Introducción
En este trabajo abarcaremos de manera muy general las tecnologías que la práctica de la Contabilidad ha ido incorporando día a día. Creemos que es importante conocer tanto la evolución que ha habido como las diferentes herramientas que tenemos a la mano y muchas veces desconocemos.
Nos guiará a un vistazo rápido de actualización en tecnologías de contabilidad y el impacto que estas han generado a lo largo de los años.
¿Qué son las TIC"s?
Las TIC, en su definición más rigurosa, se refiere al aspecto tecnológico de un SI (Sistema de Información), incluye el hardware, bases de datos, el software, las redes y otros dispositivos.
Un sistema de información, puede considerarse como un subsistema de las TIC.
Las TIC"s pueden también definirse como la utilización de los recursos tecnológicos, para la gestión y transformación de datos en información, específicamente la captura, procesamiento, almacenamiento, seguridad y recuperación. Otra definición valida es: Software, computadoras y otros dispositivos electrónicos para procesar, almacenar y recuperar información.
¿Qué es Contabilidad?
La contabilidad según la Real Academia Española, menciona que es un "sistema adoptado para llevar la cuenta y razón en las oficinas públicas y particulares".
El Consejo Mexicano para la Investigación y Desarrollo de Normas de Información Financiera (CINIF) menciona que "la contabilidad es una técnica que se utiliza para el registro de las operaciones que afectan económicamente a una entidad y que produce sistemática y estructuradamente información financiera. Las operaciones que afectan económicamente a una entidad incluyen las transacciones, transformaciones internas y otros eventos".
¿Cuál es la relación entre las TIC"s y la Contabilidad?
La contabilidad en sus inicios fue manual y posteriormente mecánica y en 1984 pasó a ser electrónica con un avance que actualmente se procesa por software contable específico (TIC) que producen la información financiera base de la toma de decisiones para los interesados de la entidad económica.
El software contable se apoya en otro software administrativo para lograr la función integral de la contabilidad y así se tienen como ejemplos sistemas para: la administración del proceso comercial, la administración de la nómina a empleados, el control del flujo de efectivo y la administración del punto de venta.
El avance de las TIC, imprime velocidad en varios escenarios como el contable, al exigir eficiencia y calidad en el registro de las operaciones comerciales, legales, ambientales y de operación para producir información veraz, confiable y oportuna para que los usuarios de la misma, estén en posibilidad de tomar decisiones acertadas requeridas por los usuarios (accionistas) en las entidades económicas.
Características
Registro y captura de datos económicos
Actúan sobre la información
Procesamiento de datos
Lógica de interconexión de todo sistema o conjunto de relaciones
Transformación de datos en Información Financiera
Convergencia creciente de tecnologías específicas en un sistema altamente integrado, dentro del cual las antiguas trayectorias tecnológicas separadas se vuelven prácticamente indistinguibles
Uso de información financiera para toma de decisiones
Interacción con base en flexibilidad
Se fundamentan en la capacidad de manejo de datos y su procesamiento por su actuación sobre la información. La contabilidad se enlaza con otras áreas por medio de las TIC para procesar y transformar los datos y producir información financiera que sirve para toma de decisiones, al darle flexibilidad las TIC por medio de la interpretación de las misma aplicando razones financieras y otros indicadores de gestión necesarios para la administración de la entidad económica.
DESARROLLO
El uso de las Tic"s en Contabilidad
El Proceso Contable está compuesto por cinco macro procesos;
RECONOCIMIENTO DE LOS HECHOS
SISTEMATIZACION O PROCESAMIENTO
REVELACION
ANALISIS Y
CONTROL
Dentro del primero se encuentran las actividades de identificar, clasificar, valuar; en el segundo, registrar, asignar, verificar y ajustar; en el tercero Revelar, en el cuarto y quinto son retroalimentaciones al proceso.
El impacto de la tecnología en el que hacer contable está fuera de toda duda. Las tecnologías de la información operan como motor del cambio que permite dar respuesta a las nuevas necesidades de información. Cabe aclarar, que las tecnologías minimizan el trabajo del hombre para incrementar la calidad de vida de este, en el caso del Contador Público se automatiza el proceso contable, permitiendo que éste se dedique a los procesos de análisis y control; aunque le resulta otra actividad, la programación de los sistemas; según Ricardo Osorio Uribe "Hoy la tecnología ha abierto campos para nuevos registros, para la agregación /desagregación de información, planes de cuentas y generación de múltiples reportes".
Las empresas actualmente implementan sistemas automatizados del ciclo de compras, medios de pago, contratación con proveedores, igualmente efectúan el traslado de información vía Web, y presentan un sin número de software que aplican a cada módulo de Contabilidad. Las actividades de reconocimiento, valuación y registro las ejecutan los sistemas por medio de lectores de barras, los cuales inicialmente deben diseñar y programar conjuntamente un equipo interdisciplinario en el que se encuentra el Contador Público, quien tendrá que verificar que se programen de acuerdo a los métodos de valuación más indicados y bajo los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados; la incorporación de la propiedad planta y equipo, al igual que las mercancías se lleva de esta manera; los sistemas post han revolucionado el campo de los inventarios, debido a que los pedidos y remisiones se establecen por medio del e-mail o Web. El ingreso de esta a la bodega se hace por el lector de barras y al venderse se realizar automáticamente el descargue del costo.
Las empresas de crédito han adquirido software o plataformas para esta actividad, los cuales van causando y generando las obligaciones con los terceros; recolectando información detallada en las bases de datos.
El ciclo de pagos es el más automatizado dado que el sector financiero depende total mente del desarrollo tecnológico para cumplir con su fin; esto permite que las empresas lleven a cabo sus movimientos financieros a través de los cajeros electrónicos, o simplemente por traslados de cuenta, y consulten su saldo en la Web, inclusive lo realizan por efectos de control y agilidad.
En general la automatización de los procesos produce mejores condiciones para la organización por que agiliza los procesos, no cambiar la metodología, ahorra tiempo y reduce costos.
La web y la automatización de los procesos representan un desarrollo para la contabilidad administrativa, en especial para los presupuestos, porque permite saber las cantidades exactas y los precios de mercado para realizar los estándares. Inclusive Dense Bendel dice: "La meta de la Automatización de toda cadena de abastecimiento es un objetivo valioso que simplificara la vida de los ejecutivos de finanzas al dejarles más tiempo para la planificación estratégica y ahorrara dinero a las empresas". Adicionalmente permite tener herramientas más poderosas para la predicción.
Según José Gill "Un buen sistema de información organizacional debe permitir; – Integrar los Datos de los sistemas de gestión, financieros, con datos externos e históricos, – proporcionar información útil, accesible y operable, – agrupar los datos con buena calidad, – ser flexible; ósea permitir a varios usuarios utilizar diversas herramientas, – no presente datos innecesarios, – permitir crear reportes de Gestión, Contables, Tributarios, – permitir maniobrar análisis y proyecciones, además, interactuar con ellos en la red".
El proceso de revelación de la información Contable es más analítico, puesto que hay que verificar que se hallan reconocido todos los hechos económicos y adicionalmente programar el sistema para que le produzca el reporte depurado con las características requeridas por las partes de interés.
En esta parte las TIC ayudan mucho a las contabilidad administrativa, porque los sistemas permiten proyectar la información y adicionalmente simularla según los diversos fenómenos que se creen en los escenarios.
Las TIC"s más usadas en Contabilidad
Aspel: Es una empresa dedica al diseño y desarrollo de sistemas administrativos que facilitan a las Micro, Pequeñas y Medianas empresas la toma de decisiones.
COI: Mantiene la información actualizada al mismo tiempo que la procesa y la integra contablemente y también dentro del ámbito fiscal da a sus empresarios información de mucha utilidad para su estado financiero y elabora oportunamente las declaraciones fiscales. Calcula la depreciación de los activos fijos e interactúa con los demás sistemas Aspel, lo que nos lleva a una mayor eficiencia dentro de nuestra administración.
SAE: Este Sistema administrativo empresarial es el encargado de controlar el ciclo de todas las operaciones de compra-venta de cualquier empresa de acuerdo con la legislación vigente así podemos estar seguros que es confiable podemos estar a la vanguardia en tecnología. La integración de sus módulos son: clientes las facturas, vendedores, cuentas por pagar y estadísticas.
PROD: Controlas fácilmente los procesos de fabricación de tus productos, asegurando una óptima administración de costos e inventarios y, al trabajar integrado con Aspel-SAE, compartes información para agilizar tus procesos.
NOI: Automatiza el control de todos los aspectos de la nómina contando con la legislación fiscal y laboral vigente, por esto es la más recomendable para las micros, pequeñas y medianas empresas.
BANCO: Maneja eficientemente los ingresos y egresos de cualquier tipo de cuenta bancaria, ofreciendo información financiera precisa en todo momento. Permite manejar movimientos y saldos en moneda nacional y extranjera, la programación de movimientos periódicos, el control de inversiones en plazo fijo y en acciones, así como la conciliación electrónica con las principales instituciones financieras.
SAP: SAP Business Suite son un conjunto de programas que permiten a las empresas ejecutar y optimizar distintos aspectos como los sistemas de ventas, finanzas, operaciones bancarias, compras, fabricación, inventarios y relaciones con los clientes. Ofrece la posibilidad de realizar procesos específicos de la empresa o crear módulos independientes para funcionar con otro software de SAP o de otros proveedores. Se puede utilizar en cualquier sector empresarial.
NOMIPAQ: Cuenta con un esquema de conceptos para el IMSS manejando cada rubro de forma independiente además de la concentrada.
CONTPAQ: Es el sistema contable integrador que facilita y automatiza el proceso de la información contable, financiera y fiscal de tu empresa, así como la recepción de tus comprobantes fiscales digitales, brindándote una visión global del estado de tu negocio.
Paquetería Office: Conocida como una familia de software de Microsoft para la colaboración y productividad en grupo. Integrada por: WORD, EXCEL, POWER POINT, ACCES, PUBLISHER, VISIO y PROJECT.
MRP: La planificación de los materiales o MRP es un Sistema de Planificación y Administración, normalmente asociada con un software que plantea la producción y un sistema de control de inventarios. Tiene el propósito de que se tengan los materiales requeridos, en el momento oportuno para cumplir con las demandas de los clientes. El MRP sugiere una lista de órdenes de compra. Programa las adquisiciones a proveedores en función de la producción programada.
BAAN: Es un ERP (Planificador de Recursos Empresariales) Permite hacer desde valoraciones de costos de fabricación, rutas, estructuras, etc. además ofrece todos los módulos necesarios, finance, manifacturing, service, Connectivity, Proyect, warehousing, electronic commerce, etc… Es un sotfware vivo, el soporte del fabricante (BaaN) nos envía de forma periódica actualizaciones, así como parches para solucionar posibles problemas. Además es posible el desarrollo a medida de módulos o componentes necesarios para los requerimientos específicos de cualquier empresa, o interface con otras aplicaciones, lectores de códigos de barras, etc. Este tipo de software está enfocado a medio-grandes empresas, con facturaciones a partir de unos 1000 millones de pts.
JDEdwards: Software de planificación de recursos empresariales completo con aplicaciones integradas que combina valor de negocio, tecnología basada en estándares y profunda experiencia del sector en una solución empresarial con un bajo costo total de propiedad. EnterpriseOne es la primera solución ERP para ejecutar todas las aplicaciones en Apple iPad. JD Edwards EnterpriseOne también entrega aplicaciones móviles
Aplicaciones para dispositivos móviles
Toshl: Se trata de una aplicación disponible únicamente en la Appstore, especialmente para iPhone. En esta aplicación se ingresan los ingresos mensuales y los gastos fijos, para luego ir agregando los gastos adicionales con el uso de tags para su fácil clasificación.
Budget Tracker: Esta es una aplicación para Android en la cual se colocan los ingresos y egresos, generando así reportes de las categorías de las que más se gaste dinero y pudiendo llevar una mejor administración del dinero.
Tupaco: Esta es una aplicación para Android bastante completa, en la cual se pueden poner los ingresos y egresos, así como las tarjetas de crédito y débito, con una interfaz bastante interactiva y completamente en español. La aplicación permite colocar categorías de datos, exportar informes a la tarjeta SD y generar archivos XML.
Google Drive: La nube de Google, que brinda la opción de crear documentos, formularios y hojas de cálculo en las cuales se pueden ingresar datos, operarlos, etc., pudiendo ser editados tanto desde el celular como desde una computadora, accediendo simplemente a tu cuenta de Gmail.
Otras herramientas tecnológicas: Correo electrónico, Sitios Web, Facturación electrónica, Suscripciones de actualización en línea.
Perfil de un Contador según Recursos Humanos
Algunos ejemplos de empresas que solicitan Contadores son las siguientes:
1. Empresa: La Gota Inmaculada. Fabricantes de equipo para purificar agua.
Entre sus requisitos: Dominio de NOI 6 y/o 5 y como requisito indispensable manejo de SAP
2. Empresa: Telcel. Perfil: Manejo de algún ERP de preferencia SAP
3. Pro Activity Business S.A. de C.V. Empresa dedicada al mantenimiento industrial especializado. Perfil: NOI, SAE, COI
Otras empresas requieren:
Paquetería Office, principalmente Excel
· Oracle
· MRP
· BAAN
· EPICOR.
· JDEdwards
Conclusiones
Algunos estudios desarrollados para áreas específicas de las empresas demuestran que cuando éstas empiezan a usar las TIC"s los niveles de productividad se incrementan entre un 10% para un nivel básico de tecnología, hasta un 30% cuando se trata de niveles más altos. Los mayores impactos (del uso de las TIC"s) se dan cuando se automatiza la línea de producción de las empresas. Se deben impulsar programas que busquen que tanto pequeñas como medianas empresas tengan un mayor acceso a la tecnología un déficit en el uso de las TIC"s a nivel empresarial porque no se usa la tecnología de acuerdo a las necesidades de los negocios. "Muchos empresarios creen que estar automatizado (o usar eficientemente las TIC"s) es comprar computadoras indiscriminadamente, tener una salida a Internet y comprar software de contabilidad y planillas. Y están en un error, mientras no usen eficientemente la tecnología no tendrán ventajas competitivas sobre las otras empresas"
Ventajas de las TIC"s
Información en tiempo y forma.
Velocidad para ejecutar los procesos.
Volumen de producción.
Reducción de errores.
Relación directa entre cuentas.
Obtención de información oportuna.
Impresión automática de documentos.
Desventajas de las TIC"s
Costos Elevados de Software y Hardware.
Recurso Humano indispensable para manejar Sistemas de Información.
Complicado proceso de Auditoría.
Las empresas que no usan las TIC"s ven limitado su crecimiento por las mermas de inventarios, pérdidas de dinero por falta de control, pérdida de clientes por carecer de información e incertidumbre en la toma de decisiones, entre otros.
Referencias
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Autor:
De La Rosa López, Martha Patricia
Palacios Martínez, Elizabeth
Serrano Rubio, María Ximena
DHTIC | Mtro. José Antonio Méndez Bañuelos
Enviado por:
Paty