dentro del sitio SWAD de la asignatura, el profesor accederá a Usuario?Contraseña de otro usuario. Al entrar en esta opción, el profesor deberá escribir el DNI del alumno en cuestión y, posteriormente, SWAD pedirá al profesor que escriba una contraseña (dos veces, por seguridad) que será asignada al alumno. Esta contraseña puede ser fijada al azar, pues es tan sólo una contraseña provisional para el alumno. Con esta contraseña, el alumno podrá entrar a SWAD y, si lo estima oportuno, podrá cambiarla para garantizar su confidencialidad (Personal?Contraseña).

¿Qué ocurre en SWAD con un alumno que es dado de baja de una asignatura?

Cuando, en una asignatura de SWAD, el profesor da a un alumno de baja, el alumno pierde en SWAD los tres siguientes elementos:

• Su adscripción a todos los grupos de esa asignatura.

• Sus trabajos depositados en la opción Mis trabajos de esa asignatura.

• Aquellos datos de su ficha que sean exclusivos de esa asignatura. Estos datos son los que aparecen almacenados en los campos de la ficha que hayan sido creados por el profesor de la asignatura.

No obstante, el alumno nunca pierde la siguiente información, que permanerá intacta en SWAD a lo largo de varios cursos académicos:

• Sus datos personales globales (ficha común para todo el sistema).

• Datos sobre sus calificaciones (no se produce ningún cambio en los archivos de calificaciones).

• Sus mensajes (no se eliminan sus mensajes, pues son personales y globales para todo el sistema, no dependientes de ninguna asignatura).

• El contenido del Maletín en la opción Personal de SWAD.

• Sus intervenciones en los distintos foros de SWAD.

• El registro de sus accesos a esa asignatura no se cambia.

¿Qué ocurre en SWAD con un alumno que es dado de alta en una asignatura en la que ya se encontraba?

Supongamos que nos encontramos dando de alta a alumnos en una asignatura de SWAD, en alguna de las opciones que a tal efecto tiene el menú Usuarios. Como ya es sabido, la forma de dar de alta en SWAD a un alumno es introducir su DNI. En esta situación, puede ocurrir que introduzcamos por descuido un DNI de un alumno que ya había sido dado de alta en SWAD en una ocasión anterior. En tal caso, SWAD actúa como cabría esperar, es decir, SWAD no crea una copia del alumno (ni copia de la ficha del alumno, ni de sus trabajos, etc.). En definitiva, SWAD vigila para que no exista duplicidad.

Crear automáticamente un fichero (Excel, Word, etc.) con los datos de mis alumnos

Supongamos que deseamos confeccionar un documento con los datos de los alumnos de nuestra asignatura (DNI, apellidos, nombre, etc.). Una de las situaciones que podrían suscitar este interés sería a la hora de confeccionar un documento con las notas del primer examen a realizar en el curso (las notas del resto de los exámenes podrían añadirse a ese primer documento confeccionado). En ese sentido, SWAD va a ayudar al profesor a la hora de generar un documento con los datos de los alumnos (DNI, apellidos y nombre, etc.), evitando que el profesor tenga que ir tecleando dichos datos de sus alumnos y permitiendo así que éste añada tan sólo la información relevante (calificación de examen, parcial, prácticas, etc.).

Con el objeto de ilustrar la obtención del mencionado documento, describiremos el proceso a seguir para generar un documento Excel con los datos de los alumnos. No obstante, el proceso que se describirá es suceptible de ser ligeramente modificado para obtener cualquier el documento en una gran variedad de tipos de archivos (Word, HTML, OpenOffice, etc.).

SWAD permite generar automáticamente una lista con los datos de los alumnos a través de la opción Usuario?Lista. En concreto, los pasos a seguir para obtener el documento requerido son los siguientes:

• Dentro del sitio SWAD de nuestra asignatura, entramos en Usuario?Lista.

• Seleccionamos los alumnos que deseamos incluir en el documento (posibilidades: todos los alumnos, los de un subgrupo, los de algunos subgrupos, etc.), haciendo click en las opciones de grupos indicadas por SWAD y, finalmente, en Actualizar alumnos según los grupos seleccionados. Tenemos la posibilidad de incluir o no la fotografía de cada alumno en dicho documento, habilitando la casilla correspondiente (el caso más sencillo es no incluir la fotografía).

• Hacemos click en Mostrar datos completos. Se generará así un documento (archivo con formato HTML) o página web con los datos de los alumnos seleccionados que se encuentran hasta el momento en SWAD. Almacenamos en nuestro ordenador este documento resultante (pulsar en la opción correspondiente del menú File o Archivo, dependiendo del navegador). Ya tenemos en nuestro ordenador un documento con todos los datos de nuestros alumnos, pero con formato HTML.

• Como queremos un documento Excel, abrimos el documento generado anteriormente con el programa MS Excel, que habrá sido iniciado previamente. En este punto, si deseáramos eliminar algún tipo de información, MS Excel nos proporciona una forma muy fácil de hacerlo sin más que eliminar la columna correspondiente. El documento Excel con los datos de los alumnos no se genera hasta que guardemos el documento abierto con Excel, especificando en el campo tipo de archivo de la ventana Guardar como… o Save as… que es MS Excel.

Finalmente, téngase en cuenta que la mayoría de los datos de alumnos que SWAD incluirá en el documento a generar se corresponden con los incluidos por los propios alumnos (excepto su DNI). Por esta razón, es muy importante que los alumnos hayan completado sus datos en SWAD, antes de la obtención del documento con sus datos. Aunque el propio SWAD les insisite en ello, no es mala idea que el profesor también se lo recuerde.

Guardar datos de alumnos de años anteriores en SWAD

En principio, es necesario reseñar que no existe nada realmente pensado para tal fin dentro de SWAD, entre otras razones porque guardar los datos de alumnos antiguos podría ser contrario a la Ley de Protección de Datos. No obstante, SWAD ofrece distintas posibilidades que permitirían ayudar al profesor en el almacenamiento de datos de alumnos de cursos anteriores. El profesor, si así lo estimase oportuno, puede elegir entre las siguientes posibilidades:

1. Dentro de SWAD, ir a la pestaña Usuarios, opción Lista y pulsar en Mostrar datos completos. Aparecerá un documento (en formato HTML) con toda la información disponible de los alumnos y con fotos incluidas si se desea. Seleccionamos todo el contenido y hacemos uso de las opciones copiar y pegar en Excel, Word u otra aplicación similar (se pegan incluso las fotos), y, finalmente, guardarmos el archivo resultante. De esta forma, el profesor dispondrá de un documento, en la aplicación elegida, con la información de los alumnos.

2. Creamos un grupo en SWAD denominado, por ejemplo, Curso 2005-2006 y movemos los alumnos de dicho curso al grupo de SWAD creado. Téngase en cuenta que esos antiguos alumnos podrán seguir entrando en el sitio de SWAD de nuestra asignatura y que, por tanto, podrán ser vistos por los nuevos alumnos, acceder al material, etc. Esta posibilidad convendrá en unos casos y en otros no será deseable.

Consejos para crear y enviar un fichero de calificaciones a SWAD

SWAD dispone de un sistema de consulta de calificaciones en el que cada alumno ve tan sólo las suyas a través de cualquier ordenador con conexión a internet. Aparte de las ventajas para el alumno (consulta desde cualquier ordenador con acceso a internet, protección de datos, etc.), el profesor tan sólo tiene que suministrar un fichero con las calificaciones de todos sus alumnos, tal y como se hace cuando sacamos una lista de calificaciones en el tablón del departamento, ocupándose SWAD del resto de las gestiones. En las siguientes líneas, se van a dar algunos consejos acerca de cómo crear y enviar el fichero con las calificaciones.

El fichero de calificaciones

El fichero con las calificaciones ha de tener formato HTML, algo que como veremos no es en modo alguno una restricción excesiva. Asimismo, organizaremos las calificaciones de nuestros alumnos en una tabla en la que las calificaciones de cada alumno han de situarse por filas y, por su parte, datos personales (nombre, DNI, etc.) y notas, por columnas, pero cumpliendo las siguientes condiciones:

• Las notas de un alumno han de situarse en una única fila en la tabla de calificaciones.

• La primera columna ha de contener los DNIs de los alumnos.

Sin embargo, dicha tabla de calificaciones puede tener varias filas de cabecera (etiquetas de las columnas: DNI, Nombre, Apellidos, etc.) y varias filas de pie (comentarios sobre el examen, revisión del examen, etc.). Además, esta tabla puede contener varias calificaciones de cada alumno, como por ejemplo notas de parciales, nota del final, notas de prácticas, etc. Cuando un alumno consulte sus notas en SWAD, el sistema le visionará las filas de la cabecera, sus calificaciones y las filas de pie.

¿Me puede ayudar SWAD a confeccionar el fichero de calificaciones?

Una forma fácil es utilizar una hoja de cálculo como, por ejemplo, MS Excel. Con la ayuda de SWAD podemos generar automáticamente un documento Excel con los datos de nuestros alumnos (no incluir la fotografía), para ahorrarnos el tener que introducirlos (ver esta FAQ). De esta forma, tan sólo tendríamos que ir añadiendo las calificaciones.

¿Cómo envio las calificaciones a SWAD?

Supongamos que disponemos de un fichero Excel con las calificaciones de los alumnos, tal y como ha sido descrito anteriormente (el típico fichero que imprimiríamos para colocar en el tablón del departamento). Lo primero que tenemos que hacer es generar una copia suya en formato HTML (la opción de Excel es Archivo?Guardar como página web). Para ello, por ejemplo, podemos marcar el bloque que contiene en la hoja Excel las calificaciones, comentarios y resto de información y, a continuación, entramos en la opción Guardar como como página web de Excel, especificando la selección elegida. De esta forma, habremos generado una copia de la lista de calificaciones junto con los comentarios (revisión de examenes, comentarios, etc.) en formato HTML que será la que tengamos que suministrar a SWAD a través de la opción Evaluación?Administrar calific.. SWAD tiene implementado un procedimiento que detecta automáticamente el número de filas de cabecera y de pie que contiene nuestro fichero suministrado

Cada alumno verá una tabla con las filas de cabecera, seguidas por la fila que contenga su DNI y sus calificaciones y por las filas de pie que hayamos incluido (comentarios, revisión de examen, etc.). El profesor puede comprobar lo que vería un alumno (al azar), cuando accede a SWAD a ver sus calificaciones, entrando en Evaluación?Calificaciones

Descargas, trabajos y links

¿Qué es la Zona Común?

Es una zona de intercambio de archivos común para todos los usuarios (alumnos y profesores) de cada asignatura. En realidad, puede decirse que existen dos tipos de zonas comunes. Por un lado, existe una zona común para todos los profesores y alumnos de toda la asignatura, la cuál está accesible siguiendo Asignatura?Zona común asignatura. Por otro lado, existe una zona común para cada uno de los subgrupos definidos en SWAD, es decir, destinada a los profesores y alumnos pertenecientes a un cierto grupo de SWAD (Usuarios?Zona común grupo).

Cualquier alumno o profesor puede crear carpetas y enviar archivos en/a la Zona Común, con restricciones distintas para alumnos y profesores, respectivamente. Por un lado, un alumno sólo podrán eliminar archivos que él mismo haya creado y, además, sólo podrá eliminar o renombrar carpetas si todo su contenido ha sido creado por él. Por otro lado, los profesores de la asignatura pueden eliminar cualquier archivo o carpeta y renombrar cualquier carpeta, es decir, disfrutan de un control total.

¿Qué es el maletín?

Es una zona de almacenamiento que proporciona SWAD a cualquier usuario (profesor y alumno). (Personal?Maletín) Ésta es exclusiva de cada usuario, lo que significa que no es accesible por ningún otro usuario de SWAD. Esto significa que, por ejemplo, un profesor no puede acceder al maletín de un alumno.

Atención: un error muy habitual es que el alumno deje los trabajos que han de ser corregido por el profesor en el maletín. Obviamente, el alumno puede dejar sus trabajos en el maletín, pero no la versión definitiva a corregir por el profesor.

Una de las ventajas del maletín es la de proveer una zona de almacenamiento de innumerables posibilidades que, por ejemplo, evita el uso de dispositivos auxiliares de almacenamiento (disquettes, etc.) en las clases prácticas, etc. La cuota de memoria del maletín está limitada a 512 MB (Megabytes), para los alumnos, y 1 GB (Gigabytes), para profesores.

¿Cómo pueden enviar los alumnos trabajos al profesor?

En SWAD existe una forma muy fácil y, sobre todo, cómoda para el profesor, que gestiona automáticamente el envío de trabajos de alumnos en una asignatura. Dicha posibilidad se lleva a cabo en la opción Trabajos Alumnos, para los profesores, y Mis Trabajos, para los alumnos. Frente a la opción tradicional del correo electrónico adjuntando archivos, SWAD evita que el profesor tenga que estar recibiendo los e-mails, almacenando sus documentos y modificando las correcciones realizadas a última hora por algunos de sus alumnos. SWAD gestiona estas labores de forma automática, sin que tenga que intervenir el profesor para nada en la fase de entrega.

Cada alumno ha de dejar en el sitio SWAD de la asignatura, en la opción Evaluación? Mis Trabajos, el fichero o documento que ha de ser corregido por el profesor. SWAD registra la fecha y hora de la última modificación del trabajo. Así, el profesor conocerá el instante exacto en el que el alumno entregó su trabajo o realizó su última corrección.

Cada alumno puede hacer cambios tan sólo en sus propios trabajos, permanenciendo ocultos e inaccesibles el resto de trabajos realizados por sus compañeros. Por su parte, el profesor disfruta de acceso completo a los trabajos de todos y cada uno de sus alumnos.

El profesor puede acceder a cualquiera de los trabajos realizados por sus alumnos a través de Evaluación?Trabajos Alumnos. SWAD proporciona al profesor la posibilidad de descargar de forma automática, con un sólo click, todos los trabajos a la vez y almacenarlos en un único fichero ZIP. Incluso, el profesor puede llevar a cabo en la acción anterior una selección de los trabajos realizados por algunos de sus alumnos. SWAD evita así que el profesor sufra la avalancha de trabajos que usualmente ocurre cuando se acerca alguna fecha de entrega.

Al crear el fichero ZIP con todos los trabajos juntos, SWAD pone especial cuidado en no mezclarlos y en idenficar con claridad los alumnos que los realizaron (incluso aunque estos hubiesen olvidado especificar los nombres de los autores). Esto proporciona una forma cómoda para el profesor para disponer con un sólo click de todos los trabajos de sus alumnos, una vez finalizado el período de entrega.

Para finalizar, una observación de interés para el profesor. Como el alumno puede crear en la opción Trabajos de SWAD tantas carpetas como desee, puede ser de gran utilidad para el profesor que los alumnos estructuren la lista de sus trabajos en carpetas. Por ejemplo, cada alumno puede crear carpetas siguiendo las denominaciones de los bloques de la asignatura (Ajuste de modelos, Funciones de dos variables, Inferencia etc.). Téngase en cuenta que SWAD evita cualquier posibilidad de confusión para el profesor en el caso de que todos los alumnos decidieran nombrar sus carpetas utilizando los mismos nombres.

Estoy revisando los trabajos de los alumnos. ¿Cómo puedo enviarles un mensaje?

Desde la zona de trabajos se puede enviar al alumno un mensaje de SWAD haciendo click sobre su nombre (aparece justo al lado de su foto). En tal caso, aparecerá la pantalla de envío de mensajes de SWAD con el alumno en cuestión seleccionado. Una vez enviado el mensaje, se puede regresar a la zona de trabajos pulsando dos veces el botón ir para atrás del navegador (de momento no vuelve automáticamente a la zona de trabajos del alumno).

Se le puede enviar un correo electrónico desde la zona de trabajos haciendo click ahora sobre su dirección de correo electrónico, la cuál aparecerá al lado de la foto, cuando ésta haya sido facilitada por el alumno.

Finalmente, una forma alternativa cosistiría en dejar al alumno un fichero o documento con los comentarios relativos al trabajo en cuestión. Téngase en cuenta que el profesor dispone de un acceso total en la zona de trabajos de los alumnos (opción Trabajos Alumnos).

Envíos de ficheros entre alumnos y profesor

Antes de nada es necesario advertir que no existe la opción de adjuntar ficheros en el envío de mensajes de SWAD. Sin embargo, esto no es impedimento para que se puedan realizar envíos de ficheros entre alumnos y profesor. En concreto, esto se puede llevar a cabo fácilmente a través del dispositivo de envío de trabajos de SWAD, tal y como sigue:

• En el caso de que un alumno desee enviar un fichero a un profesor, entonces el alumno puede dejarle dicho fichero en la opción Evaluación?Mis trabajos.

• En el caso de que el profesor desee enviar un fichero a un alumno, entonces el profesor puede dejarle dicho fichero a través de la opción Evaluación?Trabajos alumnos, seleccionando al alumno correspondiente.

La forma descrita anteriormente simula el envío de ficheros entre profesor y alumno manteniendo la máxima confidencialidad (es sólo visible para el alumno y el profesor). Sin embargo, si no importa que el fichero sea visible por otros alumnos, entonces tanto el profesor como el alumno disponen de dos opciones en SWAD:

• En la opción Asignatura?Zona común asignatura, cualquier fichero sería visible para el resto de alumnos de la asignatura de SWAD.

• En la opción Usuarios?Zona común grupo, cualquier fichero sería visible exclusivamente por los alumnos del grupo en cuestión de la asignatura (subgrupo).

Copiar/pegar ficheros o carpetas dentro de SWAD

Está característica afecta a todas las zonas de SWAD donde hay un árbol de carpetas y archivos, es decir, en Administración de descargas (sólo para profesores), Trabajos de alumnos, Administración de calificaciones (sólo para profesores), Zona Común y Maletín.

Es posible copiar un archivo o una carpeta completa de uno de estos sitios a otro. Para ello, hay que seguir los siguientes pasos:

1. Situarse en la zona de origen (una de las cuatro anteriores).

2. Pulsar sobre el icono que representa dos documentos superpuestos en la fila de la carpeta o archivo que se desea copiar. Se marcará claramente en otro color el archivo o carpeta seleccionados como origen.

3. Situarse en la zona de destino (una de las cuatro anteriores).

4. Pulsar sobre el icono que representa una carpeta con un símbolo + en la fila de la carpeta destino dentro de la cual se desea pegar.

5. Aparecerá una nueva pantalla en la que hay que seleccionar la última de las tres opciones (pulsar en Pegar). Si todo se ha hecho correctamente, la copia se habrá realizado.

¿Cómo organizar los enlaces a páginas web por materias?

Existe una forma indirecta. Ésta consiste en confeccionar un documento HTML con el listado de links organizado como se desee para, posteriormente, enviarlo a SWAD. Una forma muy sencilla de confeccionar dicho documento HTML es, por ejemplo, con MS Word (se ha de guardar el documento como HTML, de igual forma que suele hacerse cuando se desean incluir, en SWAD, calificaciones almacenadas en Excel).

Señalización de archivos recientes en "árboles de exploración"

Esta señalización se realiza en Descargas y, en general, en todos los "árboles de exploración" (Zona común de asignatura, trabajos de alumnos, calificaciones, zonas comunes de grupos y maletín).

Para entender el criterio de señalización de archivos recientes, consideramos la siguiente situación. Sean T el tiempo actual, es decir, el instante en el que estamos accediendo a uno de los "árboles de exploración" de archivos de SWAD, y A el tiempo (pasado) del último acceso a dicha zona de archivos de SWAD, los cuales obviamente cumplirán que A < T. Consideremos el archivo denominado Mi_Archivo que ha sido creado en el tiempo C dentro del "árbol de exploración" de archivos de SWAD al que nos referiremos como Zona SWAD para simplificar. Bajo estas condiciones, en el caso de que Mi_Archivo no haya sido abierto por el usuario, SWAD le mostrará el link de Mi_Archivo en Zona SWAD utilizando el criterio siguiente:

• Si A < C < T, entonces SWAD muestra un icono (una estrella) parpadeante. El icono parpadeante indicará al usuario que Mi_Archivo ha sido incluido con posterioridad a la última vez a la que se entró a Zona SWAD y con anterioridad a la actual. Por tanto, esto significará que dicho archivo es totalmente nuevo para el usuario.

• Si T < (C + una semana), entonces se muestra el nombre de Mi_Archivo en color verde. Esto indicará que Mi_Archivo lleva ubicado en Zona SWAD menos de una semana sin que todavía haya sido abierto. Esto sirve como recordatorio al usuario indicándole que no ha abierto aún a Mi_Archivo, independientemente de que haya podido acceder a SWAD con posterioridad a la aparición de Mi_Archivo en Zona SWAD.

Una vez que Mi_Archivo es abierto por el usuario o transcurre más de una semana sin haberlo hecho, el link de Mi_Archivo en Zona SWAD es mostrado en la forma habitual (nombre en color negro).

En la práctica, este criterio de visualización de archivos en SWAD es de gran utilidad para el usuario, pues permite detectar con un simple vistazo los archivos más recientes, incluyendo entre ellos aquellos que han sido actualizados. Por ejemplo, si el profesor corrige algún documento previamente incluido en SWAD, la nueva versión de este documento será detectada fácilmente por el alumno.

Subir una página Web a SWAD en algunas de las opciones del menú Asignatura

Vamos a explicar cómo subir a SWAD una página Web completa (imágenes, etc.) que contenga el temario, la bibliografía, la FAQ de la asignatura, una lista de enlaces recomendados para la asignatura o un documento explicativo con el sistema de evaluación. SWAD dispone en el menú Asignatura de distintas opciones para facilitar las anteriores informaciones de la asignatura. Dichas opciones de SWAD son las siguientes:

Temario, Bibliografía, FAQ, Enlaces y Sistema de Evaluación. En cada una de estas opciones, SWAD ofrece distintas posibilidades para facilitar su contenido, siendo una de las cuáles, la consistente en disponer el contenido en una página Web (documento HTML) para alojarla en SWAD, el objetivo de las explicaciones que aparecen a continuación.

Al entrar en cualesquiera de las opciones de SWAD anteriormente mencionadas, hacemos click en Editar…, seleccionamos la opción Página web alojada en swad de Tipo de información ofrecida y pulsamos el botón Cambiar. De esta forma, habremos indicado a SWAD que vamos a alojar en él una página Web, que habrá sido previamente elaborada por el profesor.

La página Web que será alojada en SWAD puede ser cualquiera de las accesibles a través de internet. Por ejemplo, podemos crearla a partir de algún documento previo que tengamos ( Word, Powerpoint, etc.) Otra posibilidad consistiría en elaborarla directamente con cualquier editor de páginas Web (FrontPage, etc.).

A la hora de alojar dicha página Web en SWAD, se pueden seguir los siguientes pasos:

1. Guardar el contenido que se desee subir a SWAD con Guardar como página web o con Guardar como en nuestro propio ordenador, especificando que el tipo de archivo sea htm, html o página web completa; esto dependerá de la aplicación que estemos utilizando para visualizar el contenido de la página web (Word, Powerpoint, Internet Explorer, etc.) . En dicho almacenamiento elegimos el nombre index, lo que debería crear un archivo index.htm y una carpeta index_archivos.

2. Usar WinZip o cualquier otro programa para comprimir en un único archivo tanto el archivo index.htm como index_archivos, creando así un único archivo ZIP al que podemos dar como nombre, por ejemplo, lo_que_sea.zip. En el fichero lo_que_sea.zip, debe indicarse que los archivos del directorio index_archivos aparecen efectivamente en dicho directorio.

3. Subir a SWAD, a través de alguna de las anteriores opciones de Asignatura, el archivo lo_que_sea.zip. Entonces, el propio servidor SWAD descomprimirá el archivo lo_que_sea.zip, creando allí index.htm y la carpeta index_archivos junto con todo su contenido. De esta forma, la página index.htm debería verse correctamente con cualquier navegador de internet.

Subir a SWAD páginas Web completas como contenido

A continuación se explica cómo subir a SWAD una página Web completa (archivos HTML, imágenes, ficheros, etc.) que corresponda a material facilitad a los alumnos, es decir, que no se corresponda con ninguna de las opciones descrita en la pregunta anterior. Dicha página Web puede ser cualquiera de las accesibles a través de internet o, sencillamente, la creada por nosotros a partir de Word, Powerpoint, FrontPage, etc. En definitiva, el procedimiento que se va a describir servirá para insertar cualquier página Web dentro de SWAD en Descargas y Zonas comunes…

1. Como primer paso, deberemos conseguir la página Web completa (archivos HTML, imágenes, documentos, etc.) almacenada en nuestro ordenador. Puede ocurrir que hayamos construido dicha página directamente (FrontPage, etc.) o, sencillamente, que ésta sea una copia a generar por alguna aplicación (Word, Powerpoint, Internet Explorer, etc.) a partir de un documento o documentos previamente elaborados.

Si la página Web es una copia de algún documento, ésta será generada al guardar el contenido del documento en cuestión con Guardar como página web o con Guardar como en nuestro propio ordenador, especificando que el tipo de archivo sea htm, html o página web completa; esto dependerá de la aplicación con la que se elaboró previamente el documento inicial (Word, Powerpoint, Internet Explorer, etc.). En este proceso de almacenamiento elegimos, por ejemplo, el nombre mipagina. Esto debería crear un archivo mipagina.htm y una carpeta mipagina_archivos, aunque podrían existir más archivos.

2. Una vez dispuesta la página Web en nuestro ordenador, nuestro trabajo se reduce a reproducir, en la opción de SWAD donde deseemos colocarla (Descargas, Zonas comunes, etc.), todo el contenido que constituye la página Web en cuestión, incluyendo archivos HTML junto con todos los subdirectorios asociados. En el ejemplo anterior, esto supondría subir a SWAD el archivo mipagina.htm, crear la carpeta mipagina_archivos en SWAD y subir a SWAD todos los archivos de la carpeta mipagina_archivos. En definitiva, se trata de crear en SWAD la misma estructura de archivos y carpetas asociada a la página Web y existente en el ordenador.

Técnicamente, la página Web que desemos subir a SWAD deben contener enlaces relativos. Téngase en cuenta que SWAD crea un directorio público temporal con enlaces públicos a todas las descargas (que son privadas). Ese directorio temporal se elimina cuando pasa una hora, lo que impide que un usuario enlace desde fuera a las descargas.

Grupos

Generalidades de los grupos en SWAD: ¿qué son? y ¿cómo se definen?

Se pueden crear tantos grupos de teoría, de prácticas, etc. Para ello es necesario acceder a Usuarios>?Editar grupos. A grandes rasgos, en primer lugar es necesario tener definido el tipo de grupo para, en segundo lugar, proceder a definir el grupo o grupos pertenecientes a dicho tipo.

Para crear un nuevo tipo de grupo, hay que indicar las especificaciones que deseamos que tengan cualquier grupo (a definir posteriormente) de ese tipo de grupo junto con un nombre que identificará a dicho tipo de grupo (por ejemplo: Teoría, Prácticas-laboratorio, Prácticas-ordenador, etc.). Las especificaciones de un tipo de grupo se refieren a aspectos sobre la adscripción del alumno a los grupos pertenecientes al tipo de grupo en cuestión:

• El alumno se ha de adscribir: ¿obligatoriamente?, ¿voluntariamente?.

• Un alumno puede adscribirse a varios grupos del mismo tipo (adscripción múltiple) o, por el contrario, tan sólo puede adscribirse a uno (adscripción única).

Una vez introducidas las especificaciones del tipo de grupo, se pulsa el iconito verde para crearlo en SWAD.

Para la creación del grupo es necesario seleccionar un tipo de grupo (dentro de los ya definidos), escribir un nombre para identificarlo (por ejemplo: Grupo A, Grupo B, Grupo Mañana, Grupo Tarde, Prácticas-jueves 12-14 h, etc.), y, opcionalmente, escribir un número máximo de alumnos en ese grupo. De nuevo, se pulsa el iconito verde para crear el grupo.

También es posible editar en cualquier momento un grupo existente, con objeto de modificar nombre y/o límite máximo, borrarlos, etc.

El número máximo de alumnos es útil para que los alumnos se apunten a grupos de prácticas en laboratorios con aforo limitado. Si no se desea indicar dicho límite, basta con escribir un número muy grande o un guión ("-"). El guión indicará después que el grupo no tiene límite de alumnos.

Finalmente, una vez que el profesor haya definido el grupo, los alumnos podrán apuntarse a dicho grupo, siempre y cuando se cumplan las restricciones establecidas por el profesor en su definición (esto lo controla automáticamente SWAD). No obstante, en cualquier momento, el profesor puede cerrar el proceso de adscripción a cualquiera de los grupos, pulsando el icono que tiene forma de candado.

Flujo de alumnos entre grupos

Una vez creados los grupos, cada alumno podrá apuntarse a un grupo a través de SWAD, pudiéndo dicho alumno realizar el cambio de grupo en cualquier momento. En cualquier caso, si se ha llegado al límite máximo de alumnos en un grupo, ningún alumno nuevo podrá apuntarse a él hasta que otro se borre y quede un hueco. En cualquier caso, el profesor también puede aumentar el límite máximo para dar cabida a nuevos alumnos.

El profesor puede cerrar o abrir un determinado grupo pulsando en el candadito de su izquierda. Si un grupo está cerrado, ningún alumno que esté apuntado a él puede quitarse, y ninguno que no esté apuntado a él puede apuntarse.

Un alumno se ha apuntado a un grupo por error

El alumno puede borrarse del grupo incorrecto y apuntarse a su grupo correcto (pulsar tecla Enviar). Esto lo tiene que hacer en Usuarios?Mis grupos.

El profesor puede dar de alta o de baja a alumnos en grupos

El profesor puede dar de alta o de baja a alumnos en grupos de SWAD. Para ello, se accede a Usuarios?Alta varios alumnos, para el proceso de alta de alumnos, o en Usuarios?Baja varios alumnos, en caso de baja. No obstante, es imprescindible que el profesor se haya dado, él mismo, de alta previamente en los grupos en cuestión. Pasamos a detallar estas operaciones.

El profesor se da de alta en un grupo en la forma habitual, tal y como lo hacen los alumnos en SWAD. Es decir, a través de la opción Usuarios?Mis Grupos, seleccionamos los grupos donde nos deseamos dar de alta y, finalmente, pulsamos la tecla Enviar. Una vez que el profesor esté dado de alta en un grupo, éste podrá dar de alta/baja a los alumnos en dicho grupo.

Los pasos a seguir para dar de alta/baja a alumnos en un grupo de SWAD son muy similares a los necesarios para el alta/baja de alumnos en una asignatura. A continuación, se enumera el proceso para llevar a cabo dichas operaciones:

1. Se pega una lista con los DNI de los alumnos a dar de alta o de baja de la asignatura o sólo de algunos grupos. Dicha lista puede llevar nombres, por lo que se puede copiar de la propia lista que genera SWAD a través de la opción Usuarios?Lista. No importa que los alumnos ya se encuentren dados de alta en la asignatura o, por el contrario, no lo estén (SWAD cuida por nosotros de que no existan duplicaciones).

2. En la opción Usuarios?… varios alumnos, pueden distinguirse las dos siguientes situaciones:

1. En caso de no seleccionar ningún grupo antes de dar de alta o de baja, el proceso de alta/baja de los alumnos a la asignatura funcionará en la manera habitual. Es decir, se dará de alta a los alumnos en la asignatura, sin adscripción a ningún grupo, o bien se dará de baja de toda la asignatura y, por tanto, de todos los grupos de ésta.

2. En el caso de seleccionar algún o algunos grupos en los que se desee dar de alta/baja a alumnos, entonces se pueden distinguir las siguientes situaciones para cada uno de los alumnos especificados y para cada uno de los grupos seleccionados:

– Si se está dando de alta en un grupo cuyo tipo de grupo es de adscripción única, se dará de alta a cada alumno en el grupo de ese tipo seleccionado y, además, se le dará de baja de otro posible grupo de ese mismo tipo al que perteneciera con anterioridad.

– Si se está dando de alta en un grupo cuyo tipo de grupo es de adscripción múltiple y el alumno ya pertenecía a otros grupos (no seleccionados) de ese mismo tipo, entonces no se dará de baja de esos otros grupos, sino que el alumno seguirá perteneciendo a estos y, por supuesto, también pertenecerá ahora a los grupos seleccionados por el profesor.

– Al dar de baja a un alumno de un grupo o de varios grupos seleccionados, se dará de baja al alumno de todos los grupos seleccionados a los que perteneciera, pero no de la asignatura.

3. Para confirmar la operación de alta/baja, no olvide pulsar el botón dar de bar o, en su caso, dar de alta.

En el funcionamiento de esta prestación de SWAD, se han de tener en cuenta las siguientes consideraciones:

• Si en alguno de los casos anteriores la selección de un grupo está desactivada, entonces esto significa que el profesor no pertenece a ese grupo. Esto puede ser modificado por el propio profesor apuntándose a los grupos que imparta en la opción Usuarios?Mis grupos, pulsando al final Enviar.

• Cuando el profesor está realizando el proceso de alta o de baja en SWAD, no se ha de preocupar sobre si los grupos en cuestión están cerrados o abiertos, ni si se sobrepasa el límite de alumnos del grupo.

Deseo hacer un sondeo entre mis alumnos

Como muestra de la flexibilidad de SWAD, podemos utilizar el sistema de creación de grupos de SWAD para conocer la opinión de nuestros alumnos en relación a una cuestión candente. La idea es muy sencilla e ingeniosa y fue propuesta por Alberto Pérez-López en el I Encuentro de Usuarios de SWAD.

Ejemplo: Supongamos que deseamos preguntar a nuestros alumnos si desean hacer un examen el Viernes 13. Nuestro objetivo sería algo así como crear una lista a la que se vayan apuntando los que estén deacuerdo, pero que sea SWAD el que se ocupe de gestionarla. Para ello, en la opción de SWAD Usuarios?Editar grupos defino el tipo de grupo con la denominación, por ejemplo, "Sondeo", especificando las características que más me interesan. A continuación, creo el grupo con nombre "No creo en la superstición, quiero hacer el examen el Viernes 13", especificando en tipo de grupo "Sondeo". También podría añadir otros grupos como, por ejemplo, "Soy incapaz de hacer el examen el Viernes 13", etc., todos del mismo tipo "Sondeo". De esta forma, SWAD permitirá a los alumnos que lo deseen apuntarse a uno de estos grupos ficticios, permitiendo que el profesor conozca cuántos y quienes de sus alumnos aceptan tan atrevida propuesta.

Facultad de Farmacia: Subgrupos de prácticas

Otra muestra de la flexibilidad de SWAD es la facilidad que ofrece en la gestión de los subgrupos de prácticas en las titulaciones impartidas en la Facultad de Farmacia. A continuación paso a mostraros cómo utilizo SWAD para las convocatorias de prácticas (Francisco A. Ocaña Lara). Esta es una forma muy personal, no pretende ser una regla general.

Cuando realizo la convocatoria de un subgrupo de prácticas, con la aplicación MS Access disponible, y según recomendación del Decanato de la Facultad de Farmacia, se supone que debería imprimir dicha convocatoria y colocarla en el tablón de anunciós del departamento (suele estar lleno de un gran número de papeles). El motivo de esta recomendación es evitar la posibilidad de confusiones y errores en las convocatorias de los alumnos, en el caso de que el ordenador que facilita dicha información a los alumnos por internet sufriera algún tipo de percance, tal y como ocurrió en el curso 2004-2005. Esto que parece fácil puede resultar un poco engorroso, si se tienen muchos subgrupos.

Mi alternativa con SWAD es la siguiente. Una vez realizada la convocatoria de un subgrupo con la aplicación MS Access, selecciono todos los registros (alumnos) y los incluyo en un documento MS Word (4 clicks), haciendo uso de copiar/pegar. A continuación, almaceno el documento resultante en formato HTML (3 clicks), aunque no pasaría nada si se almacenara en el formato propio de MS Word. De esta forma, dispondré de un fichero que contendrá la lista de alumnos convocados (DNI, apellidos, nombre, etc.). Entro en mi asignatura de Farmacia en SWAD y dejo el mencionado fichero en la zona de descargas (3 clicks). Así, me ahorro tener que entretenerme en colocar en el tablón de anuncios todas las páginas que incluyen la lista de alumnos convocados. Además, esto tiene la ventaja de que una copia del anterior fichero con la lista de alumnos me servirá para ir colocando las calificaciones de los alumnos.

Aunque no es estrictamente necesario, podemos crear un grupo en SWAD en el que los alumnos convocados deberán irse apuntando. Téngase en cuenta que los alumnos en un grupo de SWAD pueden ser también adscritos por el profesor. En el caso de que decidamos que sean los alumnos los que se apunten en el grupo, podríamos conocer a priori cuántos alumnos de los convocados acudirán realmente a las prácticas del subgrupo que acabamos de convocar.

Implantación del sistema ECTS

¿Cómo puedo automatizar en SWAD la elección por parte del alumno entre el nuevo sistema ECTS y el sistema antiguo?

Supongamos que, entre los alumnos de una asignatura en SWAD, vamos a tener tanto alumnos del nuevo sistema ECTS como del sistema antiguo, tal y como, por ejemplo, ocurre en la Facultad de Farmacia en el curso 2006-2007. Una posible forma de automatizar la elección del alumno consiste en utilizar las funcionalidades de los grupos de SWAD, que son en realidad subgrupos de la asignatura.

Dentro de SWAD, entramos en Usuario?Editar grupos. Creamos el tipo de grupo denominado, por ejemplo, Elección ECTS, con las especificaciones que deseemos y sin olvidar concretar Un alumno sólo puede apuntarse a un grupo. A continuación, crearemos dos grupos del tipo Elección ECTS: uno contendrá a los alumnos que deseen adscribirse al nuevo sistema ECTS y el otro, a los alumnos del sistema antiguo. En la creación de estos dos grupos, deberá especificar un nombre para cada uno de los dos grupos de alumnos, pero sin olvidar especificar que ambos son del tipo Elección ECTS.

Incluir un campo en la ficha de SWAD para que el alumno indique si desea ser incluido en el nuevo sistema ECTS o el sistema antiguo

SWAD ofrece la posibilidad de añadir campos a los ya existentes en la ficha electrónica del alumno. Puede encontrar más detalles aquí. En el caso que nos ocupa, vamos a crear un campo adicional en la ficha de SWAD para que el propio alumno (también lo puede escribir el profesor, si lo desea) especifique si elige el nuevo sistema ECTS. Para ello, llevamos a cabo los siguientes pasos:

1. Entramos en Usuarios?Campos fichas.

2. En el recuadro Nombre de campo, escribimos la pregunta que deseamos que aparezca en la ficha, como por ejemplo ¿Ha elegido el nuevo sistema ECTS?; el alumno debería responder obviamente Sí o No.

3. Especificamos el número 1 en No Líneas y la opción Visible y editable en el campo ¿Visible por los alumnos?

4. Confirmamos la creación del nuevo campo de la ficha haciendo click sobre la señal verde situada a la izquierda

Preguntas tipo test

Generalidades sobre la gestión de preguntas tipo tests

SWAD permite al profesor la creación de batería de preguntas tipo tests junto con distintas opciones para su gestión, en cada una de sus asignaturas dadas de alta en SWAD. Una vez dentro del sitio de SWAD de la asignatura, en el menú Evaluación dispone de las siguientes opciones:

• Test de autoval.

SWAD genera una prueba de autoevaluación con preguntas de tipo tests, a partir de las preguntas que el profesor haya introducido con anterioridad en SWAD.

• Escribir pregunta

En esta opción, el profesor escribe todos los datos relativos a una pregunta de tipo tests: los descriptores, el enunciado de la pregunta, el tipo de pregunta (observe que existe una gran variedad), los apartados de la pregunta y, por supuesto, no olvide indicar la solución de la pregunta a SWAD (él es sólo un sistema). Dependiendo del tipo de pregunta, SWAD habilita únicamente aquellos campos que el profesor debe completar.

• Editar preguntas

Muestra al profesor todas las preguntas de tipo tests introducidas, permitiendo de forma muy sencilla seleccionar una de ellas para realizar cualquier tipo de modificación.

• Renombrar descriptores

El profesor puede realizar modificaciones sobre cualquiera de los descriptores que él mismo ha introducido para las preguntas de tipo tests.

¿Qué son los Descriptores?

Los denominados Descriptores son las palabras claves que nos permiten clasificar el contenido de las preguntas de tipo test. Su principal utilidad consiste en permitir seleccionar fácilmente preguntas de tipo tests según una temática especificada (precisamente por ellos). El profesor puede utilizar, para cada pregunta de tipo test, el número de Descriptores que estime conveniente.

Los Descriptores se pueden ir introduciendo a la vez que se escribe una pregunta en la opción Evaluación?Escribir preguntas. No obstante, podemos en cualquier momento corregirlos o modificarlos en la opción Evaluación?Renombrar descriptores.

Preguntas de tipo numérico

Éstas son preguntas de autoevaluación en las que el evaluado ha de introducir un valor numérico. A su vez, se han distinguido dos tipos de respuestas numéricas que dependen de la naturaleza del valor solución de la pregunta.

• Entero: la solución (introducida por el profesor) es un número entero (positivo o negativo). En este caso, la respuesta es correcta si coincide exactamente con dicho valor solución.

• Real: la solución es un número real (con decimales) que puede ser fruto de la realización de operaciones matemáticas sujetas inexorablemente a un cierto nivel de error (redondeo, aproximación, etc.). En este tipo de preguntas, SWAD ofrece al profesor la posibilidad de especificar un rango o intervalo (a través de sus extremos) en el que poder asumir que se encuentra la solución. De esta forma, la respuesta es correcta si el valor introducido por el alumno se encuentra dentro del intervalo especificado por el profesor.

Los valores reales que se introduzcan en SWAD, tanto como solución como extemos del intervalo solución, se pueden escribir indistintamente con coma o punto decimal, incluyendo la posibilidad de utilizar la notación científica.

Ejemplo: SWAD interpreta correctamente los valores reales siguientes:

En ambos tipos de test de respuesta numérica, si la respuesta es incorrecta, se puntúa como 0 y no como -1.

Miscelánea

Significado del color de Usuarios conectados

En Usuarios conectados (arriba a la derecha), se destacan en color más oscuro aquellos usuarios que pertenecen a la asignatura seleccionada y que, además, están accediendo a ella (el último click lo han hecho dentro de la asignatura seleccionada). Por su parte, los usuarios que aparecen en color más claro, aunque también pertenecen a la asignatura seleccionada, no están accediendo a ella (el último click no lo han hecho dentro de la asignatura seleccionada).

La plataforma de teleformación SWAD, en constante evolución, ofrece a unos 30000 usuarios diversos servicios web de apoyo a la docencia y gestión de más de 600 asignaturas impartidas en más de 120 titulaciones y programas de tercer ciclo de la Universidad de Granada.

La herramienta constituye un complemento para el aprendizaje tradicional y cuenta con una aceptación muy buena por parte de alumnos y profesores.

Los estudiantes han evaluado la plataforma en los últimos cursos académicos y se ha demostrado que utilizan frecuentemente muchos de los servicios ofrecidos, principalmente la descarga de material de las asignaturas, la consulta de calificaciones, los exámenes de autoevaluación y la mensajería interna. Además, se ha constatado que los estudiantes apenas necesitan instrucciones de uso

Por parte de los profesores, podemos destacar que la utilización en las páginas de sus asignaturas de secciones como las de enlaces, FAQ, autoevaluación, consulta de calificaciones o foros de discusión es una idea contemplada en alguna ocasión por casi todos y pocas veces desarrollada. El hecho de que estos servicios se incluyan en la plataforma anima a su definitiva utilización. Con la incorporación de SWAD, la imagen de una asignatura mejora, a pesar de no requerir mucho esfuerzo por parte del profesor.

En el futuro se pretende la ampliación a un número cada vez mayor de asignaturas de la Universidad de Granada, a la vez que se abordarán mejoras como la extensión del formato de los exámenes de autoevaluación o la adaptación de la plataforma a la normativa del Espacio Europeo de Educación Superior.

En resumen, pensamos que la herramienta SWAD presentada aquí, o futuras versiones convenientemente ampliadas, pueden ser de gran utilidad para el aprendizaje tradicional como un importante complemento.

Autor:

Arteaga, Andreína

Cuauro, Orlimar

Girón, Thamara

Gómez, Aura

Hernández, Celenia

Moronta, Miriany

Vera, Elizabeth

Enviado por:

Prof.: MSc. Ing. Iván Turmero

iturmero[arroba]yahoo.com

Puerto Ordaz, Febrero de 2007