Toda organización para poder alcanzar los objetivos propuestos, debe desarrollar dos funciones básicas: Realizar el trabajo fundamental, es decir la producción de un bien o la prestación de un servicio, según sea la actividad que desarrolla; y coordinar el proceso que implica este trabajo fundamental.
CONCEPTO Segunda función de la administración, que consiste en constituir tanto el organismo material o social de la entidad, el individuo como tal no puede vivir aislado, sino en continua interacción con sus semejantes, por lo tanto es un grupo social que está compuesto por individuo que tienen que cooperar unos con otros tendiente a producir bienes o prestar servicios para satisfacer las necesidades, determinar qué lo que hay que hacer para lograr la finalidad previamente establecida ,dividir las actividades necesarias en segmentos lo suficientemente pequeños para que puedan ser desempeñados por sistemas y especialidades, y así suministrar los medios o recursos necesarios y para que la coordinación sea efectiva ,de modo que no se desperdicien los materiales ni los esfuerzos y los miembros de la organización no interfieran unos con otros y exista unidad de mando.
Consiste en la asignación, distribución racional de recursos organizacionales .No es un fin en sí mismo, es un medio a través del cual se alcanza la finalidad para la que ha sido creada ,es el conocimiento anticipado de las partes de un todo, unidades ,sistemas y áreas ,que permite alcanzar logros con el menor costo posible, en el menor tiempo y con el menor esfuerzo organización es la estructura técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones ,niveles y actividades de los elementos materializar y humanos de un organismo social, con el fin de materializar con máxima eficiencia su propósitos para la que fue creada.
Es determinación de autoridad de autoridad y responsabilidad dentro de una organización, determinando previamente el canal de mando ; es asignación de funciones por sistemas ,áreas, unidades, evitando duplicidad , buscando que la entidad sea eficiente ; es preparar y establecer normas y reglas de conducta y procedimientos a seguir durante la ejecución del trabajo en forma coordinada.
Por la importancia que tienen la organización ,los países del planeta inclusive, encuentran su mejor expresión, agrupándose en organizaciones tales como: la ONU ,OEA,MCE como mejor garantía para luchar juntos por las paz y lograr en forma mancomunada el progreso de la humanidad.
En suma la organización es un sistema de actividades coordinadas formados por dos o más personas que trata de determinar que recursos y que actividades se requieren hacer para lograrlos objetivos previamente establecidos por la entidad; luego se debe diseñar la forma de combinar por grupos operativos ,es decir ,crear la estructura departamental de la organización, la asignación de responsabilidades y la autoridad formal en cada puesto ,donde será esencial la cooperación entre ellos, ya que el resultado a que se llegue con esta función será el establecimiento de una estructura organizativa para obtener un objetivo común.
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
Es importante una estructura organizacional bien definida por que asigna autoridad y responsabilidades de desempeño en forma sistemática, la estructura organizacional de una organización formal, generalmente se presenta en organigramas, casi todas las organizaciones necesitan unidades o departamentos tanto en línea como de asesoría( staff).Los gerentes de línea son responsables directamente del logro de los objetivos y metas principales de la entidad por lo tanto se encuentran en la cadena de mando ,como la de compras ,producción, ventas ,distribución,etc. Y los gerentes de asesoría contribuyen indirectamente pero de manera importante a los objetivos de la empresa ,cuya función son proporcionar asesoramiento y pericia especializada ,por lo que no se encuentran en la cadena de mando ,tales como contalidad,relaciones públicas, asesoría legal ,etc.
IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN
Es indispensable ,porque se da en todas las manifestaciones de la vida social del hombre.
-Comienza en el núcleo familiar formado por padres e hijos con normas que protege.
-Se amplía a todas las instituciones públicas o privadas ,alcanza tal complejidad hasta llegar al estado -Hoy es indispensable para que haya armonía en todo grupos social del universo -Los estados del planeta encuentran su mejor expresión agrupándose en organizaciones.
Además la importancia de organización ,estriba en que permite precisar las actividades requerida para lograr los objetivos ,establece la forma como deben agruparse consistentemente las actividades a cada una de las personas que conforman la institución, crea el mecanismo adecuado para la delegación de autoridad , necesario en la ejecución de las actividades ,se consigue con mayor precisión la coordinación que se desea hacer entre los niveles de jerarquía ,ayuda a minimizar costosos puntos débiles tales como duplicidad de funciones ,la superposición de esfuerzos y la ociosidad ,permite desarrollar las habilidades directivas y crea un clima organizacional ventajoso dentro del sistema administrativo.
PROPÓSITOS DE LA ORGANIZACIÓN
Toda organización tiene alguna finalidad ,un objetivo común, por lo tanto deben definirse la misión ,los objetivos y el ambiente interno que necesitan los miembros de los que dependen para alcanzar sus fines ,sino tienen esas nociones , corren el riesgo de ir a la deriva y estará obligada a aceptar lo que otros decidan .Como unidades sociales que persiguen objetivos específicos, su razón de ser es servir a esos fines.
A continuación se detallan con precisión algunos objetivos genéricos:
-Permite la consecución eficiente de los objetivos pre establecidos con un mínimo de esfuerzo.
-Eliminar el mal gasto y mal uso de los recursos organizacionales duplicidades y trabajos innecesarios.
-Establece canales de mando y dependencias a fin de saber recibir órdenes y dar cuenta según las funciones.
-Fija canales de comunicación a fin de coordinar los cambios y propósitos de innovación.
-Permite representar la estructura oficial de la entidad mediante el organigrama VENTAJAS DE LA ORGANIZACIÓN
-Define con claridad, los sistemas áreas, departamentos de la organización
-Establece el grado de autoridad en los diversos niveles y descentraliza la toma de decisiones
-Determina las funciones de cada trabajador a fin de evitar duplicidad
-Fija la coordinación vertical y horizontal para prestar asesoría
FUNCIONES DE LA ORGANIZACIÓN
-Identifica y expone los objetivos de la empresa (Visión)
-Producir bienes y/o prestar servicios en beneficio de la colectividad y satisfacer necesidades.
-Garantizar bienestar de las poblaciones razón de su existencia (misión)-organizaciones públicas
-Satisfacer las necesidades humanas especialmente de las privadas, alimentos, vestido, salud.
-Solucionar problemas que asechan a la humanidad (investigación)
– Centralización y descentralización de las acciones administrativas CARACTERISTICAS BASICAS
Toda organización presenta 5 características que son:
1. La División del Trabajo, como todo cuerpo existe, se dividen.
2. La Especialización: Razón de los sistemas- Zapatero a tus zapatos
3. La jerarquización: En cada sistema ,oficina o área un responsable
4. La Distribución de autoridad y responsabilidad
5. La Racionalidad de la Organización Formal: La Razón fundamental de su existencia significa utilización óptima de recursos acreditación y moralidad.
FACTORES QUE INFLUYEN EN LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Existen factores internos y externos que influyen en la estructura de una organización:
a).-Factores internos:
Enfoque conceptual adoptado: Toma de decisiones centralizado decisiones descentralizados por delegación de autoridad.
Espacio de control: Número de empleados que reportan aun superior Diversidad de productos : sustitutos y clases de operación que requieren tamaño de la organización pequeñas medianas y grandes empresas Características de los empleados: profesionales técnicos auxiliares y obreros.
b).-Factores Externos Tecnología: Adecuado uso de insumo y recursos organizacionales en la producción o prestación de servicios.
Características del mercado : Clientes mucho más exigentes en calidad y precio, extensión Dependencia del medio ambiente: Restricciones legales grado de contaminación ambiental.
PASOS BÁSICOS PARA ORGANIZAR:
Dividir la carga del trabajo, en tareas que pueden ser ejecutados en forma equitativa en todas las dependencias de una entidad ,evitando que exista duplicidad de funciones ,es decir combinar las tareas en forma lógica y específicas ,en los diferentes sistemas , áreas y departamentos que exista en una institución ya sea pública o privada ; esto se conoce como la división del trabajo que consiste en descomponer una tarea compleja en sus componentes , de tal manera que las personas sean responsables de una serie limitada de actividades en lugar de tareas en general .Todas las tareas de una organización ,desde la producción hasta la administración se puede subdividir y ésta crea tareas simplificadas que se pueden aprender a realizar con mucha facilidad y por consiguiente fomentar la especialización ,convirtiéndose cada personas en experto en cierto trabajo con talento .
Así mismo es necesario establecer dependencias, teniendo en consideración que por principios administrativos, un trabajador debe tener un solo jefe y nada más que uno, a quién obedecer y reportarse, razón por la cual debe especificarse quién depende de quién ,una jerarquía con hojas de funciones y dependencias claras a fin de establecer mecanismos para integrar las actividades mediante una adecuada coordinación, que consiste en integrar las actividades de los departamentos interdependientes , a efectos de perseguir las metas de la organización con eficiencia ;sin la coordinación los miembros de la entidad perderían de vista sus papeles o funciones específicas en función a los objetivos generales.
Se requiere establecer mecanismos para integrar las actividades de los departamentos en un todo congruente a fin de vigilar la eficacia de la organización , este proceso se conoce con el nombre de coordinación.
Un grado importante de la organización que beneficia un trabajo en equipo que no es rutinaria y pronosticable es la comunicación oportuna ,un trabajo en el cual los factores del ambiente están cambiando es justamente la interdepencia que prima en toda las organizaciones de hoy.
ADMINISTRAR A BASE DE DATOS UNA ORGANIZACIÓN
La información es cada vez más un recurso estratégico que requiere de aplicación inteligente y administración sistemática. La información administrada a través de un sistema de inteligencia organizacional(SIO) permite aprovechar mejor las oportunidades negocios existentes ,anticipar nuevos mercados, ir más allá de estrategias competitivas convencionales y generar nuevos patrones de competencia ;ignorar las ventajas de desarrollar un SIO y no trabajar con las tecnologías modernas de gestión ,implica someterse pasivamente al entorno externo, operar por debajo del potencial organizacional y desaprovechar oportunidades de éxito organizacional.
En la actualidad la revolución de la tecnología de la información está llevando a que las entidades. No importando du tipo , tamaño, u orientación de mercado , no puedan ignorar los beneficios resultantes de un sistema de inteligencia organizacional ; un SIO permite definir más adecuadamente la postura estratégica de una organización ante cambios en el entorno y diseñar variadas estrategias competitivas. Por ejemplo , el componente de marketing de un SIO y, en especial ,el marketing de base de datos (MBD),facilita estrategias novedosas de marketing ,ambos sistemas son administrados por una organización al interior de otra .El administrador de un sistema de información es equivalente al gerente de una entidad ,paralela a la organización en si y especializada en el procesamiento de datos como "materia prima" y la producción y distribución de valiosa información.
Quinta unidad
Estructura organizacional
PROPÓSITOS A LOGRAR. 1.-Reconocer identificar la composición organizacional de toda entidad.
2.-Tener en cuenta las bases para la organización formal.
3.-Tener presente los principios en los tipos de organización 4.-Conocer las nuevas teorías organizacionales.
COMPOSICIÓN ORGANIZACIONAL Toda organización tiene como base dos componentes : de una organización humana y una organización técnica, que son necesarios m y vitales para conciliar la función social y la función económica.
La Organización Humana, Cuyo componente son los individuos, es decir el recurso humanos el más importante en la actualidad en cualquier tipo de organización, y cumple un función social e satisfacer las necesidades fundamentales de la sociedad, para cuyo efecto se debe adecuar los sistemas, áreas, y las normas generales, a fin de garantizar el equilibrio externos y satisfacer las necesidades del usuario.
La Organización Técnica .Como componente integra los recursos materiales, que requieren uso adecuado y racional ,especialmente de los recursos naturales, dándoles valor agregado para producir bienes y prestar servicios, teniendo en consideración que el vertiginoso avance de la ciencia y la tecnología, exige la división y especialización del trabajo, adecuar los ambientes , mobiliarios ,maquinarias equipos y materias primas , para garantizar el equilibrio interno.
BASES PARA LA ORGANIZACIÓN: -Formulación de Políticas: Establece objetivos -Determinación del trabajo: Señala las actividades que es preciso cumplir.
-División y Descripción de Acciones: Agrupando acciones o tareas homogéneas.
-Asignación de Personal: Se designan y ubican según sus aptitudes y especialidades.
-Delegación-Descentralización de Autoridad: Designación jefaturas por sistemas y áreas -Establece canales de coordinación: Establece flujo de comunicación PRINCIPIO DE LA ORGANIZACIÓN Según MONEY: Consiste en determinar ,un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar ,teniendo en consideración los siguientes principios.
Principio de coordinación: Viene a ser un proceso integrador de esfuerzos e interacciones de personas en grupo ,es decir la comunicación muy importante a fin de tener un criterio unificador con miras de todos a un solo objetivo.
Principio de Autoridad: Consiste en determinar una cabeza y un responsable de todo , con subordinados que cumplen su función y sus obligaciones.
Principio de Jerarquía: Asignar el grado de autoridad y responsabilidad en los diversos niveles de cada sistema o área ,desde la base hasta la cúspide.
Principio de Funcionalismo :Estriba en separar las funciones y las labores por especialidades concretamente es la división del trabajo.
Principio de Delegación : Es conferir grado de autoridad a un subordinado, para realizar determinadas funciones o tareas.
Unidad de mando: Un subordinado deberá recibir órdenes únicamente de un solo jefe , a fin de evitar confusión y conflictos .
Especialización : Agrupar las actividades de acuerdo a su naturaleza para ser ejecutados por especialista en el asunto .
Prioridad de autoridad y responsabilidad : No se debe perder la autoridad, se debe compartir delegando a los sistemas y áreas respectivas ,sin sustraerse de la responsabilidad compartida .
Definición de Puestos : Definir con claridad la razón de los puestos ,es decir señalando las funciones que debe cumplir .
TIPOS DE ORGANIZACIÓN Existen dos tipos de organización:
ORGANIZACIÓN FORMAL:
Es la estructura formal ,permanente ,racional y necesario de una organización pequeña mediana o corporación ,que proporciona un ambiente familiar en cada sistema o área con trabajadores especialista afines , donde no existe nada inherente inflexible o demasiado limitante , donde debe darse cabida tanto a la discreción como al ingenio para aprovechar la creatividad y el talento de los integrantes así como el reconocimiento de las capacidades individuales y el esfuerzo desplegado para llegar al logro de las metas y objetivos previamente establecidos.
ORGANIZACIÓN INFORMAL: Es cualquier actividad grupal ,sin un propósito consiente o formal , cuya actividad no es rigurosa , ni tiene personería jurídica y por lo tanto ni beneficios sociales de conformidad a los dispositivos legales vigentes , sus fines son generalmente específicos y terminales , no tiene principios ni normas que rigurosamente tienen que cumplir.
COMPOSICIÓN ORGANIZACIONAL. Toda organización formal tiene como base dos componentes , una organización humana y otra organización técnica , lo que es indispensable y vital conciliar la función económica , para optimizar el uso racional de los recursos organizacionales y lograr la rentabilidad empresarial así como la acreditación institucional.
ORGANIZACIÓN HUMANA. Cuyo componente viene a ser el recurso humano , es decir los individuos , considerando lo más importante , por cuanto cumple un función social que es de satisfacer las necesidades humanas ,para lo cual es necesario adecuar sistemas , áreas ,dependencias y las normas de acuerdo a las exigencias reales a fin de garantizar el equilibrio externo.
ORGANIZACIÓN TÉCNICA: Cuyos componentes son los recursos materiales, económico y tecnológico , cumplen una función económica de producir bienes o prestar servicios , en este campo ,el vertiginoso avance de la ciencia y la técnica , así como la multiplicidad de problemas que acecha a la humanidad , exigen la división del trabajo y la especialización de los trabajadores, adecuar los medio a fines comunes , los ambientes , mobiliarios , maquinarias y e quipos , para garantizar el equilibrio interno.
FACTORES QUE INFLUYEN EN LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Existen factores internos y externos que influyen en la estructura de una organización como puntualizamos a continuación :
a.-FACTORES INTERNOS: Entre las que tenemos :
.Enfoque conceptual adoptado : La toma de decisiones centralizados contra la toma de decisiones descentralizados , más la delegación de autoridad.
.Espacio de control : La práctica del control previo y concurrente que se realiza en todos los sistemas de la institución , así como el número de empleados que reportan a un superior .Diversidad de productos y clases de operación : En la actualidad es necesario e importante diversificar las actividades empresariales y por ende los productos o servicios a que se dedica una entidad , buscando siempre sustitutos que sirvan de palanqueo a la organización .
.Tamaño de la organización : El tamaño de una organización influye mucho en una actividad empresarial , no es lo mismo manejar un pequeña empresa que otra , como una corporación que labora a nivel nacional o internacional.
.Características de los empleados: Entre las que tenemos, profesionales, técnicos , auxiliares y obreros ,que tienen deferentes beneficios y clasificaciones.
B.-FACTORES EXTERNOS: Entre las que debemos puntualizar .Tecnología : Permite el adecuado uso de recursos organizacionales , así como los insumos , en la producción de viene o prestación de servicios.
.Características del Mercado : Determinar previamente las principales características de los clientes , poder adquisitivo , población , exigencias y extensión .
Dependencia del medio ambiente : E entre las que se debe tener en cuenta , las restricciones , política del estado , competencia , proveedores , inflación y recesión.
PASOS BÁSICOS PARA ORGANIZAR.
Es menester tener muy en cuenta los siguientes pasos.
1. Dividir la carga del trabajo : Fraccionar en tareas concretas que ser ejecutadas en forma racional , evitando la duplicidad .
2. Combinar las tareas en forma lógica : Para que la gestión sea eficientes es necesario la departamentalización a fin de que cada área realice una función específica bajo una cabeza responsable .
3. Especificar , quién depende de quién : Establecer la dependencia , es decir de quien debe recibir las órdenes y a quién debe dar cuenta ,ya que por principios administrativos un trabajador debe tener un solo jefe y nada más.
4. Establecer mecanismos para integrar las actividades :
Bibliografia
PHORTER
Autor:
Adhilson Gonzales Isidro
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