Comunicación en dependencia de gobierno de Coahula, México

Resumen

La investigación se desarrolló en la Oficina Estatal de Atención a Coahuilenses en el Extranjero. El Propósito de esta investigación es llevar a cabo el desarrollo organizacional de la oficina así como lograr que la comunicación entre el personal que en ella labora sea más eficiente ya que es el problema que se presenta en este momento. Es precisamente la falta de comunicación

Introducción

La presente investigación está enfocada en la Oficina Estatal de Atención a Coahuilenses ya que esta depende de la Secretaría de Gobierno a través de la Subsecretaría de Asuntos Políticos. Forma parte de la Coordinación Nacional de Oficinas de Atención a Migrantes (CONOFAM) con base en los lineamientos de la Secretaría de Relaciones Exteriores, se dan asesorías legales y psicológicas a los familiares de quienes van a laborar fuera del país, diversas gestiones ante los consulados de México en el extranjero. Apoyar a los adultos mayores en el llenado de solicitud para visa de turista y realizar trámites de visas de trabajo temporal H2A Y H2B para los Estados Unidos entre otros, todo se logra a través del desarrollo organizacional en base a la comunicación y lograr la integración de jefes, colaboradores y personal de OEACE,

La investigación planteada tendrá gran importancia ya que ayudara a la oficina a que exista una verdadera comunicación para que las personas que trabajen en ella lo hagan en equipo y de manera eficiente ya que esto es indispensable para que cualquier empresa de servicios logre el éxito y un desarrollo óptimo de las actividades que se realizan allí.

CAPÍTULO I

Marco referencial

Tema: LA COMUNICACIÓN EN LA OFICINA ESTATAL DE ATENCION A COAHUILENSES EN EL EXTRANJERO.

1.1. Formulación del problema

Como influye la comunicación en la oficina estatal de atención a coahuilenses en el extranjero para que el personal realice su trabajo en un ambiente adecuado y cómo influye la comunicación para la atención al ciudadano que es a fin de cuentas a quien se sirve.

1.2. Planteamiento del problema

¿Será acaso que la comunicación dentro del OEACE no es efectiva porque el jefe no se encuentre en las instalaciones? Lo que vimos en el trabajo de campo es que no existía una comunicación efectiva con los jefes, y el personal que trabaja en la (OEACE) ya que no se les da información completa y detallada para realizar su trabajo porque el personal de alto rango (jefes) no se encuentra en su lugar de trabajo para consultas, trámites, gestiones y demás servicios que ofrecen.

1.2.1. Preguntas de la investigación

¿Trabajan realmente en equipo en la oficina estatal de atención en el extranjero?

¿Qué tanto influye la comunicación para realizar su trabajo?

¿El personal de la oficina conoce los requerimientos necesarios para realizar su trabajo?

En caso de que hubiera un problema ¿Quien tendría la responsabilidad?

1.3. Delimitación de la investigación Limitaciones

Tiempo: Septiembre a Octubre del año 2014

Modo: Campo

Lugar: Oficina de Atención a Coahuilenses en el Extranjero con dirección en Calle Padre Flores No. 181, Altos, entre Victoria y Aldama, Centro Histórico. Saltillo, Coahuila, México, C.P. 25000

Limites:

• lograr un desarrollo organizacional en OEACE.

• Hacer que la comunicación sea eficiente.

• Lograr que trabajen en equipo.

1.4. Justificación

La presente investigación está enfocada en ayudar a mejorar el proceso de comunicación entre las personas que laboran para llevar a cabo un bien común siendo indispensable para cualquier empresa de servicios como esta, además las empresas o instituciones deben contar con personas capaces de proveer el éxito anhelado de cualquier organización

1.5. Objetivos

1.5.1. Objetivo General

Analizar como fluye la comunicación entre los jefes, y personal de OEACE; con la finalidad de implementar estrategias necesarias para su mejor funcionamiento y desempeño de todo el personal.

Y que atiendan con amabilidad. Oportunidad, calidad pero sobre todo con la seguridad de satisfacer las necesidades de las personas que solicitan algún trámite.

1.5.2. Objetivos Específicos

• Crear un desarrollo organizacional con el personal de OEACE que se centre en los valores, actitudes, relaciones y clima organizacional.

• Mejorar la comunicación en consultas/trámites/gestiones/servicios que ofrecen los servidores públicos, conociendo y mejorando la satisfacción de quienes los reciben, interna y externamente.

• crear un vínculo entre los servidores públicos y los elementos de apoyo de asesoría a través del trabajo responsable y ético a su desempeño.

CAPÍTULO II

Marco teórico conceptual

Desarrollo Organizacional:

Beckard (1969) define el D.O. como "un esfuerzo planeado que abarca toda la organización, administrado desde arriba, para aumentar la eficacia y la salud de la organización, a través de intervenciones planeadas en los procesos organizacionales, usando conocimientos de la ciencia del comportamiento".

Bennis (1969), el D.O. es "una respuesta al cambio, una compleja estrategia educacional con la finalidad de cambiar las creencias, actitudes, valores y estructura de las organizaciones, de modo que éstas puedan adaptarse mejor a nuevas tecnologías, nuevos mercados y nuevos desafíos, y al aturdidor ritmo de los propios cambios"

Blake y Mouton (1969) visualizaron al D.O. como un plan con conceptos y estrategias, tácticas y técnicas para sacar a una corporación de una situación que constituye una excelencia. Para ellos, su D.O. – GRID (1968) es "un modo sistemático de alcanzar un ideal de excelencia corporativa".

Gordon Lippitt (1969) caracteriza el D.O. como "el fortalecimiento de aquellos procesos humanos dentro de las organizaciones que mejoran el funcionamiento del sistema orgánico para alcanzar sus objetivos

Hornstein, Burke y sus coeditares (1971) el D.O. es "un proceso de creación de una cultura que institucionalice el uso de diversas tecnologías sociales para regular el diagnóstico y cambio de comportamiento, entre personas, entre grupos, especialmente los comportamientos relacionados con la toma de decisiones, la comunicación y la planeación en la organización".

Friedlander y Brown (1974) presentan al D.O. como una metodología "para facilitar cambios y desarrollo: en las personas, en tecnologías y en procesos y estructuras organizacionales.

Schumuck y Miles (1971) el D.O. se puede definir como "un esfuerzo planeado y sustentado para aplicar la ciencia del comportamiento al perfeccionamiento de un sistema, utilizando métodos auto analíticos y de reflexión".

Comunicación:

Según B.F. Lomonosov y otros: El problema de la comunicación en Psicología pág. 89.

 Comunicación es todo proceso de interacción social por medio de símbolos y sistemas de mensajes. Incluye todo proceso en el cual la conducta de un ser humano actúa como estímulo de la conducta de otro ser humano. Puede ser verbal, o no verbal, interindividual o intergrupal´.

E. Pichón. Riviere: ³El Proceso Grupal de Psicoanálisis a la Psicología Social´ pag.89.

La comunicación es la interacción de las personas que entran en ella como sujetos. No sólo se trata del influjo de un sujeto en otro, sino de la interacción. Para la comunicación se necesita como mínimo dos personas, cada una de las cuales actúa como sujeto´.

Z.M.Zorín, en Psicología de la Personalidad.

Comunicación es todo proceso de interacción social por medio de símbolos y sistema de mensajes. Incluye todo proceso en el cual la conducta de un ser humano actúa como estímulo de la conducta de otro ser humano´.

Fernando González Rey, en ³Personalidad y Educación´ 

La comunicación es un proceso de interacción social a través de signos y sistemas de signos que surgen como producto de la actividad humana. Los hombres en el proceso de comunicación expresan sus necesidades, aspiraciones, criterios, emociones´.

Según Idalberto Chiavenato,

Comunicación es "el intercambio de información entre personas. Significa volver común un mensaje o una información. Constituye uno de los procesos fundamentales de la experiencia humana y la organización social".

Lamb, Hair y McDaniel,

La comunicación es "el proceso por el cual intercambiamos o compartimos significados mediante un conjunto común de símbolos

2.1. Hipótesis

¿Qué tanto influye la comunicación en OEACE para lograr un desarrollo organizacional, apoyado y controlado desde el nivel más alto?

2.2. Unidades de observación y análisis

Lugar: oficina estatal de atención a coahuilenses en el extranjero

Objeto: jefes y personal de OEACE

Ubicación: Calle Padre Flores No. 181, Altos, entre Victoria y Aldama, Centro Histórico. Saltillo, Coahuila, México, C.P. 25000

2.2.1. Variables

• trabajo en equipo (enfoque a resultados)

• comunicación

• interacción con todo el personal

• liderazgo

• servicio

• desarrollo de habilidades

CAPÍTULO III

Marco metodológico

3.1. Modalidad de la Investigación

El estudio se fundamenta en una investigación de campo ya que los datos se recogerán de manera directa.

3.2. Tipo de investigación

La investigación es cuantitativa ya que se eligió este tipo porque se escogió una muestra de la población con datos objetivos y se llevó acabo en la Oficina Estatal de Atención a Coahuilenses en el Extranjero ubicada en la Calle Padre Flores No. 181, Altos, entre Victoria y Aldama, Centro Histórico. Saltillo, Coahuila, México, C.P. 25000

3.3. Métodos

Se emplean algunas técnicas que permiten recolectar datos directamente con los sujetos investigados, así como la realidad donde ocurren los hechos.

Los métodos que se utilizaron fueron una entrevista con el asesor jurídico

Dos encuestas al personal que labora en la Oficina Estatal de Atención a Coahuilenses en el Extranjero ya que es el lugar donde suceden los hechos.

3.4. Técnicas

La técnica que se empleo fue una de Construcción ya que es en forma de dialogo, historia y descripción La encuesta que se va a efectuar en esta investigación es escrita, la cual será suministrada a la muestra seleccionada, con el fin de obtener información acerca de como fluye la comunicación entre los jefes y personal de la OEACE.

3.5. Instrumentos

ENCUESTA.

Objetivo: el objetivo de esta encuesta es conocer la comunicación en oficina de gobierno, para saber cómo es su relación con sus compañeros de trabajo y que tanto les ayuda la comunicación para realizar sus actividades.

Justificación: conocer como es la relación con todos los trabajadores en cuanto a la comunicación

ENTREVISTA

Objetivo: conocer si existe una comunicación efectiva con los jefes, colaboradores y personal de OEACE y que tanto se relaciona con los empleados de la oficina.

Justificación: saber si existe una comunicación efectiva en todo el departamento.

3.6. Población y Muestra

En la en la oficina estatal de atención a los coahuilenses en el extranjero se cuenta con poco personal como se muestra a continuación.

Encargado de OEACE.

Secretaria

Asesor jurídico

Auxiliar Administrativo

Secretaria

Intendente

Archivista

Ya que a cada uno se le realizó una encuesta.

3.7. Recolección de la información

La información recolectada fue de forma directa proporcionada directamente por los jefes, colaboradores y personal de OEACE a través de una entrevista, y las encuestas que se realizó al personal que laboraba ese día de igual forma directa mediante el formato ya visto anteriormente

Se llevó a cabo mediante una muestra del personal que se encontraba laborando dentro de OEACE.

3.8. Procesamiento de la información

Se realizó un análisis de resultados donde se observaron los datos obtenidos mediante la aplicación de las encuestas de la escala de Likert

CAPÍTULO IV

Marco administrativo

4.1. Recursos

No se obtuvieron recursos para realizar esta investigación

4.2. Presupuesto

No se llevó a cabo un presupuesto para la investigación

CAPÍTULO V

Análisis e interpretación de resultados

Comprobación de hipótesis

Desacuerdo a los resultados presentados con anterioridad nos damos cuenta que si existe comunicación del jefe con las demás personas que colaboran con el pero es poca ya que algunos de ellos no interactúan con el demás personal ya que en ocasiones necesitan apoyo de alguna otra personal que trabaja con ellos pero también solo hablan lo necesario para realizar solamente su trabajo. Y en ocasiones no interactúan entre ellos para lograr un desarrollo de comunicación efectiva dentro de la oficina.

Conclusiones y recomendaciones

Como conclusión proponemos que si hace falta la comunicación en la oficina de atención los coahuilenses en el extranjero ya que es indispensable para realizar su trabajo y que les hace falta interactuar y convivir entre ellos y además de que les falta trabajar en equipo y apoyarse unos a otros.

Las Recomendaciones que proponemos es que:

• trabajen en equipo

• que logren interactuar entre ellos no nada más en el trabajo

• hablar con el jefe y con el personal de la oficina para apoyarse y darse retroalimentación entre ellos para saber que pueden mejorar de su trabajo

• que el jefe se preocupe por el personal y que les reconozca sus logros para que sigan esforzándose en su trabajo.

Modelo de cambio organizacional.

Para este proyecto se escogió el modelo de cambios en el comportamiento. (Análisis transaccional).

Ya que para generar cambios en el comportamiento del personal de una organización, se utiliza la capacitación con el fin de fomentar una mayor participación y comunicación en la organización, Ya que de acuerdo a la encuesta planteada y a las preguntas, se cree que es el mejor modelo para lograr un desarrollo organizacional dentro de la OEACE.

Para llevar a cabo el modelo de comportamiento se llevara lo siguiente:

MODELOS PARA CAMBIOS EN EL COMPORTAMIENTO

• Enfoque terapéutico.

• Mejora y desarrolla la comunicación y las relaciones humanas.

• Transacción:

• Intercambio de información entre dos o más personas.

• atención a los empleados.

• Tono de voz.

• Estado de ánimo positivo o negativo

Ya que de acuerdo a la solución que proponemos es que se logre una interacción grupal con todas las personas que trabajan en la oficina y sobre todo una comunicación efectiva ya que esta organización del sector gobierno es indispensable la comunicación ya que presta un servicio a terceras personas y es su principal función.

Como sabemos el cambio organizacional tarda tiempo en adaptarse y sobre todo en cambiar los hábitos, mentalidad y valores de las personas para lograr este cambio ya que como es una oficina de gobierno y cuenta con poco personal se cree que este cambio se lleve a cabo durante seis meses ya que todos tiene la disposición y sobre todo el compromiso de cambiar un esquema que se tiene ya establecido hace varios años.

CAPÍTULO VI

Bibliografía

Del libro: «Introducción a la Teoría General de la Administración», Séptima Edición, de Chiavenato Idalberto, McGraw-Hill Interamericana, 2006, Pág. 110.

https://es.scribd.com/doc/78815273/Conceptos-de-La-Comunicacion-Diferentes-Autores

http://www.gestiopolis.com/canales7/ger/conceptos-de-comunicacion.

http://www.apuntesgestion.com/2007/02/06/concepto-de-comunicacion/

Del libro: «Marketing», Octava Edición, de Lamb Charles, Hair Joseph y Mc Daniel Carl, International Thomson Editores, 2006, Pág. 484.

Anexos

ANTECEDENTES OEACE

La Oficina Estatal de Atención a Coahuilenses en el Extranjero tiene su origen en el Programa Nacional de Comunidades en el Exterior de la Secretaría de Relaciones Exteriores, siendo éstas, las oficinas de atención a oriundos (OFAOS), que funcionan en algunos estados de la República y que tienen por objeto primordial desarrollar programas y acciones tendientes a estrechar vínculos con las comunidades de oriundos en el exterior, promoviendo su protección, dando a conocer sus derechos y la forma eficaz de hacerlos valer; alentando el intercambio cultural, educativo, de salud y de economía, pero sobre todo, procurando la dignidad y respeto para nuestro País y particularmente para nuestro Estado.

Cabe mencionar que la Oficina Estatal de Atención a Coahuilenses en el Extranjero, depende de la Secretaría de Gobierno a través de la Subsecretaría de Asuntos Políticos. Está afiliada a la Coordinación Nacional de Oficinas de Atención a Migrantes (CONOFAM) con base en los lineamientos de la Secretaría de Relaciones Exteriores.

Para la realización de las actividades de la Oficina, es necesaria la colaboración de las instituciones y dependencias estatales públicas y privadas, observando las directrices establecidas por la Secretaría de Relaciones Exteriores en materia de política exterior.

MISION

Servir a la comunidad y brindar a los coahuilenses residentes en el extranjero una atención integral y apoyar a sus familias que se quedan en territorio nacional, además como medio de enlace entre las comunidades coahuilenses en el extranjero y el gobierno del estado de Coahuila y coadyuvar a un mejor conocimiento de México y del estado entre las comunidades de oriundos en el exterior

VISION

Que todos los coahuilenses que emigren al extranjero lo hagan debidamente protegidos por los documentos correspondientes y que no se pierdan el contacto con su lugar de origen, no desintegren sus familias ni pierdan su identidad y sentido de pertenencia.

Consolidarnos como una oficina con presencia y reconocimiento significativos.

FUNCIONES

• Promover la comunicación entre los coahuilenses que residen en territorio nacional y los que emigran al exterior.• Promover la cultura y valores nacionales en las familias coahuilenses residentes en el extranjero.• Apoyar por medio de asesorías legales y psicológicas a los familiares de quienes van a laborar fuera del país.• Promover las tradiciones mexicanas y coahuilenses en el exterior.• Efectuar diversas gestiones ante los consulados de México en el extranjero.• Apoyar el requisito de solicitudes para visas de turista.• Realizar el procesamiento de visas de trabajo temporal para los Estados Unidos.• Llevar a cabo el procesamiento de visas humanitarias.• Brindar asesorías y apoyos diversos.• Tramitar documentos oficiales que requieran coahuilenses en el extranjero.• Participar en los módulos del Programa Paisano instalados por el Instituto Nacional de Migración.• Apoyar la integración de clubes de coahuilenses en el extranjero.

ORGANIGRAMA

AGRADECIMIENTO

Agradecemos a nuestra maestra, Lic. Claudia M. Salas, Jáuregui por la orientación y por compartir sus conocimientos durante el curso y la elaboración de este trabajo.

De igual manera agradecemos a la Lic. Minerva Alicia Tavitas Tovar por permitir llevar a cabo nuestro trabajo en la Oficina de Atención a Coahuilenses en el Extranjero.

DEDICATORIA

La metodología la dedicamos a cada una de las personas que realizaron esta investigación, por su paciencia y compromiso ya que sin el equipo que formamos, no lo hubiéramos logrado y de igual manera a nuestros maestra que influyeron con sus lecciones y su experiencia.

Autor:

Huerta Quiroz Elsa Carolina

Malacara Martínez Martin Alejandro

Tavitas Tovar Mónica Patricia

Vázquez Gómez Rebeca

UNIVERSIDAD AUTONOMA DE COAHUILA

FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN

Lic. en Administración de Empresas.

Materia:

Desarrollo Organizacional